10-ACTA DECIMA REUNION COMITE ADMINISTRACION SFC 10-11-2010 realizada AVP-ELU

AR-2010-10
COMUNIDAD EDIFICIO SAN FRANCISCO CLUB
COMITÉ ADMINISTRACIÓN
ACTA DÉCIMA REUNIÓN
Fecha: 10 de noviembre de 2010 Inicio: 18:00 hrs Fin: 20:00 hrs
Lugar: Sala de eventos – Edificio San Francisco Club
Asistentes:
Elizabeth López Urra
Ana Verónica Peña
América Villegas Fuentes
Gustavo Ortiz Zamorano
Sergio Flores Fernández
Alejandro Rodríguez M.
Ramiro Aguilera Astudillo
(ELU)
(AVP)
(AVF)
(GOZ)
(SFF)
(ARM)
(RAA)
Nº AR-2010-10
Presidenta Comité Adm. (Reglamentos)
Vice Presidenta Comité Adm. (Contraloría)
Miembro Comité Adm. (Trabajadores)
Miembro Comité Adm. (Contratos)
Secretario Comité Adm.(Contratos)
Representante Administración
Mayordomo
Objeto: Conforme a los cargos previamente asignados para cada miembro del Comité de
Administración, que se señalan en la asistencia, en esta reunión se analizarán los avances
logrados desde la Asamblea Ordinaria realizada en marzo de 2010, teniendo como finalidad
presentar en diciembre un completo informe sobre los dineros de la Comunidad, presentado por
la Administración, y que cuente con nuestra previa revisión y respaldo, así como, informar sobre
cada área en que se haya trabajado, sus avances, metas y plazos.
ACUERDOS
FISCALIZACIÓN Y REVISIÓN AVANCES ACUERDOS ANTERIORES
(1) Prohibiciones a la Administración: (ELU) se enteró en el contexto del altercado que existió
entre Juan Carlos Fuenzalida y Ramiro Aguilera, que la empresa que habíamos contratado para
realizar el presupuesto de reparaciones del primer piso por un valor de $14.000.000 (Catorce
millones de pesos) correspondía a una (EIRL) o Empresa Unipersonal de Responsabilidad
Limitada del hermano de don Alejandro Rodríguez Mondaca, don Eugenio Rodríguez Mondaca,
Se le pidió explicaciones a Alejandro por no haber informado al comité que Civiltek era la
empresa de su hermano y se le solicitó que no se vuelvan a repetir situaciones similares que
atenten contra la debida transparencia que deben tener nuestras acciones.
(2) Obligatoriedad de la Administración de perfeccionar notarialmente los Contratos: Se hizo
presente a la administración que la totalidad de las relaciones comerciales que mantiene el
condominio con terceros deben ser formalizadas en contratos debidamente notariados y la
administración se comprometió una vez más a enviar la totalidad de los contratos vigentes para
el estudio y conocimiento del comité. En relación con los contratos que más nos preocupan, por
seguridad en el trabajo que realicen y porque contratar empresas NO autorizadas nos expone a
sanciones y multas, se encuentran las de mantenimiento de los ascensores y la empresa
contratada para obtener el sello verde frente a la (SEC) Superintendencia de Electricidad y
Combustibles. Respecto de esta última (ARM) señala que la empresa finalmente no ha
conseguido el sello verde porque no era hábil para solicitarlo y que el muro que debía separar el
ascensor de las calderas fue construido pero no recepcionado, se comprometió a solucionar el
problema a la brevedad, ya que estamos en riesgo de perder todo lo invertido en revisar el
sistema de gas de los departamentos.
(3) Gustavo Ortiz Zamorano Fiscalización Contratos con Terceros: Recibe en este acto, por
parte de la Administración representada por (ARM), un archivador que debiese contener todos
los Contratos con terceros que ha suscrito la Comunidad, y queda comprometido a entregar un
informe al Comité sobre la viabilidad de cada uno más las dudas que le merecen. Todo ello con
el objeto de entregar en la Asamblea Ordinaria a realizarse en diciembre, un estado de los
contratos vigentes que mantiene la comunidad, así como los aprobados para 2011.
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(4) América Villegas actuará como Empleador: Se reitera que América Villegas se encargará del
control y todos los asuntos relacionados al personal y que ella debe ser consultada ante cualquier
decisión de este ámbito. Ella nos informa sobre la fiscalización que ha realizado, consistente en
recorrer diariamente los espacios comunes y aseo de las torres, comprobando que las auxiliares de
aseo Ruth Balboa y Ruth Salazar cumplen muy bien su cometido, y asimismo lo hace Jessica Merino,
quien además siempre se le ve muy atenta y dispuesta. Vigila especialmente que se cumpla con el
horario de trabajo. Su plan de fiscalización de los cumplimientos de los contratos de trabajo y sus
propuestas serán incorporado al Reglamento Interno de Orden Higiene y Seguridad.
(5) Cierre de mes, quincenas y vacaciones trabajadores: (ELU) informa que los cheques que le
ha mandado la administración para el pago de los sueldos es anterior al último día del mes, y además,
junto al cheque de los sueldos debió firmar el cheque de las quincenas del mes siguiente. Consultado
(RAA) al respecto señaló que habitualmente el mes se cierra los días 25, y que cualquier eventual
inasistencia se corrige al mes siguiente. Se le señala a él y a la Administración que el mes se cierra el
último día, que siempre se considera de 30 días aunque tenga 28, 29 ó 31, y que las inasistencias se
consignan en el mes que se producen. Por lo tanto, en adelante se hará como debe ser y se pagará el
primer día hábil siguiente al cierre del mes, y las quincenas se pagará los días quince de cada mes, y
en esa fecha se girará el cheque. También se acuerda que cada semana debe cerrarse el Libro de
Asistencia, lo que realizará (AVF), esto con la finalidad de cumplir las obligaciones que impone la
Dirección del Trabajo a los empleadores.
(6) Obligación del Mayordomo de cumplir las órdenes del Comité: (RAA) nos trae el Registro de
Copropietarios, que es un libro de actas de 500 páginas proporcionado y comenzado por (ELU),
el que se ha dividido en un par de hojas por departamento, donde (RAA) ha incorporado los
datos sobre el propietario; arrendatario; estacionamiento; mascotas; bodegas, y todo antecedente
pertinente y necesario. Este Registro debe ser hecho por el Administrador según ordena la Ley
de Condominios. Fiscalizando los acuerdos anteriores, se había acordado dejar solamente
funcionando un ascensor por torre, entre las 23:00 de la noche y las 06:00 de la mañana, con el
objeto de ahorrar energía eléctrica, detectándose que los fines de semana no se cumple con esta
orden ya que (RAA) dice que él lo ha ordenado pero que son los Conserjes quienes no le
obedecen. Se le indica que es su responsabilidad hacer que los acuerdos se cumplan. También
para ahorrar energía se acordó apagar una de las dos ampolletas que existen en cada piso de
las torres a partir del momento en que amanece, que en esta temporada es a las 6:30 de la
mañana, se le indica que debe controlar que esta orden se cumpla. Otro aspecto relativo a la
seguridad es el que dice relación con mantener cerrados los portones automáticos y solicitar los
datos del conductor y del vehículo que ingresa, qué departamento visita, así como la hora de
entrada y salida. También se le reitera que dentro de las obligaciones que tiene como
Mayordomo no está la de emitir los comprobantes de pago de Gastos Comunes, sino que este
deber corresponde a la Administración. Finalmente se le solicita que prepare el calendario de
vacaciones del personal para los meses de enero y febrero de 2011.
(7) Inventario estacionamientos y bodegas de la Comunidad: Con el objeto de controlar los
ingresos extraordinarios y su transparencia se solicita a la Administración que los consigne en
detalle en la cobranza de gastos comunes. Se solicita a (RAA) que con la ayuda de (AVF) realice
el catastro de estas dependencias para verificar quienes las arriendan y el estado en que se
encuentran. También necesitamos que el informe contenga los estacionamientos que se
arriendan para motos que se nos dice se les cobra $7.500 mensuales. Se nos informa que los
cuatro estacionamientos para automóviles que posee la comunidad los arriendan los habitantes
de los departamentos B-43; B-21; C-53 y C-172, cada uno en $30.000 mensuales. Sobre las
bodegas se requiere la información para hacer un uso racional de ellas y hasta arrendarlas.
También se pide información sobre los estacionamientos y bodegas que pudiesen pertenecer a
los nueve departamentos que se encuentran desocupados, a saber: A-94 (SB/SE); A-102
(SB/SE); A-131 (SB/SE); B-164 (SB/SE); B-194 (SB/SE); B-202 (SB/SE); C-64 (SB/E33); C-123
(B16/SE), y C-153 (SB/E42).
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(8) Informe Cobranza Gastos Comunes: (ELU) junto al Administrador (RM) ante el notario público
don Mozó, suscribió el Mandato Judicial; el Contrato de Honorarios; y el perfeccionamiento del
Título Ejecutivo (Cobranza de los Gastos Comunes de Septiembre de 2010) para comenzar con
la cobranza contratada. Se aprovecha la oportunidad para reducir a escritura pública el Acta de la
Asamblea Ordinaria realizada el 8 de septiembre de 2010, lo que permite hacer obligatorios los
acuerdos de la misma. En primer término se solucionó la participación de la abogada Moliné
quien cobró $74.200 por honorarios a terceros impagos. Las gestiones de cobranza han
resultado respecto de los departamentos A-104, adjudicado en remate por OHIO NATIONAL
SEGUROS DE VIDA S.A. por un valor de $1.048.811, y B-194, adjudicado en remate por
EUROAMÉRICA SEGUROS DE VIDA S.A. por un valor de $2.236.031, ambas instituciones han
comprometido el pago inmediato de la deuda hasta septiembre, y pagar regularmente desde el
mes de octubre.
(9) Publicación lista de morosos en el pago de gastos comunes: Se reitera que la lista debe
publicarse en el diario mural del condominio con la finalidad de ejercer presión para el pago, y
que debe ser actualizada mensualmente.
(10) Proyectos pendientes: Se recuerda a la Administración que siguen pendientes los proyectos
que en la Asamblea Ordinaria de marzo de 2010 se acordó realizar con urgencia, entre otros, y
muy importante para la seguridad del Condominio, la revisión y reparación de la red húmeda que
fue aprobada en aquélla oportunidad con un valor señalado por la Administración de $700.000 y
que ahora nos han presentado presupuestos por el doble del valor, es decir $1.400.000, por lo
que les pedimos a Bomberos que también cotizara, cobraron 60 UF, pero no es clara su
cotización. El tema sigue pendiente y hemos pedido que se concrete pronto. La adecuación de la
piscina a las exigencias del SESMA también es un proyecto inconcluso, pues la Administración
nos presentó dos presupuestos, uno de CivilTek, del hermano de Alejandro Rodríguez, por
$3.272.500, y el otro que no trae identificación clara de la empresa por $4.665.990, ambos con
IVA incluido. Seguimos sin tener un tercer presupuesto.
(11) Temas pendientes Administración: Se reitera a la Administración que necesitamos los
Balances Contables mensuales desde el mes de abril de 2009, fecha en que asumieron la
administración del Condominio. Hemos insistido en varias oportunidades, en cada reunión y no
obtenemos los Balances Contables, solamente se nos han presentado “Estados Financieros” que
no reflejan el dinero que tenemos. (ELU) informa a los asistentes que fue visitada por la anterior
Administradora, Cecilia Cacciola, quien insiste en haber entregado un informe detallado de su
gestión a Buildings y que el saldo de la cuenta corriente al 31 de marzo de 2010 debiese ser el
saldo inicial para que comiencen los Balances Contables que necesitamos. (ARM) se
compromete a conseguir este saldo y comenzar con esa cifra inicial el estado contable solicitado.
En relación con los temas de dinero (ARM) señala que los fondos de reserva no existen, ya que
se incluyen el la cobranza de Gatos Comunes, pero son absorbidos por las morosidades.
Presidenta
Elizabeth López Urra
(Reglamentos)
Vice Presidenta
Ana Verónica Peña
(Contraloría)
Secretario
Sergio Flores Fernández
(Contratos)
Miembro del Comité
Gustavo Ortiz Zamorano
(Contratos)
Miembro del Comité
América Villegas Fuentes
(Trabajadores)
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