09-ACTA NOVENA REUNION (EXTRAORDINARIA) COMITE ADMINISTRACION SFC

AR-2010-09
COMUNIDAD EDIFICIO SAN FRANCISCO CLUB
COMITÉ ADMINISTRACIÓN
ACTA NOVENA REUNIÓN (EXTRAORDINARIA)
Fecha: 24 de octubre de 2010 Inicio: 11:30 hrs Fin: 13:00 hrs
Lugar: Sala de eventos – Edificio San Francisco Club
Asistentes:
Elizabeth López Urra
Ana Verónica Peña
América Villegas Fuentes
Gustavo Ortiz Zamorano
Sergio Flores Fernández
(ELU)
(AVP)
(AVF)
(GOZ)
(SFF)
Nº AR-2010-09
Presidenta Comité Administración
Vice Presidenta Comité Administración
Miembro Comité Administración
Miembro Comité Administración
Secretario (No asiste, opina por correo)
Objeto: Distribuir tareas pendientes y asignar responsabilidades y áreas de gestión a cada
miembro del Comité de Administración.
ACUERDOS POR UNANIMIDAD
(1) Ana Verónica Peña Vice Presidenta y Contralor: Se hace necesario tener un reemplazante
para el cargo de Presidenta, en la eventualidad de ausencia de la titular. Además, Ana Verónica
tendrá a cargo la aprobación de los gastos que hará nuestra comunidad, requiriéndose como
formalidad para la firma de los cheques, que la Administración obtenga la aprobación de cada
gasto a través de su firma en los egresos correlativos. Finalmente, le corresponderá aprobar los
Balances Contables mensuales que nos presente la Administración, que de tener reparos
deberán ser solucionados antes de la presentación del siguiente. El protocolo que establezca el
modo de proceder para el cumplimiento de estas funciones deberá ir evaluándose conforme su
desarrollo para ser presentado ante la Asamblea Ordinaria que se realizará el segundo miércoles
de diciembre.
(2) América Villegas actuará como Empleador: Todos estamos de acuerdo en que una de las
áreas más delicadas que le corresponde enfrentar a la Comunidad, es su calidad de empleador,
área que genera la mayor cantidad de conflictos, y además, daño económico si se permite actuar
con negligencia, experiencia que nos llevó a ser condenados a pagar $17.000.000 (Diecisiete
millones de pesos) por despido injustificado de un trabajador, y pésima gestión de los Comités
anteriores en la defensa de la Comunidad ante los tribunales de justicia. Por ello, América
actuará con plenos poderes de fiscalización para revisar cada Contrato de Trabajo, Libro de
Asistencia, observancia de buen trato y respeto entre los trabajadores, y entre éstos y los
residentes y visitas. Esto comprende todo otro control o fiscalización que se haga necesario
efectuar para la consecución del fin, que no es otro que cumplir fielmente con las obligaciones y
deberes que nos impone la legislación laboral imperante y la búsqueda de un trato armónico
entre todos los intervinientes de esta relación laboral.
(3) Gustavo Ortiz Zamorano Fiscalización Contratos con Terceros: Este Comité ha considerado
de la esencia de sus funciones mantener una actitud transparente ante la contratación con
terceros o proveedores, de modo tal que podamos asegurar a la Comunidad que quienes nos
prestan los servicios lo hacen como profesionales acreditados del área, y por lo tanto conocen la
regulación legal vigente. Por ello se ha establecido este cargo, que comenzará con la revisión de
los contratos que se encuentran en desarrollo, a saber: Sello verde por el uso de gas, Eco
Consumos; Civil Tek; Ascensores; Piscina, Calderas. Todos y cada uno de estos contratos
imponen a nuestra comunidad obligaciones que de no ser cumplidas nos colocan en una
eventual situación que puede ser sancionada con multas por la entidad fiscalizadora, tales como:
Superintendencia de Electricidad y Combustibles (SEC), y Servicio del Medio Ambiente
(SESMA), entre otros. Considerando esta delicada situación se ha pedido a la Administración que
los últimos contratos fuesen firmados ante notario por los representantes legales de cada
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empresa, de modo tal de contar con las formalidades necesarias que nos permitan
resguardarnos de un eventual trabajo no apegado a la norma legal, contratos que no hemos
recibido con la mencionada formalidad. Por todo lo analizado, se acuerda que cada contrato
vigente con terceros será revisado en cuanto al cumplimiento de los requisitos legales que se nos
impone, que además los contratos serán renovados para comenzar correctamente el año 2011, y
que se solicitará que cada uno de estos contratos sea perfeccionado a través de escritura
pública, por nuestro Administrador don Rodrigo Martínez y el representante legal de la empresa
prestadora del servicio.
(4) Sergio Flores Fernández Fiscalización Contratos con Terceros: Aprovechando su calidad de
Ingeniero, deberá prestar toda la ayuda técnica que necesite Gustavo Ortiz para la revisión de los
contratos con terceros, como asimismo, verificar en terreno que se ha cumplido con las
exigencias regulatorias. El objetivo es no descuidar aspecto alguno que nos haga vulnerables a
una sanción por las entidades fiscalizadoras ya mencionadas. Ambos miembros del comité
deberán concretar un protocolo de funcionamiento para esta fiscalización, de modo tal que los
procedimientos resulten fluidos para todas las partes involucradas. Se pide especial ayuda a
Sergio Flores para que verifique que el contrato con Eco Consumos de ahorro de energético no
conlleve un desmejoramiento en la calidad del servicio de agua caliente a los departamentos.
(5) Elizabeth López Urra Reglamentos: Tiene a cargo los Reglamentos de la Comunidad, en los
que ha trabajado desde que asumió su cargo de Presidenta del Comité, y en la décima reunión
que tendrá lugar el miércoles 10 de noviembre entregará los avances logrados en cada uno de
ellos, los que de todas maneras serán terminados y sometidos a la aprobación de la Asamblea
Ordinaria que se realizará el segundo miércoles de diciembre, todo esto con el propósito de
comenzar el año 2011 con todas las áreas que debe manejar el Comité de Administración,
perfectamente reguladas.
(6) Contratación para cobro Gastos Comunes: Cumpliendo con lo ordenado por la Asamblea
Ordinaria realizada en septiembre, el Comité ha aprobado la propuesta efectuada por Elizabeth
López Urra, en su calidad de abogada, para hacerse cargo de la cobranza de Gastos Comunes
morosos que nos ha presentado la Administración al 30 de septiembre de 2010, que ascienden a
$25.000.000 (Veinticinco millones de pesos), por un monto del 10% a todo evento, que serán
pagados en cuotas mensuales de $200.000 a través de Boleta de Honorarios que contempla un
10% adicional por impuestos. Los gastos que genere cada cobranza como pagos notariales,
certificados del Conservador de Bienes Raíces, receptores judiciales, etcétera, serán de cargo de
la comunidad. El Mandato Judicial, que es una escritura pública nombrando abogado, y el
Contrato de Honorarios, serán presentados al Comité y Administración vía correo electrónico
para que puedan hacer las observaciones que estimen convenientes, y previa la aprobación se
formalizará todo ante notario.
(7) Trato inapropiado de Ramiro Aguilera y procedimiento de amonestación: Debido a que fue
denunciado a este Comité un trato no apropiado y hasta grosero de Ramiro Aguilera en contra de
Juan Carlos, del cual fueron testigos dos residentes y una corredora de propiedades que se
encontraba realizando gestiones en Portería, este Comité ha acordado amonestar por escrito a
nuestro Mayordomo con copia a la Inspección del Trabajo, pues nos preocupa sobremanera
establecer que en esta Comunidad el trato respetuoso y amable es un principio entre los
trabajadores, entre éstos y: los residentes; visitas; proveedores; Comité, Administración, es decir,
es una exigencia para todos quienes se relacionan en esta comunidad, y que venga de quien
venga un trato no respetuoso será sancionado. El protocolo a seguir será incorporado al Reglamento.
(8) Comunicación a la Administración y Trabajadores: Se acuerda hacer llegar esta Acta
formalmente a la Administración y los Trabajadores de modo tal que se den por notificados de los
acuerdos tomados en esta reunión, los que además de obligar a los miembros del Comité de
Administración, obligan a los demás órganos de esta comunidad a prestar toda la ayuda para la
consecución de los fines aquí previstos.
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Presidenta
Elizabeth López Urra
(Reglamentos)
Vice Presidenta
Ana Verónica Peña
(Contraloría)
Miembro del Comité
América Villegas
(Trabajadores)
Miembro del Comité
Gustavo Ortiz Zamorano
(Contratos)
Secretario
Sergio Flores Fernández
(Contratos)
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