IDENTIFICACIÓN DE NECESIDADES Resumen Jorge Yasmil Sandoval Amezcua. Identificar necesidades, problemas u oportunidades básicamente se identifican con este diagrama ejemplifico, los puntos de debe de tener la solución propuesta son: Esfuerzo Solicitud de Propuesta Identifica una necesidad Objetivo del Proyecto Acuerdo Realizar el Proyectos Terminar el proyecto Desarrollar una propuesta de Solución Tiempo SDP (Documento de solicitud de propuesta) Las partes que debe tener este documento son: Fecha A quien corresponda: Contenido: Descripción de trabajo Tarea:1 Identificar las necesidades de la información técnica de las empresas industriales Tarea 2: Determinar los mejores enfoques para formatear la compra y la utilización de información por parte de la empresa. Requisitos A entregar Partidas proporcionadas por information Services Company Aprobaciones requeridas Tipo de contrato Fecha de entrega Programa Condiciones de pago A. Enfoque B. Entregas C. Programas D. Experiencias E. Personal F. Costos Criterios para la evaluación de la propuesta A. Enfoque (30%) B. Experiencia (30%) C. Precios (30%) D. Programa (10%) Solicitud de propuesta formal a contratistas externos: 1.- Una SDP tiene que proporcionar una descripción del trabajo 2.- La SDP tiene que incluir los requisititos del cliente, que define las especificaciones y los atributos. 3.- La SPD debe de especificar las entregas que el cliente espera que le proporcione contratista o el equipo de apoyo. 4.- La SPD debe relacionar cualesquiera artículos suministrados por el cliente. 5.- La SPD podrá expresar las a probaciones que requiere el cliente. 6.- Algunas SDP mencionan el tipo de contrato que piensa usar el cliente. 7.- Una SPD puede expresar las condiciones de pago que piensa usar el cliente. 8.- La SPD puede expresar el programa requerido para la terminación del proyecto. 9.- La SPD debe de proporcionar instrucciones para el formato y el contenido de las propuestas del contratista. 10.- La SPD debe señalar la fecha de vencimiento para la cual el cliente espera que los posibles contratistas presentes las propuestas. 11.- Una SPD quizás incluya los criterios de evaluación. a.- La experiencia con proyectos similares de los contratistas b.- El enfoque técnico propuesto. c.- El programa d.- Los costos 12.- En algunos casos raros, una SDP señala los fondos que tienen disponibles el cliente para gastar en el proyecto. Solicitar propuestas Una vez que ha presentado la SDP, el cliente solicita las propuestas al notificar a las posibles contratistas que tienen disponible la SDP. Como una nota final, seden de repetir que no todos los ciclos de vida de unos proyectos incluyen la preparación de una solicitud de propuesta por escrito y las posteriores propuestas de los contratistas. Propósito de preparar la SDP es expresar, en forma amplia y detallada lo que se requiere desde el punto de vista del cliente para resolver la necesidad identificada. Soluciones propuestas El desarrollo de las soluciones propuestas por los contratistas interesados o por el equipo interno del proyecto del cliente, como respuesta a una solicitud de propuestas que esto es la segunda fase del ciclo de vida del proyecto. Para poner en práctica la solución propuesta se puede familiarizar con los siguientes aspectos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Estrategias de marketing para la propuesta El desarrollo de la propuesta ganadora El proceso de preparación de la propuesta Consideraciones sobre fijaciones de precios La evaluación de la propuesta Tipos de contratos entre cliente y el contratista. Solución propuesta: ver figura #1 Mercadotecnia previa a la SDP/Pospuesta Los contratistas cuyo negocio depende de crear propuestas ganadoras como repuesta a las SDP de las empresas o del gobierno no deben esperar hasta que los clientes anuncien la solicitud formal de una SDP antes de comenzar a desarrollar propuestas. Durante estas actividades previas a la SDP/propuestas, el contratista debe de aprender todo lo posible sobre las necesidades, problemas y procesos de toma de decisiones del cliente En algunos casos, el contratista quizá prepare, una propuesta no solicitada y se la presente al cliente. Si éste se siente seguro de que la propuesta solucionara el problema a un costo razonable, quizá simplemente negocie un contrato con el contratista para poner en practica la propuesta, con lo que se eliminara la preparación una SDP y el proceso posterior de competencia entre propuestas. Decisión de licitación/no licitación Debido a que el desarrollo y la preparación de una propuesta requieren de tiempo y puede ser costosa, los contratistas interesados en presentar una propuesta como respuesta a una SDP tienen que ser realistas sobre la probabilidad de seleccionados como contratista ganador. Algunos factores son: Competencia Riesgo Misión Ampliación de capacidades Reputación Fondos de cliente Recursos para la propuesta Recursos para el proyecto Desarrollo de una propuesta ganadora Es importante recordar que el proceso de propuesta es un proceso competitivo, el cliente usa la solicitud propuesta para solicitar competidoras de los contratistas. En la propuesta el contratista tiene que convencer al cliente de que: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Comprende lo que el cliente esta buscando Puede llevar el proyecto propuesto Proporcionar el mayor valor para el cliente. Es el mejor contratista para solucionar el problema Aprovechara su experiencia exitosa con proyectos anteriores Hará el trabajo en forma profesional Lograr los resultados deseados Completara el proyecto dentro del presupuesto Dejara satisfecho al cliente Preparación de la propuesta La preparación de una propuesta puede ser una tarea directa realizada por una persona, o puede ser un esfuerzo con uso intensivo de recursos que requiera de un equipo de organizaciones y personas con diversos conocimientos y habilidades Contenido de la propuesta Con frecuencias las propuestas se organizan en tres secciones: técnica, administrativa y de costo. En el caso de las grandes propuestas, estas pueden estar en tres volúmenes separados que son: 1 Sección técnica Compresión del problema Enfoque a solución propuesta i. la descripción de cómo el contratista trabaja ii. Métodos que usa el contratista iii. Lógica para el enfoque de la solución propuesta iv. La confirmación de la solución Beneficios para el cliente 2 Sección administrativa Descripción de las tareas de trabajo Productos o servicios a entregar Programa del proyecto Organización del proyecto Experiencia relacionada Equipos e instalaciones 3 Selección de costo Mano de obra Materiales Subcontratistas y asesores Alquiler de equipos e instalaciones Viajes Documentación Gastos indirectos Aumentos Continencias Honorarios y utilidades Consideraciones de fijación de precios Cuando los contratistas preparan una propuesta por lo general compiten con otros para obtener el contrato. Al determinar el precio para el proyecto propuesto, el contratista tiene que tomar en cuenta las partidas siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. Confiabilidad de los estimados de costos Riesgo Valor del proyecto para el contratista Presupuesto del cliente Competencia Presentación de la propuesta y seguimiento Normalmente la SDP proporcionara instrucciones con relación a la fecha de vencimiento en que se tiene que presentar las propuestas, y el nombre y la dirección de la persona se le deben de entregar la propuesta. Evaluación de las propuestas Entre los criterios que se pueden utilizar por los clientes al evaluar las propuestas de los contratistas se incluyen los siguientes: 1. Cumplimiento con la descripción del trabajo y de los requisitos del cliente prendados en la SDP. 2. Compresión por parte del contratista del problema 3. Lo correcto y lo práctico del enfoque propuesto 4. La experiencia y el éxito del contratista 5. La experiencia del personal 6. La capacidad administrativa 7. Realismo del programa del contratista 8. Precio Tipos de Contrato Un contrato es un vehículo para establecer buenas comunicaciones entre el cliente y el contratista. Contratos de precio fijo.- el cliente y el contratista acuerdan un precio para el trabajo propuesto. Contrato de reembolso del costo.- El cliente acepta pagar al contratista todos los costos reales con independencia de la cantidad, más alguna utilidad acordada. Cláusulas de contrato Las cláusulas de contrato son: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Exposición falsa de los costos Aviso de exceso en los costos o demoras en el programa Aprobación de los subcontratistas El equipo o la información Patentes Divulgación de la información confidencial Consideraciones Internacionales Cancelación Condiciones de pago 10. Pago por primas /penalidades 11. Cambios Comentario Esta lectura me pareció demasiado repetitiva y tesonera ya que en realidad a la hora de estar contemplando estos punto, por lo genera se presentan de forma especifica, y de esta manera, se evita redundancia en la información ya que el autor se refiere a un nivel un poco mas básico, pero sin embargo de deja de ser información. Creo en lo personal que el autor sigue en la misma tónica, creo en lo personal que solo para entender esta lectura es suficiente este resumen, aun que si nos da un panorama de toda la burocracia que se tiene que hacer para llegar hacer un proyecto.