METODOLOGÍA PARA ELABORAR EL ÁRBOL DE PROBLEMAS

HERRAMIENTAS
METODOLOGÍA PARA ELABORAR EL ÁRBOL DE PROBLEMAS Y DE OBJETIVOS
El Árbol de Problemas es una herramienta de análisis en la fase de planificación de los procesos de
fiscalización operativa y evaluativa. Dicha herramienta se puede aplicar ya sea después de utilizar el Diagrama de
Entorno, como también luego de la determinación de las áreas criticas, justo antes de iniciar la formulación de los
programas específicos de trabajo.
El Árbol de Problemas es un apoyo metodológico, cuya aplicación coadyuva al establecimiento de los
objetivos general y específicos de un determinado programa de trabajo. Esto permitirá visualizar y establecer las
alternativas de solución, y estructurar tales objetivos de una forma más expedita y fácil.
1.
Definición y partes de un problema o asunto de estudio.
El problema se refiere a una situación que denota inconveniencia, insatisfacción, o un hecho negativo. Se
puede resumir por la carencia de algo bueno o la existencia de algo malo. Conocer del problema consta de al
menos dos partes:
2.

Conocer su importancia, sus incidencias, el peligro que representa para la organización, es
decir, los efectos que ocasiona, los cuales deben estar claramente identificados. Este examen
sistemático permite verificar que el problema merece ser resuelto.

Identificar la razón de ser del problema, es decir, se deben también identificar las causas que
lo generan. Esto permite visualizar el camino que se debe seguir para la búsqueda de
soluciones.
Identificación de la mejor opción para un proyecto de fiscalización.
Los criterios para decidir entre una u otra opción para desarrollar un proyecto de fiscalización se seleccionan
según mejor impacten el problema. Dos parámetros comúnmente utilizados son la factibilidad y la viablidad del
proyecto; el primero se orienta directamente al problema, y la viabilidad se relaciona con las orientaciones del área
de fiscalización de la DFOE respecto del asunto en estudio.
3.
Árbol de Objetivos.
Este árbol permite que el problema, redactado en términos positivos, se convierta en el objetivo general para
un determinado proyecto de fiscalización. De la misma manera, los efectos de primer y más niveles se utilizan para
la formulación de los objetivos específicos.
4.
Alternativas de solución.
Las alternativas de solución sirven para establecer más acertadamente los beneficios que se obtendrían con
la ejecución de los proyectos de fiscalización.
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Actualizado al: 30/06/2004
Versión: 1.1
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5.
Empleo de la herramienta Árbol de Problemas.
Para elaborar el Árbol de problemas, debe aplicarse el siguiente procedimiento:
a.
Identifique adecuadamente el problema.
b.
Elabore una lluvia de ideas acerca de los posibles efectos que se pueden generar para el problema
determinado en el punto a. Los efectos pueden ser de dos tipos: los que ya se vienen percibiendo
efectivamente y los que constituyen una amenaza o peligro si el problema no es manejado
oportunamente, ambos deben identificarse y a la vez priorizar su importancia en torno al problema.
c.
Luego de tener un orden de importancia de todos los efectos, se debe identificar las repercusiones
encadenadas del problema, para ello se elabora el árbol de efectos; este consiste en representar
gráficamente hacia arriba los efectos priorizados en el punto b., identificados como una consecuencia
del problema.
d.
A continuación coloque en el primer nivel (inmediato superior al problema) los efectos directos, cada
efecto directo nace del problema; por lo que se representa con una flecha desde el problema hasta
cada efecto directo o de primer nivel.
e.
Pregúntese si para cada efecto de “primer nivel” existe alguno o varios efectos superiores importantes
que puedan derivarse de ese efecto. Represéntelos en un segundo nivel, derivándolos con flechas de
abajo hacia arriba desde el efecto de primer nivel que opera como causa. Si a un efecto concurre como
causa otro efecto de primer nivel ya representado, indique la interdependencia con una flecha. Así
sucesivamente para los otros niveles, hasta llegar a un nivel que se considere como el superior, dentro
de la órbita geográfica o institucional donde se tiene competencia o posibilidades de intervención. A
continuación se presenta un ejemplo1 de lo mencionado hasta el punto e. de este procedimiento.
Ejemplo tomado del documento “ Conformidad de la infraestructura tecnológica de la DFOE con los requerimientos de
procesos y sistemas de información asociados a la fiscalización”, de Agosto 2003, preparado por: Alejandra Peraza, Alex
Monge, Evelyn Mora, Randall Montes, Mainor Montero, Gonzalo Elizondo y Rolando Castro, como parte del “Curso Formulación
y Evaluación de Proyectos”.
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1
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Carencia de información oportuna
para la toma de decisiones
Desactualización de la
información de las bases
de datos existentes
Ineficiencia en el uso de
tiempo efectivo del usuario
Subutilización de los Sistemas
de Información Institucionales
Duplicación en el ingreso y
consulta de información en
bases de datos paralelas
Altos tiempos de respuesta de
las aplicaciones informáticas
utilizadas
Mayores
costos
en
procesos de fiscalización
los
Pérdida de información por
equipos poco robustos
Falta de oportunidad en el
ingreso y acceso de la
información
Detrimento de la Calidad de los proyectos de Fiscalización
No conformidad de la infraestructura tecnológica con los requerimientos de los procesos y
sistemas asociados a la fiscalización
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f.
Una vez que tiene el problema, los efectos de primer y demás niveles identificados, se debe
proceder a identificar las posibles causas que dan origen al problema, para ello:
Pregúntese si para cada causa de “primer nivel” existen alguno o varias causas inferiores
importantes que puedan derivarse de ella. Represéntelas en un segundo nivel derivándolas
con flechas de arriba hacia abajo desde el problema hasta las causas de primer nivel, y así
sucesivamente. Si una causa es originada por otra causa, indique la interdependencia con
una flecha. A continuación se presenta un ejemplo para el establecimiento de las causas
que originan el problema.
FORMULACIÓN DEL OBJETIVO GENERAL, ESPECÍFICOS, OPCIONES Y
ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN
No conformidad de la infraestructura tecnológica con los requerimientos de los procesos y sistemas asociados a la fiscalización
Desvinculación
de
la
infraestructura
tecnológica con
los procesos
Desvinculación de
la infraestructura
tecnológica con
los sistemas de
información
Insuficiente
cantidad
de
equipos
portátiles
y
acceso a red
Inadecuada
planificación
de
la
adquisición de infraestructura tecnológica
g.
Equipos
dañados,
obsoletos
y
desactualizados
Inadecuada planificación del
mantenimiento
y
actualización
Limitaciones
presupuestarias para la
compra, mantenimiento y
actualización
de
la
infraestructura tecnológica
Insuficiente
programación
presupuestaria
Desvinculación de
infraestr. tec. con
las funciones de
los funcionarios
Inadecuada
Distribución
Equipos
de
El siguiente paso, consiste en construir el árbol de objetivos para la solución. Se trata de
colocar en términos positivos todas las causas y efectos del árbol de problemas. El árbol
de objetivos será el flujo interdependiente de propósitos y fines para la solución de un
problema o asunto determinado. A continuación para el ejemplo anterior se presenta el
correspondiente árbol de objetivos.
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Suficiencia, oportunidad y
calidad de la información para
la toma de decisiones
Basesde datos
actualizadas
Eficiencia en el uso de tiempo
efectivo del usuario
Optimización en el uso de los
Sistemas de Información
Institucionales
Unificación en el ingreso y
consulta de información en las
bases de datos existentes
Menores costos en los
procesos de fiscalización
Bajos tiempos de respuesta
de
las
aplicaciones
informáticas utilizadas
Minimización de la pérdida de
información de los equipos a
través de una capacidad
adecuada
Oportunidad en el ingreso y
acceso de la información
Lograr el mejoramiento continuo de los procesos de fiscalización realizados,
para cumplir con el objetivo primordial de ejercer un control superior de la Hacienda Pública de manera eficaz y oportuna.
Conformidad de la Infraestructura tecnológica con los requerimientos de los procesos
Vinculación de la
infraestructura
tecnológica con
los procesos
Vinculación de la
infraestructura
tecnológica con los
sistemas de
información
Suficiente
cantidad de
equipos portátiles
y acceso a red
Correcta planificación de la adquisición de
infraestructura tecnológica
Modernización y
actualización de
equipos
Correcta planificación del
mantenimiento y actualización
Suficiente presupuesto
para la compra,
mantenimiento y
actualización de la
infraestructura
tecnológica
Vinculación de
infraestr. tec.
con las
funciones de
las personas
Correcta
programación
presupuestaria
Adecuada Distribución
de Equipos
Alternativas de solución
h.
Identifique alternativas de solución, estas son acciones para solucionar el problema. Para
cada base del árbol de objetivos plantee una alternativa que lo concrete efectivamente.
i.
Para formular el objetivo general de un determinado proyecto de fiscalización, este se toma
del árbol de objetivos; específicamente en la sección donde se redactó el problema en
términos positivos.
j.
Para formular los objetivos específicos, éstos se toman de los efectos de primer y demás
niveles en el árbol de objetivos.
k.
Las alternativas de solución sirven para mencionar cuales pueden ser los beneficios a
obtener si se ejecuta el proyecto de fiscalización.
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