IBNET Instrucciones del Equipo de herramientas

Instrucciones para el Equipo de Herramientas IBNET
Herramientas IBNET
Benchmarking para Empresas de Agua y Saneamiento:
Equipo de Herramientas de IBNET
Instrucciones
Bienvenidos al equipo de herramientas de IBNET. Si usted es nuevo en las actividades de
benchmarking, sería útil dedicar algún tiempo a leer el documento “Cómo iniciar benchmarking de
agua” que se incluye como parte del Equipo de Herramientas. Esto le dará información de fondo
para emprender benchmarking en el sector de agua y saneamiento, y le brindará ideas sobre las
formas en que el Equipo de Herramientas de IBNET podría ser usado para que usted se inicie, así
como para estimular ideas en su interés por el benchmarking.
Gracias por probar el Equipo de Herramientas de IBNET. Por favor dedique 5 minutos a
familiarizarse con la documentación provista en los discos, o el CD, o bájela del sitio:
www.ib-net.org
** Tal vez quiera imprimir este archivo antes de continuar
A fin de hacer que el equipo de benchmarking sea compatible con el mayor número de usuarios, la
aplicación de software en este disquete es compatible con Excel 97 de Microsoft o posteriores. Los
archivos de documentos están en el formato Word 2000, pero pueden usarse en WORD 97.
Si su software no es compatible con estas versiones de Excel y Word, por favor vea el párrafo final
de este documento.
Verifique si tiene una de las siguientes versiones de Excel instalada en su computadora:
Excel 97
Excel 2000
Si usted no está seguro de cual versión de Excel está usando, abra ese programa, presione en
“Ayuda” en el menú principal, luego presione en “Acerca de Microsoft Excel”. La pantalla que
aparece le indicará cuál versión de Excel está usando.
Si usted está usando una de las versiones de Excel indicadas más arriba, inicie Excel y abra el
archivo del “Equipo de Herramientas de IBNET”. Será necesario presionar en el botón “habilitar
macros” para comenzar a usar los documentos.
** Dependiendo de los sistemas que se usen, algunos usuarios pueden ver una advertencia que les
indica que deberían abrir el archivo en el modo sólo-lectura y si quieren hacerlo. Siempre conteste
NO a esa pregunta.
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** Este archivo incluye varios macros. Algunos programas de protección anti virus pueden
advertirle sobre posibles virus e incluso proponerle inhabilitar los macros. Por favor no lo haga. Los
macros en esta aplicación son esenciales para que funcione correcamente. Estamos seguros que no
se incluyen virus en este disquete.
Por favor contáctenos en la dirección que se da más abajo si tiene problemas al usar este archivo.
Qué hacer si no se tiene el software compatible
--------------------------------------------------------Si usted no tiene acceso a las versiones de Excel y Word necesarias para usar el Equipo de Inicio,
por favor háganoslo saber, según se detalla abajo. Le enviaremos formularios de datos en blanco por
fax. Una vez completados, envíelos de vuelta y nosotros le transcribiremos la información y le
enviaremos un informe conteniendo sus datos, los valores de sus indicadores y un informe de
excepción, para aquellos ítems de información que no están alineados con las expectativas
normales, si existiesen.
Si tiene cualquier problema o preguntas, por favor, contáctenos:
por teléfono al +1202-473-3227
por correo electrónico a [email protected]
Página web: http://www.ib-net.org
Estas instrucciones son presentadas bajo los siguientes títulos:
1. Trabajando con el Equipo de Herramientas
2. Tamaño de pantalla y navegación
3. Ingreso de datos
4. Guardando datos
5. Saliendo de las aplicaciones
6. Revisando resultados
7. Compartiendo datos
8. Feedback (Realimentación de información)
Por favor lea las instrucciones cuidadosamente.
1. Trabajando con el Equipo de Herramientas de IBNET
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El Equipo de Herramientas está en un archivo de Excel, en disco o CD.
Hay dos formas de usar el Equipo de Herramientas.

Directamente del disco (A:/drive), o desde el drive de CD.

Copiarlo en otro drive y usarlo desde allí.
El archivo es grande y trabajar desde el disco A:/ puede ser lento, especialmente cuando se guardan
datos. Recomendamos, por lo tanto, que transfiera el archivo al disco rígido u otros drives de acceso
rápido. Para hacer ésto, presione en el botón de GUARDAR DATOS (SAVE DATA) y cambie el
lugar donde debe guardarse el archivo. Véase “Guardando Datos” para más información. Es mejor
guardar un archivo que contenga datos como “Equipo de Herramientas de IBNET <nombre de
empresa o grupo>” con el nombre de la empresa o grupo de empresas contenidas en ese archivo.
El Equipo de Herramientas contiene los siguientes documentos y archivos:

IBNET Toolkit Instructions – WORD doc
IBNET Instrucciones del Equipo de Herramientas – Word doc
(este documento)

IBNET and Water Benchmarking – WORD doc
IBNET y Benchmarking de Agua – Word doc
(introducción al benchmarking de agua y saneamiento y usando IBNET)

IBNET Indicator Definitions – WORD doc
IBNET Definiciones de Indicadores – Word doc
(una explicación sobre las definiciones de los indicadores usados en el Equipo de
Herramientas de IBNET)

IBNET Input Data Definitions – WORD doc
IBNET Definiciones del Ingreso de Datos – Word doc
(una explicación del ingreso de datos al formulario de Ingreso de Datos)

IBNET Quality Assurance of Data and Indicators – WORD doc
IBNET Garantía de Calidad de Datos e Indicadores – Word doc
(información sobre el enfoque IBNET a la garantía de calidad y cómo se aplica en el
equipo de herramientas.)

IBNET Data Entry – EXCEL worksheet
IBNET Ingreso de Datos – Planilla EXCEL
(aquí es donde se comienza a ingresar los datos)

IBNET Indicator Calculator – EXCEL worksheet
IBNET Calculador de Indicadores – Planilla EXCEL
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(Este es el archivo que calculará los indicadores del formulario de ingreso de datos)

World Bank GNI and Exchange Rate Data 1998 to 2002 - EXCEL doc
Banco Mundial PBIN y Datos de Tipo de Cambio 1998 a 2000 – EXCEL doc
(Producto Bruto Interno Nacional tomado de la fuente del Banco Mundial)

IBNET Data and Indicator Lists - EXCEL doc
IBNET Datos y Listas de Indicadores – EXCEL doc
(un listado fácil de ver de los requisitos de datos y resultados de indicadores)
2. Medida de pantalla y navegación
Si la pantalla parece demasiado pequeña o demasiado grande, trate de usar los botones PANTALLA
PEQUEÑA (SMALL SCREEN), PANTALLA MEDIANA (MED SCREEN) O PANTALLA
GRANDE (LARGE SCREEN) en la parte superior de la pantalla, para lograr el tamaño apropiado.
Para navegar en esta aplicación, use los botones PREVIO (PREVIOUS) y PRÓXIMO (NEXT) de la
planilla (en la parte inferior de la pantalla).
Use el botón INICIO (HOME) para volver a la página principal.
3. Ingresando datos

Por favor use un punto para indicar decimales y un signo menos (-) para indicar números
negativos.

No use ningún otro signo, tal como símbolos de monedas, signos de porcentajes, delimitadores
de miles, etc. cuando ingrese datos.

Por favor no use cero para anular un valor, use la tecla borrar.

Ingrese un cero cuando el valor es “0”. No lo deje en blanco.

Si no tiene el dato, deje el casillero en blanco.

Por favor preste especial atención a las unidades que se usan! La mayoría de los datos se piden
en miles pero algunos en unidades solas. También preste atención a la moneda apropiada
(Dólares estadounidenses o moneda local).

Use los datos proporcionados en el archivo Banco Mundial IBN y Tipo de Cambio.xls para
encontrar el ingreso per cápita de su país e información del tipo de cambio. Usar las cifras
apropiadas en estas variables es esencial, porque son usadas para calcular muchos de los
indicadores, tanto como para permitir la comparación cruzada de países. Si no existen datos para
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un año, trate de usar las cifras del año anterior. Actualizaremos esta información cuando esté
disponible.
Se pueden revisar las definiciones de datos rápidamente, colocando el mouse sobre el nombre de
cada ítem de datos.
Tenga en cuenta que el ingreso de datos usando el pequeño teclado es incompatible con el programa
en algunas computadoras. Ingrese los datos usando las teclas numéricas del teclado principal, si le
ocurre eso.
4. Guardando datos
Nuestra recomendación es que guarde los archivos del Equipo de Herramientas en el disco rígido.
Para hacer esto, haga clic en el botón GUARDAR DATOS (SAVE DATA) y cambie el lugar donde
debe guardarse el archivo. Guardar en el disco rígido seguramente tomará una fracción de tiempo de
lo que tomaría el guardarlo en un disco.
Es mejor comenzar a usar el Equipo de Herramientas cuando está en el disco rígido.
Cuando se hayan ingresado los datos en el Equipo de Herramientas, asegúrese de que cuando
guarde un archivo, también le cambie el nombre, para identificar claramente los datos contenidos.
Por ejemplo denomine el archivo como “IBNET equipo de herramientas <nombre de la empresa>”
5. Saliendo de la aplicación
Recomendamos usar el botón SALIR (EXIT) para cerrar la aplicación. Esta acción restaura las
usuales características predeterminadas para Excel, incluyendo las barras de menú.
6. Revisando resultados
Puede verse un resumen de los datos ingresados y los valores de indicadores resultantes,
presionando el botón de INFORME PRINCIPAL (MAIN REPOR). Se puede ver en pantalla o
imprimir, usando el botón IMPRIMIR (PRINT). Cuando se haya terminado, presione en el botón
VOLVER (REURN) para volver a la pantalla de inicio.
Se han incorporado un número de valores esperados dentro del sistema de captura de datos. Los
valores de los datos que caigan fuera de esos valores esperados, son relevados por el INFORME DE
EXCEPCIONES (EXCEPITION REPORT). Se incluyen también algunos avisos en pantalla. Para
ver el Informe de Excepciones, presione en el botón INFORME DE EXCEPCIONES
(EXCEPITION REPORT). Puede verlo en pantalla o imprimirlo usando el botón IMPRIMIR
(PRINT). Cuando haya terminado presione en el botón VOLVER (REURN) para ir a la pantalla de
inicio.
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Por favor verifique sus datos y resultados cuidadosamente. Tal vez quiera pedir a un colega que los
revise por usted.
Si quisiera hacer algún cambio, vuelva al sistema de captura de datos y corrija los valores que sea
necesario.
7. Compartiendo los datos
Una parte importante del benchmarking es usar los datos para llevar a cabo comparaciones de
desempeño con otros operadores. Esto puede hacerlo directamente su propia empresa, o puede
encargarlo a una asociación de agua y saneamiento, o puede ser hecho por el regulador. Por favor
recurra al documento de IBNET sobre Benchmarking de Agua, para explorar otras consideraciones
sobre la importancia y el valor de compartir la información, y lo que podría significar para ayudarlo
en cualquier proceso de mejoramiento del desempeño o reformas del sector. Cuando esté satisfecho
de que los datos que ha ingresado son correctos, estará en condiciones de compartir los datos e
indicadores con otros.
¿Cómo hacer esto, si es usted el que decide? Le damos algunas sugerencias:

Comparta los indicadores con su equipo de gerentes. Esto le dará a ellos la oportunidad de hacer
comentarios sobre los datos (podrán detectar errores de datos!) y ver los valores de los
indicadores que se han calculado.

Comparta con sus pares. Considere la posibilidad de intercambiar datos y valores de indicadores
con sus pares en su región. Si ellos no tienen una copia del Equipo de Arranque, nos complacerá
enviarles una.

Comparta con su organismo nacional. Pida a su organismo nacional (Ej. asociación profesional
o grupo de empresas) que actúe como veedor para los valores de datos e indicadores.
Sumado a ésto, al equipo IBNET le complacerá facilitar el compartir de la información entre los
proveedores de datos. Puede enviar su archivo completo al correo electrónico del equipo IBNET:
[email protected] . Confirmaremos la recepción de sus datos y le preguntaremos si quiere
compartirla con el formulario atribuible o no-atribuible.
8. Feedback (Realimentación de información).
Recibiremos sus comentarios con agrado cuando haya usado el Equipo de Herramientas. ¿Los
indicadores están más o menos bien? ¿Funciona bien el software, qué mejoras querría ver usted?
Por favor, háganoslo saber a nuestro correo electrónico: [email protected]
Gracias!
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