INVE MEM 2010 92898

4th International Conference on Industrial Engineering and Industrial Management
XIV Congreso de Ingeniería de Organización
Donostia- San Sebastián , September 8th -10th 2010
Modelo de Cuadro de Mando Integral para implantar la estrategia en las
universidades públicas españolas.
David Martín Casero1, Carlos Rodríguez Monroy2, Carlos Macías Evangelista1
1
Dpto. de Explotación de Recursos Minerales y Obras Subterráneas. Escuela Técnica Superior de Ingenieros de
Minas de Madrid. Universidad Politécnica de Madrid. Ríos Rosas 21, 28003 Madrid. [email protected],
[email protected].
2
Dpto. de Ingeniería de Organización, Administración de Empresas y Estadística. Escuela Técnica Superior de
Ingenieros Industriales de Madrid. Universidad Politécnica de Madrid. José Gutiérrez Abascal 2, 28006 Madrid.
[email protected].
Resumen
En este trabajo se presenta un modelo de Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard) adaptado a las
universidades públicas españolas para la optimización de su gestión estratégica. El modelo tiene como objetivo
fundamental ayudar las universidades a implantar su estrategia de forma efectiva. Para conseguir este objetivo
se presenta el mapa estratégico tipo para una universidad con una propuesta de objetivos en cada una de sus
perspectivas (Financiera/Valor, Clientes, Procesos y Recursos) así como las relaciones causa-efecto entre ellos.
Junto con el mapa estratégico se presentan las etapas que habría que seguir en una universidad para su
implantación.
Palabras clave: cuadro de mando integral, balanced scorecard, organismos públicos,
estrategia universidades, implantación estrategia universidades
1.
Introducción
La metodología del Balanced Scorecard (BSC) o también llamada Cuadro de Mando Integral
(CMI) fue desarrollada por David Norton (actual presidente del Palladium Group) y Robert
Kaplan (profesor de la Harvard Business School) (Kaplan, 2004) después de realizar un
estudio en varias empresas norteamericanas, a principios de los años 90, en el cuál se ponía de
manifiesto que los cuadros de mando utilizados para su gestión contenían mayoritariamente
indicadores financieros. Esta visión meramente financiera limitaba la capacidad de toma de
decisiones de los directivos, ya que éstos indicadores no explicaban completamente la
actuación presente de la empresa ni mucho menos la futura. Fundamentalmente, nos
explicaban la actuación de la organización en el pasado.
Las principales causas de este fracaso en la implantación de la estrategia, eran y son
actualmente en muchos casos las siguientes:
− No es suficiente con una visión estratégica clara. Para que ésta sea eficiente, debe ser
comunicada a toda la compañía y comprendida por todos sus miembros (Baker, 2007).
Cada uno según su nivel de responsabilidad (Olve et al., 2003).
− Cuando se define la visión estratégica, normalmente tiene un bajo o nulo impacto en los
objetivos operativos de las áreas, departamentos y personas. Normalmente hay poca
vinculación entre estrategia y operaciones.
− Las decisiones operativas del día a día normalmente ignoran el plan estratégico (Charan,
1999).
− Las compañías presentan deficiencias a la hora de recopilar y analizar la información
relevante para seguir el proceso hacia las metas estratégicas (Ittner, 2003).
− Falta de liderazgo y compromiso sostenidos durante todo el proceso de implantación de la
estrategia por parte de la dirección (Center of Innovation in Public Service, 2007).
El CMI fue la respuesta de David Norton y Robert Kaplan a estas necesidades de las
organizaciones en la definición e implantación de sus estrategias de negocio. En un principio
la metodología se comenzó a utilizar para resolver la necesidad de las empresas de ampliar la
visión de los sistemas de control, en los que la mayor parte de los indicadores eran
financieros, pasando a un modelo más equilibrado (Creelman, 2003). Para conseguir este
equilibrio propusieron evaluar la actuación de la compañía en cuatro perspectivas de negocio:
la financiera / valor, la de clientes, la de procesos internos y la de recursos (también llamada
perspectiva de aprendizaje y crecimiento), lo que ayudaba a explicar los resultados
financieros y a prever posibles problemas futuros.
Desde la publicación del primer artículo en el año 1992, la evolución del CMI ha sido muy
importante. La introducción por Kaplan y Norton del concepto de los mapas estratégicos en
su libro “The Strategy Focused Organization” (Kaplan, 2001, 2004) fue una auténtica
revolución dentro del mundo empresarial, ya que los mapas estratégicos permiten traducir la
visión y la estrategia de una compañía en objetivos medibles y fácilmente comunicables,
interconectados por relaciones causa-efecto, que explican la estrategia de la compañía y como
ésta va a crear valor. Pasando así la metodología, de ser una herramienta de control de
gestión, a una herramienta muy potente de implantación estratégica en las organizaciones
(Kennerley, 2002), que permite a los líderes comunicar fácilmente la estrategia, cambiar los
comportamientos organizativos clave, alinear a las personas con los objetivos estratégicos de
la compañía, anticipar problemas antes de que éstos se produzcan, asignar estratégicamente
los recursos, agilizar la toma de decisiones y en definitiva, permite optimizar la gestión
estratégica de la empresa.
Esta metodología de implantación y gestión estratégica está siendo adoptada por
organizaciones
públicas
(IGAE,
2006,
2007)
y
privadas
(http://www.thepalladiumgroup.com/about/hof/Pages/HofViewer.aspx) de todo el mundo con
grandes resultados. El mundo universitario a nivel internacional no ha sido una excepción y
esta metodología ha empezado a formar parte del núcleo de la gestión de universidades de
todo el mundo. En España la implantación de la metodología es muy inferior por un menor
conocimiento de las capacidades de la misma y porque la mayor parte de las universidades
tienen una visión incompleta de los beneficios que se pueden obtener de su implantación.
Esta metodología no es fácil de implantar cuando se aborda por primera vez y muestra de ello
ha sido la pobre implantación que se ha realizado en algunas universidades españolas.
En este trabajo se presenta, un modelo implantable de un CMI completo para la optimización
de la gestión estratégica de una universidad pública en España así como una metodología
adaptada a la universidad para su implantación. Dicho modelo pretende ser una herramienta
que permita a la universidad implantar de forma efectiva su estrategia. El modelo que se
presenta esta compuesto por los siguientes elementos:
− Propuesta de principales líneas estratégicas.
− Mapa estratégico de la universidad.
− Propuesta de objetivos estratégicos por perspectiva (Financiera / Valor, Clientes, Procesos
y Recursos).
− Relaciones causa-efecto entre objetivos.
− Principales beneficios que se obtendrían de su implantación efectiva en una universidad.
− Metodología de implantación adaptada a la universidad.
2.
CMI para una Universidad Pública en España
A continuación se presenta un resumen del CMI (Mapa Estratégico) tipo resultante para una
universidad pública en España. El mapa estratégico tipo para una universidad pública deberá
ser adaptado para cada universidad de acuerdo con su estrategia. En este trabajo se articula
alrededor de cinco líneas estratégicas, como una propuesta de partida para la implantación en
una universidad, que se resumen a continuación:
− Línea Estratégica de Eficiencia Económica
− Línea Estratégica de Calidad
− Línea Estratégica de Orientación al Cliente/Usuario
− Línea Estratégica de Relaciones Universidad-Empresa
− Línea Estratégica de Convergencia y Adaptación al Espacio Europeo de Educación
Superior (EEES)
En el mapa estratégico propuesto se ha coloreado cada objetivo del mismo color de la línea
estratégica en la que tiene un mayor impacto. Cuando un objetivo pertenece a más de una
línea estratégica se ha reflejado con colores de las líneas a las que pertenece.
Articulado alrededor de estas líneas el mapa estratégico tipo resultante para una universidad
pública se muestra en la figura 1.
Figura 1: Mapa estratégico tipo de una universidad pública en España.
Valor
Clientes/Usuarios
Procesos
Recursos
Fuente: Elaboración propia.
R.1
Modernizar
Modernizar las
las
instalaciones
instalaciones yy
recursos
recursos
P.1
Optimizar
Optimizar la
la
gestión
gestión de
de las
las
inversiones
inversiones
C.3
Mejorar
Mejorar la
la
imagen
imagen de
de
marca
marca
C.4
Ser
Ser
excelentes
excelentes
en
calidad
en calidad
docente
docente
V.3
Constituir/
Constituir/
profundizar
profundizar en
en los
los
acuerdos
acuerdos de
de
colaboración
colaboración con
con
empresas
empresas yyotras
otras
Universidades
Universidades
R.2
P.4
C.7
R.4
Fomentar
Fomentar la
la
formación
formación
continua
continua de
de todo
todo
el
el personal
personal
P.5
P.6
P.8
Promover
Promover un
un
cambio
cambio cultural
cultural
que
que oriente
oriente la
la
Universidad
Universidad aa la
la
estrategia
R.6 estrategia
Ser
Ser excelentes
excelentes
en
en la
la gestión
gestión del
del
conocimiento
conocimiento P.7
Mejorar
Mejorar eficiencia
eficiencia de
de
procesos
procesos yyrecursos
recursos
transversales
a
toda
transversales a toda la
la
universidad
universidad
C.8
Fidelizar
Fidelizar al
al
personal
personal
docente/retener
docente/retener el
el
talento
talento
V.7
Conseguir
Conseguir una
una
adaptación
adaptación suave
suave al
al
EEES
EEES
V.6
Convergencia y
Adaptación al EEES
Ser
Ser una
una
Universidad
Universidad
referente
referente en
en
investigación
investigación
Mejorar
Mejorar la
la
coordinación
coordinación yy
comunicación
comunicación
interna
interna R.5
Potenciar
Potenciar el
el
reconocimiento
reconocimiento
Impulsar
Impulsar la
la
dimensión
dimensión
internacional
internacional de
de
la
la Universidad
Universidad
C.6
V.5
Mejorar
Mejorar la
la calidad
calidad
percibida
percibida de
de los
los
estudiantes
estudiantes
Mejorar
Mejorar la
la
empleabilidad
empleabilidad
de
de los
los
egresados
egresados
Relaciones
Universidad-Empresa
Estrechar
Estrechar las
las
relaciones
relaciones
UniversidadUniversidadEmpresa
Empresa
C.2
Facilitar
Facilitar las
las
prácticas
prácticas en
en
empresas
empresas al
al
mayor
mayor nº
nº posible
posible
de
de estudiantes
estudiantes
P.3
C.5
Desarrollar
Desarrollar
nuevos
nuevos modelos
modelos
de
de gestión
gestión
estratégica
estratégica R.3
P.2
Desarrollar
Desarrollar el
el
proceso
proceso de
de
Marketing
Marketing
Incrementar
Incrementar el
el número
número de
de
nuevos
nuevos productos
productos yy
servicios
servicios educativos
educativos yy
culturales
culturales adecuándolos
adecuándolos aa
las
las demandas
demandas de
de la
la
sociedad
sociedad
V.4
Diversificar
Diversificar las
las
fuentes
fuentes de
de
ingresos
ingresos
Orientación al
Cliente/Usuario
Captar
Captar nuevos
nuevos
clientes/usuarios
clientes/usuarios
Propuesta de Valor
Crear
Crear una
una relación
relación
duradera
duradera con
con los
los
clientes/usuarios
clientes/usuarios
V.2
Alcanzar
Alcanzar un
un
rentabilidad
rentabilidad
adecuada
adecuada
Calidad
Implantar
Implantar un
un sistema
sistema de
de calidad
calidad
institucional
institucional que
que permita
permita la
la
evaluación
evaluación de
de la
la educación
educación yylos
los
servicios
servicios yyla
la puesta
puesta en
en marcha
marcha
de
de planes
planes de
de acción
acción
V.1
C.1
Incrementar
Incrementar
rendimiento
rendimiento
de
de inversiones
inversiones
Contener
Contener
costes
costes sin
sin
disminuir
disminuir
calidad
calidad
Eficiencia Económica
Mapa Estratégico Tipo de una Universidad Pública
Este mapa debe ser adaptado a las necesidades de cada universidad matizando los objetivos
que se consideren necesarios, añadiendo o quitando los que no sean de aplicabilidad o
prioritarios para la misma. No obstante se considera que significa una plataforma fundamental
para comenzar la reflexión en una universidad pública.
3.
Metodología de Implantación del CMI en una Universidad
La metodología que se propone para implantar el CMI en una universidad pública se divide
en 10 etapas más la gestión del proyecto y la gestión del cambio. El hecho de que se presente
la metodología en etapas secuénciales no quiere decir que no se pueda empezar una etapa sin
haber acabado la anterior. Es frecuente que mientras se esté realizando la implantación
tecnológica y la implantación del plan de acción se esté diseñando el mapa
estratégico/objetivos/indicadores de las facultades/escuelas universitarias, departamentos y
servicios donde se quiera implantar. Esta metodología pretende ser un modelo tipo y deberá
ser adaptada a la realidad y necesidades de cada universidad. A continuación se presenta un
esquema de la misma:
1
3
Definició
Definición de
objetivos del
proyecto y
planificació
planificación
6
Construcció
Construcción del
Mapa Estraté
Estratégico de
la Universidad
Clarificació
Clarificación
estraté
estratégica de la
Universidad
2
5
4
Determinació
Determinación de los
indicadores, metas e
iniciativas a lanzar en
cada objetivo
estraté
estratégico
Determinació
Determinación del
impacto sobre los
procesos
y sobre los
colectivos
7
8
10
Selecció
Selección del
software de
seguimiento de
objetivos e
indicadores
Implantació
Implantación
tecnoló
tecnológica
Integració
Integración con el
resto de
metodologí
metodologías/
herramientas de
gestió
gestión de la
Universidad
Implantació
Implantación del plan
de acció
acción
Despliegue del CMI a
facultades,
departamentos y
servicios
9
Gestión
Gestión de
de proyecto
proyecto
Gestión
Gestión del
del cambio
cambio
Fuente: Elaboración propia.
Figura 2: Fases de la implantación del CMI en una universidad pública.
4.
Potenciales beneficios de implantación del Cuadro de Mando Integral en las
Universidades españolas
Todas estas experiencias muestran los beneficios que podría encontrar una universidad
pública en su implantación:
− Mayor claridad estratégica en todos los niveles de la universidad. En gran parte de las
entrevistas mantenidas para la elaboración de este trabajo con personal de diferentes
universidades, éste ha mostrado poco conocimiento acerca de cuál es la estrategia de la
universidad.
− La información estratégica está dispersa y se manejan diferentes datos globales en función
del área que la elabore. La implantación del CMI permitiría trabajar con el “dato único”
evitando duplicidades de datos y discrepancias en las fórmulas de cálculo de indicadores
que se utilizan, por ejemplo, en la elaboración de los presupuestos.
− Mayor diálogo estratégico entre los agentes responsables de la definición e implantación
de la estrategia de la universidad, creando una visión compartida y discutida de la
estrategia y los principales retos de la universidad para el futuro, lo que permite alinear el
presupuesto a una única visión y no a diferentes visiones, que en ocasiones trabajan en
sentidos divergentes o al menos no congruentes.
− Dotación a la universidad de una potente herramienta de comunicación (el Mapa
Estratégico) de su estrategia para toda la comunidad académica.
− Participación de alumnos en el proceso de planificación estratégica, que son los usuarios
finales de la universidad y sus servicios.
− Permitiría la involucración de diferentes niveles de la universidad en la planificación de la
estrategia, generando una mayor comprensión, un mayor compromiso y una mayor
satisfacción de los empleados de la universidad.
− El CMI puede ser una herramienta de diálogo muy potente con otros organismos, que ven
a la universidad como un ente estático y a veces desconectado de la realidad de las
empresas.
− Un buen proceso de implantación, dado el bajo nivel actual de desarrollo del CMI en las
universidades públicas en toda su dimensión, convertiría a una universidad pionera en un
referente en gestión universitaria a nivel nacional. Se puede considerar incluso en
convertirlo en una fuente de ingresos directos asesorando a otras universidades en la
implantación.
− Reducción del tiempo de elaboración de la información de gestión y disminución
considerable del esfuerzo necesario para conseguirla. Se pueden dedicar esas horas
disponibles a tareas de mayor valor en los departamentos involucrados. Se puede
incrementar la satisfacción de los empleados que dedican mucho tiempo a la preparación
de informes que en muchas ocasiones no tiene difusión.
− Creación de un entorno compartido de información consultable por todos, viendo cada
uno lo que su nivel de responsabilidad requiere.
− Mejora sustancial de la información y reducción del tiempo de preparación y duración de
las reuniones de gobierno, al presentar la información a los gestores de una manera que
permita tomar decisiones ágilmente.
− Reducción de los informes tradicionales no útiles ya que en el proceso debe revisarse qué
información se obtiene actualmente y ya no se utiliza por nadie en la organización, o no
tiene la vigencia/urgencia que tuvo en el pasado pudiendo incluso eliminarse su
elaboración.
En conclusión, los beneficios serían patentes y por tanto sería deseable que las universidades
públicas no renunciaran a ellos.
5.
Propuesta de Futuras Líneas de Investigación
El presente trabajo se concluye con una propuesta de nuevas líneas de investigación sobre este
tema como son las siguientes:
− Diferencias entre el CMI de una universidad pública y una privada. La gran diferencia
puede estar fundamentalmente en los objetivos de las perspectivas financiera/valor y en la
perspectiva de clientes. En esta última la propuesta de valor es diferente a la que se puede
encontrar en una universidad.
− Integración del CMI y el EFQM (European Foundation for Quality Management). En el
ámbito empresarial actual en España cuando las empresas tienen implantado el CMI
normalmente no se plantean adoptar otro modelo de gestión, sin embargo hay un buen
número de empresas (como puede ser el caso del Ente Público de Puertos del Estado
español y algunas Autoridades Portuarias) que aún teniendo implantado el modelo EFQM
se han lanzado a la implantación del CMI. Las razones para ello son variadas. Quizá la
más importante es que mientras el modelo EFQM aporta la distancia de la organización a
la empresa excelente que debería ser, ésto lo hace en un momento del tiempo, pero no es
una herramienta tan ágil tanto en la comunicación, implantación y seguimiento de la
estrategia como es el CMI.
− El CMI en las empresas multinacionales y/o multinegocio. Una línea de investigación
importante sería identificar las mejores prácticas de como se debe implantar el CMI en
una empresa que está presente en diferentes países (por ejemplo con la casa matriz en
EEUU y con sedes en Europa y Asia) y que se dedica a diferentes negocios, con
segmentos de clientes diferentes para cada línea de negocio (e incluso para cada producto
dentro de la línea), y diferentes propuestas de valor. ¿Cómo será entonces el mapa
estratégico corporativo? ¿Cómo se haría el despliegue a las unidades de negocio? ¿Cómo
se tienen en cuenta las diferentes culturas y realidades de cada país? ¿Cómo se fijan los
objetivos y las metas? ¿Cómo se priorizan las iniciativas a lanzar desde la casa matriz?
Este puede ser el caso de General Electric, Bosch, y otras muchas compañías
multinacionales.
− El CMI y el presupuesto. Una de las grandes ventajas del CMI es que ayuda a asignar
estratégicamente el presupuesto, emprendiendo de forma prioritaria aquellos proyectos
que se ha identificado que pueden tener mayor impacto en los objetivos estratégicos (a
través de las matrices de impacto). Sin embargo, sin la experiencia adecuada, esta
integración del presupuesto puede no ser una tarea trivial.
− El CMI y otras herramientas de control de gestión como el Activity Based Costing (ABC)
y Activity Based Management (ABM). En general a lo largo de las múltiples
implantaciones del CMI que se han realizado en el mundo empresarial público y privado
en empresas de muy diferentes sectores queda de manifiesto que existe un gran
desconocimiento de la potencia de las herramientas ABC y ABM para la implantación del
CMI.
− Implantación del CMI en entidades sin ánimo de lucro. El CMI se ha implantado
ampliamente en entidades tanto públicas como privadas de todo el mundo
(http://www.thepalladiumgroup.com/about/hof/Pages/HofViewer.aspx). En EEUU existen
algunas implantaciones “famosas” como la implantación del CMI en The United Way of
Southeastern New England, en El Instituyo May de Massachussets o la fundación
filantrópica de capital riesgo situada en Boston New Profit, Inc (Kaplan, 2001). Algunas
de las razones para esta falta de experiencias en España es sin duda el presupuesto con que
cuentan estas organizaciones en nuestro país (y por tanto el escaso interés que generan en
las empresas de consultoría que se dedican a éstos temas y que además tienen altas tarifas)
y la menor profesionalización de la gestión en comparación con este tipo de entidades en
los EEUU (sin contar por supuesto que el origen del CMI es americano). Por ello podría
ser de gran utilidad para estas organizaciones la creación de un modelo de implantación
del CMI que reflejase las particularidades de estas organizaciones.
− La implantación del CMI en diferentes sectores. En este trabajo se ha desarrollado un
modelo para la implantación del CMI en las universidades públicas españolas. Sin
embargo este trabajo se podría adaptar a diferentes sectores tanto públicos como privados,
creando por ejemplo el modelo de implantación del CMI en los sectores de
telecomunicaciones, banca, seguros, etc.
− El CMI para la gestión de riesgos en bancos y cajas de ahorro. Un tema de profunda
actualidad es la gestión del riesgo en bancos y entidades de crédito. Una propuesta de
CMI para el área de riesgos sería un excelente punto de partida para muchos
departamentos de riesgos de estas entidades en una época en que su actuación está en
entredicho.
− Como incorporar la medición de intangibles en el CMI. Uno de los temas que más cuesta
incorporar en el CMI y para los que las empresas tienen más dificultad de añadir tanto
objetivos como sobre todo indicadores es la medición de los intangibles. Sin embargo,
éstos son cada día más importantes y aportan un gran valor a la empresa. Emprender una
investigación en este sentido sería de gran utilidad para muchas empresas.
− La implantación del CMI en las pequeñas empresas. Una de las grandes preguntas que
surgen en multitud de ocasiones en los seminarios de las escuelas de negocio sobre el
CMI es la siguiente: ¿Tiene sentido implantar el CMI en las Pymes donde somos un grupo
reducido de personas y todos conocen (según el director general o el dueño) la estrategia?
− El CMI de las áreas de Recursos Humanos (RRHH) y Sistemas de Información (SSII).
Uno de los temas donde hay un mayor interés latente en la implantación del CMI, es en su
aplicación a las áreas de RRHH y SSII. Tradicionalmente las áreas de RRHH y SSII son
tratadas como generadores de coste y el valor que aportan a la empresa está, en muchas
ocasiones, difuso. El CMI podría ser utilizado por los directores de RRHH y de SSII
(fundamentalmente a través del mapa estratégico) como una herramienta para mostrar al
Comité de Dirección el valor que aportan sus departamentos a la consecución de los
objetivos estratégicos de la empresa.
− El CMI y los incentivos, dirección por objetivos y gestión por competencias. Una de las
palancas con mayor fuerza para mover a una organización en un sentido o en otro es la
fijación de los incentivos. Es decir, a qué objetivos ligamos la retribución variable tanto de
los directivos, como del resto de la organización. En la implantación del CMI
encontramos habitualmente el siguiente dilema: ¿Cuál es el momento idóneo para ligar el
CMI con la retribución variable?
− Programas de calidad y mejora de la gestión de las universidades públicas españolas. Las
universidades públicas españolas en los últimos años se han tenido que embarcar en
programas de mejora de la calidad ya que así les ha venido marcado por el Plan de
Calidad de la Universidades. Cabría preguntarse si han sido realmente efectivos éstos
programas de mejora de la calidad. ¿Las universidades públicas españolas han optimizado
sus costes, han mejorado su gestión y han conseguido niveles más altos en la satisfacción
de sus clientes internos y externos? ¿O en muchos casos ha sido un ejercicio más
institucional que práctico para conseguir una certificación de calidad?
− Nuevas fuentes de financiación para las universidades públicas. Desde hace unos años la
universidad española (como casi todas las universidades europeas) se ha enfrentado con
un entorno en el que cada vez recibe menos recursos del Estado, y en el que tiene una
mayor competencia en su negocio tradicional por instituciones privadas. Por ello, uno de
los grandes retos de la universidad pública del futuro es la búsqueda de nuevas fuentes de
financiación.
Referencias
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Publising.
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Kaplan, R.S.; Norton, D. P. (2004). Strategy Maps. Converting Intangible Assets into
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Olve, N.G.; Petri, C.J.; Roy, J.; Roy, S. (2003). Making Scorecards Actionable. Balancing
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