El entorno de trabajo con la hoja de cálculo excel

Práctica 4: Hoja de Cálculo Excel
PRÁCTICA 4
PRINCIPALES ASPECTOS DE LA HOJA DE CÁLCULO EXCEL
El entorno de trabajo con la hoja de cálculo excel.
Al abrir el programa nos aparece una pantalla en la que aparece una zona cuadriculada
con numerosas casillas:
Esa área cuadriculada se denomina hoja de trabajo y está formada por 256 columnas
(notadas con A, B, C,…) y por miles de filas (notadas con 1, 2, 3,…)
Cada una de esas casillas se denomina celda y se nota por la letra de su columna y el
número de su fila, es decir, A1, B12, etc…
Entre los elementos a destacar en esa pantalla podemos señalar la barra de fórmulas
En ella aparece en primer término señalada la celda en donde tenemos puesto el cursor,
en este caso A1 y, a continuación, la zona para escribir texto o fórmulas.
En la parte de debajo de la pantalla aparece una barra con la que podemos movernos por
varias hojas como si fueran las hojas de un cuaderno o un libro
1
Práctica 4: Hoja de Cálculo Excel
Seleccionar filas, columnas y celdas
Para seleccionar una fila pulsamos sobre el número que designa dicha fila. Si queremos
seleccionar varias, mantenemos el botón del ratón pulsado y nos desplazamos hasta la
fila que deseemos.
Para seleccionar una columna pulsamos con el botón izquierdo del ratón sobre la letra
que la designa. Si queremos seleccionar varias columnas, manteniendo pulsado el botón
izquierdo del ratón, arrastramos hasta donde deseemos.
En Excel se puede definir un rectángulo de celdas, que recibe el nombre de Rango de
celdas y se nota con el nombre de su celda superior izquierda y su celda inferior derecha
separadas por dos puntos, es decir, A3:D7
Para seleccionar un rectángulo o rango de celdas pulsamos sobre la celda situada en una
esquina y arrastramos el ratón hasta la esquina opuesta. Si lo que queremos es seleccionar varias celdas salteadas, seleccionamos la primera de ellas, soltamos el botón del
ratón y, con la tecla “Ctrl” pulsada seleccionamos la siguiente y así sucesivamente. Si
queremos seleccionar toda la hoja de trabajo, pulsamos sobre la casilla de la esquina
superior izquierda de la tabla.
Introducir datos en la hoja
En las celdas de la hoja podemos introducir texto, números y funciones. Para ello nos
situamos con el ratón sobre la celda en la que queremos introducir datos y, a continuación, escribimos. Si nos fijamos el texto aparece en la celda y en la barra de fórmulas.
Además, en esta barra, en ese momento aparecen los símbolos  y . El primero de
ellos nos sirve para eliminar lo que acabamos de escribir, lo que también podemos hacer
situándonos en la barra de fórmulas y utilizar ahí la tecla de retroceso o la tecla ”Supr”.
El segundo es para confirmar lo que hemos escrito, lo que también podemos hacer con
la tecla “Enter”.
Nombrar rangos de celdas
Es muy útil dar nombres a los rangos para movernos por las celdas y localizar zonas que
nos interesen. Por ejemplo,
2
Práctica 4: Hoja de Cálculo Excel
En esta tabla podemos asignar un nombre a las filas que indican los meses (por ejemplo
“Meses”) y otro a la columna donde parecen los Bancos (por ejemplo “Bancos”). Para
ello, seleccionamos la primera de ellas y en la primera casilla de la barra de fórmulas
escribimos el nombre. De esa manera cuando estemos en otro punto de la hoja de trabajo, sólo tenemos que ir a esa casilla y seleccionar el nombre que le hayamos dado y la
hoja nos muestra esa zona:
Desbordamiento de datos
Es frecuente que al introducir texto o números en una celda éstos nos ocupen más del
ancho de celda. Según que ese desbordamiento sea debido a texto o a numérico, Excel
actúa de distintas formas:
1. Si el desbordamiento es porque hemos escrito más texto y la casilla de la derecha está vacía, el texto sigue por la derecha libremente
3
Práctica 4: Hoja de Cálculo Excel
2. Si la casilla de la derecha ya está ocupada entonces sólo es visible el texto que
quepa en la zona visible:
3. Si el desbordamiento es debito a números, Excel nos lo muestra con el símbolo #
o con notación científica.
Insertar celdas, filas, columnas y hojas
Para insertar celdas, filas o columnas, en la Barra Estándar seleccionamos Insertar y a
continuación Celdas o bien Filas o bien Columnas. Para insertar una nueva hoja de
cálculo, en el menú mencionado seleccionamos Hoja de Cálculo. Una vez insertada
podemos cambiar la posición de dicha hoja, el nombre, insertar, eliminar, etc., sin más
que situarnos sobre ella, pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar lo que se desee.
Operaciones matemáticas
Excel nos permite trabajar con gran cantidad de datos y realizar con ellos distintas operaciones matemáticas. Se pueden realizar las operaciones matemáticas básicas con los
signos + (sumar), - (restar), * (multiplicar), / (dividir) y ^ (potenciación), así como utilizar un gran número defunciones predefinidas. Una de las operaciones más inmediatas es
sumar columnas o filas, para ello se selecciona la fila o columna cuyos datos queremos
sumar y pulsamos el símbolo  en la Barra Estándar:
4
Práctica 4: Hoja de Cálculo Excel
Aunque también podría hacerse poniendo en la barra de fórmulas =SUMA(D6;D7;D8)
o bien = D6+D7+D8
Como ejemplo hagamos una hoja con los gastos en electricidad que hemos tenido en
nuestra casa durante el primer semestre del año; a continuación calculemos el total que
hemos gastado en electricidad en ese semestre; seguidamente calculamos el mínimo y el
máximo valor y, por último, calculemos el gasto medio de todos esos meses. Nos quedaría algo así:
Uno de los aspectos más interesantes de Excel es que si cambiamos algún dato porque
nos hayamos equivocado, las funciones se recalculan teniendo en cuenta los nuevos
datos. Practicarlo en el ejemplo anterior.
Copiar
Para copiar los elementos de una celda se pueden seguir distintos caminos: primero se
selecciona la celda y luego se pulsa el botón derecho del ratón y a continuación copiar
(o bien en el menú Edición o bien con los botones de la Barra Estándar), podemos observar que el contorno de la celda aparece intermitente. Por último ponemos el ratón en
donde queramos que se copie y le damos a pegar (lo que podemos hacer con el botón
derecho del ratón o en el menú Edición o en la Barra Estándar). Para que la celda deje
de estar intermitente le damos a Escape.
Si lo que queremos hacer es repetir el contenido de una celda en toda su fila o toda su
columna, la marcamos y nos situamos en la esquina inferior derecha de la celda, veremos una crucecita negra, pues bien, manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón
arrastramos hasta donde deseemos que se copie.
Una opción habitual es copiar fórmulas, lo cual se hace de la misma forma que hemos
descrito anteriormente, aunque el programa nos ofrece más posibilidades. Veamos un
ejemplo:
Supongamos que en C1 queremos poner la suma de A1 + B1
5
Práctica 4: Hoja de Cálculo Excel
En la barra de fórmulas escribimos =SUMA(A1:B1), y nos parece:
Si lo que queremos es que en la columna C nos parezca la suma de A y B, marcamos C1
y le damos a copiar, a continuación le damos a pegar en C2 y arrastramos el ratón hasta
el final. O bien, arrastramos la crucecita que aparece en la celda C1 hasta el final. Lo
que ocurre es que se copia la fórmula y no el resultado de C1. El resultado es el siguiente:
Hay que tener en cuenta que de este modo se hace una copia relativa, es decir, lo que
aparece en C2 es la suma de A2 y B2. Si lo que queremos es que se copie de forma absoluta el resultado de la celda C1 tenemos que escribir el signo $ delante de los números
y las letras que designan las celdas. Siguiendo con el ejemplo, quedaría:
=SUMA($A$1:$B$1). Esto también puede hacerse señalando Valores en la función
Pegado Especial del menú Edición. De última forma se puede copiar igualmente el
formato.
Gráficos
Es muy fácil hacer gráficos con el Asistente para gráficos. Por ejemplo vamos a realizar la representación gráfica de los datos aportados por la función de capitalización
compuesta
6
Práctica 4: Hoja de Cálculo Excel
Para ello seleccionamos las dos columnas de pulsamos en el icono del Asistente para
Gráficos, y seguimos los siguientes pasos:
Paso 1: Marcamos el tipo de gráfico que deseamos, en este caso Líneas, y dentro de ese
tipo marcamos el segundo de ellos
Paso 2: Comprobamos que el Rango de Datos es el correcto. Seleccionamos la pestaña
Series y eliminamos la serie 1 (porque no nos interesa que se represente los datos de la
columna A) y le ponemos nombre a la serie 2 (que es la correspondiente a la columna
B), concretamente le llamamos “Capitalización”
Paso 3: Aquí podemos poner nombres a los ejes, al gráfico, etc.
Paso 4: Nos pide si lo inserta en la hoja en la que estamos trabajando.
Con todo esto, el gráfico nos queda como sigue:
Una vez hecho el gráfico se pueden cambiar las opciones de fuente, de relleno, colores,
etc., para ello simplemente nos situamos sobre el gráfico y pulsamos con el botón derecho del ratón y vamos seleccionando el formato que nos interesa.
7