Recibos - DacFlex

C A P Í T U L O
1 - B A N C O
Banco
Capítulo1
CONTROL DE BANCO
DacEasy Contabilidad
Este capítulo explica como usar la opción Transacciones/Efectivo para
ayudarle a mantener el seguimiento de los flujos de banco en sus
negocios.
Use la opción banco para registrar recibos de caja de sus clientes o
suplidores. Usted puede también registrar un recibo y transferir una
cuenta del Libro Mayor.
Después de completar este capítulo usted sabrá como:

Entrar recibos de caja.

Configurar una cuenta de banco.

Editar un número de depósito por defecto.

Entrar un avance de un pago de un cliente.

Reversar un recibo de caja asentado.
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Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com . Tel: (809) 563-3232, Fax (809) 547-3967
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Recibos
Use la opción Recibos para registrar los ingresos recibidos. Esto
incluye efectivo, pagos con cheques o tarjeta de crédito que usted
recibe de clientes, intereses ganados, dinero recibido de la venta de
algún activo o ingresos misceláneos.
Tip: Usted podría configurar cada cuenta de banco como conciliable. Seleccione el campo
cuenta Conciliable con Banco de la pantalla de Editar Cuentas.
Como entrar un recibo
Para
entrar
un
recibo,
seleccione
del
menú
principal
Transacciones/Efectivo. Entonces seleccione Recibos del submenú
de Efectivo. La pantalla de Recibo se desplegará.
Figura 1-1: Pantalla de Recibos
La información de esta pantalla es agrupada dentro de dos áreas
principales, nosotros nos referimos a las áreas de encabezado y
detalle. Cada área es explicada debajo.
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Campos de la pantalla de recibos
Área de Encabezado. Esta identifica el recibo.
Número Este es el Número de Transacción para el recibo. DacEasy
automáticamente entra el Número cuando presione Enter.
Editar una transacción existente. Usted puede editar una
transacción existente de un recibo no posteado. Para accesar
el recibo, entre el número que desea en este campo. Si no
conoce el número presione
para desplegar la mirada de los
Recibos de Caja, Seleccione el recibo de la lista que se
desplega.
Fecha
Use ese campo para registrar la fecha en que usted recibió el
dinero. DacEasy usa esa fecha cuando postee las
transacciones.
DacEasy desplega la fecha corriente del sistema(fecha de
hoy). Presione Enter en ese campo para aceptar la fecha del
sistema.
Banco/Caja
Use ese campo para seleccionar el número de cuenta de
banco que usted quiere afectar con ese depósito.
Presione Enter en ese campo para aceptar la cuenta de caja
por defecto de la pantalla de cuentas de interface o presione
para seleccionar una cuenta diferente de la búsqueda. La
búsqueda desplegará todas las cuentas reconciliables.
Configurando por defecto la cuenta de banco. El número que
entre en el campo banco es la cuenta con la cual usted quiere
que DacEasy deposite el recibo. Ese número siempre estará
por defecto pués fue designado en la pantalla de Cuentas de
Interface. Puede cambiar el número si quiere que la
transacción afecte otra cuenta. Escriba el Número de cuenta
conciliable que quiera usar. Si no conoce el Número, presione
F5 para accesar a la búsqueda. Cuando encuentre la cuenta
que quiera usar, presione Enter. La cuenta usada debe estar
marcada como conciliable.
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No. Documento
Entre el Número a asignar a este depósito. Si quiere aceptar
el que asigna DacEasy, presione Enter.
Agrupando depósitos. Use el campo Depósito para agrupar
numerosos recibos dentro de un Número de depósito del
banco. Todos los recibos usando este Número son agrupados
en el Reporte de Recibos y en la pantalla de conciliación.
Puede cambiar este Número si necesita usar un nuevo
Número de recibo. DacEasy® sólo incrementa el Número en
este campo si acepta el Número del depósito que desplega y,
entonces, salga y secuencialmente re-entre a la pantalla de
Recibos. Por ejemplo, si quiere que en DacEasy® el Número
de depósito del banco sean el mismo, edite la contra cuenta
(vea el aviso debajo). Ahora, cada vez que entre a la opción
de Caja, procese un recibo y salga, DacEasy® incrementará el
Número por usted.
Aviso: Puede incrementar el Número del depósito desde que
aparece en la pantalla. Seleccione Edición/Cuentas y desplegue la
cuenta de banco. Presione Shift+F5 para editar el Número del
depósito. Escriba el próximo Número que quiera desplegar cuando
entre recibos de caja. Presione
para salvar el cambio. La
próxima vez que accese la pantalla de Recibos, el nuevo Número
aparecerá en el campo Depósito
Tipo de Deposito
Seleccione el tipo de deposito a usar cuando introduzca los
recibos de efectivo. Si imprime un deposito en DacEasy
Contabilidad, el deposito incluye el total de todos los recibos,
y luego lista cada cheque individualmente.
Nota: Este campo muestra la opción seleccionada por omisión
en el campo Tipo de Deposito por Defecto en la caja de
dialogo Preferencia del Sistema.
Pagado Desde
Utilice este campo para indicar la fuente del recibo.
Cliente—Recibos por clientes. Para clientes con crédito y
balance adelante, aplique estos recibos contra facturas
tecleadas en el módulo de facturación ó Cuentas por Cobrar.
Para clientes de pago en efectivo, usted asignara una ó más
cuentas de su catálogo de cuentas como la fuente de este
recibo.
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LM—Recibo de Libro Mayor. Teclee este tipo de recibo si no le
interesa monitorear información específica de ventas para un
cliente. En lugar de aplicar el recibo contra facturas tecleadas
en otros módulos, asigne estos recibos a cuentas del catálogo
de cuentas.
Proveedor—Reembolsos recibidos de proveedores. Para
proveedores de crédito ó balance adelante, aplique estos
reembolsos contra compras tecleadas en los módulos de
Compras ó Cuentas por Pagar. Para proveedores que trabajan
en efectivo, usted asignará una ó más cuentas del catálogo
como fuente de este reembolso.
Código
Entre el código del cliente o el suplidor. Después de entrar el
código, la dirección del cliente o suplidor automáticamente se
desplegará.
Encontrando un código. Si no conoce el código, presione
en el campo código para accesar a la búsqueda. Muévase
en la pantalla hasta que encuentre el código y presione
Enter. DacEasy® desplega una lista de facturas en la cuenta
del cliente o suplidor cuando entre al cuerpo de la
transacción.
Puede también usar el campo Código cuando entre un recibo
de caja o al balance general. DacEasy no desplega facturas
para el cliente que seleccionó. Si entra un código cuando
haga un recibo al Libro Mayor, DacEasy refiere al cliente.
Por ejemplo, si recibe una devolución de dinero desde un
suplidor, podría referenciar este suplidor, pero no es capaz de
aplicar la devolución a una factura. Por entrar el código, sabe
desde quien recibió el dinero. La transacción no afectará el
balance del suplidor.
Monto
Entre el monto total del recibo en el campo Monto.
Aviso: Presione
en el campo monto para accesar una
búsqueda de todas las facturas pendientes para un cliente.
Aplicado DacEasy desplega el monto del recibo de caja aplicado a
facturas pendientes.
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A Aplicar
DacEasy calcula el resto del dinero a la izquierda y lo aplica a
la derecha. Ese es el campo monto menos el campo aplicado.
Nota: Si un cliente envía un pago por más que el balance de
la cuenta, puede crear un avance. Despúes de aplicar el pago
para cada resto de la factura, presione F3 para crear un
avance por el balance restante. Los avances sólo están
disponibles para clientes con cuentas tipo abierto o
acumulado. No puede crear un avance para clientes tipo
Contado.
Referencia Use el campo Referencia para entrar una corta descripción
de la transacción. La información en este campo es opcional.
Nota: Presione
en el campo Referencia para accesar la
búsqueda de todas las facturas pendientes por Cliente o
Suplidor.
Area de Detalle para Clientes/Suplidores cuenta tipo Abierta
(Open) y Acumulado(Balance Forward). Esa área identifica
todas las facturas pendientes asociadas con ese cliente o
suplidor. Presione Enter para avanzar al área de Detalle.
Seleccione la factura a la cual quiere aplicar el pago y
presione Enter otra vez.
Factura Desplega el Número de la factura pendiente. Esas pueden ser
facturas asentadas y no asentadas.
Fecha Factura
Desplega la fecha de transacción de la factura. No puede
editar este campo.
Referencia
Este campo es para su información. Puede entrar una
referencia para este recibo de caja. Podría querer entrar el
Número de cheque usado para pagar una factura como una
referencia. La información en este campo es opcional.
Tip: Si presiona F7 con el cursor el campo referencia,
DacEasy podría entrar el monto en el campo aplicado.
Monto DacEasy desplega los montos pendientes para una
factura. Este es el monto de la factura que el cliente todavía
le debe
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Descuento Disponible
DacEasy desplega los términos de monto de descuento
disponibles para este cliente.
Aplicado Escriba el monto del pago que quiera aplicar a esta factura y
presione Enter. Puede aplicar todo o parte de el monto que
está entrando en el campo monto. Si sólo aplica una parte
usted puede aplicar el resto a otra factura o crear un avance.
El monto entrado en este campo es adicionado para el campo
aplicado en el encabezado. La transacción no puede ser
procesada hasta que el monto del encabezado no sea igual al
campo monto del detalle.
Descuento tomado
Use el campo Descuento Tomado para entrar todo descuento
dado por pronto pago.
Area de detalle para recibos de Clientes/Suplidores y
LM. Esa área es usada para entrar la cuenta de Libro Mayor que
está transfiriendo cuando crea un recibo de caja tipo
cliente/suplidor o selecciona MG en el campo Pagado.
Figura 1-2: Entrada de Detalles de Recibos para clientes o proveedores pagado desde el Libro
Mayor
Cuenta Entre la cuenta a compensar. Si el recibo es de un cliente tipo
Caja o Efectivo la cuenta por defecto de ingreso se
desplegará. Esa cuenta puede ser cambiada.
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Descripción
La descripción de la cuenta se desplegará. Ese campo puede
ser editado.
Monto
El monto de la sección de encabezado se desplegará. Ese
campo puede ser editado si el monto total va a ser dividido
entre mas de una cuenta.
Factura Entre el número de la factura del cliente que está pagando.
Ese campo es opcional.
Valor Factura
Entre el monto de la factura. Ese campo es opcional.
En conclusión
Puede ejecutar cualquiera de las siguientes operaciones después de
entrar la transacción.
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
Presione
para salvar la transacción. Si el asiento en línea
está fijado como Yes en la pantalla Sistema de Preferencias,
la transacción será asentada.

Presione
Esc para borrar la transacción
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Saldo Bancario
Usted puede ver el saldo en efectivo para una cuenta bancaria,
incluyendo actividad sin asentar, mientras teclea una transacción en el
módulo de Efectivo. Para ver el saldo en efectivo desde las cajas de
diálogo Recibos ó Pagos, haga clic en Opciones y seleccione Saldo
Bancario o presione Shift+F3 desde la pantalla de recibos. Se
desplegará la pantalla de Saldo de Efectivo
Figura 1-3: Saldo de Efectivo.
El número de cuenta tecleado en la transacción se muestra en el
campo Cuenta; sin embargo, usted puede teclear una cuenta diferente
ó hacer clic en Buscar y seleccionar otra cuenta.
La actividad sin asentar se muestra para cada módulo. Esta cantidad
se agrega al saldo actual para la cuenta y la cantidad neta se muestra.
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Reversar un recibo asentado
Si entra y asienta un recibo por error, necesitará reversar la
transacción. Los siguientes pasos explican como reversar un recibo de
caja asentado
Pasos rápidos para reversar un asentado
1. Seleccione menú Transacción/Efectivo.
Pagos.
Entonces seleccione
Figura 1-4: Pantalla para reversar un recibo asentado.
2. Presione Enter en los campos Número y Fecha.
3.
En el campo Tipo de Cheque, seleccione Manual.
4.
Entre la cuenta de banco usada para la transacción original en el
campo Banco.
5.
Entre el número de depósito original en el campo cheque.
6.
En el campo Pagado A, seleccione Suplidor, Cliente o LM desde
quien obtuvo el recibo original.
7.
En el campo Código, entre el mismo código de cliente o suplidor
como en la transacción original.
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Avance al campo Monto y entre el mismo monto como en la
transacción original. Es importante usar el mismo monto para
mantener un completo rastro de auditoría de la transacción.
Digite Reversa en el campo referencia.
En el área de Detalle de la pantalla, aplique el monto a la misma
factura como en la transacción original. La factura podría
mostrarse en la pantalla con un monto cero.
Presione
para salvar la transacción de reversa. Después que
entre la reversa, vuelva a la pantalla de Recibos y entre el recibo
otra vez usando el monto correcto, si es necesario.
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B A N C O
Imprimir fichas de depositos
Puede economizar tiempo y evitar errores cuando haga los depósitos
bancarios ya que puede imprimirlos directamente desde DacEasy. La
cantidad en efectivo, cada cheque individual y el total se imprime en la
ficha depósito. (La opción Menos Efectivo Recibido siempre se muestra
en cero). Para acceder a la caja de dialogo Imprimir Ficha de Deposito,
seleccione Imprimir Efectivo desde el menú Transacciones y luego
seleccione Ficha de Deposito.
Figura 1-5: Pantalla para imprimir fichas de depósito.
Nota: Las fichas de depósitos solo pueden imprimirse en un estilo laser y
no puede editar la planilla. Usted puede comprar sus hojas de depósitos
directamente a DacEasy para asegurarse que el formulario es compatible
con DacEasy Contabilidad.
Opciones en la caja de dialogo Imprimir Ficha de Deposito
Cuenta de Cheques
La cuenta de banco introducida en la caja de dialogo Cuentas de
Interfaz se muestra aquí. Para imprimir depósitos para una cuenta
diferente, teclee el número de cuenta o presione Buscar y seleccione la
cuenta.
Nota: Solo puede seleccionar Cuentas conciliables.
Fecha
Es la fecha en la que se imprime la ficha de depósito. DacEasy tiene
por defecto la fecha actual del programa, sin embargo, este campo
puede editarse.
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Deposito desde/hasta
Teclee un rango de número o presione Buscar y seleccione los
números de depósitos. El total de efectivo recibido para la selección se
imprime en el cuadro Efectivo. Hasta 18 cheques individuales por
depósito son listados. Si incluye mas cheques en el depósito, el total
impreso y los cheques subsecuentes se listan en el próximo deposito.
Nota: Los depósitos incluyen transacciones asentadas y no asentadas.
Time out
Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra
la Furniture Factory para asegurarse de que está usando los
datos ejemplos.
Entonces, complete las siguientes
aventuras:
Aventura 1, Entrando un recibo de caja
Aventura 2, Entrada de un cheque sin fondo hecho a un
suplidor
Aventura 3, Recibiendo un cheque devuelto desde un
suplidor dentro de una cuenta del Libro Mayor.
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Notas
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