reglamento de la dirección de servicios del registro

REGLAMENTO
NACIONAL
DE
LA
DIRECCIÓN
DE
SERVICIOS
DEL
REGISTRO
Publicado en El Alcance No. 29 a La Gaceta No. 30 del 12 de febrero del 2013
REGLAMENTOS JUSTICIA Y PAZ
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
Con fundamento en el artículo 28 de la Ley General de la Administración
Pública, Ley No. 6227 de 2 de mayo de 1978; Ley de Creación del Registro
Nacional, Ley No. 5695 de 28 de mayo de 1975.
Considerando:
1º²Que es obligación ineludible para la Dirección de Servicios (DS)
dependencia del Registro Nacional (RN); respetar la jerarquía normativa
dispuesta en el artículo 7° Constitución Política, las disposiciones legales
regidas por el artículo 11 de la Carta Magna y el mismo numeral de la Ley
General de Administración Pública, de la misma forma promover y facilitar el
principio de legalidad.
2º²Que en aras de buscar el fin supremo de la seguridad jurídica, la Dirección
de Servicios del Registro Nacional y en concordancia con la Ley de Protección
al Ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos ley número
8220 y su reforma 8990, pretende publicitar las formalidades que deben
cumplir los administrados en la gestión de los servicios brindados por el
Registro Nacional a través de la Dirección de Servicios, ello con el fin de
agilizar y mejorar dichos servicios públicos razón por la cual se hace necesario
establecer mecanismos legales que le permitan cumplir a esta Institución ese
objetivo.
3º²Que para los efectos de agilizar y mejorar los servicios públicos que presta
el Registro Nacional a través de la Dirección de Servicios, resulta necesario
establecer mecanismos legales que le permitan cumplir a esta Institución ese
objetivo.
4º²Que sobre el alcance y objetivo del presente reglamento, es establecer las
normas y procedimientos para controlar las operaciones de servicio relativas a
la recepción, administración, control, registro y uso de los recursos con los
cuales cuenta la institución.
POR TANTO:
PROMULGA:
REGLAMENTO DE LA DIRECCIÓN DE SERVICIOS DEL REGISTRO NACIONAL
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1°²De la Dirección de Servicios. La Dirección de Servicios es una
dependencia del Registro Nacional, tiene bajo sus competencias y en acato del
principio de rogación en materia registral, los servicios a los usuarios a partir
de la expedición de documentos acerca de los diferentes Registros que
componen a la institución, valiéndose para ello de cualquier tecnología
moderna.
Artículo 2°²Definiciones. Para los fines del presente Reglamento se aplicaran
los siguientes conceptos y abreviaturas:
a) Ministerio: Ministerio de Justicia y Paz.
b) Junta : Junta Administrativa del Registro Nacional.
c) Dirección General: Dirección General del Registro Nacional.
d) Registro o Institución: Registro Nacional (RNP).
e) Dirección: Dirección de Servicios Registrales (DSR).
f) Instituto Geográfico Nacional (IGN) g) Consejo de Seguridad Vial
(COSEVI)
h) Dirección Nacional de Notariado (DNN) i) Documento de
Identificación Adicional (DIA) j) Matrícula: Número con el que se identifica
el inmueble registrado al igual que a los bienes muebles.
CAPÍTULO II Estructura Organizativa
Artículo 3°²Composición de la Dirección de Servicios. La Dirección estará
conformada por:
a) Dirección de Servicios.
b) Departamento de Recepción y Entrega de Documentos (DRED).
c) Departamento de Servicios Complementarios (DSC).
d) Departamento de Servicios Digitalizados (DSD).
e) Departamento de Placas (DP). f) Sedes Regionales
Artículo 4°²Línea Juica . El Director es el superior jerárquico de la Dirección
de Servicios tanto en materia administrativa como técnica.
Artículo 5²Competencia Administrativa. Tanto el Director como el
Subdirector de la Dirección General del Registro Nacional, como superiores
jerárquicos gozan de competencia administrativa para dar el visto bueno
correspondiente, entratándose del trámite de solicitudes de documentos de
orden administrativo.
CAPÍTULO III
Deberes y atribuciones de la Dirección de Servicios
Artículo 6°²De la Dirección. Además, de las atribuciones que este reglamento
y otras leyes le asignen, corresponderá a esta instancia las siguientes
competencias:
a) Disponer de análisis críticos, estadísticas, indicadores,
evaluaciones de gestión que contribuyan a la toma de decisiones.
informes
y
b) Aplicar criterios registrales emitidos por la Dirección General, Junta
Administrativa y las Direcciones de los diferentes Registros.
c) Mantener canales de comunicación abiertos con los usuarios con el fin de
conservar una imagen institucional vigente y congruente con la realidad social
y económica.
d) Disponer de proyectos de diversa índole, para lograr la eficiencia en el
servicio y el cumplimiento de los objetivos.
e) Disponer de políticas y directrices generales sobre los servicios de atención
a los usuarios que realizan los diferentes trámites en la Institución.
f) Velar por el buen funcionamiento de las unidades organizativas a su cargo,
en cuanto a la prestación de los servicios en las diferentes sedes.
g) Elaborar planes de corto y mediano plazo para maximizar la utilización de
los recursos humanos, materiales y financieros.
h) Vigilar por la correcta aplicación de normas, disposiciones y reglamentos en
materia de servicios que regulan las actividades del Registro Nacional.
i) Contar con criterios y resoluciones jurídico-administrativos sobre el
funcionamiento de los servicios.
j) Tramitar las solicitudes de servicios presentadas por los usuarios, tanto en
Sede Central como en Sedes Regionales.
k) Retroalimentar la toma de decisiones con la información generada por los
estudios de percepción en la calidad de los servicios, tanto en Sede Central
como en las Sedes Regionales.
l) Monitorear los servicios prestados mediante el portal Web del Registro
Nacional, rnpdigital.com.
m) Coordinar con las diferentes instancias del Registro Nacional
requerimientos necesarios para la adecuada prestación de los servicios.
los
Artículo 7°²Del Subdirector. La Dirección de Servicios, contará con un
subdirector con el propósito de coadyuvar en el desarrollo de estrategias
encaminadas al fortalecimiento de la Dirección de Servicios, ejecutando las
disposiciones que le encomiende el Director en aras de brindar un servicio ágil
y oportuno.
Artículo 8°²Del Departamento de Recepción y Entrega. Además de las
atribuciones que este reglamento y otras leyes le asignen, a esta instancia le
corresponderá:
a) Ejecutar criterios técnicos, jurídicos y administrativos para que los
funcionarios y usuarios conozcan los procedimientos y las normas jurídicas
aplicables al departamento.
b) Mantener los procedimientos actualizados para garantizar el control de la
gestión y el servicio al usuario.
c) Generar información sobre la producción, mediante estadísticas e
indicadores para la toma de decisiones sobre los servicios que se prestan a los
usuarios.
d) Velar por la adecuada aplicación de informes técnicos y jurídicos para el
buen funcionamiento del departamento.
e) Evacuar consultas a usuarios internos y externos en cuanto al ingreso y
retiro de documentos.
f) Ejecutar los planes y proyectos propuestos por la Dirección para fortalecer
sus acciones.
g) Verificar los requisitos mínimos de admisibilidad de los documentos a
presentar por los usuarios.
h) Recibir documentos otorgados por profesionales en notariado, topografía,
autoridades judiciales o administrativas.
i) Asignar citas de presentación a los documentos presentados en los diarios
respectivos (Inmobiliario, Personas Jurídicas y Bienes Muebles).
j) Mantener actualizada la base de datos mediante el escaneo de los
documentos recibidos. k) Anotar los documentos recibidos a los usuarios y que
afectan los bienes o derechos inscritos, inscribibles o eventualmente
inscribibles.
l) Asignar los documentos (reparto) a los registradores a nivel de sistema de
cómputo y físicamente.
m) Recibir documentos calificados (por los registradores) en forma física y en
el sistema.
n) Clasificar documentos para su respectivo archivo temporal, o bien para su
envío a las Sedes Regionales, según corresponda.
o) Entregar documentos archivados en las carpetas a los notarios, topógrafos,
autoridad judicial o administrativa.
Artículo 9°²Del Departamento de Servicios Complementarios. Además de
las atribuciones que este reglamento y otras leyes le asignen, a este
departamento le corresponderá:
a) Ejecutar criterios técnicos, jurídicos y administrativos para que los
funcionarios y usuarios conozcan los procedimientos y las normas jurídicas
aplicables al departamento.
b) Elaborar certificaciones literales solicitadas por los usuarios de los actos
inscritos en el Registro Nacional que no consten en el sistema automatizado,
así como aquellos que constan y que complementan la información solicitada.
c) Mantener actualizados los procedimientos para garantizar el control de la
gestión.
d) Generar información de la producción mediante estadísticas e indicadores
para la toma de decisiones sobre los servicios que se prestan a los usuarios. e)
Velar por la adecuada aplicación de los informes técnicos y jurídicos para el
buen funcionamiento del departamento. f) Evacuar consultas a usuarios
internos y externos. g) Ejecutar los planes y proyectos propuestos por la
Dirección para fortalecer sus acciones. h) Emitir salidas del país de los
automotores inscritos. i) Asignar número de cédulas jurídicas. j) Realizar la
reposición de títulos de propiedad de vehículos. k) Emitir certificaciones de
marcas industriales.
l) Emitir documentos certificados referentes a testimonios presentados e
inscritos, rollos, microfichas y zona catastral que no constan en los sistemas
digitalizados así como documentos digitalizados de gran tamaño.
m) Digitalizar (escanear), indexar y cargar al sistema de consulta, la
información de las solicitudes de salidas del país, reposición de títulos de
propiedad, placas, colisiones, levantamientos, y asignación de cédulas
jurídicas.
n) Brindar consulta de información que no se encuentra disponible en Microfilm
Consulta.
Artículo 10.²Del Departamento de Servicios Digitalizados. Además de las
atribuciones que este reglamento y otras leyes le asignen, a esta instancia le
corresponderá:
a) Ejecutar criterios técnicos, jurídicos y administrativos para que los
funcionarios y usuarios conozcan los procedimientos y las normas jurídicas
aplicables al departamento.
b) Emitir certificaciones digitales y productos geoespaciales y atender
consultas de los usuarios en relación con la información contenida en las bases
de datos de los distintos registros.
c) Mantener actualizados los procedimientos del Departamento para garantizar
el control de la gestión.
d) Generar información de la producción mediante estadísticas e indicadores
para la toma de decisiones sobre los servicios que se prestan a los usuarios.
e) Velar por la adecuada aplicación de los informes técnicos y jurídicos para el
buen funcionamiento del departamento.
f) Evacuar consultas a usuarios internos y externos. g) Ejecutar los planes y
proyectos propuestos por la Dirección para fortalecer sus acciones.
h) Coordinar con instituciones y empresas, la ejecución de proyectos de
servicios que involucran información del Registro Nacional, para el
fortalecimiento de las relaciones interinstitucionales.
i) Atender las consultas realizadas a través del Call Center del Portal Web y el
Webmaster referentes a los servicios de consulta y certificaciones del sitio Web
del Registro Nacional.
j) Brindar capacitación a entidades emisoras y receptoras de las certificaciones
digitales del portal Web rnpdigital.com.
k) Generar información para mantener actualizada la página web, sobre los
trámites, requisitos y costos de los servicios.
Artículo 11.²Del Departamento de Placas. Además de las atribuciones que
este reglamento y otras leyes le asignen, a este departamento le
corresponderá:
a) Ejecutar criterios técnicos, jurídicos y administrativos para que los
funcionarios y usuarios conozcan los procedimientos y las normas jurídicas
aplicables al departamento.
b) Realizar la confección de placas metálicas de los vehículos automotores.
c) Tramitar el depósito que hacen los usuarios de las placas metálicas.
d) Emitir documentos de identificación adicional de las placas metálicas.
e) Velar por el buen funcionamiento de los servicios que brinda el
departamento.
f) Determinar los requisitos de seguridad, para la confección de placas
metálicas o cualquier otro dispositivo de identificación.
g) Custodiar las placas metálicas y documentos de identificación adicional.
h) Aplicar control de calidad a la gestión realizada en el departamento.
i) Mantener actualizados los procedimientos para garantizar el control de la
gestión.
j) Generar información de la producción mediante estadísticas e indicadores
para la toma de decisiones sobre los servicios que se prestan a los usuarios.
k) Velar por la adecuada aplicación de los informes técnicos y jurídicos para el
buen funcionamiento del departamento.
l) Evacuar consultas a usuarios internos y externos.
m) Ejecutar los planes y proyectos propuestos por la Dirección para fortalecer
sus acciones.
n) Coordinar, con instituciones y empresas, la ejecución de proyectos que
involucran información del Registro Nacional para el fortalecimiento de las
relaciones interinstitucionales.
o) Verificar la información contenida en los documentos presentados por los
usuarios.
p) Mantener actualizada la información de la base de datos de los depósitos de
placas.
q) Consultar las bases de datos (Consejo de Seguridad Vial, Registro Civil,
Instituto Nacional de Seguros, Dirección Nacional de Notariado y las del
Registro Nacional) para dar legalidad al trámite.
r) Entregar las placas solicitadas por los usuarios.
Artículo 12.²Sedes Regionales. Además de las atribuciones que este
reglamento y otras leyes le asignen, a esta unidad le corresponderá:
a) Ejecutar criterios técnicos, jurídicos y administrativos para que los
funcionarios y usuarios conozcan los procedimientos y las normas jurídicas
aplicables a las regionales.
b) Calificar documentos, según corresponda.
c) Ejecutar y aplicar las atribuciones definidas en los incisos g), h), i), j), k), o)
del numeral 8 del presente Reglamento, correspondientes al Departamento de
Recepción y Entrega. Y asignar a los documentos el número de Registrador de
acuerdo al reparto diario.
d) Recibir documentos calificados en forma física y en el sistema.
e) Clasificar documentos para su respectivo archivo temporal.
f) Entregar documentos archivados en las carpetas a los notarios, topógrafos,
autoridad judicial o administrativa.
g) Ejecutar y aplicar las atribuciones del Departamento de Servicios
Complementarios definidas en los incisos h, i, j, k, l, m del artículo 9 del
presente Reglamento.
h) Ejecutar las atribuciones del Departamento de Servicios Digitalizados
numeradas con el inciso b.
i) En cuanto a las funciones del Departamento de Placas, tramitar la solicitud
de confección y depósito de placas y el inciso r) del artículo 11 del presente
Reglamento.
j) Mantener actualizados los procedimientos para garantizar el control de la
gestión.
k) Generar información de la producción mediante estadísticas e indicadores
para la toma de decisiones sobre los servicios que se prestan a los usuarios.
l) Velar por la adecuada aplicación de los informes técnicos y jurídicos para el
buen funcionamiento de las sedes Regionales de acuerdo a las disposiciones de
los Departamentos de Sede Central.
m) Evacuar consultas a usuarios internos y externos.
n) Ejecutar los planes y proyectos propuestos por la Dirección para fortalecer
sus acciones.
Artículo 13.²Servicios, requisitos y procedimientos. Se establece la Guía
de servicios, requisitos y procedimientos aplicables a todos los Departamentos
de la Dirección de Servicios y a las Sedes Regionales aquí descritos.
Artículo 14.²Vigencia. Rige a partir de la fecha de su publicación. Acuerdos
Firmes J424 de la sesión ordinaria N° 38-2012 celebrada el día 20 de
setiembre del 2012 y Acuerdo J5032012 de la sesión ordinaria N° 46-2012
celebrada el día 22 de noviembre del 2012, ambos acuerdos tomados por la
Junta Administrativa del Registro Nacional.
Jorge Rodríguez Bogle, Ministro de Justicia y Paz a. í. y Presidente Junta
Administrativa del Registro Nacional.²1 vez.²O. C. No. 13-0001.²Solicitud No.
119-783-0007DJ.² (IN2013006115).