ZSQS03_003_Manual de Usuario FI

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Manual de Usuario
Proceso de Negocio FI – Finanzas- TESORERIA
ZSQS03 Building Block FI – Finanzas
Modelo para Argentina
Versión 1
Junio 2005
Módulos:
FI
Manual de Usuario
FI – Finanzas
Proceso:
Capacitación a Usuarios
Autor:
419494637.docFI
Título:
Versión:
01
Fecha de creación
09/09/2011
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Datos Maestros FI – Tesorería
INDICE
1.
2.
3.
Objetivo ................................................................................................................... 3
Prerequisitos .......................................................................................................... 3
Creación de Datos Maetros de Bancos ................................................................ 3
3.1.
Objetivo ............................................................................................................. 3
3.2.
Pasos para la creación de datos maestros de bancos ................................. 3
4.
Chequeras para Bancos Propios .......................................................................... 5
4.1.
Objetivo ............................................................................................................. 5
4.2.
Pasos para la creación de chequeras ............................................................. 5
5.
Carga de Extracto Manual ..................................................................................... 8
5.1.
Objetivo ............................................................................................................. 8
5.2.
Pasos para la carga de extracto manual ........................................................ 8
5.3.
Generar la Contabilización del Extracto Mediante Sesión de Batch Input 14
6.
Conciliación Bancaria Manual - Compensación ................................................ 15
6.1.
Objetivo ........................................................................................................... 15
6.2.
Pasos para la conciliación manual .............................................................. 15
7.
Registro de Cheques Emitidos............................................................................ 17
7.1.
Objetivo ........................................................................................................... 18
7.2.
Pasos para la emisión del registro de cheques ........................................... 18
8.
Deposito de Valores ............................................................................................. 19
8.1.
Objetivo ........................................................................................................... 19
8.2.
Pasos para la presentación de cheques al banco ....................................... 19
8.3.
Cancelación Cta. Riesgo Traslatorio ............................................................ 27
8.3.1.
Objetivo ..................................................................................................... 27
8.3.2.
Pasos para la cancelación ....................................................................... 27
9.
Avisos de Tesorería ............................................................................................. 30
9.1.
Objetivo ........................................................................................................... 30
9.2.
Pasos para la registración de avisos ............................................................ 31
10. Posición de Tesorería y Previsión de Liquides ................................................. 33
10.1. Objetivo ........................................................................................................... 33
10.2. Pasos para la emisión de reportes ............................................................... 33
Módulos:
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FI – Finanzas
Proceso:
Capacitación a Usuarios
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Título:
Versión:
01
Fecha de creación
09/09/2011
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Datos Maestros FI – Tesorería
MANUAL DE USUARIO
1. Objetivo
El objetivo del presente documento es explicar las principales funcionalidades estándar del
sistema SAP R3 en los procesos normales de cuentas a cobrar, como lo es el ingreso de
una factura financiera (sin pedido de venta) de deudor, cobros, analisis de cuenta
corriente, anticipos, etc. Abarcando la totalidad de las transacciones operativas comunes a
este circuíto.
2. Prerequisitos
1) Antes de leer el presente documento debe estar familiarizado con algunas
“Nociones Básicas” concernientes al sistema. Si necesita mas información sobre
“Nociones Básicas” referirse a “ZSQS00_01_Nociones Basicas.doc”
3.
Creación de Datos Maetros de Bancos
3.1.
Objetivo
Crear los datos básicos de los bancos que seran utilizados en el sitema SAP R/3 para la
gestión financiera con bancos propios y bancos de terceros
3.2.
Pasos para la creación de datos maestros de bancos
Para ejecutar la transacción seleccionar la opción de menú o ingresar el código de
transacción:
Módulos:
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Capacitación a Usuarios
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Menú
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Datos Maestros FI – Tesorería
Finanzas
Gestión financiera
Bancos
Datos Maestros
Maestro de Bancos
Crear
Código de transacción
FI01
Accederá a la siguiente pantalla:
El significado de los campos es el siguiente:
Nombre del Campo
País del Banco
Clave de Banco
01
Significado
Identifica el país en el cual tiene su sede el banco. La
clave de país determina las normas de verificación para
los demás datos bancarios (p. ej., código bancario y
número de cuenta bancaria).
En este campo se indica la clave bajo la cual se
almacenan los datos bancarios en el país
correspondiente. El significado específico de esta clave
bancaria en el país respectivo se determina a la hora de
definir la clave del país. Normalmente los bancos se
gestionan bajo su código bancario.
Ingresar los datos correspondientes a cada banco:
Módulos:
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FI – Finanzas
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Capacitación a Usuarios
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4.
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Chequeras para Bancos Propios
4.1.
Objetivo
Crear las cheques que se necitaran tener en el sistema para realizar la asignación
automatica / manual de cheques a ordenes de pago
4.2.
Pasos para la creación de chequeras
Para ejecutar la transacción seleccionar la opción de menú o ingresar el código de
transacción:
Para poder utilizar chequeras, primero se deben dar de alta en el sistema. Como se trata
de una transacción de customizing, simplemente se utilizará el siguiente acceso:
Módulos:
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Título:
Datos Maestros FI – Tesorería
Menú
Código de transacción
FCHI
Los campos para dar de alta un banco son los siguientes:
El significado de los campos es el siguiente:
Nombre del Campo
Sociedad Pagadora
Banco Propio
ID de Cuenta
Significado
Sociedad correspondiente
Codificación del banco propio
Codificación para cada una de las cuentas de cada Banco
Propio
Con estas herramientas
se puede visualizar y modificar la/las chequera/s
ingresadas para esta combinación de campos mencionada.
Esta es la pantalla de actualización de chequeras:
01
Módulos:
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Proceso:
Capacitación a Usuarios
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Título:
Versión:
01
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09/09/2011
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Datos Maestros FI – Tesorería
Se deben completar los campos correspondiente y con las herramientas
se pueden realizar las actualizaciones correspondientes.
Haciendo doble click sobre cualquiera de las líneas deseadas, se puede obtener la
información de la chequera en forma de cuadro:
Módulos:
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Proceso:
Capacitación a Usuarios
Autor:
5.
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Versión:
01
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Título:
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Carga de Extracto Manual
5.1.
Objetivo
Ingresar de forma manual el extracto recibido por el banco en el sistema SAP R/3
5.2.
Pasos para la carga de extracto manual
Importante: las cuentas bancarias a compensar, deben tener gestión de partidas abiertas. En caso
contrario, no se puede realizar la compensación.
Para ejecutar la transacción seleccionar la opción de menú o ingresar el código de
transacción:
Menú
Código de transacción
Completar los datos relevantes:
Finanzas
Entradas
Registrar
Tesorería
Gestión de Caja
Extracto de Cuenta Manual
FF67
Módulos:
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Clave de banco
Cuenta bancaria
Moneda
01
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Título:
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El significado de los campos es el siguiente:
Nombre del Campo
Versión:
Significado
En este campo se indica la clave bajo la cual se
almacenan los datos bancarios en el país
correspondiente. Clave del Banco Central de República
Argentina BCRA.
Este campo contiene el número bajo el cual se lleva la
cuenta en el banco.
Clave de la moneda en la que se gestionan los importes
en el sistema.
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Capacitación a Usuarios
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Versión:
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Nombre del Campo
Significado
Número de extracto
Generado en forma manual.
Fecha de extracto
Saldo inicial
La fecha indica la validez de los datos del extracto de
cuenta. El mismo extracto de cuenta (las posiciones)
puede contener datos de más de un día. La fecha del
extracto sólo indica la fecha en que el banco generó el
extracto.
Saldo inicial del Extracto de la Cuenta
Saldo final
Saldo Final del Extracto de la Cuenta
Fe.contabilización
Fecha para la que se registra el documento en la
contabilidad financiera o en la contabilidad de costes.
Cargar el extracto manualmente, utilizando los códigos de operación correspondientes, por
ejemplo:
El extracto quedaría como sigue:
Módulos:
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Proceso:
Capacitación a Usuarios
Autor:
Al grabar el extracto con
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se vuelve a la pantalla inicial.
Versión:
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Capacitación a Usuarios
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Título:
Versión:
01
Fecha de creación
09/09/2011
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Datos Maestros FI – Tesorería
De allí se presiona
y aparece una lista de todos los bancos propios que
tienen extractos bancarios cargados:
Haciendo doble click sobre el banco se puede ingresar en la lista de extractos propios:
Clickeando sobre el extracto deseado, se puede ingresar al resumen del mismo:
Módulos:
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Proceso:
Capacitación a Usuarios
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Título:
Versión:
01
Fecha de creación
09/09/2011
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Presionando
se puede tratar el extracto, o bien con
ingresar un nuevo extracto.
se puede
Antes de abandonar la operación, se debe grabar el extracto desde la pantalla inicial, con
el ícono correspondiente
o bien presionando CTRL-S, y esto implicará la preparación
de la contabilización del extracto.
El log de contabilización es el siguiente:
Luego se deberá ejecutar la contabilización, que fue dispuesta en una sesión batch input,
de la siguiente manera:
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5.3.
Generar la Contabilización del Extracto Mediante Sesión
de Batch Input
Transacción: SM35
Verificar cuál es la sesión que debe ejecutarse, marcarla y presionar
Elegir las siguientes opciones:
Una vez finalizada la ejecución aparecerá la siguiente pantalla:
:
Módulos:
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Versión:
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Fecha de creación
09/09/2011
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Se debe presionar
y volverá a aparecer la carpeta inicial, pero esta
vez ya no estará disponible el juego de datos porque los asientos ya fueron contabilizados.
6.
Conciliación Bancaria Manual - Compensación
6.1.
Objetivo
Compensar de forma manual las partidas abiertas que se generaron mediante pagos
naturales, y las partidas generadas por la carga del extracto manual
6.2.
Pasos para la conciliación manual
Para ejecutar la transacción seleccionar la opción de menú o ingresar el código de
transacción:
Menú
Código de transacción
Finanzas
Cuenta
Gestión Financiera
Compensar
Libro Mayor
F-03
Completar los datos relevantes junto a la cuenta de clearing que debe compensarse:
Módulos:
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Presionar
Aparecerá una lista con todas las partidas abiertas de la cuenta clearing seleccionada.
Para poder tratar con las partidas deseadas se deberán cumplir los siguientes pasos:
1. Marcar todas las partidas, presionando
2. Desactivar todas las partidas, presionando
3. Identificar las partidas abiertas necesarias, utilizando las clases de documento,
fechas y la columna asignación (nótese que se incluyó en la carga del extracto
bancario este campo, que debería ser idéntico al número de cheque en el asiento
del pago).
Módulos:
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Título:
Versión:
01
Fecha de creación
09/09/2011
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Luego, presionar el ícono de grabación para generar el apunte contable de la conciliación.
7.
Registro de Cheques Emitidos
Módulos:
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Autor:
7.1.
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09/09/2011
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Objetivo
Obtener la información suficiente respecto a los cheques emitidos por la compañía, tanto
manuales como automáticos (el prerequisito de los manuales, es que se hayan asignado a
la orden de pago)
7.2.
Pasos para la emisión del registro de cheques
Para ejecutar la transacción seleccionar la opción de menú o ingresar el código de
transacción:
Menú
Finanzas
Gestión Financiera
Bancos
Entorno
Saldos de cheques
Visualizar
Registrar
Código de transacción
FCHN
Seleccionar los correspondientes parámetros para el informe:
El significado de los campos es el siguiente:
Nombre del Campo
Sociedad Pagadora
Banco Propio
ID de Cuenta
Significado
Sociedad correspondiente
Codificación del banco propio
Codificación para cada una de las cuentas de cada Banco
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Nombre del Campo
Significado
Propio
Luego presionar F8 o bien
siguiente:
8.
para ejecutar el reporte. Aparecerá una pantalla similar a la
Deposito de Valores
8.1.
Objetivo
Realizar la gestión de depósitos de cheques en el banco
8.2.
Pasos para la presentación de cheques al banco
Para ejecutar la transacción seleccionar la opción de menú o ingresar el código de
transacción:
Módulos:
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Menú
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Título:
Datos Maestros FI – Tesorería
Finanzas
Gestión Financiera
Bancos
Entradas
Presentación de efectos al
Banco
Entradas
Presentación de efectos al
banco
Código de transacción
FBWE
El significado de los campos es el siguiente:
Nombre del Campo
Significado
Sociedad
Sociedad correspondiente
Cuenta Individual / Pool de Se selecciona si deseamos realizar el deposito de valores que
Trabajo
fueron imputados a una cuenta de mayor especifica, ejemplo
“valores a depositar” o un grupo de cuentas de este estilo a
través de una agrupación (pool de trabajo)
Vencimiento del – al
Especificar el intervalo de tiempo en el que vencen los cheques
que se van a depositar
Una vez completados los campos anteriores, seleccionar
siguiente pantalla:
, aparecerá la
Módulos:
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Datos Maestros FI – Tesorería
En esta pantalla podemos visualizar todos los cheques que cumplen con las condiciones
arriba establecidas para la búsqueda. Estos cheques deberán seleccionarse para
asignarlos a el banco en que serán depositados, marcándolos de la siguiente forma:
Una vez marcados, ir al botón
Módulos:
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Título:
Versión:
01
Fecha de creación
09/09/2011
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Datos Maestros FI – Tesorería
Seleccionar la primer línea y dar “enter”
En esta pantalla, se selecciona la clave de banco y su ID (numero de cuenta) en donde se
depositaran los cheques seleccionados. Una vez completados estos datos, dar “enter”
Esta pantalla nos muestra que ha cambiado el status de los valores (indicándose con color
verde), el cual garantiza que los valores están en condiciones de depositarse en el banco
seleccionado
Para mas información de los valores que se estan tratando, desplazarse en las solapas
“Datos efectos” , “Totales” y “parámetros de contabilización”. De la siguiente forma:
Módulos:
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En esta pantalla podemos visualizar la clase de documento del pago, la fecha de ejecución
Módulos:
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Título:
Versión:
01
Fecha de creación
09/09/2011
Página 24 de 42
Datos Maestros FI – Tesorería
En esta pantalla, en la parte inferior, se visualizan los totales depositados separados por
fecha de vencimiento
Módulos:
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Título:
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01
Fecha de creación
09/09/2011
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Datos Maestros FI – Tesorería
En esta última solapa, se deberá marcar los campos “contab. Presentac” y
“contab.inmediata” para que, al grabar se contabilicen de forma automática los asientos
correspondientes. Presionar “enter” para que aparezca la siguiente pantalla popup
Módulos:
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Título:
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Fecha de creación
09/09/2011
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Datos Maestros FI – Tesorería
Presionar “enter”, para pasar a la pantalla siguiente la cual nos mostrará el resumen de los
valores depositados
Módulos:
FI
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Proceso:
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Versión:
Fecha de creación
09/09/2011
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Título:
Datos Maestros FI – Tesorería
La contabilización de este deposito, se realiza debitando la cuenta bancaria clearing de
cobro y su contrapartida es la cuenta de riesgo traslatorio (cuenta transitoria).
Con el proposito de compensar definitivamente la cuenta del deudor, en la operacion
siguiente se contabiliza el ultimo de los documentos relacionado con la cobranza
8.3.
Cancelación Cta. Riesgo Traslatorio
8.3.1.
Objetivo
Compensar la cuenta corriente de deudor, una vez confirmada la acreditación de los
valores en el banco
8.3.2.
Pasos para la cancelación
Menú
Código de transacción
Solapa “Otras delimitaciones”
01
Finanzas
Gestión Financiera
Bancos
Entradas
Actualizacion de Efectos a pagar
F-72
Módulos:
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Título:
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09/09/2011
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Datos Maestros FI – Tesorería
El significado de los campos es el siguiente:
Nombre del Campo
Cuenta de Mayor
Hasta Vencimiento efecto
Utilizacion del Efecto
01
Significado
Indicar la cuenta de mayor, que corresponde a la cuenta de
Valores a Depositar, en donde se contabilizo el documento en el
momento del cobro, a traves del indicador CME
Ingresar una fecha futura, la cual sirva para abarcar los cheques
que se han depositado y que tienen como fecha de vencimiento
una fecha menor a la ingresada en este campo
Efecto Cobrado (siempre)
Módulos:
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FI – Finanzas
Proceso:
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Autor:
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Título:
Versión:
01
Fecha de creación
09/09/2011
Página 29 de 42
Datos Maestros FI – Tesorería
Solapa “Param.Contabiliz.”
Marcar el Indicador “Contab.Inmed” para que el asiento se genere de forma
automatica.
Debido a que la contabilizacion se realiza de forma automática, si el sistema encuentra
que existe un error en la entrada de datos vía Batch Input, generará un juego de datos. Si
esto llagase a suceder, ejecutar el juego de datos con el nombre RFWOBL00 en la
transaccion SM35, corriendolo paso a paso, para identificar donde se encutra el error y en
ese momento poder corregirlo
Antes de contabilizarlo, se podra marcar el indicador “Simulacion” y ejecutar, con el fin de
visualizar la siguiente informacion, separada por cada cuenta de deudor.
Módulos:
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Proceso:
Capacitación a Usuarios
Autor:
9.
Avisos de Tesorería
9.1.
Objetivo
419494637.docFI
Título:
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Versión:
01
Fecha de creación
09/09/2011
Página 30 de 42
Módulos:
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Proceso:
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Versión:
01
Fecha de creación
09/09/2011
Página 31 de 42
Título:
Datos Maestros FI – Tesorería
Registrar documentos estadístico (no contables) con el propósito de que sirvan de
recordatario para el tesorero y que se puedan visualizar en los reportes de la gestión de
tesorería
9.2.
Pasos para la registración de avisos
Para ejecutar la transacción seleccionar la opción de menú o ingresar el código de
transacción:
Menú
Finanzas
Tesorería
Gestión de Caja
Entradas
Registro Individual
Crear
Código de transacción
FF63
Ingresar los parámetros para el registro: sociedad y clase de tesorería correspondiente.
Completar los campos obligatorios para generar el aviso:
Módulos:
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Proceso:
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09/09/2011
Página 32 de 42
Título:
Datos Maestros FI – Tesorería
El significado de los campos es el siguiente:
Nombre del Campo
Significado
Fecha valor
La fecha de tesorería o fecha valor determina el día de la
entrada o salida de dinero prevista.
Código nemotécnico cta
El código nemotécnico permite sustituír el número de la
cuenta por un nombre descriptivo en la gestión de caja.
En todas las transacciones y reports de la gestión de caja
se emplea el código nemotécnico de la cuenta en lugar
del número. El código es unívoco dentro de la sociedad.
Importe en moneda de tesorería.
Importe
Luego presionar
y grabar el aviso.
01
Módulos:
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Proceso:
Capacitación a Usuarios
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01
Fecha de creación
09/09/2011
Página 33 de 42
Título:
Datos Maestros FI – Tesorería
10. Posición de Tesorería y Previsión de Liquides
10.1.
Objetivo
Emitir los reportes correspondientes a la posición y previsión de liquidez
10.2.
Pasos para la emisión de reportes
Para ejecutar la transacción seleccionar la opción de menú o ingresar el código de
transacción:
Posición de Tesorería
Menú
Código de transacción
Finanzas
Tesorería
Gestión de Caja
Sistema de Información
Informes Gestión
de Caja
Análisis Liquidez
Posición de
Tesorería
FF7A
Previsión de Tesorería
Menú
Código de transacción
Finanzas
Tesorería
Gestión de Caja
Sistema de Información
Informes Gestión
de Caja
Análisis Liquidez
Previsión de
liquidez
FF7B
Los parámetros de selección para estos informes son idénticos y ambos pueden compartir
información desde el mismo reporte de esta forma:
Módulos:
FI
Manual de Usuario
FI – Finanzas
Proceso:
Capacitación a Usuarios
Autor:
Versión:
Fecha de creación
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Datos Maestros FI – Tesorería
El significado de los campos es el siguiente:
Significado
Sociedad
Clave que identifica unívocamente la sociedad.
Posición de tesorería
Con este indicador marcado, se evaluarán los
registros correspondientes a la posición de tesorería.
(análisis de liquidez). Se incluyen entre otras, cuentas
bancarias,
Con este indicador fijado, el sistema evaluará los
registros correspondientes a la previsión de liquidez;
es decir, los registros de los deudores y los
acreedores.
La clasificación determina para la posición de
tesorería, la previsión de liquidez y el clearing de
cuentas bancarias qué niveles o cuentas y grupos de
Previsión de liquidez
Clasificación (Posición)
09/09/2011
Página 34 de 42
Título:
Análisis de la posición financiera
Nombre del Campo
01
Módulos:
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FI – Finanzas
Proceso:
Capacitación a Usuarios
Autor:
Versión:
Fecha de creación
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09/09/2011
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Título:
Datos Maestros FI – Tesorería
Nombre del Campo
Significado
tesorería deben seleccionarse.
Clasificación (Previsión) La clasificación determina para la posición de
tesorería, la previsión de liquidez y el clearing de
cuentas bancarias qué niveles o cuentas y grupos de
tesorería deben seleccionarse.
Visualizar al
En este campo se determina la fecha de inicio para la
posición de tesorería y la previsión de tesorería.
Visualizar en
En este campo se determina la moneda de
visualización.
Incremento en D/S/M
En este campo se determina el intervalo en días,
semanas o meses para la visualización de las
columnas de importes.
En este campo se determinan los números enteros y
los decimales con los cuales se visualizarán los
valores. Por ejemplo:
Escala
01

0/2 - Visualizar con todos los enteros y dos
decimales

0/0 - Visualizar con todos los enteros y sin
decimales

3/0 - Visualizar en miles, sin decimales

6/0 - Visualizar en millones, sin decimales
Para los números enteros, pueden indicarse cifras
entre '1' y '9', para los decimales, las cifras '0' hasta '3'.
Para ejecutar el reporte presionar F8 o bien
:
La primer información se visualiza a través de la moneda en que se gestionan las
operaciones:
Módulos:
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FI – Finanzas
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01
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Haciendo doble click sobre cualquiera de las opciones, se ingresa al siguiente nivel que
será la separación entre operaciones de los distintos medios de pago / cobros (fuentes de
liquidez):
Con un doble click sobre una de las líneas, se continúa en el siguiente nivel. Esta vez la
desagregación es a nivel de tipo de operación (ejemplo: entrada o salida de cheques)
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Pasando al próximo nivel, también con doble click sobre la línea deseada, se puede
ingresar a la desagregación por cuenta bancaria
Para poder obtener mayor detalle, se deberá clickear sobre el importe a analizar y de esta
forma se obtienen las partidas que componen dicho importe:
Luego se podrá ingresar al documento original, seleccionándolo con doble click:
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Análisis de la previsión de Tesorería
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El significado de los campos es el siguiente:
Nombre del Campo
Sociedad
Significado
Clave que identifica unívocamente la sociedad.
Posición de tesorería
Con este indicador marcado, se evaluarán los
registros correspondientes a la posición de tesorería.
(análisis de liquidez). Se incluyen entre otras, cuentas
bancarias,
Previsión de liquidez
Con este indicador fijado, el sistema evaluará los
registros correspondientes a la previsión de liquidez;
es decir, los registros de los deudores y los
acreedores.
Clasificación (Posición) La clasificación determina para la posición de
tesorería, la previsión de liquidez y el clearing de
cuentas bancarias qué niveles o cuentas y grupos de
tesorería deben seleccionarse.
Clasificación (Previsión) La clasificación determina para la posición de
tesorería, la previsión de liquidez y el clearing de
cuentas bancarias qué niveles o cuentas y grupos de
tesorería deben seleccionarse.
Visualizar al
En este campo se determina la fecha de inicio para la
posición de tesorería y la previsión de tesorería.
Visualizar en
En este campo se determina la moneda de
visualización.
Incremento en D/S/M
En este campo se determina el intervalo en días,
semanas o meses para la visualización de las
columnas de importes.
En este campo se determinan los números enteros y
los decimales con los cuales se visualizarán los
valores. Por ejemplo:
Escala
01

0/2 - Visualizar con todos los enteros y dos
decimales

0/0 - Visualizar con todos los enteros y sin
decimales

3/0 - Visualizar en miles, sin decimales

6/0 - Visualizar en millones, sin decimales
Para los números enteros, pueden indicarse cifras
entre '1' y '9', para los decimales, las cifras '0' hasta '3'.
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Datos Maestros FI – Tesorería
Para ejecutar el reporte presionar F8 o bien
:
La primer información se visualiza a través de la moneda en que se gestionan las
operaciones:
Haciendo doble click sobre cualquiera de las opciones, se ingresa al siguiente nivel que
será la separación entre las diferentes tipos de cuentas de terceros
Con un doble click sobre una de las líneas, se continúa en el siguiente nivel. Esta vez la
desagregación es a nivel de tipo de operación (ejemplo: facturas, pedidos, anticipos, etc)
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Datos Maestros FI – Tesorería
Pasando al próximo nivel, también con doble click sobre la línea deseada, se puede
ingresar a la desagregación por cuenta bancaria
Para poder obtener mayor detalle, continuar con los pasos mencionados anteriormente
(posición de tesorería)
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