13254-98

Extracto del Oficio Nº 013254 de 20 de noviembre de 1998
013254-98
"Damos respuesta a su consulta, manifiesta en el oficio
D.A.139-98 de 20 de marzo, adicionada con oficios D.A. 395-98
y D.A. 482-98 de 04 de setiembre y 07 de octubre,
respectivamente, referente a cuál es la política actual
(entendemos en cuanto a la permanencia de los documentos en
archivo) en relación con los expedientes de licitaciones,
compras directas, licitaciones públicas, privadas etc., que
ese departamento mantiene en un archivo pasivo desde 1988, en
especial, para decidir si los documentos de archivo
microfilmados se pueden desechar.
En su consulta usted hace referencia al oficio No. 4383 de 6
de julio de 1981, de esta Contraloría General, en donde se
indica que: ‘... sería aconsejable mantener la documentación
financiero contable en custodia por un período de diez años,
término aceptable para verificar o comprobar a través de una
inspección documentaria, cualquier anomalía en el manejo de
fondos públicos.’. En razón de la relación tan estrecha del
contenido de este oficio con la materia objeto de su
consulta, hemos revisado con base en la normativa vigente, la
opinión que ahí se establece de considerar 10 años como un
plazo aconsejable para verificar anomalías en el manejo de
los fondos públicos.
I.
Algunas disposiciones legales y reglamentarias
pertinentes
A. Ley que autoriza utilización Sistema microfilmación
archivos, No. 4278 de 11 de diciembre de 1968,
fotocopia que adjunta a su solicitud
1. El artículo 2º expresa: ‘La microfilmación de
documentos, hecha conforme a esta ley, sus
películas, fotocopias, y certificaciones,
debidamente autenticadas, tendrán el mismo
valor jurídico y pueden ser impugnadas como
los originales’.
2. El artículo 3º dice que ‘Los documentos
microfilmados quedarán a disposición de sus
dueños por el término de un año; ...’.
A. Ley del Sistema Nacional de Archivos, No. 7202, de
24 de octubre de 1990 (en adelante Ley de Archivos)
1. De acuerdo con el artículo 2º, la Ley de
Archivos y su reglamento regularán el
funcionamiento de los órganos del Sistema
Nacional de Archivos y de los archivos de los
poderes Legislativo, Judicial y Ejecutivo, y
de los demás entes públicos, cada uno con
personalidad jurídica y capacidad de derecho
público y privado, así como de los archivos
privados y particulares que deseen someterse a
esas regulaciones.
2. El artículo 22 expresa que la Dirección
General del Archivo Nacional tiene entre sus
órganos integrantes a la Comisión Nacional de
Selección y Eliminación de Documentos (en
adelante la Comisión).
3. En el artículo 32 se indica que uno de los
cinco miembros que integran la Comisión es el
jefe o encargado del archivo de la entidad
productora de la documentación.
4. El artículo 33 establece: ‘ Cada una de las
entidades mencionadas en el artículo 2º de la
presente ley integrará un comité institucional
de selección y eliminación, formado por el
encargado del archivo, el asesor legal y el
superior administrativo de la entidad
productora de la documentación. El comité
tendrá las siguientes funciones:
a. Evaluar y determinar la vigencia
administrativa y legal de sus documentos.
b. Consultar a la Comisión Nacional de Selección
y Eliminación de Documentos cuando deba
eliminar documentos que hayan finalizado su
trámite administrativo’. (Enfasis es propio)
1. El artículo 39 señala, con respecto a los
archivos administrativos públicos, que se
clasifican en archivos de gestión y centrales.
‘Los de gestión son los archivos de las
divisiones, departamentos, y secciones de los
diferentes entes a que se refiere el artículo
2º, encargados de reunir, conservar,
clasificar, ordenar, describir, seleccionar,
administrar y facilitar la documentación
producida por su unidad, que forme su
prearchivalía y que deba mantenerse
técnicamente organizada. Los archivos
centrales son unidades que igualmente
cumplirán las funciones antes descritas, en la
archivalía que organicen, en la que
centralizarán la documentación de todo el
ente.’
2. El artículo 41 expresa que todas las
instituciones deberán contar con un archivo
central y con los archivos de gestión
necesarios para la debida conservación y
organización de sus documentos.
3. De conformidad con el artículo 45, deberá la
institución interesada en microfilmar los
documentos de los archivos o parte de ellos
consultar a la Dirección General del Archivo
Nacional sobre la planificación y la
realización del proceso.
A. Ley Orgánica de la Contraloría General de la
República, No. 7428 de 7 de setiembre de 1994, (en
adelante Ley No. 7428/94)
1. De conformidad con el artículo 13, y con las
salvedades ahí expresadas, la Contraloría
General tiene libre acceso todo tipo de
documentos.
2. De acuerdo con el artículo 64 inciso a), las
unidades de Auditoría Interna tienen la
potestad de libre acceso, en cualquier
momento, a todos los libros, archivos, valores
y documentos del ente, empresa u órgano
públicos, así como a otras fuentes de
información relacionadas con su actividad.
3. El artículo 75 dice, en cuanto a la
prescripción de la responsabilidad civil del
servidor de los sujetos pasivos, que ésta
prescribirá en un plazo de cinco años,
contados a partir del conocimiento comprobado
del hecho y que cuando el autor del hecho
dañoso sea el jerarca, dicho plazo empezará a
correr a partir de la fecha en que termine su
relación de servicio con el ente, empresa u
órgano respectivos.
A. Reglamento Ley del Sistema Nacional de Archivos,
Decreto Ejecutivo No. 24023-C de 30 de enero de
1995 (para los efectos siguientes, el Reglamento)
1. El artículo 61 expresa que los plazos de
transferencia de los archivos de gestión a los
archivos centrales, y de estos a la Dirección
General del Archivo Nacional, se fijarán en
las tablas de plazo de conservación, de
acuerdo con lo que establece el artículo 62
del Reglamento.
2. De acuerdo con el artículo 62, los documentos
serán transferidos de acuerdo con los
siguientes plazos:
‘a)Archivos de gestión: los documentos
permanecerán
en
las
oficinas
administrativas
productoras
durante
un
promedio de cinco años, de acuerdo con lo
establecido en las tablas de plazos de
conservación.
a. Archivo Central: Una vez cumplida la etapa
anterior, los documentos con valor
administrativo y legal pasarán a los archivos
centrales de cada entidad, en donde
permanecerán alrededor de 15 años.
Posteriormente serán transferidos a la
Dirección General del Archivo Nacional
aquellos que tengan valor científico-cultural,
previa determinación de la Comisión Nacional
de Selección y Eliminación de Documentos.
b. Archivo Histórico o Final: Los documentos que
tengan como mínimo 20 años de antigüedad y
sean de valor científico-cultural, pasarán a
ser custodiados en forma permanente por la
Dirección General del Archivo Nacional, previa
autorización de esa Dirección’.
1. El artículo 76 señala las razones para optar
por la microfilmación, y el artículo 78
expresa que para la eliminación de los
documentos microfilmados se deberá solicitar
la autorización correspondiente a la Comisión.
2. El artículo 120 dice: ‘Son funciones de la
Comisión: ...
a. Resolver consultas atendiendo a la directriz
de conservar lo que tenga valor científicocultural, y autorizar la eliminación de los
documentos que carezcan de este valor, en las
diferentes etapas de la formación de los
archivos.
b. Analizar y aprobar las tablas de plazos de
conservación de documentos que presenten las
instituciones mencionadas en el artículo 2º de
la ley que se reglamenta.
c. ...".
1. El artículo 129 indica que todas las
instituciones productoras de documentos son
las responsables de fijar la vigencia
administrativa y legal de cada tipo
documental. La Comisión únicamente determinará
el valor científico- cultural de los
documentos.
2. De acuerdo con el artículo 131, inciso a), la
tabla de plazos de conservación, es un
instrumento en el que constan todos los tipos
documentales producidos o recibidos en una
oficina o institución, en el cual se anotan
todas sus características y se fija el valor
administrativo y legal.
3. El artículo 132 establece que una vez
aprobadas las tablas de plazos, ‘las
instituciones pueden eliminar los tipos
documentales autorizados sin consultar
nuevamente a la Comisión...’.
4. De conformidad con el artículo 140 corresponde
al comité institucional:
a. Evaluar y determinar la vigencia
administrativa y legal de los documentos de la
institución. Para ello promoverá la
elaboración de tablas de plazos de
conservación en los archivos de gestión y en
el archivo central.
b. Consultar a la Comisión cuando se deban
eliminar documentos que hayan finalizado su
trámite administrativo y no existan tablas de
plazos aprobadas.
c. Someter a la aprobación de la Comisión las
tablas con los plazos de conservación.
II
Consideraciones sobre el oficio de
esta Contraloría General No. 4383 de 06 de julio de
1981
1. Las conclusiones de ese oficio se fundamentan en la
Ley del Archivo Nacional No. 3661 de 10 de enero de
1966 y en el Reglamento de dicha ley, Decreto
Ejecutivo No. 3798-G de 9 de mayo de 1974. Ambos
fueron derogados, la primera por la Ley de Archivos
y el segundo por el Reglamento.
2. Hace referencia solamente a documentos cuya
naturaleza es financiero-contable.
3. Posterior a éste, la Contraloría General ha emitido
otros pronunciamientos que difieren en cuanto al
plazo mínimo en él establecido para la conservación
de los documentos financiero-contables.
III
Conclusiones
1. Los documentos de los archivos institucionales
pueden ser microfilmados, para lo cual se debe
consultar a la Dirección General del Archivo
Nacional, y si bien tales documentos deben quedar a
disposición de sus dueños por el término de un año,
se debe solicitar la autorización a la Comisión
para que se eliminen los que no posean valor
científico-cultural.
2. En razón de las funciones asignadas por la Ley de
Archivos y el Reglamento al comité institucional,
es obligada y fundamental la existencia de dicho
comité. Si no existe en la Caja Costarricense de
Seguro Social, es imperativo que el órgano
competente dentro de esa entidad gestione su
formación.
3. La Ley de Archivos y el Reglamento no señalan el
plazo mínimo que debe aplicarse en la conservación
de los documentos financiero-contables y de otra
naturaleza. De acuerdo con esa normativa legal y
reglamentaria, ese plazo corresponde fijarlo a cada
entidad u órgano público, lo cual queda plasmado en
las tablas de plazos de conservación de documentos
que corresponde aprobar a la Comisión.
4. El Reglamento define plazos promedio de permanencia
de los documentos para transferirlos de los
archivos de gestión a los archivos centrales y, si
es el caso, de estos a la Dirección General del
Archivo Nacional, de donde podemos derivar que los
documentos del archivo que usted menciona en su
consulta, en razón de su antigüedad, corresponden
al archivo central de esa institución.
5. Los documentos, microfilmados o no, sujetos a la
eliminación en esa entidad, son aquellos que no se
consideren de valor científico-cultural, categoría
atribuible al documento por la Comisión. Un
documento que sí posea esa característica es un
bien mueble y forma parte del patrimonio
científico-cultural de nuestro país, por lo que el
mismo, cumplido el plazo mínimo de antigüedad, debe
trasladarse para su custodia a la Dirección General
del Archivo Nacional.
6. La Contraloría General en cumplimiento de su
función de fiscalizar los recursos de la Hacienda
Pública y las Unidades de Auditoría Interna, como
unidades de apoyo de esta función, tienen acceso a
todo documento, fuente o sistema de información,
con las salvedades de orden constitucional o legal.
7. La Ley de Archivos, el Reglamento y la Ley No.
7428/94 dejaron sin efecto el contenido del oficio
de esta Contraloría General No. 4383, de 06 de
julio de 1981. Ambas leyes y el Reglamento
contienen disposiciones de obligada referencia para
establecer la naturaleza y los plazos de
conservación de los documentos en archivo.
IV
Criterio:
Por tanto, no procede legalmente ni es factible para esta
Contraloría General definir un plazo mínimo de conservación
de los documentos. Nuestra opinión, sin perjuicio de lo que
considere la Dirección General del Archivo Nacional, es que
el período mínimo que se establezca debe definirlo cada
institución en concordancia con el artículo 129 del
Reglamento y los plazos promedio que ese Reglamento establece
en el artículo 62, así como el valor administrativo y legal
que posean los documentos, lo cual debe quedar establecido en
las respectivas tablas de plazos de conservación. Además,
dicho período debe aplicarse a todos los documentos, tanto a
los de naturaleza financiero-contable como a los de
naturaleza distinta, producidos y recibidos por los entes y
órganos de la Hacienda Pública, con excepción de aquellos que
han sido objeto de microfilmación, dada la regulación
específica en esta materia. Adicionalmente, ese período debe
contemplar, en cada caso, el plazo de prescripción de la
responsabilidad civil del servidor público, citada en el
artículo 75 de la Ley Nº 7428/94, así como el período de la
relación de servicio del jerarca con el ente u órgano
público."