RESOLUCIÓN No. ( ) Por la cual se ordena la apertura del proceso de la Licitación Pública No. 003 de 2007 – ARCHIVÍSTICA Y GESTIÓN DOCUMENTAL LA PRESIDENTE DEL INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÈDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR “MARIANO OSPINA PEREZ” -ICETEX-, en uso de sus atribuciones legales conferidas por la Ley 80 de 1993, sus decretos reglamentarios y CONSIDERANDO: Que el ICETEX, se transformó en entidad financiera de naturaleza especial con personería jurídica, autonomía administrativa, y patrimonio propio vinculada al Ministerio de Educación Nacional, de conformidad con lo señalado por la Ley 1002 de 2005 y los Decretos 380, 381 y 382 de 2007, y de conformidad con esta reglamentación especial, la inspección y vigilancia del ICETEX será ejercida por la Superintendencia Financiera. Que el ICETEX tiene por objeto el fomento social de la educación superior priorizando la población de bajos recursos económicos de los estratos 1, 2 y 3 y aquella con merito académico en todos los estratos, a través de mecanismos financieros que hagan posible el acceso y la permanencia de las personas a la Educación Superior. Que el proceso de transformación de la entidad requiere la organización, modernización, digitalización de su memoria institucional y de los títulos valores del ICETEX, los cuales constituyen el mayor activo de la entidad. Que lo anterior, el ICETEX tiene la necesidad de organizar el archivo y desarrollar todos los procesos de gestión documental que requiera la entidad para cumplir con la normatividad del Archivo General de la Nación, del Estatuto Orgánico Financiero, de las Circulares de la Superintendencia Financiera y la norma técnica para la gestión de calidad del sector público Ley 872 de 2003. Que la Ley General de Archivos 594 de 2000 - señala, entre otros aspectos, que los documentos institucionalizan, las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia. Que de conformidad con la misma Ley, los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora y por tal razón se establece la obligatoriedad de la creación de archivos en las entidades públicas, responsables de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos; y que el Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos. Que la Ley 594 de 2000 estableció en el título IV, las normas relativas a la “ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS”, y en el artículo 14 establece los principios relacionados con la propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos y de conformidad con el parágrafo primero de dicho artículo “La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo”. Que el manejo y conservación de los archivos del ICETEX, requieren de un proceso organizado de gestión documental, que se inicia desde el ingreso del documento a la entidad ya se en oficio o de manera virtual, o en razón de sus funciones como los que se genera con el otorgamiento y legalización de los créditos educativos, o por la actividad contractual, o por diversas decisiones que se plasman en actos administrativos o Leyes que vinculan la gestión del ICETEX. Que en virtud de lo anterior, se hace necesario dar apertura al proceso de Licitación Pública No. 003 de 2007 con el objeto de “Seleccionar al contratista que ofrezca los servicios especializados en archivística y en la gestión documental, acorde con el alcance, condiciones, presupuesto, descripción o etapas que se señalen en el pliego de condiciones, para lo cual llevará a cabo a nivel nacional: 1. La centralización, organización, depuración, almacenamiento, modernización, custodia, conservación, digitalización y consulta del archivo del ICETEX. 2. El almacenamiento, verificación, transporte, custodia, digitalización y consulta de los títulos valores. 3. Administrar los Archivos en las instalaciones del edificio de la Presidencia del ICETEX. 4. Asesorar al ICETEX en la administración del archivo y de los títulos valores entregados para custodia almacenamiento y digitalización.”. Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior PBX: 38 21670 www.icetex.gov.co carrera 3 No. 18 – 32 Bogotá Colombia Página 1 de 2 RESOLUCIÓN No. ( ) Por la cual se ordena la apertura del proceso de la Licitación Pública No. 003 de 2007 – ARCHIVÍSTICA Y GESTIÓN DOCUMENTAL Que previamente se ha elaborado el estudio de conveniencia y oportunidad y el pliego de condiciones para la apertura de la presente licitación pública. Que existe disponibilidad presupuestal para ejecutar la licitación para archivística y gestión documental, según consta en el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No. VF-0009 de fecha 07 de Febrero de 2007, expedido por el Jefe de Presupuesto del ICETEX, por valor de TRES MIL OCHOCIENTOS SETENTA Y CUATRO MILLONES CUATROSCIENTOS PESOS ($ 3.874.400.000.oo) M/CTE. INCLUIDO I. V. A. En mérito de lo expuesto, RESUELVE ARTÍCULO PRIMERO. Ordenar la apertura del proceso de Licitación Pública No. 003 de 2007, cuyo objeto es “Seleccionar al contratista que ofrezca los servicios especializados en archivística y en la gestión documental, acorde con el alcance, condiciones, presupuesto, descripción o etapas que se señalen en el pliego de condiciones, para lo cual llevará a cabo a nivel nacional: 1. La centralización, organización, depuración, almacenamiento, modernización, custodia, conservación, digitalización y consulta del archivo del ICETEX. 2. El almacenamiento, verificación, transporte, custodia, digitalización y consulta de los títulos valores. 3. Administrar los Archivos en las instalaciones del edificio de la Presidencia del ICETEX. 4. Asesorar al ICETEX en la administración del archivo y de los títulos valores entregados para custodia almacenamiento y digitalización.”. hasta por la suma de TRES MIL OCHOCIENTOS SETENTA Y CUATRO MILLONES CUATROSCIENTOS PESOS ($ 3.874.400.000.oo) M/CTE. INCLUIDO I. V. A. ARTÍCULO SEGUNDO. La apertura del plazo de la mencionada Licitación Pública No. 003 de 2007, se hará el día viernes treinta (30) de Marzo de 2007 a las 17:45 horas y el cierre del plazo de la misma se hará el día lunes dieciséis (16) de Abril de 2007 a las 10:00 horas en las instalaciones de la Secretaría General del ICETEX ubicada en la carrera 3 No. 18 – 32, Piso 2, en la ciudad de Bogotá D. C. ARTÍCULO TERCERO. Ordenase la publicación del Pliego de Condiciones definitivo en la página Web del PORTAL ÚNICO DE CONTRATACIÓN www.contratos.gov.co y/o de la Página Web del ICETEX www.icetex.gov.co, a partir del día viernes treinta (30) de Marzo de 2007. Publíquese y cúmplase Dada en Bogotá D. C. a los MARTA LUCIA VILLEGAS BOTERO Presidente INSTITUTO COLOMBIANO DE CRÉDITO EDUCATIVO Y ESTUDIOS TÉCNICOS EN EL EXTERIOR “MARIANO OSPINA PÉREZ” – ICETEX - Instituto Colombiano de Crédito Educativo y Estudios Técnicos en el Exterior PBX: 38 21670 www.icetex.gov.co carrera 3 No. 18 – 32 Bogotá Colombia Página 2 de 2