Reglamento ADAI – Originales

REGLAMENTO DEL
PROGRAMA DE APOYO AL
DESARROLLO DE ARCHIVOS
IBEROAMERICANOS
(PROGRAMA ADAI)
ÍNDICE
REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL PROGRAMA ADAI........................3
ANEXO AL REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL PROGRAMA DE
APOYO AL DESARROLLO DE LOS ARCHIVOS IBEROAMERICANOS.................10
2
REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO
PROGRAMA ADAI. Sevilla, 7 de abril de 1999
3
DEL
REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL PROGRAMA DE APOYO AL
DESARROLLO DE LOS ARCHIVOS IBEROAMERICANOS
Los representantes de los Archivos Generales y Nacionales de Bolivia, Brasil,
Chile, Colombia, Costa Rica, Cuba, Ecuador, El Salvador, Honduras, España, México,
Nicaragua, Paraguay, Perú, Uruguay y Venezuela, teniendo en cuenta que, en la
reunión ordinaria de la Asociación Latinoamericana de Archivos de Santafé de Bogotá,
Colombia, el 24 de abril de 1998, acogió favorablemente la iniciativa aprobada en la VII
Cumbre Iberoamericana efectuada en Isla Margarita, Venezuela, relativa al “Programa
de Apoyo a un Sistema de Archivos Iberoamericanos”, y que en el Seminario
Internacional sobre la gestión de documentos de la Administración del Estado, que tuvo
lugar en Santiago de Chile del 3 al 5 de junio de 1998, se reiteró el apoyo a ese
Programa que recoge los objetivos marcados por los Archivos Generales y Nacionales
de Iberoamérica con el fin de impulsar la modernización de la Administración,
garantizar al ciudadano el acceso a la información, facilitar la toma de decisiones y
conservar la memoria histórica de los pueblos iberoamericanos
CONSIDERANDO
la voluntad política de los Estados miembros, de dar un efectivo impulso al desarrollo
archivístico expresado en las Conclusiones de la VIII Cumbre Iberoamericana de Jefes
de Estado y de Gobierno, que tuvo lugar en Oporto, en octubre de 1998,
RESUELVEN
Constituirse en COMITÉ INTERGUBERNAMENTAL PARA EL DESARROLLO DE
LOS ARCHIVOS IBEROAMERICANOS (en adelante CIDAI), y aprobar
definitivamente el siguiente Reglamento de Funcionamiento del Programa de Apoyo al
Desarrollo de los Archivos Iberoamericanos (en adelante Programa ADAI).
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CAPITULO I
DEFINICIÓN DEL PROGRAMA ADAI
Artículo 1.- Los Estados miembros del CIDAI dictan el presente Reglamento con el
objeto de establecer las normas de funcionamiento del Programa ADAI, el cual
constituye un fondo financiero multilateral de fomento al desarrollo archivístico en
Iberoamérica.
CAPÍTULO II
DEL FONDO ADAI
Artículo 2.- La viabilidad del Programa ADAI se establece en un Fondo de
aproximadamente cien mil dólares estadounidenses para el primer año, siendo por tanto
condición necesaria para iniciar las actividades del Programa que los países participen
mediante:
a) aportación financiera del 50% como mínimo
b) financiación de actividades archivísticas que se celebren
c) apoyo a publicaciones
Artículo 3.- El Fondo ADAI se creará en una cuenta que se dedicará exclusivamente a
los movimientos financieros del Programa ADAI.
Los aportes del Programa ADAI se harán al FONDO ADAI. El Fondo ADAI se
creará mediante una cuenta abierta al efecto por la Presidencia del ALA, que se dedicará
exclusivamente a los movimientos financieros del Programa CIDAI. En esta cuenta se
depositarán los aportes de todos los países e instituciones participantes. Las órdenes
contra esa cuenta requerirán la autorización del Secretario de la Unidad Técnica ADAI,
o en su defecto, por un representante de los organismos públicos responsables de los
Archivos que aporten al Programa, y cuya designación haya sido debidamente aprobada
por el Comité Intergubernamental.
Los intereses de dicha cuenta revertirán al Fondo.
El CIDAI encargará las auditorías externas necesarias para el control del
funcionamiento del Programa ADAI.
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Artículo 4.- El CIDAI seleccionará el Banco más idóneo para la constitución del
Fondo. La cuenta será en euros1, así como las ayudas que se otorguen.
CAPÍTULO III
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DEL PROGRAMA ADAI
Artículo 5.- El Programa ADAI es responsabilidad del CIDAI.
La estructura orgánica del Programa está constituida por el Comité
Intergubernamental y la Unidad Técnica ADAI.
Artículo 6.a) El Comité Intergubernamental ADAI (CIDAI) se constituye con los
representantes gubernamentales en materia de Archivos de los países que aporten al
Programa.
b) Las decisiones se tomarán por la mayoría de dos tercios (2/3) de los votos
emitidos, disponiendo cada país de un (1) voto, siempre y cuando suponga esa mayoría
el 51% del capital, calculado sobre la base del monto de la aportación financiera anual
efectiva de cada Estado miembro al momento de efectuarse la reunión del Comité
Intergubernamental.
c) El Comité Intergubernamental es la máxima autoridad del Programa ADAI y
se reunirá al menos una vez al año.
En la reunión, el Comité aprobará el monto de los aportes mínimos y la
distribución de los recursos del Fondo para cada una de las Convocatorias. También,
aprobará la Memoria y cuenta del año anterior y el Presupuesto correspondiente al
ejercicio que comienza.
d) El Comité Intergubernamental elegirá tres de sus miembros para conformar
un Comité Ejecutivo, el cual resolverá los asuntos que le plantee el Comité
IntergubernamentaI y quien establecerá las atribuciones y reglas de funcionamiento de
dicho Comité.
1
Reformado en la VII Reunión del Comité Intergubernamental del Programa ADAI, celebrada
en Madrid, del 28 al 30 de junio de 2005. Anteriormente decía: “La cuenta será en dólares
americanos”.
6
e) El Comité Intergubernamental estará integrado por la autoridad archivística
nacional de los países que hayan aportado por lo menos ocho mil quinientos euros
anuales (8.500 euros) aunque en el primer año, aquel miembro del Programa que aporte
al menos la mitad de la cuota anual mínima formará parte del Comité2.
f) Las Instituciones públicas o privadas, que aporten al Fondo ADAI,
participarán en el Comité Intergubernamental como observadores con voz pero sin voto.
La cantidad que aporten se sumará a la de la autoridad archivística nacional3.
g) Asimismo, podrán formar parte del Comité Intergubernamental como
observadores con voz y sin voto, representantes de la Unión Europea, del Banco
Mundial, del Banco Interamericano de Desarrollo, de la UNESCO, de la OEA y de
cualquier otro organismo multilateral en caso de que contribuyan al Fondo.
h) Asistirá a las reuniones del Comité Intergubernamental el Secretario Técnico
de la Unidad Técnica del Programa y el Tesorero de la Asociación Latinoamericana de
Archivos (ALA)4, con voz pero sin voto.
Artículo 7.a) El Comité Intergubernamental designará un Secretario Técnico de la Unidad
Técnica ADAI (UTADAI), que será el responsable ejecutivo del Programa ADAI y que
tendrá como misiones principales:
- Organizar las Convocatorias de las Ayudas ADAI
- Asegurar la continuidad y el funcionamiento del Programa ADAI
- Buscar fuentes de financiación del Programa.
b) El cargo de Secretario Técnico no se remunerará por el Programa sino que el
país proponente deberá asumir la remuneración y los gastos de funcionamiento.
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Reformado en la VII Reunión del Comité Intergubernamental del Programa ADAI, celebrada
en Madrid, del 28 al 30 de junio de 2005. Anteriormente decía: “e) El Comité
Intergubernamental estará integrado por los países que hayan aportado al menos diez mil
dólares anuales (10.000 $ USA) aunque en el primer año, aquel miembro del Programa que
aporte al menos la mitad de la cuota anual mínima formará parte del mismo, siempre y cuando
aporte el resto de la cuota, de acuerdo con lo que dispone el artículo 2 en sus apartados b) y
c)”.
3
Reformado en la VII Reunión del Comité Intergubernamental del Programa ADAI, celebrada
en Madrid, del 28 al 30 de junio de 2005. Anteriormente decía: “f) Las Instituciones públicas o
privadas, que aporten al Fondo ADAI, participarán en el Comité Intergubernamental como
observadores con voz pero sin voto. La cantidad que aporten se sumará a la de la autoridad
archivística nacional para la ponderación del voto”.
4
Reformado en la VII Reunión del Comité Intergubernamental del Programa ADAI, celebrada
en Madrid, del 28 al 30 de junio de 2005. Anteriormente decía: “h) Asistirá a las reuniones del
Comité Intergubernamental el Secretario Técnico de la Unidad Técnica del Programa, con voz
pero sin voto”.
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c) La Agencia Española de Cooperación Internacional (AECI) en Madrid,
brindará apoyo administrativo para el funcionamiento de UTADAI y su Secretario
Técnico.
CAPÍTULO IV
DE LOS INTEGRANTES DEL PROGRAMA ADAI
Artículo 8.- La vigencia inicial del Programa ADAI es de cinco años 1999, 2000,
2001, 2002 y 2003.
En la última reunión del segundo año de vigencia del Programa ADAI, el
Comité Intergubernamental evaluará el desarrollo del Programa de acuerdo a sus
objetivos.
Una vez realizada la evaluación del Programa, se constata el buen éxito del
Programa para el fortalecimiento y consolidación de los Archivos Iberoamericanos. En
consecuencia, se aprueba su continuidad5.
Los países e Instituciones no iberoamericanos podrán participar de acuerdo con
las condiciones que establezca el CIDAI.
CAPÍTULO V
DEL DESTINO DE LOS RECURSOS Y FIJACIÓN DE LOS REQUISITOS
PARA ACCEDER A ELLOS
Artículo 9.- Los recursos del Fondo ADAI se destinarán a la Convocatoria de Ayudas
que apruebe el Comité Intergubernamental y a sufragar los gastos imprescindibles de
funcionamiento del Programa. El tope de los gastos de gestión administrativa y
financiera se fijará en un máximo del 5% de los gastos del Programa6.
La formalización de la convocatoria, la organización de las reuniones y el
cumplimiento de los acuerdos será responsabilidad de la Secretaría Técnica de la
UTADAI.
5
Inclusión de este párrafo según decisión en la V Reunión del Comité Intergubernamental del
Programa ADAI, celebrada en Guatemala, del 3 al 4 de marzo de 2003.
6
Reformado en la VII Reunión del Comité Intergubernamental del Programa ADAI, celebrada
en Madrid, del 28 al 30 de junio de 2005. Anteriormente decía: “Artículo 9.- Los recursos del
Fondo ADAI se destinarán a la Convocatoria de Ayudas que apruebe el Comité
Intergubernamental y a sufragar los gastos imprescindibles de funcionamiento del Programa. El
tope de los gastos de gestión se fijará en el 5% de los gastos del Programa”.
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Artículo 10.- La Convocatoria de Ayudas tendrá como finalidades:
 Conceder becas y bolsas de viajes de Formación y Asistencia Técnica de
acuerdo con el Reglamento que se dicte oportunamente.
 Desarrollar planes encaminados a la organización, conservación y acceso de
Archivos tales como:
a) Censo-Guía de Archivos Iberoamericanos.
b) Grupos de Trabajo de interés archivístico.
 Desarrollar planes encaminados a la difusión.
 Desarrollar otras actividades que el Comité Intergubernamental considere
oportunas7.
7
Reformado en la VII Reunión del Comité Intergubernamental del Programa ADAI, celebrada en
Madrid, del 28 al 30 de junio de 2005. Anteriormente decía: “Artículo 10.- La Convocatoria de Ayudas
tendrá como finalidades:
 Conceder becas y bolsas de viajes Formación y Asistencia Técnica de acuerdo con el
Reglamento que se dicte oportunamente.
 Desarrollar planes encaminados a preservación y restauración.
 Desarrollar planes encaminados a la conservación y acceso tales como:
a) Censo-Guía de Archivos Iberoamericanos.
b) Grupos de Trabajo de Archivos Administrativos.
 Desarrollar planes encaminados a la difusión, como publicaciones impresas y electrónicas,
traducciones y bases de datos de Fuentes Documentales, reuniones profesionales, etc.
 Desarrollar otras actividades que el Comité Intergubernamental considere oportunas”.
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ANEXO AL REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO
DEL PROGRAMA DE APOYO AL DESARROLLO DE
LOS ARCHIVOS IBEROAMERICANOS. La Antigua, 4
de marzo de 2003
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ANEXO AL REGLAMENTO DE FUNCIONAMIENTO DEL PROGRAMA DE
APOYO AL DESARROLLO DE LOS ARCHIVOS IBEROAMERICANOS
El Comité Intergubernamental de ADAI reunido en La Antigua (Guatemala), el
3 y 4 de marzo de 2003 resuelve que:
De acuerdo con el apartado Octavo de la Convocatoria de Ayudas a Proyectos
Archivísticos, en el párrafo segundo se establece que el Comité Intergubernamental
puede modificar, si lo considera oportuno, el Reglamento de Funcionamiento del
Programa ADAI. Y, de acuerdo con párrafo 2 del artículo 8 Capítulo IV del
Reglamento de Funcionamiento del Programa de Apoyo al Desarrollo de los Archivos
Iberoamericanos, una vez realizada la evaluación del Programa, se constata el buen
éxito del Programa para el fortalecimiento y consolidación de los Archivos
Iberoamericanos.
En consecuencia, se aprueba su continuidad. Refórmese, por tanto, el Reglamento.
En La Antigua (Guatemala), a cuatro de marzo de dos mil tres.
Por Brasil,
Jaime Antunes da Silva
Por Colombia,
Jorge Palacios Preciado
Por Costa Rica,
Virginia Chacón Arias
Por Cuba,
Berarda Salaberría Abraham
Por España,
Elisa Carolina de Santos Canalejo
Por México,
Carlos Ortiz Paniagua
Por Chile,
Mª Eugenia Barrientos Harbín
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