Anexo VIII. Estructura y contenidos del CD de auditoría

MINISTERIO
DE CIENCIA
E INNOVACIÓN
ANEXO VIII
ESTRUCTURA Y CONTENIDOS DEL CD DE AUDITORÍA
(SUBPROGRAMA DE INVESTIGACIÓN APLICADA COLABORATIVA,
CONVOCATORIA 2009)
Según el apartado 3 del Manual de Instrucciones de Justificación, y de acuerdo con la modalidad de
cuenta justificativa con informe de auditor establecida en la convocatoria, así como para dar
cumplimiento a las exigencias de la normativa comunitaria respecto de actuaciones cofinanciadas
por el FEDER a través del Fondo Tecnológico 2007-2013, los beneficiarios de estas ayudas
deberán aportar con la justificación un CD que incluya copias digitalizadas de los originales
de los justificantes de gasto y pago, así como de cualesquiera otros documentos
justificativos que se relacionan en el manual de instrucciones de justificación económica
para este subprograma.
Previa digitalización de los documentos, éstos serán debidamente visados por el auditor, de
forma que en cada archivo resulte visible su firma, sello y número de inscripción en el ROAC.
Todas las actuaciones con cargo a este subprograma son en cooperación. No obstante, el informe
económico de auditor y, en consecuencia, la designación de éste, se hace por cada uno de los
beneficiarios. Por lo tanto, deberá presentarse esta documentación en CD POR BENEFICIARIO, sin
perjuicio de que quien ejerza las funciones de representante o coordinador de la actuación agregue
todos los datos en un sólo CD POR ACTUACIÓN. En todo caso el contenido de las carpetas (sea
un disco por beneficiario o un disco conjunto) será el mismo. En la solicitud de presentación de
documentación (Anexo I del manual) deberá señalarse si se aporta un sólo disco para toda la
actuación o bien uno por beneficiario.
Por otra parte, las fichas normalizadas de justificación (Anexo II del manual) se incluirán como
contenidos de este disco, con independencia de que se presenten igualmente en documento
separado, sea papel o CD.
CONTENIDOS:
1.-ESTRUCTURA GENERAL CARPETAS CD
2.-GASTOS Y PAGOS POR CONCEPTO
1.- ESTRUCTURA GENERAL CARPETAS
Se incluirán en el CD las carpetas y subcarpetas precisas según el tipo de actuación y
los conceptos de gasto y pago que se tengan que justificar; el árbol de carpetas se
corresponde con las fichas de justificación y los conceptos de gasto enumerados en el
manual de instrucciones
CD ACTUACIÓN (expediente CIT o PPT)
CIF PARTICIPANTE 1
I INSTRUMENTAL Y EQUIPAMIENTO
F.I.1. INVERSIÓN EN INSTRUMENTAL Y EQUIPAMIENTO
F.I.2. LEASING DE INSTRUMENTAL Y EQUIPAMIENTO
II-PERSONAL
F.II. PERSONAL
III-ACTIVIDADES DESARROLLADAS POR TERCEROS
F.III.1. SUBCONTRATACIONES
F.III.2. CONTRATACIÓN DE SERVICIOS
F.III.3. INVESTIGACIÓN CONTARACTUAL
F.III.4. PATENTES Y CONOCIMIENTOS TÉCNICOS
IV-OTROS GASTOS
F.5.1. COSTES INDIRECTOS
F.5.2. VIAJES Y DIETAS
F.5.3. OTROS GASTOS
CIF PARTICIPANTE 2
(…)
CIF PARTICIPANTE n
Si se opta por presentar un CD separadamente para cada beneficiario, la estructura
anterior se entiende que termina al nivel del primer CIF.
Para IDENTIFICAR LA ACTUACIÓN debe utilizarse el código de proyecto/ número de
expediente que figura en la resolución de concesión (por ejemplo: CIT-000000-2009001, o PPT-000000-2009-001)
La imagen de todos los documentos de gasto y pago se registrarán en archivos
individuales en formato .pdf (
) Los contratos también se registrarán de forma
individual en formato pdf, junto con los demás documentos que resulten preceptivos.
Las fichas de gasto se reproducirán en la carpeta correspondiente, sea en el formato
facilitado en el Anexo II (es decir, documento word con hojas excel incrustadas como
objetos) o directamente como hojas excel, manteniendo la misma estructura y fórmulas
que las del citado anexo. En lo que sigue los hemos identificado como hojas excel con
el icono .
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2.- GASTOS Y PAGOS
En cada subcarpeta correspondiente al subconcepto de gasto se registrarán:
Una ficha de gasto por cada concepto/subconcepto que haya que justificar,
según los modelos del Anexo II del manual.
Tantos archivos en formato .pdf como documentos de gasto y pago se justifiquen
(un archivo para el gasto y otro para el pago)
Tantos archivos en formato pdf como documentos resulten preceptivos para
justificar el gasto (por ejemplo, las tres ofertas de diferentes proveedores, los
convenios colectivos y modelos 190 y TC2 para personal, etc.)
2.1. GASTOS QUE SE JUSTIFICAN CON FACTURA O DOCUMENTO EQUIVALENTE:
Los archivos se denominarán según el siguiente criterio: cada factura de gasto tendrá
dos archivos asociados con el número de la factura como nombre de archivo, mientras
que las fichas de gasto y los diferentes contratos (adquisiciones, leasing,
subcontrataciones, servicios y todos los que no tengan naturaleza laboral) tendrán
archivos únicos:
-
Nº de ficha-descripción (según anexo II).
Nº factura gasto justificable-G.
Nº factura gasto justificable-P.
Nº contrato-C.
Para las fichas de gasto
Para los documentos de gasto
Para los documentos de pago
Para los contratos
Ejemplo: Se adquiere un equipo nuevo según número de factura 123456; a su vez, se
formaliza un contrato de leasing para otro equipo, cuyas cuotas se imputan según las
facturas 111111, 222222, 333333... El contenido de la carpeta quedaría así:
I. INSTRUMENTAL Y EQUIPAMIENTO
F.I.1. INVERSIÓN EN INSTRUMENTAL Y EQUIPAMIENTO
F. I. 1
123456-G
123456-P
123456-OFERTAS
SIGUIENTE FACTURA
SIGUIENTE PAGO
....
F.I.2. LEASING DE INSTRUMENTAL Y EQUIPAMIENTO
F. I. 2
CONTRATO 1-C
111111-G
111111-P
SIGUIENTE FACTURA
SIGUIENTE PAGO
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2.1. GASTOS DE PERSONAL Y OTROS JUSTIFICANTES DE GASTO DISTINTOS A FACTURAS:
Para este tipo de gasto, así como para cualquier otro concepto cuya justificación
requiera documentación distinta o adicional a las facturas y pagos identificables
singularmente por el número de factura, la denominación de los archivos se flexibilizará
de acuerdo con el gasto de que se trate, siempre dentro de los criterios siguientes:
- Cuando el período de ejecución o anualidad que se esté justificando se extienda a
más de un ejercicio fiscal, se separarán en archivos diferentes los documentos
correspondientes a cada ejercicio, de modo análogo a lo indicado en el manual
para las fichas de justificación.
- Cuando se trate de justificantes nominativos (individuales por trabajador) el
nombre de archivo, sea de gasto, pago o contrato laboral, comenzará con el
número de DNI o NIE de dicho trabajador, seguido de una expresión que
identifique el documento. Así para contratos laborales, nóminas, certificados
individuales de retenciones, partes horarios.... Cuando se aporten nóminas no es
necesario crear un archivo por mes devengado, sino que se digitalizarán
conjuntamente en un sólo .pdf por ejercicio.
- Cuando se trate de documentos generales (por ejemplo, modelos 190 o TC2) el
archivo se encabezará con la referencia al tipo de documento seguido del
ejercicio a que corresponde.
Ejemplo para gastos de personal:
Tenemos dos trabajadores con cargo al proyecto y DNI números 12345678D y
23456789E respectivamente; suponemos que el período de ejecución que se está
justificando se ha prorrogado va desde julio de 2009 (solicitud) hasta marzo de 2010; el
convenio de aplicación no se modifica en ese plazo:
II. PERSONAL
F.II
190-2009
190-2010
TC2-2009
TC2-2010
CONVENIO COLECTIVO
12345678D-CONTRATO
12345678D-NÓMINAS 2009
12345678D-NÓMINAS 2010
23456789E-CONTRATO
23456789E -NÓMINAS 2009
23456789E -NÓMINAS 2010
....
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