programa de actividades de la coordinación de archivos 2010

Instituto Nacional de la Economía Social
Coordinación General de Administración y Finanzas
Coordinación General Adjunta de Recursos Materiales y Humanos
Dirección de Recursos Materiales
Coordinación de Archivos
Anexo I
PROGRAMA DE ACTIVIDADES DE LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS 2014
ACCIÓN A REALIZAR
RESPONSABLE
Presentar a los
responsables
de
archivo de trámite
el Programa de
Trabajo para la
organización
y
funcionamiento de
los archivos del
INAES.
Coordinador
Archivos
de
Elaboración
del
Registro de Series
Coordinación
Archivos
de
Responsables de
Archivo
de
Trámite
ACTIVIDADES Y OBSERVACIONES
El Coordinador de Archivos enviará,
mediante oficio, a los responsables
del Archivo del Trámite de las
Coordinaciones
Generales
y
Delegaciones Federales, el programa
de actividades 2014, quién estará a
sus órdenes para aclarar cualquier
duda.
2014
ENE
FEB
14
al
18
El Coordinador de Archivos enviará
oficio y formato a los Responsables
de Archivo de Trámite para el registro
de Series Documentales de las
Coordinaciones
General
y
Delegaciones Federales.
Así mismo programará visitas con los
responsables de los Archivos de
Trámite para confirmar la alta de el
Registro de Series documentales,
conocer el valor documental, la
guarda documental, clasificación
reservada o confidencial y su valor
histórico.
14
al
31
3
al
14
1
MAR
ABR
MAY
JUN
JUL
AGO
SEPT
OCT
NOV
DIC
Instituto Nacional de la Economía Social
Coordinación General de Administración y Finanzas
Coordinación General Adjunta de Recursos Materiales y Humanos
Dirección de Recursos Materiales
Coordinación de Archivos
PROGRAMA DE ACTIVIDADES DE LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS 2014
ACCIÓN A REALIZAR
Actualización
del
Cuadro
de
Clasificación
archivística
y
hacerlo
del
conocimiento
de
los
responsables
de
archivo
de
trámite.
Actualización
del
Catálogo
de
Disposición
Documental 2014,
sin embargo este
instrumento
de
archivo
se
actualizará
constantemente de
acuerdo
a
las
necesidades
del
INAES
RESPONSABLE
Coordinación
Archivos
de
Responsables de
Archivo
de
Trámite
Coordinación
Archivos
de
Responsables de
Archivo
de
Trámite
ACTIVIDADES Y OBSERVACIONES
2014
ENE
Con base a las Reglas de Operación
vigentes y después de realizar el
Registro de Series con la información
obtenida, se actualizará el Cuadro de
Clasificación Archivística con las
series
que
reporten
las
Coordinaciones
Generales
y
Delegaciones Federales
FEB
17
al
28
Con apoyo de la información
solicitada a los responsables del
Archivo de Trámite y las Reglas de
Operación vigentes, se actualizará el
Catálogo de Disposición Documental,
mismo que será enviado por oficio y
en formato electrónico al Archivo
General de la Nación e Instituto
Federal de Acceso a la Información
para su validación correspondiente.
17
al
31
2
MAR
ABR
MAY
JUN
JUL
AGO
SEPT
OCT
NOV
DIC
Instituto Nacional de la Economía Social
Coordinación General de Administración y Finanzas
Coordinación General Adjunta de Recursos Materiales y Humanos
Dirección de Recursos Materiales
Coordinación de Archivos
PROGRAMA DE ACTIVIDADES DE LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS 2014
ACCIÓN A REALIZAR
Actualización de la
Guía simple de
Archivos
RESPONSABLE
Coordinación
Archivos
de
Responsables de
Archivo
de
Trámite
Elaboración
del
Inventario General
de expedientes del
INAES
Coordinación
Archivos
de
Responsables de
Archivo
de
Trámite
ACTIVIDADES Y OBSERVACIONES
2014
ENE
La Coordinación de Archivos, enviará
mediante oficio a las Coordinaciones
Generales y Delegaciones Federales,
el formato para la elaboración y su
constante actualización de la Guía
Simple donde se solicitarán los datos
del Responsable del Archivo de
Trámite, nombre(s) de la(s) series
que utilizan,
descripción, fechas
extremas y ubicación física de los
expedientes.
La Coordinación de Archivos, enviará
mediante oficio a las Coordinaciones
Generales y Delegaciones Federales,
el formato para la elaboración del
Inventario del Instituto Nacional de la
Economía Social.
3
FEB
MAR
ABR
MAY
JUN
JUL
AGO
SEPT
OCT
NOV
DIC
C
O
N
S
TA
N
TE
C
O
N
S
TA
N
TE
Instituto Nacional de la Economía Social
Coordinación General de Administración y Finanzas
Coordinación General Adjunta de Recursos Materiales y Humanos
Dirección de Recursos Materiales
Coordinación de Archivos
PROGRAMA DE ACTIVIDADES DE LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS 2014
ACCIÓN A REALIZAR
Monitoreo de las
Delegaciones
Federales
para
saber el status de
su
archivo
de
trámite
y
concentración.
Asesoría
permanente a las
Unidades
Administrativas
RESPONSABLE
Coordinación
Archivos
Coordinación
Archivos
de
de
Responsables de
Archivo
de
Trámite
ACTIVIDADES Y OBSERVACIONES
2014
ENE
La Coordinación de Archivos tendrá
comunicación permanente, vía correo
certificado, correo electrónico (e-mail)
y teléfono, para conocer y evaluar
sus avances y solicitarles información
sobre los instrumentos de trabajo.
 Catálogo de Disposición
Documental
 Registro de Series
 Guía Simple
 Inventario General por
Series.
 Asesoría permanente a los
responsables de Archivo de
Trámite.
Instrumentos que se actualizan cada
año para ser reportados al IFAI y
AGN.
FEB
MAR
ABR
MAY
JUN
JUL
AGO
PERMANENTE
Visitar las Delegaciones Federales en
el transcurso del año 2014, para
capacitar al personal del Archivo de
Trámite y poder crear en cada una de
las Unidades su
Archivo de
Concentración y así mismo, tramitar
la
baja
documental
de
los
expedientes que concluyeron su
vigencia documental.
PERMANENTE
4
SEPT
OCT
NOV
DIC
Instituto Nacional de la Economía Social
Coordinación General de Administración y Finanzas
Coordinación General Adjunta de Recursos Materiales y Humanos
Dirección de Recursos Materiales
Coordinación de Archivos
PROGRAMA DE ACTIVIDADES DE LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS 2014
ACCIÓN A REALIZAR
Actualización de
los Criterios
específicos para la
organización,
conservación de
archivos.
Funciones y
procedimientos
archivísticos.
RESPONSABLE
ACTIVIDADES Y OBSERVACIONES
Coordinación de
Archivos
Revisión de las políticas de préstamo
de expedientes del Archivo de
Concentración.
FEB
MAR
ABR
MAY
JUN
Establecer la secuencia del proceso
archivístico.
JUL
AGO
SEPT
OCT
T
A
N
NOV
DIC
T
E
7
al
28
Ampliación al fundamento legal.
Establecer
políticas
documentos electrónicos.
Actualización
del
Inventario General
por Series.
2014
ENE
Coordinación
Archivos
de
para
Solicitará por oficio a
las
Coordinaciones
Generales
y
Delegaciones
Federales
la
información que contiene el formato
para elaborar este instrumento.
C
5
O
N
S
Instituto Nacional de la Economía Social
Coordinación General de Administración y Finanzas
Coordinación General Adjunta de Recursos Materiales y Humanos
Dirección de Recursos Materiales
Coordinación de Archivos
PROGRAMA DE ACTIVIDADES DE LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS 2014
ACCIÓN A REALIZAR
Visita
a
Delegaciones
las
Revisión
de
expedientes de las
Trasferencias
Primarias.
RESPONSABLE
Coordinación
Archivos
de
Coordinación de
Archivos
2014
ACTIVIDADES Y OBSERVACIONES
Supervisar a los Responsables
Archivo
de
Trámite
de
Coordinaciones
Generales
Delegaciones Federales en
organización y clasificación de
expedientes con Portada y Ceja
año en curso.
ENE
del
las
y
la
los
del
FEB
MAR
ABR
MAY
JUN
JUL
AGO
PERMANENTE
Revisión de listados y expediente por
expediente (fechas extremas y su
contenido).
Detección de posibles errores u
omisiones en el contenido de las
cajas.
PERMANENTE
Una vez realizada la revisión, la
Coordinación de Archivos, enviará
oficio de aceptación de transferencia
y
las
Unidades
Admiistrativas
enviarán a la Coordinación de
Archivos
sus
cajas
con
los
expedientes para su custodia.
6
SEPT
OCT
NOV
DIC
Instituto Nacional de la Economía Social
Coordinación General de Administración y Finanzas
Coordinación General Adjunta de Recursos Materiales y Humanos
Dirección de Recursos Materiales
Coordinación de Archivos
PROGRAMA DE ACTIVIDADES DE LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS 2014
ACCIÓN A REALIZAR
Capacitación para
Transferencias
Primarias
Cambio de las
cajas
que
resguardan
los
expedientes en el
Archivo
de
Concentración.
RESPONSABLE
Coordinación de
Archivos
Responsable de
Archivo de
Concentración
ACTIVIDADES Y OBSERVACIONES
2014
ENE
FEB
Se girarán instrucciones a los
Responsables de Archivo de Trámite,
para el desarrollo del proceso
archivístico de la documentación que
se
destinará
al
Archivo
de
Concentración.
(Transferencia
Primaria).
MAR
ABR
MAY
JUN
JUL
AGO
PERMANENTE
Con el cambio de inmueble el
responsable
del
Archivo
de
Concentración supervisará las cajas
que guardan y conservan los
expedientes de las diferentes áreas
del INAES, para que en su caso,
sean cambiadas las que se
encuentran en malas condiciones,
esto es con la finalidad de que los
expedientes sean conservados en
mejores condiciones físicas para la
consulta de los mismos cuando así
se requiera.
PERMANENTE
7
SEPT
OCT
NOV
DIC
Instituto Nacional de la Economía Social
Coordinación General de Administración y Finanzas
Coordinación General Adjunta de Recursos Materiales y Humanos
Dirección de Recursos Materiales
Coordinación de Archivos
PROGRAMA DE ACTIVIDADES DE LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS 2014
ACCIÓN A REALIZAR
Bajas
Documentales
Capacitación para
el trámite de las
bajas
documentales
RESPONSABLE
Responsable de
Archivo de
Concentración
Responsable del
Archivo de
Concentración
2014
ACTIVIDADES Y OBSERVACIONES
Con base en el Catálogo de
Disposición
Documental,
se
elaborará
un
listado
de
los
expedientes que se encuentran en el
Archivo de Concentración con su
vigencia
documental
vencida,
posteriormente se enviara
a las
Unidades Administrativas para su
visto bueno, posteriormente se
remitirá al AGN para su validación.
PERMANENTE
Se elaborará un cronograma de
actividades y cursos de capacitación
vía video conferencia en coordinación
con la Coordinación General de
Operación
PERMANENTE
8