NORMAS PARA CUMPLIMENTAR EL FORMULARIO DE

INSTRUCCIONES PARA CUMPLIMENTAR EL FORMULARIO DE RECOGIDA
DE DATOS SOBRE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS Y DEPÓSITOS DE
DOCUMENTOS
IMPORTANTE.
Los datos se escribirán en letra mayúscula.
Una vez completado el Formulario (que incluirá tantas fichas como sean necesarias), se
remitirá a la dirección de correo electrónico indicada.
1. CÓDIGO DEL CENTRO.
Se indicará el número de código del centro.
2. FICHA DE RECOGIDA DE DATOS.
Se cumplimentará una ficha por cada conjunto de documentación que se
encuentre agrupada físicamente en una dependencia o depósito concretos:
dependencias administrativas, despachos, almacenes, archivos de oficina, naves
industriales... Es decir, toda la documentación que se encuentre dentro de un mismo
espacio o habitáculo.
- Ficha nº: Se indicará uno por cada dependencia o depósito que se relacione,
señalándose del número 1 en adelante.
2.1. Datos del local dedicado a archivo.
- Tipo de local: Se distingue la documentación instalada en “Oficina” (dependencias
administrativas) y “Depósito” (habitaciones dedicadas en exclusiva a archivo). Marcar
la que proceda.
- Ubicación:
- Si la documentación se encuentra en el mismo edificio que la unidad
administrativa, se señalará sólo la planta en que se encuentra, y el despacho o
almacén (si tiene número también se deberá incluir).
Ejemplo: Planta 2ª, despacho 24.
-
Si se trata de depósitos externos al edificio, se reseñará la dirección, lo más clara
y completa posible, que permita identificar de forma exacta la localización de la
documentación. Se incluirá nombre del edificio, calle y número, localidad, nº
planta, nº de oficina, despacho o almacén, etc.
Ejemplos:
- Antiguo almacén; Casa del conserje; Habitación realizada en el gimnasio;
Planta baja; Sala izquierda.
- Depósito mixto:
- “Sí”: Se marcará cuando se trate de depósitos que albergan documentación
perteneciente a más de un centro.
- “No”: Se marca cuando el depósito alberga documentación perteneciente sólo
al centro que cumplimenta el formulario.
- Superficie del depósito: (Esta información se cumplimentará sólo en el caso de los depósitos
documentales, no en el de dependencias administrativas u oficinas) Se señalará la superficie
en metros cuadrados que tiene el local o habitáculo que alberga la documentación.
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- Tipos de estanterías: Se especificará si se trata de “Armarios”, “Archivadores”
(armarios de cajones para carpetas colgantes), “Estanterías fijas” (tanto metálicas como
de madera) o “Estanterías móviles” (armarios tipo compacto). En “Otros” se
especificará cualquier otra clase de mobiliario dedicado a contener documentación,
especificándose de cuál se trata (ejemplo: “Planeros”). Si dentro de una misma
dependencia o depósito hay dos o más tipos de estanterías, se señalarán todas ellas.
- Nivel de ocupación: La capacidad de las estanterías se medirá en metros lineales
“(m/l)”. Los metros lineales se calculan midiendo la longitud de una balda y
multiplicando por el número total de las mismas, reduciéndose el resultado a metros.
Si existen baldas de diferentes dimensiones, esta operación se repetirá por cada tipo de
ellas, sumándose al final los resultados.
Ejemplo: en una oficina hay cinco archivadores metálicos, cada uno de ellos con
cuatro cajones de carpetas colgantes de 70 cm. de profundidad (5x4x0,70=14 m);
siete armarios de madera, cada uno de ellos con cinco baldas de 90 cm. de
ancho (7x5x0’90= 31’5 m); más cinco módulos de estanterías metálicas fijas,
cada uno de ellos con siete baldas de 110 cm. (5x7x1’10 = 38’5 m), lo que
sumado daría un total de 84 m/l de estantería útil.
A continuación se señalará cuántos metros lineales se encuentran ocupados por
documentación.
En este apartado se reseñará también si existe documentación no instalada en
estanterías y que se encuentre amontonada o instalada en cajas de embalaje
(“documentación apilada”). Si no es posible evaluar los metros lineales que ocupa, su
volumen se expresará en metros cúbicos (altura por anchura por profundidad).
Sistemas de seguridad: (Esta información se cumplimentará sólo en el caso de los depósitos
documentales, no en el de dependencias administrativas u oficinas). Marcar lo que proceda
(Alarma; Incendios; Control de acceso).
Condiciones ambientales inadecuadas: (Esta información se cumplimentará sólo en el caso
de los depósitos documentales, no en el de dependencias administrativas u oficinas). Se indicará
cualquier circunstancia que origine o pueda provocar problemas de conservación de
los documentos: humedades, bajantes susceptibles de generar inundaciones, depósitos
en sótanos, exceso de temperatura, oscilaciones térmicas fuertes, sistemas eléctricos en
mal estado que puedan provocar incendios, suciedad y acumulación de otro tipo de
enseres, existencia de elementos patógenos (roedores, insectos, hongos)….
También se señalará, en su caso, los sistemas de control ambiental que existan:
termohigrómetros, deshumidificadores, etc.
2.2. Datos de los documentos existentes en el mismo.
Tipo de documentación: Se reseñará su clase en función de la fase de tramitación en
que se encuentren (“en trámite” o “concluida”), indicando el volumen en metros
lineales en cada caso. Los plazos se contabilizarán a partir de la fecha de conclusión
total de los procedimientos. Se consignará la frecuencia de uso de cada tipo indicando
“MF” (muy frecuente) “F” (frecuente), “P” (periódica; ejemplo: una vez al año)” ó “E”
(esporádica: menos de una vez al año).
¿Alberga algún Registro Público?: Se consignará tal circunstancia, entendiendo por
Registro Público todo aquel registro previsto y regulado por una normativa específica.
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Ejemplos: Registro de la Propiedad Intelectual, Registro de explotaciones ganaderas,
Registro de empresas turísticas...
Sistemas de localización: Se señalará si la unidad posee y mantiene herramientas que
posibiliten el control de la ubicación física de los expedientes y su localización y
recuperación; indicando si son “Registros de expedientes” (en este caso, distinguiendo
entre libros o registros informáticos), “Inventarios” en cualquier soporte, “Fichas
mecanografiadas” tradicionales, “Índices o relaciones de contenido” (tanto en papel
como en procesador de textos), “Bases de datos” (con inclusión del programa
informático: Access, Knosys... y el nombre de la aplicación) u “Otros”, especificando
cuáles.
Control de préstamos: si existe un responsable de prestar y devolver los expedientes
que se solicitan por la unidad u oficina, y si se lleva un registro de los mismos y de sus
devoluciones.
Otros fondos: Aquí se indicará la existencia en la oficina o en el depósito de fondos
documentales producidos por instituciones anteriores o ya extinguidas, de las cuales se
heredó la documentación y/o las competencias: Colegio Rural, Centro de Adultos ya
desaparecidos, o servicios trasladados que olvidaron sus documentos... En general se
consignará en este apartado aquella documentación que no debería encontrarse en
estas dependencias.
Observaciones: Se especificará lo que proceda por la persona que elabore el
cuestionario.
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