CONSECUTIVO

GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: GD-GU-002
Versión: 01
GUÍA PARA EL MANEJO
DOCUMENTAL
1.
Vigente a partir de: 2207-09
Página 1 de 15
OBJETO
Establecer las actividades necesarias para garantizar la efectiva organización y conservación de los archivos del
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, controlando en forma permanente el ingreso y salida de documentos a
través del sistema de archivo, dando cumplimiento a la legislación del Archivo General de la Nación y demás
normatividad relacionada
2.
ALCANCE
Esta guía apoya el control de los documentos y registros generados en los procedimientos que ejecuta cada
dependencia del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo. Se encuentran representados en series, subseries
y tipos documentales en las Tablas de Retención, teniendo en cuenta la necesidad de organización documental
y la disposición final de los documentos.
3.
DEFINICIONES
ARCHIVO DE GESTIÓN O ARCHIVO DE OFICINA: Comprende toda la documentación producida y/o recibida por
una oficina o dependencia, que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas
productoras u otras oficinas que la soliciten.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Actividad que consiste en dividir o separar los documentos estableciendo
series y subseries documentales. Los archivos como unidades organizadas, se clasifican de acuerdo con la
estructura de las entidades productoras y de las funciones o actividades de la dependencia. La clasificación se
realiza teniendo en cuenta elementos definidos como: los manuales de procedimientos y funciones, los tipos
documentales, los flujos y la necesidad de consulta, entre otros.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL: Es un proceso analítico, sistemático y participativo mediante el cual se
conocen y mejoran las condiciones de producción, gestión, organización, difusión, conservación de documentos e
involucra a todos los niveles de la estructura organizacional.
SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneo, emanados
de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas. Ejemplos:
hojas de vida o historias laborales, contratos, actas, informes, entre otros.
Elaborado por: Hector Hernán Ruiz
Cargo: Coordinador Grupo Gestión Documental
Firma: Original firmado
Revisado por: Eleonora Ferroni G.
Aprobado por: Hector Hernan Ruiz
Cargo: Asesora Sistema Integrado de Gestión
Cargo: Coordinador Grupo Gestión Documental
Firma: Original firmado
Firma: Original firmado
Si este documento se encuentra impreso se considera copia no controlada y por lo tanto no se garantiza su vigencia. La
versión vigente puede ubicarse en la intranet del Ministerio o solicitar una copia controlada al grupo del S.I.G
GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: GD-GU-002
Versión: 01
GUIA PARA EL MANEJO
DOCUMENTAL
Vigente a partir de: 2207-09
Página 2 de 15
SUBSERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie. Se jerarquizan
e identifican en forma separada de la serie según los tipos de documentos.
TIPO DOCUMENTAL: Hace referencia a la especie documental que revela tanto el contenido como la estructura
física del documento. Cada documento es una tipología documental, que, integrado a otros forman una serie
según su razón de ser.
Para el efecto del presente procedimiento se debe tener en cuenta que para Mincomercio los documentos son de
carácter público.
Ejemplo: Certificado de disponibilidad presupuestal, Conceptos Técnicos, Facturas
CONDICIONES GENERALES
4.1
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
La clasificación documental se establece de la siguiente manera:

Secciones y Subsecciones: Codifica las dependencias de MINCOMERCIO y sus funciones.

Series Documentales: Codifica actos concretos realizados por las dependencias y se organiza por tipos
documentales.
4.2
CODIFICACIÓN INSTITUCIONAL
Para facilitar el manejo de los archivos de la Entidad, cada dependencia debe estar identificada, como se observa
en la tabla No. 1 (Anexo 1).
Esta codificación institucional facilita muchas actividades, simplifica el nombre de las dependencias, revela el
orden jerárquico de cada una de ellas y facilita las comunicaciones.
4.2.1 Codificación Series Documentales
Las series documentales que han sido identificadas deben ser debidamente codificadas de acuerdo con las
funciones específicas de la oficina. Para cada serie existe un número propio, existiendo dos divisiones de la
serie:

Series Generales: Aparecen en el espacio código de la dependencia y son las que se aplican a la
documentación que es común para todas, ya sea por información, consulta o tramité., utilizando los códigos del 1
al 99. Ejemplo 48000, código de la dependencia del Grupo Sistema Integrado de Gestión.
En este mismo espacio del código aparecen las series que corresponden al tipo de documento ejemplo 30 actas
quedando 48030.
Si este documento se encuentra impreso se considera copia no controlada y por lo tanto no se garantiza su vigencia. La
versión vigente puede ubicarse en la intranet del Ministerio o solicitar una copia controlada al grupo del S.I.G
GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: GD-GU-002
Versión: 01
GUIA PARA EL MANEJO
DOCUMENTAL
Vigente a partir de: 2207-09
Página 3 de 15
A su vez cada serie se divide en subseries documentales identificadas con un guión después del código de la
serie utilizando un solo digito. Ejemplo 48030-1.
4.3
ORDENAMIENTO DE DOCUMENTOS EN ARCHIVO DE GESTIÓN
Operación de unir los elementos o unidades de un conjunto relacionándolos unos con otros, de acuerdo con una
unidad – orden establecida de antemano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o
las unidades archivísticas dentro de las series. El ordenamiento se lleva a cabo en dos niveles:
4.3.1
Al Interior de la Unidad Documental (TAPAS)
Hace relación al orden en que se conservan los documentos dentro de cada unidad documental, de acuerdo con
la secuencia que originó el expediente y al orden en que se dieron los documentos por lo cual debe respetarse el
orden natural de los documentos ya que son productos en una relación causa efecto.
Ejemplo:

Ordenamiento Cronológico: Ubicación en el tiempo y con relación a este, los documentos deben ser
colocados en forma ascendente por año, mes, día.

Ordenamiento Numérico: Algunos documentos deben ser ordenados en forma numérica ascendente, en la
que el primer número corresponde al primer documento almacenado en la unidad de conservación
4.3.2
Al Interior de la Serie Documental
Partiendo de la clasificación documental las tapas de archivo se disponen en archivadores. Podemos decir que el
archivo esta ordenado físicamente y alfabéticamente siguiendo la secuencia establecida por la clasificación
documental.
Ejemplo
1. ACTAS
1.1
Actas del Comité
1.2
Actas de Formación
2. CONTRATOS
2.8 Control de Contratos
- Ordene de izquierda a
derecha de los archivadores
- De arriba hacia debajo de
las gavetas o entrepaños
- De afuera hacia adentro de
las gaveta
Cuadro de Clasificación Documental en la ubicación física de las tapas.
4.4 DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Consiste en elaborar registros o listas de la documentación, que hay en uno o varios archivos para facilitar la
consulta, localización y control.
Si este documento se encuentra impreso se considera copia no controlada y por lo tanto no se garantiza su vigencia. La
versión vigente puede ubicarse en la intranet del Ministerio o solicitar una copia controlada al grupo del S.I.G
GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: GD-GU-002
Versión: 01
GUIA PARA EL MANEJO
DOCUMENTAL
Vigente a partir de: 2207-09
Página 4 de 15
Formato único de Inventario documental (GD-FM-5): Se utiliza para el control y la descripción de los
documentos. Con el fin de comprobar y controlar la existencia de expedientes se dota al documento de un
número de identificación el cual ayuda a la búsqueda de los mismos.
Este formato estará publicado en Mintranet para que cada funcionario lo baje. Además, se le capacitará para
llevar el control y el seguimiento de los archivos en su dependencia.
4.5
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Es el instrumento que permite establecer el tiempo de utilización de los documentos; de transferencia al archivo
central y de destrucción. (Formato GD-FM-6 Tabla de Retención Documental). Contiene las series y/o subseries
de los documentos producidos.
4.5.1
Periodos de Retención
Con las Tablas de Retención Documental, debidamente aprobadas se comienza el proceso de selección y
descarte de documentos duplicados e innecesarios en los archivos de gestión. Se fija, de manera específica,
cuándo y a partir de qué evento o fecha se inician los periodos de retención establecidos en la tabla, los cuales
son:







Después de completarse un proyecto u la ocurrencia de un evento
Después de una auditoria
Después de cerrado el año fiscal
Después de la terminación de un contrato
Después de cierre del archivo de gestión
Después de la publicación
Después de la transferencia a archivo central
4.5.3
Evaluación Tabla de Retención
Para constatar si las Tablas de Retención Documental son adecuadas en el Archivo de Gestión, verifique lo
siguiente:







Están registradas todas las series y/o subseries de los documentos producidos por función asignados a cada
una de las dependencias, o hay otra documentación sin analizar.
Cada serie esta claramente identificada y segregados los documentos
Hay problemas en el descarte de las series documentales y/o subseries.
Se han aplicado las Tablas de Retención Documental el último año.
Hay periodos de retención que podrían ser más cortos o más extensos.
Están debidamente registradas las operaciones que se hicieron de disposición y descarte documental.
De acuerdo con lo programado, se hacen las transferencias de archivos de gestión al archivo central
4.6 INSTRUMENTOS NECESARIOS PARA EL ARCHIVO
 Lápiz de mina negra y blanda (HB, B)
Si este documento se encuentra impreso se considera copia no controlada y por lo tanto no se garantiza su vigencia. La
versión vigente puede ubicarse en la intranet del Ministerio o solicitar una copia controlada al grupo del S.I.G
GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: GD-GU-002
Versión: 01
GUIA PARA EL MANEJO
DOCUMENTAL








Vigente a partir de: 2207-09
Página 5 de 15
Carpeta o tapas tamaño oficio
Rótulos Autoadhesivos para la identificación de la carpeta
Cajas para archivo de cartón modelo X200 Standard
Sistema de archivadores verticales u horizontales en madera
Cada sistema de archivo debe disponer de llave para seguridad de la documentación
Guía “Afuera” como separadores de series para registró de prestamos y devoluciones
Tapas
Clips plásticos
5. DESARROLLO
5.1 DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS


El primer paso, en cada una de las dependencias para la organización de los documentos, es la recepción,
por parte de los funcionarios responsables del trámite de la documentación, para su almacenamiento y
conservación en el Archivo de Gestión.
Los documentos propios de cada dependencia, de acuerdo con sus funciones, se organizarán según la
clasificación documental.
Ejemplo:
Actas Comité Interno
48030-2
Actas Comité Técnico
48030-1
ACTAS 48030

El archivo esta conformado por los expedientes que contienen documentos generados de acuerdo con la
función de cada dependencia y que constituye la historia de la entidad, por eso el archivo se ordena de
acuerdo con la fecha; de la más antigua a la más reciente (ej: Enero, febrero, marzo, etc.) La ordenación de
cada carpeta se hará según sea el caso, cronológica ó numérica.
Si este documento se encuentra impreso se considera copia no controlada y por lo tanto no se garantiza su vigencia. La
versión vigente puede ubicarse en la intranet del Ministerio o solicitar una copia controlada al grupo del S.I.G
Código: GD-GU-002
GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 01
Vigente a partir de: 2207-09
Página 6 de 15
GUIA PARA EL MANEJO
DOCUMENTAL
1
MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO
Ordenación Cronológica:
-
MEMORANDO
Contrato
05 - enero - 2006
Póliza
06 - enero - 2006
Orden de pago 18 - febrero - 2006
Informe
10 - mayo - 2006
PARA:
MIEMBROS
OCUPACIONAL
DEL
COMITÉ
DE:
SECRETARIA GENERAL
ASUNTO:
Invitación Reunión COPASO
FECHA:
18 de abril de 2007
PARITARIO
DE
SALUD
Ordenación Numérica:
-



Factura 001
Factura 002
Factura 016
Factura 045
01 - enero - 2006
12 - enero - 2006
20 - marzo - 2006
12 - junio - 2006
Verifique el almacenamiento en la unidad de conservación o soporte respectivo. Cada tapa no deberá
mantener en su interior más de 100 folios, respetando el contenido de los cuadernos o temas.
Únicamente se abrirán tapas y se organizarán de acuerdo con las series documentales establecidas en la
Clasificación Documental.
NOTA: No se debe abrir carpetas con el titulo “Varios”, “Misceláneos”, o generalidades. Si se requiere incluir
una nueva carpeta se debe enviar, vía correo electrónico, la solicitud de asesorìa al Grupo Gestión
Documental. Las tapas se identificaran con un rotulo, utilizando una plantilla desarrollada en Microsoft Excel
“Rótulos Carpetas”, cuya estructura es la siguiente:
GESTION DOCUMENTAL
COD. 45200
CONSECUTIVO
CORRESPONDENCIA
CARPETA 1/1
CARPETA
1
CAJA
1
5.2 ALMACENAMIENTO FISICO y MEDIO MAGNÉTICO EN EL ARCHIVO CENTRAL
Ordenados e identificados los expedientes, se ubicarán, de izquierda a derecha, consecutivamente con el
número asignado a cada serie y subserie documental, como lo indica la Clasificación Documental. En los
Si este documento se encuentra impreso se considera copia no controlada y por lo tanto no se garantiza su vigencia. La
versión vigente puede ubicarse en la intranet del Ministerio o solicitar una copia controlada al grupo del S.I.G
GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: GD-GU-002
Versión: 01
GUIA PARA EL MANEJO
DOCUMENTAL
Vigente a partir de: 2207-09
Página 7 de 15
archivadores verticales las carpetas se colocan de afuera hacia adentro de la gaveta, consecutivamente, por el
número asignado a cada serie y subserie documental.

1 2 3 4
1. ACTAS
2. CONTRATOS
1.1 ACTAS COMITÉ TÉCNICO
NOTA: Las tapas que tengan el mismo código de serie se ordenan en forma alfabética.
Los archivadores son sistemas de almacenamiento que permiten la conservación, seguridad y buen manejo de
los documentos, por lo tanto, no deben guardar allí elementos que no cumplan esta función, tales como
papelería, implementos de oficina, equipos, impresoras, elementos personales, etc. Las cajas se identifican con
un rótulo cuya estructura es la siguiente:
GESTION DOCUMENTAL
AÑO 2XXX
Es la fecha de los documentos a transferir
SERIE INICIAL
SERIE FINAL
1
10
CAJA 1
Almacenamiento en medio magnético
Si este documento se encuentra impreso se considera copia no controlada y por lo tanto no se garantiza su vigencia. La
versión vigente puede ubicarse en la intranet del Ministerio o solicitar una copia controlada al grupo del S.I.G
GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: GD-GU-002
Versión: 01
GUIA PARA EL MANEJO
DOCUMENTAL
Vigente a partir de: 2207-09
Página 8 de 15
El almacenamiento en medio magnético se debe hacer siguiendo las instrucciones establecidas por
subproceso Gestión de Recursos Tecnológicos.
el
5.3 INSTRUMENTOS PARA REGISTRO, RECUPERACIÓN Y CONTROLES
5.3.1 Inventario de Archivo
Para la recuperación de la información se debe realizar inventario de las carpetas, las cuales se mantendrán
actualizadas con los siguientes datos (ver formato GD-FM-5 Inventario de Archivo).
 Código: Dígitos del cuadro de Clasificación, Indicando Dependencia y Serie y/o Subserie Documental.
 Nombre del Documento o Serie Documental: Titulo de la carpeta, Tipología de la Serie, Autor,
Destinatario etc.
 Número de Consecutivo o Folios: Número total de folios de la unidad de conservación
 Ubicación: Identificación de unidades de conservación que nos remitirá a su localización física en el archivo
de gestión en cajas y dentro en libros, legajos, carpetas, expedientes etc.
 Fecha Extremas: Fecha inicial y final de cada serie indicando día y mes.
 No. Caja: Número de la caja donde se ubica el documento.
5.3.2 Inventario Analítico
En el archivo central cuentan con un software denominado WINISIS suministrado por la UNESCO, que funciona
como un diccionario de palabras claves, el cual permite ubicar de manera precisa dentro de las cajas, la serie
documental de algún expediente. Este software organiza los documentos cronológicamente y alfabéticamente por
temas, motivos, entidades o personas.
5.4 CONTROL DE PRÉSTAMOS
Para controlar el préstamo de documentos se utiliza la Guía de Afuera, en la cual se registran:
Titulo de la carpeta,
Número de folios,
Código de la dependencia que lo solicita
Nombre del documento
Fecha de salida,
Nombre y firma de quien retira el documento
Fecha de devolución
Nombre y firma de quién recibe
.
Adicionalmente se maneja un libro de control de firmas de salida del documento y devolución del mismo.
No se debe permitir el acceso directo a los documentos, a personas ajenas a la oficina y menos tomar los
documentos sin autorización, se debe prohibir que los documentos prestados a una persona se cedan a otros, sin
autorización de la persona encargada del archivo central.
Si este documento se encuentra impreso se considera copia no controlada y por lo tanto no se garantiza su vigencia. La
versión vigente puede ubicarse en la intranet del Ministerio o solicitar una copia controlada al grupo del S.I.G
Código: GD-GU-002
GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 01
Vigente a partir de: 2207-09
Página 9 de 15
GUIA PARA EL MANEJO
DOCUMENTAL
Autorizado el préstamo se llena la guía de afuera, de acuerdo con el siguiente formato.
AFUERA
FECHA
SALIDA
PRESTADO A:
(NOMBRE)
FIRMA
FECHA
DEVOLUCIÓN
QUIEN RECIBE
FIRMA
(NOMBRE)
Cuando se devuelve el documento, se revisa su integridad, se coloca en su lugar, se retira la tarjeta y se anula el
préstamo tachando el afuera igual que en libro de control.
Si el documento no es devuelto oportunamente, se solicitará su devolución, por escrito, a la persona o
dependencia que lo haya retirado.
5.5 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
5.5.1 Aplicación Tabla de Retención Documental
Para la eliminación de documentos, se verifican las Tablas de Retención y se prepara la documentación a ser
transferida al Archivo Central y/o proceder a su selección y eliminación correspondiente y se presenta ante el
comité de archivo del Ministerio.
Para la documentación que requiera ser eliminada, en la fase de Archivo de Gestión, se elabora el listado
correspondiente en el formato de inventario y se levanta un acta de destrucción de documentos firmada por el
líder de la dependencia y el responsable del archivo.
5.5.2 Creación y actualización de la Tabla de Retención Documental
Se creará una tabla de retención documental cada vez que se cree una nueva dependencia y se actualizará cada
vez que aparezca o se identifiqué una nueva serie documental, es decir cada vez que se genere una nueva
función en la Entidad.
5.5.3 Destrucción del Material Descartado
Determinada la necesidad de eliminar documentos, se procede a su destrucción por picado. Para esta labor el
Ministerio tiene convenio con una empresa de reciclaje, a donde se lleva esta documentación y, en presencia de
un funcionario de almacén, se realiza su destrucción.
Si este documento se encuentra impreso se considera copia no controlada y por lo tanto no se garantiza su vigencia. La
versión vigente puede ubicarse en la intranet del Ministerio o solicitar una copia controlada al grupo del S.I.G
GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: GD-GU-002
Versión: 01
GUIA PARA EL MANEJO
DOCUMENTAL
Vigente a partir de: 2207-09
Página 10 de 15
5.6 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
La transferencia de las Series y/o Subseries documentales al Archivo Central se realizará de acuerdo con lo
establecido en la Tabla de Retención
Esta labor se realiza en el archivo de Gestión de cada dependencia. La documentación se coloca en cajas
debidamente identificadas y se levantan el inventario y el acta de transferencia correspondientes.
Igualmente, se define qué archivos deben permanecer en medios magnéticos como respaldo y copias de la
información, para facilitar la consulta en un futuro y la integración del patrimonio documental del Ministerio.
5.6.1 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS EN PAPEL

Al Archivo Central se deben transferir sólo los documentos que cumplan el tiempo de vigencia establecido
en la Tabla de Retención Documental. Se transferirán las series que respondan a las funciones específicas
de la dependencia productora.

Se retiran los clips, ganchos de grapadora autoadhesivos, cinta pegante o elementos que puedan causar
deterioro físico.
Las tapas deben ir con la documentación completa, previamente seleccionada: sin borradores, ni notas
marginales, ni formatos sin diligenciar, ni recortes de prensa, ni manuscritos, ni sobres de correo, ni material
bibliográfico y ni documentos duplicados.
ANTES
DESPUES
Si este documento se encuentra impreso se considera copia no controlada y por lo tanto no se garantiza su vigencia. La
versión vigente puede ubicarse en la intranet del Ministerio o solicitar una copia controlada al grupo del S.I.G
Código: GD-GU-002
GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 01
Vigente a partir de: 2207-09
Página 11 de 15
GUIA PARA EL MANEJO
DOCUMENTAL
Folie de la siguiente manera: Se enumera empezando con el número (1) en adelante, en la esquina
superior derecha de cada una de las hojas de cada documento.
Utilice un lápiz de mina negra y blanda (HB, B).
1
MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO
SECRETARIA GENERAL
GRUPO CENTRO DE DOCUMENTACIÓN
1
MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO
MEMORANDO
SECRETARIA GENERAL
GRUPO CENTRO DE DOCUMENTACIÓN
1
PARA: MEMORANDO
DE:
MINISTERIO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO
ASUNTO:
SECRETARIA GENERAL
GRUPO CENTRO DE DOCUMENTACIÓN
FECHA:
PARA:
DE:
MEMORANDO
ASUNTO:
FECHA:
2
3
1
PARA:
DE:
ASUNTO:
FECHA:
NOTA: La numeración existente no debe corregirse. Si se detecta algún error debe enumerarse nuevamente
borrando o trazando una x sobre la numeración anterior. Los planos o cualquier documento doblado, se
enumerarán como un solo folio. Los folios que estén totalmente en blanco y que estén sueltos se eliminarán.
Aquellos que estén cosidos o adheridos no deben separarse y se conservarán en su orden.
 Ordenar, almacenar e identificar los documentos, las cajas deben llenarse pero nunca tanto como para
impedir su cierre. Los documentos se almacenarán en las cajas por años, respetando el orden original que
tuvieron en la oficina.
Las carpetas y las cajas, se marcan con un rótulo, con el nombre y código de la dependencia.
 Realizar el inventario documental por año y por número de serie documentales, de acuerdo al formato GDFM-5.

Realizar una reunión previa con los funcionarios de la oficina de archivo para la transferencia documental.
 Los documentos que se eliminaran, deben ser avalados por el comité de archivos de la entidad, estos deben
enviarse al Grupo Gestión Documental, nunca se deben eliminar por el chut de basuras.
Las Transferencias se deben recibir desde el tercer mes de cada año, según el calendario de transferencia
entregado con antelación por el Archivo Central a los responsables del Archivo de Gestión.
Los documentos se revisarán con un periodo estimado de seis meses por parte del archivo central. Si por algún
motivo la documentación es devuelta por la oficina de archivo central a las dependencias, se dará un mes para
que la dependencia realice las correcciones.
Después de realizada la transferencia, se le entrega oficialmente al responsable del archivo de gestión en cada
dependencia, el inventario de los documentos recibidos, previamente revisados.
Si este documento se encuentra impreso se considera copia no controlada y por lo tanto no se garantiza su vigencia. La
versión vigente puede ubicarse en la intranet del Ministerio o solicitar una copia controlada al grupo del S.I.G
Código: GD-GU-002
GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 01
Vigente a partir de: 2207-09
Página 12 de 15
GUIA PARA EL MANEJO
DOCUMENTAL
5.6.2 TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS EN SOPORTE MAGNÉTICO Y ELECTRÓNICO
Los documentos que se encuentran en soporte electrónico y hacen parte del expediente de la dependencia, se
deben colocar en un bolsillo en la última tapa de la carpeta.
Para la transferencia de documentos, se requiere que los rótulos de los disquetes ó CD, tengan la siguiente
información;
1).- Cada disquete ó CD se identificará con los archivos que trae, con un nombre especifico, corto y preciso)
2).- Las fechas de los documentos,
3).- el nombre del programa o software y
4).- Números de disquete ó CD por archivos.
5.7 RECOMENDACIONES













GENERALES
PARA
ARCHIVAR
Nunca utilice ganchos ni alfileres para sujetar los documentos.
No intente reparar documentos rotos si no es un experto en esto.
Nunca coloque más de 100 documentos en la carpeta.
Al colocar un documento en la carpeta sáquela completamente de la gaveta para evitar que éste quede por
fuera de la misma.
Haga llenar la planilla de control de préstamo, antes de prestar el documento y hágalo firmar por quien retira.
Nunca doble, perfore ni cosa los documentos.
Establezca las referencias cruzadas que sean necesarias.
No mezcle los documentos de una serie con otra diferente en un expediente.
Descarte periódicamente los documentos perdiendo su valor y carecen de consulta de acuerdo a la Tabla de
Retención Documental.
Los documentos especiales, títulos de propiedad, o de uso restringido, archívelos en caja fuerte y en sitio
aparte y seguro.
Nunca escriba sobre los documentos, solo se permite marcar a lápiz la foliación respectiva.
Los documentos tales como planos, dibujos, mapas, se deben guardar en muebles apropiados a su tamaño.
No archive fax a estos se saca copia y se archiva.
Si este documento se encuentra impreso se considera copia no controlada y por lo tanto no se garantiza su vigencia. La
versión vigente puede ubicarse en la intranet del Ministerio o solicitar una copia controlada al grupo del S.I.G
Código: GD-GU-002
GESTIÓN DOCUMENTAL
Versión: 01
Vigente a partir de: 2207-09
Página 13 de 15
GUIA PARA EL MANEJO
DOCUMENTAL
6. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Caracterización Proceso Gestión Documental
Ley 594 de 2000, “Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”:
Acuerdo No. 07 de 1994, “Por el cual se expide el Reglamento General de Archivos”.
7. CONTROL DE REGISTROS
IDENTIFICACIÓN
No.
1
2
CÓDIGO REGISTRO
GD-FM-5
GD-FM-6
NOMBRE
CÓDIGO DE LA TABLA DE RETENCIÓN
DOCUMENTAL PARA ARCHIVO
Formato único de Inventario documental
Tabla de Retención Documental
8. CONTROL DE CAMBIOS
RELACION DE NOVEDADES Y CAMBIOS
FECHA
08-12-08
22-07-09
VERSION No.
NOVEDADES O CAMBIO
0
Elaboración del documento.
01
Modificaciones en rótulo de carpeta y tapa de caja.
Si este documento se encuentra impreso se considera copia no controlada y por lo tanto no se garantiza su vigencia. La
versión vigente puede ubicarse en la intranet del Ministerio o solicitar una copia controlada al grupo del S.I.G
GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: GD-GU-002
Versión: 01
GUIA PARA EL MANEJO
DOCUMENTAL
Vigente a partir de: 2207-09
Página 14 de 15
Tabla No.1 CODIFICACIÓN DEPENDENCIAS
CODIGO
10000
10001
11000
12000
12100
12200
13000
14000
15000
16000
16001
16002
20000
21000
22000
23000
24000
24100
24200
24210
24220
24230
24231
24232
24233
24240
24250
24251
24252
24260
24261
24262
24270
24271
24280
24281
24290
24291
24330
24400
25000
DEPENDENCIA
DESPACHO MINISTRO
Grupo del Equipo Negociador
Oficina Asesora de Planeación Sectorial
Oficina Asesora Jurídica
Grupo de Cobro Coactivo
Grupo de Trabajo de Procesos Judiciales
Oficina de Asuntos Legales Internacionales
Oficina de Estudios Económicos
Oficina de Control Interno
Oficina de Sistemas de Información
Grupo de Desarrollo y Mantenimiento de Aplicaciones
Grupo de Ingeniería y Soporte
VICEMINISTERIO DE COMERCIO EXTERIOR
Dirección de Relaciones Comerciales
Dirección de Integración Económica
Dirección de Inversión Extranjera y Servicios
Dirección de Comercio Exterior
Comité de Importaciones
Subdirección de Diseño y Administración de Operaciones
Grupo Diseño de Operación de Comercio Exterior
Grupo Calificación de Origen y Producción Nacional
Grupo Operativo de Comercio Exterior
Grupo de Atención Inmediata de Comercio Exterior El Dorado
Grupo Ventanilla Única VUCE
Grupo Tecnología y Comercio de Servicios
Dirección Territorial Zona Noroccidente – Medellín
Dirección Territorial Zona Occidente – Cali
Punto de Atención Ipiales
Punto de Atención Buenaventura
Dirección Territorial Zona Norte A – Barranquilla
Punto de Atención Santa Marta
Punto de Atención Valledupar
Dirección Territorial Zona Norte B – Cartagena
Punto de Atención San Andrés
Dirección Territorial Zona Nororiente – Cúcuta
Punto de Atención Bucaramanga
Dirección Territorial Zona Cafetera – Pereira
Punto de Atención Manizales
Grupo Certificados de Reembolso Tributario CERT
Subdirección de Prácticas Comerciales
Oficinas en el Exterior
Si este documento se encuentra impreso se considera copia no controlada y por lo tanto no se garantiza su vigencia. La
versión vigente puede ubicarse en la intranet del Ministerio o solicitar una copia controlada al grupo del S.I.G
GESTIÓN DOCUMENTAL
Código: GD-GU-002
Versión: 01
GUIA PARA EL MANEJO
DOCUMENTAL
Vigente a partir de: 2207-09
Página 15 de 15
25100
Oficina Comercial en Ginebra
25200
25300
30000
31000
32000
32100
32200
33000
33100
33110
33120
33200
33210
33220
33230
40000
41000
41010
41020
42000
43000
44000
44020
44030
45000
45010
45100
45200
45300
46000
47000
48000
49000
Oficina Comercial Washington
Oficina Comercial Bruselas
VICEMINISTERIO DE DESARROLLO EMPRESARIAL
Dirección de Productividad y Competitividad
Dirección de Micro, Pequeña y Mediana Empresa – MIPYMES
Grupo Fomipyme
Dirección de Regulación
VICEMINISTERIO DE TURISMO
Dirección de Calidad y Desarrollo Sostenible del Turismo
Grupo de Planificación y Desarrollo Sostenible del Turismo
Grupo de Calidad, Seguridad y Cooperación Internacional
Dirección de Análisis Sectorial y Promoción
Grupo de Análisis Sectorial y Registro Nacional de Turismo
Grupo de Protección al Turista
Grupo de Promoción
SECRETARIA GENERAL
Grupo Recursos Humanos
Grupo de Atención a Pensiones
Grupo Pasajes y Viáticos
Grupo de Gestión Humana
Grupo de Control Interno Disciplinario
Grupo Financiera
Grupo Tesorería
Grupo Contabilidad
Grupo Administrativa
Grupo Parque Automotor
Grupo Almacén
Grupo Gestión Documental
Grupo de Contratos
Grupo Comunicaciones
Grupo Atención al Ciudadano
Grupo Sistema Integrado de Gestión
Grupo Zonas Francas y Bienes Inmuebles
Si este documento se encuentra impreso se considera copia no controlada y por lo tanto no se garantiza su vigencia. La
versión vigente puede ubicarse en la intranet del Ministerio o solicitar una copia controlada al grupo del S.I.G