Archivos Protocolo // Libro Registro // Libro Indicador

N-33: ARCHIVOS de PROTOCOLO. El LIBRO-REGISTRO: Valor jurídico. Requisitos. Las CERTIFICACIONES del Libro-Registro: Su valor jurídico. El LIBRO
INDICADOR
I.- ARCHIVOS DE PROTOCOLO.A.- CONCEPTO.- La conservación del instrumento público, una vez autorizado, es
fundamental para la expedición de copias o la búsqueda de antecedentes, etc. Pero conforme
pasa el tiempo disminuye esta necesidad // inmediatividad, ya que los Protocolos remotos se
consultan menos, y esta idea es la que justifica la existencia de archivos de Protocolos.
B.- CLASES.- Podemos distinguir:
1.- EL ARCHIVO PARTICULAR de la NOTARÍA: constituido por los Protocolos:
de MENOS de 25 años de antigüedad, o de + años, autorizados por el mismo titular.
2.- Y el ARCHIVO GENERAL de Protocolos del DISTRITO NOTARIAL: Instalado en el local que
facilite el Ayuntamiento si bien la DGRN puede autorizar su instalación en otra población,
especialmente la capital del Colegio o de la provincia.
i.- Está dividido en 2 SECCIONES, (D.2 marzo 1945)
a.- La Sección moderna: Se forma con los Protocolos de entre 25 y 100 años y con los de
las Notarías amortizadas, salvo que la DGRN acuerde integrarlos en otras Notarías.
b.- La Sección histórica: Se forma con los Protocolos de + de 100 años de antigüedad,
*.- y está asesorada técnicamente por el Cuerpo de Archiveros, Bibliotecarios y
Arqueólogos del Patronato Nacional de Archivos Históricos de Protocolos;
ii.- El cargo de ARCHIVERO corresponde al Notario que designe el Mº de Justicia a
propuesta de la DG
i.- es obligatorio si recae en el Notario único o en el + moderno si son varios.
ii.- y a él corresponde la expedición de copias y facilitar el acceso a historiadores
iii.- y su inspección corresponde a la Junta Directiva y a la DGRN.
C.- CONTENIDO.Tema anterior: sólo Matrices de ESCRITURAS y ACTAS, NO
Testimonios NI Pólizas, que son instrumentos “NO PROTOCOLARES”, de los que
SÓLO se toma breve razón en LIBRO INDICADOR (infra) para los 1os., y en …
II.- El LIBRO-REGISTRO: Valor jurídico. Requisitos.
I.- Para las 2as., que en el tráfico circulan Originales (NO Copias): tantos ejemplares como partes + 1
adicional para Notario: para ARCHIVO de originales,
(que tras Ref. será potestativo)
II.- que NO debe confundirse con el LIBRO-REGISTRO
a.- se forma mediante FOTOCOPIAS en unos folios especiales (ex modelo aprobado x CGN) y en las
que se extiende una Referencia INDUBITADA, que no es + que una numeración que permite
identificarla.
b.- # Su VALOR JURÍDICO resulta de su Ppal. FUNCIÓN: Art. 58 C.Com “si aparecen
divergencias entre los ejemplares de las partes, se estará a lo que resulte de los Libros si
arreglados a Dº)
*.- Art. 32 R.Corr, señala que tendrán CARÁCTER de OFICIAL en cuanto se refieran a
contratos sobre efectos públicos, valores mercantiles, mercaderías y demás actos de comercio”
III.- Su RÉGIMEN SUSTANTIVO, a la espera Ref. R.N. (TRAS integración Corredores Comercio al
Notariado), se halla en:
a.- los Arts. 88 a 99 C.Com, y en el Regl de Corredores de 27 mayo 1959 y
b.- para LIBRO en sí, en la O.M. 28 mayo 1998; y, en la CIRCULAR CGN 23-F 2004
que EXPONDREMOS INTEGRADAMENTE:
IV.- # REQUISITOS llevanza:
1.- A DIFERENCIA Protocolo Matrices; que es anual AUNQUE tras quedar la Notaría Vacante se
incorpore un nuevo notario;
2.- El LIBRO-Reg., inicia su NUMERACIÓN desde cada toma de posesión, y la mantiene durante
TODOS los años en que el Notario sirva la Notaría.
3.- NO OBSTANTE: los FOLIOS fotocopiados, SÍ se enumeran anualmente, y deben…
4.- encuadernarse en TOMOS al alcanzar los 600 folios (con sus respectivas diligencias –
firmadas y selladas— de apertura y cierre).
5.- La INCORPORACIÓN de las Pólizas: Solo cabe TRAS su Intervención íntegra:
(Art. 34 Regl. Corr).
1. por Orden cronológico,
2. en asientos separados y
3. SIN espacios en Blanco NI tachaduras, raspaduras: los ERRORES u OMISIONES, se
subsanarán con asientos de rectificación o complementarios
(con fecha corriente + Nota al Margen del asiento originario)
III.- Las CERTIFICACIONES del Libro-Registro: Su valor jurídico.
I.- CPTO.- Son un Doc. Público, y único medio que la Ley prevé para acreditar
fehacientemente el contenido del Libro… análoga función a Copias Autorizadas… y TB
análogos los…
II.- REQUISITOS FORMALES de expedición:
1. Cláusula de suscripción + Signo, Firma, rúbrica y sello.
2. Interés Legítimo ó Res. Judicial + Recurso Queja
(Discutido: Socios sobre contratos celebrados por sus Sdes)
1as y 2as; TOTALES y PARCIALES; LITERALES o en
EXTRACTO; // de ASIENTO (en sí) y de “CONFORMIDAD”
3. CLASES: POSITIVAS y NEGATIVAS;
III.- su VALOR Jurídico: EFECTOS:
1.- PROBATORIOS: Tanto la CERTIFICACIÓN del asiento, como la propia POLIZA intervenida,
tienen el mismo valor: y el Art. 319 LEC señala que, “hacen PLENA prueba de: la identidad
del Fedatario y de los intervinientes; Fecha y de los hechos, actos y estado de cosas que
documenten ...
2.- EJECUTIVOS: Art. 517-5 LEC las Pólizas llevan aparejada ejecución NO por sí solas,
SINO acompañadas de CERTIFICACIÓN de CONFORMIDAD en la que el Notario acredite
la correspondencia entre la Póliza original y la Fotocopia indubitada. (TB SALDO en
Ctas./Ctes).
IV.- El LIBRO INDICADOR Art. 283 RN :
Es el que los Notarios deben llevar para reseñar brevemente los datos de ciertos
TESTIMONIOS
(de los que no interesa conservar el texto originario)
A.- NO tiene periodicidad anual; puede extenderse en papel común, manualmente o por
hojas móviles; pero todas ellas deben estar foliarse y numerarse
B.- las NOTAS de Apertura y Cierre requieren la firma entera del Notario.
C.- Para los ASIENTOS basta la media firma, se consignará la Fecha, y se asignará un Nº
(en cifra) correlativo y diferente; en ellos se practicará una breve reseña de los SS Docs:
1. Los que los interesados o el Notario estimen pertinentes, especialmente cuando
puedan perjudicar a 3º.
2. Las Ventas a Plazos (¿y demás actos?) que tengan acceso al Registro, hoy, de Bs Mbls.
3. Los de Legitimación de Firmas:
a.- de Acuerdos Sociales, SALVO (aunque recomendable) los de aprobación de Ctas Anuales,
b.- Y demás docs cuyas Firmas deban ponerse en presencia del notario (t-ss): Docs
con Declaraciones de Voluntad;
D.- CIRCULAR C.G.N. 25 ENERO 2003 (SEGURIDAD en Docs Notariales):
1.- En TODO Testimonio: expresar (en su caso) el Nº Asiento del Libro
2.- En los de Legitimación de FIRMAS: el MEDIO empleado… si es…
3.- … si es D.N.I., (y Firma NO estampada en su presencia, NI consta en Protocolo),
a.- CONSERVAR un ejemplar reproducido e Indubitado, en Archivo interno Notaría
b.- a efectos de que pueda efectuar sucesivas legitimaciones SIN volver a exigir DNI
4.- RECOMIENDA, que la Firma se estampada en su presencia del Notario:
a.- en los Acuerdos Sociales que puedan provocar futuras Declarac. de Voluntad;
b.- especialmente en CESE + Nombramiento de NUEVOS Administradores (si
Notario tiene dudas: comparecencia del Admdor. cesado, o Notificación (para que
pueda impugnar acuerdo)
****.Albert Capell (opositor)
Barcelona, nov. 2004
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