La cadena de tiendas de fotografía y revelado construye una plataforma

La cadena de tiendas de fotografía y
revelado construye una plataforma
de captura digital para automatizar el
proceso de gestión de facturas
Fotoprix
Fotografía e imprenta digital
Fotoprix – Fotografía e imprenta digital
Fotoprix optimiza el proceso de captura y
digitalización de sus 20.000 facturas anuales de
proveedores
La empresa
Desde sus inicios en la pequeña
tienda que abrió el fundador y actual
gerente de la compañía en 1981,
Fotoprix ha ido creciendo hasta
alcanzar una red de 250 tiendas entre
propias y franquiciadas y, durante
los dos últimos años, más de 180
tiendas asociadas. Dispone de uno
de los laboratorios industriales más
avanzados de Europa y maquinaria de
impresión digital para sus servicios de
álbumes, calendarios personalizados,
folletos, tarjetas de visita y un amplio
abanico de productos de imprenta.
Como tiendas especialistas del
canal fotografía, venden cámaras
digitales y todo tipo de accesorios
fotográficos, así como objetos de
regalo personalizados con foto. Su
negocio online para el suministro
de servicios digitales y compra de
material fotográfico supone ya más
del 15% de sus ventas.
El reto
La marca Fotoprix está hoy presente
en los principales centros y arterias
comerciales de toda España. En 1999,
se adelantó a la competencia con la
reconversión digital de su laboratorio
industrial y también fue pionera
en el servicio de revelado online, la
composición de álbumes digitales
(Fotolibro®) y los “fotoregalos”,
que permiten incorporar fotos
personalizadas en soportes tan
dispares como puzles, tazas, osos
de peluche o camisetas. En 2008,
inauguró su tienda online y lanzó
una línea de productos de imprenta
digital (tarjetas de visita, calendarios,
etc.).
Ante este continuo crecimiento
del negocio, Fotoprix necesitaba
disponer de una solución de gestión
de facturas que permitiera capturar
y digitalizar eficazmente las más
de 20.000 facturas por año que se
generaban en papel e introducirlas en
su programa de gestión ERP. Por otro
lado, la compañía deseaba reducir
el tiempo de gestión, así como
aumentar la seguridad y la integridad
de la información. “Nuestra intención
era monitorizar el proceso de captura
digital, para detectar a tiempo errores
y contratiempos, y terminar con
una implantación de digitalización
certificada que nos permita eliminar
el papel en un futuro”, declara Robert
González, vicegerente de Fotoprix.
Los objetivos principales del proyecto
eran:
•
Automatizar el proceso de
facturas de proveedores y evitar
la pérdida de información.
•
Construir una plataforma de
captura digital para soportar, en
un futuro, otros procesos y otros
formatos de documentos.
•
Disminuir el tiempo de gestión y
ahorrar recursos y espacio en el
archivado de la documentación
histórica.
•
Garantizar la integridad
seguridad de la información.
y
La solución
Basándose en un proyecto global de
gestión documental, Fotoprix decidió
a principios de 2013 implantar la
solución Canon de procesamiento
de facturas para la digitalización y
gestión de las mismas. La selección
de Canon como proveedor, con el
que mantiene una relación comercial
desde hace más de 20 años para el
canal fotográfico y el canal de oficina,
se basó tanto en las condiciones
técnicas como económicas que
les ofrecían, además de la garantía
de éxito en la implantación. “La
implicación de los técnicos y
comerciales de Canon ha sido
permanente y hemos conseguido
finalizar el proyecto en los tiempos
pactados”, destaca Robert González.
La propuesta de Canon se apoya
en la tecnología de Kofax, líder
mundial en software de captura
digital. El circuito de trabajo incluye
cuatro pasos: escaneo de cada
factura y almacenamiento de la
imagen en una carpeta del sistema;
reconocimiento
de
caracteres
(OCR) de cada imagen capturada
y obtención automática de la
información relevante (numeración,
fecha, CIF, bases imponibles, etc);
validación automática de todas las
facturas, comprobando que la fecha
esté en un formato correcto, que el
CIF y el número de pedido capturados
existan en el maestro de proveedores
y que los importes respondan a la
lógica numérica; y transferencia de
las imágenes capturadas a un punto
de la red de Fotoprix.
La instalación se llevó a cabo en
tres fases –análisis, implantación
Fotoprix – Fotografía e imprenta digital
y formación del personal- en un
período de tres meses.
La plataforma de captura digital
incluye:
•
Escáner especializado DR-6010
•
Tecnología para digitalización
certificada
•
Software de captura digital Kofax
•
Servicios profesionales a medida
Resultados
•
Optimización en la gestión de
facturas de proveedores
•
Integración total del proceso con
el programa de gestión ERP de la
empresa
•
Posibilidad de eliminar el archivo
físico de facturas
Tras un pequeño período de
adaptación, los resultados tras la
implantación de la herramienta
están siendo muy positivos. “Todas
las facturas quedan digitalizadas
y pueden ser consultadas en un
repositorio al que acceden todos los
departamentos implicados”, apunta
el vicegerente de Fotoprix. Asimismo,
se ha obtenido una mejora en la
integridad de la información al enlazar
el sistema con el ERP existente en la
empresa.
Un aspecto clave del proyecto ha
sido la formación a medida impartida
por los técnicos de Canon y recibida
por los empleados de Fotoprix para
transferir todos los conocimientos
de administración, mantenimiento y
uso de la nueva plataforma.
Por otro lado, la posibilidad de
prescindir del archivo físico de facturas
obligadas por la normativa fiscal
ofrece a Fotoprix la oportunidad de
mejorar sus procesos administrativos
y eliminar los costes derivados del
archivo físico de documentos.
“Canon, con quien mantenemos una relación comercial desde
hace más de 20 años, nos ofrecía las mejores garantías técnicas y
económicas para la implantación”
“La nueva solución nos
ha permitido optimizar
la gestión de facturas de
proveedores en todo el
circuito de negocio”
“Al conectar la solución de gestión de
facturas con nuestro ERP, hemos mejorado
la integridad y fiabilidad de la información”
Robert González,
Vicegerente de Fotoprix
Canon Inc
Canon España
www.canon.com
Av. de Europa, 6
28108 Alcobendas
Madrid
Telf: 91 538 45 00
Fax: 91 564 01 17
Canon Europe
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www.canon.es
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Canon imageRUNNER ADVANCE C9070 PRO