Instructivo de Procedimientos

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Instructivo de
Procedimientos
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NOMBRE DEL INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTOS
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVOS ................................................................................................................ 3
2. ALCANCE ................................................................................................................... 3
3.
DEFINICIONES ........................................................................................................ 3
3.1.
Definición 1 ........................................................................................................... 4
3.2.
Definición 2 ........................................................................................................... 4
3.3.
Definición 3 ........................................................................................................... 4
4.
POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES ......................................................... 4
4.1.
Normatividad General ........................................................................................... 4
4.2.
Políticas y Condiciones con Respecto al Procedimiento N. 1 ............................... 4
4.3.
Políticas y Condiciones con Respecto al Procedimiento N. 2 ............................... 4
5.
DIAGRAMA DE FLUJO ........................................................................................... 4
6.
PROCEDIMIENTOS ................................................................................................. 5
6.1.
Nombre del Procedimiento No. 1 .......................................................................... 5
6.2.
Nombre del Procedimiento No. 2 .......................................................................... 5
7.
PROCESOS RELACIONADOS ............................................................................... 6
8.
FORMATOS ............................................................................................................. 6
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DOCUMENTOS EXTERNOS ................................................................................... 6
ANEXOS ............................................................................................................... 7
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1. OBJETIVOS
Criterios: Describe la finalidad o razón de ser del instructivo de procedimientos o bien
que es lo que se persigue con su implementación o ejecución. Para la redacción de este
numeral se recomienda utilizar expresiones como:
"Especificar los requisitos.......";
"Establecer las condiciones para.......";
"Proporcionar las instrucciones para.....";
"Definir los términos para......".
2. ALCANCE
Criterios: En este numeral se presentan los límites de aplicabilidad o cobertura del
instructivo de procedimientos documentado, es decir, a que áreas involucra, puestos y
actividades, cuando sea el caso, indicando los pasos de inicio y final del procedimiento
(áreas funcionales, actividades, instalaciones).
Para la redacción de este numeral se pueden utilizar las siguientes expresiones:
“Este procedimiento es de aplicación...”;
“Este procedimiento aplica...”;
"Este procedimiento cubre...".
3. DEFINICIONES
Criterios: En este numeral se relacionan los términos y las definiciones necesarias para
la comprensión del instructivo de procedimientos. Estas definiciones se deben presentar
en orden alfabético.
En este numeral se deben definir los términos que no son conocidos o que pueden
tener varias interpretaciones dependiendo del contexto en que se encuentren.
Se debe evitar definir términos que se encuentren en el Diccionario de la Real
Academia de la Lengua o en Diccionarios Técnicos a menos que tengan un significado
particular y específico en el procedimiento.
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Para elegir un término para un concepto es necesario asegurarse de que no se ha
utilizado otro término para el mismo concepto en otro procedimiento.
En las definiciones, si aplica, se puede presentar una lista con los símbolos y
abreviaturas empleados en el procedimiento con su respectiva explicación.
3.1.
Definición 1
3.2.
Definición 2
3.3.
Definición 3
4. POLÍTICAS Y CONDICIONES GENERALES
Criterios: En este numeral se incluye las características y políticas que deben ser
ejecutadas para llevar a cabo un proceso o procedimiento. Están establecidas mediante
Resoluciones, Acuerdos, Circulares, etc.
En esta parte se pueden enunciar las prácticas, reglas o requerimientos que se deben
tener en cuenta para la aplicación del procedimiento.
4.1.
Normatividad General
4.2.
Políticas y Condiciones con Respecto al Procedimiento N. 1
4.3.
Políticas y Condiciones con Respecto al Procedimiento N. 2
5. DIAGRAMA DE FLUJO
Criterios: En este numeral se incluye los diagramas de flujo o flujogramas son
diagramas, el diagrama de flujo describe de manera sistemática la secuencia y la
interacción de esas etapas.
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NOMBRE DEL INSTRUCTIVO DE PROCEDIMIENTOS
La simbología a utilizar esta descrita en numeral 4.8 - Elaboración del Diagrama de
Flujo el instructivo de procedimientos: Control de Documentos y Registros - MP-12-0102.
6. PROCEDIMIENTOS
Criterios: En este numeral se realizar el registro secuencial de las actividades con sus
respectivos responsables.
▲: Actividad de Control.
6.1. Nombre del Procedimiento No. 1
ETAPA
1.
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
RESPONSABLE
REGISTROS
ABCDEABCDAB-
2.
3.
6.2. Nombre del Procedimiento No. 2
ETAPA
1.
2.
ACTIVIDAD
ABCDEABCD-
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ETAPA
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ACTIVIDAD
RESPONSABLE
REGISTROS
AB-
7. PROCESOS RELACIONADOS
Criterios: En este numeral se relaciona la lista de los procesos que son necesarios
para el conocimiento y aplicación del procedimiento.

8. FORMATOS
Criterios: En este numeral se identifica todos los formatos que se utilizan para la
aplicación del instructivo.
No.
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN
1
2
3
9. DOCUMENTOS EXTERNOS
Criterios: En este numeral se identifican los documentos externos que son utilizados
para desarrollar los diferentes procedimientos.
No.
DOCUMENTO
1.
Entidad que lo expide. (año). Nombre del Documento. Ciudad donde se expide,
País: Editorial.
2.
3.
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10. ANEXOS
Criterios: En este numeral incluye los anexos que contienen información o documentos
de apoyo al instructivo de procedimientos documentado que complementan o instruyen
el instructivo, tales como tablas, gráficos, diagramas, formatos, etc.

CONTROL DE CAMBIOS
Criterios: En este numeral se incluye los cambios realizados al instructivo de
procedimientos cuando haya sido actualizado o modificado.
No.
1.0
2.0
F-13-MP-12-01-02
V-04-2013
DEFINITIVA
DESCRIPCIÓN
FECHA
Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
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