IMPLANTACIÓN DEL SIIA (Versión WEB)

Integración del SIIA
Actividades Realizadas
UNIVERSIDAD DE QUINTANA ROO
En el mes de febrero de 2008 inician las actividades para poder llevar a producción lo que se
consideraba como el nuevo modulo de Planeación del SIIA, sin embargo después de los
análisis realizados se detecta que no se trata de un nuevo modulo como se creía, sino que se
había desarrollado un nuevo sistema que opera bajo ambiente Web, la estructura de la base
de datos es diferente a la del sistema anterior, pero integra procedimientos sumamente
importantes para poder obtener reportes de control financiero ya que este nuevo sistema
contempla que las unidades responsables capturen su Programa Operativo Anual con una
programación de gasto mensual sin embargo aun carece de reportes, sobre todo en la parte de
finanzas; además el modulo de compras no se había podido probar, por lo que no se tenía la
certeza de que operara de acuerdo a la normatividad establecida, estos problemas surgen
debido a que el personal administrativo que labora en la UQROO no había tenido el tiempo ni
las condiciones necesarias para poder probar el nuevo sistema, pero aun con estos
inconvenientes se detecta que es un buen sistema, que su estructura es perfectamente
adaptable a las necesidades de operación de la UQROO y después de mantener una platica
con el proveedor se sugiere a las autoridades administrativas que lo más conveniente seria que
el proveedor trabaje durante seis meses más en la integración del nuevo sistema para poder
dejarlo prácticamente con las mismas opciones que tiene el anterior y así estar en condiciones
de operar únicamente con el nuevo, se acuerda con el proveedor que no habrá migración de
datos, ya que las estructuras son diferentes, pero que se encontraran los mecanismos
necesarios para que desde el nuevo sistema puedan ser consultados los datos que existen en
el sistema anterior, además se propone que en ese mismo periodo el personal del área de
sistemas de la UQROO, desarrollará un modulo ejecutivo que consistirá en una serie de
consultas y reportes financieros que puedan ser empleados por la alta dirección para la toma de
decisiones, este desarrollo será asesorado por el proveedor, la tabla 1.1 muestra la propuesta
que se hiciera a las autoridades administrativas de la UQROO el 28 de marzo de 2008.
Figura 1. Propuesta Presentada a las Autoridades Administrativas.
Una vez aceptada la propuesta se plantea como primera actividad, realizar un taller en el cual
las áreas involucradas (Finanzas, Planeación, Adquisiciones, Nomina y Sistemas como una
unidad responsable) realicen un ejercicio asesorados por el proveedor, con la finalidad de
detectar anomalías o procesos incorrectos que pudieran existir en el nuevo sistema y a su vez
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determinar si los procesos cumplen con la normatividad establecida, dicho taller se lleva a cabo
los días 29 y 30 de abril y como resultado se detecta los puntos relacionados en el Anexo A.
En el mes de mayo el área de planeación trabaja en el sistema con la finalidad de seguir
probando las diferentes opciones y así detectar modificaciones o procesos incorrectos, como
resultado de esta actividad se tiene una serie de observaciones las cuales se relacionan en el
Anexo A.
El martes 3 de junio del presente se efectúa una reunión de trabajo en la que se encuentran
presentes las áreas de Planeación, Finanzas, Secretaria Técnica y el contralor de la
Universidad para tratar de establecer acuerdos de cómo pueden ser resueltos 13 puntos
presentados por el área de sistemas que de no ser resueltos, se afecta la operación del nuevo
sistema, los puntos presentados son relacionados en el Anexo B.
El jueves 5 de junio del presente se efectúa una reunión de trabajo con la finalidad de poder
aclarar el punto 4 (Criterios de contabilización y presupuestación de pago de nomina), en dicha
reunión están presentes los directores de Finanzas y Planeación, los jefes de Recursos
Financieros, Recursos Humanos y Programación y Presupuestación, el Secretario Técnico, el
Asesor Técnico y el encargado del área de sistemas, acordando por sugerencia telefónica del
auditor interno, M.C. Miguel Arroyo Martínez que el criterio de contabilización y presupuestación
de la nomina debe ser 50% Federal y 50% Estatal, en esta misma reunión se acuerda que el
área de planeación será la encargada de asignar a cada empleado el origen de los recursos
para el pago de nomina.
En cuanto a la integración del SIIA, se acuerda que todas las áreas involucradas tendrán que
seguir probando sus módulos para detectar anomalías o errores, y hacerlos llegar al proveedor
del sistema a través del área de sistemas, para que se realicen las modificaciones necesarias,
se espera que la semana del 16 al 20 de junio el proveedor visite la UQROO para poder
implantar una versión alfa que contemple las ultimas observaciones realizadas al sistema,
además de trabajar en la definición del modulo de Finanzas y Adquisiciones y la Identificación
de datos y procesos para la carga y operación del POA.
.
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Cronograma de Actividades
Actividad
May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic
Taller para detectar modificaciones del sistema.
Participa: Dir. de Planeación, Dirección de Finanzas,
Sec. Técnica.
Modificación a los módulos del sistema por parte del
proveedor
Ejercicio por parte del área de planeación como área
especifica y como URe para detectar modificaciones.
Efectuar reuniones para establecer acuerdos en
cuanto a datos y procesos que forman parte del nuevo
sistema.
Instalación de la versión Alfa del nuevo sistema.
Identificar datos y procesos para la carga y operación
del POA
Liberación de la versión a producción del nuevo
sistema para carga de POAs.
Identificación de datos y procesos para la operación
del ejercicio del presupuesto.
Instalación de la versión beta para la operación del
ejercicio del presupuesto.
Pruebas y Ajustes de la versión beta.
Desarrollo del Modulo Ejecutivo.
Liberación de la versión a producción del ejercicio
presupuestal.
Realizada
Por Realizar
Chetumal Quintana Roo., 9 de junio de 2008
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ANEXO A
RELACION DE OBSERVACIONES REALIZADAS AL NUEVO SISTEMA
A.1. Observaciones realizadas durante el taller efectuado los días 29 y 30 de abril del presente.
1. Modulo de Planeación
 No están definidas las métricas de los objetivos estratégicos.
 Se recomienda ocultar la columna de ID (modulo objetivos estratégicos)
 Se recomienda que se respete el orden de captura de las métricas de los objetivos
estratégicos y agregar una opción de ver detalle.
 Se recomienda un campo para capturar la fecha de la misión, visión y objetivos
estratégicos.
 Falta el modulo de la alineación de los POAS a los objetivos estratégicos.
2. Modulo de Finanzas
 Es necesario definir si se va a desagregar la bolsa del presupuesto de ingresos
propios porque contablemente se maneja por separado (Chetumal, Cozumel).
 Verificar si el catalogo de cuentas que se esta usando es el que debe ser.
 El catalogo del capitulo 5000 no esta capturado.
 Se agregara al sistema la base de datos de códigos postales para el registro de
proveedores.
 Faltan aun varios reportes de tipo financiero.
3. Modulo de Compras o Adquisiciones
 El modulo no se adapta a las necesidades, es necesario trabajar en este para
adaptarlo, el Ing. Adolfo Salazar Vargas se compromete a trabajar nuevamente con
esta área para tener una versión funcional.
A.2. Observaciones realizadas por el área de planeación durante el mes de mayo del presente.
1. Se recomienda ocultar la columna de ID (módulo Objetivos estratégicos).
2. Se recomienda que se respete el orden de captura de las métricas de los objetivos
estratégicos y agregar una opción de ver detalle.
3. Se recomiendo un campo para capturar la fecha de misión, visión y objetivos estratégicos.
4. Validación del la información a mayúsculas.
5. Falta el modulo de la alineación de los POAS a los objetivos estratégicos.
6. El módulo insertar/editar permite hacer los cambios y los graba pero envía el siguiente
mensaje de error:
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7. En el modulo borrar, si se elimina el registro, pero al regresar de borrar, en la pantalla se
visualiza la leyenda “Null”.
8. No se permite insertar unidades de medida en este módulo.
9. Poliza Presup Ingresos.Edita. No suma bien la visualización; error similar en Convocatoria
a Fondos. Edita, al concluir la pantalla de edición, presenta un monto diferente al
capturado.
10. Ampliar el área de captura de la etiqueta “Monto”.
11. Convocatoria a Fondos.Inserta El sistema debería mostrar el monto capturado en póliza
de ingresos, para que por ejemplo de la parte estatal solo podamos elegir $93, 000, 000 y
no 100, 000, 000. Los mensajes de error desplegarlos para el usuario.
12. En etiqueta “año” despliegue el año del ejercicio fiscal que se trate.
13. Nota general: Las etiquetas cuyos valores sean 1 ó 0, desplieguen “SI” Ó “NO”.
14. Convocatoria a Fondos.Inserta Al insertar una convocatoria que excede el presupuesto de
ingresos, hacer que el mensaje de error aparezca entendible para el usuario.
15. Convocatoria a Fondos.Inserta No permite generar más de una convocatoria de un
subfondo, por ejemplo, ingresos propios de 10, 225, 000 se dividió en 10, 000, 000 y 225,
000, pero la segunda no la aceptó.
16. Techo Financiero.Techo Financiero La distribución del gasto en la URES por fuente de
financiamiento debe ser por capítulo de gasto 1000, 2000, 3000, en caso que aplique.
Para efectos prácticos el capítulo 1000 no debe ser visualizado por las URES.
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ANEXO B
RELACION DE PUNTOS QUE TIENEN QUE SER DEFINIDOS PARA PODER
INTEGRAR EL SIIA.
B.1. relación de puntos expuestos en la reunión efectuada el día martes 30 de junio del
presente.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Transferencia de recursos entre programas para pago de personal.
Programas Administrativos para pago de docentes den Cozumel.
Pago para el personal de honorarios de proyectos.
Criterios de contabilización y presupuestación de pago de nomina.
Personal que cobra por el capitulo 5300 y que recibe prestaciones del capitulo 1000.
Autopresupuestación de la nomina actual.
Se sugiere la participación del área contable y de planeación para verificar que el proceso
de contabilización y presupuestación de la nomina sea correcto.
Definir métricas de los objetivos estratégicos.
Como se llevara el manejo del gasto, global o por unidad académica.
Las tareas de los proyectos no están aun definidas.
Es necesario definir al responsable de manejar operativamente las ampliaciones o
reducciones en el presupuesto de ingreso.
Registro por capítulos en los casos que aplique, para diferenciar los capítulos 1000, 2000
y 3000 en el sistema.
Definir como quedara el catalogo de cuentas.
Nota: Como resultado de esta reunión se propone que para el día martes 24 de junio del
presente a las 13:00 horas, se efectué una reunión de trabajo, en la cual las áreas de
Planeación y Finanzas se deben presentar con sus propuestas para solucionar el planteamiento
expuesto en los puntos 1, 3, 4, 5 y 9, de igual forma se propone que el día jueves 26 de junio
del presente se reúnan las áreas de Planeación, Finanzas, Secretaría técnica y el auditor
interno, M.C. Miguel Arroyo Martínez para solucionar lo expuesto en el punto 11.
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