DOCUMENTOS COMERCIALES Concepto Son constancias escritas de operaciones comerciales realizadas Importancia 1) 2) 3) 4) Dejan constancia de las operaciones realizadas. Individualizan a las personas que intervienen. Son un medio de prueba frente a cualquier problema que se presente. Respaldan la exactitud de las operaciones registradas en los libros de contabilidad. Archivo y conservación 1) Las personas deben solicitar o retener el comprobante correspondiente a cada una de las operaciones que realiza. 2) Deben ser contabilizados y luego archivados por orden de fecha de emisión. 3) Por ley, deben ser conservados durante 10 años, a partir de la fecha de emisión. Partes de un comprobante Encabezamiento Lugar, fecha u datos personales del comprador y del vendedor. Número de C.U.I.T. del comprador y del vendedor. Número de Ingresos Brutos del emisor. Fecha de inicio de actividades del emisor Condición frente al I.V.A. del comprador y vendedor. Detalles Descripción literal y numérica de la operación. Delimitación de responsabilidad Firmas o iniciales de las personas que intervienen. Nombre y número de C.U.I.T de la imprenta que imprimió el documento. Fecha de emisión y número de habilitación municipal de la imprenta. Desde y hasta que número se imprimió el documento. DOCUMENTOS RELACIONADOS CON LA VENTA Para hacer conocer sus productos las empresas suelen mandar vendedores que visitan los posibles clientes. Cuando éstos vendedores cierran una venta a efecto de dejar constancia de ella, confeccionan un documento llamado NOTA DE VENTA, entregando una copia al comprador y haciendo llegar el original a fábrica, para que se proceda a enviar las mercaderías vendidas. Ya sea que el envío se realice con medio propios o empresas transportistas, las mercaderías se remiten acompañadas por otro documento comercial denominado REMITO, el que debe confeccionarse por triplicado, quedando el original para el comprador, el duplicado debidamente firmado por el comprador como la constancia de haber recibido lo enviado, para el vendedor y el triplicado para la empresa de transporte firmado por el comprador. La empresa vendedora confecciona la FACTURA en base a los remitos respectivos(si fueron más de un envío). También se emite por triplicado, enviando original y triplicado por correo u otro medio y dejando el duplicado en su archivo. El comprador debe archivar el original de remito y factura por orden de fecha, y el triplicado por proveedor, para control impositivo. NOTA DE VENTA REMITO FACTURA RECIBO CHEQUE NOTA DE VENTA Quien lo emite Vendedor Original Vendedor Duplicado Comprador Triplicado EFECTIVO REMITO Vendedor Comprador Vendedor Empresa de transporte PAGARE FACTURA Vendedor Comprador Vendedor(archivado por fecha) Comprador(archivado por proveedor)