Extranet

Publicado en ABC Nuevo Trabajo,
Diccionario para Directivos, Octubre 1998
Carlos Sáez
Ricardo Pérez
Profesores de Sistemas y Tecnologías de Información
Instituto de Empresa
EXTRANETS
Qué son y en qué consisten
Las Extranets son redes privadas que utiliza tecnologías Internet y redes de
comunicación públicas para compartir información y procesos de negocio con sus
clientes, proveedores, u otros negocios.
Las extranets se utilizan en el entono de las relaciones comerciales business to business,
es decir, de las relaciones de una compañía con sus proveedores, clientes u otras
compañías.
En el mundo real (no digital) existe un gran numero de documentación y procesos de
nuestro negocio que debemos gestionar con nuestros socios comerciales. Por ejemplo,
solicitudes de presupuestos, oferta de precios de componentes, envío de documentación
de pedidos, intercambio de documentos. Todas estas transacciones tienen un gran coste
en términos de dinero y tiempo, que restan competitividad en un entorno cada vez mas
globalizado. Este problema tiende a empeorar cuando una compañía crece, ya que sus
necesidades de gestionar transacciones, crecen exponencialmente..
Para resolver la complejidad creciente de las relaciones comerciales y crear nuevos
vínculos empresariales surgen las Extranets.
¿Como funcionan?
Para ilustrar gráficamente el uso de las tecnologías Internet en los negocios el
Departamento de Sistemas y Tecnologías de Información del Instituto de Empresa ha
desarrollado un modelo basado en la superposición de capas tecnológicas (ver Figura 1).
En el centro de todo esta nuestro negocio. La primera capa es una Intranet. Es necesario
para poder gestionar eficientemente la información de la compañía y como un requisito
absolutamente necesario para desarrollar la siguiente capa. La intranet es solo accesible
interiormente desde la compañía. La segunda capa es la extranet, esta parte se dedica al
intercambio de información y relaciones comerciales con otras compañías. Es accesible
por nuestra compañía y por sus socios comerciales. Y en la ultima capa esta Internet, ahí
estará toda la información de la sociedad que pueda ser de acceso libre.
Por ejemplo, una compañía eléctrica necesita una oferta de componentes. El sistema
tradicional era contactar con los proveedores, mandar las especificaciones de la oferta,
esperar presupuestos y cuando se hubiese elegido el proveedor, mandar la
documentación, el pago y finalmente la mercancía. Con una extranet conectando la
intranet de la sociedad demandante de componentes con la intranet de sus proveedores,
solo es necesario que la sociedad ponga en una pagina Web de su extranet un tablón de
anuncios con sus necesidades, en la misma pagina se reciben las ofertas, se gestionan
automáticamente y se cierra el trato. Toda la gestión documental, incluido el pago se
puede gestionar digitalmente.
¿Que ventajas aporta al mundo de los negocios?
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Disminución del coste de transacción. El uso de las redes publicas (Internet)
implica que se puede transmitir información a bajo coste, ya que se puede realizar
por comunicaciones telefónicas normales al coste de una llamada local.
Escalabilidad e interoperabilidad. El sistema puede crecer fácilmente y es
totalmente interconectable con cualquier otro sistema debido a que los protocolos
Internet permiten la comunicación entre diferentes plataformas de hardware y
software. Es el concepto de estándares abiertos que está en la filosofía que hizo
nacer a Internet y que facilita sus aplicaciones comerciales como antes nunca se
había pensado.
Cambio de las relaciones con los socios comerciales. Creación de nuevos
vínculos y maneras de hacer negocio. El mercado se hará mas transparente,
cambiarán las fuerzas negociadoras de los proveedores y clientes, desaparecerán
intermediarios y se generarán nuevos negocios mediante la colaboración entre
compañías. Aumento de la competencia.
Incremento de la seguridad. Se reducen los fallos de gestión y transacción y se
puede alcanzar una mayor confidencialidad sin tener que renunciar a las ventajas de
coste frente a otras soluciones.
Factores críticos para su implementación.
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Existencia previa de un sistema de gestión de la información. La existencia
previa de una Intranet facilitará la extensión de procesos de negocio internos hacia
nuestros socios comerciales.
Seguridad y privacidad. Al transmitir por redes publicas y al ser información que
por su naturaleza es confidencial, es necesario el uso de protocolos de encriptación y
técnicas de tunneling que permitan la creación sobre una red pública de una red
privada virtual. También es necesario el uso de firewalls, certificados digitales y
sistemas de autenticación, todos ellos barreras para evitar que un intruso entre en
nuestro nuevo canal de relaciones comerciales.
Selección de los procesos de negocio y relaciones que van a ser trasladados a la
Extranet.
Implicación de los socios comerciales.
Creación de estándares de intercambio de información.
EDI y Extranet.
El sistema de transferencia por medios electrónicos de información comercial o de
negocios en un formato estándar de carácter publico entre agentes del mercado mas
antiguo es EDI (Electronic Data Interchange). Este sistema ha estado funcionando desde
los años 50 y ha supuesto la base para el desarrollo de las relaciones comerciales
digitales. Sin embargo su crecimiento se ha visto lastrado por la existencia de varios
estándares, la necesidad de software propietario, y su coste solo lo hacían viable para
grandes compañías.
Hoy en día se esta migrando hacia el uso de extranets y Ediweb, es decir la utilización
de las tecnologías Internet en las interrelaciones entre compañías, clientes y
proveedores. Esto supone estándares abiertos, costes de implantación y cambio casi
nulos, en resumen reducción de barreras de entrada y salida.
¿Que se esta haciendo hoy en día?
Todas las grandes empresas están apostando ya decididamente por las extranets como
vía de optimizar sus transacciones comerciales y de reducir costes. Un ejemplo claro
sería la actividad de General Electric, que ha montado con sus proveedores (unos
cuantos miles de empresas) un sistema de subastas para sus necesidades de todo tipo
utilizando la estructura de una extranet. El resultado inmediato: ahorro de tiempo de
respuesta en ofertas de suministro y disminución de costes.
Hoy en día se está trabajando ya en grandes redes empresariales unidas por medio de
extranets. Un ejemplo de ello sería la ANX, Automotive Network eXchange,
emprendida por los tres grandes productores de automóviles en Detroit para gestionar
eficazmente su red de proveedores.
Los próximos meses abrirán la puerta para el desarrollo de estándares de comunicación
para lograr que las diferentes soluciones ERP (Enterprise Resource Planning) destinadas
a gestionar los recursos de una empresa, se comuniquen con sus homólogos en clientes
y proveedores. Un ejemplo sería la iniciativa CPFR, Collaborative Planning Forecasting
and Replenishment para optimizar sistemas de producción y reabastecimiento en la
distribución minorista en Estados Unidos. Se trata de conectar a todos los implicados en
la producción, distribución y venta de un producto para ser más eficaces en tiempo de
respuesta, comunicaciones y también coste.
Conclusión.
Internet ha traído una nueva forma de comunicación global, Intranet una revolución en
las comunicaciones internas de las compañías y Extranet una revolución en la relaciones
comerciales. ¿Cuales serán sus efectos? Cambiará la cadena de valor, desplazando
fuera a los intermediarios que no aporten valor añadido. La disminución de los costes de
recopilación y procesamiento de la información comercial llevaran a un mercado mas
transparente y mas competitivo. Se modificarán las fuerzas negociadoras de los agentes
económicos y su impacto será global debido al bajo coste de implantación que tiene esta
tecnología. El objetivo ahora es comprender su alcance y aprovechar sus ventajas o
sufrir las consecuencias de quedarse al margen.
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