MANUAL-ADMON-BIENES-MUEBLES_ MANEJO-ALMACENES_APIVER.pdf

ADMINISTRACIÓN PORTUARIA INTEGRAL DE VERACRUZ, S.A DE C.V.
MANUAL PARA LA ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES
Y EL MANEJO DE ALMACENES
JULIO 2013
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INDICE
Introducción
Objetivo
Marco Jurídico
Definiciones y Términos
Descripción de Actividades y Procedimientos
Formatos
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FUNDAMENTO JURIDICO
La emisión del presente MANUAL PARA LA ADMINISTRACION
DE BIENES
MUEBLES Y EL MANEJO DE ALMACENES DE LA ADMINISTRACIÓN PORTUARIA
INTEGRAL DE VERACRUZ, S.A. DE C.V., se sustenta en el Artículo 129 párrafo tercero
en relación con el Artículo 139 de la Ley General de Bienes Nacionales.
Asimismo, este Manual se formula en correspondencia con el numeral 207 Capitulo XII
ALMACENES del ACUERDO por el que se establecen las Disposiciones en Materia de
Recursos Materiales y Servicios Generales, (D.O.F.16/07/2010) y su última reforma
(D.O.F. 03/10/2012).
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OBJETIVO
Disponer de un documento técnico, normativo y administrativo, en el cual se indiquen la
descripción de las actividades, procedimientos, criterios y formatos que se requieran
realizar para la atención del servicio del control de bienes muebles y de consumo por el
Departamento de Recursos Materiales de manera eficiente y racional.
Este documento constituye un instrumento normativo interno aplicable en la entidad, al
que deberán apegarse el área de Recursos Materiales y el personal que tenga bajo su
resguardo los bienes muebles propiedad de la entidad.
Cabe mencionar que el Departamento de Recursos Materiales, adscrito a la Gerencia de
Administración y Finanzas, es el encargado del manejo de los Bienes Muebles y del
Almacén General, como área de suministros, donde se reciben los Bienes Muebles y de
Consumo para su posterior distribución a las áreas requirentes.
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MARCO JURÍDICO
LEYES

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

Ley General de Bienes Nacionales.

Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
REGLAMENTOS

Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.

Reglamento de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

Reglamento de la Ley Federal de las Entidades Paraestatales.

Reglamento de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector
Público.
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OTROS
Presupuesto de Egresos de la Federación, para el ejercicio fiscal correspondiente.
Acuerdo por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y
Servicios Generales (D.O.F. 16/07/2010) y su última reforma (D.O.F. 03/10/2012).
Bases Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes
Muebles de Administración Portuaria Integral de Veracruz.
.
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DEFINICIONES Y TERMINOS
APIVER
Administración Portuaria Integral de Veracruz, S.A. de C.V.
ACTA
CIRCUNSTANCIADA
Documento que se elabora para constar hechos determinados
o actos que pueden trascender la relación laboral o las
responsabilidades de los servidores públicos.
ÁREA DE
SUMINISTROS
(ALMACEN )
Lugar donde se encuentran físicamente los bienes muebles y
de consumo.
BIENES MUEBLES
(ACTIVOS FIJOS)
BIENES DE CONSUMO
Se consideran bienes muebles los susceptibles de
apropiación que no sean considerados inmuebles, y en
general todos los que se puedan transportar de un punto a
otro sin menoscabo de la cosa inmueble a que estén unidos.
Estos bienes tienen una asignación de un número de
inventario y resguardo de manera individual, dada su
naturaleza y finalidad en el servicio.
Bienes que por su utilización en el desarrollo de las
actividades que realizan los servidores públicos tienen un
desgaste parcial o total; son controlados a través de un
registro global en sus inventarios.
ENTIDAD
Administración Portuaria Integral de Veracruz, S.A. de C.V.
INVENTARIO
Total de bienes muebles (activos fijos) y de consumo en
existencia, comprobado con una lista donde se detalla la
descripción, cantidad, precio unitario.
INFORME DE
ENTRADA
Documento comprobatorio de la entrada de los bienes
muebles y de consumo, que se reciben en el almacén general
(formato API-VER-GAF-F-26).
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INFORME DE SALIDA
Documento comprobatorio de la salida de bienes que se
encuentran en custodia dentro del Área de Suministros para
su entrega y/o destino final (formato API-VER-GAF-F-27).
NÚMERO DE
INVENTARIO
Número progresivo asignado a un bien mueble (activo fijo) por
el Departamento de Recursos Materiales, para su
identificación, registro y control.
RESGUARDO
INDIVIDUAL
(CONTROL DE
ACTIVO)
Formato que emite el S.I.I.P. para control de Bienes
Instrumentales (Activos Fijos), conteniendo: Empleado
responsable, No. de Inventario (consecutivo del S.I.I.P.),
Descripción, (modelo, marca, No. de serie, importe). Este
formato deberá ser firmado en original y copia.
SOLICITUD DE SALIDA
DEL ALMACEN
GENERAL (ÁREA DE
SUMINISTROS)
Formato de captura en el S.I.I.P. en el cual un área solicita
bienes instrumentales (activos fijos) y/o consumibles
(insumos) al Área de Suministros para el desarrollo de sus
actividades.
S.I.I.P.
Sistema Integral
Informático).
de
Información
Portuaria.
(Sistema
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Y PROCEDIMIENTOS
I.
INDICADORES.
La APIVER cuenta con seis indicadores, que se describen a continuación.
a) Rotación de inventarios. El objetivo es identificar que la rotación de inventarios sea la
adecuada.
b) Confiabilidad de los inventarios. El objetivo es determinar la confiabilidad de los
registros del inventario (Bienes muebles y de consumo).
c) Determinación óptima de existencias por productos. El objetivo es determinar la
existencia óptima por cada bien, a partir de los requerimientos de las áreas para
programar su adquisición.
d) Tiempos de reposición de inventario. El objetivo es conocer el punto de reorden de
cada bien mueble (activo fijo).
e) Confiabilidad en el registro de movimiento del inventario. El objetivo es determinar la
confiabilidad de los registros.
f) Compras directas a través de fondo revolvente. El objetivo es conocer el porcentaje de
compras hechas a través de fondo revolvente.
Las variables de estos indicadores se presentan al final del presente documento.
II.
REALIZACION DE INVENTARIOS.
La APIVER, con fundamento en la NORMA DECIMA SEGUNDA de las Bases Generales
para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de
Administración Portuaria Integral de Veracruz, establecerá las medidas necesarias para
realizar inventarios físicos totales cuando menos una vez al año y, por muestreo físico,
cuando menos cada tres meses, cotejando los bienes contra los registros en los
inventarios.
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III. REGISTRO DE BIENES MUEBLES Y LOS ACTOS RELACIONADOS CON SU
ADMINISTRACIÓN.
Para el registro de los bienes muebles y/o de consumo a fin de realizar su administración,
el encargado del área de suministro procede a dar de alta los bienes muebles (activo fijo)
y o de consumo recibidos en el sistema S.I.I.P., según formato API-VER-GAF-F-26,
denominado “Informe de Entrada”, en el cual se registra el bien recibido.
IV.
APLICACIÓN DE CONTROLES PARA BIENES MUEBLES.
a)
De identificación cualitativa de los bienes muebles. Consiste en la asignación de
un número de inventario. Dicho registro existe de manera documental en el propio bien
y está a cargo del Jefe del Departamento de Recursos Materiales. El número de
inventario es un número progresivo que de manera automática lo asigna el módulo de
activos fijos.
Los controles de los inventarios se llevan en forma documental y electrónica. Los
números de inventario coinciden con los que aparecen etiquetados en los bienes
muebles. En el módulo de activos fijos el número de inventario asignado a los activos
precisa su ubicación y estado físico.
b)
De resguardo. A través del resguardo se tiene por objeto controlar la asignación
de los bienes muebles a los servidores públicos. El registro de los resguardos se lleva
en el el sistema S.I.I.P. Dicho sistema emite un listado de bienes muebles (activos fijos)
mediante el formato APIVER-GAF-F-33 “Resguardo de Bienes Muebles”, que contiene:
nombre, número de empleado responsable de los bienes muebles (activos fijos),
descripción del bien, número de serie, valor de adquisición y número de inventario. El
resguardo deberá ser firmado por el servidor público al cual fue asignado y el personal
responsable a cargo de los bienes muebles (activos fijos).
Al ingreso del servidor público, se designan los bienes muebles (activos fijos) que
tendrá bajo su guarda y custodia durante el tiempo que dure su labor en la entidad. Es
responsabilidad del titular de cada área determinar el usuario responsable del resguardo
y custodia de los bienes muebles de uso común; lo mismo aplica para los bienes que
utiliza el personal becario o de servicio social.
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V. ALTA EN INVENTARIOS.
Para el registro de los bienes muebles y/o de consumo a fin de realizar su
administración, el encargado del área de suministro procede a dar de alta los bienes
muebles (activo fijo) y o de consumo recibidos en el sistema S.I.I.P., según formato APIVER-GAF-F-26, denominado “Informe de Entrada”, en el cual se registra el bien
recibido.
El alta en inventarios de los bienes muebles, se realiza a valor de adquisición. De no
conocerse el valor de adquisición de algún bien mueble, éste podrá ser determinado
para fines administrativos de inventario por el Jefe del Departamento de Recursos
Materiales, considerando el valor de otros bienes con características similares, o en su
defecto el que se obtenga a través de otros mecanismos.
VI. MECANISMOS Y CONTROLES NECESARIOS PARA LA ADECUADA
ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES MUEBLES, ASÍ COMO PARA EL REGISTRO,
GUARDA, CUSTODIA Y ENTREGA DE LOS MISMOS EN EL ÁREA DE
SUMINISTROS, LOS MEDIOS NECESARIOS PARA REALIZAR PERIÓDICAMENTE
SU VERIFICACIÓN FISICA.
Es Responsabilidad del Jefe del Departamento de Recursos Materiales, supervisar al
encargado del área de suministro el control de salidas de bienes muebles (activo fijo) y
de consumo.
Una vez suministrado los bienes muebles (activo fijo) y de consumo, es responsabilidad
del área solicitante, verificar que el bien sea destinado para los fines requeridos.
Cuando se trata de recepción de bienes muebles en el S.I.I.P. se registra
automáticamente según el formato API-VER-GAF-F-33, denominado “Resguardo de
Bienes Muebles”. Es responsabilidad del Jefe de Recursos Materiales supervisar el
control de las entradas de los bienes muebles.
Se realiza una verificación física previa a la recepción de los bienes muebles (activos
fijos) a través del encargado del área de suministro, al término de ésta verificación, se
imprime el formato de Resguardo de los bienes muebles (activos fijos) para la entrega al
Servidor Público que será el responsable de la guarda y custodia de los bienes muebles
(activos fijos).
Los resguardos se emiten en original y copia. El original del resguardo con firmas
originales lo archiva el Departamento de Recursos Materiales; la copia del resguardo
con firmas originales se entrega al personal a quien se le resguarda.
Para el caso de la custodia de los bienes muebles, el encargado del área de suministro
entrega el informe de entrada de bienes muebles (activos fijos al(a) Coordinador(a)
Administrativo(a), para que realice el aseguramiento correspondiente de los bienes
muebles.
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El(a) Coordinador(a) Administrativo(a) captura en el sistema S.I.I.P. el formato “Solicitud
de Aseguramiento”, a fin de enviar a la Compañía Aseguradora los datos de los bienes
muebles (activos fijos) de recién compra para su aseguramiento, una vez realizado el
aseguramiento se anexa el número de control del seguro al informe de entrada para que
el encargado del área de suministro continúe el proceso de entrega.
Al finalizar el mes el encargado del área de suministro imprime del sistema informático
S.I.I.P. el reporte “Inventario de Existencias en el área de suministro”, para turnarlo al(a)
Jefe(a) del Departamento de Recursos Materiales, para su conocimiento.
El encargado del área de suministro mensualmente verifica por muestreo el “Inventario
de Existencias en el área de suministro”, para lo cual realiza junto con el(a)
Coordinador(a) Administrativo(a) un conteo físico de la muestra tomada. El reporte se
rubrica por el encargado del área de suministro, el(a) Coordinador(a) Administrativo(a) y
el Jefe(a) del Departamento de Recursos Materiales.
Es responsabilidad del Departamento de Recursos Materiales, tener el resguardo y
control documental de los inventarios de los bienes muebles (activos fijos),
mediante formato de “Resguardo Individual”, el cual contendrá la información de la
factura, número de serie, modelo, fechas de adquisición, proveedor, entre otros datos.
El(a) Auxiliar Administrativo(a) es el(a) encargado(a) de ubicar las etiquetas, estado
físico, así como su acomodo y ubicación de los bienes muebles (activo fijo), todo esto lo
realiza durante el levantamiento de inventario correspondiente.
Una vez terminado el levantamiento del Inventario de bienes muebles (activo fijo), se
deberá actualizar en el sistema S.I.I.P. el formato de “Resguardo Individual”, el cual
debe estar debidamente firmado por el empleado responsable de los bienes muebles
(activos fijos).
Se elabora un acta administrativa al término del inventario de Bienes de Activo Fijo
(bienes muebles), en la cual se especifican las observaciones determinadas en caso de
proceder.
VII. ESTABLECIMIENTO DE CONTROLES QUE PERMITAN LA GUARDA Y
CUSTODIA DE LA DOCUMENTACIÓN QUE AMPARE LA PROPIEDAD DE LOS
BIENES MUEBLES, LOS REGISTROS CORRESPONDIENTES Y LA QUE, POR LAS
CARACTERISTICAS DE CADA BIEN, SE REQUIERA DE CONFORMIDAD CON LAS
DISPOSICIONES LEGALES RESPECTIVAS.
El Coordinador Administrativo es el responsable de revisar, integrar y resguardar copia
de las facturas de los bienes muebles (activos fijos) propiedad de la entidad, así como
de entregar al Departamento de Contabilidad los documentos originales
correspondientes.
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VIII. MECANISMOS QUE TIENDEN A LA SIMPLIFICACION ADMINISTRATIVA Y
RACIONALIZACIÓN DE LAS ESTRUCTURAS, QUE PERMITAN OPTIMIZAR LOS
RECURSOS PARA LLEVAR A CABO LAS OPERACIONES.
La entidad con su estructura del Departamento de Recursos Materiales realiza la
captura de los formatos y reportes señalados por lo que la automatización permite el
control y manejo de los bienes muebles (activos fijos) y de consumo, de una forma
oportuna y confiable. A través del sistema S.I.I.P., se optimizan los recursos como el
uso de papel, al imprimir únicamente los documentos necesarios para efectos de
revisión, así mismo se logra la eficiencia en las actividades descritas en el presente
documento.
IX. LAS MEDIDAS RELATIVAS AL USO Y APROVECHAMIENTO RACIONAL DE
LOS BIENES MUEBLES.
El Personal del Departamento de Recursos Materiales, observará el adecuado uso de
los bienes muebles (activos fijos) y de consumo, así como el aprovechamiento óptimo
de los mismos. Esta Actividad se realizará con apoyo del personal responsable a cargo
de los bienes muebles (activos fijos), ya que éstos determinarán de primera mano las
necesidades de re-asignación, mantenimiento y/o desincorporación en su caso.
X. LAS MODALIDADES QUE, EN SU CASO, SE APLICARÁN PARA LA
ADMINISTRACIÓN DE BIENES MUEBLES Y DEL MANEJO DEL ÁREA DE
SUMINISTRO.
Cuando las áreas solicitantes, requieran bienes muebles (activo fijo) y de consumo
encargado del área de suministro, deben requisitar el formato “Solicitud de Salidas
Área de Suministros”, que se encuentra en el sistema S.I.I.P., donde se desplegará
existencia de bienes muebles (activo fijo) y de consumo en el área de suministro,
emitir esta solicitud, se envía un correo electrónico indicando la solicitud pendiente
Jefe del Departamento de Recursos Materiales y al Almacenista.
al
al
la
al
al
Al elaborar el informe de Salida en el sistema S.I.I.P., se activa la opción de impresión
del formato “Resguardo Individual”, el encargado del área de suministro verificará que a
la entrega del bien mueble (activo fijo), el empleado a quien se le asigna firme el
resguardo correspondiente.
Si se cuenta con existencia en el área de suministro, el encargado del área de
suministro informa y solicita autorización a la Subgerencia de Administración para el
suministro del bien mueble (activo fijo). Una vez autorizado, se suministra y formula el
formato API-VER-GAF-F-27 “Informe de Salida”, para su firma de conformidad a la
entrega del bien correspondiente.
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Si el bien mueble (activo fijo) y de consumo que solicita el área no cuenta con existencia
en el área de suministro, se le informa al responsable del área solicitante para que
formule la “Requisición” mediante el formato API-VER-GAF-F-21, e inicie el proceso de
adquisición.
El encargado del área de suministro verifica en el S.I.I.P. las solicitudes no atendidas
marcadas con color rojo, a fin de dar atención inmediata, programando la entrega de los
bienes muebles y de consumo mediante el formato API-VER-GAF-F-27 “Informe de
Salida”, el cual imprime y entrega al área requirente para su firma de conformidad a la
entrega de lo solicitado.
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FORMATOS
API-VER-GAF-F-21 REQUISICIÓN DE COMPRAS Y/O SERVICIOS.
API-VER-GAF-F-26 INFORME DE ENTRADA.
API-VER-GAF-F-27 INFORME DE SALIDA.
API-VER-GAF-F-33 RESGUARDO DE BIENES MUEBLES.
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INDICADORES
ROTACIÓN DE INVENTRARIOS
Objeto del
Indicador:
Unidad de
medición
Identificar que la rotación de inventarios sea la adecuada.
Total de salida de unidades de un mismo producto sobre la suma del
total de unidades en el inventario inicial y total de entradas del mismo
producto.
Total de salida de unidades
Inventario inicial (U) + Entradas (U)
Parámetro
Mínimo
De 0.79 a 0.84
Satisfactorio
De 0.85 s 0.94
Sobresaliente
De 0.95 a 1.0
El parámetro deberá ser numérico y se establecerá de acuerdo con la
rotación deseada que determine cada una de las Dependencias y
Entidades.
Periodicidad
Semestral
Muestra
Se establecerá como muestra los 20 principales artículos cuyo
consumo sea representativo en unidades y en importes. Comprendido
en la muestra 10 para unidades y 10 para importes.
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CONFIABILIDAD DE LOS INVENTARIOS
Objeto del
indicador:
Determinar la confiabilidad de los registros del inventario. (Bienes
instrumentales y de consumo).
Unidad de
medición
Saldo de las cuentas de cada artículo reportado por el sistema
informático que se utilice en el área de suministro contra el resultado de
su conteo físico (existencias reales).
Conteo físico por partida
Existencia por partida registrada en el sistema informático
Mínimo
+- 20%
Parámetro
Satisfactorio
+- 8%
X 100
Sobresaliente
100%
Cabe considerar que en virtud de que el resultado pueda ser superior al
100%, el parámetro de medición será en cuanto a la variación de +- el
100%
Periodicidad
Muestra
Trimestral
Para los bienes muebles, se establecerá como muestra el 10% de las
áreas en las que se efectuó la revisión física del inventario en el
trimestre.
Para los bienes de consumo, se establecerán como muestra los 20
principales artículos cuyo consumo sea representativo en unidades y en
importes. Comprendiendo la muestra 10 para unidades y 10 para
importes.
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DETERMINACIÓN ÓPTIMA DE EXISTENCIA POR PRODUCTOS.
Objeto del
indicador:
Unidad de
medición
Determinar la existencia óptima por cada bien, a partir de los
requerimientos de las áreas para programar su adquisición.
Suma de todas las solicitudes hechas al el área de suministro por bien,
sobre la suma de entregas hechas por el área de suministro por bien
mueble (activo fijo).
Insumos entregados por el almacén central
Insumos solicitados por las unidades administrativas
Parámetro
Mínimo
90%
Periodicidad
Semestral
Muestra
Ninguna.
Satisfactorio
95%
X 100
Sobresaliente
100%
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TIEMPOS DE REPOSICIÓN DE INVENTARIO.
Objeto del
indicador:
Conocer el punto de reorden de cada bien.
Unidad de
medición
Tiempo de Reposición para un producto (TRI) = Al tiempo Final (TF),
tiempo de entrega de material por proveedor menos el Tiempo Inicial
(TI) tiempo solicitud del producto al proveedor.
TRI= TF – TI
Parámetro
><
Mínimo
5 días hábiles
Satisfactorio
> < 3 días hábiles
Sobresaliente
0
Los días serán hábiles y tomando en consideración que los tiempos de
reposición pueden variar entre las Dependencias y Entidades, se
considera conveniente que sean las propias instituciones quienes
establezcan el tiempo de reposición sobresaliente, aumentando el
número de días conforme al porcentaje establecido.
Periodicidad
Muestra
Trimestral
100% de los artículos de cada grupo en el área de suministro.
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CONFIABILIDAD EN EL REGISTRO DE MOVIMIENTOS DEL INVENTARIO.
Objeto del
indicador:
Determinar la confiabilidad de los registros.
Unidad de
medición
Reportes de existencia por bien mueble (activo fijo) o consumible del
sistema informático del inventario inicial y las entradas, menos las
salidas del insumo tomadas de los documentos fuente (facturas,
solicitudes, bajas).
Existencia por bien mueble (activo fijo) o insumo
(inventario inicial + la suma de todas las entradas) – (suma de todas las salidas)
Parámetro
Mínimo
+-20%
Satisfactorio
+-8%
X 100
Sobresaliente
100%
Cabe considerar que en virtud de que el resultado pueda ser superior al
100%, el parámetro de medición será en cuanto a la variación de +- el
100%.
Periodicidad
Trimestral
Muestra
Ninguna.
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COMPRAS DIRECTA A TRAVÉS DE FONDOS REVOLVENTES.
Objeto del
indicador:
Conocer el porcentaje de compras hechas a través del fondo
revolvente.
Unidad de
medición
Compras de bienes muebles o insumos mediante fondos revolventes
sobre las compras totales hechas por el área de suministro.
Importe total de compras hechas con el fondo revolvente
(Importe total de compras hechas por el área de suministro)
Parámetro
Periodicidad
Muestra
Mínimo
Satisfactorio
Sobresaliente
20%
10%
5%
X 100
Trimestral
100 % de las adquisiciones realizadas en el periodo.
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