DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE GESTIÓN MS.NI.GN.04 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA - NIVEL CENTRAL ÁREA DE GESTIÓN: SOPORTE LOGÍSTICO Y ADMINISTRATIVO PREPARADO POR: EQUIPO CONSULTOR Y EQUIPO DE MEJORA CONTINUA ING.CHRISTIAN MADRIGAL DRA. YELI VÍQUEZ ING. LUIS MURILLO VALIDADO POR : EQUIPOS DE MEJORA CONTINUA ING.CHRISTIAN MADRIGAL DRA. YELI VÍQUEZ ING. LUIS MURILLO REVISADO POR: APROBADO POR: VERSIÓN Nº: FECHA DE EMISIÓN: 15/09/07 MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA NIVEL CENTRAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES Y RUTINAS PÁGINA 1 DE 6 FECHA DE EMISIÓN: 15-09-07 DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE GESTIÓN CÓDIGO: MS.NI.GN.04 1. Introducción El procedimiento de diagnóstico integrado de necesidades de gestión, permite determinar los requerimientos de las diferentes unidades organizativas de la Institución (humanos, financieros, bienes y servicios, información, infraestructura) y además considera los cambios en el entorno, con el fin de fundamentar la toma de decisiones en forma proactiva y sistemática. 2. Objetivo Determinar las necesidades a corto, mediano y largo plazo, en la gestión de las unidades organizativas de la Institución. 3. Alcance Nivel Central, Nivel Regional y Nivel Local del Ministerio de Salud de Costa Rica. 4. Definiciones Para mayor comprensión de este procedimiento se necesita tener como referencia los siguientes conceptos, que están definidos en el Glosario del Manual de Procedimientos del Ministerio de Salud. Priorización de necesidades Lapsos Demandas del entorno Actores sociales Entes rectores “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA NIVEL CENTRAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES Y RUTINAS PÁGINA 2 DE 6 FECHA DE EMISIÓN: 15-09-07 DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE GESTIÓN CÓDIGO: MS.NI.GN.04 5. Referencias Ley # 8422 Ley Contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública Ley # 833 de Construcciones Ley # 7494 Ley de Contratación Administrativa Ley # 7600 Ley de igualdad de oportunidades para las personas con discapacidad Reglamento LE-027 Reglamento de Construcciones Ley # 8228 Ley del Cuerpo de Bomberos del Instituto Nacional de Seguros Manual Técnico para el Desarrollo de Proyectos de Obra Pública de la Contraloría General de la República Ley # 1581 Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento Código de Trabajo Decreto # 27434- MTSS Reglamento sobre oficinas o departamentos de Salud Ocupacional Ley # 6227 Ley General de la Administración Pública Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley # 8454, del 13 de octubre de 2005 Ley del Sistema Nacional de Archivos, Ley # 7202, 30 de octubre 1990 Reglamento de la ley # 7202, ley del Sistema Nacional de Archivos, # 24023-C Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos # 8131 de setiembre del 2001 y su Reglamento. Ley General de Control Interno # 8292, publicada el 4 de setiembre del 2002 en la Gaceta # 169 Ley General de Administración Pública # 6227, 22 enero 1979. Directrices emitidas por la Contraloría General de la República, Presupuesto Nacional, Tesorería Nacional y Autoridades Superiores del Ministerio de Salud (directrices emitidas por la Contraloría General de la República, # 00240 del 12 de enero 2005; directrices emitidas por la Contabilidad Nacional, # CN-01-2004 publicada en la Gaceta 180 del 14 de setiembre del 2004; directrices emitidas por la Contabilidad Nacional, # CN-003-2005 publicada en la Gaceta 204 del 24 de octubre del 2005; entre otras) Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las entidades y órganos sujetos a su fiscalización, M-1-2002-CO-DDI, Publicado en La Gaceta # 107 del 5 de junio, 2002 Instructivo de Visado M-1-2003-CO-DFOE del tres de diciembre de dos mil tres y su Reglamento R-2-2003-CO-DFOE del primero de diciembre de dos mil tres. 6. Responsables Los Directores de las Unidades organizativas que conforman el Nivel Central, Nivel Regional y Nivel Local del Ministerio de Salud. “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA NIVEL CENTRAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES Y RUTINAS PÁGINA 3 DE 6 FECHA DE EMISIÓN: 15-09-07 DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE GESTIÓN CÓDIGO: MS.NI.GN.04 7. Procedimiento 7.1. Identificar y caracterizar las necesidades Este procedimiento se inicia con la identificación y caracterización de necesidades por parte de los responsables de las unidades organizativas institucionales, para lo cual se utilizan los procesos de uso general denominados Concertación de Responsables Institucionales y Atención al Cliente Interno y Externo. Esta identificación contempla las necesidades ordinarias y extraordinarias e incorpora las determinaciones periódicas establecidas, así como las determinaciones puntuales que se deben realizar cuando así lo amerite. Las necesidades deben ser caracterizadas según el proceso al cual correspondan, de acuerdo a lo establecido en el objetivo de este procedimiento, para lo cual recurre al Proceso de Aporte Técnico de considerarse necesario. Debe describirse, para cada necesidad planteada, el uso esperado, las especificaciones técnicas (si procede) y la justificación correspondiente, utilizando los formatos establecidos para cada uno de los procesos. Una vez que las unidades organizativas han identificado y caracterizado sus necesidades las remiten a la Dirección de Desarrollo Estratégico Institucional o a la División Administrativa, según corresponda, para su análisis y priorización. 7.2. Analizar la información e incorporar condiciones del entorno Con base en los insumos determinados por las unidades organizativas, el responsable de este procedimiento procede al análisis de la información, considerando para ello criterios de legalidad, urgencia, pertinencia y factibilidad, en concordancia con los intereses y lineamientos institucionales. En este punto deben considerarse todas aquellas condiciones del entorno que puedan favorecer o afectar la gestión de la Institución (Cambios tecnológicos, nuevos conocimientos científicos, metodologías de trabajo novedosas, legislación emergente o vacíos legales, entre otros) 7.3. Elaborar propuesta preliminar de necesidades Una vez realizado el análisis de la información, el responsable de este procedimiento elabora la propuesta preliminar de las necesidades para el proceso que corresponda, para lo cual, se utilizarán los formatos particulares establecidos por la unidad organizativa responsable del nivel central en cada uno de ellos. Esta propuesta incorpora tanto las necesidades que tienen programación regular, como las necesidades extraordinarias que se determinaron en las unidades organizativas. En este punto es necesario determinar si se requiere la priorización de las necesidades; de ser así, procede a determinar cuáles de ellas se deben solucionar en el corto plazo, cuáles en el mediano y cuáles en el largo plazo. Si no es requerida la priorización, el responsable del proceso pasa directamente a la elaboración del diagnóstico final de necesidades de gestión (apartado 7.5). “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA NIVEL CENTRAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES Y RUTINAS 7.4. PÁGINA 4 DE 6 FECHA DE EMISIÓN: 15-09-07 DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE GESTIÓN CÓDIGO: MS.NI.GN.04 Priorizar las necesidades El responsable del procedimiento somete la propuesta preliminar a la aplicación de los siguientes criterios de priorización: 1. El nivel de impacto en la gestión institucional. 2. Grado de urgencia que para la institución representa satisfacer cada necesidad específica . 3. Factibilidad de atender las necesidades planteadas, de acuerdo a normativa legal, disponibilidad presupuestaria, además de la disponibilidad en el mercado, entre otros. 4. Condiciones y demandas del entorno , en especial, cambios tecnológicos, determinantes sociales diversos, nuevas metodologías de trabajo propuestas por la Contraloría General de la República, entes rectores en materia administrativa y otras desarrolladas por actores sociales intra y extra sectoriales, que representen una oportunidad de mejora para el desempeño institucional. 5. Grado de satisfacción del cliente externo. Al final, de acuerdo a la aplicación de los criterios anteriormente citados se define cuales necesidades se resolverán al corto, mediano y largo plazo, e incluso cuales necesidades no podrán ser resueltas. La definición de los lapsos que se entenderán para cada uno de los plazos se establece de la siguiente manera: Corto plazo, menos de 6 meses, especialmente para el trámite de materiales, recursos financieros de poca cuantía, adquisición e implementación de sistemas informáticos permitidos por la Institución y de bajo costo, trámites varios de recursos humanos , entre otros. Mediano plazo, de 6 meses a 2 años, por ejemplo, para la inversión en infraestructura y otros bienes de mayor costo, como vehículos y equipos. Largo plazo, superior a 2 años ,debido a su complejidad, costo o ambas 7.5. Elaborar el diagnóstico final de necesidades de gestión El responsable del procedimiento elabora, con base en los productos obtenidos hasta este punto, un documento integral de diagnóstico de necesidades. El mismo debe contener todos los elementos de validez legal, administrativa y técnica que fundamente adecuadamente la toma de decisiones en cada uno de los procesos de nivel 0 en los cuales se requiere la aplicación del presente procedimiento. “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA NIVEL CENTRAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES Y RUTINAS PÁGINA 5 DE 6 FECHA DE EMISIÓN: 15-09-07 DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE GESTIÓN CÓDIGO: MS.NI.GN.04 8. Indicadores de desempeño 8.1. Indicadores de Gestión Porcentaje de necesidades adecuadamente caracterizadas Tiempo promedio de elaboración del diagnóstico final de necesidades Grado de incorporación de demandas del entorno en el análisis de necesidades 8.2. Indicadores de Impacto Grado de satisfacción de los usuarios internos “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” MINISTERIO DE SALUD DE COSTA RICA NIVEL CENTRAL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, INSTRUCCIONES Y RUTINAS PÁGINA 6 DE 6 FECHA DE EMISIÓN: 15-09-07 DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE GESTIÓN 9. Diagrama “DE LA ATENCIÓN DE LA ENFERMEDAD HACIA LA PROMOCIÓN DE LA SALUD” CÓDIGO: MS.NI.GN.04