Informe cuatrimestral C.I. a julio de 2012

ESTADO DEL CONTROL INTERNO
- LEY 1474 DE 2011 Informe pormenorizado a marzo de 2012
La Contraloría General de Medellín en cumplimiento a lo estipulado en el artículo 9
de la Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la Gestión”, fija en la página web de la Entidad el
siguiente informe pormenorizado del estado de control interno de la Contraloría
General de Medellín.
La Contraloría General de Medellín, implementó en el año 2005 mediante la
Resolución 276 de 2005 el Sistema de Control Interno (MECI), en cumplimiento
del Decreto 1599 de 2005. Posteriormente adoptó el Sistema Integral de Gestión
mediante la Resoluciones 302 del 30 de diciembre de 2008 y modificada por la
resolución 067 del 31 de mayo de 2010, como una estrategia para el
mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del Sistema de Gestión de Calidad
en armonía con el Sistema de Control Interno-MECI 1000:2005.
El Sistema Integral de Gestión responde a los requerimientos de la Norma ISO
9001 versión 2008, NTCGP 1000-2009, al Modelo Estándar de Control Interno
MECI 1000:2005, encontrándose debidamente certificados por el ICONTEC.
En visita llevada a cabo por el ICONTEC en el mes de julio de 2011, le fue
renovada la certificación del Sistema de Gestión de la Contraloría General de
Medellín.
En el informe ejecutivo de control interno reportado al Departamento
Administrativo de la Función Pública en el mes de febrero de 2012, la Contraloría
General de Medellín reportó un avance del sistema de control interno del 98,69%,
lo que significa que el modelo está en un desarrollo óptimo y se debe continuar
con actividades de mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo.
Teniendo en cuenta el dictamen de los estados financieros y el concepto de
gestión de la Contraloría General de Medellín, la Auditoría General de la República
emite pronunciamiento de FENECIMIENTO para la cuenta 2010, examinada a
través del proceso auditor.
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SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
Avances
El Subsistema de Control Estratégico presentó un avance del 99.33% al interior de
sus componentes.
La Contraloría General de Medellín cuenta con el Código de Ética que contiene los
parámetros de conducta aplicables a nuestras funciones de servicio, los
compromisos éticos son parte de las actuaciones diarias de los servidores
públicos. El Manual de Funciones y Competencias Laborales, están contenidas en
los Acuerdos 066 de 2005 y Acuerdo 7 de 2011.
La Entidad llevó a cabo programa de inducción a los nuevos directivos, en febrero
de 2012.
Se evaluaron los acuerdos de gestión suscritos entre el Señor Contralor y los
directivos de la Entidad suscritos en el año 2011, obteniendo como resultado de
cumplimiento en promedio del 99,42% de lo acordado.
La Entidad tiene adoptado el Código de Buen Gobierno con el fin de avanzar en la
implementación de herramientas modernas de gestión.
Se destaca el seguimiento oportuno a los planes y programas y los altos
porcentajes de cumplimiento de los mismos.
Se tienen adoptados, documentados e implementados la misión, la visión y
objetivos institucionales y se cuenta con el Modelo de Operación por Procesos,
donde muestra la secuencia lógica del ciclo gerencial agrupado en cuatro niveles:
Estratégico, Misional, de Apoyo y de Evaluación, compuesto por 22 procesos y 40
subprocesos.
Se da la revisión y actualización constante de los procesos y/o subprocesos de la
entidad, lo cual se ve reflejado dentro del control documental en las versiones.
Se tiene una estructura que configura integral y articuladamente los cargos, las
funciones, las relaciones y los niveles de responsabilidad y autoridad en la
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Se cuenta con metodología para la administración del riesgo, con el objetivo de
fortalecer la implementación y desarrollo de la política de la administración del
riesgo a través del adecuado tratamiento de los riesgos para garantizar el
cumplimiento de la misión y objetivos de la Contraloría General de Medellín.
Todos los procesos y subprocesos de la Entidad, tienen definidos los controles
para prevenir la probabilidad de ocurrencia o mitigar el impacto de los riesgos
analizados.
El Manual de Políticas de Operación tiene claramente establecida la política de
administración de riesgos. Así mismo, se tiene definido el mapa de riesgos
institucional, en el cual se tienen definidos todos los riesgos identificados en los 22
los procesos y 40 subprocesos con que cuenta la entidad.
Dificultades
Se debe mejorar el mapa de riesgos institucional, el cual contener a nivel
estratégico los mayores riesgos a los cuales está expuesta la Entidad, permitiendo
conocer las políticas inmediatas de respuesta tendientes a evitar, reducir,
dispersar o transferir el riesgo, o asumir el riesgo residual, y la aplicación de
acciones, así como los responsables, el cronograma y los indicadores.
En la capacitación e interiorización de los servidores públicos de la entidad, del
componente administración de riesgos, con sus cinco (5) elementos, para la
identificación acertada de riesgos, lo mismo que de los adecuados controles, con
el fin de mejorar la cultura del control y autocontrol.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
Avances
El subsistema de control de gestión, presentó un avance del 100%.
Se tiene definidas políticas de operación, las cuales junto con los procedimientos
establecidos, dan soporte a la gestión institucional, y se cuenta con el Manual de
Políticas de Operación aprobado mediante Resolución 038 del 6 de marzo de
2007, cuyo objetivo es comunicar, permanentemente a todos los funcionarios, las
pautas y directrices más usuales que rigen las actividades misionales y de apoyo
que se ejecutan en la organización.
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Cada proceso y subproceso tiene definido el respectivo instructivo metodológico
en el cual se describen los responsables, las actividades, tareas, riesgos,
controles e indicadores a ejecutar, con lo cual se garantiza el logro de los objetivos
del respectivo proceso y /o subproceso.
Se tiene diseñado el Manual del Sistema Integral de Gestión como documento
oficial de referencia, que describe el Sistema Integral de Gestión, el cual es
ajustado cada vez que se requiera. En éste, se describen todos los procedimientos
de los servicios internos y externos que presta la entidad a través de los procesos
y subprocesos, los cuales se encuentran divulgados e interiorizados.
Se tienen identificadas las fuentes de información tanto externa como interna, lo
mismo que mecanismos de recolección y análisis.
Se tiene establecido el Proceso Participación Ciudadana, con el objetivo de
“Vincular a la comunidad en el ejercicio del control fiscal, a través de la
capacitación, asesoría y atención oportuna de las solicitudes, cumpliendo con las
normas de calidad”; y los documentos de apoyo Evaluación satisfacción al cliente,
rendición de cuentas a la comunidad y trámite interno de solicitudes (derecho de
solicitud y/o petición, quejas , reclamos, sugerencias, denuncias y demás
solicitudes), en la Contraloría General de Medellín.
Se tienen como fuentes de información primaria a la ciudadanía a través de las
audiencias públicas, escuelas de capacitación, quejas, reclamos, denuncias,
solicitudes y sugerencias, conversatorio con los estudiantes universitarios,
acompañamiento a veedurías ciudadanas, atención al ciudadano en las Casas de
Gobierno del Municipio de Medellín, línea ciudadana 513 54 89, línea gratuita 01
8000 914118, buzones de sugerencias y quejas, Página Web de la Contraloría
General de Medellín (www.contraloriagdem.gov.co), correo: [email protected],
fax 5135489.
Con el Acuerdo Nro. 41 de 2010, se creó la Contraloría Escolar en las instituciones
educativas oficiales del Municipio de Medellín. Es de anotar que en marzo 5 de
2012, se llevaron a cabo en las instituciones educativas públicas y privadas de
Medellín, las elecciones de contralores y personeros, donde alrededor de 2 mil
estudiantes se postularon para las elecciones, donde la principal tarea del
contralor es hacer veeduría de los ingresos y gastos del colegio, además de
verificar que las instalaciones como aulas, laboratorios y escenarios deportivos se
encuentren en óptimas condiciones
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La Entidad facilita la participación de los servidores, a través de las sugerencias y
recomendaciones en los grupos primarios y del buzón de sugerencias para luego
ser enviadas al Comité de Gestión Ética y Motivación para su análisis; correo
electrónico, disponibilidad permanente por parte del Señor Contralor para recibir
las inquietudes de los servidores de la Entidad.
En la intranet de la entidad en la cual reposan todos los procesos y subprocesos,
guías, manuales, documentos de apoyo, normatividad, contratación, plan de
compras e información general de la Entidad.
El Plan Estratégico de Sistemas de Información PESI contempla el plan
sistemas de información el cual incluye la base de datos institucional y
proyectos de sistemas de información necesarios para la Entidad, el plan
tecnología que propone la infraestructura tanto de hardware como de software,
como el establecimiento de políticas para la administración y control de
recursos informáticos.
de
los
de
así
los
A través de las diferentes herramientas con que cuenta la entidad (Boletín El
Auditor, Audiencias Públicas, conversatorios, transmisión por radio de pautas
publicitarias, carteleras institucionales, rendición de cuentas a la Comunidad,
página web, Intranet), para la comunicación hacia las partes interesadas, se
proporciona información debidamente actualizada. Igualmente la rendición de
cuentas constituye un espacio importante para la participación de la ciudadanía en
la gestión de la entidad.
Dificultades
Aunque los procesos y/o subprocesos tienen indicadores, se requiere la revisión
para racionalizar el manejo de los mismos, ya que se tiene un número significativo
de éstos, y no siempre su formulación responden a las necesidades de medición
en la gestión institucional y para la toma de decisiones.
Se requiere plataforma tecnológica con un software de auditoría para que apoye
las actividades relacionadas con el proceso misional.
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SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
Avances
El subsistema de control de evaluación presenta un avance del 94,86%, los
componentes de autoevaluación y evaluación independiente presentaron un
avance del 100%.
El objetivo del subproceso evaluación de la gestión institucional es el de verificar el
cumplimiento de los planes de las dependencias de la Entidad, con el fin de
evaluar la gestión institucional, a través del cumplimiento de las metas en el
tiempo establecido, y el nivel de avance efectivo de estas, detectando
desviaciones que se encuentran por fuera de su rango de gestión y permitiendo
establecer las medidas pertinentes.
La evaluación independiente se realiza con base en la programación anual, en la
cual se incluyen auditorías internas, auditorías de calidad y la evaluación del
sistema de Control Interno. Con base en los resultados de las evaluaciones, los
informes generan planes de mejoramiento, a partir de los cuales se ejecutan
acciones que encaminan la mejora continua de la gestión.
En el año 2011, la Oficina Asesora de Control interno llevó a cabo evaluación al
sistema de control interno de la entidad, 11 auditorías internas a los diferentes
proceso y/o subprocesos, coordinó 14 auditorías de calidad, formuló 12 informes
de austeridad en el gasto, entre otros.
En respuesta a las observaciones de los organismos de control externo (Auditoría
General de la República), se elaboraron los planes de mejoramiento y se trabaja
en su seguimiento y cumplimiento de las metas propuestas, verificando la
efectividad de las acciones propuestas.
La Contraloría General de Medellín cuenta con el Subproceso Gestión del
Desempeño por Competencias y con el Documento de Apoyo Desarrollo de
Competencias, como estrategia para adaptarse a los cambios que le exige el
entorno mediante el desarrollo de competencias necesarias para cualificar el
talento humano de la organización.
Dificultades
Se cuenta con instrumentos que permiten aplicación de controles y mediciones,
sobre las cuales se ejecutan acciones correctivas y de mejora, sin embargo este
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aspecto requiere fortalecimiento, particularmente, en temas como los indicadores
e identificación y manejo de riesgos.
No se tiene documentado en un 100% el procedimiento para formular los planes
de mejoramiento individual.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El Sistema de Control Interno de la Contraloría General de Medellín reporta un
avance del 98,69%, como un modelo en óptimo desarrollo, sobre el cual se debe
continuar con actividades de mantenimiento para el logro de su sostenibilidad a
largo plazo.
Esta implementación y desarrollo del sistema, le dan a la Contraloría General de
Medellín soporte para un adecuado manejo y control de los elementos MECI y los
requisitos de la norma de calidad NTCGP 1000:2009, para la efectividad en su
gestión, cumplimiento de metas y logro de los objetivos institucionales.
RECOMENDACIONES
Continuar con la sensibilización sobre la cultura del control a los servidores
públicos de todos los niveles de la Entidad, sobre la importancia de mantener el
Modelo Estándar de Control Interno, como insumo esencial para garantizar el
logro de la misión institucional. Así mismo, sobre la administración de riesgos,
código de ética y Manual de Políticas de Operación.
De acuerdo con las tendencias modernas y políticas gubernamentales respecto de
nuevas tecnologías de información, es necesaria la mejora continua en esta
materia, propiciando la actualización y modernización permanente de los recursos
tecnológicos que den soporte a la gestión institucional.
INFORME PORMENORIZADO A JULIO DE 2012
En el mes de mayo del año 2012, la Auditoría General de la República llevó a
cabo en la Contraloría General de Medellín una Auditoría Regular vigencia 2011.
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Resultados obtenidos por la
ejercicio auditor
Auditoría General de la República en el
Los resultados de la auditoría regular arrojaron 4 hallazgos administrativos, así: 2
en el proceso auditor, 1 en el proceso de responsabilidad fiscal y 1 en el proceso
de jurisdicción coactiva.
La Gerencia Seccional I, teniendo en cuenta el dictamen de los estados contables
y el concepto de gestión, emitió pronunciamiento de FENECIMIENTO para la
rendición de la cuenta de la vigencia 2011, examinada a través del proceso
auditor.
Mediante oficio con radicado 20122130027951 con fecha 18-05-2012 la Auditoría
General de la República, aprobó el plan de mejoramiento enviado por la
Contraloría
General de Medellín, para que subsanen los 4 hallazgos
administrativos encontrados como resultado de la auditoría regular llevada en el
mes de mayo del año 2012.
La Oficina Asesora de Control Interno en el primer semestre del año 2012, llevó a
cabo ocho (8) auditorías internas que arrojaron 47 recomendaciones a las cuales
se les formuló el respectivo plan de mejoramiento.
Se presentaron 6 informe de austeridad en el gasto los cuales arrojaron 8
recomendaciones.
Se llevó a cabo el primer ciclo de auditorías de calidad a 12 procesos y 18
subprocesos, donde se verificó la aplicación de los requisitos exigidos por la
NTCGP 1000:2009 y los establecidos por la Contraloría General de Medellín,
obteniendo como resultado treinta y ocho (38) no conformidades y noventa y tres
(93) aspectos por mejorar.
Medellín, julio de 2012
Jaime Alberto Peláez Quintero
Jefe Oficina Asesora de Control Interno
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