Informe pormenorizado del estado del sistema de control interno a nov 12 de 2013

INFORME DEL CONTROL INTERNO
(LEY 1474 DE 2011)
La Contraloría General de Medellín en cumplimiento de lo estipulado en el artículo
9 de la Ley 1474 de 2011 “Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la Gestión”, pone en la página web de la Entidad el
siguiente informe pormenorizado del estado de control interno de la Contraloría
General de Medellín.
La Contraloría General de Medellín, implementó en el año 2005 mediante la
Resolución 276 de 2005 el Sistema de Control Interno (MECI), en cumplimiento
del Decreto 1599 de 2005. Posteriormente adoptó el Sistema Integral de Gestión
mediante la Resoluciones 302 del 30 de diciembre de 2008 y modificada por la
resolución 067 del 31 de mayo de 2010, como una estrategia para el
mantenimiento, revisión y perfeccionamiento del Sistema de Gestión de Calidad
en armonía con el Sistema de Control Interno -MECI 1000:2005-.
El Sistema Integral de Gestión responde a los requerimientos de la Norma ISO
9001 versión 2008, NTCGP 1000-2009, al Modelo Estándar de Control Interno
MECI 1000:2005, encontrándose debidamente certificados por el ICONTEC.
En visita llevada a cabo por el ICONTEC en el mes de julio de 2011, le fue
renovada la certificación del Sistema de Gestión y en los años 2012 y 2013, la
misma entidad efectuó auditoría de seguimiento, obteniendo como resultado el
mantenimiento de la certificación del Sistema de Gestión.
Teniendo en cuenta el dictamen de los estados contables y el concepto de
gestión,
la Auditoría General de la República emite pronunciamiento de
FENECIMIENTO para la rendición de cuenta de la vigencia 2012, examinada a
través del proceso auditor.
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SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO
Avances
La Contraloría General de Medellín tiene adoptado el Código de Ética, el cual
contiene los parámetros de conducta aplicables a nuestras funciones de servicio
Además se adoptaron los compromisos éticos que son parte de las actuaciones de
los servidores públicos, siendo ellos la transparencia, responsabilidad, respeto,
objetividad, honestidad y participación.
Se tienen los Comités de Gestión Ética y Motivación v de Convivencia y
Conciliación Laboral.
La Entidad lleva a cabo programa de inducción a los servidores públicos nuevos,
tratando temas como: Aspectos generales de la Entidad, funcionamiento del
Sistema Integral de Gestión, código de ética, sistema de seguridad social,
prestaciones sociales y situaciones administrativas, salud ocupacional, evaluación
del desempeño, control fiscal, control interno, participación ciudadana, planes de
acción, entre otros.
Se reglamentó el estímulo educativo para los hijos de los empleados de la
Contraloría General de Medellín.
La Alta Dirección se encuentra comprometida con el ejercicio del control interno,
es por ello que la Contraloría General de Medellín adoptó el Sistema Integral de
Gestión, como una estrategia para el mantenimiento, revisión y perfeccionamiento
del Sistema de Gestión de Calidad en armonía con el Sistema de Control InternoMECI 1000:2005.
La Entidad adoptó el Código de Buen Gobierno con el fin de avanzar en la
implementación de herramientas modernas de gestión, así como la política pública
de transparencia administrativa y probidad y creó el Comité Asesor Institucional de
Transparencia Administrativa.
La Contraloría General de Medellín planifica desde cuatro niveles: Plan
Estratégico, Planes de Acción, Planes Tácticos y Plan General de Auditoría,
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herramientas de gestión que permiten orientar en forma proactiva la ejecución de
los planes y programas.
Se tiene el Modelo de Operación por Procesos, donde muestra la secuencia lógica
del ciclo gerencial agrupado en cuatro niveles: Estratégico, Misional, de Apoyo y
de Evaluación, como lo contempla el Manual Sistema Integral de Gestión.
El mapa de procesos y cadena de valor de la Entidad está compuesto por 15
procesos y 45 procedimientos, los cuales se encuentran en revisión con el fin de
darle agilidad y oportunidad en la ejecución.
Mediante el Acuerdo 10 de 2012, se reformó la estructura organizacional y la
planta de cargos de la Contraloría General de Medellín, la estructura permite el
adecuado desarrollo del Modelo de Operación por Procesos -MOP-y a su vez, es
coherente con la planta de empleos y el manual de funciones y de competencias
laborales.
Cada nivel ejerce en el ámbito de las funciones y responsabilidades establecidas,
en forma concurrente y armónica, las competencias y funciones inherentes a la
Contraloría.
La Contraloría General de Medellín adoptó mediante la Resolución 032 del 18 de
marzo de 2013, la guía para la administración del riesgo del Departamento
administrativo de la Función Pública de septiembre de 2011 y la metodología para
diseñar y hacerle seguimiento a la estrategia de lucha contra la corrupción y de
atención al ciudadano ordenada por la Ley 1474 de 2011.
Oportunidades de mejora
Falta interiorización y apropiación del componente Administración de Riesgos con
sus cinco (5) elementos, en los servidores de la Contraloría General de Medellín.
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SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
Avances
El subsistema presentó un avance del 99% al interior de los componentes
actividades de control, información y comunicación pública.
Se resalta la implementación de la herramienta para la Gestión Documental
MERCURIO, diseñada para apoyar la labor del centro de información documental,
permitiendo llevar a cabo la administración de los documentos de una forma más
eficiente, eficaz y con menores costos, aplicación con un alto grado de flexibilidad,
óptima calidad y disponibilidad inmediata de la información para un mejor manejo
y control de los documentos disponibles y un apoyo para la toma de decisiones.
El 14 de agosto de 2013 se celebró contrato Nro 143 de 2013, con la firma Unión
Temporal ISOLUCIONS GSE, por un valor de $118.320.000, cuyo objeto del
suministro, implementación, capacitación,
soporte, puesta en marcha y
licenciamiento de un software de información para la administración del Sistema
Integral de Gestión de la Contraloría General de Medellín (NTCGP 1000 y MECI)
Se tiene el Manual de Políticas de Operación, para comunicar a todos los
funcionarios, las pautas y directrices más usuales que rigen las actividades
misionales y de apoyo que se ejecutan en la organización.
Cada uno de los procesos tiene establecido el respectivo procedimiento en el cual
se detallan las actividades, el flujograma, cargo responsable y registros, con lo
cual se garantiza el logro de los objetivos del respectivo proceso. Así mismo tiene
definido el mapa de riesgos, e indicadores.
Se tiene el Manual del Sistema Integral de Gestión como documento oficial de
referencia, que describe el Sistema Integral de Gestión, donde se formulan los
procedimientos de los servicios internos y externos que presta la entidad a través
de los procesos y subprocesos, los cuales se encuentran divulgados e
interiorizados.
El Proceso Participación Ciudadana vincula a la comunidad en el ejercicio del
control fiscal, a través de la capacitación, asesoría y atención oportuna de las
solicitudes, cumpliendo con las normas de calidad.
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Mediante Acuerdo Municipal Nro. 41 de 2010, se tiene creada la Contraloría
Escolar en las instituciones educativas oficiales del Municipio de Medellín, con el
objetivo de incrementar las competencias de los estamentos estudiantiles en el
ejercicio del control social sobre la gestión de recursos destinados a la educación,
entre otros.
En un evento con las instituciones oficiales de la ciudad y la participación de más
de 800 estudiantes aspirantes a ser elegidos Contralores Escolares se celebró el
8 de marzo del año 2013 el día de la Democracia Escolar, en donde se eligieron
253 Contralores Escolares.
En abril 18 en el salón amarillo de Plaza Mayor se posesionaron ante el señor
Contralor General de Medellín 253 Contralores Escolares, evento en el que
participaron aproximadamente 3.600 personas entre estudiantes, Rectores, Jefes
de Núcleo, Concejales, Contralorías de diferentes partes del país y funcionarios
públicos.
Durante todo el año 2013, se realizaron eventos de asesoría, capacitación y
acompañamiento lúdico con la obra de teatro "Lupita Contralora", actividades en
las que participaron los Contralores Escolares incluidos los grupos de apoyo y la
población educativa en general.
Se realizó seminario Ambiental “Niños, niñas y jóvenes, comprometidos con el
Medio Ambiente”, en evento realizado en plaza mayor el 25 de abril de 2013,
donde participaron diferentes Contralorías Escolares y sus grupos de apoyo.
"
En 9 jornadas simultáneamente en 5 bibliotecas públicas de la ciudad se llevó a
cabo el Seminario ""Competencias por el Control Social"" de 36 horas del 15 de
julio al 22 de agosto año 2013, donde se dictaron los módulos de: Control fiscal,
Fondo de Servicios Educativos Docentes, Control Social, Veedurías Ciudadanas,
Competencia de las autoridades en la Constitución, Liderazgo y expresión oral,
motivación, resolución de conflictos y mecanismos de participación ciudadana
digital-redes sociales, competencias ciudadanas que generaron motivación e
interés de los estudiantes.
Se tiene la rendición de cuentas y contacto permanente con las veedurías
ciudadanas en la ejecución de las diferentes obras que ejecuta la administración.
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Se efectúa rendición de cuentas a los entes externos de control como son
Auditoría General de la República, Contraloría General de Antioquia, Contraloría
General de la República, así como la fijación en carteleras virtuales en forma
mensual de los contratos celebrados en la Contraloría General de Medellín.
Se tienen como fuentes de información primaria a la ciudadanía a través de las
audiencias públicas, escuelas de capacitación, quejas, reclamos, denuncias,
solicitudes y sugerencias, conversatorios con los estudiantes universitarios,
acompañamiento a veedurías ciudadanas, línea ciudadana 513 54 89, línea
gratuita Línea Gratuita: 01 8000 512 111, Página Web de la Contraloría General
de Medellín (www.cgm.gov.co), correo: [email protected], y teléfono de la
Contraloría Auxiliar de Participación Ciudadana 403 31 60 extensión 7794.
La Entidad facilita la participación de los servidores, a través de las sugerencias y
recomendaciones en los grupos primarios para luego ser enviadas al Comité de
Gestión Ética y Motivación para su análisis; correo electrónico, disponibilidad
permanente por parte del Señor Contralor para recibir las inquietudes de los
servidores de la Entidad.
Se tiene formulado el Plan Estratégico de Sistemas de Información, que incluye
la base de datos institucional y los proyectos de sistemas de información
necesarios para la Entidad, el plan de tecnología que propone la infraestructura
tanto de hardware como de software, así como el establecimiento de políticas para
la administración y control de los recursos informáticos.
Con el desarrollo tecnológico, las adecuaciones de la infraestructura física, la
reposición de bienes muebles, la capacitación de los funcionarios, el desarrollo de
los programas de bienestar social y salud ocupacional, la contraloría ha
garantizado condiciones para el trabajo que redundan en un clima laboral deseado
y en el mejor desempeño de los funcionarios en el logro de los objetivos de la
entidad.
El Manual de Políticas de Operación, se tiene con el objetivo de comunicar, a
todos los funcionarios, las pautas y directrices más usuales que rigen las
actividades misionales y de apoyo que se ejecutan en la organización.
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Se ha desarrollado el Plan Estratégico de Comunicación Pública, el cual orienta
las acciones comunicativas e informativas que se ejecuten hacia el interior y
exterior de la Entidad.
SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN
Avances
Los dueños de cada proceso aplican los controles inmersos en los instructivos
metodológicos y en los grupos primarios se lleva el control de la ejecución de los
respectivos planes de acción, por cada jefe de dependencia.
El seguimiento de la gestión institucional, se realiza 2 veces al año, el primer
seguimiento con corte a abril 30 se llevó a cabo en el mes de mayo de 2013, y la
evaluación a la gestión año 2013 está programada para el último cuatrimestre del
mencionado año.
Se dio la presentación oportuna de los informes: Ejecutivo Anual del Sistema de
Control Interno y de Control Interno Contable. Además se cumplió el Plan General
de Auditorías de Calidad.
Se tiene suscrito Plan de Mejoramiento con la Auditoría General de la República,
como resultado de la auditoría regular vigencia 2012, llevada a cabo en el mes de
agosto del año 2013, el cual presenta 8 hallazgos administrativos.
ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO AÑO 2012
De acuerdo con los resultados arrojados en las encuestas del aplicativo, se
concluye que la efectividad en la operatividad del sistema de control interno en la
CGM, refleja un avance de 97,6%, lo que significa que la entidad que el modelo
está en un desarrollo óptimo, y se debe
continuar con actividades de
mantenimiento para su sostenimiento a largo plazo, y el puntaje obtenido en
calidad es de 98%, lo que significa que el sistema se gestiona de acuerdo con el
modelo NTCGP1000:2009, es ejemplo para otras entidades del sector.
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El Sistema Integral de Gestión en la CGM ha facilitado y favorecido el
cumplimiento de los planes, programas y misión de la Entidad.
Recomendaciones
Se debe continuar con actividades de mantenimiento del sistema de control
interno, para su sostenimiento a largo plazo.
INFORME CUATRIMESTRAL JULIO A OCTUBRE DE 2013
La Oficina Asesora de Control Interno, realizó las siguientes auditorías internas:
Evaluaciones
Nro. Recomendaciones
Cierre fiscal vigencia 2012
Comunicación Pública
Gestión Compras
Mejoramiento Sistema Integral de Gestión
Austeridad en el Gasto Público
Vivienda
Capacitación
Programa Bienestar Social
Proceso Auditor
Elementos de consumo y parque automotor
Cuentas por cobrar
1
3
2
4
0
3
3
4
4
4
3
Total
31
Fuente: Informes de auditoría año 2013 Oficina Asesora de Control Interno
A las treinta y una (31) recomendaciones encontradas
respectivo plan de mejoramiento.
se les formuló el
Se llevó a cabo el segundo ciclo de auditorías de calidad a 6 procesos, donde se
verificó la aplicación de los requisitos exigidos por la NTCGP 1000:2009 y los
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establecidos por la Contraloría General de Medellín, obteniendo como resultado 4
no conformidades y 69 aspectos por mejorar.
Medellín, noviembre de 2013
Proyectó: Jhon Jaime Zapata Ospina - Jefe Oficina Asesora de Control Interno
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