AUDITORÍA ESPECIAL CICLO DE INGRESOS CON RELACIÓN A LOS PROCESOS DE FACTURACIÓN RECAUDO Y CARTERA AGUAS DE MALAMBO S.A. E.S.P. PRIMER SEMESTRE 2013 CONTRALORÍA GENERAL DE MEDELLÍN MEDELLÍN, DICIEMBRE DE 2013 JUAN CARLOS PELÁEZ SERNA Contralor General de Medellín HILDA MARIA ZAPATA RUEDA Subcontralor BERNARDO DE JESUS GARCÍA CAÑOLA Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal Filiales Aguas (E) JAQUELINA DEL SOCORRO GUERRA MONSALVE Profesional Universitario 1 MAGNOLIA GALLEGO BUITRAGO Técnico Operativo SANDRA PATRICIA TORRES ORREGO Secretaria Auditoría Especial Ciclo de Ingresos Aguas de Malambo S.A. E.S.P NM PA AE 7720 D02 12 13 TABLA DE CONTENIDO pág. 1. CARTA DE CONCLUSIONES ................................................................... 5 2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ........................................................... 7 2.1 CONTROL DE GESTIÓN ........................................................................... 7 2.1.1. Gestión Contractual .................................................................................... 7 2.1.2 Legalidad ................................................................................................. 10 2.1.3 Control Fiscal Interno .............................................................................. 11 2.2 CONTROL DE RESULTADOS ................................................................ 15 2.2.1 Objetivos de los Procesos de facturación, cartera y recaudo: ................. 15 Auditoría Especial Ciclo de Ingresos Aguas de Malambo S.A. E.S.P NM PA AE 7720 D02 12 13 LISTA DE CUADROS pág Cuadro 1. Calificación de la Gestión Contractual. ................................................... 8 Cuadro 2. Calificación Legalidad. .......................................................................... 10 Cuadro 3. Calificación control fiscal interno........................................................... 11 Cuadro 4. Calificación Control de Resultados ....................................................... 15 Cuadro 5. Novedades enero a julio 2013 .............................................................. 16 Cuadro 6. Soporte novedades............................................................................... 19 Cuadro 7. Consolidado de hallazgos Auditoría Especial 2013 ............................. 26 Auditoría Especial Ciclo de Ingresos Aguas de Malambo S.A. E.S.P NM PA AE 7720 D02 12 13 1. CARTA DE CONCLUSIONES Medellín, Doctora MILENA RODRIGUEZ CHARRIS Gerente (E) Aguas de Malambo S.A. E.S.P. Malambo- Atlántico Asunto: Carta de Conclusiones Auditoria Especial Ciclo de Ingresos con Relación a los Procesos de Facturación Recaudo y Cartera. La Contraloría General de Medellín, con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 267 de la Constitución Política, las Leyes 42 de 1993, 610 de 2000 y 1474 de 2011 y la Resolución 258 de 2012 por medio de la cual se adopta la Guía de Auditoría Territorial-GAT, practicó Auditoría Especial a la Aguas de Malambo S.A. E.S.P., vigencia primer semestre año 2013, a través de la evaluación de los principios de: Economía, Eficiencia, Eficacia, con el fin de conceptuar sobre la gestión fiscal de los proceso facturación, cartera y recaudo, soportada en la evaluación de los componentes de gestión y resultados. Es responsabilidad de la Administración el contenido de la información suministrada por la entidad y analizada por la Contraloría General de Medellín. La responsabilidad de la Contraloría Auxiliar de Auditoría Fiscal EPM Filiales Aguas, consiste en producir un Informe de Auditoría Especial que contenga el concepto sobre el examen practicado. La evaluación se llevó a cabo de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, con políticas y procedimientos de auditoría establecidos por la Contraloría General de Medellín, consecuentes con las de general aceptación; por 5 Auditoría Especial Ciclo de Ingresos Aguas de Malambo S.A. E.S.P NM PA AE 7720 D02 12 13 lo tanto, requirió acorde con ellas, de planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen proporcione una base razonable para fundamentar nuestro concepto. La auditoría incluyó el examen, sobre la base de pruebas selectivas, de las evidencias y documentos que soportan la auditoría realizada los procesos de facturación, cartera y recaudo y el cumplimiento de las disposiciones legales; los estudios y análisis se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo, los cuales reposan en los archivos de la Contraloría Auxiliar de Auditoría Fiscal EPM Filiales Aguas. La Contraloría General de Medellín como resultado de la evaluación, conceptúa que la gestión de los procesos de facturación, cartera y recaudo cumple con los principios de Economía, Eficiencia, Eficacia, en lo referente a la parte contractual. La Entidad debe elaborar el correspondiente plan de mejoramiento con las acciones correctivas o preventivas que adelantará, para subsanar y corregir las causas que dieron origen a los hallazgos identificados por la Contraloría General de Medellín, como resultado del ejercicio del proceso auditor, con el fin de dar cumplimiento a las normas y los principios de economía, eficiencia, eficacia. El Ente Auditado tendrá un plazo máximo de 10 días hábiles, para la elaboración, suscripción y presentación del plan de mejoramiento ante la Contraloría General de Medellín, contados a partir de la recepción del informe final de auditoría. Éste plan debe ser enviado por el aplicativo “Rendición de la Cuenta en Línea”. 6 Auditoría Especial Ciclo de Ingresos Aguas de Malambo S.A. E.S.P NM PA AE 7720 D02 12 13 2. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 2.1 CONTROL DE GESTIÓN Como resultado de la auditoría adelantada, el concepto sobre el Control de Gestión en el manejo y administración de los recursos públicos, presenta una calificación total de 80,6 con un concepto Favorable. De acuerdo con la metodología de evaluación de gestión fiscal establecida en la Guía de Auditoría Territorial –GAT-, los resultados de cada uno de los factores se muestra a continuación: 2.1.1. Gestión Contractual: corresponde al examen que se realizó a la contratación de los procesos de facturación cartera y recaudo, desde sus diferentes etapas precontractual, contractual y poscontractual, en los cuales se observó el cumplimiento de los principios de economía, eficiencia y eficacia, e igualmente se comprobó que en igualdad de condiciones de calidad para la prestación del servicio se obtuvieron al menor costo y estos guardan relación con los objetivos y metas propuestas. - Cumplimiento de principios: en la evaluación de este proceso se pudo concluir que Aguas de Malambo S.A. E.S.P., da cumplimiento a los principios de control fiscal de economía, eficiencia y eficacia y como resultado se obtiene una calificación del factor Gestión Contractual de 85 puntos para un concepto “Eficiente”, tal como se evidencia en el siguiente cuadro. 7 Auditoría Especial Ciclo de Ingresos Aguas de Malambo S.A. E.S.P NM PA AE 7720 D02 12 13 Cuadro 1. Calificación de la Gestión Contractual. TABLA 1-1 GESTIÓN CONTRACTUAL Aguas de Malambo S.A ESP. 2013 VARIABLES A EVALUAR Cumplimiento de las especificaciones técnicas Cumplimiento deducciones de ley Cumplimiento del objeto contractual Labores de Interventoría y seguimiento Liquidación de los contratos CALIFICACIONES EXPRESADAS POR LOS AUDITORES Contratación 100 100 100 50 CUMPLIMIENTO EN GESTIÓN CONTRACTUAL Q 2 2 2 2 Ponderación Puntaje Atribuido 0,50 0,05 0,20 0,20 0,05 50,0 5,0 20,0 10,0 1,00 85,0 Calificación Eficiente Con deficiencias Ineficiente < 100 y > = 80 < 80 y > = 50 < 50 Eficiente Fuente: Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal –Guía de Auditoría Territorial -elaboró Equipo Auditor Se seleccionaron dos contratos que forman parte de los procesos evaluados de facturación, cartera y recaudo, que se encuentran en ejecución en el periodo evaluado. - Cumplimiento de las especificaciones técnicas: en cuanto al cumplimiento de las especificaciones técnicas, de acuerdo al análisis realizado a los contratos auditados se pudo determinar que la calificación obtenida en esta variable es de 100 puntos, para un concepto de gestión eficiente, producto del cumplimiento de todos los requisitos exigidos en el manual de contratación y las normas legales, tales como: análisis de la necesidad, cotizaciones y la elaboración de los términos de referencia entre otros. - Cumplimiento deducciones de ley: en cuanto al cumplimiento de las deducciones de ley, esta variable obtuvo una calificación de 100 puntos, correspondiente a un concepto de gestión eficiente, debido a que las partes involucradas en el proceso contractual, actúan con la debida gestión permitiendo el cabal cumplimiento de las clausulas pactadas y las disposiciones legales que la reglamentan y realizando todas las deducciones de ley que apliquen de acuerdo al tipo de contrato. - Cumplimiento del objeto contractual: en el cumplimiento del objeto contractual obtuvo una calificación de 100 puntos, correspondiente a un concepto 8 Auditoría Especial Ciclo de Ingresos Aguas de Malambo S.A. E.S.P NM PA AE 7720 D02 12 13 de gestión eficiente, producto del cumplimiento de las exigencias, precios, plazos y especificaciones técnicas pactadas en el objeto contractual. - Labores de Interventoría y Seguimiento: en esta variable, el proceso obtuvo una calificación de 50 puntos, correspondiente a un concepto de gestión eficiente, debido a que cada contrato se le asignó el respectivo supervisor, verificando el cumplimiento oportuno del objeto contractual y sus normas técnicas tal como se evidencia en los informes de interventoría. Finalmente, en la evaluación a la gestión contractual de Aguas de Malambo S.A E.S.P., se evaluaron los principios del control fiscal y se concluye lo siguiente: - Principio de Eficacia: con la evaluación del principio de eficacia se busca determinar el cumplimiento del objeto contractual de éstos, así como de las especificaciones técnicas, de calidad y cantidad plasmadas en los términos de referencia y los plazos de entrega establecidos de manera oportuna. Al practicar el examen a los contratos seleccionados, el equipo auditor evidencio que Aguas de Malambo S.A.E.SP., cumplió con el principio determinado en las variables mencionadas anteriormente. - Principio de Eficiencia: se refiere a que la asignación de recursos fue la más conveniente para maximizar sus resultados, para lo cual se tuvo en cuenta la metodología adoptada por la Contraloría y lo establecido en el Manual de Contratación de la Entidad. Adicionalmente, se analizó el cumplimiento por las partes de las diferentes cláusulas pactadas y las disposiciones legales aplicables. Acorde con lo anterior, en los contratos de la muestra seleccionada, se pudo establecer mediante la revisión de los soportes legales, financieros y contables que la Empresa Aguas de Malambo S.A E.S.P., cumplió con el principio de eficiencia. - Principio de Economía: para evaluar el cumplimiento del principio de economía se tuvo en cuenta lo establecido en el Manual de Contratación de la Entidad. Es así, que de la revisión de los documentos que contienen el análisis jurídico, financiero y técnico de las propuestas presentadas en los procesos de contratación evaluados, se concluye que Aguas de Malambo S.A. E.S.P., cumplió con las normas legales vigentes en la etapa precontractual y de ejecución evidenciándose por ende con el principio de economía. 9 Auditoría Especial Ciclo de Ingresos Aguas de Malambo S.A. E.S.P NM PA AE 7720 D02 12 13 2.1.2 Legalidad: se verificó en la Gestión Contractual, que forma parte de esta auditoría, que en el desarrollo del contrato se cumpliera con: la disponibilidad presupuestal, registro presupuestal, estudios previos y de conveniencia, estudios previos y de conveniencia, póliza de seriedad propuesta, acta de inicio, póliza de garantía, supervisión, interventoría y/o coordinación aprobación garantía única, cumplimiento deducciones ley: seguridad entre otros, verificar el registro y la aplicación correcta de acuerdo al rubro presupuestal y su destinación. Además del cumplimiento a las normas tanto internas como externas aplicables a la entidad. De acuerdo a los criterios y procedimientos aplicados, este factor obtuvo un puntaje de 95, para una calificación Eficiente resultante de ponderar la siguiente variable: Cuadro 2. Calificación Legalidad. TABLA 1 - 3 LEGALIDAD VARIABLES A EVALUAR De Gestión Calificación Parcial Ponderación 95 1,00 Puntaje Atribuido 95,0 1,00 95,0 CUMPLIMIENTO LEGALIDAD Calificación Eficiente < 100 y > = 80 Con deficiencias < 80 y > = 50 Ineficiente Eficiente < 50 Fuente: Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal –Guía de Auditoría Territorial -elaboró Equipo Auditor Aguas de Malambo S.A. E.S.P., a través de su área financiera cumplió con las normas contables en el primer semestre del 2013, al aplicar el Manual de Procedimientos del Régimen de Contabilidad Pública, el cual está integrado por el Catalogo General de Cuentas, los procedimientos contables y los instructivos. La Entidad cumplió en materia tributaria de acuerdo con la circular 2012-CIR- 1447 de enero 27 de 2012 expedida por la casa matriz y extensiva a sus filiales, su contenido tributario fue actualizado con relación al año 2012, y aplicada para este mismo año a las transacciones económicas que se realizaron en Aguas de Malambo S.A E.S.P. 10 Auditoría Especial Ciclo de Ingresos Aguas de Malambo S.A. E.S.P NM PA AE 7720 D02 12 13 Es importante destacar que los funcionarios que manejaron los contratos fueron responsables de calcular y causar los impuestos oportunamente como retención en la fuente (renta, IVA, industria y comercio, etcétera). También se evidencio que la Empresa en los procesos de contratación no asumió el pago de impuestos que de acuerdo con las normas legales le correspondieron a cargo de los contratistas u otros terceros con los cuales se tuvo relaciones. 2.1.3 Control Fiscal Interno: este factor, obtuvo una calificación ponderada de 44.8, correspondiente a un concepto de gestión ineficiente, explicada porque se evidenció, en la evaluación de los procesos de facturación, recaudo y cartera, que no existían algunos controles y en los existentes algunos no fueron efectivos. Igualmente las variables evaluadas: evaluación de controles y efectividad de los controles, se calificaron como ineficientes, la explicación de estos resultados, se presenta a continuación: Cuadro 3. Calificación control fiscal interno TABLA 1-7 CONTROL FISCAL INTERNO Calificación Parcial Ponderación Puntaje Atribuido Evaluación de controles 49 0,30 14,7 Efectividad de los controles 43 0,70 1,00 44,8 VARIABLES A EVALUAR TOTAL 30,1 Calificación Eficiente < 100 y > = 80 Con deficiencias < 80 y > = 50 Ineficiente Ineficiente < 50 Fuente: Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal –Guía de Auditoría Territorial -elaboró Equipo Auditor - Control Fiscal Interno a los procesos de facturación, cartera y recaudo: la evaluación del control interno en Aguas de Malambo fue sobre los procesos del área comercial, su examen se realizó en algunas las actividades, operaciones y actuaciones de acuerdo con las normas legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y atención a las metas u objetivos previstos por cada uno de ellos. Es de anotar que para su verificación se obtuvo información directa sobre los hechos y circunstancias de cada uno de los procesos de facturación, cartera y recaudo, que fueron con los cuales fundamentamos nuestra opinión. 11 Auditoría Especial Ciclo de Ingresos Aguas de Malambo S.A. E.S.P NM PA AE 7720 D02 12 13 Es de resaltar que la prioridad de realizar esta auditoría al área comercial es por el volumen de recursos que se manejan y por la complejidad de las operaciones como área de mayor riesgo, en consecuencia se pudo evidenciar que los procesos y actividades de la organización se vienen cumpliendo por los responsables de su ejecución sin embargo se presentaron las siguientes observaciones: - Hallazgo con incidencia administrativa 1: (corresponde a la observación 1 del informe preliminar). Los cupones entregados por Superefectivo por el pago de los servicios públicos de los usuarios de Malambo, tiene establecido el control en el momento de devolverlos a Aguas de Malambo S.A. E.S.P., sin embargo se evidenció que no se lleva el control de custodia de los mismos, ya que al verificar el número de cupones contra la relación, se pudo evidenciar que faltaban siete cupones de la muestra seleccionada, hecho que la administración no pudo soportar. Lo que configura un hallazgo con incidencia administrativa. Respuesta del Sujeto de Control: comentario, si bien se encuentra establecido de manera contractual la entrega por parte de Superefectivo de los cupones, la falta de los mismos, no imposibilita realizar la conciliación con los ingresos ni tampoco atenta contra la claridad en los estados financieros, dado a que la conciliación se realiza mediante el envío del archivo plano que genera el contratista, de conformidad como lo establece el contrato suscrito en la cláusula cuarta – Entrega de la información del Recaudo. […] Diariamente, al cierre de operaciones 16:30 horas, el contratista conciliará los cupones con los registros de los valores recibidos, y procederá a enviar la información consolidada a AGUAS DE MALAMBO. Parágrafo Primero: La información consolidada, con los valores totales correspondientes al recaudo, debe ser remitida o entregada vía terminal empresarial, correo electrónico o algún otro medio de transferencia de información, en última instancia y solo como contingencia, se recibirá la información en dispositivos de almacenamiento. Con el archivo plano generado desde la terminal empresarial, el área de recaudo realiza la exportación del archivo a un archivo en Excel, para el cargue en el aplicativo de pago, generando así una conciliación que garantiza que el valor informado por el recaudador (superefectivo) corresponde al mismo que se sube desde el módulo de recaudo a la contabilidad. Con base en lo anterior solicitamos se retire esta incidencia. 12 Auditoría Especial Ciclo de Ingresos Aguas de Malambo S.A. E.S.P NM PA AE 7720 D02 12 13 Posición del Equipo auditor: en relación a la respuesta dada no se acepta la posición tomada por el sujeto de control, por consiguiente la observación queda en firme como un hallazgo administrativo, ya que no es con relación al cumplimiento del contrato, sino que la conciliación se realiza entre la relación y los cupones y el control de custodia esta en cabeza del responsable del proceso. Hallazgo para ser incluido en el Plan de Mejoramiento Único y enviado a través del aplicativo “Rendición de la Cuenta en Línea. - Hallazgo con incidencia administrativa 2: (corresponde a la observación 3 del informe preliminar). El recaudo de los pagos de los servicios públicos facturados por Aguas de Malambo, correspondientes al primer semestre del 2013, se realiza a través de terceros (Súper efectivo, Efecty y Banco Popular) los cuales deben relacionar cada uno de los cupones y su valor. En la verificación se evidencio que los cupones solamente son devueltos por súper efectivo, mas no por Efecty y banco Popular a Aguas de Malambo, observándose ausencia de control que no permite la comparación al momento de realizar la conciliación, quedando partidas sin identificar las cuales son acumulativas mes a mes y estas solamente se aplican cuando el usuario hace llegar el respectivo cupón a la Empresa. Lo que genera un hallazgo con incidencia administrativa. Respuesta del Sujeto de Control: comentario, en primera instancia, es importante aclarar que el banco popular no realiza recaudo, en él solo se realizan consignaciones por parte de los usuarios, que son las que generan partidas conciliatorias al no ser fácil la identificación. Para el contratista Efecty no se le tiene contractualmente establecido la entrega de cupones. El mecanismo que surte la entrega de cupones, es a través del acceso al aplicativo online que genera los movimientos con la fecha y hora de corte que se establezca. Lo anterior no imposibilita la conciliación, dado a que ésta se realiza mediante el envío del archivo plano que genera el contratista, de conformidad con lo que establece el contrato suscrito en la cláusula cuarta- Entrega de la información de recaudo. […] El contratista diariamente al cierre de operaciones, conciliará los registros de los valores recibidos y procederá enviar a AGUAS DE MALAMBO, el archivo plano 13 Auditoría Especial Ciclo de Ingresos Aguas de Malambo S.A. E.S.P NM PA AE 7720 D02 12 13 previamente establecido por las partes. Parágrafo Primero: La información consolidada, con los valores totales correspondientes al recaudo, debe ser remitida o entregada vía terminal empresarial, correo electrónico o algún otro medio de transferencia de información, en última instancia y solo como contingencia, se recibirá la información en dispositivos de almacenamiento. Con el archivo plano generado desde la terminal empresarial, el área de recaudo realiza la exportación a un archivo en Excel, para el cargue en el aplicativo de pago, generando así una conciliación que garantiza que el valor informado por el recaudador (Efecty) corresponde al mismo que se sube desde el módulo de recaudo a la contabilidad. Con base en lo anterior solicitamos se retire esta incidencia. Posición del Equipo auditor: en relación a la respuesta dada no se acepta la posición tomada por el sujeto de control, por consiguiente la observación queda en firme como un hallazgo administrativo, ya que no se desvirtúa real ni jurídicamente lo dicho por el equipo auditor. Hallazgo para ser incluido en el Plan de Mejoramiento Único y enviado a través del aplicativo “Rendición de la Cuenta en Línea. Hallazgo con incidencia administrativa 3: (corresponde a la observación 4 del informe preliminar). El equipo auditor evidencio que en Aguas de Malambo se tiene implementados los procesos de (facturación, recaudo y cartera) los cuales fueron aprobados por los funcionarios responsables. Luego de realizar el trabajo de campo sobre ellos, se determinó que no están adecuadas las actividades en un orden sistemático y además existen actividades que no se están ejecutando, tampoco existen flujogramas que presenten cada una de los controles inherentes a cada proceso, ni tampoco se halló el mapa que identifique los riesgos e indicadores con los cuales pueda medir los objetivos de cada proceso. Configurándose como un hallazgo con incidencia administrativa. Respuesta del Sujeto de Control: comentario, los procedimientos entregados al ente de control corresponden a los procedimientos validados por la UGHOA – Unidad de Gestión Humana Organización Aguas, de casa matriz EPM, los mismos denotan un orden sistemático de las actividades con sus responsables. 14 Auditoría Especial Ciclo de Ingresos Aguas de Malambo S.A. E.S.P NM PA AE 7720 D02 12 13 Si se evidencia que los procesos actuales de facturación, recaudo y cartera, deben ser ajustados a los requerimientos actuales, sin que ello signifique que no están adecuadas las actividades en un orden sistemático, ni carezcan de flujogramas. Como se menciona, algunas actividades no se están ejecutando lo anterior obedece a que operativamente los cambios generados con el ingreso del nuevo software operativo, han requerido que se adicionen algunas y se eliminen otra. Consideramos improcedente su opinión en referencia al orden sistemático que es establecido de forma interna por la empresa de conformidad a sus necesidades. Con base en lo anterior solicitamos se retire esta incidencia. Posición del Equipo auditor: en relación a la respuesta dada no se acepta la posición tomada por el sujeto de control, por consiguiente la observación queda en firme como un hallazgo administrativo, ya que no se desvirtúa real ni jurídicamente lo dicho por el equipo auditor. Hallazgo para ser incluido en el Plan de Mejoramiento Único y enviado a través del aplicativo “Rendición de la Cuenta en Línea. 2.2 CONTROL DE RESULTADOS 2.2.1 Objetivos de los procesos de facturación, cartera y recaudo: de acuerdo a los criterios y procedimientos aplicados, este factor obtuvo un puntaje de 37,9%, para una calificación que No Cumple, resultante de ponderar las siguientes variables. Cuadro 4. Calificación Control de Resultados TABLA 2-2 CONTROL DE RESULTADOS VARIABLES MINIMOS Calificación Parcial Ponderación 38 Eficacia Objetivos de los procesos Cumplimiento Eficacia Objetivos de los procesos Calificación Total 1,00 37,9 1,00 37,9 Calificación Cumple < 100 y > = 80 Cumple Parcialmente < 80 y > = 50 No Cumple No Cumple < 50 Fuente: Matriz de Evaluación de la Gestión Fiscal –Guía de Auditoría Territorial -elaboró Equipo Auditor 15 Auditoría Especial Ciclo de Ingresos Aguas de Malambo S.A. E.S.P NM PA AE 7720 D02 12 13 Para la evaluación realizada por el equipo auditor del principio de eficacia de los Objetivos específicos de los procesos de facturación, cartera y recaudo correspondiente al área comercial de Aguas de Malambo S.A. E.S.P., se tuvo en cuenta el modelo y herramienta de gestión y seguimiento Cuadro de Mando Integral – (CMI), adoptado por el grupo empresarial, mapa que se compone de objetivos estratégicos, indicadores y metas, constituyéndose en el elemento que garantiza la sincronización de actividades y el despliegue de la estrategia en los diferentes niveles de la organización, hasta involucrar los resultados de la gestión de las personas individualmente consideradas. La entrada de datos se realizó y el principio de eficacia obtuvo una calificación de No Cumple, principalmente porque el objetivo estratégico lograr la excelencia operacional relacionado con los procesos de cartera y recaudo en el primer semestre del 2013 no se logró, debido a que los indicadores obtuvieron resultados muy bajos con relación a las metas estimadas. Es de anotar, que el objetivo específico de facturación, el cumplimiento de sus metas en su mayoría fueron del 80%, soportado en el siguiente cuadro: Cuadro 5. Novedades enero a julio 2013 Descripción Impresiones en blanco Mal realizada la impresión Doble facturación No llego facturación Facturas que no pertenecen a la ruta Facturas para corrección de dirección y nombre Facturas incompletas Total 11 38 147 248 12 9 4 Fuente equipo auditor En cuanto al principio de eficacia, se pudo observar que su calificación fue de 16 puntos, debido a que la recuperación de cartera la cual está asociada con el recaudo no se ejecutó en su totalidad por ende hubo un incumplimiento de los mismos. El cálculo de la eficacia estuvo dado por la relación entre el número de metas programadas sobre el número de metas alcanzadas, que en nuestro caso fueron: para cartera y recaudo del 50% del valor de la cartera solo se recaudó el 16% lo cual se traduce para la Entidad y sus directivas que han sido ineficaces por el incumplimiento en el logro de las metas físicas. 16 Auditoría Especial Ciclo de Ingresos Aguas de Malambo S.A. E.S.P NM PA AE 7720 D02 12 13 Proceso de Gestión de Facturación: el proceso se evaluó directamente de acuerdo con lo establecido en el documento el cual no presenta aprobación por el jefe del Área de Gestión Recursos, sin embargo está definido e inicia con la impresión de las facturas y termina con la entrega de la factura al cliente. Es importante resaltar que el proceso de liquidación y facturación de los servicios públicos de la empresa aguas de Malambo, se ejecuta utilizando como herramienta el software integrado ANTSOFT el cual se ajusta a todos los requerimientos y condiciones dadas para efectuar este proceso, pero solamente en la parte comercial, el cual está dirigido y enfocado a un mejoramiento en la organización, control, ejecución y cobro de los servicios públicos domiciliarios. En la evaluación se pudo evidenciar que el proceso para la facturación de servicios públicos se realiza de la siguiente forma: 1. Proceso de registro de lecturas y critica a las mismas. 2. Entrada de pagos realizados por los usuarios 3. Registro de Modificaciones para los suscriptores que lo requieran. 4. Registro de valores por cuota (financiaciones). Estas primeras cuatro no necesariamente se deben realizar en ese orden, ya que se pueden efectuar cada una de manera independiente, pues se debe conservar la secuencia. En los siguientes pasos si se deben efectuar en el orden como esta presentado, como son: 5. Aplicación de pago 6. Registro de tarifas para el nuevo periodo. 7. Liquidación Nuevo periodo 8. Facturación cobro del servicio 9. Generación de Informes y resúmenes de acuerdo a los datos procesados El primer paso proceso de lecturas y critica el equipo auditor pudo constatar con el responsable del proceso de facturación, que para obtener el registro de las lecturas se comienza generándose el listado de cada uno de los usuarios para la toma de lecturas en terreno, capturando el código inicial y código final del listado, además del periodo de lecturas, el cual es realizado por el funcionario asignado. 17 Auditoría Especial Ciclo de Ingresos Aguas de Malambo S.A. E.S.P NM PA AE 7720 D02 12 13 Una vez se haya registrado la lectura y/o observaciones se pedirá la confirmación de (grabar, corregir, cancelar) Este procedimiento de registro se hace por cada uno de los suscriptores. Existe un segundo procedimiento que es la de exportar el archivo plano de facturación con los datos, el cual es enviado al proveedor para la impresión de la facturación que anteriormente se realizaba con Antsoft y que a partir del mes de junio del 2013 con la empresa Cadena la cual se encarga una vez distribuidas las rutas se procede a la entrega de cada una de las facturas a los usuarios del servicio de acueducto y alcantarillado. En el proceso de gestión de facturación, se pudo evidenciar los siguientes hallazgos con incidencia administrativa: Hallazgo con incidencia administrativa 4: (corresponde a la observación 5 del informe preliminar). En el reporte de instalación de medidores presentado por el sistema de facturación Antsoft, se evidencio que existen siete usuarios con aplicación de descuento por medidor no instalado, a los cuales no se les genero pagare a razón de $305.000 equivalente a la suma de $2.135.000, procedimiento que se hizo como lo establece la resolución 06 del 20 de febrero de 2012, originando una posible pérdida de recursos para la entidad, lo que configura un hallazgo con incidencia administrativa. Respuesta del Sujeto de Control: comentario, al leer la observación, no es clara la tipificación como incidencia fiscal, toda vez que no se deja evidencia cual es la ocurrencia del hecho que podría generar pérdida de recursos para la entidad, dado a la posibilidad de que no se genere pagaré por pago contado, lo cual no se menciona en la observación. Considero que este punto debe validarse ante los requerimientos que surjan de parte del ente de control para validar sobre los usuarios mencionados la situación que posiblemente género la no suscripción del debido pagaré. Con base en lo anterior solicitamos se retire esta incidencia. Posición del Equipo auditor: en relación a la respuesta dada no se acepta la posición tomada por el sujeto de control, por consiguiente la observación queda en firme como un hallazgo administrativo, ya que no se desvirtúa realmente, al no precisar en el reporte de novedades, si se pagó de contado o no la instalación de la acometida de las siguientes matriculas: (ver cuadro 6). 18 Auditoría Especial Ciclo de Ingresos Aguas de Malambo S.A. E.S.P NM PA AE 7720 D02 12 13 Cuadro 6. Soporte novedades MEDIDORES NO INSTALADOS No. 38 40 43 55 65 Matricula Nombre Numero Fecha Tipo de Pago 2717692 MARIBEL ANTEQUERA 430960 07/02/2013 1 - Nota Credito 2719847 DARLEIDIS CARDONA 430962 2721520 LILIANA ROSALES 430965 267231 HERMES ALDANA 430977 430987 2717692 MARIBEL ANTEQUERA Saldo anterior Mov .Debito Mov .Credito 325110.00 0.00 25415.00 07/02/2013 1 - Nota Credito 36270.00 0.00 10166.66 07/02/2013 1 - Nota Credito 339290.00 0.00 25416.65 07/02/2013 1 - Nota Credito 55361.00 0.00 0.34 07/02/2013 1 - Nota Credito 299695.00 0.00 1.65 Nuevo Saldo Usuario Observacion Pagare Aplicacion Descuento por 299695.00 admin - 07:47:00 / 2013-02-07 medidor no Instalado NO FIGURA CON PAGARE Aplicacion Descuento por 26103.34 admin - 07:47:00 / 2013-02-07 medidor no Instalado NO FIGURA CON PAGARE Aplicacion Descuento por 313873.35 admin - 07:47:00 / 2013-02-07 medidor no Instalado NO FIGURA CON PAGARE 55360.66 admin - 07:50:00 / 2013-02-07 Aplicacion Descuento por medidor NO FIGURA no Instalado CON PAGARE Aplicacion Descuento por 299693.35 admin - 07:50:00 / 2013-02-07 medidor no Instalado NO FIGURA CON PAGARE Fuente: soporte de novedades Antsoft Hallazgo para ser incluido en el Plan de Mejoramiento Único y enviado a través del aplicativo “Rendición de la Cuenta en Línea. Hallazgo con incidencia administrativa 5: (corresponde a la observación 6 del informe preliminar). Existe una relación comercial consistente en el suministro de agua potable en bloque por el operador privado Triple A y la interconexión por parte de Aguas de Malambo para la prestación del servicio público domiciliario de acueducto a sus usuarios en los barrios Mesolandia y Ciudad Caribe II., pero presenta una posible falla en el proceso con relación a la tarifa máxima que tiene establecida la CRA para el operador Triple A, la cual incluye los conceptos de remuneración por el suministro de agua potable y el peaje por interconexión, la cual quedo en la suma de $1.586,7 por m3 . Mientras que los precios establecidos por la Comisión de Regulación; de Agua Potable y Saneamiento básico (CRA) para Aguas de Malambo, fue de $1.264,94 por m3, los cuales no incluyen dichos conceptos de remuneración por el suministro de agua potable y el peaje por interconexión. Presentándose una posible pérdida de $321,76 por cada m3 que les vende a los usuarios de los barrios Mesolandia y Ciudad Caribe II. Lo que configura un hallazgo con incidencia administrativa. Respuesta del Sujeto de Control: comentario, la relación comercial consistente en el suministro de agua potable en bloque por el operador privado Triple A y la interconexión por parte de Aguas de Malambo para la prestación del servicio público domiciliario de acueducto a sus usuarios de los barrios Mesolandia y Ciudad Caribe II, establece el valor por tarifa de $1.264.94, que sumados al cargo fijo de acueducto que para el caso de Mesolandia y Ciudad Caribe II (estrato 1 y 2) es de $3.509, y que al prorratearlo a los 12 M3 que se facturan a los usuarios no micro medidos, corresponden a $292.41 para un total $1.557,35 19 Auditoría Especial Ciclo de Ingresos Aguas de Malambo S.A. E.S.P NM PA AE 7720 D02 12 13 generando un diferencial tarifario de $29,35 en relación con el valor que actualmente se cancela a la Triple A. En primera instancia, es claro que la posible pérdida por la diferencia tarifaria de $321,76 por cada m3, no tiene asidero pues esta se reduce a $29,35, diferencia que se viene gestionando a nivel de consultas ante el ente regulatoria a fin de que se nos permita ajustar la tarifa que se cobra a los usuarios conforme a la que se cancela al operador Triple A; y que será incluida dentro del plan de mejora. Posición del Equipo auditor: se acepta la posición tomada por el sujeto de control y queda como un hallazgo administrativo, para ser incluido en el Plan de Mejoramiento Único y enviado a través del aplicativo “Rendición de la Cuenta en Línea. Es de anotar que los funcionarios responsables del proceso, no nos advirtieron que debía de tenerse en cuenta el cargo fijo a los doce metros cúbicos que se facturan a los usuarios no micro medidos, con los cuales se está disminuyendo las altas pérdidas con relación a las diferencias tarifarias. Proceso de Gestión Cartera: el proceso se evaluó directamente de acuerdo con lo establecido en el documento aprobado el 19 de julio de 2012, por el jefe del Área de Gestión Recursos, el cual está definido e inicia con el análisis de la información de las cuentas por cobrar y termina con el pago del cliente o el castigo de la cartera, cuyo objetivo es recuperar la cartera producto de la prestación de los servicios públicos y por otros conceptos. Como política dentro de su proceso está el análisis de cartera asociado a la gestión del pago financiado, el cual consiste en la formalización de un acuerdo de pago a plazos, previo cumplimiento de los requisitos establecidos en la resolución de financiación No 11 del 6 de agosto del 2012, que en caso de cesación de pagos por parte de los usuarios, la Empresa tiene como herramientas de cobro el persuasivo, el coactivo y el jurídico. En el seguimiento del paso a paso del proceso se pudo evidenciar que primero se recibe y se revisa la solicitud de financiación, la cual se debe aprobar de acuerdo con lo establecido en la resolución de financiación prescrita por el Área Comercial. Posteriormente se consulta en el sistema de información el saldo de la deuda que se quiere financiar y cuál ha sido el comportamiento de los pagos por parte del 20 Auditoría Especial Ciclo de Ingresos Aguas de Malambo S.A. E.S.P NM PA AE 7720 D02 12 13 usuario. El caso en donde los clientes no cumplan con lo definido en la resolución se le informa que no es posible otorgarle la financiación. En caso contrario se procede a pactar con el cliente las condiciones de financiación como el monto, plazo y tasa de interés. Una vez terminando dicho procedimiento se hace firmar al cliente él pagare como garante de la obligación que tiene el usuario con la entidad ya lo asociado con la exigencia de las garantías como son para efectivo e inversiones, pólizas de seguro y para activos pignorados estas son inaplicables para aguas de Malambo, ya que no tienen nada que ver con este proceso y el cual debe de revaluarse en una revisión del proceso. Posteriormente se pudo evidenciar con el funcionario responsable de facturación y a través del módulo de consultas, el registro en el sistema de información Antsoft el valor total financiado, el número de cuotas, plazo de financiación y documentos que sirven como soporte para la financiación como es el caso de los medidores y la prestación del servicio. El análisis de cartera por edades les permite registrar a corto o largo plazo como hechos económicos a nivel contable, proceso que termina con el pago de la obligación. En el desarrollo de la evaluación del proceso de gestión de cartera se pudo evidenciar los siguientes hallazgos, con incidencias administrativas y fiscal: Hallazgo con incidencia administrativo 6: (corresponde a la observación 7 del informe preliminar). En la evaluación del proceso de Facturación, en el paso a paso en las novedades, se evidencio que por falta de controles se le facturo algunos usuarios la tapa caja de registro en concreto o medidor sin haber sido instalados en sus viviendas, hecho que genero una nota crédito a descontar del valor de la financiación realizada al usuario por el área comercial por el error cometido en el proceso de financiación (pagare) . Lo que configura un hallazgo con incidencia administrativo. Sin embargo, la empresa debe realizar la verificación en 100% con el fin de constatar que al contratista no se le haya pagado el valor de lo no instalado. 21 Auditoría Especial Ciclo de Ingresos Aguas de Malambo S.A. E.S.P NM PA AE 7720 D02 12 13 Respuesta del Sujeto de Control: comentario: Al leer la observación, no es clara la tipificación como incidencia fiscal, toda vez que no se deja evidencia cual es la ocurrencia del hecho que podría generar pérdida de recursos para la entidad. Es de anotar que al confirmarse mediante acta la no instalación de la tapa de la caja de registro o medidor, se hace necesaria la nota crédito, como mecanismo de subsanar la generación del cobro. Al no identificarse claramente en la observación, si esta actuación fue verificada con las actas firmadas por los usuarios al momento de la instalación, ni se menciona si se verifico mediante otras opciones ejemplo: una PQR´s presentada por el usuario ante esta novedad, solicitamos se retire esta incidencia. Posición del Equipo auditor: en relación a la respuesta dada no se acepta la posición tomada por el sujeto de control, por consiguiente la observación queda en firme como un hallazgo administrativo, ya que no se desvirtúa real ni jurídicamente lo dicho por el equipo auditor. Hallazgo para ser incluido en el Plan de Mejoramiento Único y enviado a través del aplicativo “Rendición de la Cuenta en Línea. Reiteramos la necesidad de dar cumplimiento a la siguiente nota: “Sin embargo, la empresa debe realizar la verificación en 100% con el fin de constatar que al contratista no se le haya pagado el valor de lo no instalado”. Hallazgo con incidencia administrativa 7: (corresponde a la observación 8 del informe preliminar). Aguas de Malambo no está recibiendo los subsidios a que tiene derecho a cobrar, el cual se viene acumulando a junio 30 de 2013, en la suma de $530 millones en acueducto y de $190 millones en alcantarillado. Incumpliéndose con los establecido en el Acuerdo Municipal 15 de Malambo del 21 de setiembre del 2011, Ley 136 de 1994 artículos 89 y 99, Decreto de subsidios 565 de 1996, artículos 1,3,19 y 7 de la Resolución CRA 151 de 2001, artículo 116 de la Ley 812, en concordancia con el art 99.6 de La Ley 142 de 1994, Decreto 1013 de 2005, Decreto 4784 de 2005 , Decreto 057 el Literal d del Art 4, Ley 1176 de 2007, el literal del art. 11 de la Ley 1176, el cuarto inciso del artículo 13 de la Ley 1176 de 2007, comprometiendo la viabilidad de la Empresa en el largo plazo por el aumento continuo del saldo por concepto de subsidios. Lo que configura un hallazgo con incidencia administrativa. 22 Auditoría Especial Ciclo de Ingresos Aguas de Malambo S.A. E.S.P NM PA AE 7720 D02 12 13 Respuesta del Sujeto de Control: comentario, la emisión de las cuentas de cobro generada a la Alcaldía de Malambo es el actuar del cobro que se hace por concepto de subsidios al que tiene derecho según lo establecido en el Acuerdo Municipal 15 de Malambo del 21 de setiembre del 2011, Ley 136 de 1994 artículos 89 y 99, Decreto de subsidios 565 de 1996, artículos 1,3,19 y 7 de la Resolución CRA 151 de 2001, artículo 116 de la Ley 812, en concordancia con el art 99.6 de La Ley 142 de 1994, Decreto 1013 de 2005, Decreto 4784 de 2005 , Decreto 057 el Literal d del Art 4, Ley 1176 de 2007, el literal del art. 11 de la Ley 1176, el cuarto inciso del artículo 13 de la Ley 1176 de 2007. El comportamiento de recaudo de estas cuentas de cobro son de conformidad a los recursos que manejen las tesorerías municipales, sin embargo a la fecha no existe manifestación alguna por parte del municipio donde se observe que es renuente al pago de dicha deuda, situación que comprometería lo anotado en la observación referente a la viabilidad de la empresa en el largo plazo. Se informaran las acciones de mejora en el plan de mejoramiento. Posición del equipo auditor: en la respuesta de la entidad acepta la observación resultado del informe preliminar, por consiguiente la acción correctiva a implementar, hará parte del Plan de Mejoramiento Único y enviado a través del aplicativo “Rendición de la Cuenta en Línea. . Hallazgo con incidencia administrativa 8: (corresponde a la observación 9 del informe preliminar). en el análisis de la cartera por edades, y de acuerdo a la naturaleza jurídica de la empresa, Aguas de Malambo aún no ha implementado la cobranza jurídica de las obligaciones vencidas mayores a 180 días , aun sabiendo que la factura que emite por la prestación de los servicios contiene los requisitos que prestan merito ejecutivo, y el cual se puede llevar a cabo a través de la figura del cobro jurídico por jurisdicción coactiva o del cobro jurídico por la justicia ordinaria; por lo que se viene incumpliendo con la aplicación de la política de cartera implementada por la empresa, hecho que viene originando déficit en la disponibilidad de caja y que a medida que se va aumentando esta comprometen la viabilidad financiera de la empresa en el corto mediano y largo plazo. Con figurándose en un hallazgo con incidencia administrativa. Respuesta del Sujeto de Control: comentario, las acciones de cobranza jurídica de las obligaciones vencidas mayores a los 180 días se realizan en la empresa AGUAS DE MALAMBO S.A. E.S.P., de conformidad con las acciones del debido proceso que establece la Ley 142 ARTÍCULO 140. SUSPENSIÓN POR 23 Auditoría Especial Ciclo de Ingresos Aguas de Malambo S.A. E.S.P NM PA AE 7720 D02 12 13 INCUMPLIMIENTO. <Artículo modificado por el artículo 19 de la Ley 689 de 2001. El nuevo texto es el siguiente:> El incumplimiento del contrato por parte del suscriptor o usuario da lugar a la suspensión del servicio en los eventos señalados en las condiciones uniformes del contrato de servicios y en todo caso en los siguientes: La falta de pago por el término que fije la entidad prestadora, sin exceder en todo caso de dos (2) períodos de facturación en el evento en que ésta sea bimestral y de tres (3) períodos cuando sea mensual y el fraude a las conexiones, acometidas, medidores o líneas. Para el caso que aplica la gestión de cobro, se realiza mediante la comunicación escrita emitida al usuario de conformidad al debido proceso, con la opción de financiar la deuda. Por lo anterior es improcedente mencionar que no se han implementado la cobranza jurídica de las obligaciones, que se realizan a través de la figura de justicia ordinaria. Como mecanismo de incrementar los niveles de recaudo, actualmente la empresa realiza acciones de tercerizar a través de COVINOC la gestión de la cartera de difícil recaudo. Posición del Equipo auditor: en relación a la respuesta dada no se acepta la posición tomada por el sujeto de control, por consiguiente la observación queda en firme como un hallazgo administrativo, ya que no se desvirtúa real ni jurídicamente lo dicho por el equipo auditor. Hallazgo para ser incluido en el Plan de Mejoramiento Único y enviado a través del aplicativo “Rendición de la Cuenta en Línea. La argumentación que se manifiesta de realizar acciones a través de terceros como va ser COVINOC, nunca fue dada a conocer al equipo auditor por los funcionarios responsables del proceso sobre las cuentas de difícil recaudo. Evaluación del Proceso de Recaudo: el proceso se evaluó directamente de acuerdo con lo establecido en el documento aprobado el 12 de agosto de 2012, por el jefe del Área de Gestión Recursos, el cual está definido e inicia con la recepción de los pagos recibidos de los usuarios y termina con la interfaz contable en One World, cuyo objetivo es lograr recaudar efectivamente los ingresos correspondientes por el cobro de los servicios de acueducto y alcantarillado y otras obligaciones. 24 Auditoría Especial Ciclo de Ingresos Aguas de Malambo S.A. E.S.P NM PA AE 7720 D02 12 13 En el seguimiento del paso a paso del proceso se pudo evidenciar primero que el recaudo se realiza a través de terceros como son: el banco popular, Efectivo y Super Efectivo y además se reciben por caja el pago de los grandes clientes que tiene la Empresa como usuarios. El valor recaudado es asociado a una cuenta de cobro, por lo tanto previamente se identifica claramente el concepto que está siendo cancelado por el clientedeudor y no sobre el total de la deuda, trátese de un acuerdo de pago por servicios públicos domiciliarios de acueducto y alcantarillado o por otros conceptos. Para cumplir con lo previsto anteriormente se generan archivos planos de acuerdo a la estructura definida por la casa matriz, recaudos que se registran diariamente a través de la interfaz con el sistema de información One. World, cargue de Información que es validada por el sistema y si se presentan diferencias estas se deben de corregir inmediatamente porque de lo contrario no sube la información. En el desarrollo de la evaluación del proceso de gestión del recaudo se pudo evidenciar la siguiente observación con incidencias administrativas y fiscal: Hallazgo con incidencia fiscal 9: (corresponde a la observación 10 del informe preliminar). En caja se están recibiendo dineros en efectivo o en cheque por la venta de agua en bloque y grandes clientes, los cuales no se alcanzaron a consignar por el mensajero de la empresa en el banco Popular el 4 de enero del 2013 ya que le fueron hurtados la suma de $2.671.848 dineros que no estaban amparados por una póliza de manejo y además el funcionario no estaba vinculado directamente por Aguas de Malambo, sino a través de un tercero, hecho que genero pérdida de recursos para la entidad. Hallazgo con presunta incidencia fiscal. Es de anotar que el denuncio ante la Fiscalía General de la Nación fue realizado por la responsable del proceso de recaudo y no por el funcionario que fue objeto del robo. Respuesta del Sujeto de Control: comentario, actualmente se cuenta con la póliza de manejo, sin embargo al momento de la visita ya existe un lineamiento claro de no aceptar el recibo de efectivo en las instalaciones de la empresa. 25 Auditoría Especial Ciclo de Ingresos Aguas de Malambo S.A. E.S.P NM PA AE 7720 D02 12 13 En referencia con el hurto del recaudo efectuado el cuatro (4) de enero del año en curso por valor de $2.671.848, se vienen realizando las acciones administrativas internas que referenciaran las responsabilidades a que haya lugar y que serán informadas en el plan de mejoramiento a partir de la observación en referencia. Posición del equipo auditor: aunque se acepta la respuesta de la entidad con respecto a la implementación de la acción correctiva, que hará parte del Plan de Mejoramiento Único y enviado a través del aplicativo “Rendición de la Cuenta en Línea. Es de aclarar que para este organismo de control, ratifica como hallazgo con presunta incidencia fiscal. Con relación a la observación 2 del informe preliminar , la respuesta del sujeto de control, es de recibo para ésta Contraloría Auxiliar EPM Filiales Aguas, por cuanto los argumentos que presentó fueron válidos de acuerdo al análisis realizado, en consecuencia se procedió a retirar la misma. Cuadro 7. Consolidado de hallazgos Auditoría Especial 2013 Hallazgos Administrativos Con Incidencia Fiscal Con Incidencia Administrativa Valor Número (en pesos) 1 2.671.848 8 Con Incidencia Disciplinaria Con Incidencia Penal Total 9 $ 2.671.848 Fuente: equipo auditor Atentamente, BERNANDO DE JESÚS GARCÍA CAÑOLA Contralor Auxiliar de Auditoría Fiscal EPM Filiales Aguas (E) 26