Medellín, octubre de 2013 · Edición 06 ¡En la Contraloría, participamos todos! págs. 4 y 5 Evolucionamos para mejorar nuestros procesos Pág.3 El Auditor Periódico Institucional de la Contraloría General de Medellín Octubre de 2013 ISSN 1900-1312 Dirección General Juan Carlos Peláez Serna Contralor General de Medellín Comité editorial Juan Carlos Peláez Serna Contralor General de Medellín Gloria Luz Echeverri González Jefe oficina Asesora de Prensa y Comunicaciones Periodistas Gloria Luz Echeverri González Yessika Gómez Palacio Tecnología para un control fiscal moderno y eficiente Págs.6 Diagramación e impresión Periódico El Colombiano www.cgm.gov.co Oficina Asesora de Prensa y Comunicaciones [email protected] Línea de atención ciudadana 01800 51 21 11 [email protected] Calle 53 52-16, Edificio Miguel de Aguinaga PBX 403 31 60 2 Editorial: Educamos para cuidar lo de todos D esde la Contraloría General de Medellín, estamos implementando todos los mecanismos de participación ciudadana posibles para consolidar una Contraloría más cercana e incluyente, que hiciera partícipe a la comunidad y creara líderes sociales preocupados por la participación ciudadana en el ejercicio del control e interesados por el cuidado de su ciudad y de los recursos públicos. Con la Contraloría Auxiliar de Participación Ciudadana, trabajamos cada día en diferentes eventos sociales como encuentros comunales, acompañamiento a veedurías ciudadanas, conversatorios con el Contralor, redes de participación y otros eventos con los que buscamos unir a los diferentes tipos de comunidades y enseñarles la labor que realizamos para cumplir con la cuota que como entidad fiscalizadora de los bienes públicos, Juan Carlos Peláez Serna · Contralor General de Medellín tenemos con la responsabilidad social. Destacando el programa de Contralorías Escolares, que tiene en cuenta a los niños y jóvenes de las instituciones públicas y privadas de Medellín, para que desde temprana edad aprendan a cuidar lo que les pertenece. Con nuestros eventos, hemos llegado a las diferentes comunas y corregimientos de la ciudad haciendo pedagogía del control y formando a los ciudadanos para que se conviertan en líderes de su comunidad y, junto con sus grupos de apoyo, nos ayuden con nuestra labor. Por convicción propia y por ley, hemos trabajado fuertemente durante casi dos años, prestando nuestros servicios para fortalecer la entidad y poder convertirnos en una Contraloría cercana y amable, que sea ejemplo para el país y referente internacional. Entrelíneas Equipos de trabajo altamente efectivos. Por: Carlos Uriel López Ríos Jefe Oficina Asesora de Planeación Contraloría General de Medellín. U n clima organizacional agradable adquiere cada vez mayor importancia como una dimensión esencial, para que las organizaciones puedan alcanzar sus objetivos. Lo que supone la confluencia positiva de liderazgo, comunicación, cultura, motivación, satisfacción, actitudes, valores y manejo de la diferencia. Armonizar adecuadamente estas variables, es el reto permanente no solo de estrategas y orientadores sino también de quienes llevan a cabo, en cada área, las acciones propuestas. Disponer de un ambiente favorable es crear el terreno propicio para que los equipos de trabajo se consoliden como instrumentos de gestión, sea que se trate del grupo conformado por la totalidad de los miembros de una organización o de aquellos equipos creados en las distintas dependencias con fines específicos y que por lo general son unánimes en los diagnósticos, pero dispersos y contradictorios en las soluciones y en los cuales sus miembros saben muy bien lo que los “otros” deben hacer con respecto al asunto en discusión pero no en lo que les corresponde a ellos mismos. Al respecto, se gana en conocimiento pero se pierde en sabiduría. un lado el tratamiento de los asuntos fundamentales de la sociedad es superficial, del otro se privilegia lo trivial e intrascendente. Es el caso de las redes sociales que si bien han facilitado y eliminado las fronteras para el relacionamiento entre los individuos su aporte es mínimo en la construcción del tejido social colectivo; un caso sirve de ejemplo, las convocatorias ciudadanas en su gran mayoría son acciones pasajeras con más ruido que Disponer de un ambiente profundidad. Se gana favorable es crear el terreno propicio para que los equipos en continente pero se pierde en contenido. Se espera que los progresos en las tecnologías de la información y la code trabajo se consoliden como municación posibiliinstrumentos de gestión. Una vez más se reiten incorporar nuetera que la clave está vos mecanismos en la educación, la cultura, los deberes para el trabajo colaborativo. Sin embary derechos, el sentido de pertenencia, go, a pesar del avance en esta materia, etc. Pero quizás la estrategia para comel grado de apropiación en nuestro mebinar acertadamente las opciones y dio es bajo y contradictorio: mientras de aprovechar positivamente todo aquello que los avances tecnológicos brindan, han estado siempre a los ojos de todos: promover, fortalecer y centrarnos en las competencias del ciudadano global, entendido como aquel que lee, escribe, escucha, conversa y piensa. Con esto aproximarse a la comprensión de los nuevos escenarios del mundo moderno, bajo la perspectiva de estos elementos, genera diversas oportunidades. La lectura abre los canales a múltiples enfoques de conocimiento y de verdad; la escritura contribuye a ordenar y valorar los argumentos; escuchar abre la ventana a diferentes criterios y visiones; conversar facilita el intercambio de opiniones y saberes; y el pensar da estructura a las ideas. La suma agregada de estas cualidades y perspectivas se traduciría en la conformación de equipos orientados a la efectividad como poderosos instrumentos de gestión. Contraloría General de Medellín, Control fiscal moderno y eficiente, para Medellín y su gente · Octubre de 2013 3 Evolucionamos para mejorar nuestros procesos En la Contraloría General de Medellín estamos recuperando los dineros públicos más rápida y efectivamente. D esde que el nuevo contralor de Medellín, Juan Carlos Peláez Serna, comenzó su gestión al frente de la Contraloría General de Medellín, se dio al reto de hacer de la entidad, una de las mejores del país. Bajo el slogan “Control fiscal moderno y eficiente, para Medellín y su Gente”, el equipo de funcionarios de la Contraloría General de Medellín, comenzó a trabajar para fortalecer el nombre de su entidad y dar cumplimiento a lo que dice este mensaje. Una Contraloría más moderna que agiliza sus procesos de audiencias y juicios, fue el reto que se impuso la Oficina de Responsabilidad Fiscal y Cobro Coactivo, dotándose de equipos modernos y adecuados para dar cumplimiento a sus procesos. Con dos salas de audiencias, totalmente adecuadas para la videograbación y las videoconferencias, una en la Contraloría y otra móvil, comenzaron a llevarse a cabo los procesos de muestras probatorias, audien- cias, investigaciones y demás procesos que dan cumplimiento al deber de la Oficina de Responsabilidad Fiscal, encargada de llevar a cabo los juicios, fallos y cobros coactivos a los procedimientos que pueden ser del estatuto tributario o de los diferentes mecanismos de control, todo esto, bajo el nuevo modelo de oralidad, permitido por el recurso tecnológico que se ha adquirido con este Contralor. ¿Quiénes se benefician de estos nuevos mecanismos? Los beneficios son innumerables y gana toda la ciudadanía Se benefician los diferentes entes que están alrededor de la Contraloría, quienes deben rendir cuentas a la sociedad y al municipio de Medellín. La sociedad: se logran procesos de responsabilidad fiscal más rápidos y eficientes, que permiten que la sociedad disfrute y goce de las obras civiles y ambientales realizadas para su beneficio. La Contraloría: legitima su labor ante la comunidad, de una manera más rápida, efectiva y garantista. La Oficina de Responsabilidad Fiscal y cobro coactivo: se logran más procesos en menos tiempo, dando como resultado menos abogados y más eficacia. Los procesados: se reduce el tiempo de espera mientras se resuelve su investigación. Haciendo uso de las nuevas herramientas tecnológicas, la Contraloría general de Medellín, lucha constantemente por hacer cumplir con su slogan, reduciendo tiempo, costos y devolviendo a la sociedad lo que le pertenece de los recursos públicos. Se han logrado realizar audiencias con otras ciudades y con otros países, motivo de orgullo para la entidad y de ejemplo para otras Contralorías del país que acuden aquí para la utilización de la sala de audiencias y para buscar una orientación que les permita conseguir una Oficina de Responsabilidad Fiscal y Cobro Coactivo tan moderna y eficiente como la nuestra. Somos una Contraloría de Calidad Así lo refleja el concepto favorable del Icontec, realizado por el auditor Manuel Tabares, quien resaltó el buen trabajo de la entidad y nos motivó para mantener la certificación de Calidad. El Contralor Juan Carlos Peláez Serna se mostró complacido y orgulloso de su gran equipo de trabajo. 4 ¡En la Contraloría, participamos todos! C on el fin de fomentar la participación ciudadana en el ejercicio del control fiscal, brindar información oportuna y rendir cuentas en el lugar en el que la comunidad habita, realizamos el pasado 17 de septiembre el primer Encuentro Comunal del 2013 en el Parque Biblioteca de Belén. Más de 200 líderes comunales del Barrio Belén aceptaron nuestra invitación para adelantar un conversatorio y una jornada lúdica que permitiera mayor conocimiento de la entidad por parte de la comunidad. El Contralor General de Medellín, Juan Carlos Peláez Serna, y los 28 directivos de la Contraloría, atendieron las inquietudes de los asistentes, en cinco mesas temáticas, para aclarar sus inquietudes y recibir la información que la comunidad quería entregarnos. Con una obra de teatro, la Contraloría enseña y explica cuál es su labor y cómo la realiza. “Ver para Contar, Contar para Controlar”. Testimonios “Es muy bueno ver cómo los funcionarios y directivos de la Contraloría, se acercan a la gente con una metodología tan buena, tan fresca y tan diferente, en la que las personas pueden aprender de una manera divertida”. Afirma el señor Carlos Alfonso Rojas de la Junta de Acción Comunal de Belén La Palma en la Comuna 13, quien se siente complacido y orgulloso de que la Contraloría haya contado con él, para este evento que se realiza para educar a la comunidad. Es la primera vez que vengo y me parece muy importante porque así aprende uno a dónde y a quién dirigirse cuando tiene una queja o necesita ayuda. La obra de teatro es la mejor forma de representar lo que quieren enseñarle a la comunidad. Me gustaría mucho que me vuelvan a invitar a estos eventos tan constructivos. Son las palabras de la señora Luz Mery Cano Bedoya, secretaria de la Junta de Vivienda Comunitaria Forjadores de Belén Rincón. Felicitaciones por este evento, que buen concepto tengo de la Contraloría. Gustavo Delgado Mesa Ambiental de Belén Excelente la obra de teatro, muy buen contenido y muy lindo el mensaje que deja a la comunidad. John Jairo Flores Jiménez Líder comunitario Belén las Violetas Gracias por el apoyo que nos brindan para presentar nuestras necesidades y dificultades. Es bueno saber que ustedes son una puerta abierta para mejorar la problemática de la comuna 16. Dioselina Gaviria Representante de la Comuna 16 en discapacidad El lema de nuestra veeduría es “Vigilamos, no prejuzgamos”, gracias Contraloría por brindarnos estos espacios para aprender sobre participación ciudadana en el ejercicio del control. Omar de Jesús Arboleda Ramírez Secretario de la Veeduría Edu Belén Contraloría General de Medellín, Control fiscal moderno y eficiente, para Medellín y su gente · Octubre de 2013 5 La Contraloría General de Medellín, se acerca a los jóvenes de la cuidad L a Universidad de Medellín, fue el escenario elegido para otro de los conversatorios del contralor general de Medellín, Juan Carlos Peláez Serna, con los estudiantes de Contaduría Pública de la misma universidad. La charla tuvo como objetivo, mostrar el estado de finanzas del Municipio de Medellín y sus entes descentralizados en el 2012. Con una asistencia de más de 150 estudiantes, se cumplió satisfactoriamente el cometido de la Contraloría General de Medellín, que es mostrar a los jóvenes de diferentes instituciones educativas, información relacionada con su labor misional y el buen uso de los recursos públicos, para promover así, los mecanismos y estrategias de participación ciudadana y de control social. Cada año son varios los conversatorios que se realizan con los jóvenes de la ciudad, este, ya se han realizado en la Universidad Autó- noma Latinoamericana, Universidad de Medellín y la Institución Universitaria ESUMER. Cabe resaltar también, otros programas de participación ciudadana que tiene la Contraloría General de Medellín, en los que forman a los ciudadanos para convertirse en líderes sociales, que junto con sus grupos de apoyo se preocupan por cuidar su ciudad y el buen manejo de los recursos públicos. Estos eventos, son encuentros comunales, acompañamiento a veedurías ciudadanas, redes de participación y el programa de Contralorías Escolares, demostrando que en la Contraloría de Medellín, se quiere fomentar el ejercicio del control en los diferentes públicos. Se hace una invitación para todas las personas que estén interesadas en asistir a estas actividades, para que lo hagan y se enteren de qué es lo que pasa con el patrimonio de su ciudad. Visita de la Auditora General de la República Nuestra agenda (Programación Eventos CGM) OCTUBRE 2013 Martes 22 Miércoles 23 Encuentro Comunal, comuna 14 (Poblado) Red de Participación Ciudadana en el Country Club NOVIEMBRE 2013 Laura Emilse Marulanda Tobón · Auditora General de la República El pasado viernes 11 de octubre, la auditora general de la República, Laura Emilse Marulanda Tobón, nos visitó. El contralor, Juan Carlos Peláez Serna con todo su grupo directivo, presentó a la auditora el informe de gestión a la fecha y los proyectos para el próximo año. La doctora Laura Emilse, reconoció el progreso significativo de la entidad y rememoró el tiempo en el que ella fue funcionaria de la Contraloría General de Medellín. Jueves 7 Martes 19 Rendición de Cuentas de Contralores Escolares en Plaza Mayor Seminario nacional de Veedurías Martes 26 Jueves 28 Seminario nacional de Veedurías 2° Encuentro Red de Participación Ciudadana DICIEMBRE 2013 Jueves 5 Miércoles 11 Audiencia Pública Veeduría Ciudadana, Presupuesto Participativo Comuna 2 6 Tecnología para un control fiscal moderno y eficiente Gestión Tecnológica Integral L a Contraloría General de Medellín, viene desarrollando un conjunto de acciones de manera coordinada desde sus diferentes dependencias, soportados en un sólida planeación en tecnologías de información, que permite apoyar de forma estratégica las tareas administrativas y el logro de los objetivos misionales. Parte importante del proceso, ha sido la implementación de la infraestructura tecnológica (hardware) capaz de soportar los desarrollos y aplicaciones de software que gestionan la operación de los procesos estratégicos, misionales y de apoyo. La Contraloría General de Medellín cuenta con una matriz de aplicaciones que sirve de inventario y punto de partida para el desarrollo e implementación de nuevas soluciones, dado que existe una relación entre tecnologías de software, procesos de la cadena de valor y personas encargadas de la ejecución de los procesos. Este sistema de mejoramiento continuo está definido por las iniciativas de innovación, aprendizaje y crecimiento, que permite adecuar la infraestructura física y tecnológica, para fortalecer las relaciones institucionales, los mecanismos de participación ciudadana y lograr así al interior de la CGM el desarrollo del talento humano para prestar mejores servicios a la ciudadanía. Fuente: Contraloría Auxiliar de Desarrollo Tecnológico CGM 2012 Inversiones realizadas En la vigencia 2012, se asignó una partida presupuestal de $1.450 millones, los cuales se destinaron para diferentes proyectos contemplados en el Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicaciones –PETIC. Estas inversiones se agrupan en tres líneas generales: actualización de la plataforma tecnológica, herramientas de apoyo a la gestión institucional y herramientas de participación y colaboración en el desarrollo de un nuevo portal Web. Soluciones informáticas y de comunicaciones Cambio de Dominio en el Correo Electrónico: se cambió el domino de todos los correos electrónicos de la entidad, se pasó de: [email protected] al dominio: [email protected] Sistema de Video Conferencia Automatización Oficina de Archivo y correspondencia Sistema de Comunicaciones Institucional Desarrollo de herramientas y soluciones orientadas a la web Estos proyectos permiten generar sinergias porque integra las líneas de acción planteadas en el plan estratégico, dentro de un sistema mejorado y automatizado de gestión, soportado en las herramientas tecnológicas suficientes buscando fortalecer en conjunto el rol principal de control fiscal, permitiendo e invitando al ciudadano a opinar y participar dentro de un marco administrativo definido; buscando mejorar la relación estado y ciudadanía, en procura de la transparencia. Contraloría General de Medellín, Control fiscal moderno y eficiente, para Medellín y su gente · Octubre de 2013 7 Otros mecanismos de participación ciudadana: L a Audiencia Pública Es un mecanismo que permite recibir inquietudes, denuncias y sugerencias de la comunidad sobre el ejercicio del control fiscal, es utilizado igualmente por las entidades estatales para rendir informe de cuentas a la ciudadanía sobre su gestión. La Rendición de Cuentas Es un espacio de interlocución entre los servidores públicos y la comunidad; la cual tiene como finalidad generar transparencia, condiciones de confianza entre los servidores públicos y ciudadanos, así como garantizar el ejercicio del control social a la administración. Contralorías Escolares Es un proyecto pedagógico, educativo y de formación en participación ciudadana, dirigido a los jóvenes de las instituciones educativas oficiales del Municipio de Medellín, su función está orientada a promover y actuar como veedores permanentes del buen uso de los recursos y bienes públicos, fomentando la transparencia. Este proyecto fue creado a través del Acuerdo Muni- cipal 41 de 2010 e implementado mediante el Decreto reglamentario 0505 de 2011. Acompañamiento a Veedurías A través de la Contraloría Auxiliar de Participación Ciudadana, se asesora y capacita a las Veedurías Ciudadanas para el adecuado ejercicio del control social, el que le permite a los ciudadanos ejercer vigilancia sobre la gestión pública. Red de Participación Ciudadana Su objeto es promover el cuidado de los recursos públicos, fortalecer las conductas y acciones en materia ambiental, la participación ciudadana y combatir la corrupción. Tareas que deben ser asumidas como prácticas de responsabilidad social empresarial para el bien común de todos los ciudadanos de Medellín, motivo por el cual el organismo de control fiscal, se propone conformar la Red de Participación Ciudadana, como un mecanismo efectivo de cooperación y coordinación interinstitucional e intercambio de experiencias entre la Contraloría General de Medellín y las instituciones públicas, privadas, gremios y universidades. Trámite Interno de Solicitudes -SPC-(derechos de petición) Su objetivo se orienta a fomentar la participación ciudadana y al mejoramiento continuo recibiendo, tramitando y resolviendo de manera oportuna las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias que los ciudadanos formulen y que se relacionen con el cumplimiento de la misión de la Contraloría General de Medellín, a la vez que le permite canalizar cualquier sugerencia, queja o denuncia relacionada con la función que desempeña la entidad y el servicio que presta. Red Institucional de Apoyo al Control Social del Departamento de Antioquia Instancia de coordinación interinstitucional integrada por diferentes entidades públicas del Departamento de Antioquia, entre ellas, la Contraloría General de Medellín, cuyo propósito es fortalecer los principios de la función administrativa, en especial los concernientes a la transparencia y la moralidad pública. 8 IX Juegos Fiscales Nacionales Medellín E ntre el 28 de octubre y el 1 de noviembre, se realizarán en Medellín los IX Juegos Fiscales Nacionales. Con la participación de más de 35 Contralorías del país y mil 300 deportistas, los modernos y cómodos escenarios deportivos de la Unidad Deportiva Atanasio Girardot, serán los elegidos para estas justas, que buscan integrar a los empleados del sector fiscal a nivel nacional. Para la Contraloría General de Medellín es un gran orgullo haber sido seleccionada por el Consejo Nacional de Contralores como sede organizadora y anfitriona de estas competencias deportivas. Hacemos la invitación para que nos acompañen en esta semana de integración deportiva de los funcionarios de los entes fiscalizadores del país. Feria de la Transparencia L a Contraloría General de Medellín, participó en la IX Feria de la Transparencia en la Contratación, realizada en la plazoleta central de la Alpujarra, organizada por la Alcaldía de Medellín y la Gobernación de Antioquia el 3 de octubre. Con la participación del contralor general de Medellín, Juan Carlos Peláez Serna, la entidad atendió a la ciudadanía y resolvió sus dudas e inquietudes relacionadas con la Contraloría. Visite nuestro sitio web www.cgm.gov.co En él podrá encontrar: El informe del Estado de las Finanzas del Municipio de Medellín y sus Entes Descentralizados y El Estado de los Recursos Naturales y del Ambiente de Medellín.