CONTRALORÍA GENERAL DE MEDELLÍN

CONTRALORÍA GENERAL DE MEDELLÍN
NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
A DICIEMBRE 31 DE 2008
NOTAS DE CARACTER GENERAL
A) NATURALEZA JURÍDICA Y MISION DE LA ENTIDAD
La Contraloría General de Medellín es un organismo de control fiscal de carácter
técnico, creada mediante Decreto 359 del 9 de junio de 1950, regulada
constitucionalmente por los artículos 267 al 272 de la Constitución de 1991, y
legalmente por la Ley 42 de 1993, regulada presupuestalmente a los limites de la
Ley 617 del 2000 artículos 10 y 11 y ley 715 de 2001 articulo 97; con estructura
administrativa y manual de funciones dada por el Acuerdo 66 de 2005, modificado
por el Acuerdo 47 de 2006, donde se ajusta el manual de funciones y
competencias de la Contraloría y adecuación de su estructura organizacional a los
postulados de ley.
MISION: “Ejercer de acuerdo con la Constitución y la Ley, la vigilancia de la
gestión fiscal de la Administración Municipal, de sus entidades descentralizadas
en todos sus grados y niveles y de los particulares que administren fondos y
bienes públicos de carácter municipal, mediante la aplicación de los sistemas y
principios del control fiscal, con la permanente participación de la comunidad”.
La Contraloría General de Medellín, en el año 2008 fue recertificada en las normas
ISO 9001-2000 y NTCGP 1000:2004; por el ICONTEC, garantizando la calidad de
los procesos y generando a su vez excelentes resultados para beneficio de la
ciudad de Medellín.
La Contraloría General de Medellín ha diseñado el Manual de Calidad y
procedimientos como documento oficial de referencia, que describe el sistema de
gestión y de control interno vigente, responde a los requerimientos de la Norma
ISO 9001 versión 2000, NTCGP 1000-2004 y al Modelo Estándar de Control
Interno MECI 1000:2005.
Igualmente se ajusta el proceso sistema de información financiera (presupuesto,
tesorería y contabilidad) a la resolución 357 de julio 23 de 2008, control interno
contable emitida por la Contaduría General de la Nación.
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B) POLÍTICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES
La Contraloría General de Medellín, para el proceso de identificación, clasificación,
registro y valuación de los hechos financieros, económicos y sociales, aplica el
marco conceptual de la contabilidad pública y el Catálogo General de Cuentas del
Plan General de Contabilidad Pública, a nivel de documento fuente. Así mismo,
las normas y procedimientos establecidos por la Contaduría General de la Nación
en materia de registro oficial de los libros y preparación de los documentos
soporte.
La Entidad utilizó los criterios y normas de valuación de activos y pasivos en
particular, las relacionadas con la contribución de los activos al desarrollo del
cometido estatal como las depreciaciones, amortizaciones, también las pertinentes
con la valuación de pasivos, en particular, las relacionadas con causación de
obligaciones laborales.
Para el reconocimiento patrimonial de los hechos financieros, económicos y
sociales se aplicó la base de causación y para el reconocimiento de la ejecución
presupuestal se utilizó la base de bancos en los ingresos y compromiso en los
gastos.
C) LIMITACIONES Y DEFICIENCIAS GENERALES DE TIPO OPERATIVO O
ADMINISTRATIVO QUE TIENEN IMPACTO CONTABLE
En las interfaces con KACTUS-HR (nómina y gestión de recursos humanos), se
presenta dificultad en la información generada por los procesos de seguridad
social, y liquidación de prestaciones sociales el cual requiere ajustes en su
parametrización, por lo que a la fecha los registros se realizan en forma manual
con los documentos fuentes.
Igual ocurre con la recuperación de cartera producto de los prestamos hipotecarios
realizados a los funcionarios de la Entidad, la cual es liquidada y descontada de la
nomina catorcenal de cada funcionario, pero la separación de capital e interés
corriente se hace manual ya que el aplicativo kactus no realiza la separación de
dichos conceptos al momento de ser liquidado en cada nómina.
Se presentan falencias en la información registrada de los intangibles como las
licencias y software de la entidad, puesto que se encuentran cifras registradas a
un nit genérico, no permitiendo una eficaz conciliación y verificación de los saldos
además no se recibió información de inventarios sobre dichos intangibles para
realizar el respectivo cruce de información.
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D) EFECTOS
CONTABLE
Y
CAMBIOS
SIGNIFICATIVOS
EN
LA
INFORMACIÓN
Para el año 2008, la Contraloría General de Medellín registra valorizaciones por
$1.917.063.866, registrando para el edificio Miguel de Aguinaga $1.916.431.800
ya que su valor en libros es cero y para equipo de transporte, tracción y elevación
$632.066 ya que presenta un valor en libros de $37.690.934 ajustando así el valor
comercial, la próxima valorización se realizará en el año 2011.
Se disminuye la cuenta propiedad planta y equipo en $536.338.949,43, al igual
que la cuenta depreciaciones, producto de la realización de inventarios reales de
los activos fijos de la entidad, así como de la verificación de cuantías por cada
activo.
Los elementos devolutivos se encuentran a cargo de los empleados de la Entidad
y son objeto de depreciación según sus características, siendo registrados éstos
en forma detallada por su costo histórico, con sus respectivas depreciaciones, la
cual es procesada por Seven ERP en su módulo de activos fijos.
Se reclasifica de cuenta, el comodato suscrito con el Municipio de Medellín de la
cuenta de orden bienes recibidos en custodia a la cuenta del activo propiedad
planta y equipo un valor de $403.890.651 con su correspondiente contrapartida en
el patrimonio público incorporado - bienes de uso permanente.
Las licencias del software se encuentran debidamente legalizadas y actualizadas,
mediante contratos de mantenimiento y soporte con la firma Digital Ware Ltda.
NOTAS DE CARACTER ESPECÍFICO
(Valores expresados en miles de pesos)
1. EFECTIVO
A diciembre 31 de 2008, presenta un saldo de $1.462.820.130.85 en la cuenta de
Bancos y Corporaciones, representado en los recursos de liquidez inmediata con
que cuenta la entidad para atender sus compromisos en el corto plazo, originada
por el recaudo de otros ingresos por concepto de recuperación de préstamos
hipotecarios, calamidad doméstica, multas y sanciones e interés de la cuenta de
ahorros.
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2. DEUDORES
Dentro de este grupo contiene los préstamos hipotecarios y calamidad domestica
concedidos por el programa de vivienda a los funcionarios de este Organismo de
Control.
A si mismo los depósitos entregados en administración (Santander) para el
manejo del pasivo prestacional (cesantías régimen retroactivo), anticipos
entregados (convenio con Metroseguridad) y otros deudores, como lo son
recuperación de incapacidades a las EPS y multas y sanciones.
2.1 Ingresos tributarios cuotas de fiscalización y auditaje
A diciembre 31 de 2008, no se tiene cartera de entidades auditadas, el Municipio
de Medellín mediante resolución 452 de septiembre 21 de 2007 reglamentó el
recaudo de las cuotas de fiscalización de las entidades descentralizadas del orden
municipal y centraliza el recaudo de las mismas en la Subsecretaría de Rentas de
la Secretaría de Hacienda, así mismo mediante resoluciones 462 y 667 de
noviembre de 2007, el Municipio de Medellín reglamentó las transferencias que se
le darán a la Contraloría General de Medellín, realizando giro de los recursos
autorizados por el Concejo Municipal para la vigencia 2008 y con base en la
proyección de los gastos bimensuales que la Entidad estime hacer.
2.2 Préstamos Concedidos
Presenta un saldo a diciembre 31 de 2008 de $2.993.195.173, correspondiente a
los créditos otorgados por el programa de vivienda (Acuerdo Municipal 35 de
2004) a los funcionarios de la Contraloría para la modalidad de compra,
construcción y abono o cancelación de gravamen hipotecario, con plazos entre 12
y 20 años y una tasa de interés del 6% anual.
2.3. Depósitos entregados en Administración
En diciembre de 2001, atendiendo el mandato de la ley 617 de 2000, se suscribió
un convenio con la Administradora de Cesantías y Pensiones Colfondos S.A.,
cuyo objeto fue la administración de recursos para el pago de las cesantías de los
servidores públicos de la Contraloría, que se encuentran bajo el régimen de
retroactividad, en enero del año 2008, se da por terminado y se suscribe con el
Fondo de Pensiones y Cesantía ING, según contrato 01 de 2008 con un plazo de
dos años contados a partir de la aprobación de las garantías. A diciembre 31 de
2008 presenta un saldo de $468.277.125.
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2.4. Otros Deudores
Refleja un saldo de $30.160.330, por créditos a empleados para calamidad
doméstica y urgencia familiar y cobro a las diferentes EPS por recuperación de
incapacidades de los funcionarios.
3. OTROS ACTIVOS
Con un saldo de $2.289.046.795, se clasifican los gastos pagados por anticipado,
los cargos diferidos, bienes de arte y cultura y en el largo plazo los intangibles que
corresponden a las licencias y software utilizados en la entidad.
Así mismo contiene las valorizaciones registradas para el edificio y equipo de
transporte, tracción y elevación.
4. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
Contablemente no se registra la parte del terreno de acuerdo al índice de
participación en la copropiedad del 40.54%, de este organismo de control, por
tratarse de un bien común de la copropiedad, este se encuentra incluido dentro del
valor del edificio y pertenece en común y proindiviso a los propietarios de estos
bienes, Empresas Públicas de Medellín y Contraloría General de Medellín, siendo
indivisibles mientras conserve su carácter de bien común.
Lo anterior, por estar sometido al régimen de propiedad horizontal, Ley 675 de
2001. Así mismo, en la escritura de compraventa del inmueble no se discrimina el
valor del terreno por sus linderos como lo establecen los artículos1887 y 1889 del
Código Civil, razones por las cuales y en virtud del saneamiento contable
respectivo, se aplicó el mandato de la ley que reglamenta el régimen de propiedad
horizontal.
Se registró la valorización del edificio de acuerdo a avalúo comercial realizado en
el mes de junio de 2008, por la Lonja de Propiedad Raíz de Medellín y Antioquia,
para el vehículo se utilizó el avalúo comercial liquidado en la declaración de
impuestos sobre vehículos automotores de la Gobernación de Antioquia en el mes
de febrero de 2008.
El detalle a diciembre 31 de 2008 es el siguiente:
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Edificaciones
Maquinaria y Equipo
Equipo Médico y científico
Muebles, Enseres y Equipo Oficina
Equipo
de
Comunicación
y
Computación
Equipo de transporte
Equipo de comedor, cocina
Subtotal
Menos Depreciación
$2.733.754.058
$2.674.911
$3.666.237
$515.374.988
$1.594.094.089
$215.858.509
$10.666.901
$5.076.089.693
(4.496.468.817)
Total
$579.620.876
4.1. Depreciación acumulada
La depreciación se calcula sobre el costo histórico por el método de línea recta,
basado en la vida útil probable de cada activo, de acuerdo a los procedimientos
contables resolución 356 del 5 septiembre de 2007.
Edificio
Muebles, enseres y equipo de oficina
Equipo de comunicación
Equipo de cómputo
Equipo de transporte
20 años
10 años
10 años
5 años
5 años
Ante la consulta elevada por la Contraloría en 1998, la depreciación del edificio a
20 años, se realizó considerando el concepto técnico emitido por Empresas
Públicas de Medellín, dadas las características del edificio Miguel de Aguinaga, así
como su antigüedad, ubicación, etc.
5. OBLIGACIONES LABORALES
Está representada por la causación de las prestaciones sociales adeudadas por la
entidad a sus funcionarios a diciembre 31 de 2008; saldo que es actualizado al
final de cada vigencia por la Contraloría Auxiliar de Talento Humano, de acuerdo
con las disposiciones legales, así:
Cesantías
Intereses a las Cesantías
$4.239.369.610
$23.118.745
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Prima de vacaciones
Prima de Vida Cara
Vacaciones
Bonificación por recreación
Prima de Antigüedad
Total
$145.412.134
$177.356.904
$193.543.062
$19.388.285
$128.530.387
$4.926.719.127
A partir del 1 de enero de 1994, mediante acuerdo 42 de octubre 6 de 1993 y
resolución 599 de 1993, se fusionaron las plantas del personal de las Auditorías
delegadas para las Empresas Públicas de Medellín, Empresas Varias y el Instituto
Metropolitano de Valorización con la planta de cargos que venía funcionando en la
Contraloría General de Medellín. Al personal de las auditorias delegadas se le
liquidaron todas sus prestaciones sociales a diciembre 31 de 1993 y de ahí en
adelante las asume esta entidad, y los funcionarios que venían con vinculación a
la planta de cargos del Municipio, siguieron con su antigüedad laboral, donde este
asume hasta 31 de diciembre de 1993 y la Contraloría a partir de 1994.
Posteriormente, el nuevo régimen de cesantías determinado por la Ley 344 de
1996 y su decreto reglamentario 1582 de agosto de 1998, estableció para los
funcionarios vinculados a partir del 1º de enero de 1997, que sus cesantías serán
trasladadas y consignadas a los fondos de pensiones y cesantías, antes del 15 de
febrero de cada año, lo mismo que las cesantías de los funcionarios que los cobija
el decreto 1919 de agosto de 2002 y cuya vigencia empezó a partir del 1° de
septiembre de 2002.
6. PATRIMONIO
Capital Fiscal
Resultado del Ejercicio
Total
2008
$1.344.385.604
$(601.730.411)
$742.655.193
2007
$ 3.400.671.313
$(1.897.597.935)
$ 1.503.073.378
A diciembre 31 de 2008, se presenta una disminución en el patrimonio, producto
del déficit del ejercicio generado por:



Devolución de recursos al Municipio de Medellín por mayores valores
recaudados durante el año 2006
$294.486.504.
Depreciación y amortización de activos por el año 2008
$594.539.136
Causación de pasivo prestacional de la entidad vigencia 2008.
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7. INGRESOS
El total de ingresos causados en la vigencia de 2008 es de $16.632.469.696 y su
mayor fuente está representada en las transferencias que hace el Municipio de
Medellín por concepto de cuotas de fiscalización, con una participación del
96,82%, equivalente a $16.104.082.350 y en otros ingresos por valor de
$528.387.346 producto de rendimientos financieros, recuperación por préstamos
de vivienda y préstamos de calamidad, remates por ventas de activos fijos, y otras
recuperaciones.
8. GASTOS
Con un saldo a diciembre 31 de 2008 de $17.102.176.729, representado en
gastos de operación $16.519.990.064, y otros gastos $582.186.665; incluyen el
valor de los recursos reintegrados al Municipio de Medellín por mayores recaudos
en vigencias anteriores, los cuales no se podían adicionar al presupuesto por la
limitante de la Ley 617 de 2000, la causación de devolución del año 2008 por
$199.411.222 y las perdidas en remates y bajas de activos
9. CUENTAS DE ORDEN
La Contraloría tiene registradas cuentas de orden acreedoras por pretensiones
litigiosas por un valor de $3.571.785.265, con tipo de procesos administrativos,
laborales, que en un futuro pueden afectar la estructura financiera de la entidad.
Además se tienen cuentas de orden deudoras por valor de $119.465.548,
correspondientes a demandas instauradas a favor de la Contraloría, por mora en
los pagos de préstamos hipotecarios concedidos.
Así mismo, registra $80.770.129 por bienes totalmente depreciados y bienes
entregados en comodato al Municipio de Vegachí, Contraloría Departamental del
Choco, Contraloría Municipal de Yumbo, Contraloría Distrital de Santa Marta y
Tribunal Administrativo de Medellín
10. PRESUPUESTO.
Para el 2008, la Contraloría General de Medellín, contó con un presupuesto de
ingresos definitivo de $16.578.599.088.
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A diciembre 31 de 2008, el presupuesto de ingresos, presentó un cumplimiento del
100% en cuanto a cuotas de fiscalización, 99.89% para préstamos hipotecarios y
un 92% para recursos de capital.
El presupuesto de egresos, registró una ejecución de $16.101.870.847 en la
vigencia 2008, representada por gastos del personal $13.678.540.799, gastos
generales $1.230.588.822, por transferencias corrientes $1.143.003.163 y por
inversión administrativa $49.738.063.
Para dar cumplimiento al Acuerdo 35 de 2005 programa de vivienda para los
funcionarios de la entidad, se ejecutó $404.650.921 durante la vigencia.
La variación de los gastos ejecutados presupuestalmente, frente a los gastos
registrados contablemente obedece a que contablemente se registran cuentas
como: causación cuentas por pagar de pasivo prestacional las cuales no se re
registran presupuestalmente, además por la devolución al Municipio de Medellín
de recursos recaudados de vigencias anteriores.
En los ingresos obedece a la causación de ingresos no recaudados en la vigencia
como son interés por cobrar de préstamos hipotecarios, rendimientos de fondo de
cesantías, multas y sanciones.
MARTHA NORA GIRALDO VASQUEZ
Profesional Universitario 2 - Contadora
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