CONTRALORÍA GENERAL DE MEDELLÍN

CONTRALORÍA GENERAL DE MEDELLÍN
NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
A DICIEMBRE 31 DE 2009
NOTAS DE CARACTER GENERAL
A) NATURALEZA JURÍDICA Y MISION DE LA ENTIDAD
La Contraloría General de Medellín es un organismo de control fiscal de carácter
técnico, creado mediante Decreto 359 del 9 de junio de 1950, regulada por los
artículos 267 al 272 de la Constitución de 1991, la Ley 42 de 1993, Ley 617 del
2000 Artículos 10 y 11 y Ley 715 de 2001 Articulo 97; con estructura
administrativa y manual de funciones dada por el Acuerdo 66 de 2005, modificado
por el Acuerdo 47 de 2006 y el 34 de 2008, donde se adecua su estructura
organizacional, se adopta el Manual de Funciones a los postulados de ley, el
Contralor es elegido por el Concejo Municipal por el período igual al del Alcalde,
de ternas integradas con dos candidatos presentados por el Tribunal Superior del
Distrito Judicial y uno por el correspondiente Tribunal de lo Contencioso
Administrativo.
MISION: “Ejercer de acuerdo con la Constitución y la Ley, la vigilancia de la
gestión fiscal de la Administración Municipal, de sus entidades descentralizadas
en todos sus grados y niveles y de los particulares que administren fondos o
bienes públicos de carácter municipal, mediante la aplicación de los sistemas de
control y la evaluación de los principios de la gestión fiscal, con la permanente
participación de la comunidad”.
La Contraloría General de Medellín en el año 2008, fue recertificada en las normas
ISO 9001-2000 y NTCGP 1000:2004 por el ICONTEC, garantizando la calidad de
los procesos y generando a su vez excelentes resultados para beneficio de la
ciudad de Medellín.
La Contraloría General de Medellín ha diseñado el Manual Sistema Integral de
Gestión y un modelo de operación por procesos como documento oficial de
referencia, que describe el Sistema de Gestión y de control interno vigente, que
responde a los requerimientos de la Norma NTCGP 1000-2004 y al Modelo
Estándar de Control Interno MECI 1000:2005.
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“Con participación ciudadana en el control fiscal, Medellín gana”
Igualmente se ajustó el proceso sistema de información financiera (Presupuesto,
Tesorería y Contabilidad), a la Resolución 356 de julio 23 de 2008, control interno
contable, emitida por la Contaduría General de la Nación.
B) POLÍTICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES
La Contraloría General de Medellín, para el proceso de identificación, clasificación,
registro y valuación de los hechos financieros, económicos y sociales, aplica el
Régimen de Contabilidad Pública expedido por la Contaduría General de la Nación
(CGN), mediante Resolución 354 del 5 de septiembre de 2007, conformado por el
Plan General de Contabilidad Pública, el Manual de Procedimientos y la Doctrina
Contable Pública; en concordancia con la Resolución 355 de 2007 expedida por la
CGN, se aplica el Plan General, el cual está integrado por el marco conceptual, la
estructura y descripciones de las Clases.
Así mismo, la Entidad acoge y aplica la doctrina contable, los procedimientos
generales y los conceptos de carácter vinculantes, los criterios y normas que emite
la Contaduría General de la Nación en materia de valuación de activos y pasivos
relacionados con la constitución de provisiones, depreciaciones, amortizaciones y
valorizaciones.
En materia de registro, utilización y custodia de los libros de contabilidad y de los
documentos soporte, se aplican normas y procedimientos establecidos por la
Contaduría General de la Nación a través de las Resoluciones 355 y 356 de 2007.
En la fase de Revelación, la Contraloría presenta sus estados contables, de
acuerdo a las especificaciones legales para cada grupo de cuentas. La estructura
de los informes, la clasificación de las partidas según su disponibilidad y/o
exigibilidad, se realiza de acuerdo con el procedimiento descrito en el título III del
Manual de Procedimientos.
Para el reconocimiento patrimonial de los hechos financieros, económicos y
sociales se aplica la base de causación y para el reconocimiento de la ejecución
presupuestal, se utilizó la base de bancos en los ingresos y compromisos en los
gastos.
C) LIMITACIONES Y DEFICIENCIAS GENERALES DE TIPO OPERATIVO O
ADMINISTRATIVO QUE TIENEN IMPACTO CONTABLE
En las interfaces con KACTUS-HR (nómina y gestión de recursos humanos), se
presenta dificultad en la información generada por los procesos de seguridad
social y liquidación de prestaciones sociales, el cual requiere ajustes en su
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“Con participación ciudadana en el control fiscal, Medellín gana”
parametrización, por lo que a la fecha los registros se realizan en forma manual
con los documentos fuentes.
Igual ocurre con la recuperación de cartera producto de los préstamos hipotecarios
realizados a los funcionarios de la Entidad, la cual es liquidada y descontada de la
nómina catorcenal de cada funcionario, pero la separación de capital e interés
corriente se hace manual, ya que el aplicativo Kactus no realiza la separación de
dichos conceptos al momento de ser liquidado.
Se presentan falencias en la información registrada de los intangibles como las
licencias y software de la Entidad, puesto que los inventarios se encuentran por
elemento y no se conoce el proveedor y valor, no permitiendo una eficaz
conciliación y verificación de los saldos contables.
D) EFECTOS
CONTABLE
Y
CAMBIOS
SIGNIFICATIVOS
EN
LA
INFORMACIÓN
Para el año 2009, la Contraloría General de Medellín registró valorizaciones para
sus cuentas de propiedad planta y equipo por $380.589.399, adicional a las
valorizaciones registradas en la cuenta edificaciones por $1.916.431.800,
acumulando un total de valorizaciones en sus inventarios de $2.297.653.265,
reconociendo así un avalúo técnico de sus activos de acuerdo al uso, el estado, la
situación de mercado, el grado de obsolescencia y el deterioro.
La próxima valorización se realizará en el año 2011 para todos sus activos.
La cartera por préstamos concedidos a empleados con saldo de $2.766.540.775
que se venía reconociendo en la subcuenta 141520 -préstamos de vivienda-, se
reclasificó a la subcuenta 147012-Créditos a empleados en aplicación de la
Resolución 356 de 2007, manual de procedimientos contables.
La cartera por incapacidades de vigencias anteriores registrada en la subcuenta
147590 - Deudas de difícil Recaudo, se reclasificó a la subcuenta 147090 -Otros
Deudores, para realizarle seguimiento y gestión de cobro.
Mediante contrato ínteradministrativo número 4600018393 de 2009, se recibe del
Municipio de Medellín en comodato computadores por valor de $44.126.499, el
cual incrementa el activo en su cuenta equipo de comunicación y computación de
uso permanente, con su correspondiente contrapartida en el patrimonio público
incorporado - bienes de uso permanente.
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“Con participación ciudadana en el control fiscal, Medellín gana”
Durante el año 2009, la Contraloría General de Medellín recibió del Municipio de
Medellín la suma de $808.613.579, para el pago de indemnizaciones y
prestaciones sociales definitivas a los funcionarios que se les suprimió el cargo por
aplicación de los Acuerdos 33 y 69 de 2009, recursos estos que no afectan el
techo presupuestal.
En año 2009, se reintegró al Municipio de Medellín la suma de $471.294.176, por
recursos no liquidados de vigencias anteriores, lo cual quedó consignado en el
acta del 8 de octubre de 2009, suscrita entre la Subsecretaría de Hacienda del
Municipio de Medellín y la Contraloría Auxiliar de Recursos Físicos y Financieros
de la Contraloría.
NOTAS DE CARACTER ESPECÍFICO
(Valores Expresados en pesos)
1. EFECTIVO
A diciembre 31 de 2009, presenta un saldo de $775.718.539.24 en la cuenta de
bancos y corporaciones, originada por el recaudo de otros ingresos como son la
recuperación de préstamos hipotecarios, calamidad doméstica, multas, sanciones
e intereses de las cuentas de ahorro.
Las conciliaciones bancarias se realizan mensualmente en forma oportuna al igual
que se realizan los registros de las diferencias conciliadas.
A 31 de diciembre de 2009, la cuenta corriente presenta cheques pendientes de
cobro por valor de $349.050.193.
2. DEUDORES
Dentro de este grupo se encuentran los préstamos hipotecarios y de calamidad
doméstica, concedidos por los programas de vivienda y bienestar social para los
funcionarios de este Organismo de Control.
Asimismo los depósitos entregados en administración (ING Santander), para el
manejo del pasivo prestacional (cesantías régimen retroactivo), anticipos
entregados (convenio con Metroseguridad) y otros deudores, como lo son
recuperación de incapacidades a las EPS, multas y sanciones.
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“Con participación ciudadana en el control fiscal, Medellín gana”
2.1 Ingresos Cuotas de Fiscalización
A diciembre 31 de 2009, se tiene cartera con el Municipio de Medellín por valor de
$101.365.926, generada mediante Decreto número 0353 de marzo 12 de 2009,
que adicionó el presupuesto de ingresos y gastos de la Entidad, y los dineros no
fueron transferidos durante la vigencia.
El recaudo de las cuotas de fiscalización de las entidades descentralizadas del
orden municipal se centralizó en la Subsecretaría de Rentas de la Secretaría de
Hacienda, así mismo mediante Resolución 012 de febrero 9 de 2009, el Secretario
de Hacienda determinó los recursos y reglamentó las transferencias para la
Contraloría General de Medellín, realizando el giro de los mismos autorizados por
el Concejo Municipal para la vigencia 2009, con base en la proyección bimensual
de los gastos que la Entidad estimó para su funcionamiento, dando cumplimiento a
lo establecido por la Ley 617 de 2000. Es de anotar que en octubre de 2009, fue
expedido por el Ministro de Hacienda el Decreto 3971, que le permitió a la
Contraloría recursos adicionales por $430 millones de pesos.
2.2 Préstamos Concedidos
Presenta un saldo a diciembre 31 de 2009 de $2.766.540.774,62, correspondiente
a los créditos otorgados por el programa de vivienda a los funcionarios de la
Contraloría para la modalidad de compra, construcción y abono o cancelación de
gravamen hipotecario, con plazos entre 15 y 20 años. (Acuerdo Municipal 46 de
2008, por medio del cual se redefinen las políticas generales y el marco de
actuación del Programa de Vivienda para los servidores públicos, jubilados y
pensionados de la Contraloría General de Medellín).
2.3. Depósitos Entregados en Administración
En diciembre de 2001, atendiendo el mandato de la Ley 344 de 1996,
reglamentada por el Decreto 1582 de 1998, se suscribió un convenio con la
administradora de cesantías y pensiones Colfondos S.A., cuyo objeto fue la
administración de recursos para el pago de las cesantías de los servidores
públicos de la Contraloría, que se encuentran bajo el régimen de retroactividad; en
septiembre del año 2007 éste se da por terminado y se suscribe con el Fondo de
Pensiones y Cesantía ING, según contrato 01 de 2008 por termino de dos años;
en el año 2009 se realiza nueva convocatoria para la administración de estos
recursos, la cual fue adjudicada nuevamente a la Administradora de Pensiones y
Cesantías ING. A 31 de diciembre de 2009 presenta un saldo de $824.677.323.
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“Con participación ciudadana en el control fiscal, Medellín gana”
2.4. Otros Deudores
Registra un saldo de $80.285.018, por créditos a empleados por calamidad
doméstica y urgencia familiar, seguros y cobro a las diferentes EPS por
recuperación de incapacidades de los funcionarios, los cuales reflejan los valores
no recaudados durante la vigencia.
3. OTROS ACTIVOS
Con un saldo de $2.575.805.484, se clasifican los gastos pagados por anticipado,
los cargos diferidos, bienes de arte y cultura y en el largo plazo los intangibles que
corresponden a las licencias y software utilizados en la Entidad.
Así mismo contiene las valorizaciones registradas para el edificio, muebles y
enseres, equipos de comunicación y computación y equipo de transporte.
Las licencias del software se encuentran debidamente legalizadas y actualizadas,
mediante contratos de mantenimiento y soporte con la firma Digital Ware Ltda.
4. PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
Contablemente no se registra la parte del terreno de acuerdo al índice de
participación en la copropiedad del 40.54% de este Organismo de Control; por
tratarse de un bien común de la copropiedad, éste se encuentra incluido dentro del
valor del edificio y pertenece en común y proindiviso a los propietarios de estos
bienes, Empresas Públicas de Medellín y Contraloría General de Medellín, siendo
indivisibles mientras conserve su carácter de bien común.
Lo anterior, por estar sometido al régimen de propiedad horizontal, Ley 675 de
2001. Asimismo en la escritura de compraventa del inmueble no se discrimina el
valor del terreno por sus linderos como lo establecen los artículos1887 y 1889 del
Código Civil, razones por las cuales y en virtud del saneamiento contable
respectivo, se aplicó el mandato de la ley que reglamenta el régimen de propiedad
horizontal.
Los elementos devolutivos se encuentran a cargo de los empleados de la Entidad
y son objeto de depreciación según sus características, siendo registrados éstos
en forma detallada por su costo histórico, con sus respectivas depreciaciones y
valorizaciones, la cual es procesada por Seven ERP en su módulo de activos fijos.
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“Con participación ciudadana en el control fiscal, Medellín gana”
La depreciación se calcula sobre el costo histórico por el método de línea recta,
basado en la vida útil probable de cada activo, de acuerdo a los procedimientos
contables de la Resolución 356 del 5 septiembre de 2007.
Edificio
Equipo médico y científico
Muebles, enseres y equipo de oficina
Equipo de comunicación
Equipo de computación
Equipo de transporte
20 años
10 años
10 años
10 años
5 años
5 años
Ante la consulta elevada por la Contraloría en 1998, la depreciación del edificio a
20 años, se realizó considerando el concepto técnico emitido por Empresas
Públicas de Medellín, dadas las características del edificio Miguel de Aguinaga, así
como su antigüedad, ubicación, etc.
El detalle a diciembre 31 de 2009 es el siguiente:
CUENTA
16400101
16551101
16600301
16650101
16650201
16700101
16700201
16750201
16809001
16850101
16850401
16850501
16850601
16850701
16850801
16850901
NOMBRE CUENTA
Valor Histórico
Edificaciones
Herramientas y accesorios
Equipo de urgencias
Muebles y enseres
Equipo y maquinaria de oficina
Equipo de comunicación
Equipo de computación
Terrestre
Otros equipos de comedor cocina despensa
2.733.754.058,00
3.024.911,27
3.666.237,00
372.081.261,15
110.216.093,59
109.789.927,53
1.066.387.174,49
215.858.510,24
11.672.046,00
TOTAL ACTIVOS
4.626.450.219,27
Edificaciones
Maquinaria y equipo (herramientas)
Equipo médico y científico
Muebles, enseres y equipo Ofic.
Equipo de comunicaciones y computación
Equipo de transporte
Equipo comedor cocina despensa y hotelería
2.708.150.116,30
2.574.905,95
2.345.100,00
402.268.651,74
1.046.041.010,60
210.210.470,33
8.304.703,30
TOTAL DEPRECIACIONES
4.379.894.958,22
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“Con participación ciudadana en el control fiscal, Medellín gana”
19996201
19996801
19996901
19996601
19997001
Edificaciones
Muebles y enseres equipo oficina
Equipo de comunicaciones y computación
Equipo y maquinaria de oficina
Equipo de transporte tracción y elevación
TOTAL VALORIZACIONES
1.916.431.800,00
189.310.176,00
68.899.930,00
32.923.693,00
86.732.066,00
2.294.297.665,00
5. OBLIGACIONES LABORALES
Esta representada por la causación de las prestaciones sociales adeudadas por la
Entidad a sus funcionarios a diciembre 31 de 2009; saldo que es actualizado al
final de cada vigencia por la Contraloría Auxiliar del Talento Humano, de acuerdo
con las disposiciones legales, así:
Cesantías
Intereses a las cesantías
Prima de vacaciones
Prima de Vida Cara
Vacaciones
Bonificación por recreación
$4.109.146.233.
$24.343.813.
$151.050.829
$180.766.040
$148.981.633
$20.140.097
Total
$4.634.428.645
A partir del 1 de enero de 1994, mediante Acuerdo 42 de octubre 6 de 1993 y
Resolución 599 de 1993, se fusionaron las plantas del personal de las Auditorías
delegadas para las Empresas Públicas de Medellín, Empresas Varias y el Instituto
Metropolitano de Valorización, con la planta de cargos que venía funcionando en
la Contraloría General de Medellín. Al personal de las auditorías delegadas se le
liquidaron todas sus prestaciones sociales a diciembre 31 de 1993 y de ahí en
adelante las asume esta Entidad; los funcionarios que venían con vinculación a la
planta de cargos del Municipio siguieron con su antigüedad laboral, donde este
asume hasta 31 de diciembre de 1993 y la Contraloría a partir de 1994.
Posteriormente el nuevo régimen de cesantías determinado por la Ley 344 de
1996 y su Decreto Reglamentario 1582 de agosto de 1998, estableció para los
funcionarios vinculados a partir del 1º de enero de 1997, que sus cesantías serán
trasladadas y consignadas a los fondos de cesantías antes del 15 de febrero de
cada año, lo mismo que las cesantías de los funcionarios que los cobija el Decreto
1919 de agosto de 2002 y cuya vigencia empezó a partir del 1° de septiembre de
2002.
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“Con participación ciudadana en el control fiscal, Medellín gana”
Durante el año 2009, se entregaron anticipos de cesantías a funcionarios de
régimen retroactivo por valor de $934.284.095, en su mayoría vía tutelas,
requeridas al Municipio de Medellín, valores que fueron descontados de los giros
que realiza el Municipio por transferencias, manteniendo así el techo presupuestal
dado para la Contraloría según la Ley 617 de 2000.
6. PATRIMONIO
Capital Fiscal
Resultado del ejercicio
Total
2009
148.116.056
287.429.131
435.545.187
2008
$1.344.385.604
$ (601.730.411)
$ 742.655.193
A diciembre 31 de 2009, se presenta un incremento del patrimonio, producto de la
utilidad del ejercicio representada en su mayor parte por la no devolución de los
recursos recaudados por préstamos a funcionarios de la Entidad en cumplimiento
del Acuerdo 046 de 2008.
Además el saneamiento del pasivo prestacional dado por el pago de las cesantías
anticipadas, que le permite a la Entidad mantener el valor causado como pasivo.
7. INGRESOS
El total de ingresos causados en la vigencia de 2009, fue de $18.513.939.123 y su
mayor fuente está representada en las transferencias que hace el Municipio de
Medellín por concepto de cuotas de fiscalización, con una participación del 98%
equivalente a $18.145.497.923 y en otros ingresos por valor de $368.441.200,
producto de rendimientos financieros, préstamos de vivienda y préstamos de
calamidad, remates por ventas de activos fijos y otras recuperaciones.
Dentro de las transferencias del Municipio de Medellín se incluyeron
$808.613.579, para atender las prestaciones sociales definitivas e
indemnizaciones de las personas que se les suprimió el cargo producto de la
aplicación de los Acuerdos Municipales 33 y 69 de 2009, proceso al cual se vio
obligada la Contraloría para atender la totalidad de los gastos de funcionamiento
dentro del techo presupuestal fijado por la Ley 617 de 2000.
8. GASTOS
Con un saldo a diciembre 31 de 2009 de $18.087.410.254, representado en
gastos de operación $17.498.987.392 y otros gastos $588.422.862; incluyen el
valor de los recursos reintegrados al Municipio de Medellín por mayores recaudos
9
“Con participación ciudadana en el control fiscal, Medellín gana”
en vigencias anteriores, los cuales no se podían adicionar al presupuesto por la
limitante de la Ley 617 de 2000.
9. CUENTAS DE ORDEN
La Contraloría tiene registradas cuentas de orden acreedoras por pretensiones
litigiosas por un valor de $3.544.837.153, con tipo de procesos administrativos y
laborales, que en un futuro pueden afectar la estructura financiera de la Entidad.
Además se tienen cuentas de orden deudoras a favor de la Entidad,
correspondientes a demandas por mora en los pagos de préstamos hipotecarios
concedidos y de otras entidades públicas por valor de $2.321.024.963.
Asimismo registra bienes entregados a terceros al Municipio de Vegachí,
Contraloría Departamental del Chocó, Contraloría Municipal de Yumbo,
Contraloría Distrital de Santa Marta y Tribunal Administrativo de Medellín.
10. PRESUPUESTO.
Para el 2009 la Contraloría General de Medellín, contó con un presupuesto de
ingresos definitivo de $18.592.610.759.
A diciembre 31 de 2009, el presupuesto de ingresos presentó un cumplimiento del
99.44%, en cuanto a cuotas de fiscalización o transferencias del Municipio de
Medellín, 102.02% por préstamos hipotecarios y un 106.81% para recursos de
capital.
Para la vigencia 2009, el presupuesto de egresos presentó una ejecución de
$18.145.384.139, equivalente al 100%, representado así: Gastos del Personal
$14.835.009.210, Gastos Generales $1.160.379.637, Transferencias Corrientes
$2.126.131.656 y por inversión administrativa $23.863.636.
La variación de los gastos ejecutados presupuestalmente frente a los gastos
registrados contablemente, obedece a que en este último se registran cuentas por
pagar del pasivo prestacional y amortización de diferidos, las cuales no se re
registran presupuestalmente, además por la devolución al Municipio de Medellín
de recursos recaudados de vigencias anteriores.
En cuanto a los ingresos, la diferencia entre lo presupuestal y lo contable obedece
a la causación de ingresos no recaudados en la vigencia como son: intereses por
cobrar de préstamos hipotecarios, rendimientos del fondo de cesantías, multas y
sanciones.
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“Con participación ciudadana en el control fiscal, Medellín gana”
11. HECHOS POSTERIORES AL CIERRE
El Municipio de Medellín transfirió a la cuenta de ahorros de la Contraloría, el valor
adeudado según Decreto 353 del 12 de marzo de 2009, el cual se encuentra
registrado en cuentas por cobrar.
CARLOS MARIO ESCOBAR ALVAREZ
Contralor General de Medellín
MARTHA NORA GIRALDO VASQUEZ
Profesional Universitario – Contadora TP. 70929-T
VICTOR MANUEL BOTERO GIRALDO
Contralor Auxiliar de Recursos Físicos y Financieros
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