DATOS UTILES PARA LOS MICROEMPRESARIOS RURALES Como comprender lo estados financieros de su empresa Primera parte Todo negocio, consiste básicamente en satisfacer necesidades y deseos del cliente vendiéndole un producto o servicio por más dinero de los que cuesta fabricarlo .La ventaja que se obtiene con el precio, se utiliza para cubrir los costos y para obtener una utilidad. Es muy importante que el dueño del negocio entienda , dónde el negocio está ganando dinero y dónde no. Es fácil demostrar el hecho de que el estancamiento o el fracaso de un negocio con frecuencia se debe a comprar, comerciar o ampliar más de lo debido. Por ejemplo, durante tres años seguidos un aserradero aumentó sus ventas de un modo significativo y luego quebró. ¿Porqué? Porque su dueño no pudo resistirse a la tentación de comprar más maderas que le ofrecieron con descuentos en grandes cantidades. Usó tanto efectivo que después no pudo cubrir a tiempo sus gastos permanentes, como el alquiler, los servicios públicos, etc. De modo semejante, un fabricante de productos plásticos tenía una fábrica moderna, que ahorraba trabajo, tenía un inventario bien surtido y ventas en aumento; pero ese mismo fabricante tuvo que ceder debido a un préstamo que no pudo pagar a tiempo.¿Porqué? Porque las ventas se hicieron bajo malos términos de créditos y de descuentos. El resultado fue que no hubo efectivo disponible para pagar las deudas corrientes. La diferencia entre el fracaso y el éxito no siempre es por falta de conocimiento del producto o por no querer trabajar durante largas horas. Para lograr una competencia mínima, es esencial entender totalmente los estados de contabilidad y los estados de ganancias y pérdidas. A continuación se detalla la anatomía de un estado financiero. LA ANATOMIA DE UN ESTADO FINANCIERO Un estado de contabilidad típico muestra en el lado izquierdo los efectivos del negocio los Activos y en el lado derecho, el Pasivo u obligaciones, se decir: ESTADO DE CONTABILIDAD ACTIVO PASIVO Los Activos: Todo con lo que la empresa cuenta y que se puede valorar en dinero, todo aquello que pueda convertirse en efectivo en el término de un año. Se clasifican así: Activo Circulante Dinero en caja Dinero en Bancos Cuentas por Cobrar Inventarios: Materia Prima y Productos Activo Fijo Maquinaria y Equipo Vehículos Muebles y Enseres Construcciones y Terrenos Otros Activos: Los que no se encuentran en ésta clasificación Los Pasivos: Son todos las obligaciones de pago, no importa si son a corto o largo plazo . Se clasifican Así: Pasivo Circulante Deudas con plazo de pago menor a un año: Proveedores, impuestos, préstamos corto plazo Pasivo Fijo o a Largo Plazo Deudas con plazo de pago mayor a un año : Préstamos largo plazo El Capital: Es el monto del dinero con que puede contarse, después de juntar ganancias o pérdidas y calcular el valor de los activos. La diferencia entre el Activo y el Pasivo equivale al capital contable; es decir, lo que se le debe al dueño(a) ( o dueños(a) ) del negocio después de pagarse todas las obligaciones. COMO SE PREPARA UN ESTADO DE CONTABILIDAD El estado de contabilidad es un documento que emplea el principio de entrada doble, porque cada transacción del negocio afecta dos o más cuentas. Por ejemplo, una venta aumenta el efectivo o las cuantas a cobrar, pero reduce el inventario. Una cuenta puede ser de efectivos, inventario, cantidades que se deben (cuentas a pagar), o que se nos deben (cuentas a cobrar), etc. Las cuentas se organizan en categorías llamadas activos circulantes o fijos en un lado de la página, y pasivos en el otro lado. El pasivo y el Activo siempre debe estar en balance, de aquí el nombre de hoja de balance. Supongamos que un negocio se empezó con los ahorros de su dueño, una suma de $100.000. El estado de contabilidad sería algo así: ACTIVO Efectivo $ 100.000 PASIVO Capital Contable $ 100.000 Luego el dueño decide comprar mercancías y compra $ 50.000 en mercancías (inventario); paga solamente $ 25.000 en efectivo (esto reduce el efectivo en $25.000) y se compromete a pagar los otros $ 25.000 en treinta días (creándose una nueva cuenta a pagar), que se coloca bajo la categoría de pasivo . Ahora el estado de contabilidad sería así: ACTIVO Efectivo Inventario TOTAL $ 75.000 $ 50.000 $125.000 PASIVO Cuenta a pagar $ 25.000 CAPITAL CONTABLE $100.000 TOTAL $125.000 El estado de contabilidad está en balance con los $ 25.000 que se deben al vendedor, puestos bajo el pasivo, ya que deben pagarse en un período específico de tiempo, menor de un año. El activo Circulante lo forman los reglones que pueden convertirse en efectivo dentro de un año. Bien, supongamos ahora que el dueño compra un local por $100.000, dando como adelantado $ 25.000 y tomando una hipoteca con un valor de $75.000. Ahora el estado de cuentas se parecería a éste: (observe que se han añadido dos cuentas nuevas, una llamada “deudas a largo plazo”, ya que se debe pagarse en un período de tiempo mayor de un año, y la segunda cuenta llamada “activos fijos”) Activos Circulante Efectivo Inventario $50.000 $ 50.000 Total Activos Circulante $100.000 Total Pasivos Activo Fijos Local $ 100.000 Pasivos Cuentas por Pagar Deuda a largo plazo Hipoteca $ 25.000 $ 25.000 $ 75.000 Total Activo Fijos $ 100.000 Total Deudas a largo plazo $ 75.000 Capital Contable $ 100.000 Total $ 200.000 Total $ 200.000 Al hacerse alguna venta el inventario disminuye y el efectivo aumenta; si se hacen ventas a crédito, será necesario agregar una cuenta nueva, llamada “cuentas a cobrar”, debajo de activos Circulante. Supongamos que $20.000 de inventario se vende por $ 25.000 ($15.000 se paga al contado y $10.000 a crédito) El estado de contabilidad sería así: ACTIVOS Activos Circulantes Efectivo Cuentas por Cobrar Inventario PASIVOS Pasivos Corrientes $65.000 $10.000 $30.000 Total de Activos Circulantes $105.000 Activos Fijos Local Total de Activos Fijos Total $100.000 $100.000 $205.000 Cuentas a pagar $25.000 Total de Pasivos Deuda a Largo Plazo Hipoteca $25.000 $75.000 Total de deudas a Largo Plazo $ 75.000 Comienzo del Capital Contable $100.000 Utilidad Bruta $ 5000 Capital Contable Final $ 105.000 Total $ 205.000 Note que las transacciones del negocio afectaron a tres cuentas en el lado de los activos en el estado de contabilidad , una cuenta (inventario) disminuyó, la cuenta del efectivo aumentó y se agregó otra cuenta, las Cuentas a Cobrar así que el total no cambió. Recuerde siempre que el estado de contabilidad es como una “ Foto instantánea “ del estado de un negocio o empresa en cualquier momento dado. Si requiere más información sobre “Como comprender los estados financieros de su Empresa” consulte la sección PROMER RESPONDE, visitando nuestra página: http://www.promer.cl