Centros de documentación y archivos de empresas

COMPAÑÍA INTERNACIONAL
TA KIO WASS
Grado de automatización de los procesos.
Problemas
• Utilizan diferente software para cada actividad de la compañía
• No todos los departamentos tienen el mismo nivel de automatización
• Barcelona y Madrid usan diferente software y los diseños de los documentos también son diferentes lo q
provoca la difícil distinción entre documentos que realizan la misma función.
Soluciones
• Usar el mismo software para todos los procesos
• El nivel de automatización también debe ser el mismo para evitar problemas de distinción de documentos.
• Unificar los diseños de los documentos para que se puedan distinguir a simple vista.
Grado de coordinación entre las unidades departamentales
Problemas
• No hay una comunicación fluida entre los diferentes departamentos lo que provoca numerosos retrasos y
acumulación de trabajo
• No hay un departamento que estudie los anteriores problemas y proponga soluciones
• la unidad de ingeniería I+D ubica algunas de sus secciones en Barcelona y el resto en Madrid.
• Rivalidad entre los centros de Madrid y Barcelona
• Dificultad de accesos a los documentos
Soluciones
• Creación de un departamento específico para presentar los:
• problemas
• soluciones de las diferentes unidades
• Establecer procesos normalizados de trabajo
• Ubicar la Unidad de ingeniería y I+D en una sola zona, preferiblemente Madrid que es dónde se
encontraba anteriormente
• Normalizar el derecho de acceso entre los diferentes departamentos tanto de Madrid como de
Barcelona
• Considerar a la plantilla de ambas ciudades como un mismo equipo, con la consiguiente movilidad y
coordinación.
1.CENTRO DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO: SITUACIÓN EN ESPAÑA
1.1 Depósitos
Madrid: la sede de la compañía está en al avenida de América situada en el último piso del edificio
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−Problemas
Mezclan documentos activos y planos antiguos.
−Soluciones
Crear un archivo específico para cada tipo de documentación lo que ahorraría costes en el local ya que
éste está situado en una zona muy céntrica de Madrid con el consiguiente aumento de costes.
Azuqueca: situada a 40 km de Madrid y sin instalaciones de archivo
−Problemas
• Los empleados deben desplazarse hasta aquí cuando quieren consultar cualquier tipo de documento.
2. Al carecer de instalaciones de archivo los documentos pueden deteriorarse.
−Soluciones
• diferenciar entre documentación activa y semiactiva.
• apropiar las instalaciones del archivo como indicaremos posteriormente.
Barcelona: dispone de archivos de oficina y de documentos generados por la unidad de ingeniería e
I+D.
−Problemas
Falta de espacio para los archivos de oficina puesto que la mayoría lo ocupan los documentos de I+D.
−Soluciones
Trasladar los documentos de I+D al archivo correspondiente.
• Fondos
−Problemas
• Documentación sin organizar
• No se sabe con certeza cual es el volumen documental del archivo
• Se conservan prácticamente todos los documentos
• No hay una política clara de expurgo
• La recuperación de los documentos a veces resulta imposible.
• Apilamiento documental.
−Soluciones
• Catalogar los documentos según como vayan llegando a nuestro centro, de esta manera los tendríamos
todos organizados y sabríamos con certeza el volumen de nuestro archivo
• Hacer un muestreo de nuestros documentos, esta es una solución intermedia que reduce el volumen
documental sin necesidad de eliminarlos totalmente. Para hacer nuestro muestreo podemos utilizar
diferentes métodos:
♦ Método ejemplar: conservar uno o varios ejemplares de una determinada tipología.
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♦ Método cualitativo: se trata de elegir aquellos que se consideren más importantes.
♦ Método sistemático: se establece unas pautas de tipo alfabético o numérico para seleccionar
los documentos
♦ Crear una política clara de expurgo
♦ Distinguir a la hora de instalar los documentos entre: activo, semiactivo e inactivo.
Categorías Documentales
−Problemas
♦ La documentación que se procesa tiene una tipología heterogénea
♦ Los instrumentos descriptivos ( thesauros)están sin normalizar.
−Soluciones
♦ Crear una tipología diferente para diferentes unidades documentales; por ejemplo: la
documentación administrativa estaría encabezada en rojo y la documentación técnica en verde
♦ normalizar los descriptores.
♦ Niveles de Archivo
−Problemas
♦ En el archivo histórico se conservan todos los planos de las obras desde la creación de la
empresa
♦ En Azuqueca se recogen los documentos semiactivos e inactivos sin una persona que este a
cargo de valorar y organizar la documentación.
♦ En la Avenida de América se acumulan los ficheros activos y semiactivos
♦ la consulta de los documentos es libre para todos empleados sin ningún tipo de restricciones
de acceso a la información
♦ En Barcelona los documentos activos y semiactivos no están diferenciados y el espacio es
insuficiente, tampoco hay un archivero que especifique como organizar esta documentación
−Soluciones
♦ Hay q elaborar una normativa clara para valorar los documentos que se deben conservar
según establecen un calendario de conservación :
◊ Valoración: en ésta fase del tratamiento archivístico determinamos los valores
primarios y secundarios.
◊ Creamos una comisión de valoración, que debe d contar con:
⋅ Asesor jurídico
⋅ Especialista financiero
⋅ Representante de la unidad administrativa que crea el documento
⋅ Historiador
⋅ Archivero.
Esta comisión valorará que documentos se deben conservar atendiendo a sus
valores administrativo, legal, testimonial, e informativo
⋅ Aplicar las leyes necesarias para consultar la documentación sin poner en
peligro los secretos oficiales de la empresa. La sede de consulta debe de estar
en la planta baja y la capacidad de esta dependerá del volumen de los fondos
y del nivel de investigadores, debiendo calcularse para cada investigador un
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espacio mínimo de 5 metros cuadrados.
Las mesas no deben tener cajones. Al ser un lugar donde se consultan
documentos la iluminación tanto natural como artificial debe de ser mas
intensa.
Las sillas o sillones deben ser cómodos, con respaldos altos y es obligatoria
la utilización de atriles para evitar el deterioro de los planos
⋅ diferenciar entre documentos activos, semiactivos y catalogarlos nada mas
crearlos para poder recuperarlos y trasferirlos adecuadamente.
⋅ Funciones del centro de documentación y archivo
−Problemas
⋅ Las funciones son de carácter informativo y documental con ausencia de
normalización
⋅ no hay un método de trabajo regulado
⋅ no tienen buenas relaciones con el centro del que depende
−Soluciones
⋅ Establecer un método claro de trabajo que este debidamente normalizado,
dada la gran importancia que esta sección tiene para el óptimo
funcionamiento de la empresa.
⋅ no hay una solución clara para acabar con los problemas que puedan tener
entre sí los empleados; proponemos que haya una movilidad de puestos para
que non exista rivalidad dado que así todos los empleados se identificarían
con el resto de las secciones de la empresa.
⋅ Tratamiento técnico de la documentación
Clasificación de los documentos
−Problemas
⋅ Usan una triple codificación entre departamentos: materia productor y cliente
−Soluciones
⋅ Usar el mismo sistema de codificación para todos los departamentos de la
empresa, esto facilitará la recuperación de documentos y la coordinación
entre sus secciones
Organización de los Planos de obra.
−Problemas
⋅ Se guardan todos los planos desde la creación de la empresa
⋅ Hay una mezcla entre planos en papel y en microfilm
⋅ Los planos se recuperan por cliente y a la vez por obra
⋅ Encontramos los planos enrollados en 100 planos lo que provoca una pésima
conservación y perdida de tiempo al intentar encontrar uno determinado entre
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los 100.
⋅ No se vuelven a guardar después de la consulta lo que provoca extravío de
planos.
−Soluciones
⋅ Después de haber elaborado un comité de valoración (descrito
anteriormente)decidimos que documentos se deben conservar y cuales se
deben destruir a través de la elaboración de unas reglas de conservación que
se crean a partir de:
• Información recopilada en el expediente de la comisión
• Aportaciones individuales de los miembros de la comisión
La comisión de valoración determina los periodos que deben pasar
los documentos en cada archivo hasta su conservación total o
destrucción.
• Digitalizar todos los planos de obra
• Recuperar los planos por cliente o por obra, nunca mezclados
• debemos utilizar planeros para documentos que escendan de las
medidas tradicionales lo que dificultará su instalación en las
estanterías, los podemos instalar mediante dos sistemas:
♦ sistema horizontal: es la instalación tradicional y consiste en
un módulo metálico con cajones superpuestos para alojar
dentro de los cajones de forma horizontal un número
determinado de planos, no se deben de incluir demasiados
planos en un mismo cajón para evitar que tengamos que
meter y sacar toda la documentación cada vez que queramos
consultar uno, lo que implicaría una perdida de tiempo y la
destrucción de los mismos.
♦ sistema vertical: este sistema lleva una especie de púas o
peines a los que se punzan los planos para que estos queden
colgados.
• Todos los planos una vez consultados deben de ser guardados en su
lugar de almacenamiento.
Organización de los informes técnicos
−Problemas
1. Los informes no están microfilmados por completo, solo una parte
de ellos
2. Los informes técnicos se ubican en cajas de 10 cm
3. La documentación una vez utilizada no es ordenadada
−Soluciones
1. Microfilmar todos los informes
2. Poner los documentos en cajas de menor espesor de manera que al
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igual que los planos no se deterioren y su recuperación sea más
rápida para los usuarios
3. Ordenar la documentación en su lugar de origen una vez utilizada
y siguiendo los criterios archivísticos anteriormente normalizados
Organización de las facturas e información de suministradores
−Problemas
1. La información de los suministradores se guarda en carpetillas.
−Soluciones
1. Digitalizar estos documentos.
Otros documentos y carpetas
−Problemas
1. Cada departamento genera un tipo de documentación sobre la que
no hay un control estricto.
• las carpetas se transfieren de una sección a otra sin que sean
procesados
−Soluciones
1. Establecer un tipo de documentación para cada función que este
debidamente regulada
2. Cuando se trasfiera documentos de un archivo a otro se debe
especificar el tiempo que van a estar en ese archivo y el tratamiento
que se les debe dar.
Descripción−recuperación de la documentación
−Problemas
• Parte de la documentación de referencia se encuentra en distintas
bases de datos y no siempre bajo el mismo software.
• Inmensa dificultados en el proceso de recuperación de documentos
• El expediente completo de una obra puede estar referenciado en
diferentes instrumentos de descripción−recuperación. Esto provoca la
ralentización en los procesos de búsqueda
• El sistema de préstamo no está normalizado, ni se lleva en el archivo
de manera sistemática.
−Soluciones
1. Almacenar toda la información de referencia en una misma base
de datos para poder realizar una mejor recuperación
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2. Que cada expediente completo se encuentre únicamente en un
instrumento de descripción, de esta manera el proceso de búsqueda
se realizará de una forma más rápida.
3. Normalizar y sistematizar el sistema de préstamo.
Valoración y selección de la documentación.
−Problemas
1. No existen procedimientos de valoración de la documentación
normalizados, ni instrumentos de control dervados.
2. El sistema de transferencia no está normalizado, la descripción de
la documentación transferida se hace de forma general.
− Soluciones
Trasladar los fondos de una etapa a otra cuando disminuyen sus
valores administrativos en función del calendario de conservación.
Realizar la transferencia mediante una relación de entrega,
documento donde se formaliza.
Acceso y recuperación de copias
−Problemas
1. La mayor parte de los documentos son accesibles a toda la
plantilla de la unidad productora, su control no se lleva de forma
estricta
2. Carece de medidas de seguridad en los depósitos
−Soluciones
1.Existan medidas restrictivas para la consulta de documentos según
la ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas
y del procedimiento administrativo común:
− El derecho de acceso de los ciudadanos:
♦ Ciudadanos en general:
Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a otros
documentos de los archivos administrativos, siempre que tales
expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha
de la solicitud
♦ Ciudadanos interesados en el procedimiento
A conocer en cualquier momento el estado de tramitación de los
procedimientos en los que tenga la condición de interesados y
obtener copias de documentos contenidos en ella.
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− El procedimiento de acceso
♦ Petición individualizada
De los documentos que desee consultar:
• Particulares: el acceso a los documentos se realiza mediante
obtención de copias o certificados de los mismos.
• Petición genérica: el acceso a los documentos pude ser directa
siempre que se garantice la intimidad de las personas
⋅ Derecho a obtener copias y certificados:
El derecho de acceso conlleva a obtener copias o certificados de los
documentos, siempre que sea autorizada por la administración, previo pago
• Limitaciones al derecho de acceso
♦ Documentos que afecten a la intimidad de las personas, salvo
los afectados.
♦ Documentos de carácter nominativo, salvo titulares y
terceros.
⋅ Recursos Humanos
−Problemas.
Carencia de un archivero en la delegación de Barcelona que se traslade a la
delegación de Madrid de forma temporal para organizar la documentación del
archivo.
−Solución.
Contratar a un diplomado en Biblioteconomía y Documentación con los
recursos necesarios para realizar las labores del archivos y que pueda
trasladarse de Madrid a Barcelona
1.7. Recursos Técnicos.
−Problemas
⋅ La máquina reproductora de microfilm del centro de documentacion y
archivo solo se usa como reproductora de la imagen, ya que no hay papel
para imprimir por su elevado coste.
⋅ Disponen de una red de área local (LAN) infrautilizada, pues si la
aprovecharan, no sería necesario imprimir muchos documentos, ya que
podrían ser transferidos a través de la red.
⋅ Tienen un equipo informático para la digitalizacion muy anticuado.
2. CONSIDERACIONES EN EL FUNCIONAMIENTO DEL CENTRO
DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO
⋅ Escasez de espacio para la documentación en la Avda. Madrid.
⋅ Los archivos están en diferentes formatos.
⋅ El crecimiento anual hace que sea imposible albergar todo en Madrid.
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⋅ La documentación que no va a ser muy consultada se translada a Azuqueca
de Henares.
⋅ Los archivos anteriores al 2000 no están digitalizados en gran parte.
⋅ Se necesita una solución para acceder con mayor rapidez a todo y no tener
que ir a Azuqueca a buscarlo.
2.1.2 Dispersión de fondos
⋅ Dispersión de la documentación en varios centros.
2.1.3 Variedad de soportes documentales
⋅ Material audiovisual: fotografías y cintas de video.
⋅ Los planos están disponibles en tres formatos distintos; digital, microfilm o
papel.
⋅ Hay una gran falta de espacio.
2.1.4 Condiciones de conservación
⋅ El archivo de la última planta del edificio de Madrid, sufre temperaturas
extremas. Esto altera la composición del papel, como el vegetal de los planos.
⋅ Los depósitos de Azuqueca tampoco están dotados de las condiciones
medioambientales necesarias.
⋅ Desconocimiento del centro de documentación y archivo
⋅ No hay coordinación entre la plantilla de la organización y el centro de
archivo
2.3 Relaciones externas del centro
⋅ Las relaciones de los distintos departamentos y de la sede de Madrid con la
delegación de Barcelona no son fluidas.
Propuestas de soluciones desde el 1.7− 2.3 por considerar que las soluciones
son comunes
El aparato de microfilm está siendo infrautilizado. Si consideran innecesaria
la compra de papel para imprimir, se debe encontrar otro modo más
económico para realizar esta tarea.
En lugar de microfilmar los documentos, tal vez sea una mejor opción la
digitalización de los archivos, y colgarlos en la red de área local (LAN). De
esta forma, serían accesibles cómodamente a todos los miembros de la
empresa; en caso de necesitarlos en soporte papel, podrían imprimirlos desde
su ordenador.
Así, además se le daría un uso adecuado a la LAN.
Tambien se solucionaría de esta manera el problema de rapidez en la consulta
y de escasez de espacio, puesto que al tener accesibles todos los documentos
mediante la LAN, no sería necesario mantener demasiados archivos en la
Avda. América; tan solo los documentos activos cuya consulta directa
pudiera interesar.
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Para llevar a cabo correctamente estas acciones, necesitaríamos la
actualización del equipo informático utilizado para la digitalización.
Un ejemplo podría ser:
• Procesador: Intel Pentium IV 1.7 GHz
• Memoria RAM: 256 MB
• Disco Duro: 40 GB
• Monitor 17"
Los problemas de almacenamiento de diferentes formatos, se resuelven con
los dispositivos adecuados.
Se debería hacer una valoración más exhaustiva de lo que hay que conservar
y lo que no. No se puede tener todo en Madrid, pero con la digitalización de
la documentación podemos transferir lo seleccionado al depósito y que los
trabajadores puedan acceder a él a través de la LAN.
Digitalizando los archivos fotográficos y de video, se ahorra gran cantidad de
espacio, en un CD−ROM se pueden almacenar horas de video y cientos de
fotografías.
Respecto al hecho de que los planos estén disponibles en tres soportes
diferentes;
• Microfilm: no necesaria su conservación, ya que la máquina
reproductora no se puede utilizar completamente.
• Digital: conservación, y a disposición de los trabajadores en la LAN.
• Papel: se realizará una valoración de lo que hay conservar en los
depósitos de Azuqueca, salvo los que sean activos y vayan a ser
consultados en original, no siendo suficiente su impresión digital,
que se conservarán en Madrid.
En cuanto al desconocimiento del centro de documentación, se deberán
publicitar los sevicios que ofrecen mediante tablones de anuncio o folletos.
Los trabajadores deben mantener una actitud responsable en su trabajo
independientemente de posibles malas relaciones.
La delegación de Barcelona debe tener acceso a la base de datos creada con
la documentación, y recibir toda la información o documentación que precise.
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