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Guía de cómo imprimir en color en la oficina
Cada vez son más las empresas que empiezan a utilizar la impresión en color, aunque
sigue habiendo preocupación por los costes y como controlar la impresión en color en
la oficina. Paul Rowntree, Director de Marketing Europeo en Canon Europa, nos
habla de la situación actual acerca de la impresión en color.
Color es el nuevo blanco y negro. Ya es oficial- Según IDC, en 2009, fabricantes
de impresoras distribuirán alrededor de medio millón de impresoras en toda
Europa, debido a varias razones. Una, es la bajada de precio de dispositivas de
color y como resultado, las empresas están mirando las posibilidades de
comprar para toda la empresa. Otra razón es que los fabricantes ahora ofrecen
impresoras de multifunción (MFPs) de alta calidad y alta velocidad que
permiten las empresas a racionalizar sus costes, realizando impresiones dentro
de la casa1.
Otra razón porque la impresión en color está creciendo en la oficina es debida al
impacto que puede tener en los clientes de una empresa. En la situación
económica actual, las empresas necesitan añadir valor y transmitir una imagen
seria y profesional para mantener una ventaja competitiva. Un informe o una
propuesta bien impresa y presentada pueden generar un mayor impacto
cuando una empresa intenta ganar un contrato o cuando quiere ofrecer una
imagen consistente a sus clientes. De hecho, el uso de color puede aumentar la
retención de una marca de hasta 70%, puede aumentar la lectura hasta en un
80% y reducir errores de hasta un 80%2.
Aunque el futuro de color es muy prometedor, no se trata de comprar un
dispositivo multifunción y dejar a que sus empleados impriman lo que les
apetezca y cuando quieran desde el momento de la instalación, esto solamente
supondría un aumento incontrolable de los gastos. Esta es uno de las razones
comunes por las que algunas empresas son reticentes a comprar un dispositivo
de color
Esencialmente, no es solo el MFP que impactará en los resultados finales, la
clave es como se usa y como se controla. Por ejemplo, impresoras capaces de
imprimir en color o capaces del "uso inteligente" del color, son una opción para
empresas, permitiendo a los usuarios solamente imprimir en color cuando lo
necesitan e imprimir el resto de los documentos en blanco y negro. Esta opción
asegura que los usuarios no siempre están imprimiendo en color un documento
que se puede imprimir en blanco y negro, un email por ejemplo, y que puede
resultar costoso.
Adicionalmente, para aquellas empresas que estén buscando comprar
dispositivos de color inteligente, existen soluciones de contabilidad de
documentos que permiten controlar y monitorizar producción e impresiones.
Dichas soluciones dan el control a la empresa y le permite gestionar las
impresiones debido a que la solución permite restringir acceso a ciertas
personas o establecer limites de impresión en color, por ejemplo, 15 - 20
1
The Strategic Introduction of Colour into the Office, Paul Withington, an IDC white paper
commissioned by Canon
2
Source case & company, Management Consultants, Bureau of Advertising, ‘Colour in Newspaper
Advertising’, Maritz Motivation, Southern Illinois
2
páginas por día. También existe la posibilidad de programar permisos para que
los empleados solo puedan imprimir en color a ciertas horas del día
¿Estrategia?
Control es la palabra clave, pero partiendo de un paso anterior, productos y
soluciones no significan nada si no hay una estrategia efectiva implementada.
En primer lugar, las empresas deben realizar una auditoría interna para ver
cuales son los productos necesarios en la empresa, y dónde. Luego, se puede
analizar qué tipo de MFP se requiere para satisfacer las necesidades del
negocio. Implementado una estrategia completa significa que las empresas
tendrán una visión más integral del uso de color, a la vez, que aportará la
información necesaria para elegir los productos y las soluciones de impresión
rentables que aporten un mayor retorno de la inversión.
Impresión por departamentos - el zoo humano
Como parte de la estrategia de compra, evaluar las tendencias y los hábitos de
impresión de color por departamento, es la clave. Dentro de una empresa, las
distintas áreas de negocio tendrán distintas necesidades de impresión.
Reconocer este hecho y actuar sobre ello es crítico para asegurar la
implementación con éxito de un programa de impresión en color.
Actualmente, más y más departamentos dentro de una empresa imprimen en
color. De hecho, 95% de las empresas entrevistadas por IDC3 afirman que los
departamentos de Marketing y Relaciones Públicas ahora imprimen en color.
Les siguen el departamento comercial con un 75%, el departamento financiero
con 45% y un 40% de los entrevistados creyeron que se usa color en toda la
empresa. De entre todos los departamentos, los de Marketing y Relaciones
Públicas fueron vistos como los más avanzados en cuanto a impresión en color.
Hablando un poco menos en serio, cuando se realiza un estudio de las
necesidades de impresión de color de cada departamento, es interesante hacer
una comparación entre los trabajadores de una oficina y el comportamiento de
algunos animales! Según la psicóloga Donna Dawson4, algunos departamentos
muestran características parecidas a animales que puede ayudar a las empresas
a tomar a una decisión acerca de que impresora y qué solución comprar. En
general en las Divisiones Comerciales reconocen la importancia del color y de
hecho lo usan siempre que les es posible, tendiendo a utilizarlo incluso cuando
trabajar en blanco y negro sería suficiente. Son parecidos a guepardos siempre
mirando el premio pero no siempre conscientes de lo que está ocurriendo a su
alrededor. Esto significa que imprimen en color cuando blanco y negro sería
suficiente. Para este departamento, le convendría tener una solución de gestión
de documentos o un dispositivo MFP de color inteligente
Según IDC, los dos departamentos que se controlan más con el uso de color son
el departamento financiero y los miembros del equipo de marketing. El
departamento financiero usa el color con moderación, pero de un modo eficaz,
completamente conscientes de los gastos para el negocio. Este grupo son
parecidos a pandas, con tendencia a ser conservadores, cuidadoso y muy
3
4
IBID
The Human Zoo – Anthropology at Work, Donna Dawson
3
conscientes del entorno alrededor. Miembros del equipo de marketing saben
como sacar el mejor provecho de los recursos y usan el color de un modo
eficiente dentro de la empresa. En este sentido, según Dawson, son como
chimpancés. Los chimpancés han evolucionado a ser los buscadores de
alimentos más inteligentes en el reino animal, tal como el equipo de marketing
se ha convertido en el grupo de usuarios más avanzado en cuanto a las
funcionalidades de color
Las empresas necesitan entender cómo los distintos usuarios tienen distintas
necesidades y luego adaptar su estrategia como corresponde. Las recompensas
son obvias. Una empresa entrevistado por IDC redujo sus costes hasta en un
70%, ahorrando más de 500.000 €. No obstante, una visión humorística de la
antropología de una organización típica, y el zoo humano por dentro, ayudaría
a las empresas a entender mejor los retos que las empresas deben afrontar
cuando quieren definir e implementar una estrategia de impresión. No se trata
de ser el rey de la jungla, se trata como la evolución y la implementación de
soluciones son beneficiosas para todos.
La implementación de un programa de estrategia de color, permitirán a una
empresa obtener el máximo rendimiento de la impresión en color, que a su vez,
asegurará no solo un buen retorno de inversión pero también unos
documentos de alta calidad que causan un elevado impacto, y que pueden
ayudar a captar negocio y ahorrar en costes externos como outsourcing. El
color puede ser muy efectivo y como es el futuro de impresión en la oficina, las
empresas pueden tener la certeza que es una compra crítica para el negocio.
Lo que hay que hacer y lo que hay que evitar con el uso de color
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Instalar hardware y software adaptado a los requisitos de cada
departamento. Algunos departamentos no necesitan color
entonces ¿por qué gastarlo? Otros departamentos necesitan color
para poder realizar su trabajo.
Hay que asegurar que los empleados están formados. Entender las
herramientas de diseño que tienen disponibles y la capacidad de
producción que les permitirá lograr sus objetivos de una manera
eficaz y con un mayor
Informar a los empleados de las bases de un buen diseño. Usar
color bien o nada. Hay que ser consistente, no arbitrario
No desperdicie color. No tiene sentido crear un documento en color
y luego hacer copias en blanco y negro. Si merece la pena crear un
documento en color, merecer la pena imprimirlo en color.