GEV se acerca a la visión de la oficina sin papel GEV Distribución

GEV se acerca a la visión
de la oficina sin papel
GEV
Distribución
GEV - Case Study
GEV se acerca a la visión
de la oficina sin papel
Descripcióngeneral
GEV,empresaradicadaenOberndorf,
cercadeSalzburgo,especializadaen
repuestosparacocinascomerciales,
trabajaconrepuestosdemásde450
fabricantesymantieneentodomomento
uninventarioquesuperalos50.000
artículos.Laempresaconstituyeeleslabón
críticoentrelosproveedores,lasempresas
deserviciosylaspropiascocinas,yasean
instalacionesdecateringprofesionalo
instalacionessocialesosanitarias.Los
clienteslocalizanlapiezaqueprecisana
travésdelcatálogoimpresodeGEVoenla
tiendaonline,enlaqueimágenes,dibujos
ydatostécnicosfacilitanelprocesode
búsqueda.GEV,quetieneelobjetivode
atenderel97%delospedidosenelmismo
día,envíaunamediade240paquetesde
piezasaldía,loquegenera3500facturas
deventayalbaranesalmes,altiempo
quegestionaalrededorde300facturas
entrantesalmes.
Estemodelohageneradounenorme
volumendedocumentación,loque
estabaprovocandoqueelsistemade
gestiónmanualdedocumentosdela
empresaexigieradedicarmuchotiempo
simplementeabuscarinformación.La
empresaacudióaCanonenbuscade
unasoluciónamedidaquemejorarasu
eficaciayaumentarasuproductividad.La
visióndeunaoficinasinpapeldelDirector
Generalsehahechoahorarealidady,
en2012,todaladocumentacióndela
empresacorrespondientealejerciciofiscal
2011sehaenviadoalasesorfiscalenuna
solatarjetadememoria.
Enposdelaoficinasinpapel
La extensa gama de productos de GEV
y su oferta de servicio en el mismo día
plantea diversos retos organizativos. Con
un equipo de tan solo siete personas, es
imprescindible que el personal pueda
centrarse en el núcleo del negocio y no
tenga que perder un tiempo valioso en
buscar documentos. Friedrich Staller, Director
General , supervisa constantemente el flujo
de trabajo de su equipo y observó que la
gestión y el procesamiento manuales de
los documentos se estaba convirtiendo un
aspecto cada vez más oneroso de la actividad
“Tambiénesposibleacceder
atodoslosdatosdeforma
remota,demaneraque
puedoconsultarlosdatosde
micuentainclusocuandono
meencuentroenlaoficina.”
diaria de su equipo, dado que los empleados
dedicaban hasta cuatro horas a la semana
simplemente a buscar información. Cuando
Staller calculó que ello suponía el 10% de las
horas de trabajo del equipo, quedó patente
la necesidad de contar con una solución
electrónica de procesamiento de pedidos y
gestión de facturas.
De hecho, Staller llevaba ya nueve años
luchando con este problema y había estado
investigando diversas soluciones de gestión
del flujo de trabajo durante ese período. A
pesar de haber probado diversas soluciones,
no encontró ninguna que satisficiera sus
necesidades operativas específicas. “Mi
objetivo a largo plazo era la oficina sin papel”,
rememora, “para procesarlo y archivarlo
todo electrónicamente y dejar de imprimir
correos electrónicos innecesariamente.”
Estos objetivos estaban motivados por la
necesidad de mejorar la productividad y la
eficiencia, algo que Staller sabía que podía
lograrse permitiendo que cualquier empleado
pudiera acceder y recuperarla la información
necesaria para su tarea específica.
La frustración originada por su infructuosa
búsqueda de una solución ayudó a Staller
a precisar sus criterios. El resumen de lo
que estaba buscando lo suscribirían, sin
duda alguna, muchas otras PYMES. “Quería
algo sólido, fácil de usar y que se adaptara
a nuestras necesidades. Hay disponibles
numerosas soluciones bien diseñadas, pero
para una pequeña empresa como la mía con
siete empleados, resultaría imposible llegar
a amortizar algunas soluciones de gestión de
documentos.”
Encontrarelencajeperfecto
Staller acudió a Canon en busca de
asesoramiento y Canon recomendó un
sistema de flujo de trabajo a medida que
incorporara gestión mejorada de procesos
empresariales (por ejemplo, procesamiento
de facturas) apoyada en la plataforma
Document Management de Canon. Tras
revisar la solución, se sintió aliviado de haber
encontrado una solución modular y con
posibilidades de ampliación a escala que creía
que podría integrarse de forma armonizada
en su modelo de negocio. GEV contaba
con un sistema ERP (Enterprise Resource
Planning) que integra la información de
gestión interna y externa en toda la empresa
y que abarca la gestión financiera, contable,
de fabricación, ventas, servicio y relaciones
con los clientes. Ello suponía que la solución
seleccionada debía encajar a la perfección con
el sistema ERP, lo que Staller confirma que se
logró fácilmente.
Desde la implementación de la solución de
Canon, todos los documentos creados en el
sistema ERP se envían automáticamente al
archivo electrónico con sus correspondientes
etiquetas en los documentos para facilitar
su identificación y recuperación. No se
requiere la intervención del personal, ya
que los archivos de comandos se ejecutan
automáticamente en segundo plano,
desencadenados por el comando ‘print’ y,
una vez que se ha creado un documento,
puede buscarse fácilmente por diversos
criterios. Como resultado, la solución
ha aumentado la velocidad a la que los
empleados de GEV acceden a los documentos
que necesitan, lo que genera un ahorro
en términos de productividad y eficiencia.
También ha mejorado la seguridad, dado que
los usuarios de los documentos ahora pueden
establecer derechos de acceso para carpetas
y documentos. Asimismo, ya no es necesario
conservar duplicados de los documentos, ya
que ahora puede accederse a ellos en un
solo lugar.
Explica que “era vital que la solución
Document Management de Canon y
nuestro sistema ERP funcionaran de forma
armonizada. El sistema ERP resulta crítico
para funciones empresariales como la
contabilidad, y la solución de gestión de
documentos me ha ayudado a resolver
algunas de las limitaciones del sistema ERP.”
“Por ejemplo, si un cliente olvida consignar
la referencia de pago de una transferencia
bancaria, estos pagos solían ir a una
cuenta especial que posteriormente tenía
que filtrar de forma manual, un proceso
extremadamente laborioso. En el sistema
ERP, resultaba prácticamente imposible
localizar todas las facturas sin cobrar por un
importe específico; sin embargo, desde la
implementación de la solución de gestión de
documentos, puedo localizar los documentos
correctos en cuestión de segundos. Otro
ejemplo es el procesamiento de las notas
de abono abiertas. Generar una lista en el
sistema ERP solía ser un quebradero de
cabeza, mientras que ahora solo tarda unos
segundos. Además, también es posible
acceder a todos los datos de forma remota, de
manera que puedo consultar los datos de mi
cuenta incluso cuando no me encuentro en
la oficina.”
Con una formación mínima, Staller fue
capaz de configurar sus propias categorías
de archivado y también ha importado
siete años de historial de datos de GEV al
sistema de gestión de documentos, con la
confianza de que el sistema cumplía todos
los requisitos exigidos por las autoridades
fiscales. La solución también está ayudando a
GEV a encontrar fácilmente correspondencia
de correo electrónico relacionada con
documentos mediante el empleo de reglas
GEV - Case Study
para archivar toda la correspondencia
directamente en el sistema de gestión de
documentos, de nuevo permitiendo que los
empleados de GEV ahorren tiempo.
La función de escaneado y el motor de
reconocimiento óptico de caracteres
(OCR) incluidos en la solución permiten el
almacenamiento de albaranes y facturas
como archivos aptos para búsquedas, lo
que Staller afirma que ha ayudado a GEV
a optimizar los procesos de la empresa.
“Tenemos configurados dos perfiles de
escaneado en nuestro escáner, uno para
documentos a una sola cara y otro para
documentos a doble cara. Eso esto todo: el
sistema se encarga del resto, empleando
búsqueda de texto libre para reconocer los
campos más importantes de las facturas y los
albaranes de entrega, antes de etiquetarlos y
archivarlos automáticamente en la categoría
correspondiente.”
Las facturas entrantes también se escanean
o importan y, posteriormente, los datos
se capturan empleando el elemento de
procesamiento de facturas de la solución de
Canon. Los nombres de los proveedores se
reconocen automáticamente y los datos clave
se introducen automáticamente en el sistema
antes de que sean comprobados, mediante
OCR y el conjunto de reglas de la solución, y
posteriormente validados por un empleado.
Como resultado, todas las facturas de
proveedores, ya estén impresas o en formato
electrónico, pueden registrarse y transferirse
automáticamente al sistema de gestión de
documentos, con una intervención mínima
solo necesaria en el caso de que una factura
no cumpla las reglas de la solución.
Ahorrodetiempoypapel
Según Staller, algo más de un año después,
el tiempo dedicado a las búsquedas de
documentos se ha reducido a tan solo el
2% de la capacidad de trabajo del equipo, lo
que supone una reducción del 80%. Staller
explica: “La productividad ha aumentado
enormemente como resultado de esta
reducción, y los pedidos se registran en
los libros en un plazo máximo de dos días
laborables.” Teniendo en cuenta este ahorro
tangible en tiempo (equivalente a las
horas de trabajo de un empleado a tiempo
completo) Staller estima que la solución se
ha amortizado en menos de 12 meses. De
hecho, su confianza en Canon es tal que ha
invertido posteriormente en una solución para
enlazar el almacén de GEV con la solución
de gestión de documentos, lo que facilita la
integración del flujo de trabajo.
La drástica reducción en el tiempo dedicado
a búsquedas también ha permitido mejorar
el servicio al cliente y atender las consultas
de estos en segundos en lugar de horas.
Asimismo, Staller reflexiona sobre algunos
ahorros de costes no previstos que se han
logrado gracias al nuevo sistema. “Los 5000
envíos de paquetes mensuales generan
pilas de albaranes que solíamos archivar en
formato impreso, con lo que llenábamos
nada menos que 16 archivadores de anillas
al mes. Ocupaban un espacio enorme y ahora
podemos eliminarlos, por lo que estamos un
paso más cerca de esa visión utópica de la
oficina sin papel”
“EnelsistemaERP,resultaba
prácticamenteimposible
localizartodaslasfacturas
sincobrarporunimporte
específico;sinembargo,
desdelaimplementación
delasolucióndegestiónde
documentos,puedolocalizar
losdocumentoscorrectosen
cuestióndesegundos.”
“La productividad ha aumentado
enormemente como resultado de esta
reducción, y los pedidos se registran
en los libros en un plazo máximo de dos
días laborables.”
Friedrich Staller Director General
GEV
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