VENTAS Bago

Universidad de Buenos Aires – Facultad de Ingeniería
Circuito de Ventas
1
Universidad de Buenos Aires – Facultad de Ingeniería
Cursograma
Cliente
Administración
Vendedor
Créditos
Almacenes
Contaduria
de ventas
O.C
2
1
0
1
F.C
L.P
L.A
2
N.P
0,1
N.P
O.C
2
1
0
N.P
1
2
0
R
FS
0
NP
1
1
1F
3
FCC
FC
5
0
2
3
6
2
1
F
0
1
1
2
No
2
Si
No
3
2
2
3
Si
N.Rech
Tiene
0
No tiene
1
Producción
N.P
1
3
1
NP
4
0
F
4
N.P
0
0
N.Rech
1
R
4
0,1,2
3
F
3
1
2
1
5
3
1F
R
R
2
1
0
3
Cobranzas
F
2
5
1
R
1
3
1
Registra
la venta
1
N.Rech 1
2
1F
R
NP
2
R
0,1
0,1
1F
R
5
2
F
F
4
2
FV
Pagos
1
4
4
4
N.P R
2
3
NP
2
6
2
2
Universidad de Buenos Aires – Facultad de Ingeniería
Manual del Cursograma
REFERENCIAS
Emisión de Documento
1.
2.
3.
4.
5.
OC (0,1): El cliente emite Orden de Compra original y copia.
NP (0, 1, 2): El vendedor emite Nota de Pedido por triplicado.
N.Rech (0, 1): Créditos emite Nota de Rechazo por duplicado.
R (0, 1,2): Almacenes confecciona Remito original y dos copias.
F (0, 1, 2,3): Contaduría emite Factura original y tres copias.
Documentos
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
OC (0,1): Orden de Compra original y copia.
NP (0, 1, 2): Nota de Pedido original y dos copias.
N.Rech (0, 1): Nota de Rechazo original y copia.
NP (0): Nota de Pedido original.
R (0, 1, 2): Remito original y dos copias.
R (1F): Remito duplicado firmado.
F (0, 1, 2, 3): Factura original y tres copias.
Firma de documento
1.
2.
3.
4.
5.
OC (0, 1): El cliente firma la Orden de Compra original y duplicado.
NP (0, 1, 2): Vendedor firma la Nota de Pedido por triplicado.
N.Rech (0, 1): Créditos firma la Nota de Rechazo original y duplicado.
NP (0): Créditos firma Nota de Pedido original.
R (1): Cliente firma el remito por duplicado.
Distribución de documentos
1. OC(0, 1): Cliente distribuye Orden de Compra
 Original: Vendedor
 Duplicado: Cliente.
2. F(0, 1, 2): Contaduría distribuye Factura
 Original y duplicado: Vendedor.
 Triplicado: Créditos.
Control
1. Cliente controla Remito con el pedido que hizo.
Circuito no relevado
1. Circuito no relevado de Producción.
2. Circuito no relevado de Pagos.
3. Circuito no relevado de Cobranzas.
Archivo definitivo
1. FREC (1): Créditos archiva definitivamente duplicado de Nota de rechazo.
2. NP (1): Administración de Ventas archiva definitivamente duplicado de Nota de
Pedido autorizada.
3. NP (2): Vendedor archiva definitivamente el triplicado de Nota de Pedido.
4. NP (0), R (2): Almacenes archiva definitivamente original de NP y triplicado de
remito.
3
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Operación
1. NP (0), N.Rech (0): Evalúa la mejor alternativa para las nuevas condiciones de
Venta.
2. NP (0): Vendedor recibe de Administración de Ventas la decisión que tomo este
sector acerca de las condiciones de venta. Se encargara de renegociar la venta
con el cliente.
Archivo transitorio
1. Administración de Ventas abre archivo transitorio
 LP: Lista de precios
 FC: Ficha de clientes
 FA: Ficha de artículos.
2. Créditos abre archivo transitorio
 FC: Ficha de Clientes
 FCC: Ficha Cuenta Corriente
3. Almacenes abre archivo transitorio
 FS: Ficha de Stock.
4. Vendedor abre archivo transitorio

FV: Ficha de Ventas.
Operación y Control
1. NP (0, 1): Administración de Ventas controla la Nota de Pedido con la Lista de
Precios, Ficha de artículos y Ficha de Clientes. Decide si autoriza o no.
2. NP (0): Créditos controla la Nota de Pedido con Ficha de Clientes y verifica que
el límite de crédito del cliente no supere el límite de crédito. Decide si aprueba
o no el crédito.
3. NP (0): Almacenes controla la Nota de Pedido con la Ficha de Stock.
4. Cliente evalúa aceptar las nuevas condiciones de pago.
Decisión
1. SI: Administración de Ventas envía Nota de Pedido original a Créditos y archiva
duplicado y triplicado.
NO: Administración de Ventas envía Nota de Pedido original y copia al
Vendedor.
2. SI: Créditos en señal de conformidad firma y envía a Almacenes la Nota de
Pedido
NO: Créditos emite Nota de rechazo por duplicado.
3. SI: Confecciona el remito y prepara la mercadería.
NO: Circuito no relevado de Producción.
Registro
1.
2.
3.
4.
5.
6.
R (1F): Administración de Ventas registra la venta en Ficha de clientes.
R (1F): Almacenes registra el remito en Ficha de stock.
F (2): Créditos registra factura en Ficha Cuenta Corriente.
F (0,1): Vendedor registra la factura en Ficha de Ventas.
F (3), R (1F): Contaduría realiza la registración contable con estos documentos.
NP (0): Vendedor corrige la Nota de pedido con las nuevas condiciones de
pago.
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Circulación de material
1. Envió de las mercaderías al cliente.
Conectores
1. Circulación de información desde el sector Vendedor hasta el cliente.
2. Circulación de formulario desde el Vendedor hasta que firma nuevamente la
NP.
DESCRIPCIÓN
1. El cliente emite una Orden de compra por duplicado y envía la original al
vendedor.
2. Al recibir la Orden de compra, el vendedor confecciona la Nota de pedido por
triplicado. El original y duplicado son enviados a Administración de Ventas, el
triplicado es archivado por el vendedor.
3. Administración de Ventas controla la Nota de pedido con la ficha de artículos,
lista de precios y ficha de clientes, verificando condiciones de venta. Si no la
acepta, envía la Nota de pedido al vendedor. Si la autoriza, el original es
enviado a Créditos y archiva el duplicado.
4. Créditos consulta en la ficha del cliente el saldo de deuda. En caso de que
exceda el monto de crédito disponible, emite una Nota de rechazo por
duplicado, y envía el original a Administración de Ventas y archiva el
duplicado.
5. Si aprueba el crédito firma la Nota de pedido y la envía a Almacenes.
Aclaración: La siguiente descripción corresponde al caso en que Créditos no
apruebe la Nota de pedido:
I. Cuando llega a Administración de Ventas la Nota de rechazo y Nota de
pedido original, este sector reconsidera la operación de venta,
evaluando la mejor alternativa sobre las condiciones de pago que
podrían ser, por ejemplo, saldo de deudas anteriores, pago anticipado
o entregas parciales de artículos. Una vez determinada las nuevas
condiciones de venta se lo informa al vendedor, además de remitirle la
Nota de pedido original.
II. El vendedor es quien renegocia estas nuevas condiciones de venta con
el cliente.
III. El cliente las analiza y si decide aceptarlas se lo informa al vendedor.
IV. Una vez que el vendedor es notificado sobre la aceptación de las
nuevas condiciones pasa a corregir la Nota de Pedido y vuelve el
formulario a Administración de Ventas.
6. Almacenes controla la Nota de pedido con la Ficha de stock, si hay existencias
para satisfacer el pedido emite el remito por triplicado. Envía original y copia
junto con la mercadería al cliente.
7. Si no hay existencias, se solicitara a Producción (circuito no relevado) la
reposición de los artículos para después emitir el remito.
8. Al entregarle la mercadería y remito, el cliente controla este comprobante con
su Orden de compra y firma el duplicado de remito en señal de conformidad.
Para luego enviarlo a Administración de Ventas.
5
Universidad de Buenos Aires – Facultad de Ingeniería
9. Administración de Ventas en base el remito registra la venta en ficha de
clientes. Envía el remito a Almacenes y archiva definitivamente el duplicado de
Nota de pedido.
10. En Almacenes registran el remito conformado en la Ficha de stock. Envía a
contaduría el remito conformado y archiva definitivamente su triplicado y
Nota de pedido original.
11. Contaduría a partir del remito ya conformado, confecciona la factura por
cuadruplicado y la distribuye de la siguiente forma:
12. Original y duplicado: Vendedor
13. Triplicado: Créditos.
14. Créditos actualiza Ficha de Cuenta Corriente con el triplicado de factura.
15. Vendedor registra en Ficha de ventas la factura. Envía original y duplicado al
cliente.
16. Contaduría realiza la registración contable con el cuadruplicado de factura y
duplicado de remito para luego enviarlos a Cobranzas (circuito no relevado).
Formularios
REMITO
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MANUAL DEL FORMULARIO – REMITO
Nombre del Formulario: Remito
Objeto: Para el comprador: Comparar lo recibido con su Orden de Compra y con la
factura que luego recibirá. Para el vendedor: Una vez firmado el duplicado de remito
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por el cliente, tiene una constancia de que el comprador recibió conforme su pedido, y
en base a este formulario confeccionar la factura.
Carácter del documento: Externo
Número de copias: 3
Sector emisor: Almacenes
Sector Receptor: Cliente (Original), Cliente para que lo firme (Duplicado), Almacenes
(Triplicado)
Referencias
Campos que completa Almacenes:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Fecha de emisión
Nombre , apellido y domicilio del cliente
Situación frente al IVA. del cliente
Número de CUIT del destinatario.
Cantidad de artículos
Detalle de los artículos solicitados
Medio por el cual se envía la mercadería
Lugar y fecha de entrega del pedido
Campos que completa el cliente
9. Firma del cliente en señal de conformidad con respecto al pedido solicitado
10. Aclaración de la firma
Campos completados previamente
11. Datos del emisor (Nombre de la empresa, dirección, CUIT, Ingresos Brutos,
fecha de inicio de actividades, etc.)
12. Datos correspondientes a la imprenta que confecciono el modelo de formulario
13. Numero de remito
14. Numeración de los documentos impresos
NOTA DE PEDIDO
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MANUAL DEL FORMULARIO – NOTA DE PEDIDO
Nombre del Formulario: Nota de Pedido
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Objeto: Formulario donde se transcribe los requerimientos del cliente al formato con el
que se maneja la empresa. Una vez que el vendedor completa este documento circula
por los distintos sectores del circuito de Ventas para que cada sector analice los datos
que le corresponda manejar.
Carácter: Interno
Número de copias: 3
Sector emisor: Vendedor.
Sector receptor: Administración de Ventas (Original, Duplicado), Vendedor
(Triplicado).
Referencia
Campos que completa el vendedor
1. Fecha de emisión
2. Datos del cliente
3. Domicilio del cliente
4. Localidad
5. Provincia
6. Fecha de entrega del pedido
7. Orden de compra del cliente
8. Número de CUIT del cliente
9. Condición frente al IVA del cliente
10. Embalaje
11. Transporte
12. Lugar donde entregar el pedido
13. Código del articulo
14. Cantidad
15. Serie
16. Medida
17. Descripción del articulo
18. Precio unitario de cada articulo
19. Observaciones
20. Lista a la que pertenece el articulo
21. Condiciones de pago
22. Monto de bonificación
23. Firma del vendedor
Campos que completa Créditos
24. Firma del responsable de créditos como aprobación de la NP
Campos que completa Almacenes
25. Firma del responsable de Almacenes.
Campos completados previamente
26. Número de Nota de pedido.
FACTURA
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NOTA DE PEDIDO – FACTURA
Nombre del Formulario: Factura
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Objeto: Sirve como detalle de lo vendido para notificar la deuda y el plazo en que debe
pagarse, además se lo utiliza para registrar contablemente la venta, en el caso de ser a
crédito para actualizar la ficha de Cuenta Corriente.
Carácter: Externo.
Número de copias: 4
Sector emisor: Contaduría
Sector receptor: Vendedor (Original y Duplicado), Créditos (Triplicado), Contaduría
realiza la registración contable y luego envía a Cobranzas (Cuadriplicado).
Referencias
Campos que completa Contaduría
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
Fecha en que se emite la factura.
Nombre, apellido y domicilio del cliente.
Situación frente al IVA del cliente.
Número de CUIT del cliente.
Condiciones de venta.
Número de remito para el cual se emite la factura.
Cantidad de artículos.
Detalle de los artículos.
Precio unitario de cada artículo.
Importe.
Subtotal.
Impuesto.
Subtotal.
Porcentaje de IVA que se aplica al subtotal.
Porcentaje de IVA que se aplica al subtotal.
Importe neto a pagar.
Campos previamente impresos
17. Datos del emisor
18. Datos de la imprenta que confecciono el formulario
19. Número de factura.
20. Numeración de los documentos impresos.
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