Catalogación de documentos

TEORÍA E HISTORIA DE LA CATALOGACIÓN DE DOCUMENTOS
• Hacia una armonización internacional (en el ámbito de la catalogación).
A lo largo del siglo XX los investigadores viendo la enorme cantidad de información que se iba acumulando,
lo que algunos han denominado explosión documental, comienzan a preocuparse por la normalización de unas
normas para así poder tener el control de las publicaciones que existían en el mundo.
En 1926 se crea la Federación Internacional de las Asociaciones Nacionales de Normalización, mas conocida
por el nombre de ISA, y en 1947 se crea la Organización Internacional de Normalización conocida por ISO.
Estas organizaciones pretendían facilitar el tratamiento documental para llevarlo a cabo junto con otras
organizaciones se redactan unas normas en las que se consigue un mayor acuerdo internacional. Se propuso el
código ISBN (Número Internacional Normalizado de Libros) que mediante los datos externos del documento
permite su identificación, cada ISBN se compone de diez dígitos, divididos en cuatro partes que se separan
mediante un guión, la identificación es la siguiente:
• Indicador del grupo, país o área idiomática
• Indicador de la editorial
• Indicador del título
• Dígito de comprobación
En 1935 en el Segundo Congreso Internacional de Bibliotecas y de Bibliografías se plantea la posibilidad de
crear unas reglas catalográficas internacionales y uniformes, esta propuesta la lleva a cabo la IFLA y la
UNESCO.
En 1961, en la Conferencia de París, se llegó a un acuerdo los profesionales deben prestarle atención a los
encabezamientos lo que supuso el primer intento serio para llegar a un acuerdo internacional. Se creó un
programa denominado Control Bibliográfico Universal (CBU), un sistema mundial para el control e
intercambio de información que tiene su sede en la British Library, cada país debe registrar sus propias
publicaciones, con ello hacen una contribución nacional al sistema universal facilitando la obtención de datos
bibliográficos básicos.
La Bibliografía Nacional funciona como un instrumento de información práctico y proporciona información a
dos niveles distintos:
• Selección y adquisición. En este nivel se incluyen datos como el nombre del editor, precio....
• Identificación y referencia: suministro del registro bibliográfico completo.
Este programa puso en marcha dos objetivos: normalizar la Descripción Bibliográfica y unificar los principios
catalográficos a nivel internacional.
En España, concretamente en Madrid en el año 1952, se celebra el I Congreso Iberoamericano de Archivos,
Bibliotecas y Propiedad Intelectual se aborda el estudio de unas reglas unificadas para los países de lengua
española y portuguesa. En 1964 aparece la tercera edición reformada de las Instrucciones para la redacción
del Catálogo alfabético de Autores y Obras anónimas en las Bibliotecas públicas del Estado, su misión
consistía en que los libros fuesen encontrados sin dificultad por el lector, se introduce para ello la novedad de
encabezar las obras por el nombre del autor. Algunas novedades que se introducen son las siguientes:
• Encabezar la obra por el nombre más conocido del autor.
• Excluir de los encabezamientos de las obras anónimas el artículo, salvo que pueda producir confusión.
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• Encabezar las publicaciones de los gobiernos u otras entidades oficiales, por el nombre del país o del
territorio sobre el que ejercen su jurisdicción.
• Toda obra cuyo autor se oculte con un seudónimo debe ser catalogada bajo su apellido y nombre real
indicando una referencia al seudónimo, a no ser que sea más conocido por éste entonces se encabezará por
el seudónimo haciendo una referencia a su apellido y nombre real.
• Se da preferencia al título.
• Se distingue entre colecciones, obras en colaboración y series.
• Se implanta la ficha única, dejando sólo cuatro clases de fichas: principales, secundarias, de referencia y
analíticas.
En 1969 se celebra en Copenhague la Reunión Internacional de Expertos en Catalogación, en esta reunión se
pone en evidencia la necesidad de asegurar la normalización de estas informaciones bibliográficas a fin de
facilitar los intercambios entre países.
Se crearon las ISBD(M): Descripción Bibliográfica Internacional Normalizada (para monografías), presentado
por la IFLA en 1971. La primera edición oficial de las ISBD(M) se publicó en 1974.
Las ISBD son programas muy restrictivos que regulan la ordenación de todos los elementos que intervienen
en la Descripción Bibliográfica de manera que ocupen un lugar adecuado, siempre el mismo , y que estén
separados unos de otros por signos de puntuación muy precisos. Cada área, excepto la primera, va precedida
de un punto, espacio, guión largo, espacio, se trata de un lenguaje simbólico dirigido a facilitar la
comunicación internacional de información bibliográfica, la información se obtiene de la fuente principal, si
algún dato no se toma de esta área se pondrá entre corchetes.
• Década de 1970/1980: Revisión de códigos y Reglas de Catalogación nacionales.
Tras el éxito que supuso la creación de las ISBD, todos los países que no quisieran quedarse aislados tuvieron
que revisar y adaptar sus códigos y reglas nacionales.
En 1967 se publica la primera edición de las Reglas Angloamericanas pero había diferencia de opiniones entre
los dos comités.
En 1971, la IFLA comienza a publicar las distintas ISBD.
En 1978 se publica la segunda edición de las reglas Angloamericanas que incorporan las distintas ISBD para
la descripción de los distintos materiales. Por primera vez en estas reglas se da prioridad a la descripción de
cualquier tipo de documento: un libro, un disco..., pero también se preocupa de los encabezamientos. Es en
esta obra el autor es definido como una persona que tiene la responsabilidad principal del contenido
intelectual y artístico de una obra. En lo que atañe al concepto de entidad, la entrada de una obra se hará por
entidad cuando se den los siguientes puntos:
• Cuando tenga naturaleza administrativa y trate del propio organismo.
• Algunas obras legales y de carácter gubernamental.
• Obras que recojan el pensamiento colectivo de la entidad.
• Obras que recojan la actividad colectiva de una conferencia, expedición, investigación o cualquier
acontecimiento, dentro de la definición de entidad.
Las formas de los encabezamientos se harán por el nombre del autor tal y como figure en la obra.
Estas reglas terminan con cuatro apéndices y un índice. Los Apéndices están dedicados al uso de mayúsculas
en las entradas y en las distintas áreas de la descripción, a las abreviaturas más utilizadas en distintos idiomas
y la uso de los numerales.
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• España: homologación al marco internacional.
Para no quedar atrás España se plantea revisar la tercera edición reformada de las Instrucciones de 1964. En
1985 y 1988 se publican dos volúmenes de reglas de catalogación, estas reglas se ajustan por un lado a las
ISBD y por otro a las reglas Angloamericanas.
Estas reglas presentan el inconveniente de envío a epígrafes y subepígrafes y un exceso de apego a las reglas
angloamericanas que provocó fallos de traducción.
En 1995 aparece una nueve edición refundida y revisada que denominamos RCR, estas reglas tienen una
aceptación bastante amplia y son prácticas de manejar puesto que se tratan de un solo volumen. Debemos
destacar algunas modificaciones que se aportan en estas reglas:
• Atendiendo a su descripción bibliográfica destacaremos:
• Los relacionados con las fuentes de información.
• La concurrencia del título común y del título dependiente.
• Algunas cuestiones relacionadas con series y subseries.
• Algunas precisiones nuevas en relación con la fecha de publicación cuando falta una mención
explícita de la misma.
• Atendiendo a los encabezamientos destacaremos:
• Nuevas decisiones en la elección y forma de los encabezamientos en congresos y exposiciones,
colecciones.
• La determinación de encabezamientos en documentos con varios autores.
• Determinación del nombre de entidad en algunos casos.
La catalogación de un documento se plasma en una unidad bibliográfica, ficha dimensión o asiento
descriptivo. Cada unidad bibliográfica puede describir:
• Una obra completa.
• Partes de monografías, artículos o números monográficos de publicaciones seriadas.
• Todas las publicaciones seriadas que hayan cambiado sustancialmente su punto de acceso, ya sea éste
por el título o por una entidad.
El punto de acceso principal del documento debe trefejar la autoría principal de la obra, se puede encabezar
por autor personal, por autor corporativo y por título.
El encabezamiento por autor personal no varía en relación con las reglas españolas de 1985.
En el encabezamiento por entidades prefiere darse la obra como anónima en caso de duda.
El encabezamiento por título, en el caso de que constituya el punto de acceso para un asiento principal pueden
darse dos acepciones:
• Título propiamente dicho, en caso de que la elección recaiga sobre el título la ficha empezará por el título,
pero sin escribirlo en renglón aparte.
• Título uniforme, en caso de que las obras sean clásicas anónimas, libros sagrados, leyes modernas y
antiguas, tratados internacionales..., el título se pondrá en línea aparte, entre corchetes, delante del título
propiamente dicho.
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En cuanto al contenido de la Descripción Bibliográfica se divide en ocho áreas o campos informativos:
• Área de título y mención de responsabilidad.
• Área de edición.
• Área de datos específicos de la clase de documento.
• Área de publicación y de distribución.
• Área de descripción física.
• Área de serie.
• Área de notas.
• Área de número normalizado y de las condiciones de adquisición.
A su vez la ISBD determina un código de signos de puntuación, que constituyen recursos gráficos :
− Indica la separación entre las distintas áreas.
= Indica la repetición de la misma información bajo distinta forma.
[] Indica interpolación o que la información se ha tomado fuera de la fuente principal.
... Indica la suspensión de parte de elementos.
/ Indica mención de responsabilidad en relación al elemento precedente.
: Indica un elemento complementario al anterior.
; Indica la repetición de la misma clase de elemento.
Cada área a excepción de la primera va precedida de un punto, espacio, guión largo, espacio (. ). Dentro de
cada área, los distintos elementos que la forman, se separan por determinados signos de puntuación, por eso
llevan un espacio en blanco delante y otro detrás, excepto cuando se trate del punto o la coma que lleva sólo
un espacio en blanco detrás.
La información, en general, se obtendrá de la fuente principal, es decir, de la portada, en el caso de las
monografías, y en su defecto, la parte de la publicación que se utilice para sustituirla.
En el caso de las publicaciones seriadas, la información se obtendrá de la portada del primer volumen o
fascículo o parte del mismo que la sustituya.
En la ficha única o principal deben aparecer todos los accesos secundarios: los encabezamientos alfabéticos de
materias, las distintas autorías y la clasificación sistemática correspondiente (CDU). La ficha principal deberá
contener otros datos para la identificación o localización del documento como el registro, número de entrada
se ese documento situado en la parte inferior del asiento y precedido de R, y la signatura, expresa la ubicación
de un documento dentro de una colección unitaria o colectiva.
Los encabezamientos de entidades, corporaciones, organismos... públicos o privados, se realizarán de la
siguiente forma:
• Organismos internacionales: no se utilizará el término sede. El encabezamiento irá en español, en el
caso que la entidad subordinada no estuviera establecida en nuestro idioma, puede hacerse un
encabezamiento en español y un subencabezamiento en otro idioma. Por norma general no se
utilizarán siglas.
• Entidades de ámbito nacional, regional o local: cuando una entidad es más conocida por siglas o un
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acrónimo, no se usa tras ella el nombre geográfico, a no ser que se considere necesario para su
identificación, si éste no fuese suficiente se añadirá en su lugar una frase, fecha o entidad asociada
que la identifique.
• La catalogación a partir de 1970.
A pesar de que se continúa catalogando manualmente, la presencia del ordenador en el campo de la
biblioteconomía ha logrado una serie de ventajas a la hora de catalogar:
◊ Evita la redundancia en el trabajo: cada documento sólo se cataloga una vez.
◊ Se reducen los costes económicos que produce la catalogación.
◊ Es más fácil la corrección de errores y puesta al día de nuevos datos.
◊ Se asegura la calidad y la rapidez de la difusión a través de poderosos catálogos.
En la actualidad los Sistemas Integrados de Gestión Bibliotecaria permiten el tratamiento informático de todas
las tareas bibliotecarias y documentales, estes sistemas constan de los siguientes módulos:
• Adquisiciones.
• Catalogación y Recuperación.
• Circulación.
• Módulo de Publicaciones Periódicas.
• Módulos de Gestión y Comunicaciones.
El SIGB distingue dos tipos de sistemas:
♦ Sistemas Locales: la catalogación será responsabilidad del centro.
♦ Sistemas en Red: la colaboración bibliotecaria que afecta a la colaboración bibliotecaria, a
través de la catalogación centralizada o de la catalogación compartida.
El trabajo del Profesional de la Información se ha agilizado, entre otras cosas. En la segunda mitad del siglo
XX surgen dos tipos de profesionales, el especialista, que trabaja en la fuente y alimenta las grandes bases
bibliográficas, y el detector, que tiene unos conocimientos más simples, su trabajo consiste en localizar una
ficha en una base de datos, derivarla y modificarla en función de las exigencias de su propio centro.
En 1963 se publica en Estados Unidos el Informe King que habla sobre el proyecto MARC, un proyecto de
automatización de bibliotecas que se llevó a cabo en la Biblioteca del Congreso. Este proyectó se experimentó
en 16 bibliotecas americanas, este formato servía para intercambiar datos entre las bibliotecas y era capaz de
almacenar información bibliográfica sobre toda clase de materiales.
En 1975 España decide crear su propio MARC para monografías, aparece así en 1976 el formato IBERMARC
capaz de recoger y tratar la información bibliográfica según las reglas de catalogación españolas, este formato
también permite la entrada de bibliografía española en la red de intercambio universal.
Actualmente la fase de procesamiento de la información se realiza en el módulo de Catalogación, se crea la
base de datos bibliográfica y se da la forma definitiva y se completa el contenido del registro bibliográfico. La
intención básica de la Catalogación no se ha modificado gran cosa con los avances de las telecomunicaciones,
veamos algunas tendencias:
• Se implanta una mayor flexibilidad en la aplicación de las normas catalográficas, por otra parte, la
Descripción Bibliográfica con ayuda de un ordenador, es más fácil de efectuar que manualmente.
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• Se concede mayor importancia a los encabezamientos tanto principales como secundarios.
• Se advierte que no existe ya una separación tan acusada entre Catalogación por materias e indización y
resumen.
• En cuanto a los encabezamientos por materias, no existe unanimidad en los métodos utilizados para la
indización.
• Se tiende a prescindir de la relación autor−obra para las personas que de algún modo interviene en la obra.
• Se tiende a no plantear una división tan drástica entre entradas al documento principales y secundarias.
EL ANÁLISIS DOCUMENTAL: BASES TERMINOLÓGICAS, CONCEPTUALIZACIÓN Y
ESTRUCTURA OPERATIVA
• Los puntos de partida: el concepto de documentación y la situación del análisis en el proceso
documental.
En el año 1934 con la publicación del primer Tratado de Documentación de P.Otlet y H. Lafontaine, nos
situamos en la evolución del concepto de documentación, estas figuras suponen el punto de arranque e
inflexión puesto que acometieron la formulación de la documentación como disciplina científica y
organizaron e institucionalizaron a nivel internacional la actividad documental.
El crecimiento exponencial e indeleble de las publicaciones científicas y de toda clase de documentos, empezó
a crear un auténtico problema de acceso a la información científica. A la vista de tal problema se vio la
necesidad de crear una ac6tividad científica intermedia que hiciera llegar al usuario final, investigador, aquella
información que le interesa.
Se configura así la documentación como una actividad individual con características propias, organizadora del
trabajo intelectual y del pensamiento creativo del investigador, lo que denominamos «sociedad de la
información».
El objeto de la documentación es la resolución del problema de la información de las fuentes en la
investigación científica, alcanzando el ideal de que el usuario final, científico o técnico, reciba toda la
información de interés. Para ello se crea una nueva categoría de profesionales: el científico especialista en
información que actúa de intermediario entre productores y usuarios de información .
En 1948, aparece el libro de Bradford, en él se defiende un concepto de documentación científica. La
documentación es el proceso consistente en reunir, clasificar por materias todos los registros de nuevas
observaciones, poniéndolas al servicio, cuando sea preciso, del investigador o inventor.
En la década de los 50 surgen los trabajos del alemán E. Pietsch, que sigue la línea de Otlet y define la
documentación como la sistemática recopilación, interpretación y preparación para el uso de los documentos.
Pietsch va evolucionando hacia una concepción informativa en tanto que la información es la aportación de
los conocimientos deducidos del estudio de documentos.
El teórico francés Briet considera como punto de partida la figura de Otlet, Briet es un defensor de la corriente
documentalista considera esta disciplina como el punto de unión entre el productor y el usuario de la
información. Briet dota de un carácter marcadamente instrumental a la documentación como un servicio
forzoso de la explosión documental.
La década de los 60 marca el inicio de la situación actual de nuestra disciplina, la documentación será
entendida como un proceso informativo. Según López Yepes fue el hallazgo del fenómeno de la información
lo que posibilitó definitivamente la consideración del proceso documental como un proceso informativo.
En los años 70 el proceso documental es un proceso de carácter recuperador, de búsqueda de información a
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partir de un proceso previo de análisis.
López Yepes en su obra Teoría de la documentación, considera la Documentación como la ciencia que
investiga las propiedades, el comportamiento de la información, los factores que conducirán su flujo y los
medios para procesarla con el fin de que sea lo más accesible y lo mejor utilizada posible. Comprende el
conjunto de conocimientos relativos a la producción, recogida, organización, almacenamiento, recuperación,
interpretación, transmisión, elaboración y uso de la información.
En 1968 se publica la segunda edición de Los Fundamentos de la Informática en donde la documentación
queda definida como la disciplina que estudia la estructura y las propiedades de la información científica, así
como las leyes que rigen la actividad científico−informativa, su teoría, historia, metodología y medios
óptimos de presentación (registro), recolección, procesamiento analítico−sintético, almacenamiento, búsqueda
y diseminación de la información científica.
La documentación inicia sus pasos de la mano de la bibliografía. En principio la documentación es
considerada como un aspecto más de la biblioteconomía, posteriormente, Otlet y Lafontaine sentarán las bases
de la documentación en el campo de la información.
Con el hallazgo del fenómeno de la información, cuando la documentación es considerada como un proceso
informativo, la documentación deja de ser simplemente un servicio para convertirse en una ciencia que
posibilita, potencia y dinamiza las fuentes de información para obtener nuevos conocimientos, es el
denominado proceso documental.
El proceso documental es fundamentalmente un medio que hace posible la transferencia de la información, un
vínculo de comunicación entre los documentos y los usuarios. El objeto final es el de transferir información,
información que pasa por un conjunto de operaciones, en resumen, el proceso documental tiene su razón de
ser en la recuperación y utilización posterior de la información por parte del usuario que sólo es posible tras
una rigurosa actividad analítica transformadora. El proceso documental pasa por las siguientes etapas:
• Etapa de producción: la información producida tiende a ser difundida, es lo que se conoce como
documentos primarios.
• Etapa de tratamiento: cuyo objetivo es acondicionar la información para que pueda ser utilizada con
eficacia.
• Etapa de almacenamiento: se procede al almacenamiento en las memorias documentales para su posterior
recuperación, lo que constituye el proceso de informatización documental.
• Etapa de recuperación: etapa de recuperación efectuada a petición o demanda del usuario, o bien, la
realizada a iniciativa del propio servicio documental.
Debemos resaltar, como ya señala García Gutiérrez, que no tendría sentido analizar los documentos si no es
para que sean recuperados y consultados. L a recuperación de los documentos se concreta en la demanda
documental, el Análisis Documental tiene su razón de ser en las posibles recuperaciones que sólo serán
efectivas si se realizan sobre los productos de una acertada y rigurosa actividad analítica previa.
Algunos autores como Chaumier consideran el Análisis Documental como el tratamiento de la información
documental, base de los sistemas documentales que comprende dos fases fundamentales: el Análisis y la
Búsqueda. Este autor divide el proceso documental en las siguientes etapas: Selección, Tratamiento y
Difusión.
En la misma línea encontramos a Coll−Vinent que distingue tres fases: la Entrada, el Tratamiento y la Salida.
De cualquier forma no existe un posicionamiento claro en la mayor parte de los especialistas que se han
ocupado del proceso documental.
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Otros autores como Nuria Amat, Gardin, López Yepes, Mijailov o Couture tienen posiciones más ambiguas.
Mijailov y sus colaboradores definen el concepto de Análisis como procesamiento analítico−sintético que
comprende las fases de Descripción Bibliográfica y Característica, la Anotación, la Extracción, la Traducción
y la confección de Reseñas.
En López Yepes, el Análisis Documental es una operación intelectual que comprende: la Descripción
Bibliográfica, el Resumen y la Descripción Característica o Clasificación de los documentos. El resultado de
tales operaciones son los productos del Análisis.
Por otra parte Gadin nos ofrece el siguiente esquema del proceso documental: Selección, Análisis,
Tratamiento y Difusión. Gardin identifica Tratamiento con la Recuperación e independiza el Análisis, concibe
el tratamiento como la finalidad última del análisis.
Por último, Couture des Troismonts divide el tratamiento de la documentación en métodos convencionales y
no convencionales (manuales y automáticos), parece alejarse totalmente de encuadrar cualquier actividad del
análisis dentro del tratamiento.
Es interesante destacar algunos aspectos importantes del Análisis Documental:
• El análisis del documento es la operación primordial, el objetivo y la razón de ser de la
documentación es la recuperación y la utilización de información contenida en los documentos.
• El Análisis Documental es la novedad que aporta nuestra disciplina al proceso de transferencia de la
información. El Análisis Documental es la primera fase que entra de lleno en el campo de la
documentación.
Los problemas terminológicos, las distintas denominaciones y significados..., hacen del Análisis una
disciplina difícil de definir, provocando así el surgimiento de distintas corrientes, por lo que se puede concluir
que el Análisis Documental no ha estado nunca definido de forma precisa.
• Bases terminológicas conceptuales.
El estudio terminológico y de significación semántica del vocablo o vocablos que se utilizan para denominar
una disciplina, ha sido siempre un recurso tradicional en la conceptualización científica. Tras el giro
revolucionario que ha experimentado la teoría lingüística con las aportaciones del Estructuralismo y de la
Gramática Generativa de Noam Chomsky, este estudio ha sido reactivado.
El Diccionario de la Real Academia Española defina el término Análisis como «distribución y separación de
las partes de un todo hasta llegar a conocer sus principios o elementos», en la segunda «examen que se hace
de alguna obra, discurso o escrito» y en la tercera «examen de las palabras del discurso, para determinar la
categoría, oficio, accidente o propiedades gramaticales de cada una de ellas». La segunda definición es la que
más nos puede interesar.
Debemos centrarnos en las definiciones que dan algunos diccionarios y léxicos especializados en
documentación. La FID en uno de sus léxicos define el término análisis como la «determinación exacta de los
elementos o componentes de un complejo cualquiera», este léxico también recoge la voz compuesta de
Análisis de Contenido definiéndola como «investigación técnica con el fin de la descripción objetiva,
sistemática y cuantitativa del contenido evidente de una comunicación».
La AFNOR define el término Analyse como «operación que consiste en presentar bajo una forma concisa y
precisa los datos que caracterizan la información contenida en un documento o conjunto de ellos».
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Por otra parte, los diccionarios y léxicos angloamericanos, definen Análisis en sentido genérico como
«determinación o descomposición exacta de las partes de un todo o complejo cualquiera».
Refiriéndonos ahora al documento, podemos decir que éste constituye un elemento fundamental dentro de la
moderna concepción científica de la documentación. Por una parte se perfila como el mensaje de su proceso
informativo, y por otra, como potenciador de nuevos conocimientos.
El origen de los documentos hay que remontarlo a la aparición de la primera criatura inteligente capaz de
captar el mundo que le rodea. Puede afirmarse por tanto que la historia del documento correrá paralela a la
historia de la humanidad.
Los documentos se hallan en su primera fase cuando no son aprehendidos o descubiertos por la inteligencia
humana, lo que denominamos predocumento. Para que exista un documento, pues, debe haber una previa
acción o percepción intelectual, si hay una interpretación plasmado en cualquier tipo de soporte que presenta
la posibilidad de transmisión diacrónica, nos encontramos con el sentido más tradicional de lo que se entiende
por documento.
El Diccionario de la Real Academia Española define documento como «escrito en que constan datos
fidedignos o susceptibles de ser empleados como tales para probar algo», la segunda acepción que da acerca
de documento se acerca más al campo de la documentación: «instruir o informar a uno acerca de las noticias o
pruebas que atañen a un asunto».
En el vocabulario de la AFNOR, el término document es definido como «conjunto de un soporte de
información, de los datos existentes en ese soporte y de su significación».
Par Buonocore, el término documento tiene distintos significados según el punto de vista desde el que se le
considere: jurídico, archivístico o documental. Atendiendo a la primera perspectiva el documento es «todo
testimonio escrito, redactado de acuerdo a ciertas solemnidades, que establece o tiene por fin un acto jurídico.
Esta categoría especial de documentos se llaman instrumentos». Desde el punto de vista archivístico,
Buonocore considera documentos aquellos que puedan ser objeto de conservación en un archivo. Desde el
punto documental Buonocore recoge las acepciones dadas por Finó y Hourcade como «todo aquello que bajo
su forma de relativa permanencia puede servir para suministrar o conservar información», y la dada por la
Unión Francesa de Organismos de Documentación que lo define como «toda base de conocimiento expresada
en un soporte material y susceptible de ser utilizada para consultas, estudios o pruebas».
Para el profesor Núñez Contreras el documento es un «objeto corporal, producto de la actividad humana que
queda en él reflejada y que conserva y transmite permanentemente la representación de un hecho ajeno al
mismo documento». En su opinión no es fácil llegar a una definición general de documento puesto que
encontramos definiciones generales abstractas o restringidas por la materia, por el medio, por el contenido o
por el carácter.
La primera definición de documento desde el punto de vista documental la encontramos en la obra de Otlet:
«la memoria materializada de la humanidad, en la que día a día se registran los hechos, las ideas, acciones,
sentimientos... que han impresionado el espíritu del hombre», esta definición abarca todo tipos de documentos
capaces de vehicular o conservar la información.
En la línea antropológica de Pietsch, el documento existe al producirse información y fijarse ésta en un
soporte. La materialización del conocimiento sobre un soporte, la presencia de un contenido y las
posibilidades de conservación, son las claves definitorias.
En España ha sido López Yepes quien más se ha ocupado de los aspectos conceptuales del documento, el
documento es una «forma objetiva de conocimiento riguroso, fijado y conservado en un soporte y
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potencialmente apto para ser transmitido».
En la misma línea lo define Nuria Amat como «todo conocimiento fijado materialmente sobre un soporte y
susceptible de ser utilizado para consulta, estudio o trabajo, un utensilio irremplazable para transmitir los
conocimientos, las ideas y dar cuenta de los hechos».
Sagredo tiene una concepción más innovadora de todo esto, para Sagredo las modernas técnicas de
información hacen que el concepto tradicional de documento sufra transformaciones.
La idea de documento, como otras muchas del ámbito documental, carece virtualmente de límites y los
debates conceptuales continúan estando abiertos.
El objetivo último de la documentación es hacer posible la recuperación y utilización de la información
documental por parte del usuario.
El Análisis Documental es una disciplina difícil de definir, se confunden en él muchas cosas,
fundamentalmente en su campo terminológico y en el ámbito de su estructura interna, salvo raras excepciones,
el Análisis se relaciona siempre con el Análisis de Contenido.
Como conclusión final podemos definir el Análisis Documental como «aquella operación del proceso
documental que tras un reconocimiento o estudio intelectual y objetivo del documento, transforma la
información en éste contenida, ofreciéndola en productos que hacen posible su adecuada identificación,
selección, recuperación y utilización por parte del usuario interesado, dentro de un conjunto documental más
amplio», teniendo en cuenta que resulta prácticamente imposible el intento de recoger en una definición todos
los aspectos que se ven implicados en esta disciplina.
Chaumier señala que el Análisis Documental «es una operación o conjunto de operaciones tendentes a
representar el contenido de un documento bajo una forma diferente de su estado original, con el fin de facilitar
la consulta o la localización en un estudio posterior». Este autor concibe el Análisis como un medio que
facilita la consulta y el control, que debe procurar, no solo el conocimiento de la existencia de un documento,
sino también la capacidad material de seleccionar de entre un conjunto de documentos los de mayor interés, y
de comportar un aprovechamiento.
Muchos autores son los que intentan dar una definición precisa de Análisis Documental pero es García
Gutiérrez quien, de una forma precisa, establece el oportuno marco teórico definiéndolo como aquella técnica
documental que permite, mediante una operación intelectual objetiva, la identificación y transformación de los
documentos en productos que faciliten la consulta de los originales, en aras del control documental y con el
objetivo último de servicio a la comunidad científica.
• Hacia un concepto integrador de análisis documental.
Dentro del Análisis Documental, García Gutiérrez distingue dos niveles: Nivel de Contenido de la forma y el
Nivel de Contenido Documental , atendiendo al aspecto externo e interno del documento.
Nivel Operación Producto
Externo !! Descripción !! Asiento
Bibliográ. Bibliográ.
Análisis
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Documental Descripción
Característica.
Indización. !! Índice
Interno
Descripción
Sustancial.
Operación de
Resumir. !!! Resumen
Fondin partiendo de la caótica situación teórica que presenta el Análisis Documental en cuanto a la
formulación de su estructura y denominación terminológica, establece la necesidad de configurar un cuadro
lógico en el que cada uno de los elementos constitutivos del Análisis Documental queden perfectamente
identificados, individualizados y jerarquizados.
López Yepes considera que le Análisis Documental gira entorno a dos polos: el análisis físico o formal de los
documentos primarios (Catalogación o Descripción Bibliográfica) y el análisis de contenido de los mismos
para su posterior localización (Clasificación o descripción característica).
La catalogación designa la operación que describe el documento con la finalidad de su identificación física,
dentro del análisis de contenido incluye la Descripción Característica de los documentos y el Resumen.
El análisis se configura internamente en base a cuatro operaciones:
• Descripción Bibliográfica.
• Catalogación.
• Indización.
• Resumen.
García Gutiérrez determina que el análisis ha de desgranarse en dos niveles: el análisis del contenido de la
forma y el análisis del contenido documental.
La normalización documental queda establecida como una organización racional de losa conocimientos y sus
soportes, y el tratamiento y dinamización del conjunto acumulado de ellos para asegurar un eficaz intercambio
y transferencia de la información.
Las normativas existentes para la redacción de referencias bibliográficas son realmente numerosas, pero si
tuviésemos que dar alguna fecha para situar el inicio de un auténtico movimiento internacional de unificación
de criterios habría que remontarse a 1961, cuando se celebró la Conferencia Internacional sobre Principios de
Catalogación, el paso definitivo tendrá lugar en el año 1969 con la Reunión Internacional de Expertos en
Catalogación, normas, normativas... que hemos mencionado en el tema anterior: Teoría e historia de la
catalogación de documentos.
Desde el punto de vista del Análisis Documental, las ventajas y desventajas que se producen desde que se
normalizaron las tareas del trabajo científico pueden quedar así:
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• El documentalista encuentra una estructura ordenada pudiendo realizar su trabajo con más eficacia.
• Los productos derivados de la actividad analítica mejoran la calidad, dotando de precisión a los índices de
títulos, de autores...
• Facilita el almacenamiento informatizado de la información, permitiendo la inclusión de los productos
documentales en Bases de Datos internacionales sujetas a estrictas normas de presentación y de calidad
informativa.
• El ahorro de tiempo y la agilidad en la elaboración de las Publicaciones Secundarias.
Desde el punto de vista del usuario, un documento científico normalizado facilita los siguientes factores:
• Un mayor consumo de información como resultado de, entre otras cosas, la distribución clara de los datos.
• Una mayor difusión internacional al normalizarse el método de exposición científica.
Como conclusión final podemos definir el análisis documental como «el conjunto de técnicas normalizadas
del tratamiento documental que describen las formas y los contenidos documentales, con el objeto de
identificar, caracterizar y ofrecer una visión reducida del documento, a fin de facilitar eficazmente su
localización y conocimiento individual o colectivo, y generando al mismo tiempo su potencial
aprovechamiento y utilización por parte del usuario interesado».
El Análisis Documental: RUIZ PÉREZ, R
Universidad de Granada,1992
pp.10−104
MANUAL DE BIBLIOTECAS
• La organización de la colección.
♦ LA CATALOGACIÓN
Todo bibliotecario necesita la ayuda de un catálogo para llevar acabo bien su trabajo al igual que, toda
biblioteca necesita servirse de él para encontrar, cuando se precise, lo que la biblioteca contiene.
Para que la búsqueda, la localización e identificación de un documento sean llevados a cabo con éxito, es
necesario confeccionar un asiento bibliográfico para la identificación de la obra, y un asiento catalográfico
para su localización. El conjunto ordenado de estos asientos constituye una bibliografía, cuando sólo contiene
descripciones, o un catálogo, cuando además se dan los datos para la localización de lo descrito.
• LA DESCRIPCIÓN BIBLIOGRÁFICA
La descripción bibliográfica constituye la primera parte de la catalogación, me explico, sus reglas ocupan la
primera parte de la obra gracias al movimiento histórico normalizador llevado a cabo por la IFLA.
La estructura formal del libro de carácter monográfico y científico ha quedado establecida en las siguientes
partes:
• Páginas preliminares:
♦ Portadilla.
♦ Portada y otros preliminares.
♦ Dedicatoria.
12
♦ Prólogo.
♦ Índice sistemático o sumario.
♦ Texto:
⋅ Introducción.
⋅ Texto de la obra.
⋅ Notas (cuando no van a pie de página).
⋅ Epílogo.
⋅ Ilustraciones.
♦ Complementos:
⋅ Bibliografía.
⋅ Índices.
⋅ Apéndices.
◊ LA DESCRIPCIÓN BIBLIOGRÁFICA NORMALIZADA INTERNACIONAL
(ISBD).
Las ISBD nacen para solucionar un problema bibliotecario, el problema de las descripciones
bibliográficas.
El asiento bibliográfico contiene tres series de datos: los que sirven para la identificación del
documento, los que sirven para su localización dentro de una colección determinada y los que
sirven para la indización de los asientos. La normalización hace posible el intercambio
bibliográfico, la catalogación cooperativa y centralizada, el control bibliográfico universal,
que sólo es posible cuando las bibliotecas y los centros especializados se comprometen con
ello.
◊ RECURSOSO UTILIZADOS EN LA DESCRIPCIÓN BIBLIOGRÁFICA.
La descripción bibliográfica se divide en una serie de apartados que se deben respetar para
que el trabajo del catalogador y la búsqueda de catálogos sean llevados a cabo con éxito:
♦ División de la descripción en campos o en áreas fijas:
♦ Área de título y mención de responsabilidad.
⋅ Título propiamente dicho.
⋅ Designación general de la clase de material.
⋅ Título paralelo.
⋅ Subtítulo y /o información complementaria sobre el título.
⋅ Mención de responsabilidad.
♦ Área de edición.
⋅ Mención de edición
⋅ Mención de edición paralela.
⋅ Menciones de responsabilidad relativas a la edición.
⋅ Mención de edición adicional.
⋅ Menciones de responsabilidad relativas a una mención de edición adicional.
♦ Área de la designación específica de la clase de material.
♦ Área de puntuación y /o distribución.
⋅ Lugar de edición, distribución...
⋅ Nombre del editor, del distribuidor...
⋅ Mención de la función del editor, distribuidor...
⋅ Fecha de publicación, distribución...
⋅ Lugar de fabricación.
⋅ Nombre del fabricante.
⋅ Fecha de fabricación.
♦ Área de descripción física.
⋅ Designación del tipo específico de material y extensión.
13
♦ Área de serie:
♦ Área de notas:
⋅ Otros detalles fijos.
⋅ Dimensiones.
⋅ Mención de material anejo.
⋅ Título de la serie.
⋅ Título paralelo de la serie.
⋅ Subtítulo de la serie y /o información complementaria sobre el título de la
serie.
⋅ Menciones de responsabilidad relativas a la serie.
⋅ Número Internacional Normalizado de Publicación Seriada (ISSN).
⋅ Número de serie.
⋅ Número y /o título de la subserie.
⋅ Título paralelo de la subserie.
⋅ Subtítulo de la subserie y /o información complementaria sobre el título de la
subserie.
⋅ Menciones de responsabilidad relativas a la subserie.
⋅ ISSN de la subserie.
⋅ Número de subserie.
⋅ Área de notas relativas a un área determinada.
⋅ Notas no relacionadas con un área determinada.
♦ Área de número normalizado y de las condiciones de adquisición:
⋅ Número normalizado (ISBN, ISSN...).
⋅ Título clave.
⋅ Condiciones de adquisición y /o precio.
⋅ Otros ISBN, ISSN...
♦ Concepto de unidad bibliográfica:
La unidad bibliográfica como concepto orienta en buena parte la descripción bibliográfica, se
aplica indistintamente a cualquier clase de materiales.
♦ Recursos gráficos:
El recurso más llamativo es el de la fijación de un código de signos de puntuación. Los signos
utilizados son los siguientes:
. % indica separación de áreas.
= indica repetición del mismo elemento o mención
bajo distinta forma.
[ ] indica información tomada fuera de la fuente
principal. Se usa también para interpolaciones
lógicamente necesarias.
... indica supresión de parte de elementos.
/ indica responsabilidad en relación con el elemento
14
precedente.
: elemento complementario del anterior.
; indica repetición de la misma clase de elemento
(número de serie y subserie y las dimensiones en
la descripción física).
, indica mención de edición adicional o fecha o
ISSN o tiene su valor habitual en una
enumeración.
. indica el número y /o el título de la subserie.
Otros recursos gráficos son el uso de abreviaturas, de las cuales son obligatorias:
cm centímetros.
mm milímetros.
et al. suple la numeración de más de tres responsables.
s. l. sine loco; lugar de publicación... desconocido.
s. n. sine nomine; nombre del editor... desconocido.
♦ El concepto de fuente:
La fijación de fuentes es específica en cada clase de materiales, hay que seguir unos criterios
para establecer cuál es la fuente principal en cada caso.
♦ La fijeza terminológica:
Aparición de una nueva terminología, dentro de la descripción, establecida por los glosarios
de términos que constituyen una parte importante al comienzo de cada ISBD. Esta nueva
terminología contribuye claramente a la nitidez de la descripción.
♦ Economía de medios:
Economía que se manifiesta en la apelación constante que se hace a la lógica, así se evita
repetir un elemento ya trascrito por exigencias gramaticales evitando cargar demasiado la
descripción al usar el recurso de enviar a las notas la solución de los casos dudosos o de las
descripciones demasiado detalladas.
♦ Variedad de opciones:
La variedad de opciones facilita la aplicación de unas normas que en muchos casos pueden
resultar inútiles.
15
♦ Lengua y escritura de la descripción:
La tendencia a la uniformidad supone el mayor respeto posible a la lengua y escritura de la
publicación que se describe. La determinación de la lengua original se hace teniendo en
cuenta la lengua predominante o bien, cuando no está claro el predominio, acudiendo a la
intención del editor manifestada en los recursos tipográficos o en la secuencia de los textos.
◊ LA DESCRIPCIÓN DE PUBLICACIONES MONOGRÁFICAS IMPRESAS.
El término publicaciones monográficas impresas es tanto una designación de la clase de
material como una designación de forma especial de impreso. Se excluyen las monografías
que puedan constituir una clase especial de material y las publicaciones seriadas que se
publican por partes.
Este tipo de materiales incluye a los libros o publicaciones con más de 50 páginas, a los
folletos o publicaciones con más de 50 páginas, a los folletos o publicaciones con más de
cuatro y menos de 50 páginas más la cubierta y a las hojas sueltas o publicaciones de una a
cuatro páginas.
Cuando la catalogación comienza por la descripción, el bibliotecario está realizando ya una
tarea informativa.
El catalogador debe tener en cuenta:
♦ Las características de esta clase de materiales convierte en opcionales algunos de los
elementos de la descripción
♦ La mayoría de los términos que designan a los distintos elementos de la descripción se
adaptan en los casos necesarios.
♦ El concepto de fuente viene a quitar su importancia a la portada en la catalogación, las nuevas
reglas establecen la necesidad de acudir a fuentes de información.
♦ La complicación de la descripción es sólo aparente.
⋅ DESCRIPCIÓN EN DOS O MÁS NIVELES.
Una publicación puede constar de más partes que constituyen unidades físicamente distintas,
cuando nos encontremos con una ficha o asiento abierto quiere decir que se trata de una obra
o no han sido publicadas o no se tienen en la biblioteca.
En primer lugar se describen todos los elementos comunes a todas las partes, es decir, a la
unidad bibliográfica, y, en segundo lugar se hace la descripción de cada una de las partes.
• CATALOGACIÓN ANALÍTICA.
La catalogación analítica es la descripción de una unidad bibliográfica que forma parte de otra
unidad bibliográfica también descrita en el mismo o en otro asiento, no es sólo la descripción
como publicaciones monográficas de partes de publicaciones monográficas, sino también la
descripción como publicaciones monográficas de partes de publicaciones periódicas. La
catalogación analítica vendría a ser lo contrario de la descripción en dos o más niveles. En la
descripción en dos o más niveles, la descripción de la parte complementaria a la descripción
del todo. En la analítica, la descripción del todo complementa a la descripción de la parte.
Hay veces que un asiento secundario o un asiento secundario de autor−título es el
procedimiento más económico y eficaz.
La descripción analítica consta de dos zonas: la descripción de la parte y la descripción de la
obra completa.
16
♦ En la descripción de la parte, se contienen los datos relativos a las áreas 1 y 2 y todos aquellos
de las demás áreas que no constan en la descripción de la segunda zona. Los datos del área 8
pueden indicarse, aunque deberán constar en el asiento de la obra completa.
♦ En la descripción de la obra completa, deberá aparecer precediendo la descripción la
preposición En, debe contener el principal punto de acceso de la obra completa para poder
completar la información sobre ella en caso necesario, así como el título uniforme y los datos
esenciales y comunes de las áreas 1, 2, 4 y 5. Se indicará la parte de la extensión de la obra
completa correspondiente a la obra que se cataloga.
⋅ DESCRIPCIÓN DE OBRAS ANTIGUAS.
La descripción de obras antiguas no es una tarea de normalización fácil y sigue siendo una de
las preocupaciones de nuestro tiempo.
La norma ISBD(A) es la que mayor respeta a la fuente en la trascripción, se admite a veces la
puntuación original como opcional y se tiene cuidado de no abreviar demasiado.
El término de publicaciones antiguas se aplica en RC1 a los libros, folletos y hojas sueltas
anteriores a 1801, sus reglas de catalogación sirven también hasta para los incunables.
♦ Trascripción del título. En esta trascripción la descripción queda notablemente simplificada,
en cuanto a lo ortográfico y generalmente, se acepta el uso mantenido en la publicación,
aunque hay excepciones.
♦ En el área de edición debe guardarse una mayor fidelidad a los términos utilizados en el
original cuando están en la fuente principal, si no es así, se permite una mayor libertad en el
uso de abreviaturas y en usar cifras arábigas por romanas.
♦ En el área de publicación también se respetan las fórmulas consagradas o utilizadas por los
libros antiguos.
♦ En el área de descripción física, el bibliotecario tendrá que echar mano de sus conocimientos
bibliográficos. La extensión habrá que expresarla muchas veces en términos de signaturas
topográficas, al no existir ni foliación ni paginación.
♦ El área de notas se presta a toda clase de finuras. Las referencias bibliográficas, las
indicaciones de procedencia y las relativas al área de descripción física son las más comunes.
♦ El catálogo en la biblioteca. El catálogo alfabético de autores.
• EL CATÁLOGO.
Describir un libro no es suficiente para redactar un asiento bibliográfico y mucho menos un
asiento de catálogo. La descripción debe llevarnos a encontrar el libro que describe, para
conseguirlo es necesario dotar a la descripción de unos puntos de acceso y de un signo con el
que poder localizar o identificar un ejemplar concreto del libro descrito. De esta manera, un
conjunto ordenado de asientos bibliográficos, un índice se convierte en un catálogo, el que
constituye la memoria de la biblioteca.
Debemos señalar las divisiones más usuales de los catálogos de biblioteca:
♦ Por su extensión de catálogos pueden ser colectivos, generales y especiales. Los colectivos
contiene asientos de fondos pertenecientes a distintas bibliotecas; los generales contienen
asientos de toda clase de materiales existentes en la biblioteca o contienen todos los fondos
impresos de la misma; los especiales contienen asientos de sólo una clase de materiales o de
fondos que ya están contenidos en otro catálogo general.
♦ Por su uso los catálogos pueden ser internos o públicos. Los internos son utilizados por el
bibliotecario y los públicos están destinados a los usuarios.
♦ Por su sistema de ordenación los catálogos pueden basarse en un punto de acceso externo a la
17
descripción o interno a la misma. En el primer caso, tenemos el catálogo topográfico, en el
segundo caso nos encontramos con los catálogos alfabéticos, numéricos o mixtos. Si se tiene
en cuenta la significación, nacen los catálogos sistemáticos.
♦ Por su forma los catálogos pueden aparecer de tres formas diferentes: en fichas, en lista y en
acceso directo en línea.
♦ Por su función los catálogos también son de distintas clases. El catálogo debe ser capaz de
satisfacer las siguientes cuestiones:
⋅ Si en la biblioteca existe una obra de la que se conoce el responsable o el
título. (Catálogo de autores).
⋅ Qué obras hay de un autor o responsable determinado. (Catálogo de autores).
⋅ Qué ediciones existen de una obra y si hay una edición determinada.
(Catálogo de autores).
⋅ Qué obras hay sobre un tema o asunto. (Catálogo de materias).
⋅ Qué obras hay de una materia. (Catálogo de materias).
• EL CATÁLOGO ALFABÉTICO DE AUTORES.
Es un catálogo complejo puesto que tiene múltiples funciones informativas.
La tarea de catalogar consiste en describir bibliográficamente y en dotar a la descripción de
los puntos de acceso necesarios para que el catálogo pueda responder a todas las cuestiones
necesarias. La catalogación moderna comienza con las reglas de Panizzi en 1841, a partir de
esta fecha han ido apareciendo otras publicaciones y seguirán en ello.
• NOCIONES Y PRINCIPIOS BÁSICOS.
♦ Clases de asientos. Hay asientos con encabezamientos y otros sin ellos, pero la división más
importante es la del asiento principal, asientos secundarios y de referencia.
◊ Asiento principal: el asiento principal contiene toda la información del asiento.
◊ Asiento secundario: el asiento secundario contiene la misma información bajo otro
punto de acceso.
◊ Asiento de referencia: el asiento de referencia relaciona dos o más puntos posibles de
acceso entre sí.
◊ Elección y forma del encabezamiento. Hay que determinar cuál es el punto de acceso
a la descripción. La elección es precisa porque en la descripción puede haber o no
mención de responsabilidad, una o muchas, porque pueden aparecer varios nombres y
porque los nombres pueden corresponder a personas físicas o a entidades. La forma
también es necesaria porque el mismo nombre puede presentarse bajo muchas formas
y constar de varias partes y , por otra, los títulos para la misma obra pueden también
ser variados y constar también de muchas partes.
◊ Las fuentes son las mismas que las utilizadas para la descripción.
◊ Unidad de las reglas. Las reglas para le elección y la forma de encabezamiento son
válidas para la descripción de cualquier tipo de materiales.
• ELECCIÓN Y FORMA DEL ENCABEZAMIENTO DE
AUTOR PERSONAL.
◊ Elección. Principio básico. El trabajo del catalogador consiste en buscar cuál es el
autor personal, la denominación por la que es conocido y determinar cuál es la forma
más apropiada para el encabezamiento.
◊ Elección. Casos. En relación con el autor personal pueden presentarse una gran
variedad de casos: no se admite la figura de autor colectivo como encabezamiento
personal, el mero director de una publicación no se admite como encabezamiento
principal...
◊ Forma del encabezamiento de autor personal. La forma tiene que ser la más
identificadora, la que evite al usuario ambigüedad y tropiezos a la hora de la
búsqueda.
18
◊ No se dan reglas para la solución del problema de homonimia, la solución más
acreditada es indicar entre paréntesis el año de nacimiento y defunción.
• ELECCIÓN Y FORMA DEL ENCABEZAMIENTO POR UN
NOMBRE DE ENTIDAD.
◊ Elección. Para que un nombre de entidad pueda ser encabezamiento principal en el
asiento de una publicación, es preciso que se cumplan dos requisitos:
◊ Que la entidad sea la que intervenga en la publicación.
◊ Que la publicación tenga una de las siguientes características:
◊ Que por su contenido se refiera a algo interno a la entidad.
◊ Que se trate de publicaciones estrictamente oficiales.
◊ Que refleje el pensamiento colectivo de la entidad sobre algo que no es interno de ella
misma, la entidad debe comprometerse de alguna manera.
◊ Que contenga el resultado de la actividad colectiva de una entidad.
◊ Forma. La denominación por la que las entidades son habitualmente conocidas, en
caso de variedad o multiplicidad, hay que acudir a la fuente principal, a la lengua
oficial, a la forma española, a la más destacada o a la más breve.
◊ EL TÍTULO COMO PUNTO DE ACCESO.
Cuando el autor de una publicación es desconocido o difuso, cuando no tiene un autor
conocido y no difuso o cuando una publicación es una colección con título colectivo,
el título es un último recurso como punto de acceso principal en el catálogo de
autores.
Cuando un título se presenta bajo múltiples formas y /o lenguas, se acude a un título
uniforme que se fija de acuerdo con el uso en las fuentes de referencia para los
clásicos y de las leyes antiguas y que se adopta en la lengua original de la obra,
mientras que el de la Biblia se adopta en español.
♦ CASOS ESPECIALES.
Los casos especiales son los siguientes:
◊ Las publicaciones modernas de carácter legal se dividen en tres grandes grupos:
disposiciones con rango de ley, disposiciones administrativas y reglamentos.
⋅ Disposiciones con rango de ley: se encabezan por el nombre del área
jurisdiccional para la que son válidas más el título uniforme correspondiente.
⋅ Las disposiciones administrativas se asientan bajo el nombre de la entidad
responsable de su vigencia.
⋅ Los reglamentos por el nombre del organismo reglamentado.
⋅ Los tratados, convenios..., son considerados como si los organismos
firmantes fueran autores de ellos con aplicación de las reglas comunes.
⋅ En el caso de los tribunales más de uno se considera ya autor difuso y hay
que hacer el asiento por el título, y el procesado y el demandante tienen
consideración catalográfica de autor en las publicaciones de procesos.
⋅ Los convenios laborales se encabezan por el nombre de la empresa, cuando
ésta es una sola. En los demás casos por el título.
⋅ Los procesos de canonización y de beatificación constituyen otro caso en los
que el santo, beato... se considera autor.
◊ RECURSOS DE SEGURIDAD: ASIENTOS
SECUNDARIOS, ASIENTOS DE REFERENCIA
Y TÍTULOS UNIFORMES.
⋅ Los asientos secundarios pueden tener como puntos de acceso nombres de
responsables personales o corporativos, títulos uniformes o propios de
publicaciones monográficas y títulos de series.
19
⋅ Los asientos de referencia no contiene la descripción bibliográfica, ya que su
finalidad no es encontrar una descripción, sino la forma exacta de un nombre
o de un título que se ha escogido como punto de acceso, el asiento no está
encabezado por un punto de acceso real, las referencias de relación, por el
contrario, sí que contiene verdaderos puntos de acceso. Por último decir que
las referencias explicativas deben ir dirigidas a dos fines: completar la
información contenida en una referencia de otra clase o encerrar en una sola
una multitud de referencias.
⋅ El título uniforme, que se escribe entre corchetes y puede ir determinado por
indicativos de lengua y forma, es una condición informativa del catálogo, de
esta forma se sabe cuántas ediciones hay de una determinada obra anónima o
de un autor.
◊ ORDENACIÓN DEL CATÁLOGO.
La ordenación normal del catálogo, es ante todo una ordenación alfabética.
⋅ Reglas generales:
⋅ La alfabetización se hace por unidades de ordenación que son las siguientes:
signos, palabras, bloques y campos.
⋅ La alfabetización se hace, partiendo del primer bloque, palabra por palabra y,
dentro de cada una de ellas, letra por letra.
⋅ El orden de los signos, cuando concurren de varias clases, es el siguiente:
⋅ cifras.
⋅ letras del alfabeto latino
⋅ letras de otras escrituras o alfabetos por orden alfabético de su nombre
(árabe, cirílico...).
⋅ Reglas especiales:
⋅ No se tienen en cuenta los signos diacríticos ni, en los apellidos españoles, la
conjunción y o i.
⋅ No se tienen en cuenta como tales las consonantes dobles.
⋅ El signo & se traduce por la palabra correspondiente en cada idioma.
⋅ Los artículos, preposiciones y demás partículas en los casos en que son el
primer elemento de alfabetización se consideran unidas a la parte del nombre
propiamente dicho que las sigue.
⋅ Los números siguen sus propias reglas de ordenación numérica.
⋅ No se tiene en cuenta los indicadores de función.
⋅ Los asientos de referencia se ordenan al principio de los asientos cuyo primer
campo es idéntico con el suyo.
⋅ Ordenación interna
Se llama así a la práctica de ordenar sistemáticamente por grandes grupos los
asientos reunidos bajo un mismo encabezamiento cuando son muchos.
⋅ El catálogo alfabético por materias.
• LA CATALOGACIÓN POR MATERIAS.
Con el transcurso de los años las bibliotecas pasan de ser cultas o eruditas
para convertirse en bibliotecas públicas de información en donde se cataloga
por materias.
La catalogación por materias exige dar los siguientes pasos:
♦ Analizar el contenido de un documento.
20
♦ Sintetizar el contenido en un signo.
♦ Ordenar estos signos y dotarlos de los puntos de referencia
con el documento analizado para que constituyan un índice.
♦ Organizar los signos entre sí, de suerte que constituyan un
lenguaje de almacenamiento y recuperación de la
información, para conseguir un sistema unificado de
indización..
• NOTA HISTÓRICA.
La catalogación alfabética de materias comienza en 1876 con las Rules de
Charles A. Cutter consagradas en su 4.ª edición en 1904, desde aquí hasta el
sistema PRECIS utilizado en la British National Bibliograhpy y que se va
imponiendo fuera de Gran Bretaña no ha dejado de recorrerse camino a lo
largo de más de un siglo.
El temprano código de la Biblioteca Vaticana ha ejercido una gran influencia
doctrinal en el desarrollo de la teoría de los encabezamientos de materia.
Gran Bretaña, destacada por sus estudios teóricos en este campo ha creado un
sistema que plantea la posibilidad de hacer secuencias ordenadas de términos
por medio de los operadores de función y un código de manipulación y la de
mantener este orden de las palabras conectadas, permiten una mayor
profundización en el análisis de la que suele ser habitual en los
encabezamientos de materia.
Francia confecciona un catálogo en lengua francesa, difundido en 1984.
Alemania también se pone a trabajar en sus propias reglas, un esbozo
apareció en 1982.
España también ha trabajado en ello, pero en los últimos treinta años se ha
valido de las aportaciones extranjeras. En 1985 se publica en Barcelona una
Lista de encabezamientos de materia para bibliotecas elaborada por
Concepción Guarro.
Después de distintos tanteos, aparece en España una lista de encabezamientos
para las bibliotecas públicas que ha aparecido a principios de 1986.
• LOS ENCABEZAMIENTOS DE MATERIA.
Los encabezamientos de materia son los signos que representan la materia o
asunto de que trata un libro, es decir, el objeto del libro.
Los encabezamientos de materia son la forma primordial del análisis por
materias de un documento, el usuario busca información sobre realidades
concretas.
Los instrumentos de análisis que son los encabezamientos de materia tratan
de describir el contenido de un libro por simplificación, no tratan de
transcribirlo o de resumirlo, porque su finalidad no consiste en dar la
información, sino en abrir las puertas para llegar hasta ella en el libro.
• PRINCIPIOS BÁSICOS.
Pese a que cada código de los encabezamientos de materia presenta sus
21
particularidades, se ha conseguido una doctrina relativamente uniforme:
♦ Principio de especificidad. El término escogido debe
describir una materia concreta, no puede ser, por tanto,
compartida con otra.
♦ Principio de uso. Las reglas deben acomodarse a la función
de la biblioteca y a las necesidades de los usuarios, este
mismo principio determina el tipo de lenguaje o vocabulario
que ha de ser utilizado, cuando hay varias posibilidades.
♦ Principio lingüístico. Los términos utilizados deben
pertenecer al idioma habitual y respetar en sus conexiones el
orden natural del idioma de que se trate.
♦ Principio de economía. Los encabezamientos de materia
sintetizan la información describiéndola, para ello es preciso
esquivar un doble peligro: asignar a un asiento muchos
encabezamientos o asignarle uno demasiado genérico.
• FORMAS DEL ENCABEZAMIENTO.
Es preciso seguir unas reglas par que los encabezamientos sean uniformes y
respeten los principios antes enunciados. Hay varias formas posibles de
encabezar una obra:
♦ Una sola palabra. Se trata de encabezar por un nombre
común.
♦ Nombre + adjetivo.
♦ Nombre + complemento.
♦ Nombre + nombre.
♦ Encabezamiento + subencabezamiento o término + término.
• LOS SUBENCABEZAMIENTOS.
El subencabezamiento debe especificar la materia del encabezamiento y se
somete a las siguientes normas:
♦ Se distinguen cuatro clases de subencabezamientos: de
materia o tópicos, topográficos, cronológicos y formales.
♦ Cada subencabezamiento se une con el encabezamiento o
encabezamientos anteriores por medio de un guión.
♦ En caso de concurrencia de varios subencabezamientos, el
orden en que se consignan es el de la enunciación del primer
apartado.
♦ Sólo debe utilizarse un encabezamiento de cada clase.
• MATERIAS Y CASOS ESPECIALES.
⋅ Subencabezamientos dobles. A veces necesidades esenciales obligan a que se
deban utilizar dos subencabezamientos.
⋅ Nombres étnicos. Se utilizan sólo para designar a los pueblos o naciones que
no tiene territorio propio.
⋅ Lengua y literatura. Para designación de las distintas lenguas o idiomas, se
utiliza la palabra lengua o literatura seguida del adjetivo correspondiente.
♦ LAS LISTAS DE ENCABEZAMIENTOS.
Las listas de encabezamientos son de dos clases: unas son verdaderos
ficheros de autoridad y contienen, alfabéticamente ordenada, la relación de
todos los encabezamientos ya utilizados de una gran biblioteca o de una
bibliografía nacional. Otras, son relaciones de posibles encabezamientos,
ordenados alfabéticamente, que no contiene todos los encabezamientos que
22
pueden ser utilizados, pero sí los suficientes.
• LA ORDENACIÓN DEL CATÁLOGO.
Los encabezamientos de materia se hacen constar en el asiento principal de la
descripción bibliográfica, numerados con cifras árabes y en una primera serie
antes de los encabezamientos secundarios relacionados con la catalogación
formal y numerados con cifras romanas.
La ordenación alfabética de estos asientos sigue las mismas reglas que los
asientos del catálogo de autores, con las siguientes particularidades:
♦ El encabezamiento de materia no anula como campo de
alfabetización subsidiario al encabezamiento principal.
♦ Las subdivisiones cronológicas se ordenan
cronológicamente.
♦ En los encabezamientos de materia pueden intervenir los
siguientes signos: el guión, la coma y el paréntesis.
• EL CATÁLOGO DICCIONARIO.
El catálogo diccionario es el catálogo resultante de mezclar en un solo
catálogo alfabético todos los asientos del catálogo alfabético de autores, del
catálogo alfabético de materias y del catálogo alfabético de títulos. La
ordenación del las entradas o términos se hace bajo una única y pura
consideración alfabética.
⋅ El catálogo sistemático de materias. La Clasificación Decimal Universal.
• LA CLASIFICACIÓN.
Clasificar es colocar un libro en una clase dentro de un esquema o bien
agrupar los libros por características comunes y siempre por su razón de
contenido. Los sistemas analíticos o enumerativos prevén de antemano todas
las clases en que pueden ser colocados los libros dentro de un esquema. Los
sistemas sintéticos deben prever de antemano las distintas características que
pueden resultar comunes a los principales campos del conocimiento. Unos y
otros pueden ser generales o universales y especiales, según traten de
clasificar todos los posibles campos del conocimiento o sólo una parte de
ellos, todos tiene una finalidad: hacer que el bibliotecario pueda dotar a la
descripción bibliográfica de un punto de acceso que servirá con otros muchos
para formar un índice capaz de responder a esta cuestión de los usuarios.
• ELEMENTOS DE UN SISTEMA DE CLASIFICACIÓN.
Los sistemas de clasificación son los siguientes:
♦ Un patrón o base ideológica. Los sistemas han brotado sobre
distintos puntos de vista teóricos. La idea predominante
puede ser filosófica, pedagógica o simplemente práctica.
♦ Una base teórica o conjunto de generalidades que sirve de
explicación del sistema y de guía en su utilización.
♦ Un sistema de notación que puede ser numérico, alfabético,
con otros signos y mixto, ninguno de los sistemas de
clasificación es absolutamente puro.
♦ Posibilidad de expresar materias compuestas, posibilidad de
análisis y de síntesis subsiguiente.
23
♦ Un esquema básico de partida con las clases principales y las
tablas correspondientes que constituyen un macro orden.
♦ Un micro orden o esquema desarrollado.
♦ Un orden para archivar.
♦ Un índice alfabético tanto por parte del que busca como por
parte del bibliotecario que busca asignar la notación al libro.
• VALORACIÓN DE UN SISTEMA DE CLASIFICACIÓN.
La consideración básica a la hora de valorar un sistema es su capacidad para
satisfacer las necesidades de los usuarios, que son los investigadores, y del
clasificador.
El bibliotecario necesita un sistema como lenguaje de almacenamiento. El
uso de ordenadores en los trabajos bibliotecarios hace que en la actualidad se
pida también al sistema la posibilidad de ser utilizado en sistemas
informatizados que suponen una serie de garantías:
♦ Adaptabilidad.
♦ Facilidad de uso.
♦ Aceptación cuantitativa y cualitativa.
♦ Economía de tiempo.
♦ Sistema editorial o capacidad para garantizar la perpetuidad
y actualización del sistema.
♦ Sistema de notación en el que los signos sean: breves,
simples, hospitalarios, expresivos, mnemotécnicos y con
posibilidad de síntesis.
• LA CLASIFICACIÓN DECIMAL UNIVERSAL.
La CDU ha ejercido y ejerce en España una rara fascinación sobre los
bibliotecarios españoles. La CDU es el sistema oficial de clasificación de las
bibliotecas públicas de España desde 1939.
La CDU nació como evolución de la DDC en el instituto internacional de
bibliografía de Bruselas que se había propuesto hacer una bibliografía
universal de libros, artículos y publicaciones periódicas.
En España, este sistema CDU, se utiliza en la Biblioteca Nacional, de
acuerdo con el reglamento de 1957, y sigue siendo la base de ordenación de
bibliografía española.
La estructura del sistema es la siguiente:
⋅ Una introducción doctrinal que comprende la teoría del sistema y las normas
de uso de las partes siguientes. La CDU permite dividir una materia por
varias características al mismo tiempo.
⋅ Las tablas o números auxiliares que pueden ser comunes y especiales. De las
comunes, unas son independientes y otras dependientes. Las independientes
contienen números que pueden usarse unidos a cualquier otro número de las
tablas y las divisiones comunes dependientes deben usarse siempre unidas a
otro número de la CDU.
Los números auxiliares especiales constituyen verdaderas facetas y se indican
en las tablas debajo de los números a los cuales y a cuyas subdivisiones
pueden aplicarse, estos números tiene gran movilidad para su posible
24
colocación en una parte u otra de la notación.
⋅ Tablas de números principales. Las clases principales son 9.
⋅ Índice alfabético de tablas. La utilidad del índice alfabético en La CDU es
doble: en primer lugar, contribuye a unir los temas en una sola entrada, y en
segundo lugar, los índices sirven par que el clasificador puede orientarse en
la búsqueda de un número determinado.
⋅ El sistema de notación es le de cifras árabes con valor decimal, la serie
completa va precedida por 0,.
⋅ No hay orden de secuencia establecido para los distintos auxiliares que
pueden acompañar a un número principal.
⋅ La ordenación interna de las fichas o asientos cuando hay coincidencia en el
primer número principal que sirva de punto de acceso, tiene establecidas una
serie de secuencias.
⋅ Las ediciones CDU son muy variadas: ediciones resumidas para pequeñas
bibliotecas públicas y escolares, las ediciones abreviadas adecuadas para las
bibliotecas públicas y escolares de tipo medio, las ediciones medias para
grandes bibliotecas públicas, bibliotecas universitarias, centro de formación
de carácter interdisciplinario y para bibliotecas y centro especializados para
las áreas tangentes a la especialidad o para los casos en que no existe edición
completa de esta materia, las ediciones completas propias de bibliotecas
especiales y de centros de información, de algunas grandes bibliotecas y de
servicios bibliográficos, por último, las ediciones especiales que recogen las
entradas relacionadas con un centro de interés: transportes, información...
♦ LA PRÁCTICA DE LA CLASIFICACIÓN.
⋅ Clasificar supone analizar y fijar el contenido.
⋅ Situar la materia en su clase principal y aplicarle la notación conveniente o
construirla, si es preciso.
⋅ Ordenar las partes de la notación.
⋅ Transcribir la notación al asiento bibliográfico.
⋅ Ordenar los asientos bibliográficos ateniéndose al valor numérico decimal de
los signos, a la norma para la ordenación dentro de un mismo punto de
acceso y al orden alfabético.
⋅ Hacerse el propio índice alfabético por conceptos con las correspondientes
notaciones de la CDU reflejando los números utilizados ya realmente por la
biblioteca.
⋅ Colocar los tejuelos en los libros y los libros en los estantes de acuerdo con
ellos.
⋅ Colocación de guías bien visibles en estantes y ficheros.
• SISTEMAS DE CONEXIÓN. EL BSO.
Los sistemas de conexión o de comunicación tratan de recuperar la
universalidad desde los mismos sistemas especiales, hablamos de conseguir
un sistema único al que poder traducir todos los sistemas especiales. Este
sistema sería suficiente para:
♦ Los intercambios bibliográficos.
♦ La clasificación de publicaciones periódicas y de servicios de
abstracts.
♦ La clasificación simplificada de masas documentales que o
no necesitan otra o están esperando recibir una más
específica.
El BSO reúne las condiciones exigibles para un sistema mediador. Es un
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sistema amplio, es decir, no muy detallado, con sólo 4.000 términos, claro y
en breve en su notación.
⋅ Presente y futuro del catálogo en la biblioteca.
♦ FORMAS DEL CATÁLOGO.
Tres son las formas fundamentales: fichas, lista y acceso directo en línea,
aunque se le puede añadir una cuarta: los discos ópticos más conocidos como
CD−ROM.
♦ El catálogo en fichas: puede ser en fichas sueltas o en
paralelo o cédulas reunidas en mazos y encuadernados con
tapas móviles ( en desuso). La dimensión internacional de las
fichas bibliográficas es de 75 x 125 mm con una perforación
de 8 a 9 mm de diámetro, su finalidad es la sujeción de las
fichas en los cajones de los ficheros por medio de una varilla
metálica transversal que evita la sustracción o dislocación de
las mismas.
♦ Los catálogos en forma de lista o de listado pueden adoptar
tanto la forma de libro impreso como la de libro en hojas
intercambiables o la de listas en microformas.
♦ Los catálogos en línea, el catálogo en línea propiamente no
existe, lo que existe es un conjunto de datos y órdenes.
• LA CATALOGACIÓN EN LA BIBLIOTECA.
Organizar debidamente el catálogo es sólo uno de los trabajos de suma
importancia que debe llevar a cabo el bibliotecario y no es el de mayor
compromiso.
La catalogación sigue siendo necesaria al menos en las en las bibliotecas
públicas y en todas las grandes bibliotecas universitarias y especiales.
Catalogar sigue siendo el proceso de creación de la ficha de un libro, que
comienza cuando el libro entra a formar parte de la colección y termina
cuando ficha y libro se separan definitivamente: el libro para ir a su lugar de
exposición o de depósito y la ficha para ser intercalada en los ficheros.
• EL FUTURO DE LA CATALOGACIÓN.
El futuro de la catalogación se encuentra en unos cuantos conceptos y
programas presentes en la biblioteconomía internacional. Los conceptos son:
la catalogación centralizada, la catalogación compartida y el catálogo
compartido. Los programas el CBU y el CIP.
Estos sistemas facilitan entre otras cosas el trabajo del catalogador, puesto
que mediante la catalogación centralizadora llevado a cabo por medio del
ordenador nos sirve una bibliografía nacional fiable y uniforme, ahorra el
trabajo del catalogador y además se proporcionan mejores servicios a los
usuarios.
⋅ Sistemas nacionales y cooperación interbibliotecaria.
♦ REDES DE BIBLIOTECAS.
Las redes de bibliotecas suelen ser la forma habitual de realizar lo que se
llama cooperación interbibliotecaria.
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La cooperación reduce el campo de decisión propia y obliga a aceptar algún
tipo de capitalidad común situada por lo general en las bibliotecas principales
que son las que más ponen en la cooperación, la cooperación y la creación de
redes se ha visto incrementada en nuestro tiempo con la aplicación de la
teleinformática a los servicios bibliotecarios.
• SERVICIOS NACIONALES DE APOYO.
Algunos de los servicios nacionales de apoyo que se ofrecen son: formación
profesional permanente, asesoramiento técnico, normalización,
publicaciones, investigación, formación de colecciones nacionales, préstamo
y canje interbibliotecario...
• SISTEMAS NACIONALES.
Los servicios nacionales de apoyo son importantes tanto cultural, económica
como políticamente. La necesidad y al mismo tiempo el alto costo de estos
servicios obligan a que los sistemas participantes se sometan a una única
autoridad.
Line ha esquematizado estas funciones. Son las siguientes:
⋅ Colección nacional.
⋅ Control bibliográfico de las publicaciones nacionales.
⋅ Acceso bibliográfico a las publicaciones del mundo.
⋅ Acceso a los documentos sobre los que se informa bibliográficamente.
⋅ Depósito supletorio y canje de publicaciones.
⋅ Análisis y suministro de información en general, sobre todo científica.
Para la consecución de estos fines la UNESCO recomienda la creación de
sistemas nacionales de información (NATIS), la existencia de una
infraestructura legal y de órganos y de planes nacionales.
• LA BIBLIOTECA NACIONAL.
La biblioteca nacional cumple funciones tan importantes que necesita como
base una disposición legal, sobre esta base se construyen bibliotecas
verdaderamente gigantescas.
Las bibliotecas nacionales han nacido históricamente como grandes
colecciones privadas de lo príncipes, que se abren al pueblo en un
determinado momento, hoy las razones de su existencia son ante todo
funcionales.
La Biblioteca Nacional de España ha tenido que cargar con buena parte de las
consecuencias derivadas de la falta de un verdadero sistema nacional de
bibliotecas, la Biblioteca Nacional es el depósito bibliográfico nacional que,
si prescindimos de los filmes cinematográficos, recibe uno o más ejemplares
de todo tipo de publicación sometida a depósito legal. Tiene funciones muy
amplias que le confieren un papel esencial en le campo de la investigación, la
cultura y la información.
La Biblioteca Nacional de España dispone ahora de una estructura básica en
que acertadamente se dividen los trabajos de naturaleza administrativa y
técnica de apoyo, de los trabajos técnicos bibliotecarios y de los de relaciones
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públicas y de difusión cultural.
La existencia de importantes colecciones especiales de manuscritos y libros
antiguos, de materiales gráficos y de fondos musicales y de otros tipos de
soportes hace concebir la esperanza de que los actuales servicios encargados
de su gestión directa se conviertan también en departamentos especializados,
capaces de revitalizar su acción y de extenderla a todo el ámbito español e
internacional en proyectos cooperativos.
⋅ El ordenador en la biblioteca. El futuro de la biblioteca.
• EL TRATAMIENTO ELECTRÓNICO DE DATOS.
El tratamiento electrónico de datos es la elaboración o proceso de cualquier
representación física del conocimiento hecha para su comunicación, por
medio de máquinas dotadas de elementos electrónicos. La elaboración
consiste en la transformación, organización y presentación de lo datos
organizados. La existencia del ordenador ha hecho esta máquina sea capaz de
recibir datos, de tratarlos y de trabajar en ellos con toda seguridad. Un
ordenador es una máquina alimentada de datos y dirigida por órdenes o
instrucciones.
⋅ El ordenador electrónico o equipo mecánico. Los ordenadores se utilizan para
realizar con rapidez y seguridad trabajos repetitivos, aquellos en los que
interviene los mismos elementos: contar, leer y escribir.
⋅ Los datos. Datos que han de ser elaborados, son distintas unidades de
información. Un conjunto homogéneo y organizado de datos constituye un
archivo o fichero.
⋅ El conjunto de programas. Elemento básico para el tratamiento electrónico de
datos. Para la realización de estos programas hay que utilizar una serie de
códigos llamados lenguajes de ordenador que son de tres clases: los lenguajes
de programación, los lenguajes de traducción y los lenguajes o códigos de
máquina.
⋅ Las formas de utilización o explotación de las bases de datos son muy
variadas y su elección depende tanto de razones de organización como
económicas.
• EL ORDENADOR EN LA BIBLIOTECA. LOS SISTEMAS
INTEGRADOS.
El tratamiento electrónico de datos es de gran importancia para el mundo
bibliotecario porque permite la creación de servicios y sistemas de
información útiles para las bibliotecas.
La automatización de una biblioteca implica una serie de etapas e incluye un
conjunto de partes:
⋅ El comienzo es un estudio de viabilidad que se concreta en un análisis del
sistema en curso, de las ventajas del nuevo sistema, de las consecuencias, de
los plazos para su realización y de los costos estimados...
⋅ Es preciso escoger entre las distintas opciones, ya que la automatización
puede realizarse por muchas vías.
⋅ El análisis y el diseño del sistema es el verdadero proyecto. El proyecto o
diseño, que debe haber surgido del diálogo entre bibliotecarios, informáticos
y proveedores de equipos, debe desembocar en una tarea común.
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⋅ La realización o ejecución del sistema lleva consigo la toma de decisiones
sobre dos pasos previos: determinar el comienzo del nuevo sistema y la
formación del personal para adaptarse a la nueva situación.
⋅ Aplicaciones en la biblioteca. Se admite que son cuatro las principales
aplicaciones del ordenador en la biblioteca: ingresos y adquisiciones,
catalogación y producción de catálogos y de registros bibliográficos,
circulación, y por último, control de ingreso y bibliográfico de publicaciones
seriadas.
⋅ Ingresos y adquisiciones.
⋅ Catalogación, catálogos y recuperación de la información.
⋅ Control de la circulación. Encaminada a proporcionar al usuario los
materiales que necesita.
⋅ Control de publicaciones seriadas. Incluye tres operaciones: las adquisiciones
e ingreso, el control bibliográfico y la información bibliográfica sobre ellas.
⋅ La recuperación de la información por medio del ordenador. Poner esta
posibilidad al servicio de los usuarios parece la consumación de lo que
llamamos la automatización de una biblioteca.
♦ EL FORMATO MARC.
El formato MARC tiene apenas treinta años de vida, pero se ha incorporado
de lleno a la terminología bibliotecaria.
El formato confiere básicamente la posibilidad de identificar un registro
bibliográfico y, dentro de él, todos aquellos elementos informativos que van a
ser necesarios en una biblioteca.
Un buen formato debe adaptarse a las características del asiento bibliográfico
en general y al as características que resultan de aplicar unas determinadas
normas de catalogación descriptiva, de catalogación por materias y de
ordenación de los registros.
La cabecera o guía es le primer elemento del formato y contiene, en 24
caracteres, información codificada numéricamente sobre el registro como tal.
El directorio es como un índice, también codificado, del contenido del
registro y está compuesto por 12 caracteres.
Los designadores de contenido son de tres clases: las etiquetas son grupos de
signos que sirven para identificar a los campos, los indicadores se usan para
especificar el contenido de un campo y los códigos de subcampo que sirven
para identificar un elemento informativo de un campo.
Los delimitadores son caracteres que no tiene otra misión que señalar la
localización dentro de un registro. El delimitador aparece al final del
directorio y de cada campo.
El formato IBERMARC es usado para la edición de la bibliografía nacional
española y, en todas sus formas por el sistema ARIADNA de la Biblioteca
Nacional.
El IBERMARC es un formato rico en posibilidades por estar diseñado para la
agencia bibliográfica nacional con responsabilidades de catalogación
centralizada de bibliografía nacional y con la ilusión de convertirse en nudo
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de una red cooperativa, utiliza los siguientes signos:
♦ Tres cifras como etiqueta para identificar los campos.
♦ Una cifra para cada uno de los dos indicadores.
♦ Una letra minúscula par cada subcampo.
♦ Signo = para indicar comienzo de campo.
♦ Signo $ para indicar comienzo de subcampo.
♦ Signo b para indicar que no se usa el indicador respectivo.
♦ 0 se utiliza como representación del cero, para evitar su
confusión con la O.
◊ EL FUTURO DE LA BIBLIOTECA.
Las técnicas bibliotecarias han ido unificando la descripción formal para
pasar al análisis del contenido y ha echado mano de nuevas técnicas
mecánicas y electrónicas de recuperación.
La biblioteca pública va a seguir existiendo todavía, el futuro nunca llega, es
más bien un límite de posibilidades, lo que podría haber sido y no será.
La biblioteca no será algo muy distinto de lo que era antes, la función
pedagógica, filtradora y suministradora de la biblioteca no parece que vayan
a desaparecer.
Las bibliotecas seguirán proveyendo a los usuarios material de estudio, de
recreo... seguirá siendo un lugar donde encontrarse con todo tipo de libros, en
algunas eso sí más libros que en otras, un lugar de cultura. Por ello la
biblioteca no desaparecerá, si irá sufriendo transformaciones, como las ha ido
sufriendo al o largo del tiempo, transformaciones tecnológicas que en parte
ayudan a que el trabajo del bibliotecario y la búsqueda del usuario sean
tareas, entre otras, más fáciles.
Siempre habrá una biblioteca, un bibliotecario y como no los usuarios nunca
faltarán.
Manual de bibliotecas: CARRIÓN GÚTIEZ, M.
Fundación Germán Sánchez Ruipérez. Madrid, 1993
Capítulos 4,5,6,7,8,17 y 18.
ANÁLISIS DOCUMENTAL 44
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