INFORME DE AUDITOR A COBERTURA EDUCATIVA

Código: FO-EC-05
INFORME DE AUDITORÍA
Versión: 01
Fecha de Actualización:
30/08/2013
1. INFORMACIÓN GENERAL:
Proceso Auditado: Proceso Nacional de Cobertura del Servicio Educativo
Dependencia Auditada: Subsecretaría de Cobertura Educativa
Responsable del Proceso: Antonio de Jesús Díaz Colorado
Otros Funcionarios Participantes: Equipo de trabajo de Cobertura Educativa
Fecha De La Auditoría: 14 de agosto de 2014
Auditor Líder: Marcela Suaza
Equipo Auditor: Yancelly Gaviria
2. PLAN DE AUDITORIA:
Objetivo: Verificar la conformidad de las disposiciones descritas en las especificaciones
técnicas, su implementación y su mantenimiento de manera eficaz.
Alcance: Desarrollo del subprocesos desde agosto de 2013 a julio 31 de 2014
Criterios de Auditoria: Especificaciones técnicas del Proceso Nacional de Cobertura del
Servicio Educativo (M-DS-EB-00-00-03 Vr 1)
Metodología: Revisión documentos relacionados con el alcance y criterios de la auditoría.
Entrevista con el líder y el equipo de trabajo del Proceso Nacional de Cobertura del Servicio
Educativo
3. CONCLUSIONES DEL EQUIPO AUDITOR
Aspectos Relevantes: El sentido de pertenencia por parte del equipo de trabajo, el interés
por el conocimiento del proceso evidenciado a través de las reuniones periódicas que allí se
realizan.
Aspectos por Mejorar: Realizar mayor análisis de la información generada en el proceso, a
través de documentos que sean socializados con los diferentes públicos de la comunidad
educativa y con otros procesos de la Secretaría.
4. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA:
No Conformidades:
No se identificaron No conformidades durante la auditoría específica
Observaciones:
N° Observación
1
Se recomienda que los documentos que producen los funcionarios de la
Subsecretaría, sean revisados y aprobados por el líder del proceso y por el Secretario
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de Educación (cuando aplique), puesto que el documento Oferta Educativa por Zonas,
no tiene firmas de aprobación del mismo, de igual forma, el documento Análisis de la
demanda educativa por sector, no está firmado.
Realizar verificación de los documentos del proceso que sean alojados en la página
web, con el fin de garantizar que estos estén visibles y los miembros de la comunidad
educativa tengan fácil acceso a estos.
Se tiene el documento de análisis de la demanda, se sugiere complementar con
información de aquellas IE que son más demandadas exponiendo los motivos por los
cuales se presenta este efecto.
Fortalecer la articulación con el proceso de Calidad Educativa, con el fin de socializar
los informes y análisis que sean relevantes y que le sirven como insumo para el
desarrollo de actividades o análisis del proceso.
El documento Análisis de
estudiantes reprobados, no es socializado con Calidad Educativa.
El proceso de Cobertura Educativa, debe solicitar a Inspección y Vigilancia,
información consolidada a cerca de la verificación de cobros en las Instituciones
Educativas. Inspección y Vigilancia, debe calcular la estadística de los resultados
obtenidos e identificar las IE que incurren en estos cobros. Este requisito hace parte
de las especificaciones técnicas de Cobertura Educativa, por lo que esta información
debe ser conocida por ambos procesos.
4.1 Resumen del proceso de auditoría: La auditoría se realizó por muestreo selectivo de
evidencias de las actividades y resultados del subproceso, por ello, tiene asociado
incertidumbre por no haber verificado todos los documentos y registros.
La auditoría se realizó utilizando como instrumento base, la lista de chequeo establecida por
el MEN y las caracterizaciones que se tienen actualmente. Se revisaron en total 17 requisitos
de las especificaciones técnicas.
Evaluación del subproceso:
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Informes de auditoría a la matrícula
Sistema Integral de Matrícula SIMAT
Documento Análisis de la demanda educativa por sector.
Proyección de matrícula
Resolución 5360 de 2006
Acto administrativo de conformación y actas del Comité de Cobertura
Evaluación de socialización del proceso de matrícula con las secretarias
Documento Análisis de la Demanda
Anexo 6ª
Consolidado de reprobados 2013
Inscripción 2014
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4.2 Lista de Distribución del Informe de Auditoría:
Guillermo León Restrepo Ochoa. Secretario de Educación
Antonio Colorado Díaz. Subsecretario de Cobertura Educativa
FIRMAS
Auditor líder
Marcela Suaza
Auditores Acompañantes
Yancelly Gaviria