ACTIVIDAD FINAL PROPUESTA DE MEJORA Equipo de trabajo Alumno: José Luis Ramírez González ID: 00331766 Profesora: Mtro. Raúl Monroy García Maestría: Administración de Negocios. Materia: GESTIÓN DE LA CALIDAD Y EL SERVICIO Sesión 5 Fecha 19 de julio de 2024 ACTIVIDAD FINAL “INCORPORAR UN MODELO DE EXCELENCIA OPERACIONAL EN EL ÁREA DE PRODUCCIÓN, QUE MAXIMISE EL USO DE LOS RECURSOS PARA INCREMENTAR LA RENTABILIDAD DE LOS PRODUCTOS DE LÍNEA Y DE LOS PEDIDOS ESPECIALES EN LA EMPRESA VECTTOR® DURANTE EL SEGUNDO SEMESTRE DEL AÑO 2024.” 1 ACTIVIDAD FINAL PROPUESTA DE MEJORA INDICE Contenido INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................................. 4 Etapa 1. Panorama global. Investigación documental y de campo .............................................................. 5 a) Considerar visión global. .................................................................................... 5 b) Situación actual en México / o en sectores específicos...................................... 5 c) Restricciones o problemáticas actuales. ............................................................ 6 d) Aprendizajes esenciales que requieren los profesionales en la materia. ........... 7 e) Estándares o indicadores de calidad / efectividad. ............................................. 9 f) Buenas prácticas a considerar y ejemplos documentados. ................................. 10 Etapa 2. Definición del problema ................................................................................................................ 11 Área de mejora. Las áreas de producción y ventas. ............................................... 11 Posible problema; ...................................................................................................... 11 Antecedentes ............................................................................................................. 11 2. Contexto general y justificación del tema. .............................................................................................. 12 3. Explicar y ejemplificar por qué se considera un problema. .................................................................... 13 Hipótesis 1; ................................................................................................................ 14 Hipótesis 2 ................................................................................................................. 14 Hipótesis 3 ................................................................................................................. 14 4. Explicar los beneficios a obtener si se aborda, resuelve o mejora. ........................................................ 14 4.1. Metas y objetivos a alcanzar. ............................................................................................................... 15 Objetivo 1: .................................................................................................................. 15 Objetivo 2: .................................................................................................................. 15 Objetivo 3: .................................................................................................................. 15 4.2. Indicadores de medición o evaluación de los resultados..................................................................... 16 Para mejorar la experiencia del cliente y tiempo de respuesta .................................. 16 2 ACTIVIDAD FINAL PROPUESTA DE MEJORA Para mejorar la calidad .............................................................................................. 16 Para mejorar la eficiencia........................................................................................... 16 Para la reducción de inventario.................................................................................. 16 Para reducir el mantenimiento ................................................................................... 17 Para reducir costos y aumentar la rentabilidad .......................................................... 17 5. ¿Cómo se vinculan tus conocimientos y habilidades en torno a la gestión de la calidad y el servicio con el estudio de este problema o situación? ................................................................................................... 18 Etapa 3. Propuesta de mejora ..................................................................................................................... 19 A) Propuesta de mejora ........................................................................................ 19 “Hipótesis 2 ................................................................................................................ 19 Hipótesis 3 ................................................................................................................. 19 B) Fundamentos teóricos de la propuesta ............................................................ 20 C) Condiciones de su aplicación ........................................................................... 20 D) Riesgos y retos ................................................................................................. 21 E) Temporalidad y viabilidad (considerar inversión) ............................................. 21 REFLEXION DE LA ACTIVIDAD ...................................................................................................................... 23 3 APRENDIZAJES ADQUIRIDOS .................................................................................................................... 24 REFLEXIÓN FINAL DE LA MATERIA............................................................................................................... 25 Bibliografía................................................................................................................................................... 26 3 ACTIVIDAD FINAL PROPUESTA DE MEJORA INTRODUCCIÓN La constante competitividad del mundo global puede hacer que nuestras microempresas crezcan o desaparezcan, tal caso se vio en la última crisis de salud de nuestra era, el COVID-19, donde muchas empresas terminaron desapareciendo, a menos en el rubro en el que se encontraban, algunas cambiaron de giro, otras ya no abrieron, pero sorprendentemente muchas regresaron o sobrevivieron, pues en el sentido de que la necesidad es la madre de la innovación, muchas estaban preparadas para cambiar o virar el camino adaptándose a las nuevas requisiciones y necesidades comerciales. La idea de estar preparados para cualquier imprevisto local, nacional o mundial, nos d la oportunidad de implementar métodos que nos ayuden a no rendirnos jamás, a virar de último momento en el camino común de los colaboradores de una empresa y regresar al camino original a mediano plazo. En el presente documento nos enfocaremos en la propuesta para que las áreas de producción y ventas comiencen una nueva manera de hacer las cosas, pero, no sólo el cambio se implementará en estas dos áreas, será en todas las áreas de la empresa, pero sí, las que comiencen y en las que en esta ocasión nos enfocaremos para mejorar la rentabilidad de la empresa, sólo por atender la calidad de los productos, el uso mínimo de recursos para lograrlo y el adiestramiento del personal de dichas áreas que eleven sus habilidades y mejoren su concentración al momento de ejecutar sus labores. 4 ACTIVIDAD FINAL PROPUESTA DE MEJORA Etapa 1. Panorama global. Investigación documental y de campo a) Considerar visión global. En México, durante la pandemia del COVID-19 cerraron 1 millón de micro, pequeñas y medianas empresas. Aunque no se sabe con certeza, si la pandemia fue la causa del cierre de las empresas o lo que sucedió realmente fue su incapacidad para afrontar los cambios que se experimentan al no estar preparados ante una crisis repentina a nivel global, la falta de implementación de métodos como la excelencia operativa o la mejora continua, una adecuada cultura organizacional, flexible, consciente, tolerante, dirigida por liderazgos auténticos que no sólo se enfoquen en sus prioridades, sino que encaminen a sus equipos a conducirse hacia los mismos objetivos empresariales y que en un momento dado pueden cambiar radicalmente, pero siempre juntos, siempre con un mismo fin. Lo que sí se sabe, es que, a partir del 2020, la vida empresarial quedó marcada por la pandemia. Afortunadamente, las miPymes son empresas que nacen día con día, a un ritmo de 425,000 en promedio al año, una quinta parte de ellas se dedican al comercio (servicios) y las manufactureras (productos) con casi la sexta parte del total de las miPymes. (El economista, 2020) En los últimos años, y para revertir los efectos dejados por la pandemia, las empresas de cualquier tipo y tamaño se han apoyado en sistemas informáticos para eficientar diferentes procesos tanto administrativos, como de operación diaria, pero, también ha sido notorio y de mayor importancia, el robustecimiento de las empresas aplicando métodos de crecimiento continuo, no únicamente la tecnología que se utiliza actualmente, sino que las empresas comienzan a usar nuevos métodos para su formación, que ayuda a minimizar los costos de producción, así como agilizar aquellos procesos que tengan que ver con lo solicitado por nuevos clientes o clientes habituales. (El economista TV, 2019) b) Situación actual en México / o en sectores específicos. Se estima que las empresas miPyme en México tienen una supervivencia entre 1 a 8 años (El economista TV, 2019), estas empresas son parte fundamental en la vida empresarial en México, aunque no suelen tener presencia en el país como lo tiene una 5 ACTIVIDAD FINAL PROPUESTA DE MEJORA gran empresa, pues a menudo pasan desapercibidas, aún y cuando el conjunto de éstas micro, pequeñas y medianas empresas generan cerca del 70% de empleos en todo México, pues representan el 99.8% de los establecimientos en el país y el 52% del Producto Interno Bruto según INEGI (Hubspot, 2023), las miPymes siguen sobreviviendo a pesar de muchas cosas en contra, como la falta de apoyo del gobierno, falta de programas administrativos o estratégicos que coadyuven a formar miPymes competitivas, lo que ocasiona la falta de captación y deslealtad de consumidores en general como: ciudadanos locales e incluso de familiares; pero, la falta de aplicación de sistemas de calidad o preparación constante por parte de las áreas que las administran dan como resultado que las empresas se estén quedando atrás. Lo que hace necesaria e imperante una profunda capacitación para implementar métodos como la excelencia operacional o mejora continua, que puede evitar o revertir los efectos de eventos de cambio radical, y tengan la manera de adaptarse de forma inmediata a las nuevas reglas del juego comercial. (Hubspot, 2023) c) Restricciones o problemáticas actuales. Las miPymes tienen detectados 7 problemas plenamente identificados, y son los siguientes: 1. Alto índice de mortalidad empresarial. Por ejemplo: según INEGI en un estudio presentado, entre el año 2020 y 2021 nacieron 1.2 millones de nuevas miPymes, pero por la situación de pandemia (es decir, después de la pandemia) cerraron 1,6 millones de MiPymes definitivamente. 2. Escasez de oportunidades de escalabilidad y crecimiento. Por su propia naturaleza, en la cual es muy conocido que están formadas por muy pocos colaboradores, normalmente familiares donde se tiene que ser multifunciones, las miPymes tienen un menor índice de crecimiento, la falta de preparación profesional, los bajos presupuestos para adquisición de máquinas o herramientas y la ausencia de contratación de personal profesional que implemente herramientas que localicen fallas en los procesos y contrarresten dicho estancamiento, inclusive que tengan la visión de cambiar de productos de línea adaptándolos a las necesidades cambiantes de los consumidores. 3. Falta de opciones de financiamiento. Ésta es una de las limitantes más grandes de las miPymes, ya que la falta de recursos económicos provoca el 6 ACTIVIDAD FINAL PROPUESTA DE MEJORA retraso de proyectos o nuevas ideas para un pronto crecimiento o una posible expansión. Pues, las instituciones financieras exigen demasiados requisitos y unas tasas impagables para una empresa naciente o en franco crecimiento. Financiamientos para conseguir maquinaria, herramientas y asesorías, para producir con calidad y que los consumidores estén dispuestos a pagar por sus productos. 4. Trámites administrativos y fiscales. Esta limitante, radica en la gran cantidad de trámites burocráticos y sus elevados costos para que un negocio, pase de la informalidad a la formalidad. El simple hecho de que el IMSS requiera el pago de sus cuotas impagables para una miPyme por cada trabajador, orilla al microempresario a trabajar únicamente con su familia inmediata o siendo él mismo, su propio empleado, haciendo mil tareas que le impiden pensar en el crecimiento de su negocio, la preparación profesional y mucho menos la implementación de métodos que ayuden a ser más competitivo, como la excelencia operativa o mejora continua. 5. Falta de preparación empresarial. La falta de preparación académica o empresarial, lleva a las miPymes a un crecimiento lento o estancamiento, e incluso a la desaparición temprana de las empresas, pues al menos la mitad de los propietarios de miPymes cuentan sólo con preparación académica básica y aunado a esto la innovación, aplicación de métodos de mejora continua o excelencia operativa no es algo que practiquen dichas empresas 6. Corrupción. Éste es uno más de los problemas que tienen que enfrentar las miPymes, ya que son presa fácil de las extorsiones, que los obligan a pagar cuotas mensuales de las cuales no se pueden librar fácilmente, pues pagan o cierran. Aunado a los criminales de cuello blanco. 7. Ausencia de consumo responsable. Las miPymes están en constante competencia, pues viven en un entorno donde las grandes compañías dominan el mercado. Día a día surgen nuevas empresas, con las que las miPymes tienen que competir para dominar su nicho, no obstante, si una miPyme implementa estándares de calidad, es más probable que sean vistas o percibidas como grandes empresas, aunque no lo sean. (Hubspot, 2023) d) Aprendizajes esenciales que requieren los profesionales en la materia. Aunque en México existen variadas soluciones y programas que buscan que las miPymes tengan buenas oportunidades de desarrollo y crecimiento, y que no tengan una muerte prematura, por ejemplo, la capacitación de todos los integrantes de las empresas, comenzar por las personas que toman las decisiones importantes o vitales, así como la investigación de planes de apoyo para las miPymes que coadyuven a 7 ACTIVIDAD FINAL PROPUESTA DE MEJORA alcanzar el éxito, un planteamiento de mejora continua, no es algo que suela practicarse en una empresa pequeña, pero que, mucho ayudaría a fortalecer el prestigio de una pequeña empresa, además de prepararla para los cambios tan radicales en un mundo globalizado. Existen alternativas que pueden ayudar a las miPymes a tener éxito, algunos son apoyos institucionales o programas de colaboración, dentro de los apoyos institucionales, se encuentran: 1. ComerciaMX 2. PRONAFIN 3. Unidad de Desarrollo Productivo Y en las iniciativas empresariales se encuentran: 1. La capacitación constante 2. Modificación de las legislaciones 3. Inclusión de tecnologías HubSpot CRM gratuito HubSpot Academy Biblioteca de contenidos Comunidad de HubSpot El CRM de HubSpot cuenta con herramientas gratuitas: Website Grader Generador de buyer personas Generador de firmas de email Generador de ideas para el Blog Plantillas empresariales gratis 8 ACTIVIDAD FINAL PROPUESTA DE MEJORA e) Estándares o indicadores de calidad / efectividad. Puesto que los indicadores son importantes para llevar a cabo evaluaciones y generación de métricas gracias a los datos recabados. Para el caso de estudio del presente trabajo, que está dirigido finalmente a la empresa Vecttor® iluminación y al área de Producción, la propuesta de implementación de un proceso de excelencia operativa y en donde se pretende dar solución a los problemas que acarrea el exceso de pedidos de temporada de dicha área, el tipo de indicador, ya sean de Gestión o estratégicos, según se determine. Los indicadores de Gestión, son aquellos que miden avances dentro de un proceso que son actividades y componentes, ya que, las actividades son una serie de listas se deben crear y cumplir en tiempo y forma uno por uno. Mientras que los de componentes es la entrega de bienes y servicios. Siguiendo los criterios CREMAA, que nos dice que los indicadores deben ser: Claros Relevantes Económicos Monitoreables Adecuado Aportación Marginal Los indicadores de Calidad, evalúan los atributos de bienes y servicios y se sugiere que la frecuencia de las mediciones sean las siguientes: Nivel Fin Propósito Componentes Actividades Frecuencia sugerida Anual o superior Anual Semestral o inferior Trimestral o inferior 9 ACTIVIDAD FINAL PROPUESTA DE MEJORA f) Buenas prácticas a considerar y ejemplos documentados. El compromiso debe ser de todos los colaboradores, desde la alta dirección o el área estratégica en caso de una miPyme, en la aceptación e implantación de mejora continua en sus labores diarias, para lograr una excelencia operativa. Aprovechar la información que ya se tiene, ya sea en documentos en papel o en registros electrónicos o informáticos como hojas de cálculo, en la nube o de manera local en ordenadores. (El economista TV, 2019), éste compromiso por parte de todos los colaboradores de la empresa, iniciando por la alta dirección, las personas que toman decisiones y los encargados de cada área o departamento, llevará a la empresa a cumplir todos objetivos a corto, mediano y largo plazo, así como sortear todos los obstáculos que tiene una miPyme en México. Existen empresas que han demostrado que, con la debida preparación, los límites mencionados arriba nos son obstáculos para desarrollarse como miPyme, algunos casos documentados son los siguientes: 1. Productos Uvaviña Enfoca sus productos no solo en el comercio local, sino también en el extranjero, lo que llevo a la empresa al premio nacional de exportación. 2. Con Sabor a México Al contrario que la empresa Uvaviña, se ha apostado al comercio minorista y local, ganó el concurso GS1 Cuisine Fest en 2020 3. Rayito de Luna Llamó la atención por ser una alternativa diferente de consumo responsable y fuente de empleo basado en una economía circular, ganando el premio nacional FedEx crece tu Pyme. 10 ACTIVIDAD FINAL Área de mejora. PROPUESTA DE MEJORA Etapa 2. Definición del problema Las áreas de producción y ventas. Posible problema; El área de producción de la empresa VECTTOR® siempre ha tenido la mayor cantidad de personal desde el año 2010, ha tenido hasta 30 elementos al mismo tiempo en la misma área, todos laborando bajo el mismo mando en turno. Pero, ha sido el área con mayor rotación de personal, por desconocimiento en la materia NUNCA ha tenido un método formal para cumplir en tiempo y forma con los pedidos para mantener el inventario al 100% de productos que comercializa la empresa, mientras que el área de ventas suele recibir pedidos cotidianos de productos en existencia y/o populares del rubro, sino que también reciben los que se realizan de forma espontánea de clientes antiguos o nuevos clientes que solicitan sistemas electrónicos a medida (pedidos especiales), esto ocasiona cuellos de botella, retrasando los pedidos especiales o de producción cotidiana para mantenimiento del inventario. Antecedentes La primera etapa de vida de la empresa el mando o control estuvo a cargo del fundador José Luis Ramírez González, que, sin preparación administrativa estuvo a cargo del área de producción por 9 años (2002 al 2010) y que, durante su control tuvo solo 20 producciones grandes con 14 personas a su cargo, las cuales utilizaban sólo cautines, mini taladros de perforación de tarjetas electrónicas, desarmadores, cutters y taladro de banco, la mayoría eran producciones simples. La segunda etapa de vida de la empresa el mando o control estuvo a cargo del Sr. Severiano González Espinosa y que, a lo largo de otros 8 años (2011 al 2018), contó con más de 30 personas a su cargo y tuvo más de 500 producciones grandes, éste encargado tuvo a su cargo personal, maquinaria mecánica y semiautomática, herramientas simples y especializadas además de recibir productos semi-terminados de proveedores externos. Y finalmente Luis Fernando Simón Cruz con 6 años (2019 a la fecha) a cargo del área de producción, pero, éste último ha tenido la asesoría profesional los últimos 4 años del L.AE. José Luis Ramírez González, la facilidad de contar con adelantos en la 11 ACTIVIDAD FINAL PROPUESTA DE MEJORA producción y mejoras de comercialización por parte del área de ventas; así mismo, muchos de los productos comercializados no se producen totalmente en la fábrica, sino que llegan de china y en el área de producción son modificados de acuerdo con las necesidades del consumidor final, por lo cual ha tenido solo un par de personas a su cargo, lo que es suficiente para las tareas actuales de la empresa. Sin embargo, en la actualidad, la tendencia de la empresa es de altas ventas temporales, que están sobrepasando la capacidad de producción y por momentos se requiere de más tiempo del personal en planta, es decir, por semanas se requiere de tiempo extra por parte del personal de producción, por lo que se requiere de la gestión de procesos que agilicen el tiempo de entrega de producto solicitado por los 90 distribuidores ubicados a lo largo de la república mexicana, que por temporadas suelen abarrotar el área de producción con pedidos muy grandes. 2. Contexto general y justificación del tema. La empresa VECTTOR® ha producido productos de iluminación para alumbrado público, iluminación en juegos para el entretenimiento y el control de luces para escenarios por computadora desde el año 2010, aunque la base de la empresa, es decir la empresa que inició y se convirtió en la empresa VECTTOR®; nació en el 2002 y se llamó Diseño y Desarrollo Electrónico (DYDE) en la cual se diseñaban y desarrollaban sistemas electrónicos básicos, tarjetas electrónicas (PCB) de una cara y códigos fuente de programación básicos, con los que se fabricaban controles simples para la industria, como temporizadores, controles de aulas inteligentes, control de juegos en restaurantes y kits para alumnos y aficionados a la electrónica. A partir del año 2010 se enfocó más hacia la producción de lámparas LED y todo lo relacionado a luces y control de luces por computadora para escenarios, teatros, estadios, discotecas y antros, además de los sonideros de calle. Desde el año 2015 se dejaron de fabricar luminarias con tecnología LED, pues china ya había abarcado todos los nichos comerciales con dicha tecnología, por lo tanto, VECTTOR® se enfocó el 90% de actividades a mejorar las controladoras DMX, y llevó de tener un modelo de interfaz (controladora por computadora) a 4 modelos al 2018 y a 9 modelos en 2022. 12 ACTIVIDAD FINAL PROPUESTA DE MEJORA Adicional a esto, diseñaron 4 accesorios con los cuales se completa el juego de aparatos para controlar luces a distancia con mayor eficacia. Los accesorios garantizan el funcionamiento de las luces Robóticas principalmente, máquinas de Rayo Láser y cámaras de humo, pero, dichos accesorios absorben muchos recursos durante su producción, pues al no ser tan comunes, el área de producción y otras áreas que tienen que apoyar para terminar a tiempo, lo que no eficientiza para nada el tiempo en la empresa, pues se retrasan tareas o proyectos de crecimiento, pues el personal de apoyo, suele ser personal cualquier área disponible. 3. Explicar y ejemplificar por qué se considera un problema. Todos los aparatos electrónicos que se han fabricado en la empresa desde el año 2002, han sido creados a mano, ninguno de los productos se ha producido en sistemas autómatas, por lo tanto, la calidad que se ha distinguido de la mano de obra, ha sido sobresaliente, pues se han perfeccionado las técnicas de fabricación de circuitos impresos, aun así, con esa especialización en los PCB, cuando hay mayor demanda de fabricación de productos, resulta complicado acelerar la producción, ya que los procedimientos que se utilizan en la actualidad, son los mismos que se han usado por más de dos décadas, pues los pasos que se siguen son los mismos: 1. Recepción de orden de compra 2. Compra de los insumos necesarios para la producción 3. Preparación de las instalaciones para la producción 4. Fabricación de tarjetas electrónicas 5. Fabricación de los gabinetes metálicos 6. Ensamble de las tarjetas electrónicas 7. Programación y prueba de las tarjetas electrónicas 8. Ensamble de los gabinetes metálicos con tarjetas electrónicas y accesorios 9. Empaque de los equipos fabricados Cabe mencionar que los productos de línea (los 9 modelos de interfaces DMX y SPI) se tienen en stock constantemente, pero, el problema viene cuando se reciben órdenes de compra de los accesorios o productos especiales que solicitan clientes esporádicos, a los cuales se les desarrollan y fabrican aparatos para industrias muy específicas y que 13 ACTIVIDAD FINAL PROPUESTA DE MEJORA por lo regular compran 1 o 2 veces por año, y si dos, tres o más clientes de esos levantan pedido en las mismas fechas y si uno de los distribuidores o más, de los 9 productos principales también levantan pedido, se vuelve un caos, ya que se tiene que conseguir personal eventual, y no siempre el personal que ya ha trabajado con nosotros y conoce el proceso, se encuentra disponible. Hipótesis 1; Puede ser que el problema, NO es seguir los pasos, sino que, en la mayoría de las ocaciones, los colaboradores se pierden en el proceso, pues en las grandes producciones que se han tenido en la última década, ha variado mucho el personal, es decir, en dichas producciones ha contado con el 50% del personal actual y siempre en las mismas ocaciones, y el otro 50% ha sido personal diferente, lo que genera que el personal que ha estado en todas las producciones, tiene que capacitar al nuevo personal cada vez. Hipótesis 2; Puede ser que el problema sea, no contar con manuales de procesos, que eviten que el personal con mayor experiencia y que conoce perfectamente los pasos a seguir, no pierda tiempo en enseñarle desde cero al personal eventual y que solamente estará operando un par de meses. Hipótesis 3; Puede ser que el problema sea, la falta de capacitación, entrenamiento o adestramiento del personal de planta, que logre mantener un stock o inventario suficiente, que permita la aceptación de nuevos pedidos indistintamente que sean grandes o pequeños, pero que no repercutan en el inventario necesario para que el área de ventas siga ofreciendo el producto a consumidores y distribuidores. 4. Explicar los beneficios a obtener si se aborda, resuelve o mejora. Analizando las tres posibles hipótesis, se espera conocer la causa más aproximada al problema de retrasar entregas de pedidos especiales o de ventas cotidianas y poder dar un seguimiento oportuno a los procesos de producción, en el corto plazo. Estar conscientes que, al momento de recibir un pedido especial, las líneas de producción se utilizarán al 100% y que no se podrá continuar con la producción cotidiana, por lo cual los resultados que los indicadores arrojen nos darán la posibilidad 14 ACTIVIDAD FINAL PROPUESTA DE MEJORA de tomar decisiones anticipadas, para que no se saturen las líneas de producción y los pedidos que levanten los distribuidores o consumidores directos, sean surtidos a tiempo y las líneas sólo queden a disposición de los pedidos especiales. La implementación de la medición de ciclo de producción nos indicará el tiempo que se demora en fabricar un producto, desde que se libera la orden hasta entregar el producto terminado, la medición que lleva hacer un cambio de procesos en una línea, desde que se termina el último producto de un pedido o producción de línea, hasta comenzar con la producción del siguiente pedido o siguiente producción. (SY CORVO, 2021) El incremento de la eficiencia productiva al aprovechar al máximo los recursos que tenemos disponibles en la empresa, en específico en la cadena de producción, desde la infraestructura y materiales hasta el recurso humano, intentando incrementar significativamente la oferta de los artículos y los productos de línea, para que no se vean afectados con otros pedidos extraordinarios, beneficiando así la economía de la empresa al ahorrar tiempo extra en las nóminas y la satisfacción de los clientes con sus entregas oportunas. (RETOS DIRECTIVOS, 2021) 4.1. Metas y objetivos a alcanzar. Objetivo 1: Lograr que el área de producción cumpla en tiempo y forma con los pedidos levantados por el área de ventas, para satisfacción del cliente y mayor rentabilidad de la empresa en ventas cotidianas y proyectos temporales. Objetivo 2: Incrementar las habilidades y competencias de todo el personal de producción, así como el del personal de otras áreas que apoyan en producciones altas, para terminar a tiempo los pedidos especiales y no afecten a las producciones de línea. Objetivo 3: Incrementar la rentabilidad de la empresa para adquirir nuevo talento que se ocupe de nuevas áreas que coadyuven a agilizar la velocidad de producción en pedidos cotidianos y en altas producciones, con la finalidad de satisfacer el mercado de pedidos especiales y nos favorezcan con su lealtad. 15 ACTIVIDAD FINAL PROPUESTA DE MEJORA 4.2. Indicadores de medición o evaluación de los resultados. Los indicadores que nos ayudaran a cumplir con los objetivos planteados inicialmente para maximizar los recursos y poder aprovechar al máximo los recursos de la empresa son los siguientes: Para mejorar la experiencia del cliente y tiempo de respuesta 1. Tiempo de ciclo de producción; Mide el tiempo que se demora fabricar un producto dado, desde que se libera la orden de producción hasta entregar los productos terminados. 2. Tiempo para hacer cambios; Mide el tiempo que se lleva cambiar una línea de producción, desde que se termina de hacer un producto hasta comenzar a fabricar un producto diferente. Para mejorar la calidad 1. Rendimiento de calidad; Indica el porcentaje de productos que son fabricados correctamente a la primera durante el proceso de producción, ajustados a las especificaciones, sin desperdicios ni reprocesos. 2. Rechazos de clientes o devoluciones de productos; Mide cuántas veces los clientes rechazan los productos y los devuelven, basado en recepciones de productos defectuosos o fuera de especificación. 3. Tasa de rechazo; Es el porcentaje de unidades producidas que se rechazan, durante un período de tiempo o lote dado. Para mejorar la eficiencia 1. Rendimiento de producción; Mide la cantidad de producto que se fabrica en una máquina, línea o planta durante un período de tiempo especificado. 2. Utilización de la capacidad; Indica cuánto se está utilizando de la capacidad de producción total en un momento dado. 3. Efectividad general del equipo; Este indicador multidimensional es un multiplicador de disponibilidad x rendimiento x calidad, y se utiliza para indicar la efectividad general de los centros de producción o de una línea de producción completa. 4. Cronograma o logro de producción; Mide en qué porcentaje de tiempo se alcanza un nivel de producción deseado dentro de un cronograma de tiempo especificado. Para la reducción de inventario 1. Inventario / turnos; Mide el uso eficiente de los materiales de inventario. Se calcula dividiendo el costo de la mercancía vendida entre el inventario promedio utilizado para producir esa mercancía. 16 ACTIVIDAD FINAL PROPUESTA DE MEJORA Para reducir el mantenimiento 1. Porcentaje de órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo vs. Correctivo; Indicador de la frecuencia con la que se lleva a cabo el mantenimiento preventivo, en comparación con el mantenimiento no planificado. 2. Tiempo de inactividad vs. tiempo de operación; Esta relación entre el tiempo de inactividad y el tiempo de operación es un indicador directo de la disponibilidad de los activos de manufactura. Para reducir costos y aumentar la rentabilidad 1. 2. 3. 4. Costo de producción como porcentaje de los ingresos; Relación entre los costos totales de producción y los ingresos totales generados por una planta de producción. Utilidad operativa neta; Mide la rentabilidad financiera para los inversores, ya sea antes o después de impuestos, para una planta de producción. Margen de contribución promedio por unidad; Se calcula como una relación entre el margen de ganancia generado por una planta de producción al producir una unidad o un volumen determinado. Costo de energía por unidad; Mide el costo de la energía (electricidad, vapor, gas, etc.) requerida para producir una unidad o un volumen específico. (SY CORVO, 2021) 17 ACTIVIDAD FINAL PROPUESTA DE MEJORA 5. ¿Cómo se vinculan tus conocimientos y habilidades en torno a la gestión de la calidad y el servicio con el estudio de este problema o situación? Los conocimientos que ya había adquirido en la licenciatura siento que estaban un tanto limitados, no me quejo de la licenciatura, tal vez puede ser que al ser tan fugaces las materias en los cuatrimestres y al ser sólo un mes, para una materia, no se asimila el conocimiento tan pronto, afortunadamente para mí, las materias las voy aplicando al mismo tiempo que las estoy cursando y logro entenderlas un poco más. FE DE ERRATAS, Me equivoqué, sí vimos la materia de metodología de la investigación, pero tal vez en ese momento (fue la primera materia del segundo cuatrimestre) no tenía los conocimientos que tengo hoy, creo que le debí dedicar más tiempo a repasar la materia. La información que leo ahora en la maestría me resulta más fácil de entender, pues ahora entiendo de primera mano las explicaciones y ejemplos en los recursos, el reforzamiento de información adquirida me ha abierto los ojos, pues el tema del incremento de la calidad, la minimización de recursos, la satisfacción del cliente con sus prontas entregas, es un tema que siempre me ha importado. Aumento, la capacidad de utilizar un método para imaginar los problemas y posteriormente irlos asentando en un trabajo de investigación, nos da la oportunidad de vislumbrar los problemas y sus posibles soluciones de una manera más rápida. Con la metodología de la investigación, estoy aprendiendo la manera más eficaz de recabar información para aplicar indicadores en las áreas de producción e indicadores que me ayuden a recabar información y mejorar los procesos para que los pedidos fluyan en el área de ventas, una gran ventaja que encuentro en la materia, es que puedo mejorar la manera de producir en el menor tiempo posible, con una mejor calidad y con la menor cantidad de recursos posibles, lo que me está gustando ya que tan sólo de verlo, las ganancias se ven mucho más prometedoras. El problema que tenemos de producción, es un problema “viejo” y apenas me cae el veinte de los pasos que tengo que hacer primero para poderlo solucionar. 18 ACTIVIDAD FINAL PROPUESTA DE MEJORA Etapa 3. Propuesta de mejora A) Propuesta de mejora Tomando en cuenta las hipótesis planteadas, y pensando en minimizar el uso de recursos, la hipótesis 2 y 3 serán la que mejor se adapte en éste momento, veamos: “Hipótesis 2; Puede ser que el problema sea, no contar con manuales de procesos, que eviten que el personal con mayor experiencia y que conoce perfectamente los pasos a seguir, no pierda tiempo en enseñarle desde cero al personal eventual y que solamente estará operando un par de meses.” En la hipótesis 2, hablamos de contar con manuales de procesos para el área de producción, los cuales deben indicar paso a paso todo lo que hay que hacer, aun cuando el personal eventual no cuente con la experiencia de producciones pasadas, pero sí, deberá contar con los conocimientos necesarios para poder ejecutar las tareas para los cuales serán contratados. Así mismo se deberán contemplar minuciosamente las tareas que verdaderamente podrán ejecutar con gran facilidad y con gran calidad el personal eventual, para que el personal más experimentado realice las tareas más complejas, por lo que aquí cabe exactamente el resultado de la hipótesis 3 que veremos a continuación. Hipótesis 3; Puede ser que el problema sea, la falta de capacitación, entrenamiento o adestramiento del personal de planta, que logre mantener un stock o inventario suficiente, que permita la aceptación de nuevos pedidos indistintamente que sean grandes o pequeños, pero que no repercutan en el inventario necesario para que el área de ventas siga ofreciendo el producto a consumidores y distribuidores. En la hipótesis 3, hablamos de una capacitación, adiestramiento o entrenamiento constante y apropiados para el personal, para elevar sus habilidades, conocimiento, experiencia y concentración durante las producciones cotidianas y eleven su productividad, al grado de que en grandes producciones espontaneas no sea necesario buscar personal eventual o en caso de requerirlo, sea en menor cantidad, lo que 19 ACTIVIDAD FINAL PROPUESTA DE MEJORA minimizará el uso de recursos como mano de obra, tiempo, espacio, gastos administrativos y de logística, lo que generará una mayor rentabilidad para la empresa, B) Fundamentos teóricos de la propuesta Las competencias en el Recurso humano de cualquier empresa, son indispensables, ya sea para iniciar en un puesto nuevo, donde se requiere de una capacitación, para mejorar las cualidades o habilidades donde se requiere de un adiestramiento o adquisición de nuevos conocimientos en caso de un acenso o promoción, donde se requiere de un entrenamiento. A su vez mejora la calidad de vida de la empresa; Cabe mencionar que en el planeamiento de las capacitaciones se debe contemplar la filosofía de la empresa, desde su misión, visión y políticas empresariales. (Chiavenato, 2009) Por otro lado, los manuales de procesos o procedimientos son la clave del éxito de cualquier empresa, sobre todo las empresas dedicadas a la producción, esto no quiere decir, que las empresas de servicios no utilicen manuales de procesos, pero cuando son de producción, son un tanto más complejos, pues se desglosan en más pasos, pasos que durante su ejecución deben ser verificados para incrementar la calidad de los productos terminados. (Rodrigues, 2024) C) Condiciones de su aplicación Los requerimientos para la capacitación o adiestramiento del personal existente en la actualidad en la empresa VECTTOR® son: Conocimiento de dispositivos electrónicos axiales Habilidad de colocación de componentes axiales y radiales en PCB Habilidad del manejo de cautín de lápiz Conocimiento de pinzas de corte razo y corte normal Conocimiento del funcionamiento de productos fabricados en las líneas de la empresa Habilidad para embalaje de productos electrónicos 20 ACTIVIDAD FINAL PROPUESTA DE MEJORA Los requerimientos para la realización de manuales de operación o procedimientos para las áreas de producción y ventas en la empresa VECTTOR® son: Definir claramente las acciones que se deben seguir para la producción de productos Dominar cada paso de producción y conocer soluciones alternas a posible fallas Tener lineamientos funcionales y no solamente sugerencias de acción Contar con límites de acción, es decir; delegación de responsabilidades claras Sólidos conocimientos del área por parte de cada colaborador en su propio puesto (Rodrigues, 2024) D) Riesgos y retos Para actualizar cualquier proceso o incursionar con una innovación o cambio que involucre el recurso humano, es necesario tener en mente la resistencia al cambio, pues es una condición humana, que trata de sacar a cada colaborador de la monotonía laboral, es decir, de su zona de confort, de la comodidad que ha generado la trabajar de la misma manera por largos periodos de tiempo. Es posible que se convierta en un reto, pero que debe atenderse, para esto, son los líderes de la empresa los que tengan que poner el ejemplo, implementar un método de excelencia operativa y mejora continua, la continuidad de la implementación de una nueva cultura debe tenerse siempre en cuenta, para lograr que se convierta en un hábito laboral. Por otro lado, se deben planear estrategias de acoplamiento de la nueva cultura, sobre todo porque los que mayor resistencia al cambio deben ser tomados en cuenta en primera instancia, ya que el involucrarlos desde el principio los puede motivar y lograr que todos se comprometan a llevar a cabo el cambio completo. (SYDLE, 2022) E) Temporalidad y viabilidad (considerar inversión) La fecha de implementación de la mejora continua estará comprendida entre el mes de julio y diciembre de 2024. La capacitación se planeará para todos los integrantes de toda la empresa, ya que en la Excelencia operativa y en la mejora continua, se toma en cuenta toda la empresa, sólo así funciona la mejora continua y la excelencia operacional. 21 ACTIVIDAD FINAL PROPUESTA DE MEJORA El costo de la capacitación será de $3,000.00 por colaborador, esto incluye los días que se invertirán en los cursos. El material didáctico lo preparará el administrador José Luis Ramírez González. Colaborador Área Tema Costo Maria Alejandra R Ventas Servicio al cliente $3,000.00 Catalina González Almacén Inventarios JIT $3,000.00 Luis Fernando Simón Producción $3,000.00 Luis Roberto Mtz Pintura Angel Munguía Mercadotecnia Erick A, Zertuche Mercadotecnia Medición de tiempos y movimientos Medición de tiempos y movimientos Segmentación del mercado Estrategias de ventas Hortensia Martínez Dirección Toma de decisiones $3,000.00 Angelina Gaspar Producción Soldadura con cautín $3,000.00 Vanessa Ramírez Mercadotecnia $3,000.00 Valeria Ramírez Ventas Investigación cualitativa de mercados Estudio de productos TOTAL $3,000.00 $3,000.00 $3,000.00 $3,000.00 $30,000.00 22 ACTIVIDAD FINAL PROPUESTA DE MEJORA REFLEXION DE LA ACTIVIDAD En el presente trabajo trabaje esencialmente dos cosas; La primera: tener la posibilidad de implementar un método que incrementará la producción de la empresa familiar que administro, pues la mejora continua no solamente trata de aumentar la cantidad de productos producidos, sino que también mejora la vida laboral, inspira a cada colaborador a ser mejor cada día, mejora la calidad de los productos que producimos y produciremos a corto mediano y largo plazo. La segunda: aprender a realizar un trabajo de investigación, pues no solamente se trata de llenar espacios con información con o sin sentido y que es pura paja o relleno, la cual muchas veces ni siquiera era congruente o elocuente, inclusive sin una estructura que hiciera que se entendiera cada paso plasmado en mis trabajos. Dedique un poco más de tiempo al estudio de los temas de metodología de la investigación y me queda claro que no sólo me sirve para trabajos de la escuela, también para mi negocio y planes a futuro, así como mi propia vida. 23 ACTIVIDAD FINAL PROPUESTA DE MEJORA 3 APRENDIZAJES ADQUIRIDOS 1. Manejo de la información El manejo de la información, es una herramienta que simplemente no se consideraba importante o peor aún, se tenía y simplemente se arrumbaba. 2. Aplicación y creación de indicadores El uso de aplicaciones que ayuden a gestionar el trabajo o la realización de actividades, por ignorancia no se usaban, solamente nos basábamos en usar libretas u hojas de cálculo. 3. Análisis de problemas en los puestos de la alta dirección Al estar inmerso en la vida cotidiana, es fácil perderse en las labores que genera el funcionamiento de la empresa, escuchar que algo no está bien, también es continuo, sobre todo por las personas que ven la empresa desde afuera y de las mismas personas que se dan cuenta que se están perdiendo oportunidades de crecimiento, así que no solo es responsabilidad del CEO escuchar más su entorno interno y externo, sino también tomar acción para implementar estrategias y métodos de mejora continua. 24 ACTIVIDAD FINAL PROPUESTA DE MEJORA REFLEXIÓN FINAL DE LA MATERIA La implementación de métodos de mejora continua que nos lleven a conseguir una excelencia operacional, no sólo está para el crecimiento de la empresa, también para una mejor calidad de vida de todos los integrantes de la empresa, pues al implementar estos métodos se motivan e inspiran con los ejemplos de lo que se logra, cuando al menos uno sólo de sus miembros va incrementando su preparación intelectual y académica, y lo más importante que ese compañero de la empresa VECTTOR® enseñe con el ejemplo y demuestre que los resultados en el corto plazo son posibles. Pues la experiencia ya se tiene y las ganas de crecer se alimentan día con día, así que la competitividad de la empresa en el mediano plazo, será imparable. 25 ACTIVIDAD FINAL PROPUESTA DE MEJORA Bibliografía ASANA. (5 de FEBRERO de 2024). https://asana.com. Obtenido de https://asana.com/es/resources/success-metrics-examples Chiavenato, I. (2009). Comportamiento Organizacional, La dinamica del éxito en las organizaciones, segunda edición. México D. F.: McGraw Hill. DGECE. (16 de 06 de 2024). https://dgece.sev.gob.mx. Obtenido de https://dgece.sev.gob.mx/docs/Preparacion_Profesional2014.pdf EFFICCY. (16 de junio de 2024). https://www.efficy.com. Obtenido de https://www.efficy.com/es/aplicacionescrm/#:~:text=Las%20aplicaciones%20CRM%20son%20las,de%20las%20bases %20de%20datos El economista. (2 de diciembre de 2020). https://www.eleconomista.com.mx. Obtenido de https://www.eleconomista.com.mx/empresas/Mas-de-un-millon-de-mipymescierrandefinitivamente-por-la-pandemia-INEGI-20201202-0089.html El economista TV. (18 de enero de 2019). YouTube. Obtenido de https://www.youtube.com/watch?v=_PqT_nXch5Y Hubspot. (20 de enero de 2023). https://blog.hubspot.es. Obtenido de https://blog.hubspot.es/marketing/la-importancia-de-las-pymesenmexico#:~:text=%C2%BFCu%C3%A1ntas%20pymes%20hay%20en%20M%C 3%A9xic Microsoft. (9 de junio de 2024). https://support.microsoft.com. Obtenido de https://support.microsoft.com/es-es/office/importar-o-exportar-archivos-de-textotxt-o-csv-5250ac4c-663c-47ce-937b-339e391393ba Podcast Industria 4.0. (30 de septiembre de 2020). https://www.youtube.com. Obtenido de https://www.youtube.com/watch?v=Q-iuLa5BgqM 26 ACTIVIDAD FINAL PROPUESTA DE MEJORA QAD. (16 de junio de 2024). https://www.qad.com. Obtenido de https://www.qad.com/es-MX/what-iserp#:~:text=El%20software%20ERP%20se%20considera,el%20rendimiento%20 de%20los%20negocios. RETOS DIRECTIVOS. (26 de abril de 2021). https://retos-directivos.eae.es. Obtenido de https://retos-directivos.eae.es/eficiencia-productiva-que-es-y-como-se-calcula/ Rodrigues, N. (24 de marzo de 2024). https://blog.hubspot.es. Obtenido de https://blog.hubspot.es/sales/manual-de-procedimientos-empresa Softland. (9 de junio de 2024). https://softland.com.mx. Obtenido de https://softland.com.mx/softland-erp/ SY CORVO, H. (15 de ABRIL de 2021). https://www.lifeder.com. Obtenido de https://www.lifeder.com/indicadores-produccion/ SYDLE. (16 de junio de 2022). https://www.sydle.com/es. Obtenido de https://www.sydle.com/es/blog/bpm-60f88aeab250375797c93ee7 UNIVERSITAT POLITÉCNICA DE VALENCIA - UPV. (26 de septiembre de 2011). Youtube. Obtenido de https://www.youtube.com/watch?v=MaDYw378y2U 27
