13/07/2024 Sistemas de comunicación gerencial y el manejo de los conflictos Ing. Manuel Castillo ESTEC MAESTRÍA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Clase 10 1 Presentación y programa del curso 2 1 13/07/2024 Descripción Este curso está diseñado como una guía práctica para mejorar la comunicación interna en las organizaciones. Se enfoca en la Gestión de la Comunicación Gerencial como un componente productivo y efectivo, esencial para evaluar y mejorar el desempeño organizacional. Los participantes aprenderán a implementar diagnósticos y planificaciones participativas, fortaleciendo sus habilidades de comunicación como emisores y receptores. 3 Objetivos 1. Sensibilizar a los estudiantes sobre la importancia de las técnicas y herramientas de comunicación para formar equipos de trabajo efectivos. 2. Proveer instrumentos y técnicas para aplicar el conocimiento adquirido de manera asertiva en contextos organizacionales. 4 2 13/07/2024 Contenido 1. Importancia de gestionar la comunicación interna. 2. Identificación de barreras. 3. Comunicación efectiva y trabajo en equipo. 4. Participación y planificación estratégica. 5. Conflicto y confrontación. 6. Diagnóstico de conflictos. 7. Estrategias para resolver conflictos. 8. Plan de comunicación institucional interno. 9. Herramientas de gestión. 10. Comunicación con clientes externos. 5 Bibliografía • Berceruelo, B. (Coord). (2016). Comunicación empresarial. Estudio de comunicación. Primera edición. Madrid. • Thomas, L. (Lead autor). (2020). Management communication. The Management Communication Group, BYU. USA. • Rivera, Rojas, Ramírez y Álvarez. (2005). La comunicación como herramienta de gestión organizacional. Revista Negotium. Venezuela. • Bustamente, K. (2019). La comunicación gerencial como factor de cambio en las organizaciones. Business Innova Sciences. Venezuela. 6 3 13/07/2024 Importancia de gestionar la comunicación interna 7 Importancia de la comunicación interna en las organizaciones • Mejora la coordinación y colaboración • Aumenta la moral y satisfacción de los empleados • Facilita la gestión del cambio 8 4 13/07/2024 • Mejora la coordinación y colaboración: La comunicación efectiva permite a los empleados comprender sus roles y responsabilidades, lo que mejora la coordinación y colaboración entre equipos. • Aumenta la moral y satisfacción de los empleados: Los empleados que se sienten informados y escuchados son más propensos a estar comprometidos y satisfechos con su trabajo. • Facilita la gestión del cambio: Una buena comunicación interna ayuda a gestionar los cambios organizacionales, haciendo que los empleados se adapten más rápidamente a nuevas políticas o estructuras. 9 Importancia de la comunicación interna en las organizaciones • Mejora la coordinación y colaboración: La comunicación efectiva permite a los empleados comprender sus roles y responsabilidades, lo que mejora la coordinación y colaboración entre equipos. • Aumenta la moral y satisfacción de los empleados: Los empleados que se sienten informados y escuchados son más propensos a estar comprometidos y satisfechos con su trabajo. • Facilita la gestión del cambio: Una buena comunicación interna ayuda a gestionar los cambios organizacionales, haciendo que los empleados se adapten más rápidamente a nuevas políticas o estructuras. 10 5 13/07/2024 Importancia de la comunicación interna en las organizaciones • Mejora la coordinación y colaboración: La comunicación efectiva permite a los empleados comprender sus roles y responsabilidades, lo que mejora la coordinación y colaboración entre equipos. • Aumenta la moral y satisfacción de los empleados: Los empleados que se sienten informados y escuchados son más propensos a estar comprometidos y satisfechos con su trabajo. • Facilita la gestión del cambio: Una buena comunicación interna ayuda a gestionar los cambios organizacionales, haciendo que los empleados se adapten más rápidamente a nuevas políticas o estructuras. 11 Sistema de comunicación gerencial El Sistema de Comunicación Gerencial se refiere a la estructura y procesos que utilizan las organizaciones para gestionar la información y la comunicación entre los niveles gerenciales y los empleados. 12 6 13/07/2024 Componentes clave • Canales de comunicación. • Políticas y procedimientos. • Tecnología. • Cultura organizacional. 13 Componentes clave • Canales de comunicación: Herramientas y medios utilizados para transmitir información (emails, reuniones, plataformas digitales). • Políticas y procedimientos: Normas y guías que regulan cómo se debe comunicar la información. • Tecnología: Sistemas y software que facilitan la comunicación (intranets, aplicaciones de mensajería). • Cultura organizacional: Valores y prácticas que influyen en cómo se comunica la información dentro de la empresa. 14 7 13/07/2024 Componentes clave • Canales de comunicación: Herramientas y medios utilizados para transmitir información (emails, reuniones, plataformas digitales). • Políticas y procedimientos: Normas y guías que regulan cómo se debe comunicar la información. • Tecnología: Sistemas y software que facilitan la comunicación (intranets, aplicaciones de mensajería). • Cultura organizacional: Valores y prácticas que influyen en cómo se comunica la información dentro de la empresa. 15 Componentes clave • Canales de comunicación: Herramientas y medios utilizados para transmitir información (emails, reuniones, plataformas digitales). • Políticas y procedimientos: Normas y guías que regulan cómo se debe comunicar la información. • Tecnología: Sistemas y software que facilitan la comunicación (intranets, aplicaciones de mensajería). • Cultura organizacional: Valores y prácticas que influyen en cómo se comunica la información dentro de la empresa. 16 8 13/07/2024 Componentes clave • Canales de comunicación: Herramientas y medios utilizados para transmitir información (emails, reuniones, plataformas digitales). • Políticas y procedimientos: Normas y guías que regulan cómo se debe comunicar la información. • Tecnología: Sistemas y software que facilitan la comunicación (intranets, aplicaciones de mensajería). • Cultura organizacional: Valores y prácticas que influyen en cómo se comunica la información dentro de la empresa. 17 Beneficios • Productividad • Competitividad • Efectividad 18 9 13/07/2024 Beneficios • Productividad: Un sistema de comunicación eficiente reduce malentendidos y errores, mejorando la eficiencia operativa. • Competitividad: La rápida transmisión de información crítica permite a la empresa responder más rápidamente a cambios del mercado. • Efectividad: Una buena comunicación facilita la alineación de los objetivos organizacionales con las actividades diarias de los empleados, mejorando los resultados generales. 19 Beneficios • Productividad: Un sistema de comunicación eficiente reduce malentendidos y errores, mejorando la eficiencia operativa. • Competitividad: La rápida transmisión de información crítica permite a la empresa responder más rápidamente a cambios del mercado. • Efectividad: Una buena comunicación facilita la alineación de los objetivos organizacionales con las actividades diarias de los empleados, mejorando los resultados generales. 20 10 13/07/2024 Beneficios • Productividad: Un sistema de comunicación eficiente reduce malentendidos y errores, mejorando la eficiencia operativa. • Competitividad: La rápida transmisión de información crítica permite a la empresa responder más rápidamente a cambios del mercado. • Efectividad: Una buena comunicación facilita la alineación de los objetivos organizacionales con las actividades diarias de los empleados, mejorando los resultados generales. 21 Caso 1 Problema La empresa XYZ enfrenta problemas de productividad, baja motivación entre los empleados y falta de claridad en los objetivos e indicadores de desempeño. Los directivos reconocen que la causa principal es un sistema de comunicación gerencial deficiente. 22 11 13/07/2024 Solución Los directivos deciden desarrollar un sistema de comunicación interno más eficiente. Implementan reuniones regulares de equipo, utilizan plataformas digitales para compartir información y establecen canales de retroalimentación abiertos. Además, se definen claramente los objetivos e indicadores de desempeño y se comunican a todos los niveles de la organización. 23 Resultados: • Aumento de la productividad en un 20% en los primeros seis meses. • Mejora en la motivación y satisfacción de los empleados. • Mayor claridad en los objetivos y responsabilidades, lo que reduce los errores y malentendidos. 24 12 13/07/2024 Preguntas de Reflexión: 1. ¿Qué impacto tuvo la mejora en el sistema de comunicación interna en la moral y la productividad de los empleados? 2. ¿Cómo podrían las herramientas digitales contribuir a una comunicación más efectiva en otras áreas de la empresa? 25 Caso 2 Problema La empresa ABC también enfrenta problemas similares de productividad baja, empleados desmotivados y falta de información clara sobre objetivos e indicadores de desempeño. Sin embargo, los directores culpan a la gerencia media, supervisión y operarios por estos problemas y no planean realizar cambios en el sistema de comunicación. 26 13 13/07/2024 Solución No se toman medidas para mejorar la comunicación interna. Los directores continúan culpando a los niveles inferiores sin reconocer su propia responsabilidad en la creación de un sistema de comunicación eficaz. 27 Resultados • Continuación de la baja productividad y alta rotación de empleados. • Persistencia de la desmotivación y el descontento entre el personal. • Falta de alineación en los objetivos organizacionales, llevando a una mayor incidencia de errores y malentendidos. 28 14 13/07/2024 Preguntas de Reflexión 1. ¿Cuáles son las posibles consecuencias a largo plazo de no abordar los problemas de comunicación interna en la empresa? 2. ¿Cómo podría cambiar la situación si los directores asumieran la responsabilidad y tomaran medidas para mejorar el sistema de comunicación? 29 15