Programa y Plan de auditoría - AA2. Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa (real o simulada). Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividad ISO 19011:2011 y conteste los siguientes puntos: 1. Diseño del programa de auditorías: el programa de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente: Objetivos y alcance del programa de auditoría. Objetivos: Determinar la eficacia, eficiencia y efectividad del mantenimiento de la caracterización o despliegue de proceso que se ejecuta. Identificar debilidades y oportunidades de mejora para el Proceso. Alcance: Contempla desde la planificación, programación, ejecución y documentación, así como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las auditorías internas y externas del cumplimiento del sistema de gestión de calidad dentro de la empresa electr@Yessi. b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año. 4 5 DETALLE ELABORAR EL PROGRAMA DE AUDITORÍA PREPARAR LA AUDITORIA REUNIÓN DE APERTURA RECOLESTAR INFORMACIÓN CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA REUNION DE CIERRE INFORME DE AUDITORÍA DETALLE 6 JULIO 2017 7 10 11 12 13 14 17 18 19 20 21 24 25 26 27 28 31 1 2 3 4 7 8 9 10 11 14 15 16 17 18 AGOSTO 2017 1 8 15 22 SEGUIMIENTO c. Criterios de auditoría. PROVEEDOR ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTE RESPONSABLE ALTA DIRECCIÓN PLANES DE MEJORAMIENTOS VIGENTES ELABORAR PROGRAMA DE AUDITORIA EVIDENCIA DE LA AUDITORIA ALTA DIRECCION LIDER GRUPO AUDITOR DEPENDENCIAS DE NIVEL CENTRAL AUDITORIAS ANTERIORES PREPARAR LA AUDITORIA HALLAZGOS DEPENDENCIAS DE NIVEL CENTRAL RESPONSABLE DE GESTIÓN POR PROCESOS REUNION DE APERTURA ACCIONES CORRECTIVAS RECOLECTAR INFORMACION PLANES DE TRABAJO CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA REUNION DE CIERRE INFORME DE AUDITORIA REALIZAR SEGUIMIENTO d. Auditores seleccionados por procesos. NOMBRE CARGO YESSICA PAOLA CORREA SALCEDO RESPONSABLE GESTIÓN POR PROCESOS JOSE LUIS MARTINEZ CUELLAR JEFE OFICINA PLANEACIÓN ( E) LUZ MARINA VIDES MARTINEZ JEFE OFICINA CONTROL INTERNO. FUNCIÓN FIRMA ELABORÓ REVISÓ APROBÓ e. Recursos necesarios Recursos necesarios durante la realización de la auditoría. Recursos humanos: grupo auditor, responsables de los procesos. Medios tecnológicos: equipos de cómputo, video beam, etc. Infraestructura: oficinas, salas de juntas. f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría. QUE EL SEGUIMIENTO DE AUDITORIAS ANTERIORES HAYA SIDO NULO NO LLEVAR UN CONTROL DE LA EFECTIVIDAD DE LAS AUDITORIAS INCUMPLIMIENTO EN PLANES DE TRABAJOS ANTERIORES EXISTAN PLANES DE TRABAJO INCOMPLETOS O ABIERTOS. ANTE LA NULIDAD DE SEGUIMIENTO, NO SE HAGAN LAS CORRECCIONES O SUBSANEN LOS HALLAZGOS ENCONTRADOS PERSONAL INSUFICIENTE NO SE CUENTE CON LA DISPONIBILIDAD DEL PERSONAL AUDITORÍA POCO EXITOSA, FALTA DE INFORMACIÓN. SOPORTES FALTANTES LA DOCUMENTACION ENTREGADA SEA INSUFICIENTE Y NO SE CUENTE CON LOS SOPORTES NECESARIOS PARA REVISIÓN SE DEJARÍAN HALLAZGOS INNECESARIOS 2 4 5 6 1 X X X X X X X X X 3 3 1 2 3 X 2 INACEPTABLE DEFICIENCIA EN EL SEGUIMIENTO DE GESTION DE CALIDAD IMPORTANTE POSIBLES CONSECUENCIAS MODERADO DESCRIPCION DEL RIESGO TOLERABLE NOMBRE DEL RIESGO VALORACION DEL RIESGO (I+P) ACEPTABLE IMPACTO PROBABILIDAD CAPACITACION AL PERSONAL REALIZAR APERTURA DE NUEVOS PLANES A FIN DE SUBSANAR REDUCIR EL RIESGO, HALLAZGOS ENCONTRADOS PARA FUTURAS AUDITORIAS DISPONER PREVIAMENTE CON REDUCIR EL RIESGO, EL PERSONAL QUE RECIIRÁ LA AUDITORÍA. REDUCIR EL RIESGO, X X MANEJO EL RIESGO MEDIDAS REDUCIR EL RIESGO, CAPACITACION AL PERSONAL 2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente: a. Objetivos y alcance de la auditoría. Objetivo: Ejercer control de la gestión sobre manejo de procesos en la empresa electr@Yessi. Alcance: verificar ejecución presupuestal y efectividad del manejo de los procesos. b. Procesos a ser auditados. Gestión Documental. Direccionamiento de Talento Humano. Direccionamiento Tecnológico. Mejora Continua e Innovación. c. Criterios de auditoría y documentación de referencia. Determinar el tipo de auditoria a realizar. Definir objetivos, alcances y antecedentes de la actividad. Determinar elementos tecnológicos requeridos. Determinar fechas y tiempos establecidos para levar a cabo la actividad. Asignar tareas a los integrantes del equipo auditor. Tener aprobación del plan por parte del jefe de planeación. d. Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría. La secuencia de las etapas a seguir, teniendo en cuenta la Norma ISO 19011:2011, para realizar la auditoría, sería: Establecer contacto inicial con el auditado Determinar la viabilidad de la auditoría Prepara la actividad de la auditoria Prepara el plan de auditoria Asignar trabajos al equipo auditor Preparar los documentos de trabajo Realizar actividades de auditoria Realizar reunión de apertura Revisión documental durante la realización de la auditoria Comunicación durante la auditoria Asignación de roles y responsabilidades de guías y observadores Recolección y verificación de la información. Generación de hallazgos de auditoria Prepara las conclusiones de la auditoria Realizar reunión de cierre Preparar el reporte de auditoria Distribuir el reporte de la auditoria Finalizar la auditoria Realizar seguimiento a la auditoria e. Métodos de auditoría a utilizar. Formular objetivos generales y específicos Una declaración de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de contabilidad de general aceptación. Aplicación de normas generales a situaciones específicas. Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto. f. Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor. Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito asignado, en coordinación con las unidades administrativas correspondientes. Organizar equipos de auditoría para realizar los exámenes programados, tomando en cuenta para su integración, entre otros aspectos, las condiciones técnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales. Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos, tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecución, número de auditores por equipo y las instrucciones específicas, entre otros. Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el propósito de lograr el objetivo general propuesto para la auditoría específica. Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo, la asistencia técnica necesaria para que éstos cumplan eficientemente con sus obligaciones. Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la planificación específica previa a la ejecución del trabajo y examen de áreas críticas. 3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. La comunicación debe estar presente en cada actuar nuestro, esta es la forma como podemos entendernos de mejor manera y llevar a cabo los objetivos planteados al realizar una actividad no importa cuál sea, es por esto, que en procesos de auditoria la comunicación también debe estar presente entre todos los miembros responsables o que hacen parte de esta actividad, a fin de conseguir la cooperación y el éxito de la misma. Es importante tener en cuenta que crear un plan de auditoría es una gran responsabilidad puesto que esta debe ser perfecta, buscando siempre mejorar las condiciones actuales de la empresa auditada, pues, hoy en día, no contar con los requisitos necesarios para certificación, puede significar perder lo que ya ha ganado o no tener acceso a mejores beneficios como ingresar a nuevos mercados, por ejemplo. La auditoría siempre lleva al mejoramiento de la empresa, debe verse como una opción de crecer, de ser mejores, no como requisitos innecesarios y obligatorios.
