Servicio Nacional De Aprendizaje Identificación de Procesos Organizacionales Tecnología en análisis y desarrollo de sistemas Ficha: 2977363 Hecho por: Andrés Fontalvo Instructor: Carlos Andrés Jaramillo Año 2023 Introducción En el estudio de las organizaciones, es crucial entender cómo funcionan como sistemas interconectados, una perspectiva que la Teoría General de Sistemas (TGS) nos ofrece. Esta teoría nos invita a ver las organizaciones no solo como entidades individuales, sino como conjuntos complejos de partes que trabajan en armonía para alcanzar metas comunes. Los procesos organizacionales, esenciales en este contexto, son las actividades específicas que definen cómo las organizaciones operan y generan valor. Identificar estos procesos implica analizar cómo se realizan las tareas dentro de la organización, desde cómo se manejan los pedidos de clientes hasta la entrega final del producto o servicio. La TGS nos enseña a ver más allá de las actividades individuales y considerar cómo cada proceso se relaciona con otros. Esto no solo mejora la eficiencia operativa, sino que también facilita la adaptación a cambios y la innovación dentro de la organización. Basicamente, la identificación de procesos organizacionales bajo la TGS es fundamental para comprender y mejorar cómo las organizaciones trabajan en conjunto para lograr sus objetivos estratégicos y operativos. Análisis de procesos a nivel de negocios El análisis de procesos a nivel de negocio es un enfoque estratégico y sistemático para evaluar y mejorar los procesos dentro de una organización. Su objetivo principal es alinear estos procesos con los objetivos estratégicos de la empresa, mejorando la eficiencia, la efectividad y, en última instancia, la rentabilidad. Importancia 1. Mejora de la Eficiencia: Identificar y eliminar ineficiencias, redundancias y cuellos de botella en los procesos de negocio. 2. Reducción de Costos: Optimizar el uso de recursos, lo que lleva a una reducción de costos operativos. 3. Calidad del Servicio: Mejorar la calidad de los productos o servicios ofrecidos, aumentando así la satisfacción del cliente. 4. Agilidad Organizacional: Permitir a la organización adaptarse rápidamente a los cambios del mercado y a las demandas de los clientes. 5. Alineación Estratégica: Asegurar que todos los procesos contribuyan al logro de los objetivos estratégicos de la empresa. Caso de estudio de una barbería común Relaciones y responsables en los procesos Las relaciones y actores responsables en los procesos organizacionales de la barbería se pueden describir de la siguiente manera: Relaciones 1. Reserva - Atención al Cliente: Relación: La reserva confirmada es el punto de inicio para la atención al cliente. Detalle: Una vez que la reserva es confirmada, el cliente es recibido y atendido según sus preferencias. 2. Atención al Cliente - Finalización: Relación: La finalización del servicio ocurre después de que el cliente ha sido atendido y se ha realizado el cobro. Detalle: El barbero despide al cliente, registra el pago y actualiza el estado de la reserva. Actores Responsables 1. Recepcionista: Proceso: Reserva Responsabilidades: Recepción de la solicitud de reserva. Validación de la disponibilidad del barbero. Registro de la reserva en el sistema. Notificación al cliente de la confirmación de la reserva. 2. Sistema de Reservas: Proceso: Reserva Responsabilidades: Gestionar la disponibilidad de horarios. Confirmar y registrar reservas. Generar notificaciones para los clientes. 3. Cliente: Procesos: Reserva, Atención al Cliente, Finalización Responsabilidades: Solicitar la reserva. Seleccionar el horario y confirmar la reserva. Asistir a la cita. Proporcionar información sobre sus preferencias. Realizar el pago del servicio. 4. Barbero: Procesos: Atención al Cliente, Finalización Responsabilidades: Verificar la reserva del cliente. Consultar las preferencias del cliente. Realizar el servicio de corte de cabello, afeitado y/o arreglo de barba. Aplicar productos finales y retoques. Cobrar el servicio. Despedir al cliente y agradecer su visita. Registrar el pago en el sistema. Actualizar el estado de la reserva a "Completada". 5. Sistema de Pago: Proceso: Finalización Responsabilidades: Validar y registrar los pagos realizados. Actualizar el estado de las reservas completadas. Mapa de procesos o Diagrama de flujo
