MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS 1. Fecha: Versión Elaboro: 28/09/2021 1 Nora Londoño OBJETIVO Establecer los procedimientos y mecanismos necesarios para el registro y control de los bienes que ingresen a formar parte de los activos de la Cámara de Comercio del Magdalena Medio y Nordeste Antioqueño, determinando sus características físicas, técnicas, su costo, localización y asignación de responsabilidades, así como procedimiento para asignar, transferir o dar de baja los activos; de tal manera que se pueda tener actualizado los activos fijos de la entidad. 2. ALCANCE DEL MANUAL La aplicación de este manual de procedimientos es de carácter obligatorio para todos los funcionarios de la entidad, corresponde a cada uno de los empleados, contratistas y demás personal vinculado a la entidad implementar y cumplir con los controles y procedimientos aquí señalados. Todas las dependencias y el personal en general de la Cámara de Comercio del Magdalena Medio y Nordeste Antioqueño deben consolidar y fortalecer el adecuado control de los activos fijos de la entidad que se encuentren directa o indirectamente asignados. 3. CONTROL DE ACTIVOS FIJOS Cada uno de los procesos de la entidad en cabeza de sus jefes de áreas tendrán la responsabilidad sobre el manejo y control de los activos y bienes asignados, igualmente será responsabilidad del área administrativa y financiera y contabilidad mantener actualizada su base de datos de activos fijos de acuerdo con la asignación de un activo, el traslado o la baja de estos, y aplicando los procedimientos establecidos en el presente documento. 4. VALORES CORPORATIVOS. 1 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS Fecha: Versión Elaboro: 28/09/2021 1 Nora Londoño a) INCORPORACIÓN DE ACTIVOS Actividad mediante la que se recibe, identifica, registra y codifica los activos que ingresan a la entidad para su uso, ya sea mediante compra directa, elaboración, fabricación, donación o comodato. b) TRASLADO DE BIENES Actividad mediante la cual se registra y controla adecuadamente los cambios de ubicación del activo de un proceso a otro o de un responsable a otro, con el fin de identificar la persona o proceso encargado de la custodia y uso de los activos de la entidad. c) BAJA DE BIENES Actividad mediante la cual se identifica y documenta los bienes que se deben retirar de los activos de la entidad por encontrarse inservible, deteriorados o por situaciones mayores como robo, entre otros. 5. PROCEDIMIENTOS PARA LA INCORPORACIÓN DE ACTIVOS Existirán en la entidad 2 procesos para realizar la incorporación de los activos de acuerdo con un control administrativo y un control contable, los mismos se detallan a continuación: CONTROL ADMINISTRATIVO: Este control se realizará a todos los activos a excepción de los bienes no inventaríales contemplados dentro de este manual, y se realizará por parte de las áreas de dirección administrativa y financiera y contabilidad quienes son los encargados de la incorporación del activo en el momento en que lo reciba en su proceso, hacer la identificación del bien adquirido con el fin de incluirlo dentro de su base de datos de activos fijos y asignar la respectiva responsabilidad y custodia de este. CONTROL CONTABLE: Este control se realizará por parte de la dirección administrativa y financiera y contabilidad, dando cumplimiento y aplicación a las 2 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS Fecha: Versión Elaboro: 28/09/2021 1 Nora Londoño Normas Internacionales de Información Financiera para pequeñas y medianas empresas NIIF PARA PYMES, se realizará el reconocimiento de un activo fijo cuando: • • • Es probable que la entidad obtenga beneficios económicos futuros asociados con el activo. El costo del activo puede ser medido con fiabilidad. El costo del activo fijo debe ser igual o superior a 5 SMMLV, cuando el monto sea inferior, el mismo se reconocerá como gasto y estará bajo el control administrativo. BIENES NO INVENTABLES: Corresponde a aquellos bienes que presentan las siguientes características: a) MATERIAL LIGERO DE OFICINA: No serán incluidos como activos los útiles y elementos de papelería utilizados por los funcionarios para el desarrollo de sus actividades diarias tales como: Grapadoras, perforadoras, calculadoras, sacaganchos, sellos, lápiz, borrador, lapicero, corrector, carpetas, entre otros, a excepción de elementos que sean elaborados con materiales especiales y sea importante tener el control y custodia de este. b) MATERIAL DE USO FUNGIBLE DE RÁPIDO DETERIORO: No serán incluidos como activos los materiales que con su uso se consumen, sea cual fuere su aplicación (papel, material de limpieza, productos alimenticios independientemente de su costo). c) BIENES PARTICULARES: No serán incluidos como activos aquellos que pertenecen a las personas que desempeñan su trabajo en la Cámara de Comercio del Magdalena Medio y Nordeste Antioqueño. Estos bienes deberán estar identificados y controlados por cada jefe de área, y el funcionario es responsable por todos los riesgos que pueda sufrir el elemento. No se podrá incorporar mejoras a estos bienes con recursos de la entidad. 3 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS Fecha: Versión Elaboro: 28/09/2021 1 Nora Londoño d) MATERIAL DE REPUESTOS DE MÁQUINAS, INSTALACIONES Y EQUIPOS: No serán incluidos como activos fijos los cables de instalación eléctrica, diferenciales, enchufes, cajas de distribución, tornillería y bombillas. 6. SEGUIMIENTO Y MONITOREO AL PROCESO DE INCORPORACIÓN DE ACTIVOS A TRAVÉS DEL CONTROL CONTABLE Las áreas de Administración Financiera y Contabilidad, a través de sus revisiones mensuales de la documentación contable de la entidad, validará que se estén registrando e incorporando a la contabilidad de manera correcta los activos adquiridos dando cumplimiento a la política de reconocimiento establecida en el manual de políticas contables bajo Normas Internacionales de Información Financiera, igualmente, validará tras la incorporación del activo, la existencia física del mismo, tomando una foto que permitirá ejercer el control contable sobre el mismo. 7. PROCEDIMIENTO PARA LA CODIFICACIÓN DE ACTIVOS • CONTROL ADMINISTRATIVO: Todos los activos que ingresen a la Cámara de Comercio del Magdalena Medio y Nordeste Antioqueño deberán identificarse por medio de 1 código que asigna el programa contable de la entidad JSP7 compuesto por 7 dígitos como se indica a continuación: 1528/01/02-0001 MYENS-042 Las primeras letras, identifican la familia a la que pertenece el activo, de acuerdo a las familias establecidas al interior de la entidad. Los últimos dígitos numéricos identifican el consecutivo por familia. • CONTROL CONTABLE: Todos los activos que cumplan las características para registrarse contablemente, el proceso de Gestión Financiera se encargará de asignar el código contable al activo, para lo cual será usado el mismo código de control administrativo 4 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS Fecha: Versión Elaboro: 28/09/2021 1 Nora Londoño 8. PROCEDIMIENTO PARA TRASLADAR UN ACTIVO El traslado de activos se origina cuando se presenta las siguientes condiciones: • • El activo cambia de ubicación física El activo cambia de usuario responsable de su custodia Si llegara a suceder alguna de las situaciones mencionadas anteriormente, el procedimiento a seguir es el siguiente: 1. El jefe de proceso deberá generar el traslado del activo en el aplicativo JSP7 2. Posteriormente el jefe de proceso realiza la entrega física del activo al nuevo usuario responsable de su custodia. 9. PROCEDIMIENTOS PARA DAR DE BAJA UN ACTIVO FIJO Este proceso se deberá realizar tanto para los activos con control administrativo, como para los activos con control contable. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL ADMINISTRATIVO: El jefe de proceso será el responsable de realizar la correspondiente baja de activos, cuando los mismos ya no estén en condiciones de uso, de acuerdo con lo anterior se deberán realizar las siguientes actividades: 1. El jefe de proceso deberá registrar en el documento correspondiente la información del activo a dar de baja. 2. Se debe solicitar la aprobación de la Dirección Administrativa y Financiera para realizar la baja del activo. 3. Se deberá indicar al área financiera, el código único que tenía asignado dicho activo, con el fin de realizar el respectivo cruce con los activos que se encuentran bajo NIIF. 5 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS Fecha: Versión Elaboro: 28/09/2021 1 Nora Londoño 4. El rotulo que tenía asignado el activo al cual se le está dando de baja, deberá ser desprendido del mismo, y pegado en la respectiva acta que lo identifica. 5. En caso de que el activo se vaya a dar de baja por concepto de robo, la persona responsable de la custodia de este deberá realizar el trámite correspondiente ante la compañía aseguradora. PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL CONTABLE: El área contable de la entidad, estará encargado de realizar seguimiento a los activos fijos que se encuentran registrados en contabilidad dando cumplimiento y aplicación a las normas internacionales de información financiera, por ello deberá por lo menos una vez año realizar una toma física de estos activos con el fin de validar: • • • • El estado actual del activo. Su uso y funcionamiento adecuado. Identificar si existe evidencia objetiva de deterioro. Identificar si el activo tiene las condiciones de generar beneficios económicos futuros a la entidad. Tras realizar el proceso anteriormente mencionado, y en caso de encontrarse deterioro de los activos, el área contable realizará el reconocimiento del deterioro de los activos que presenten esta evidencia utilizando la herramienta del sistema contable JSP7, a través del módulo de activos fijos. En caso de baja en cuentas de los activos se realizará el procedimiento que se describió para los activos administrativos. 10. PROCESO DE DEPRECIACIÓN DE LOS ACTIVOS Cuando el activo cumpla las características para ejercer sobre él un control contable, el mismo será incluido dentro de la base de datos para el cálculo de la depreciación. La deprecación se realizará en cumplimiento a las Normas Internacionales de Información NIIF PARA PYMES, de acuerdo con la política establecida para la propiedad planta y equipo. 6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS Fecha: Versión Elaboro: 28/09/2021 1 Nora Londoño 11. POLÍTICA PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO Reconocimiento inicial – Balance de apertura . Bienes muebles: Costo histórico . Bienes inmuebles: Costo atribuido. . Vida útil de los activos: tal como se detalla a continuación. Terrenos No aplica Edificios 50 años Equipos de Oficina 10 años Muebles y Enseres 10 años Equipos de Computo 03 años Vehículos 05 años La Entidad también deberá evaluar los activos que se encentran bajo el control contable, si los mismos han sufrido un deterioro de valor, y deberá ajustar en su contabilidad los efectos del mismo. La depreciación se registrará de manera mensual en el aplicativo JSP7, bajo una nota de clase 8. 12. ADQUISICIÓN DE BIENES INMUEBLES Y MEJORAS CÁMARAS DE COMERCIO DEL MAGADLENA MEDIO Y NORDESTE ANTIOQUEÑO En el caso de la adquisición de bienes inmuebles, se deberá especificar en el contrato y al momento del registro la naturaleza de los recursos utilizados para dicha adquisición teniendo en cuenta los criterios de identificación establecida a la luz de las reglamentaciones vigentes, la entidad deberá solicitar a la autoridad competente que se realice la respectiva anotación de “Recursos de origen público” a través de la actualización de los documentos de registro. 7 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS Fecha: Versión Elaboro: 28/09/2021 1 Nora Londoño En el caso de las mejoras realizadas a las construcciones y edificaciones se realizará el respectivo análisis una vez finalizada la vigencia contable y durante los primeros 15 días de la vigencia siguiente, si de acuerdo con las normatividades y reglamentaciones vigentes esta mejora requiere declaración a través de escritura pública con la anotación “Recursos de origen público” y se procederá a realizar la actualización de los documentos de registro Puerto Berrío, 29 de septiembre de 2021 Aprobó: LAURA DANIELA SOTO ECHEVERRY Presidenta Ejecutiva 8
