UNIVERSIDAD NACIONAL AMAZÓNICA DE MADRE DE DIOS MEJORAMIENTO PROCESO DE ADMISIÓN DE PREGRADO CURSO: Programa de especialización en gestión de proyectos para la mejora administrativa de los servicios universitarios con énfasis en planificación y presupuesto, contrataciones e inversión pública PONENTE: • Francisco Armando Ruiz Saldaña (Planeamiento y presupuesto) • Adolfo Rodríguez Masias (Contrataciones) • Janneth Rospigliosi Garcia (Inversión Pública) INTEGRANTES: • Mgt. Sandra Heredia Usandivares - Coordinadora de Capacitaciones • Lic. Jan Carlos Enriquez Mora - Coordinador de Proyecto • Cpc. Olivia Rosana Rolin Ramos • Cpc. Inés Huamani Pérez • Lic. Gisela del Carmen Vargas Medina • Ing. Yakeli Damiana Choquegonza Sonco Puerto Maldonado, Febrero 2024 UNAMAD: “Parque Científico Tecnológico Sostenible con Investigación e Innovación” Página 1 de 22 ÍNDICE RESUMEN EJECUTIVO ..................................................................................................................... 3 1. PARTE I: CADENA DE VALOR EN EL MARCO DE LA GESTIÓN POR RESULTADOS, PARA EL CASO DE ESTUDIO ...................................................................................................................... 4 1.1. PROBLEMA PÚBLICO IDENTIFICADO: ............................................................................ 4 1.2. IMPACTO – RESULTADO – PRODUCTO ....................................................................... 11 1.3. CADENA DE VALOR (IDENTIFICANDO INSUMOS-ACTIVIDADES-PROCESOS) ........ 12 2. PARTE II: PROPUESTA DE IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS Y SU JERARQUIZACIÓN PARA EL CASO DEL SERVICIO PUBLICO ELEGIDO POR CADA GRUPO. ................................ 12 2.1. MAPA DE PROCESO: ...................................................................................................... 12 2.1.1. IDENTIFICACIÓN Y DEFINICIÓN DE PROCESOS ..................................................... 12 2.1.2. PROPUESTA DE MAPA DE PROCESOS:................................................................... 13 2.1.3. ANÁLISIS DE PROCESO ............................................................................................. 16 2.1.4. ESQUEMA DE JERARQUIZACIÓN DE PROCESOS DONDE SE HA PLANTEADO MEJORAS ..................................................................................................................................... 16 3. PARTE III: MEJORA CONTINUA .............................................................................................. 17 3.1. MEJORA DE PROCESOS ................................................................................................ 17 3.1.1. IDENTIFICACIÓN DE MEJORAS DE PROCESOS ..................................................... 17 3.1.2. PROPUESTA DE PRIORIZACIÓN DE MEJORA DE PROCESOS ............................. 18 4.1. PROPUESTAS DE ACCIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEJORAS A NIVEL DE LA GESTIÓN SUSTANTIVA ........................................................................................ 19 4.2. PROPUESTA DE PLAN DE MEJORA .............................................................................. 20 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS .................................................................................................. 22 ANEXOS ............................................................................................................................................ 22 UNAMAD: “Parque Científico Tecnológico Sostenible con Investigación e Innovación” Página 2 de 22 RESUMEN EJECUTIVO La Universidad Nacional Amazónica de Madre de Dios, con 24 años de funcionamiento bajo la Resolución N° 060-2001-CONAFU y con Autorización Definitiva de Funcionamiento Resolución N° 626-2009-CONAFU del 27 de noviembre de 2009, es la institución de mayor jerarquía académica en la región, sustentada en el desarrollo y generación de valor, que la nación encarga al crear y difundir conocimiento, cultura, ciencia y tecnología con una definida orientación nacional y democrática, comprometida con la transformación La Universidad Nacional Amazónica de Madre de Dios, vio la luz al calor de esfuerzo y lucha del pueblo de Madre de Dios, que aspiraba conseguir un mejor destino para las generaciones venideras. De acuerdo con la Ley N º 27297 de fecha 05 de Julio del año 2000, se crea la UNIVERSIDAD NACIONAL AMAZÓNICA DE MADRE DE DIOS con sede en la ciudad de Puerto Maldonado. La Universidad Nacional Amazónica de Madre de Dios, es un centro de Educación Superior integrado por profesores, estudiantes dedicados al estudio, la investigación y la enseñanza, así como, a la difusión, extensión y proyección social del saber y la cultura a la Región de Madre de Dios. De conformidad con la Ley Nº 27297, son algunos fines de la UNAMAD, Atender la formación profesional integral, la investigación científica y las actividades de extensión dirigidas a la población. Fomentar el desarrollo sostenible de la amazonia y la preservación del medio ambiente. Contribuir al crecimiento y desarrollo de la región y del país. La Dirección de Admisión es el órgano de línea responsable de planificar y dirigir los procesos de admisión en sus diferentes modalidades. Actualmente, viene funcionando en un ambiente del Auditorio Central de la UNAMAD, destinado para atención y preparación de bocaditos y refrigerios para eventos culturales del Auditorio, generando errores en la elaboración de los exámenes de admisión y una inadecuada atención de usuarios y postulantes. UNAMAD: “Parque Científico Tecnológico Sostenible con Investigación e Innovación” Página 3 de 22 1. PARTE I: CADENA DE VALOR EN EL MARCO DE LA GESTIÓN POR RESULTADOS, PARA EL CASO DE ESTUDIO 1.1. PROBLEMA PÚBLICO IDENTIFICADO: Los servicios educativos se presentan de manera adecuada, sin embargo, existe una inadecuada provisión de servicios de tecnologías de información para las facultades de Ingeniería, Educación y Ecoturismo. Al no contar con ambientes adecuados para la atención de los postulantes y la elaboración de los exámenes de admisión se genera una Inadecuada gestión del proceso de admisión de pregrado en la Universidad Nacional Amazónica de Madre de Dios. De la ubicación del Proyecto de Inversión - PI: La Universidad Nacional Amazónica de Madre de Dios, se encuentra ubicada en el departamento de Madre de Dios, en el distrito y provincia de Tambopata, en la ciudad de Puerto Maldonado, la misma que se encuentra ubicada en la confluencia de los ríos Madre de Dios y Tambopata, a los 9° 55´3” de latitud sur y a 70°37´59” y 77°22´27” de longitud oeste a una altura de 186 msnm. Sus cotas van de los 110 a 135 msnm, abarcando una extensión de 85,182.63 kilómetros. UNAMAD: “Parque Científico Tecnológico Sostenible con Investigación e Innovación” Página 4 de 22 El área total del campus de la UNAMAD es de 104,161,678 m2, tiene un perímetro de 1,297,060 ml, las coordenadas UTM están distribuidas con cinco vértices que se muestran en el siguiente cuadro: Tabla 1 Coordenadas UTM del campus de la universidad VÉRTICE LADO DIST. X(ESTE) Y (NORTE) V1 P1-P2 361.05 ML 477498.04 8608259.53 V2 P2-P3 282.81 ML 477140.04 8608212.67 V3 P3-P4 369.61 ML 477101.03 8608492.78 V4 P4-P5 238.63 ML 477467.47 8608541.06 V5 P5-P6 44.96 ML 477498.77 8608304.49 Fuente: Plano topográfico UNAMAD El terreno destinado para la construcción de la infraestructura del proyecto “Mejoramiento y ampliación del servicio de tecnología de la información de la comunidad universitaria de la UNAMAD es de un área de 613,040 m2 y un perímetro de 102.00 ml. Los puntos geodésicos que forma el polígono en la cual se ejecutara el proyecto es el siguiente: Tabla 2 Coordenadas del área para la construcción de la infraestructura física del proyecto VÉRTICES LONGITUD ORIENTACIÓN V-1 19.40 S82°36’55.69”W V-2 31.60 N07°23’04.31”W V-3 19.40 N82°36’55.69”W V-4 31.60 S82°36’55.69”W COORDENADAS UTM N=8608362.805 E=477276.701 N=8608331.467 E=477280.762 N=8608360.311 E=477261.523 N=8608360.311 E=477257.462 Fuente: Plano topográfico UNAMAD UNAMAD: “Parque Científico Tecnológico Sostenible con Investigación e Innovación” Página 5 de 22 El proyecto se encuentra dentro de la misma ciudad de Puerto Maldonado, se encuentra a 15 minutos de la Plaza de Armas de Puerto Maldonado y la accesibilidad es óptima durante todo el año. El presupuesto total del proyecto asciende a S/ 9,838,651.11 (Nueve Millones Ochocientos Treinta y Ocho Mil Seiscientos Cincuenta y Uno con 11/100 SOLES). Conforme al siguiente detalle: UNAMAD: “Parque Científico Tecnológico Sostenible con Investigación e Innovación” Página 6 de 22 Acciones Costo total a precios de mercado Composición porcentual CONSTRUCCION DE LA INFRAESTRUCTURA DE LA UNIDAD DE ADMISION Factor de corrección* S/ 1,214,333.42 Costo a precios sociales S/ 921,736.69 Insumo no transable 65% 0.847 Insumo transable** 0% 1.08 Mano de obra calificada 5% 0.824 50,030.54 Mano de obra semicalificada 10% 0.607 73,710.04 Mano de obra no calificada*** 15% 0.496 90,346.41 5% 0.638 38,737.24 Combustibles CONSTRUCCION DE LA INFRAESTRUCTURA DE LA DIRECCION UNIVERSITARIA DE ASUNTOS ACADEMICOS S/ 1,269,975.59 668,912.48 - S/ 963,971.75 Insumo no transable 65% Insumo transable** 0% 1.08 Mano de obra calificada 5% 0.824 52,322.99 Mano de obra semicalificada 10% 0.607 77,087.52 Mano de obra no calificada*** 15% 0.496 94,486.18 5% 0.638 40,512.22 Combustibles CONSTRUCCION DE LA INFRAESTRUCTURA DE LA OFICINA DE TECNOLOGIA DE INFORMACION 0.847 S/ 1,339,618.45 699,562.83 - S/ 1,016,833.98 Insumo no transable 65% 0.847 Insumo transable** 0% 1.08 Mano de obra calificada 5% 0.824 55,192.28 Mano de obra semicalificada 10% 0.607 81,314.84 Mano de obra no calificada*** 15% 0.496 99,667.61 5% 0.638 42,733.83 Combustibles CONSTRUCCION DE LA INFRAESTRUCTURA PARA SERVICIOS GENERALES S/ 63,934.42 737,925.42 - S/ Insumo no transable 65% 0.847 Insumo transable** 0% 1.08 48,529.26 35,218.11 - 5% 0.824 2,634.10 Mano de obra semicalificada 10% 0.607 3,880.82 Mano de obra no calificada*** 15% 0.496 4,756.72 5% 0.638 2,039.51 Mano de obra calificada Combustibles UNAMAD: “Parque Científico Tecnológico Sostenible con Investigación e Innovación” Página 7 de 22 CONSTRUCCION DE AREA DE CIRCULACION Y MUROS S/ 388,786.19 S/ 295,107.17 Insumo no transable 65% 0.847 Insumo transable** 0% 1.08 Mano de obra calificada 5% 0.824 16,017.99 Mano de obra semicalificada 10% 0.607 23,599.32 Mano de obra no calificada*** 15% 0.496 28,925.69 5% 0.638 12,402.28 Combustibles CONSTRUCCION DE OBRAS EXTERIORES S/ 97,484.95 214,161.88 - S/ 73,995.70 Insumo no transable 65% Insumo transable** 0% 1.08 Mano de obra calificada 5% 0.824 4,016.38 Mano de obra semicalificada 10% 0.607 5,917.34 Mano de obra no calificada*** 15% 0.496 7,252.88 5% 0.638 3,109.77 Combustibles CONSTRUCCION DE SISTEMA DE COMUNICACIÓN DE FIBRA OPTICA 0.847 S/ 1,768,761.65 53,699.33 - S/ 1,342,574.03 Insumo no transable 65% 0.847 Insumo transable** 0% 1.08 Mano de obra calificada 5% 0.824 72,872.98 Mano de obra semicalificada 10% 0.607 107,363.83 Mano de obra no calificada*** 15% 0.496 131,595.87 5% 0.638 56,423.50 Combustibles ADQUISICION DE EQUIPAMIENTO Insumo no transable S/ 2,684,342.78 100% 974,317.86 - S/ 2,274,866.76 0.847 2,274,866.76 Insumo transable** 0% 1.08 - Mano de obra calificada 0% 0.824 - Mano de obra semicalificada 0% 0.607 - Mano de obra no calificada*** 0% 0.496 - Combustibles 0% 0.638 - ADQUISICION DE MOBILIARIO S/ 68,908.70 UNAMAD: “Parque Científico Tecnológico Sostenible con Investigación e Innovación” S/ 58,397.20 Página 8 de 22 100% 0.847 Insumo transable** 0% 1.08 - Mano de obra calificada 0% 0.824 - Mano de obra semicalificada 0% 0.607 - Mano de obra no calificada*** 0% 0.496 - Combustibles 0% 0.638 - Insumo no transable CAPACITACION S/ 50,600.00 58,397.20 S/ 42,881.36 100% 0.847 Insumo transable** 0% 1.08 - Mano de obra calificada 0% 0.824 - Mano de obra semicalificada 0% 0.607 - Mano de obra no calificada*** 0% 0.496 - Combustibles 0% 0.638 - Insumo no transable MITIGACION DE IMPACTO AMBIENTAL S/ 90,545.47 42,881.36 S/ 68,728.31 Insumo no transable 65% Insumo transable** 0% 1.08 Mano de obra calificada 5% 0.824 3,730.47 Mano de obra semicalificada 10% 0.607 5,496.11 Mano de obra no calificada*** 15% 0.496 6,736.58 0.638 2,888.40 Combustibles 0.847 5% 49,876.74 - Gestión del proyecto 275,496.00 0.847 233471.19 Expediente técnico 236,903.00 0.847 200765.25 Supervisión 324,297.00 0.847 274827.97 22,990.00 0.847 19483.05 267,813.36 0.847 226960.47 Liquidación PLAN COVID 19 Total S/ 10,164,790.97 UNAMAD: “Parque Científico Tecnológico Sostenible con Investigación e Innovación” S/ 8,063,130.13 Página 9 de 22 Acción sobre los activos Acción Componente 1: CONSTRUCCIÓN DE INFRAESTRUCTURA CONSTRUCCIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA DE LA DIRECCIÓN DE ADMISIÓN CONSTRUCCIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA DE LA DIRECCIÓN UNIVERSITARIA DE ASUNTOS ACADEMICOS CONSTRUCCIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA DE LA OFICINA DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN CONSTRUCCIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA PARA SERVICIOS GENERALES CONSTRUCCIÓN DE ÁREA DE CIRCULACIÓN Y MUROS Costo total* Activos INFRAESTRUCTURA 1214333.42 INFRAESTRUCTURA 1269975.59 INFRAESTRUCTURA 1339618.45 INFRAESTRUCTURA 63934.42 INFRAESTRUCTURA 388786.19 CONSTRUCCIÓN DE OBRAS EXTERIORES INFRAESTRUCTURA CONSTRUCCIÓN DE SISTEMA DE COMUNICACIÓN DE FIBRA INFRAESTRUCTURA ÓPTICA Componente 2 ADQUISICIÓN DE EQUIPAMIENTO Y MOBILIARIO 97484.95 1768761.65 ADQUISICIÓN DE EQUIPAMIENTO EQUIPAMIENTO 2684342.78 ADQUISICIÓN DE MOBILIARIO MOBILIARIO 68908.70 INTANGIBLES 50600.00 Componente 3 CAPACITACIÓN CAPACITACIÓN Medidas de reducción del riesgo de desastre y mitigación ambiental MITIGACIÓN DE IMPACTO AMBIENTAL INFRAESTRUCTURA NATURAL 90545.47 Sub Total de costos de inversión S/. 9,037,291.61 Otros costos de inversión Otros costos Costos a precios de mercado Gestión del proyecto 275,496.00 Expediente técnico o documento equivalente 236,903.00 Supervisión 324,297.00 Liquidación 22,990.00 PLAN COVID 19 267,813.36 Subtotal de otros costos de inversión Costo Total de inversión S/ S/ 1,127,499.36 10,164,790.97 Del plazo y la modalidad de ejecución: La obra debe ejecutarse en 300 días calendarios. El cronograma valorizado se muestra en el Cuadro Adjunto. La modalidad de la ejecución de la obra, será por Administración Directa, la Entidad UNIVERSIDAD NACIONAL AMAZÓNICA DE MADRE DE DIOS deberá ceñirse a lo normado en la Ley UNAMAD: “Parque Científico Tecnológico Sostenible con Investigación e Innovación” Página 10 de 22 de Contrataciones del estado para las adquisiciones de insumos necesarios para la ejecución del proyecto. Descripción de la alternativa propuesta: Construcción de edificio de 3 niveles en sistema aporticado de vigas y columnas de concreto armado, configurando pórticos con placas conectadas por losas aligeradas en una dirección con muros de albañilería con ladrillo mecanizado sobre cimientos corridos, zapatas con vigas de cimentación de concreto armado, techo con losa aligerada de concreto armado con su respectiva caja de escaleras de concreto armado, acabado de pisos de cemento, porcelanato y cerámico, cielo raso tarrajeado con cemento arena, revestimiento de muros tarrajeados y pintado, puertas de madera y paneles prefabricados, ventanas con marcos de aluminio y vidrio templado, instalación de sistema de red informática con fibra óptica , capacitación al personal de planta, mitigación de impacto ambiental e Implementación de Plan covid 19. Considera 4 componentes: Infraestructura, equipamiento, mobiliario y capacitación. 1.2. IMPACTO – RESULTADO – PRODUCTO IMPACTO Mejora en el desarrollo sociocultural y de la economía local y regional. RESULTADO Incremento de ingresantes, estudiantes y egresados de los programas académicos. PRODUCTO Mejoramiento de los Procesos de Admisión, al contar con infraestructura, equipamiento, mobiliario y capacitación adecuada, conforme a los estándares de calidad y niveles de servicio aprobados del Sector. UNAMAD: “Parque Científico Tecnológico Sostenible con Investigación e Innovación” Página 11 de 22 1.3. CADENA DE VALOR (IDENTIFICANDO INSUMOS-ACTIVIDADES-PROCESOS) INSUMOS ACTIVIDAD Fichas ópticas Materiales de merchandising Contrato de personal con Examen de vínculo laboral D.L. 276 y admisión: CAS Marzo indeterminado 2024 Renovación de Agosto lectora óptica 2024 Servicio Noviembre difusión y 2024 publicidad Construcción de infraestructura propia PRODUCTO RESULTADO INICIAL RESULTADO INTERMEDIO RESULTADO FINAL IMPACTO Mejora de la economía local y regional. Procesos de admisión Incremento Incremento Incremento de de de ingresantes estudiantes egresados a los a los de los programas programas programas académicos académicos académicos Mejora de las capacidades laborales en la región. Contribución al mejoramiento del desarrollo sociocultural local y regional. 2. PARTE II: PROPUESTA DE IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS Y SU JERARQUIZACIÓN PARA EL CASO DEL SERVICIO PUBLICO ELEGIDO POR CADA GRUPO. 2.1. MAPA DE PROCESO: 2.1.1. IDENTIFICACIÓN Y DEFINICIÓN DE PROCESOS PE1.Gestión de planificación institucional PROCESOS PE2. Gestión de gobernanza y gobernabilidad ESTRATÉGICOS PE3. Gestión de la calidad educative PROCESOS OPERATIVOS O MISIONALES PROCESOS DE APOYO O SOPORTE PE4. Gestión de la interconectividad con entidades PM1. Formación académica PM2. Investigación, desarrollo tecnológico, innovación y emprendimiento PM3. Proyección social y extensión cultural PM4. Perfeccionamiento académico PS1. Gestión financiera y ejecución presupuestal PS2. Gestión logística PS3. Gestión del talento humano PS4. Gestión de la transformación digital PS5. Gestión legal y jurídica PS6. Gestión documental y archivo PS7. Gestión de infraestructura y equipamiento UNAMAD: “Parque Científico Tecnológico Sostenible con Investigación e Innovación” Página 12 de 22 2.1.2. PROPUESTA DE MAPA DE PROCESOS: DATOS GENERALES DEL PROCESO 1. Nombre del proceso 3. Objetivo del proceso 4. Objetivo de calidad 6. Responsable del proceso ENTRADA PROVEEDOR 2. Nombre del proceso de nivel Proceso Operativo superior Dirigir, planificar, organizar, ejecutar y evaluar todas las acciones y actividades correspondientes a los procesos de admisión de la UNAMAD. Garantizar la sostenibilidad de las condiciones básicas 5. Tipo de proceso Operativo de calidad. Conformación de la INICIO Comisión de Admisión 7. Limite del Dirección de Admisión Entrega de la lista oficial y proceso base de datos de FIN ingresantes Admisión ACTIVIDAD Reglamento 1. Conformación de la General de comisión de admisión Admisión Consejo (Art. 3) universitario Calendario 2. Proponer el número de vacantes académico Vicerrectorado Académico 3. Aprobar el número de vacantes por programas Cuadro de académicos y vacantes modalidades de ingreso Reglamento 4. Proponer el cronograma Comisión de General de admisión de procesos de admisión Admisión RESPONSABLE Consejo Universitario Escuelas profesionales Consejo universitario Comisión de admisión UNAMAD: “Parque Científico Tecnológico Sostenible con Investigación e Innovación” SALIDA Resolución de conformación de la comisión de admisión. Propuesta de cuadro de vacantes. BENEFICIARIO Dirección Admisión Vicerrectorado Académico Resolución de Comisión aprobación del admisión cuadro de vacantes. Calendario académico Página 13 de 22 de de Vicerrectorado Académico Consejo universitario (Art. 3) en función al calendario académicos 5. Aprobar el calendario académico con los procesos de admisión Calendario académico Cuadro vacantes aprobado Currículo estudio de programas académicos Prospecto admisión de Comisión de admisión Comisión admisión de Consejo universitario Resolución aprobación calendario académico Reglamento General Admisión Prospecto admisión de del 8. Promoción de los Dirección de Admisión procesos de admisión (ordinario y extraordinario) 9. Validar inscripción de Dirección de Admisión postulantes Difusión procesos admisión los Postulantes de Carnes postulante prospecto admisión de Postulantes y de 10. Elaborar admisión Examen admisión de Comisión admisión de Cartilla de respuesta Comisión y resultado admisión de 6. Actualización del Comisión de admisión reglamento general de admisión 7. Elaborar el prospecto de Dirección de Admisión admisión Postulantes de de Postulantes de los Escuelas profesionales de Comisión de admisión Formulario inscripción virtual de Pago examen admisión Temario Admisión (Prospecto) Examen admisión por de Postulante de de Comisión de admisión examen de Comisión de admisión 11. Desarrollo del examen de Postulante admisión UNAMAD: “Parque Científico Tecnológico Sostenible con Investigación e Innovación” de Página 14 de 22 Resultados Comisión de admisión Registro de postulantes que alcanzaron vacante (informe final) Constancia de ingreso Dirección de Admisión 12. Publicación de admisión resultados Comisión de admisión 13. Entregar constancia de Dirección de Admisión ingreso Registro de postulantes que alcanzaron vacante (informe final) Resolución de ingresantes Postulantes que alcanzaron vacante Ingresantes Postulantes con vacante Comisión de admisión 14. Entrega de lista oficial y Dirección de Admisión base de datos a la Dirección de Asuntos Académicos UNAMAD: “Parque Científico Tecnológico Sostenible con Investigación e Innovación” Oficio (Carpeta de Dirección de ingresante: Asuntos constancia de Académicos ingreso, certificado de estudio, copia DNI) Página 15 de 22 2.1.3. ANÁLISIS DE PROCESO Plan FORMACION INTEGRAL PROMOCIÓN DE LOS PROCESOS DE ADMISIÓN ADMISIÓN GESTIÓN DOCENTE ELABORACIÓN DEL EXAMEN DE ADMISIÓN PUBLICACIÓN DE RESULTADOS DE ADMISIÓN 2.1.4. ESQUEMA DE JERARQUIZACIÓN DE PROCESOS DONDE SE HA PLANTEADO MEJORAS PROMOCIÓN DE LOS EXÁMENES DE ADMISIÓN • gg For Politica institucional y normatividad Fortalecimiento de capacidades del servidor/a Automatizacion de procesos digitales ELABORACIÓN DEL EXAMEN DE ADMISIÓN Politica institucional y normatividad • gg Modernización equipamiento procesamiento datos del de de Automatizacion de procesos digitales For UNAMAD: “Parque Científico Tecnológico Sostenible con Investigación e Innovación” Página 16 de 22 PUBLICACIÓN DE RESULTADOS DE ADMISIÓN • gg For Politica institucional y normatividad Modernización equipamiento procesamiento datos del de de Automatizacion de procesos digitales 3. PARTE III: MEJORA CONTINUA 3.1. MEJORA DE PROCESOS 3.1.1. IDENTIFICACIÓN DE MEJORAS DE PROCESOS PROCESO PLAN DE MEJORA Planeamiento: Manual de procesos incompleto (solo cuenta con nivel 0) Al no contar con una manual de procesos de los niveles 1, 2, 3 y 4 aprobado de la UNAMAD, no se han identificado los roles de la UEI que permita realizar el seguimiento del PI (elaboración del expediente técnico y ejecución física del PI). Se debe realizar la actualización del manual de procesos de la UNAMAD. Formulación, registro y viabilidad del PI No se han identificado mejoras, debido a que el PI ha considerado lo dispuesto en el marco del Sistema Nacional de Programación Multianual y Gestión de Inversiones. Asignación Presupuestal No se han identificado mejoras, debido a que el PI ha considerado lo dispuesto en el marco del Sistema de Presupuesto. Elaboración del Expediente Técnico La elaboración del expediente técnico tuvo retrasos en la entrega de los 2 últimos productos, debido a la demora en las cotizaciones de los equipos tecnológicos. Es importante actualizar el MAPRO donde se definen los roles de cada área involucrada. Ejecución del PI No se han identificado mejoras, debido a que el PI ha considerado lo dispuesto en el marco del Sistema Nacional de UNAMAD: “Parque Científico Tecnológico Sostenible con Investigación e Innovación” Página 17 de 22 Programación Multianual y Gestión de Inversiones. Proceso para la adquisición del equipamiento tecnológico del PI Los procesos de contratación podrían dilatarse debido a que el PI considera la adquisición de Equipamiento tecnológico sofisticado que no existe en el mercado nacional. Se debe justificar alguna excepcionalidad para que la UNAMAD pueda adquirir directamente en el exterior. 3.1.2. PROPUESTA DE PRIORIZACIÓN DE MEJORA DE PROCESOS Se tiene a bien presentar un ejemplo de mejora de proceso priorizado PROCESO PRIORIZADO PROPUESTA DE MEJORA ACCIONES Contar con un manual de - Designación de una comisión de Planeamiento: validación del manual de Manual de proceso. procesos. procesos Designación del equipo técnico incompleto (solo de elaboración. cuenta con nivel Elaboración del plan de 0) implementación del manual de procesos. - Aprobación del plan de implementación. - Sensibilización de la implementación del manual de procesos a la comunidad universitaria. - Contratación de personal técnico. - Adquisición de equipos informáticos. - Propuesta del manual de procesos. Expediente técnico Hacer uso del manual de procesos Elaboración del aprobado para el cumplimiento en el Expediente seguimiento de los productos. Técnico Proceso para la adquisición del equipamiento tecnológico del PI Contar con el equipamiento Sustentar la excepcionalidad de la tecnológico de punta ley de contrataciones para la adquisición de equipamiento tecnológico del extranjero. UNAMAD: “Parque Científico Tecnológico Sostenible con Investigación e Innovación” Página 18 de 22 4. PARTE IV: PLAN DE MEJORA DEL SERVICIO PRIORIZADO 4.1. PROPUESTAS DE ACCIONES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEJORAS A NIVEL DE LA GESTIÓN SUSTANTIVA 4.1.1 Aplicación de Acciones para la Implementación de la mejora. PROCESO OPORTUNIDAD ES DE MEJORA ACCIONES DE MEJORA PLAZOS RESPONSABLE S Planeamiento Contar con : Manual de un manual de procesos. procesos incompleto (solo cuenta con nivel 0) Todos 9 meses Unidad de Modernizaci ón e Estadística UNAMAD Inversiones: Elaboración del Expediente Técnico Unidad Ejecutora de Inversiones UEI Mensual (una vez aprobad o el MAPRO ) Unidad Ejecutora de Inversiones UEI Unidad de adquisicione 5 meses s, UEI, área legal de la UNAMAD Unidad de adquisicione s Contratacione s: Proceso para la adquisición del equipamiento tecnológico del PI Elaborar la propuesta de mejora del manual de procesos, donde se definan los roles de cada área responsable Expediente Para realizar técnico un seguimiento aprobado adecuado de la elaboración del expediente técnico, es necesario contar con el manual de procesos, que determina los roles de cada área involucrada. Contar con el Sustentar la equipamient excepcionalid o tecnológico ad de la ley de contratacione de punta s para la adquisición de equipamiento tecnológico del extranjero. PUESTOS INVOLUCRADO S UNAMAD: “Parque Científico Tecnológico Sostenible con Investigación e Innovación” Página 19 de 22 4.2. PROPUESTA DE PLAN DE MEJORA 4.2.1. A nivel de la gestión del servicio público elegido para el trabajo aplicativo conjunto; que viene siendo proporcionado por la universidad. Los servicios educativos se presentan de manera adecuada, sin embargo, existe una inadecuada provisión de servicios de tecnologías de información para las facultades de Ingeniería, Educación y Ecoturismo. Al no contar con ambientes adecuados para la atención de los postulantes y la elaboración de los exámenes de admisión se genera una inadecuada gestión del proceso de admisión de pregrado en la Universidad Nacional Amazónica de Madre de Dios. Actualmente la Dirección de Admisión, viene funcionando en un ambiente del Auditorio Central de la UNAMAD, destinado para atención y preparación de bocaditos y refrigerios para eventos culturales. 4.2.2. En esa línea se debe especificar aquellas mejoras asociadas a la aplicación del sistema de planeamiento estratégico; de tal manera que iniciada en el desarrollo del PEI y POI, en la perspectiva de mejorar la eficacia de las intervenciones institucionales de las Universidades (en el marco del servicio elegido). PLANEAMIENTO: MANUAL DE PROCESOS INCOMPLETO Al no contar con una manual de procesos de los niveles 1, 2, 3 y 4 aprobado de la UNAMAD, no se han identificado los roles de la Unidad Ejecutora de Inversiones UEI, que permita realizar el seguimiento adecuado del PI durante la elaboración del expediente técnico y la ejecución física del PI. Se debe realizar la implementación de la propuesta de mejora en la gestión e implementación del Manual de procesos, considerando la Política Nacional de Modernización de la Gestión Pública y la Norma Técnica N° 001-2018-PCM/SGP. 4.2.3. Luego de lo cual, se establece mejoras en la gestión de las inversiones, considerando las inversiones que se requieran para aumentar la capacidad de producción del servicio materia del trabajo aplicativo conjunto o en su defecto para fortalecer la gestión institucional; todo ello en procura de aumentar la cobertura y calidad del servicio proporcionado por la universidad. UNAMAD: “Parque Científico Tecnológico Sostenible con Investigación e Innovación” Página 20 de 22 ELABORACIÓN DEL EXPEDIENTE TÉCNICO La elaboración del expediente técnico tuvo retrasos en la entrega de los 2 últimos productos, debido a la demora en las cotizaciones de los equipos tecnológicos. Es importante actualizar el MAPRO donde se definen los roles de cada área involucrada para realizar un adecuado seguimiento de los entregables del expediente técnico. 4.2.4. Considerando las mejoras a nivel de planeamiento e inversiones, se debe establecer que mejoras se debe considerar a nivel de abastecimiento en la perspectiva de abordar adecuadamente lo referido al cuadro de necesidades y las adquisiciones en el marco de un uso adecuado de los recursos y logrando su optimizacion. PROCESO DE ADQUISICIÓN DEL EQUIPAMIENTO TECNOLÓGICO DEL PI Los procesos de contratación podrían dilatarse debido a que el PI considera la adquisición de Equipamiento tecnológico sofisticado que no existe en el mercado nacional. Se debe justificar alguna excepcionalidad para que la UNAMAD pueda adquirir directamente en el exterior. Esquema de Plan de Mejora para cada una de la Mejoras Priorizadas • Se tiene a bien proponer el siguiente esquema de presentación de plan de trabajo para cada una de las mejoras priorizadas, en dicho esquema se puntualizará las actividades previstas para ejecutar cada mejora propuesta. El esquema en mención es el siguiente: N° ACTIVIDADES RESPONSABL RECURSOS 1 Implementación de la propuesta de mejora en la gestión e implementación del Manual de procesos Unidad de Modernización e Estadística UNAMAD Laptop Personal técnico Materiales de trabajo Realizar un seguimiento adecuado de la elaboración del expediente técnico, es necesario contar con el manual de procesos, que determina los roles de cada área involucrada. Unidad Ejecutora de Inversiones – UEI de la UNAMAD Aplicativo del banco de inversiones. Equipo de cómputo Personal Sustentar la excepcionalidad de la ley de contrataciones para la adquisición de equipamiento tecnológico del extranjero. Unidad de Abastecimiento – Unidad Ejecutora de Inversiones Equipo de computo Personal Materiales de trabajo 2 3 TIEMPO 9 meses Mensual 5 meses PRODUCTO SEGUIMIENTO INDICADORES de Reuniones mensuales y facilitación al equipo de trabajo. Resolución de designación de equipo que elaborará el plan de mejora de procesos. Resolución de aprobación del manual de procesos. 9 registros del Formato 12-B de seguimiento del PI Informes mensuales de avance (administración directa) del PI presentado por la UEI de la UNAMAD Adquisición de equipos tecnológicos Reunión de sustento de la excepcionalidad ante la OSCE. Manual procesos aprobado UNAMAD: “Parque Científico Tecnológico Sostenible con Investigación e Innovación” 9 reportes seguimiento Formato 12B de del Adquisición de la totalidad del equipamiento tecnológico. Página 21 de 22 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ✓ Ley N° 30225, Ley de Contrataciones del Estado ✓ Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, aprobado por DS Nº 344-2018-EF ✓ Ley N° 31953, Ley de presupuesto del sector público para el año fiscal 2024. ✓ Decreto Legislativo N° 1432, Decreto legislativo que modifica el Decreto Legislativo Nº 1252, Decreto Legislativo que crea el Sistema Nacional de Programación Multianual y Gestión de Inversiones y deroga la Ley Nº 27293, ley del Sistema Nacional de Inversión Pública. ✓ Ley del Sistema Nacional de Programación Multianual y Gestión de Inversiones ✓ Decreto Supremo N° 284-2018-EF, Aprueban el Reglamento del Decreto Legislativo Nº 1252, Decreto Legislativo que crea el Sistema Nacional de Programación Multianual y Gestión de Inversiones (Publicado en el Diario Oficial El Peruano, el 9 de diciembre de 2018), modificado por el Decreto Supremo Nº 179-2020-EF (Publicado en el Diario Oficial El Peruano, el 7 de julio de 2020) y por el Decreto Supremo N° 231-2022-EF (Publicado en el Diario Oficial El Peruano, el 4 de octubre de 2022) y por el Decreto Supremo N° 074-2023-EF (Publicado en el Diario Oficial El Peruano, el 26 de abril de 2023). ✓ Reglamento del Sistema Nacional de Programación Multianual y Gestión de Inversiones ✓ Resolución Directoral N° 001-2019-EF, Aprueban la Directiva Nº 001-2019EF/63.01, Directiva General del Sistema Nacional de Programación Multianual y Gestión de Inversiones (Publicada en el Diario Oficial “El Peruano” el 23 de enero de 2019) ✓ Guía General de Identificación, Formulación y Evaluación de Proyectos de Inversión (Actualizado al 29/12/2022) ANEXOS Anexo N° 01: Ficha del PI Anexo N° 02: Estudio a nivel de Perfil UNAMAD: “Parque Científico Tecnológico Sostenible con Investigación e Innovación” Página 22 de 22
