TALLER COMITES DE EMERGENCIA, GRUPOS DE APOYO EXTERNO, PLAN DE AYUDA MUTUA, RECURSO HUMANO 1. ¿Qué es el comité de ayuda mutua? Es un espacio suscrito entre empresas para prestarse en forma coordinada, asistencia técnica o humana, en el caso de que un evento o emergencia, supere la capacidad propia de respuesta de la empresa. Teniendo en cuenta que uno de los objetivos estratégicos de la Corporación es el de contribuir a generar entornos favorables para la Sostenibilidad y el desarrollo de la empresas socias y el bienestar de las comunidades, desde el año 2016, se vio la necesidad de articular mediante este sistema de comunicaciones otros temas de interés empresarial como son: la movilidad (de personas y mercancías) y los comités de Ayuda Mutua (obligatorios por Decreto 1072 de 2015, artículo 2.2.4.6.25 sobre Prevención, preparación y respuesta ante emergencias., en la actualidad hemos estructurado el Programa de Bienestar, Seguridad y Ayuda Mutua, teniendo como objetivo Constituir una Red de Apoyo Interempresarial de Seguridad Integral, en temas como seguridad, movilidad y colaboración ante el riesgo físico. Además, teniendo en cuenta la ley 1523 del 2012 por medio de la cual se adopta la Política Nacional de Gestión del Riesgo de Desastres, donde afirma que la gestión del riesgo de desastres es RESPONSABILIDAD de todas las autoridades y de los habitantes del territorio colombiano, así mismo en el decreto 1072 del 2015, el cual reglamenta la obligatoriedad de la constitución de los Planes de Ayuda Mutua, permitiendo garantizar la Prevención, preparación y respuesta ante emergencias. 2. Consulta sobre el comité operativo de emergencia y quienes lo conforman El Comité de Emergencias (COE) del Departamento Nacional de Planeación, es el responsable de coordinar a nivel estratégico la ejecución de las actividades que deban desarrollarse antes, durante y después de una emergencia, simulacro y/o contingencia y su estructura será la señalada en el Anexo No. 1 de la Resolución 0964 de 2020. El COE se reúne de manera ordinaria una vez cada trimestre y de manera extraordinaria cuando sus integrantes lo consideren pertinente o cuando se presente una situación de emergencia potencial o real. Cuando se presuma o materialice una emergencia en la Sede Central del Departamento Nacional de Planeación actuarán todos los miembros del comité. En caso de que se presuma o se materialice una emergencia en los edificios externos, los cargos que actuarán estratégicamente para apoyar la emergencia serán el director, su delegado o su suplente, el Jefe de Brigada de emergencias o su suplente y los brigadistas del área afectada. El delegado de la Alta Dirección será el Secretario (a) General del Departamento Nacional de Planeación y su suplente en caso de ausencia será el Subdirector(a) Administrativo, quien asumirá la Dirección de la Emergencia Principales Director General Subdirectora De Gestion y Desarrollo Del TalentoHumano Subdirector Administrativo Coordinador Grupo de Biblioteca y Archivo Coordinador Grupo de Comunicaciones y Relaciones Públicas Jefe de Brigada de Emergencias Principal Administrador Edificio FONADE suplentes Secretaria General Coordinadora Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo Coordinadora Grupo de Servicios Generales Profesional Especializado - Grupo de Biblioteca y Archivo Contratista Grupo de Comunicaciones y Relaciones Públicas Jefe de Brigada de Emergencias Suplente Supervisora de Seguridad Edificio ENTerritorio 3. Cuales son los grupos de apoyo externo y quienes lo conforman Son personas con el propósito de desarrollar las acciones de prevención y control ante situaciones de emergencia, estos equipos y grupos están conformados por personas que aportan su trabajo en función de la seguridad y bienestar de toda la comunidad en el área de influencia de la Institución y serán asesores del Comité de Emergencias Brigada de Emergencias : son colaboradores voluntarios, organizados, motivados, entrenados y capacitados, que, en razón de su permanencia y nivel de responsabilidad, asumen la ejecución de los procedimientos administrativos y operativos necesarios para prevenir y controlar una eventual emergencia en la institución Grupo Atención Médica Inmediata : son colaboradores sensibilizados y capacitados, adscritos al proceso de Promoción de la Salud Integral que hace parte de la Vicerrectoría de Responsabilidad Social y Bienestar Universitario, quienes deben estar atentos a cualquier emergencia o desastre dentro de la Universidad para el enfoque inicial de la emergencia, y será activado por el Coordinador Operativo de la Brigada de Emergencias. Grupo Operativo Médico : son profesionales adscritos a la Facultad de Ciencias de la Salud que apoyan las actividades del Grupo de Atención Médica Inmediata, en caso de emergencias, cuando el coordinador del GAMI lo solicite. Objetivo: apoyar al GAMI en la clasificación y atención de lesionados en caso de emergencias o desastres. Funciones: Antes de la emergencia: Apoyo de la capacitación en salud de los equipos de emergencia de la UTP. Durante de la emergencia: Apoyo del Grupo de Atención Médica Inmediata en la clasificación y atención de víctimas. Después de la emergencia: Participar en las evaluaciones e informes respectivos. Grupo Primeros Auxilios Psicológicos : corresponde al Programa de Acompañamiento Integral (PAI) de la Vicerrectoría de Responsabilidad Social y Bienestar Universitario, facilitar la recuperación psicosocial en emergencias dentro de la Universidad. Objetivo: Facilitar la recuperación psicosocial en emergencias dentro de la UTP Funciones: Antes de la emergencia: Difundir las técnicas en primeros auxilios psicológicos básicos en la comunidad universitaria; capacitar a los equipos de emergencias y desastres de la UTP en primeros auxilios psicológicos. Durante la emergencia: Prestar primeros auxilios psicológicos en eventos críticos dentro del campus, previa solicitud del coordinador del EAMI. Después de la emergencia: Participar en la recuperación psicosocial post emergencia Equipo de Infraestructura y Servicios son colaboradores adscritos a las Unidades Organizacionales de Planeación y Gestión de Servicios Institucionales de la Universidad, activado por el Comité de Emergencias. Objetivo: Evaluar el estado de los servicios y la infraestructura del campus de la UTP luego de emergencia y desastres. Funciones: Antes de la emergencia: Mantener actualizada la evaluación de la infraestructura y los servicios en la UTP; crear un plan de contingencia en caso de emergencia o desastre. Durante la emergencia: Evaluar la afectación de la infraestructura y los servicios, resultantes del evento de emergencia. Después de la emergencia: Presentar el informe de evaluación y necesidades para la recuperación de la infraestructura y de los servicios en la UTP. Grupo del Programa Tecnología en Atención Prehospitalaria : está conformado por los estudiantes y directivos del programa de Atención Prehospitalaria (APH) de la Universidad, en las áreas de atención primaria y estabilización inicial de víctimas. Objetivo: apoyar las acciones de respuesta a emergencias en la Universidad, en combinación con los esquemas de atención médica de emergencias disponibles en el campus Universitario.. Grupo de Seguridad y Salud en el Trabajo : liderados por el Coordinador de SST y su función es apoyar todas las actividades tendientes a evaluar e identificar los riesgos en el campus e igualmente dar soporte al plan de emergencias de la Universidad. Objetivo: identificar, evaluar y proponer acciones para mitigar los riesgos en el campus Universitario y sus sedes alternas Equipo de Emergencias Ambientales: son colaboradores adscritos al Jardín Botánico (JBUTP), el Grupo Administrativo de Gestión Ambiental y Sanitaria (GAGAS) y Gestión de Servicios Institucionales, activado por el Comité de Emergencias ante emergencias o desastres ambientales. Objetivo: valorar los riesgos ambientales que se presenten en el momento de una emergencia y emitir las recomendaciones necesarias de prevención y evacuación de zonas. Líderes de evacuación: son colaboradores (administrativos y docentes), entrenados y capacitados, quienes asumirán la ejecución de los procedimientos operativos requeridos para la orientación de las personas que se encuentran dentro o fuera de una edificación, indicándoles los sitios seguros para evacuar y permanecer durante y después de una emergencia. Serán Coordinados por el Coordinador de la Brigada de Emergencias. Actividades: Colaborar en caso de ser necesario, en la evacuación de las personas del área y guiarlas al punto de encuentro o donde el personal de atención de la emergencia les indique. Conocer el número de personas de su área, para realizar un conteo y saber que todos evacuaron de manera correcta. Asistir a las reuniones informativas que sean programadas durante el año y a las actividades de capacitación que desde la Administración se establezcan. 4. ¿Cuál es el objetivo del comité de ayuda mutua? Lograr El permanente y pleno funcionamiento del Plan De Ayuda Mutua, Con El Fin De Prestar En Forma Coordinada Asistencia Tecnica y/o Human En Casos En Que Una Emergencia Supere O Amenace Con Superar La Capacidad Propia De Respuesta Para Eventos De Derrames, Incendios, Explociones, Corto Circuitos, Nubes Toxicas y En General, Eventos Generados Por Riesgos Naturales y Tecnologicos o Por Actos Mal Intencionados De Terceros O Por Cualquier Otra Causa; En Las Instalaciones De Las Empresas Signatarias De Este Acuerdo o Que Se Adhieren Al Mismo 5. Cuáles son las Funciones del comité de ayuda mutua. Las funciones del COE serán las siguientes: a). Participar en las actividades tendientes al diseño y ejecución del plan de gestión del riesgo de desastres para cada una de las instalaciones que lo requieran. b). Proponer a la administración la adopción de medidas dirigidas al control de los factores de riesgo que puedan generar una emergencia. C). Promover en la comunidad politécnica hábitos y actitudes de prevención de emergencias. d). Diseñar un plan anual de capacitación sobre prevención y atención de emergencias dirigido a la comunidad politécnica, incluyendo el entrenamiento de los integrantes de la brigada de emergencias. e). Asignar funciones específicas a cada uno de los integrantes del COE, los cuales se deben ejecutar antes, durante y después de una emergencia. f). Definir la realización de simulacros para evaluar los planes diseñados y dar cumplimiento a la normatividad. g. Mantener actualizados los inventarios de recursos disponibles, planos de rutas de evacuación, sistema de notificaciones internas y externas, entre otras. h. Establecer contactos con las entidades de socorro, así como de empresas vecinas, para facilitar la prestación de ayuda técnica o humana para la prevención y atención de emergencias. i. Establecer las diferentes comisiones de carácter permanente que tiendan a la prevención de emergencias. j. Determinar y garantizar el tamaño y organización de la brigada de emergencias, según normatividad el veinte por ciento (20%) de la población laboral, garantizando una distribución uniforme de los brigadistas en las diferentes sedes y horarios institucionales. k. Definir y aprobar el plan de trabajo anual del COE, incluido el tema de simulacros. l. Aplicar las políticas y lineamientos relacionados con el tema de emergencias, definidos por la alta dirección. m. Conformar y asignar responsabilidades a las diferentes instancias, de acuerdo con el Plan de Gestión del Riesgo de Desastres de la Institución. n. Verificar y aprobar la actualización del Plan de Gestión del Riesgo de Desastres de la Institución. o. Verificar las acciones que considere pertinentes para la preparación y atención de emergencias, con las empresas contratistas y arrendatarios y que laboran de manera permanente en la Institución, tales como: servicios de mantenimiento, aseo, seguridad privada, etc., de acuerdo con el Plan de Gestión del Riesgo de Desastres de la Institución. p. Determinar las necesidades para atención de emergencias y elaborar proyecto para la adquisición de recursos para garantizar la dotación de equipos de seguridad, elementos, uniformes, sistemas de alerta y alarma, sistemas de comunicación, transporte, póliza de siniestros; servicios de atención de urgencias y demás que se estimen necesarios para el manejo y prevención de emergencias en la institución. q. Adelantar las acciones necesarias para garantizar las condiciones de vigilancia y seguridad de las instalaciones durante la ocurrencia de la emergencia o simulacro. r. Apoyar las acciones de los grupos operativos (Brigada de Emergencias) antes, durante y después de la emergencia o simulacro. s. Coordinar las acciones con las diferentes entidades externas de apoyo en emergencias (Cruz Roja, Defensa Civil, Secretaría de Salud, Bomberos, entre otros) en caso de emergencia o simulacro. t. Avalar a través de acta, los diferentes procedimientos y protocolos para el manejo de emergencias y simulacros. u. Coordinar al líder de la Brigada de Emergencia. v. Fortalecer la brigada de emergencias y asignar responsabilidades. w. Coordinar la puesta en marcha de la rehabilitación y reconstrucción de las condiciones para retornar a las actividades de la Institución después de un evento de emergencia. x. Mantener actualizada la estructura organizacional para la atención de emergencias (COE, brigada y evacuadores) y. Definir estrategias para fomentar la participación de la comunidad politécnica en la conformación de la Brigada de Emergencias. z. Las demás inherentes a la prevención y preparación para la respuesta ante emergencias. 6. Consulta como es el acuerdo de conformación del comité de ayuda mutua 7. Conforma el comité de ayuda mutua. 8. Que es la brigada de emergencia Es el grupo de personas, identificadas con chaleco rojo, que voluntariamente desempeñan el rol de atención de lesionados y control de conatos de incendio. Es Un Grupo De Trabajadores Que Se encuentran debidamente ORGANIZADOS, ENTRENADOS Y EQUIPADOS Para estar en la absoluta capacidad de identificar las condiciones de riesgo que puedan generar determinadas emergencias y así mismo se encuentran entrenados para actuar oportunamente CONTROLANDO O MINIMIZANDO las consecuencias de dichos riesgos identificados 9. Alcance de la brigada de emergencia Según la norma NFPA 600, el alcance de las brigadas de emergencia incluye la respuesta a incendios interiores y exteriores cuando los miembros de la brigada funcionan en etapa incipiente. Además, la norma establece requisitos para la organización de la brigada, el entrenamiento y las prácticas, y las operaciones generales en situaciones de emergencia. En situaciones donde el riesgo para los miembros de la brigada es inaceptable, las actividades de respuesta a emergencias deben limitarse. 10. Cuales son las funciones de la brigada de emergencia • Activar y coordinar el puesto de mando • Coordinar a la Unidad Interna en caso de una emergencia de acuerdo con los procedimientos. • Conocer las acciones de emergencia y supervisar que se realicen conforme a procedimiento. • Evaluar la situación de emergencia. • Coordinar la evaluación preliminar de daños. • Determinar la conclusión de la etapa de auxilio. • Inspecciones de seguridad • Capacitación de compañeros • Campañas de prevención • Revisión y mantenimiento de equipos 11. Cual es el perfil del brigadista Tener voluntad, mística y espíritu de colaboración Tener conocimientos sobre evacuación, rescate, primeros auxilios, control de derrames e incendios. Tener buenas condiciones físicas y psicológicas para participar en las operaciones de la brigada y en las prácticas y secciones de entrenamiento. Estar siempre en condiciones de abandonar rápidamente los sitios ordinarios de trabajo y no regresar hasta que la emergencia haya pasado. Una brigada debe estar conformada por un número suficiente de miembros, que garanticen atender con responsabilidades de éxito los eventos típicos esperados en la empresa. En caso de no contarse con el número de brigadistas adecuado, esto puede ocasionar que no se logre el control de la situación y el paso a un nivel de emergencia en donde es más difícil cualquier intervención. En caso contrario, es decir que se cuente con un número mayor de brigadistas esto puede ocasionar una gran dificultad para su administración y un mayor costo operativo. Para determinar el número de personas es recomendado el siguiente procedimiento: 1. Identifique cual es el riesgo “Mayor” que se espera debe enfrentar la brigada. 2. Defina la estrategia para enfrentar dicho riesgo 3. Establezca unos objetivos y operaciones para la maniobra de respuesta 4. Diseñe el procedimiento adecuado para realizar la operación 5. Divida el procedimiento en acciones específicas. 12. Construye los siguientes formatos: Inscripción brigadista, hoja de vida del brigadista. Ya Esta Hecho 13. Consulta como se conforma la brigada y realiza el acta de conformación de la brigada En toda empresa, el establecimiento de una brigada de emergencia debe ser una prioridad, pues la atención oportuna y adecuada a un colaborador o colaboradores en situación de peligro, puede evitar complicaciones y salvar vidas. Por esta razón, a continuación, te enseñamos cinco puntos clave para su conformación (acorde a la legislación vigente): 1. La brigada de emergencia debe estar conformada por empleados de todos los niveles jerárquicos de la institución, asegurándonos de cubrir los diferentes espacios geográficos y horarios de trabajo. 2. Los aspirantes a brigadistas deben postularse de forma voluntaria, ser proactivos y tener espíritu de colaboración. Así mismo, deben encontrarse en buenas condiciones físicas y psicológicas*. 3. Los brigadistas seleccionados para integrar este equipo de trabajo deben recibir capacitación y entrenamiento en prevención y atención de emergencias. 4. Recursos humanos debe socializar con toda la compañía los nombres de las personas que conforman la brigada de emergencia. 5. La brigada debe estar identificada con algún implemento de vestuario o accesorio particular que sea visible a todos. 14. Diseña los formatos para realizar inspección a los equipos de emergencia (camilla, botiquín, extintor) Ya Esta Hecho 15. Diligenciar del archivo análisis de amenazas y vulnerabilidad las siguientes hojas (recurso humano, plan de ayuda mutua, grupo externo) FECHA DE ENTREGA: 26 FEBRERO 2024 HORA: 11:30 PM 6 - 7 - 15
