PROCEDIMIENTO Fecha Revisión Proceso medicamentos adquiridos por los establecimientos Versión 25/07/2011 Página 1 de 16 0 PROCEDIMIENTO PROCESO MEDICAMENTOS ADQUIRIDOS POR LOS ESTABLECIMIENTOS ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR Marcela Gómez Lobos Jefa Unidad de Farmacia Servicio de Salud O`Higgins Dra. Maria A. Moreno Muñoz Subdirectora Gestión Asistencial Servicio de Salud O`Higgins Dr. Cristian A. Gabella Petridis Director Servicio de Salud O`Higgins PROCEDIMIENTO Fecha Revisión Proceso medicamentos adquiridos por los establecimientos Versión 25/07/2011 Página 2 de 16 0 REVISIONES DEL PROCEDIMIENTO Nº Versión 0 Fecha Motivo de la revisión 06/07/2011 Elaboración Procedimiento Paginas elaboradas o modificadas Todas PROCEDIMIENTO Proceso medicamentos adquiridos por los establecimientos Fecha Revisión Versión 25/07/2011 Página 3 de 16 0 1. Objetivo Diseñar un procedimiento que garantice una gestión racional de los stocks de medicamentos adquiridos por los establecimientos de la Red, asegurando de esta manera que los pacientes reciban estos en forma oportuna. 2. Alcance Se aplica a todos los hospitales que conforman el Servicio de Salud O'Higgins. 3. Referencias Norma Técnica Nº 12. “Guía para la Organización y Funcionamiento de la Atención Farmacéutica en Atención Primaria de Salud”, aprobada por Res ex Nº 1089, 31/10/85. MINSAL. ( Documento adjunto, anexo Nº 01) “Orientaciones para el Almacenamiento y Transporte de los Productos Farmacéuticos y Dispositivos Médicos Insumos en Atención Primaria de Salud”. ORD Nº 268, 19/08/2009. MINSAL. ( Documento adjunto, anexo Nº 02) Decreto 404 - 405/83.Reglamento de Estupefacientes y Psicotrópicos.20/02/84. MINSAL. Disponible página web del Congreso Nacional, www.bcn.cl. ( Documento adjunto, anexo Nº 03) 4. Definiciones Cadena de Frío Es un conjunto de procedimientos necesarios para la conservación, distribución y almacenamiento de medicamentos que requieren refrigeración, dentro del rango de temperatura +2° C a +8° C. Dispensación Es un acto farmacéutico asociado a la entrega y distribución de los medicamentos con las consecuentes prestaciones específicas: Análisis de la orden médica, Información sobre la buena utilización de los medicamentos, y preparación de la dosis que se debe administrar Pedido a Bodega Es la solicitud de medicamentos a Bodega de Farmacia que cubra la necesidad semanal o mensual, o de acuerdo al calendario establecido. Planilla Excel Planilla diseñada en la herramienta Excel que tiene como objeto normalizar los campos de registros de existencia de medicamentos en Bodega y Farmacia de los hospitales. Receta Es la orden suscrita por un profesional legalmente facultado (Código Sanitario – Libro V, Art. 112°, 115° y 117°) PROCEDIMIENTO Proceso medicamentos adquiridos por los establecimientos Fecha Revisión Versión 25/07/2011 Página 4 de 16 0 Registro de Psicotrópicos y Estupefacientes Son aquellos medicamentos sujetos a control legal (DTO 404 y DTO 405), Benzodiacepinas y Barbitúricos, Morfínicos u otros. Resumen diario Es el registro de todos los despachos de medicamentos e insumos del día. Sobre stock Corresponde a la cantidad de cada artículo, que supera el stock máximo. Stock crítico Es la cantidad mínima de cada artículo que alcanza a cubrir el tiempo que demora en tramitarse un pedido. Stock máximo Es la máxima cantidad que puede alcanzar el nivel de existencia de un artículo, sin que sea antieconómica su mantención y corresponde a la cantidad programada mensual más la existencia crítica. Tarjeta BINCARD Documento para realizar el registro de los ingresos y las salidas de los medicamentos. Libro pedido entrega Bodega Formulario en que se registra los medicamentos en calidad y cantidad para ser traspasados de una unidad a otra PROCEDIMIENTO Fecha Revisión Proceso medicamentos adquiridos por los establecimientos 25/07/2011 Página 5 de 16 0 Versión 5. Flujo de Información Proceso: GESTIÓN DE MEDICAMENTOS EN LA RED Variante Proceso: Adquiridos por los establecimiento ESTABLECIMIENTOS BODEGUERO E. INVENTARIAR MEDICAMENTOS BODEGA BIN AUXILIAR FARMACIA DSS ENCARGADO FARMACIA CONTADOR DIRECTOR USUARIO JEFE FARMACIA Es de responsabilidad del Director enviar la información La información del stock se realiza a través de planilla Excel INVENTARIAR MEDICAMENTOS FARMACIA CENABAST E. CONSOLIDAR INFORMACION El sobre stock de medicamentos es controlado por la DSSO E. @ ENVIAR PLANILLA E. CONTROL SOBRE STOCK PROGRAMAR GESTIONAR PE MONITOREAR GASTO DESPACHAR B.D. RECEPCIONAR GESTIONAR FALTANTES BIN GD 2 GD1GD2 GD 1 BIN DISPENSAR MEDICAMENTOS RCR E: Planilla Excel BIN: BINCARD GD: Guía de despacho RCR: Registros crónicos PE: Sistema de Ingreso CENABAST @ Ccrreo electronico PROCEDIMIENTO Proceso medicamentos adquiridos por los establecimientos Fecha Revisión Versión 25/07/2011 Página 6 de 16 0 6. Glosario de Flujo de Información Actividad: es el hacer de una persona en un tiempo determinado. Actividad con apoyo informático: es una actividad realizada con apoyo de un sistema informático. Actividad de aprobación: el rol correspondiente sólo es de aprobación. Archivo permanente manual: es un documento que queda archivado en la oficina. Documento: es un documento que fluye en el proceso. Las siglas al interior indican el nombre del documento, descrito en las tareas de la actividad. Cuando lleva apóstrofe, indica que el documento fue sometido a un cambio menor como una firma, timbre, etc. Inicio y término: señala inicio y término de un proceso que no se vincula con otro. Otro proceso: señala la relación con otro proceso. @ Comunicación vía correo electrónico. E. Planilla Excel Usuario Indica en que etapa (s) del proceso el usuario participa directamente. PROCEDIMIENTO Fecha Revisión Proceso medicamentos adquiridos por los establecimientos Versión 25/07/2011 Página 7 de 16 0 7. Resumen del Proceso ACTIVIDAD OBJETIVO RESPONSABLE REGISTRO Inventariar Medicamentos Bodega Garantizar el control del stock de Encargado Bodega del medicamentos y vencimientos en Establecimiento Bodega mensualmente. Tarjeta Bincard y Planilla Excel Inventariar Medicamentos Farmacia Garantizar el control del stock de medicamentos, consumos y vencimientos en Farmacia mensualmente. Auxiliar Farmacia del Establecimiento Tarjeta Bincard y Planilla Excel Consolidar Información Consolidar la información entregada por Farmacia y Bodega Encargado Farmacia del Establecimiento Planilla Excel Enviar Planilla Enviar la información del stock de medicamentos del establecimiento a la DSSO mensualmente Director del Establecimiento Planilla Excel Control Sobre stock Mantener información actualizada mensualmente del Stock y sobre stock de medicamentos en la Red. Jefe Unidad Farmacia DSSO Planilla Excel Programar y Gestionar Asegurar una programación de compra en CENABAST adecuada y ajustada a consumos, saldos y vencimientos en cada establecimiento. Encargado Farmacia del Establecimiento Sistema CENABAST Monitorear Gasto Monitorear el gasto realizado por los establecimientos en relación a la programación de medicamentos. Jefe Unidad Farmacia DSSO Copia de Programación Despachar Distribuir los medicamentos solicitados por los Hospitales. CENABAST Sistema CENABAST Recepcionar Realizar la recepción de los medicamentos despachados por la CENABAST y otros proveedores, Encargado Bodega del ajustado a la normativa vigente, y Establecimiento enviar copia de guía de despacho a Contador. Hoja de recepción Tarjeta Bincard PROCEDIMIENTO Fecha Revisión Proceso medicamentos adquiridos por los establecimientos Versión 25/07/2011 Página 8 de 16 0 Gestionar Faltantes Proporcionar un mecanismo eficaz para la compra de medicamentos faltantes, no despachados por CENABAST. Encargado Farmacia del Establecimiento Memo Dispensar Medicamentos Garantizar la entrega de medicamentos a los usuarios de acuerdo a normativa vigente. Auxiliar Farmacia del Establecimiento Receta PROCEDIMIENTO Proceso medicamentos adquiridos por los establecimientos Fecha Revisión Versión 25/07/2011 Página 9 de 16 0 8. Descripción del proceso 8.1 Actividad: Inventariar Medicamentos en Bodega Responsable: Encargado de Bodega Bodega debe mantener un inventario mensual del stock de medicamentos y vencimientos. Para ello debe ordenar la bodega según las “Orientaciones para el Almacenamiento y Transporte de los Productos Farmacéuticos y Dispositivos Médicos Insumos en Atención Primaria de Salud”. MINSAL 2009 (Documento adjunto, anexo Nº 02) Para estos efectos se pueden producir dos casos: a) La Unidad cuenta con computador: el bodeguero debe llenar la planilla Excel “Inventario mensual medicamentos hospitales”, y enviarla vía correo electrónico, al Encargado de Farmacia. (Documento adjunto, anexo Nº 04). b) La Unidad no cuenta con computador: el bodeguero debe llenar la planilla Excel “Inventario mensual medicamentos hospitales” impresa, con la información solicitada y entregarla al Encargado de Farmacia. (Documento adjunto, anexo Nº 04). El Bodeguero debe rebajar los pedidos desde Farmacia en la Tarjeta BINCARD, cada vez que estos sean solicitados desde esta Unidad e informar al Encargado de Farmacia en el caso de que un medicamento se encuentre en stock crítico. La información de cada mes debe estar disponible para el Encargado de Farmacia, la primera semana del mes siguiente. 8.2 Actividad: Inventariar Medicamentos en Farmacia Responsable: Auxiliar de Farmacia La Unidad de Farmacia del establecimiento debe mantener un inventario mensual del stock de medicamentos y vencimientos. Para ello debe ordenar los medicamentos en la Unidad de acuerdo a la normativa vigente, “Orientaciones para el Almacenamiento y Transporte de los Productos Farmacéuticos y Dispositivos Médicos Insumos en Atención Primaria de Salud”. MINSAL 2009 (Documento adjunto, anexo Nº 02) Para estos efectos se pueden producir dos casos: a) La Unidad cuenta con computador: el Auxiliar de Farmacia debe llenar la planilla Excel “Inventario mensual medicamentos hospitales”, y enviarla vía correo electrónico, al Encargado de Farmacia. (Documento adjunto, anexo Nº 04). b) La Unidad no cuenta con computador: el Auxiliar de Farmacia debe llenar la planilla Excel “Inventario mensual medicamentos hospitales” impresa, con la información solicitada y entregarla al Encargado de Farmacia. (Documento adjunto, anexo Nº 04). El Auxiliar de Farmacia debe rebajar los consumos diarios de medicamentos, en la Tarjeta BINCARD. PROCEDIMIENTO Proceso medicamentos adquiridos por los establecimientos Fecha Revisión Versión 25/07/2011 Página 10 de 16 0 La información de cada mes debe estar disponible para el Encargado de Farmacia, la primera semana del mes siguiente. 8.3 Actividad Consolidar Información Responsable: Encargado de Farmacia El Encargado de Farmacia debe consolidar la información contenida en las planillas Excel enviadas desde Bodega y Farmacia. Además deberá confeccionar conjuntamente las planillas “Inventario mensual medicamentos hospitales” y “Medicamentos para canje y donación”, y remitirlas vía correo electrónico al Director del establecimiento. (Documentos adjuntos, anexos Nº 04 y Nº 05 respectivamente). 8.4 Actividad Enviar planilla Responsable: Director El Director del establecimiento es el responsable de validar y enviar las planillas mensualmente a la Unidad de Farmacia de la Dirección de Servicio, a más tardar el primer viernes del mes siguiente. El último día hábil del mes de diciembre, el director del establecimiento, una vez recibida la planilla de medicamentos vencidos (Anexo Nº 06), del Encargado de Farmacia, deberá reemitirla vía correo electrónico a la Unidad de Farmacia de la DSSO. 8.5 Actividad Controlar sobre stock Responsable: Jefe Unidad de Farmacia DSSO Una vez recibida la información de los distintos hospitales que conforman la Red del Servicio, la Unidad de Farmacia debe actualizar las planillas mes a mes. En los casos que no se recepcione la información dentro de los plazos indicados, y transcurridos los tres primeros días hábiles de vencido el plazo, el Jefe de la Unidad de Farmacia de la DSSO, debe informar vía correo electrónico al Director del hospital que no envío la información, dando un plazo de dos días hábiles para cumplir lo solicitado. De persistir el incumplimiento, se debe informar al Subdirector Gestión Asistencial de la situación en cuestión. Una vez recepcionada la planilla “Medicamentos vencidos” en el mes de diciembre, mediante instructivo, la Unidad de Farmacia de la DSSO en el mes de enero, indicará de manera oficial a los establecimientos el procedimiento correspondiente para la destrucción de los distintos medicamentos. PROCEDIMIENTO Proceso medicamentos adquiridos por los establecimientos 8.6 Fecha Revisión Versión 25/07/2011 Página 11 de 16 0 Actividad Programar y Gestionar Responsable: Encargado de Farmacia Es responsabilidad del Encargado de Farmacia del establecimiento, programar anualmente en la página Web de la CENABAST www.cenabast.cl 1los requerimientos de medicamentos para el año siguiente, tomando como base los consumos históricos, la información consolidada de Bodega y Farmacia, el arsenal farmacológico vigente, normas terapéuticas, el presupuesto asignado para medicamentos y la dotación de médicos del establecimiento. Debe reprogramar además, trimestralmente en la misma página de CENABAST, el aumento o disminución del 20% de lo programado. Se debe enviar copia de la programación y la reprogramación al Director del establecimiento, a la Bodega del establecimiento y al Jefe de la Unidad de Farmacia de la DSSO. Debe informar al Comité de Farmacia de su establecimiento, el detalle del sobre stock de los medicamentos y elaborar estrategias locales para evitar vencimientos. Debe establecer anualmente los stocks críticos y stock máximos, de todos los medicamentos del establecimiento y supervisar que estos se encuentren visibles en las tarjetas BINCARD. Debe enviar mensualmente al Director del establecimiento en planilla Excel, los listados valorizados de medicamentos en sobres stock a canjear y/o donar en la Red Asistencial. Anualmente en el mes de diciembre, debe enviar al Director del establecimiento la planilla de “medicamentos vencidos” 8.7 Actividad Controlar Sobre Stock Responsable: Jefe Unidad de Farmacia DSSO El Jefe de la Unidad de Farmacia de la DSSO debe recepcionar mensualmente los listados de medicamentos en sobre stock actualizados y valorizados, para canje o donación y difundirlos en la Red. Transcurridos los tres primeros días hábiles de vencido el plazo, el Jefe de la Unidad de Farmacia de la DSSO, debe informar vía correo electrónico al Director del hospital que no envío la información, dando un plazo de dos días hábiles para cumplir lo solicitado. De persistir el incumplimiento, se debe informar al Subdirector Asistencial de la situación en cuestión. El Jefe de la Unidad de Farmacia de la DSSO debe monitorear y diseñar estrategias regionales para evitar vencimientos de los medicamentos que continúen en sobre stock. 1 Ver Instructivo “Acceso y administración del sitio web de CENABAST”, Anexo Nº07. PROCEDIMIENTO Proceso medicamentos adquiridos por los establecimientos 8.8 Fecha Revisión Versión 25/07/2011 Página 12 de 16 0 Actividad Despachar Responsable: CENABAST CENABAST, debe despachar los medicamentos solicitados en la programación a cada establecimiento. 8.9 Actividad Recepcionar Responsable: Encargado de Bodega Al llegar los medicamentos provenientes de cualquier proveedor, el Encargado de Bodega debe revisar: a) El estado de las cajas, por si existe deterioro visible. b) Inviolabilidad de los envases. c) Cumplimiento de la cadena de frío d) Vencimiento de los medicamentos Para realizar la recepción de los medicamentos debe revisar: - la orden de compra, guía de despacho o factura. - Los documentos que den cuenta de devoluciones y/o traspasos de otros establecimientos según la Norma Nº 11 ( Inserta en la Norma General Técnica N° 12 Anexo N° 1) Debe informar al Encargado de Farmacia los medicamentos faltantes en el despacho realizado por CENABAST, según la copia de la programación. Ordenar los medicamentos en las estanterías por orden alfabético, código de CENABAST y vencimiento. Dar prioridad de salida a aquellos medicamentos que se encuentren con fecha de vencimiento más cercana. Distribuir los medicamentos solicitados a Farmacia de acuerdo a calendario de entrega (salvo que se produzca alguna excepción) mediante el libro de Pedido de Bodega, el que debe incluir además el detalle de los fármacos y su vencimiento. 8.10 Actividad Gestionar Faltantes Responsable Encargado de Farmacia Una vez recibida la información de bodega de los medicamentos no despachados por CENABAST, el Encargado de Farmacia debe gestionar la solicitud de compra de los medicamentos. También debe realizar la solicitud de compra cada vez que el Encargado de Bodega le informe que un medicamento se encuentra en stock crítico. PROCEDIMIENTO Proceso medicamentos adquiridos por los establecimientos Fecha Revisión Versión 25/07/2011 Página 13 de 16 0 8.11 Actividad Dispensar Medicamentos Responsable Auxiliar de Farmacia El Auxiliar de Farmacia debe solicitar los medicamentos que requiera al Encargado de Bodega, mediante el Libro de Pedidos Entrega de Bodega2, de acuerdo al calendario de entregas y urgencias. Una vez recibido el pedido el Auxiliar de Farmacia, debe revisar la cantidad de medicamentos, el vencimiento y estado físico de lo solicitado. Ordenar los medicamentos en las estanterías por orden alfabético, codificación CENABAST y vencimiento. También informar al Encargado de Farmacia los medicamentos que no entreguen de Bodega en el pedido. Para Dispensar la orden médica debe: a) b) c) d) e) f) g) h) Contar los medicamentos requeridos. Separarlo de su envase original. Rotular los envases con letra clara o timbre. Envasar solo un medicamento por bolsa. Registrar el nombre del responsable del despacho al reverso de la receta. Verificar el contenido del envase, su etiqueta y lo indicado en la receta. Entregar los medicamentos al paciente. Brindar información verbal necesaria al paciente o familiar respectivo. De acuerdo a la Norma Técnica Nº 12, los Registros que debe llevar la Unidad de Farmacia son: a) b) c) d) e) f) g) Ingresos, egresos y saldos en Tarjeta BINCARD. Estadística de Recetas y prescripciones Registro de Entrega de recetarios a los profesionales facultados a prescribir. Registro de dispensación de medicamentos para paciente crónico. Registro de Psicotrópicos y Estupefacientes. Consumos diarios Elaborar los informes mensuales de consumos y saldos de medicamentos. (planilla Excel Anexo N° 4) h) Registro de firmas de los profesionales facultados para prescribir en el establecimiento. 2 Ver Anexo N ° 8 PROCEDIMIENTO Proceso medicamentos adquiridos por los establecimientos Fecha Revisión Versión 25/07/2011 Página 14 de 16 0 9. Participaron en la elaboración de este procedimiento QF Marcela Gómez Lobos, Jefe Unidad de Farmacia DSSO. QF Pamela Pino Farias, Asesora Unidad de Farmacia DSSO. QF Jessica Silva Vega, Asesora Unidad de Farmacia DSSO. Apoyo metodológico. Gerardo Cisternas Soto, Profesional Unidad Control de Gestión y Procesos DSSO. Leonardo Carrasco Díaz, Profesional Unidad Desarrollo Organizacional DSSO. Jorge Molina Millán, Profesional Unidad Control de Gestión y Procesos DSSO. PROCEDIMIENTO Proceso medicamentos adquiridos por los establecimientos Fecha Revisión Versión 25/07/2011 Página 15 de 16 0 Anexo Nº 01 Norma Técnica Nº 12 “Guía para la Organización y funcionamiento de la Atención Farmacéutica en Atención Primaria de Salud”, aprobada por Res. Ex. Nº 1089 del 31/10/85. MINSAL Norma General Técnica N°12.pdf Anexo Nº 02 “Orientaciones para el Almacenamiento y Transporte de los Productos Farmacéuticos y Dispositivos Médicos Insumos en Atención Primaria de Salud”, Ord. Nº 268 del 19/08/2009. MINSAL Orientaciones Almacenamiento y Transporte.pdf Anexo Nº 03 Decreto 404 – 405/83 “Reglamento Estupefacientes Psicotrópicos. 20/02/84 MINSAL. Se encuentra disponible en la Biblioteca del Congreso de Chile www.bcn.cl Decreto405.pdf Decreto404.pdf Anexo Nº 04 Planilla Excel “Inventario Mensual Medicamentos Hospitales” Anexo Nº 05 Planilla Excel “Medicamentos para Canje y Donación” PROCEDIMIENTO Proceso medicamentos adquiridos por los establecimientos Fecha Revisión Versión Anexo Nº 06 Planilla Excel “Medicamentos Vencidos” Anexo Nº 07 Instructivo “Acceso y Administración del Sitio Web de CENABAST” Plataforma CENABAST .pdf Anexo Nº 08 Libro “Pedido Entrega de Bodega” Pedido Ent. bodega.pdf 25/07/2011 Página 16 de 16 0