manual de matriculación sicau uteq

MANUAL DE MATRICULACIÓN SICAU UTEQ
Calendario Académico de matriculación
Periodo 2015-2016, Primer Periodo Académico
Matrículas Ordinarias
27 de abril al 10 de mayo/2015
Matrículas extraordinarias
11 al 24 de mayo/2015
Inicio de clases
11 de mayo/2015
De acuerdo con el art.4 del INSTRUCTIVO DE MATRICULACIÓN EN LA UTEQ, bajo ninguna
circunstancia se permitirá la matriculación de estudiantes una vez concluidos los plazos establecidos.
Cronograma de Matriculación en el SICAU
Para fines administrativos se ha establecido el siguiente cronograma de inscripciones en el SICAU:
Fecha
Semestres
Tipo Matrícula
Lunes 27 de abril/2015
Último dígito de
cédula
Todos
10 y 9
Ordinarias
Martes 28 de abril/2015
Todos
8y7
Ordinarias
Miércoles 29 de abril/2015
Todos
6y5
Ordinarias
Jueves 30 de abril/2015
Todos
4y3
Ordinarias
Viernes 1 de mayo/2015
Sábado 2 de mayo hasta
domingo 10 de mayo/2015
Lunes 11 al domingo 24 de
mayo/2015
Todos
2y1
Ordinarias
Todos
Todos
Ordinarias
Todos
Todos
Extraordinarias
Periodo de matrículas
De acuerdo al Reglamento de Semestralización y Créditos de la UTEQ, a partir del periodo 20132014 las matrículas son semestrales y por créditos. El año lectivo se dividirá en dos periodos
académicos (PPAPrimer Periodo Académico y SPA Segundo Periodo Académico) y en cada
uno de ellos habrá un proceso de matriculación. Por tanto este proceso de matrícula solo aplica para
el periodo que está por iniciarse.
También es importante conocer que las matrículas serán por créditos, es decir cada Unidad de
Aprendizaje tendrá un número definido de créditos en la malla curricular, y los costos por pérdida de
gratuidad estarán en función del número de créditos de la Unidad de Aprendizaje.
Para más conocimiento sobre los procesos descritos podemos revisar el Instructivo para el
Procedimiento de Matriculación en la Universidad Técnica Estatal de Quevedo o el
Reglamento de Semestralización y Créditos de la Universidad Técnica Estatal de Quevedo.
Costos por Créditos
El costo por créditos se aplicará para estudiantes incurran en casos de pérdida de la gratuidad,
como se establece en la siguiente tabla:
Matrícula
Matrícula por
primera ocasión
Matrícula por
segunda
ocasión
Matrícula por
tercera ocasión
Costo por Crédito
Matrícula
Ordinaria
($)
Más del 60%
créditos
Costo por Crédito
Matrícula
Extraordinaria
($)
Más del 60%
créditos
Costo por Crédito
Matrícula
Ordinaria
($)
Menos 60%
créditos
Costo por Crédito
Matrícula
Extraordinaria
($)
Menos 60%
créditos
0,00
2,00
4,00
4,00
6,00
6,00
6,00
6,00
15,00
15,00
15,00
15,00
2
ANOTACIONES IMPORTANTES
Sobre matrícula En Línea
Solo deberán acercarse a la Unidad de Admisión y Registro, a entregar documentos los estudiantes
que incurran en los siguientes casos:
1) Que ingresen a la UTEQ por primera vez. Es decir estudiantes que provienen de nivelación
o estudiantes que vienen de otras universidades (en estos casos el estudiante deberá
acercarse con los requisitos establecidos al final de la página)
2) Que tengan valores a pagar en el Comprobante de Matrícula impreso en el SICAU. En este
caso deberán entregar el Comprobante de Matrícula (2 copias) y el certificado de depósito
bancario (con 3 copias del mismo)
Los demás estudiantes que no incurran en los casos anteriores, deberán enviar los requisitos,
escaneados en un solo documento PDF al correo [email protected] .
El documento PDF, para enviarlo al correo [email protected], deberá llevar como nombre el
siguiente formato: cédula-apellidos y nombres del estudiante en mayúsculas, ejemplo:
1205645879-JUEZ RODRIGUEZ ALBERTO ISIDRO.pdf
El ASUNTO del correo deberá llevar los mismos datos que el nombre del archivo pero antepuesto el
nombre de la carrera, ejemplo:
ASUNTO: Ingeniería Industrial 1205645879-JUEZ RODRIGUEZ ALBERTO ISIDRO
Los requisitos de matrícula son los siguientes:
En caso de Estudiantes provenientes del Curso de Nivelación o de otra universidad:
 Comprobante de Matrícula emitida por el SICAU (original y 2 copias).
 Depósito bancario original y 3 copias (para los casos en los que haya valores a pagar).
 Copia de Cédula y papeleta de votación vigente (a color)
 Copia Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en caso de extranjeros)
 Certificado Médico y Odontológico otorgado por un Centro de Salud Pública
 Copia a color del Título de Bachiller
 1 Foto a color tamaño carnet
 Original y copia del acta de grado que lo acredite como bachiller de la república
 En caso de tener discapacidad traer una copia del carnet del CONADIS
En estos casos el estudiante deberá entregar la carpeta con los documentos físicos en la Unidad de
Admisión y Registro de la UTEQ (los colores de las carpetas se indican en la siguiente página)
En caso de haber estado matriculado anteriormente en la UTEQ:
Escanear los siguientes requisitos y agruparlos en un solo documento PDF:
 Comprobante de Matrícula emitida por el SICAU. (lo debe imprimir del SICAU, firmar el
estudiante y escanearlo)
 Cédula y papeleta de votación vigente
 Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en caso de extranjeros)
 En caso de tener discapacidad traer una copia del carnet del CONADIS
En este caso, el documento PDF con los requisitos escaneados debe enviarlo al correo
[email protected]
3
COLORES DE CARPETAS MANILAS
Los estudiantes provenientes del curso de nivelación o de otra universidad deberán traer
una carpeta colgante de los colores que se especifican a continuación:
FACULTAD/UNIDAD
COLOR DE CARPETA
FACULTAD DE CIENCIAS AGRARIAS
VERDE
FACULTAD DE CIENCIAS AMBIENTALES
AMARILLO
FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES
CELESTE
FACULTAD DE CIENCIAS DE LA
INGENIERIA
ROJA
FACULTAD DE CIENCIAS PECUARIAS
BEIGE
UNIDAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA
AZUL
NOTA: ADICIONALMENTE DEBERAN TRAER UNA CARPETA COLGANTE DE
COLOR AMARILLO PARA TODAS LAS FACULTADES
Sobre atención en el SICAU
No hay atención del personal administrativo del SICAU a estudiantes de forma personal. Toda
consulta, reclamo o sugerencia lo deberán hacer los estudiantes al correo [email protected],
indicando su número de cédula, nombres y apellidos completos y el problema, reclamo o sugerencia.
Los administradores del SICAU le contestarán al mismo correo electrónico. Incluya todos los datos
que crea conveniente pero sea breve y conciso en la explicación de su inconveniente.
Sobre valores a pagar (pérdida de gratuidad)
Solo deben salir valores a pagar en dos situaciones:
1) Cuando se está matriculado en materias por segunda o tercera ocasión
2) Cuando está matriculado en menos del 60% de los créditos posibles correspondiente a un
semestre (es decir, cuando se matricula en pocas materias de un semestre)
Si usted considera que no debe pagar valor alguno, no pague hasta que confirme el valor a pagar.
Escriba un correo a [email protected], para que le indiquen si su valor a pagar está correcto.
4
Inscripción de la matrícula a través del SICAU
El proceso de inscripción se realizará mediante el Sistema Informático de Control Académico
Universitario – SICAU, al mismo que se puede acceder a través de la página principal de la UTEQ:
www.uteq.edu.ec
Una vez en la siguiente pantalla damos click en el link Estudiantes
Aparecerá la siguiente pantalla:
5
Sobre Activación de Cuenta de Usuario
En caso de ser estudiante nuevo (proveniente de Nivelación o de Otra Universidad), debe activar
su cuenta de usuario de la siguiente mantera:
Dar click en Validación de Información
Aparecerá la siguiente pantalla para ingresar su número de cédula:
Damos click en el botón Verificar Información, y en la siguiente pantalla deberemos ingresar
nuestra dirección de correo electrónico:
Atención: la dirección debe ser válida y de uso frecuente del estudiante.
Luego de digitar la dirección de correo debe dar click en el botón Actualizar.
6
El SICAU enviará un mensaje de verificación al correo ingresado. Deberemos dar click en el link
ACTIVAR USUARIO, para activar nuestra cuenta
Luego de dar click deberá aparecer el siguiente mensaje:
Esto es señal de que hemos activado correctamente nuestra cuenta del SICAU.
El sistema asignará de forma automática como usuario y contraseña su número de identificación
personal (número de cédula o pasaporte).
7
Para Ingresar a la cuenta del SICAU
Para ingresar a su cuenta deberá dar click en Ingresar al Sistema:
Luego aparecerá la pantalla donde debe ingresar el usuario y la contraseña:
Luego deberá dar click en el botón Ingresar.
Una vez que ha ingresado a su cuenta aparecerá un menú de opciones al lado izquierdo de la
pantalla:
8
Actualización de Datos Personales y Socioeconómicos
Una vez que hemos ingresado a nuestra cuenta deberemos actualizar nuestros datos personales y
socioeconómicos antes de poder matricularnos, para ello deberemos dar click en Información
Personal y luego en Ingresar.
Luego debe proceder a llenar los datos como se solicita, dar click en el botón Seguir
9
Luego aparecerá la pantalla para subir la foto que se imprimirá en el comprobante de matrícula y
en el carnet estudiantil.
Luego debemos dar click en el botón que se indica y buscar la foto a subir.
Escogemos la fotografía y damos click en Abrir.
OJO: La fotografía debe ser tipo carnet. No se aceptarán en el comprobante, fotografías de
cuerpo entero, de diferentes colores, junto con animales, ni nada que altere la calidad formal
de la imagen.
10
Luego damos click en UPLOAD y aparecerá la foto en el recuadro como se indica:
Luego le damos click en SEGUIR y aparece la siguiente pantalla.
11
Al finalizar el último formulario nos debe aparecer el siguiente mensaje: “Información personal
actualizada correctamente”, lo cual indica que hemos culminado el proceso de actualización de
datos con éxito.
12
Evaluación Docente
Los estudiantes que estuvieron matriculados en el periodo anterior (2014-2015 SPA), tienen la
obligación de realizar el proceso de evaluación docente, para ello debería dar click en la opción
Evaluación.
A continuación deberá volver a digitar si cédula de identidad, dar click en Listar Materias:
Se desplegarán las materias que recibió en el semestre anterior y los nombres de los docentes que
las dictaron, deberemos dar click al frente del docente al cual vamos a evaluar:
Deberemos seguir las instrucciones para evaluar:
13
Al finalizar la evaluación del docente deberemos dar click en el botón Finalizar.
Este proceso deberemos hacerlo por cara materia que hayamos aprobado. Las materias que no
hayamos aprobado no podremos evaluarlas.
14
Inscripción de la matrícula en el SICAU
Una vez concluido el proceso de Actualización de Datos, procedemos a la inscripción dando click
en el la opción Matrículas y luego en el botón Ingresar a Matricularse.
Luego damos click en Registrar en la carrera en la cual deseamos inscribirnos
Aparece un listado de las materias que podemos tomar en el presente periodo lectivo:
15
Debemos escoger las materias que deseamos tomar en este periodo y los paralelos en los cuales
las deseamos tomar:
Debemos ser muy cuidadosos al momento de escoger las materias y los paralelos, tome en cuenta
las siguientes recomendaciones:

Consulte su pensum de estudios (con los respectivos prerrequisitos) y el horario de clases, para
tomar una mejor decisión sobre las materias a escoger.

Escoja primero las materias de cursos inferiores.- Para los casos de estudiantes con segunda
matrícula en alguna materia es importante escoger primero la materia pendiente, y dejar de lado
la del curso superior su hay cruce de horas.

Si escoge todas las materias de un semestre, verifique que todas las materias estén en el mismo
paralelo para evitar choque de horarios.

Si no está seguro de la elección que debe tomar, no culmine el proceso, abandone la página
hasta que se asesore correctamente, ya que una vez concluido el proceso el sistema se bloquea.

Si en lugar del paralelo está NO SE ABRE significa que este periodo no hay docente asignado
a esa materia, por lo tanto no podrá escogerla.

Los estudiantes deberán escoger entre las Unidades de Aprendizaje que se les presenten
incluyendo los Proyectos Integradores.
16
Luego de escoger las materias y paralelo damos click en el botón Verificar Horario al final de la
página:
En caso de cruce de horas el sistema le avisar. En ese caso debe dar click en Regresar y arreglar
el inconveniente.
En caso de no haber inconvenientes deberá dar click en Finalizar y aparecerá la siguiente pantalla.
17
Luego de dar click en Imprimir Registro de Matrícula aparecerá el comprobante que es uno de los
requisitos para matricularse.
Deberá imprimir este comprobante y proceder como se indica en el proceso de entrega de
documentos.
La información más relevante del comprobante es la siguiente:






Datos personales del estudiante
Fotografía del estudiante (tipo cédula o carnet)
El valor a cancelar en los casos previstos.
Las Unidades de Aprendizaje que hemos escogido.
El tipo de matrícula.
Datos sobre la cuenta bancaria de la UTEQ.
18
Confirmación de la Matrícula
Una vez impreso el Comprobante de Matrícula y en caso de tener valores a cancelar, debe
proceder al respectivo depósito en la cuenta bancaria de la universidad:
Cta. Corriente del BANCO DE FOMENTO
Número Cta: 0240065674
Nombre Cta: INGRESOS-UTEQ
OJO: los comprobantes de matrículas ordinarias (junto con demás documentos de matrícula sean
digitales o impresos, según el caso) se receptarán en la Unidad de Admisión y Registro de la UTEQ
(ya sea mediante correo electrónico o ventanilla, según el caso) hasta 3 días luego de vencido el
plazo de matrículas ordinarias, e igual procedimiento se llevará con las matrículas
extraordinarias. Cumplido ese plazo no se receptarán documentos y la universidad no se
responsabilizará valores depositados en la cuenta de la UTEQ. Tampoco es obligación de la UTEQ
la recepción de documentos fuera de ese plazo.
De no tener valores que cancelar no es necesario que se acerque a la institución bancaria.
Los requisitos de matrícula son los siguientes:
En caso de Estudiantes provenientes del Curso de Nivelación o de otra
universidad:









Comprobante de Matrícula emitida por el SICAU (original y 2 copias).
Depósito bancario original y 3 copias (para los casos en los que haya valores que pagar).
Copia de Cédula y papeleta de votación vigente (a color)
Copia Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en caso de extranjeros)
Certificado Médico y Odontológico otorgado por un Centro de salud Pública
Copia a color del Título de Bachiller
1 Foto a color tamaño carnet
Original y copia del acta de grado refrendada que lo acredite como bachiller de la república
En caso de tener discapacidad traer una copia del carnet del CONADIS
En estos casos el estudiante deberá entregar la carpeta con los documentos físicos en la Unidad de
Admisión y Registro de la UTEQ
En caso de haber estado matriculado anteriormente en la UTEQ:
Escanear los siguientes requisitos y agruparlos en un solo documento PDF:
 Comprobante de Matrícula emitida por el SICAU. (lo debe imprimir del SICAU, firmar el
estudiante y escanearlo)
 Cédula y papeleta de votación vigente
 Carnet de refugiado o copia de pasaporte (en caso de extranjeros)
 En caso de tener discapacidad traer una copia del carnet del CONADIS
El documento PDF con los requisitos escaneados debe enviarlo al correo
[email protected]
19
NOTA:
En los casos en los cuales el estudiante NO tiene valores a cancelar: no debe
acercarse a entregar ningún documento adicional en la UTEQ. Solo enviar
los requisitos escaneados al correo [email protected]
En los casos en los cuales el estudiante SI tiene valores a cancelar: debe
acercarse a entregar en la Unidad de Registro lo siguiente:
 2 copias del Comprobante de Matrícula emitida por el SICAU
 Original y 3 copias del comprobante de depósito bancario
Los documentos deben ir en el orden establecido.
Cuando entregue estos documentos en la Unidad de Admisión y Registro o cuando los
envíe por correo, se revisará que todo esté correcto y procederá a registrar en el SICAU su
matrícula y habrá concluido el proceso.
Si se detectaren inconvenientes posteriores como falsedad o alteración de alguno de los
documentos solicitados, la universidad procederá a anular la matrícula.
20
Terceras Matrículas
Los estudiantes que deseen obtener tercera matrícula deberán enviar una solicitud en papel
Universitario al Coordinador de carrera, adjuntando las respectivas causales y las evidencias
académicas que certifiquen la excepcionalidad de su petición.
El Coordinador de la Carrera, presentará un informe al Decano de la Facultad en 48 horas, respecto
a lo solicitado por el estudiante sobre la solicitud de Tercera Matrícula, quién enviará a la Unidad de
Admisión y Registro, la autorización de matrícula para ser asentado en el SICAU.
Las Unidades de Aprendizajes o módulos que puede tomar el estudiante, deberán ser definidas por
el Coordinador de Carrera en su informe, donde se deberá incluir la de tercera matrícula, y estas no
podrán superar el 40% de los créditos posibles en el semestre correspondiente.
La impresión del Comprobante de Matrícula y el pago de tercera matrícula lo realizará el estudiante
luego de asentada su matrícula en el SICAU, para ello deberá dar click en Matrículas y luego en
Imprimir Registro de Matrícula:
Y luego continuar con el trámite respectivo.
21
Estudiantes procedentes de otras carreras o de otras universidades
Los estudiantes que provengan de otras universidades o de otras carreras, deberán enviar una
solicitud en papel Universitario al Coordinador de carrera.
El Coordinador de la Carrera, presentará un informe al Consejo Directivo de la Facultad o al decano,
quién cursará a la Unidad de Registro la autorización de matrícula para ser asentado en el SICAU,
con el respectivo cuadro de Unidades de Aprendizaje (modalidad presencial) o Módulos (modalidad
semipresencial) convalidadas y sus calificaciones.
La impresión del Comprobante de Matrícula, en los casos de cambios de carrera o universidad lo
realizará el estudiante luego de asentada su matrícula en el SICAU, para ello deberá dar click en
Matrículas y luego en Imprimir Registro de Matrícula:
Y luego continuar con el trámite respectivo.
22
Anulación de Matrículas
Para anular su matrícula el estudiante deberá dirigir una solicitud al decano de la facultad en papel
universitario, indicando:




Sus nombres apellidos y número de cédula
La carrera a la cual se matriculó
Las Unidades de Aprendizaje en las cuales desea anular su matrícula
El motivo de la anulación de la matrícula.
La solicitud no puede exceder los 30 días calendario, posteriores al inicio de clases. Bajo ningún
motivo se anulará matrículas cuya solicitud se realice luego de ese periodo.
23
Respuestas a posibles problemas:
¿Si tengo problemas en las calificaciones dónde debo acudir?
Puede enviar un correo a [email protected] o acudir a la facultad a la cual usted pertenece
¿Si el sistema no refleja el colegio donde estudie o el cantón donde nací, donde acudo?
Puede enviar un mail a [email protected] indicando todos los datos que nos puedan ser útiles, si
falta un cantón: enviar nombre cantón y provincia a la cual pertenece. Si falta un colegio, enviar el
nombre del colegio, el tipo de colegio (fiscal, fisco misional, particular, etc.), el cantón donde se
ubica el colegio.
¿Si no aparezco en el sistema, qué debo hacer?
Enviar un mail a [email protected] indicando su número de cédula, sus nombres y apellidos, la
carrera que cursa, el semestre y el paralelo.
El sistema no responde. ¿Qué debo hacer?
Puede ser un problema del explorador de Internet, intente con otro, existen varios, Mozilla Firefox,
Google Chrome, Internet Explorer, Opera, etc.
Si el problema persiste intente con otro computador, pueda que el que está usando tenga algún
problema de configuración o virus.
Si el problema aún persiste envíe un mail a [email protected] indicando el inconveniente, su
número de cédula, sus nombres, apellidos, la carrera que cursa y describa el problema que
presenta.
El sistema no me permite ingresar al formulario de Actualización de Datos. ¿Qué debo
hacer?
Enviar un mail a [email protected] indicando el inconveniente, su número de cédula, sus
nombres y apellidos y la carrera que cursa.
¿Qué debo hacer si mis datos personales son erróneos?
Debe enviar un mail a [email protected] indicando todos los datos que nos puedan ser útiles, si
falta un cantón: enviar nombre cantón y provincia a la cual pertenece.
En el sistema aparece que debo tomar Unidades de Aprendizaje que ya aprobé. ¿Qué debo
hacer?
Enviar un mail a [email protected] indicando su número de cédula, sus nombres y apellidos y la
carrera que cursa. Además de la o las Unidades de Aprendizaje en las cuales tiene el problema.
No se inscriba en el SICAU hasta que el problema esté solucionado.
También puede acercarse a la secretaría de su facultad, para averiguar que ocurrió en su caso.
24
¿Dónde puedo consultar mi historial de calificaciones?
Una vez en la siguiente pantalla damos click en el link Estudiantes
Y luego en Consulta de Notas
Digitamos nuestro número de cédula damos click en Listar Matrículas y luego en Ver Notas
25
He perdido mi comprobante de matrícula. ¿Es posible imprimirlo nuevamente?
Para la impresión del Comprobante de Matrícula, deberá dar click en Matrículas y luego en Imprimir
Registro de Matrícula:
¿Escogí demás una Unidad de Aprendizaje al momento de inscribirme, qué debo hacer?
Debe dirigir una solicitud al Coordinador de Carrera en especie valorada, explicando la situación para
la baja de esa materia. Tiene solo 30 días luego de iniciado el periodo de clases, luego de ese periodo
no es viable el trámite.
¿Olvidé escoger una Unidad de Aprendizaje al momento de inscribirme, qué debo hacer?
Debe dirigir una solicitud al Coordinador de Carrera en especie valorada, explicando la situación para
la inclusión de esa materia. Tiene solo 30 días luego de iniciado el periodo de clases, luego de ese
periodo no es viable el trámite. Esto no se aplica a estudiantes de segundas o terceras matrículas,
en esos casos, no hay forma de añadir más Unidades de Aprendizaje de las seleccionadas por el
estudiante.
¿Cómo puedo saber si estoy correctamente matriculado?
Una vez en la siguiente pantalla damos click en el link Estudiantes
26
Y luego en Consulta de Notas
Digitamos nuestro número de cédula damos click en Listar Matrículas y luego en Ver Notas
Una vez entregado o enviados los requisitos a la Unidad de Admisión y Registro, aparecerán las
materias en el estado como MATRICULADO, si el proceso de matrícula ha finalizado con éxito.
¿Cómo recuperar la contraseña en caso de haberla perdido?
En la pantalla de ingreso al sistema damos click en Olvidó su Contraseña
27
A continuación el sistema le solicita su usuario (su número de cédula) y su correo registrado en el
SICAU. Los ingresamos como se muestra a continuación:
Y luego damos click en Recuperar Contraseña
Luego nos llegará al correo un mensaje con la nueva contraseña, de la siguiente manera:
Podremos ingresar con nuestra nueva contraseña y cambiarla cuanto antes.
28