DISEÑO Y EJECUCIÓN DE UNA RED DE TELEFONÍA IP PARA LA INTEGRACIÓN DE LA EMPRESA COLSANITAS EPS Grupo M01 Johana Patricia Charry Sánchez Fernando Polo Roa Johan Eduardo Andrade GERENCIA DE PROYECTOS I Maestría Gerencia de Proyectos Universidad Politécnico Grancolombiano Bogotá, 2023 INDICE DISEÑO Y EJECUCIÓN DE UNA RED DE TELEFONÍA IP PARA LA INTEGRACIÓN DE LA EMPRESA COLSANITAS EPS ..................................................................................... 1 1. Acta de constitución del proyecto ....................................................................................................... 4 1.1. Propósito y justificación del proyecto. ......................................................................................... 5 1.2. Descripción del proyecto y entregables. ...................................................................................... 6 1.3. Requerimientos de alto nivel del proyecto y requerimientos de alto nivel del producto. ............ 7 1.4. Objetivos medibles del proyecto y criterios de éxito asociado (alcance/tiempo/costo). .............. 8 1.5. Supuestos y restricciones. ............................................................................................................ 8 1.6. Riesgos iniciales de alto nivel. ..................................................................................................... 9 1.7. Cronograma de hitos principales.................................................................................................. 9 1.8. Presupuesto estimado. ................................................................................................................ 10 1.9. Lista de interesados (stakeholders). ........................................................................................... 10 1.10. Requisitos de aprobación del proyecto. ................................................................................... 10 1.11. Asignación del gerente del proyecto y nivel de autoridad. ...................................................... 10 1.12. Personal y recursos preasignados ............................................................................................. 11 1.13. Aprobaciones. .......................................................................................................................... 11 2. Plan integrado de cambios ................................................................................................................ 11 2.1. Ciclo de vida del proyecto. ........................................................................................................ 11 2.2. Proceso sobre cómo se llevará a cabo el control integrado de cambios. .................................... 12 2.3. Plantilla base para realizar solicitudes de cambio. ..................................................................... 14 2.4. Formato de cambios aprobados.................................................................................................. 15 2.5. Acciones por ejecutar para evaluar el impacto de los cambios solicitados (con énfasis en alcance, cronograma, costos y calidad). ............................................................................................ 16 BIBLIOGRAFÍA................................................................................................................................. 18 INDICE DE TABLAS tabla 1 Acta De Constitución Del Proyecto ............................................................................................ 5 tabla 2 Usuarios Por Sede ....................................................................................................................... 6 tabla 3 Entregables .................................................................................................................................. 6 tabla 4 Tabla De Riesgos De Alto Nivel ................................................................................................. 9 tabla 5 Cronograma ................................................................................................................................. 9 tabla 6 Presupuesto ............................................................................................................................... 10 tabla 7 Tabla De Interesados ................................................................................................................ 10 tabla 8 Personal Preasignado ................................................................................................................ 11 tabla 9 Proceso De Cambios ................................................................................................................. 13 tabla 10 Plantilla Proceso De Cambios ................................................................................................. 14 tabla 11 Plantilla De Cambios Aprobados ............................................................................................ 15 INDICE DE FIGURAS Figura 1 Ciclo De Vida Del Proyecto ................................................................................................... 12 1. Acta de constitución del proyecto ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTO Nombre del proyecto Cliente Patrocinador Principal Gerente del Proyecto Responsabilidad Nivel de autoridad Fecha de creación Código del proyecto: Preparado por: Fecha de preparación: Aprobado por: Fecha de aprobación: JUSTIFICACIÓN ANTECEDENTES ALCANCE OBJETIVOS REQUISITOS ESTRATEGIA RESTRICCIONES Concepto Objetivos Criterios de éxito Alcance Tiempo Costo Calidad Riesgo RIESGOS SUPUESTOS ACTORES - INTERESADOS NOMBRE CARGO RESPONSABILIDAD RESUMEN DE CRONOGRAMA HITO SIGNIFICATIVO FECHA RESUMEN PRESUPUESTO PRELIMINAR ITEM Asunto Valor (USD) TOTAL tabla 1 Acta De Constitución Del Proyecto 1.1. Propósito y justificación del proyecto. COLSANITAS, consciente del dinámico entorno de las telecomunicaciones y las crecientes expectativas de los usuarios, busca migrar sus servicios de telefonía tradicional a una plataforma VOIP respaldada por un tercero. Esta estrategia no solo apunta a satisfacer las cambiantes demandas de los usuarios, sino también a consolidar servicios en una red única, mejorando así los márgenes de rentabilidad y seguridad. Una evaluación preliminar revela que la insatisfacción de los usuarios y el mal servicio percibido provienen de dificultades para acceder a servicios médicos, resultado de una infraestructura análoga que no ha logrado cubrir la creciente demanda. Además, la conectividad interna entre sedes ha quedado obsoleta y poco eficaz. Para abordar estos desafíos, COLSANITAS ha decidido migrar a telefonía IP, prometiendo una calidad de servicio superior, esencial en el ámbito de la atención médica. Esta transición permitirá una escalabilidad más sencilla de la infraestructura de comunicaciones, acompañando el crecimiento de la organización. Inicialmente, se enfocarán en las sedes de Bogotá, Medellín, Cali y Barranquilla. Las ventajas de la telefonía IP son notables. Facilita el acceso a las comunicaciones desde cualquier lugar con conexión a Internet, y al aprovechar la infraestructura de datos existente, reduce costos de llamadas nacionales de larga distancia. Adicionalmente, ofrece funciones avanzadas a un costo menor, incluyendo conferencias telefónicas y mensajería integrada. El proyecto implica la instalación de terminales IP conectados a la red existente, y una vez integrados, todas las comunicaciones se canalizarán a través de la sede principal en Bogotá. Este proyecto integra las sedes de 500 usuarios en Bogotá, 300 en Medellín, 250 en Cali y 200 en Barranquilla. 1.2. Descripción del proyecto y entregables. El proyecto “DISEÑO Y EJECUCIÓN DE UNA RED DE TELEFONÍA IP PARA LA INTEGRACIÓN DE LA EMPRESA COLSANITAS EPS” consiste en migrar la telefonía tradicional a la plataforma de telefonía basada en VOIP buscando mejorar el servicio a los usuarios interno y externos, la convergencia de las redes de la empresa para simplificar la administración, mantenimiento y soporte de los servicios y a su vez aumentar la seguridad de las comunicaciones por voz. El plan de migración de telefonía abarca el siguiente número de funcionarios por sede: Ciudad Bogotá Medellín Cali Barranquilla # 500 350 250 200 tabla 2 Usuarios Por Sede E N T R E G A B L E S tabla 3 Entregables ÍTEM Acta de inicio Diseño de la topología Contratos con terceros Servicios de configuración Migración de usuarios Ejecución del plan de Capacitación Manuales de funcionamiento Informes Acta de cierre 1.3. Requerimientos de alto nivel del proyecto y requerimientos de alto nivel del producto. Requerimientos de Alto Nivel del Proyecto: • • • • • • • • El proyecto tiene como objetivo principal migrar la infraestructura de telefonía tradicional a una plataforma de telefonía basada en VOIP para mejorar la calidad del servicio, simplificar la administración y aumentar la seguridad de las comunicaciones por voz. El proyecto incluye el diseño, la implementación y la puesta en marcha de la red de telefonía IP, así como la migración de la telefonía tradicional. También se considera la convergencia de las redes de la empresa para una administración más eficiente. El proyecto se llevará a cabo en un plazo de 3 meses con un margen del 5%, con fechas de inicio y finalización definidas. Se asignará un presupuesto específico para la ejecución del proyecto con un margen del 10%, que incluirá costos de adquisición de hardware y software, costos de implementación, costos de formación y cualquier otro gasto relacionado con el proyecto. Se asignarán roles y responsabilidades específicos para los miembros del equipo del proyecto, incluyendo un gerente de proyecto, expertos en VOIP, personal de soporte técnico y capacitadores. Se identificarán todas las partes interesadas relevantes, tanto internas como externas, y se definirán sus roles y responsabilidades en el proyecto. Se identificarán los riesgos potenciales del proyecto, como interrupciones en el servicio, y se desarrollarán estrategias para mitigarlos. Se establecerá un plan de comunicación que incluya informes periódicos a las partes interesadas y la gestión de la comunicación a lo largo del proyecto. Requerimientos de Alto Nivel del Producto: • • • • • • • Funcionalidad de la Telefonía IP: El producto final debe ser capaz de proporcionar todas las funcionalidades de telefonía tradicional, como llamadas de voz, transferencias, conferencias, correo de voz, identificación de llamadas, entre otras. Integración con la Infraestructura Existente: La solución de telefonía IP debe integrarse de manera efectiva con la infraestructura de red y sistemas de la empresa, incluyendo la posibilidad de aprovechar la infraestructura existente en la medida de lo posible. Calidad del Servicio (QoS): La plataforma de telefonía IP debe garantizar una calidad de servicio óptima para las llamadas de voz, minimizando la latencia y asegurando una buena calidad de audio. Seguridad: La solución de VOIP debe incorporar medidas de seguridad sólidas para proteger las comunicaciones, incluyendo la autenticación de usuarios, cifrado de llamadas y protección contra amenazas de seguridad. Escalabilidad: La solución debe ser escalable para adaptarse al crecimiento futuro de la empresa, lo que implica la capacidad de agregar líneas y funcionalidades adicionales de manera eficiente. Facilidad de Administración: La plataforma debe ser fácil de administrar y mantener para el personal de TI de la empresa. Se deben proporcionar herramientas de administración amigables. Compatibilidad con Dispositivos: La solución debe ser compatible con una variedad de dispositivos, como teléfonos IP, computadoras y dispositivos móviles. • Formación y Soporte: Deben proporcionarse recursos de formación y un plan de soporte adecuado para garantizar que los usuarios se adapten a la nueva tecnología de manera efectiva. 1.4. Objetivos medibles del (alcance/tiempo/costo). proyecto y criterios de éxito asociado General: Desarrollar un plan de proyecto fundamentado en los conocimientos adquiridos durante el desarrollo de la asignatura Gerencia de Proyectos I enfocada en la “Guía Metodológica de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK)”, para el proyecto “DISEÑO Y EJECUCIÓN DE UNA RED DE TELEFONÍA IP PARA LA INTEGRACIÓN DE LA EMPRESA COLSANITAS EPS”, para la empresa COLSANITAS EPS, la cual busca a través de este proyecto converger sus servicios en una misma red, satisfacer sus clientes, ampliar la cobertura y disminuir el costo de mantenimiento actual. Específicos: • Planificar el diseño y puesta en marcha de la red de telefonía VOIP empleando las cinco fases que sugiere la Guía Metodológica para la Dirección de Proyectos para su ciclo de vida. • Identificar los planes de la guía necesarios para el desarrollo del proyecto. • Identificar los conocimientos y prácticas de la guía metodológica aplicables al proyecto de diseño y puesta en marcha de la red de telefonía VOIP. • Diseñar los planes de gestión del proyecto implementando los procesos, herramientas y técnicas útiles al desarrollo del mismo. • Identificar y emplear los indicadores de desempeño de la Guía Metodológica útiles para medir el rendimiento del proyecto. 1.5. Supuestos y restricciones. SUPUESTOS • • • • • • La empresa COLSANITAS EPS en sus sedes cuenta con espacio en los racks de comunicación para la instalación de equipos. La empresa COLSANITAS EPS cuanta con las condiciones eléctricas y físicas aptas para la instalación de los equipos nuevos. La empresa COLSANITAS EPS proporcionará los canales de datos existentes con las condiciones de ancho de banda y sesiones requeridas para la implementación de los servicios de VOIP. No se adicionará cableado en la nueva red IP en las sedes por la infraestructura actual. El área de asesoría legal ayudará en la construcción de los contratos con los proveedores para asegurar el cumplimiento de las fechas de entrega. Se cumplirán las normas de seguridad industrial. RESTRICCIONES • • • • El proyecto no puede superar la duración establecida de 3 meses con margen del 5%. Obtener oportunamente los permisos de los gerentes de las diferentes sedes para el ingreso del personal. Se presentará un informe quincenal sobre los avances del proyecto, el cual está sujeto a revisión y aprobación del Patrocinador y del gerente de COLSANITAS EPS. La etapa de implementación del proyecto no permitirá realización de trabajos en condiciones extremas, teniendo en cuenta los lineamientos de seguridad industrial. • Las actividades de migración, pruebas y puesta en marcha de la red no podrán interrumpir el desempeño normal de las actividades de los funcionarios. 1.6. Riesgos iniciales de alto nivel. RIESGO GENERAL Regulatorio Económico Económico Financiero Tiempo OBSERVACIONES Los efectos originados por cambios en la normatividad vigente durante la ejecución del contrato y que sean aplicables al proyecto. Incrementos de impuestos que afectan a todos los contribuyentes y a todas las actividades Variaciones en la tasa de cambio Estimación inadecuada de los costos Retrasos en las actividades respecto a las fechas definidas en el cronograma PROBABILIDAD IMPACTO Bajo Bajo Bajo Medio-Alto Bajo Medio Bajo Medio-Alto Medio Medio-Alto tabla 4 Tabla De Riesgos De Alto Nivel 1.7. Cronograma de hitos principales. HITOS FECHA PROGRAMADA 1.Acta de inicio del proyecto 17/10/2023 2. Aprobación plan de proyecto 24/10/2023 31/10/2023 3. Aprobación del diseño de topología de red 4. Entrega equipos por parte del proveedor teléfonos 03/11/2023 VOIP 5. Entrega equipos por parte del proveedor de la 08/11/2023 planta telefónica y gateway 6. Entrega de los canales de comunicaciones por parte 10/11/2023 del proveedor de telefonía 7. Pruebas de comunicación y aceptación por parte del 15/11/2023 proyecto 8. Acta cumplimiento contratistas (contractual) 15/11/2023 9. Actas de entrega por sede al contratante 17/11/2023 10. Acta de cierre tabla 5 Cronograma 21/11/2023 1.8. Presupuesto estimado. CONCEPTO COSTOS Equipos venta Equipos renting $302.584.857 $201.723.240 Personal Capacitación $138.759.024 $11.272.889 Total $654.340.010 tabla 6 Presupuesto 1.9. Lista de interesados (stakeholders). ROL GENERAL Patrocinador Gerente Colsanitas EPS Equipo de Proyecto Personal de la oficina de Proyectos Comité de Control de Cambios INTERESADOS Junta Directiva Colsanitas EPS Persona a cargo Equipo de Gestión de Proyecto: - Gerente de Proyecto: Johan Eduardo Andrade Suárez Director de la PMO: Johana Patricia Charry Sánchez Fernando Polo Roa tabla 7 Tabla De Interesados 1.10. Requisitos de aprobación del proyecto. 1. Técnicos: lograr que los teléfonos funcionen correctamente en cada puesto de los funcionarios, para entrada y salida de llamadas según su perfil de usuario. 2. De calidad: cumplir con los parámetros mínimos exigidos para la prestación del servicio de telefonía IP, en cuanto a calidad de la voz, retardos, caídas, ecos, entre otros. 3. Administrativos: La aprobación de los entregables del proyecto está a cargo del Patrocinador, el gerente de COLSANITAS EPS, los gerentes de las diferentes áreas funcionales y el gerente de proyecto según corresponda. 4. Comerciales: Cumplir con los acuerdos de todos los contratos con terceros. 5. Sociales: Cumplir con las normas ambientales y de seguridad industrial en pro de la preservación del medio ambiente y el cuidado del personal en terreno. 1.11. Asignación del gerente del proyecto y nivel de autoridad. El gerente de proyecto asignado es Johan Eduardo Andrade Suárez y su responsabilidad es exigir el cumplimiento de cada uno de los entregables del proyecto. Dentro de su nivel de autoridad, el gerente reporta al Patrocinador y supervisa al equipo de trabajo. 1.12. Personal y recursos preasignados CANTIDAD TIPOS DE RECURSOS DE PERSONAL Gerente de Proyecto Equipo de Gestión del Proyecto Jefe de la PMO Comité de Control de Cambios Jefe de Calidad Jefe de Compras Jefe Financiero Jefe de RRHH Jefe de Planeación 1 3 1 1 1 1 1 1 1 Asesor Legal Jefe de Almacén Analista de Compras y Pago a Proveedores Contratistas 1 1 1 14 tabla 8 Personal Preasignado 1.13. Aprobaciones. • • • • • • • • • Aprobación del diseño de la red de Telefonía IP por parte del jefe de Planeación. Aprobación de la instalación y configuración de los equipos por parte de los contratistas previa a la verificación y autorización por parte del jefe de planeación. Aprobación de las pruebas de funcionamiento por parte de jefe de calidad. Aprobación del correcto funcionamiento de los terminales IP de acuerdo al perfil de cada uno de los usuarios por parte del Gerente de cada una de las sedes (cliente). Aprobación del presupuesto por parte del jefe financiero Aprobación de compras por parte del jefe financiero y el jefe de compras Aprobación de los contratos y cambios contractuales por parte del asesor legal. Aprobación y verificación de los perfiles de los contratistas y cumplimiento de la normatividad vigente de seguridad social por parte de jefe de RRHH Aprobación de la gestión del inventario y la logística de envió de los equipos por parte del jefe de almacén 2. Plan integrado de cambios 2.1. Ciclo de vida del proyecto. En el ámbito de la gestión de proyectos, es esencial comprender que las organizaciones y nosotros como directores de proyectos tenemos la capacidad de descomponer los proyectos en fases, lo que aporta una ventaja sustancial en términos de control y ejecución eficiente. Estas fases, que constituyen el ciclo de vida del proyecto, son un elemento clave en la gestión estratégica. Las fases de un proyecto, junto con sus entregables correspondientes, conforman un proceso secuencial fundamental. Este enfoque secuencial se emplea con el propósito de garantizar un control riguroso del proyecto y asegurar que se alcance el producto y servicio final deseado en las mejores condiciones. Es importante destacar que nuestra empresa puede optar por estructuras secuenciales en las que cada fase depende de la finalización de la anterior. No obstante, también existe la opción de un ciclo de vida iterativo, que permite que múltiples fases del proyecto avancen de manera simultánea, lo que brinda una mayor flexibilidad y agilidad. Para optimizar el control y la gestión, las fases del proyecto se pueden desglosar en subfases. Este enfoque permite un mayor nivel de detalle y precisión en la administración de las actividades de cada fase, lo que a su vez contribuye a reducir la complejidad del proyecto en su conjunto. Cabe mencionar que todas las actividades y entregables de las subfases están estrechamente relacionados con el entregable principal de la fase correspondiente, lo que garantiza la coherencia y la alineación del proyecto. Una fase de proyecto se considera concluida cuando se han cumplido todos los entregables y se ha realizado una revisión exhaustiva. Esta revisión, esencial para garantizar la calidad y el cumplimiento de los objetivos, culmina con la aprobación de la fase. Figura 1 Ciclo De Vida Del Proyecto 2.2. Proceso sobre cómo se llevará a cabo el control integrado de cambios. El control integrado de cambios es esencial para mantener el equilibrio entre la adaptabilidad, la estabilidad del proyecto, así como, asegurarse de que los cambios se gestionen de manera efectiva sin comprometer la calidad ni desviarse del alcance original. Cada paso debe ser documentado y comunicado de manera adecuada para mantener a todas las partes interesadas informadas y comprometidas en el proceso de gestión de cambios. Para este proyecto se define el siguiente proceso: PASOS PROCESO Solicitud de cambio Cualquier parte interesada en el proyecto, ya sea un miembro del equipo, el cliente o un tercero, puede proponer un cambio. La solicitud de cambio debe incluir detalles específicos, como la descripción del cambio, el motivo, el impacto esperado y cualquier documentación de respaldo necesaria. Registro de la Todas las solicitudes de cambio se registran en un sistema de solicitud seguimiento de cambios. Esto permite un seguimiento ordenado y la creación de un historial de cambios a lo largo del proyecto. Evaluación inicial Un responsable designado, como el gerente de proyecto, realiza una evaluación inicial para determinar si la solicitud es completa y si cumple con los criterios para ser considerada. Esto podría incluir verificar si la solicitud es clara y si se han proporcionado todos los detalles necesarios. Evaluación técnica Si la solicitud de cambio pasa la evaluación inicial, se lleva a cabo una evaluación técnica. Esto implica la revisión de los expertos técnicos para determinar el impacto del cambio en el alcance, el cronograma, el presupuesto y otros aspectos técnicos del proyecto. Evaluación de El equipo de gestión de proyectos evalúa cómo el cambio afectará el impacto en costos y presupuesto y el cronograma del proyecto. Esto incluye calcular los plazos costos adicionales asociados con el cambio y determinar si se necesitan recursos adicionales. Reunión de revisión Un comité de revisión de cambios compuesto por representantes de cambios clave del proyecto se reúne para revisar la solicitud de cambio, las evaluaciones técnicas y de costos, y cualquier otro factor relevante. En esta reunión, se toma una decisión sobre si aprobar, rechazar o posponer el cambio. Decisión y Si el comité de revisión de cambios aprueba el cambio, se documenta documentación la decisión y se actualizan todos los documentos del proyecto, como el plan de proyecto, el alcance, el cronograma y el presupuesto, para reflejar el cambio aprobado. Comunicación y Todos los miembros del equipo, así como las partes interesadas, se notificación notifican sobre la decisión tomada con respecto al cambio. Es importante comunicar claramente cómo afectará el cambio al proyecto. Implementación del Una vez aprobado, se procede a implementar el cambio. Esto puede cambio requerir asignación de recursos adicionales, modificaciones en las tareas o procesos existentes y supervisión continua para asegurarse de que se realice según lo planificado. Seguimiento y Durante el proceso de implementación del cambio, se monitorea y control continuo controla su impacto en el proyecto. Esto incluye asegurarse de que no cause efectos no deseados en otras partes del proyecto y que se cumplan los nuevos requisitos. Auditoría de En etapas posteriores del proyecto o al final del mismo, se pueden cambios llevar a cabo auditorías de cambios para revisar cómo se manejaron todas las solicitudes de cambio a lo largo del proyecto. Esto ayuda a aprender lecciones para proyectos futuros. Cierre del proyecto Al final del proyecto, asegúrate de que todos los cambios estén documentados y que el cliente esté satisfecho con los resultados. tabla 9 Proceso De Cambios 2.3. Plantilla base para realizar solicitudes de cambio. Solicitud de Cambio Consecutivo ID de [ID de Solicitud] Solicitud: Fecha de Solicitud: [Fecha] Área de Impacto: [Área(s) Impactada(s)] Proyecto: [Nombre del Proyecto] Responsable de la [Nombre Solicitud: responsable] Descripción Cambio: del Justificación Cambio: del Beneficios Esperados: Responsable Proyecto: del Prioridad Cambio: del [Nombre responsable] del [Alta / Media / Baja] [Descripción Detallada del Cambio] [Razón para el Cambio] Objetivos Cambio: [Beneficios Anticipados] Recursos Necesarios: del [Objetivos Esperados Cambio] de [Evaluación del Impacto [Riesgos Riesgos Asociados: del Cambio] Identificados] Prioridad Cambio: del [Alta / Media / Baja] Fecha de [Fecha Propuesta Implementación Implementación] Propuesta: Presupuesto Estimado: de Estado de Solicitud: de [Plan de Comunicación Aprobaciones del Cambio] Requeridas: Observaciones: [Observaciones Adicionales] tabla 10 Plantilla Proceso De Cambios del [Recursos Requeridos] Evaluación Impacto: Plan Comunicación: del la [Estimación Costo] de [Pendiente Aprobado Rechazado] / / [Listado de Aprobaciones Necesarias] 2.4. Formato de cambios aprobados. Aprobación de Cambio Fecha de [Fecha de Aprobación Post- Revisión Postimplementación: implementación] Fecha de Solicitud: [Fecha] Consecutivo ID de [ID de Solicitud] Solicitud: Área de Impacto: [Área(s) Impactada(s)] Proyecto: [Nombre del Proyecto] Responsable de la [Nombre Solicitud: responsable] Descripción Cambio: del Justificación Cambio: del Beneficios Esperados: [Estado Cambio] del del [Nombre responsable] del Estado del Cambio: Responsable Proyecto: del Prioridad Cambio: del [Alta / Media / Baja] [Descripción Detallada del Cambio] [Razón para el Cambio] Objetivos Cambio: [Beneficios Anticipados] Recursos Necesarios: del [Objetivos Esperados Cambio] [Recursos Requeridos] Evaluación Impacto: de [Evaluación del Impacto [Riesgos Riesgos Asociados: del Cambio] Identificados] Prioridad Cambio: del Fecha de [Fecha Propuesta Implementación Implementación] Propuesta: Plan Comunicación: Presupuesto Estimado: [Alta / Media / Baja] de Estado de Solicitud: la Observaciones: [Observaciones Adicionales] tabla 11 Plantilla De Cambios Aprobados Evaluación Impacto: [Estimación Costo] de [Pendiente Aprobado Rechazado] / / [Listado de Aprobaciones Necesarias] de [Plan de Comunicación Aprobaciones del Cambio] Requeridas: Riesgos Asociados: [Riesgos Identificados] del de [Evaluación Impacto Cambio] del del 2.5. Acciones por ejecutar para evaluar el impacto de los cambios solicitados (con énfasis en alcance, cronograma, costos y calidad). Evaluar el impacto de los cambios solicitados de manera rigurosa y detallada es esencial para tomar decisiones informadas que minimicen los riesgos y mantengan el proyecto en curso para lograr el éxito. Identificar y documentar el cambio: Registrar detalladamente la solicitud de cambio, incluyendo la descripción precisa del cambio y los motivos detrás de la solicitud. Constituir un equipo de evaluación de cambios: Reunir el equipo de expertos y las partes interesadas relevantes para evaluar el impacto del cambio en el proyecto. Este equipo debe incluir representantes de áreas como la gestión del proyecto, el equipo técnico y la gestión de costos. Análisis del impacto en el alcance: Evaluar si el cambio propuesto afectará al alcance del proyecto. Esto implica determinar si el cambio agrega nuevas funcionalidades, elimina o modifica las existentes. Para esto se propone: • • • • Identificar los entregables afectados por el cambio. Determinar si el cambio está alineado con los objetivos y requisitos originales del proyecto. Cuantificar cualquier extensión del alcance y los nuevos entregables requeridos. Asegurar que el cambio no comprometa la coherencia del proyecto con sus objetivos y con las expectativas del cliente. Análisis del impacto en el cronograma: Evaluar si el cambio afectará al cronograma del proyecto. Esto implica determinar si el cambio provocará retrasos, acelerará el proyecto o si tendrá otros efectos en el cronograma. Para esto se propone: • • • Estimar la cantidad de tiempo adicional o reducción que se requerirá para implementar el cambio. Ajustar el cronograma existente para reflejar el impacto previsto. Considerar la secuencia de tareas y las dependencias existentes en el proyecto. Análisis del impacto en los costos: Evaluar si el cambio afectará al presupuesto del proyecto. Esto implica determinar si el cambio generará costos adicionales o reducirá costos existentes. Para esto se propone: • • • Estimar los costos adicionales, si los hay, asociados con la implementación del cambio. Ajustar el presupuesto para reflejar los cambios en los costos estimados. Considerar los recursos humanos, materiales y otros recursos necesarios para llevar a cabo el cambio. Análisis del impacto en la calidad: Evaluar si el cambio afectará a la calidad del producto final. Esto implica determinar si el cambio puede comprometer la calidad y la satisfacción del cliente. Para esto se propone: • • Evaluar si el cambio afecta los estándares de calidad establecidos previamente. Identificar los riesgos de calidad asociados con el cambio y las medidas necesarias para mitigarlos. • Considerar la satisfacción del cliente y si el cambio se alinea con sus expectativas. Resumen de impacto y recomendación: El equipo de evaluación de cambios debe resumir sus hallazgos en un informe que destaque el impacto en el alcance, el cronograma, los costos y la calidad. Además, debe recomendar si el cambio debe ser aprobado, rechazado o pospuesto. Presentación al comité de revisión de cambios: El informe de impacto se presenta al comité de revisión de cambios para su revisión y decisión. Documentación y seguimiento: Documentar la decisión tomada por el comité de revisión de cambios y asegúrate de que la documentación del proyecto se actualice en consecuencia. Luego, realiza un seguimiento para garantizar que el cambio se implemente de acuerdo con las decisiones tomadas. BIBLIOGRAFÍA Institute, P. M. (2013). Gu A de los Fundamentos para la Direcci n de Proyectos (GU A del PMBOK ) Quinta edici n. Project Management Institute.
