Capacitación a Elementos de Protección Patrimonial Tema: Básico de Protección Patrimonial Contenido Básico de guardias Funciones del elemento de protección patrimonial • • • • • • • • • • • • Vigilar Reportar Proteger al personal y el patrimonio FEMSA LOGISTICA. Cumplir leyes, consignas y ordenes de Protección Su presentación personal debe ser impecable, es la primera imagen de la Compañía. Reportan exclusivamente al encargado/coordinador de Protección y Recursos Humanos FEMSA LOISTICA. Reciben solo indicaciones de los responsables de Recursos Humanos y Protección Patrimonial FEMSA LOGISTICA. Rotan de puesto según sea necesario. Es responsable de reportar toda novedad o sospecha que detecte en el transcurso de sus actividades. Mantiene una actitud vigilante, de control y autoridad. Su trato debe ser firme pero cortés. Solo debe utilizar el equipo y armamento autorizado. Debe ser un experto en el detalle de los mismos. Elabora Reporte de Novedades y consignas que ocurrieron durante su turno, e informa al responsable de Recursos Humanos y Protección Patrimonial FEMSA LOGISTICA. Nuestra Esencia. • Nadie es nuestro amigo, compadre o conocido en FEMSA LOGISTICA. • Nadie ni nada esta exceptuado de la aplicación de los procedimientos de Protección Patrimonial FEMSA LOGISTICA. • Nada sale por la puerta si no está autorizado por los Responsable de Recursos Humanos y/o el responsable de las instalaciones, previa información al personal de Protección. • Nada entra y nada sale si no está inspeccionado por el personal de Protección. • Nada se deja de hacer en Protección, si no hay una orden por parte de Recursos Humanos y Proteccion FEMSA LOGISTICA. • Nada se hace porque así se hizo siempre sino porque el manual de protección FEMSA LOGISTICA así lo dice. • Nadie ingresa si no está previamente programado, identificado, inspeccionado y si es visita, acompañado. • Todo se puede proponer para mejorar el servicio. • Todo es sospechoso y debemos reportar a Recursos Humanos. Page | 2 Contenido Procedimientos de Proteccion Patrimonial. (Ver Tema Control de accesos): • Restricciones en los accesos. • Acceso de Empleados. • Acceso de Visitas. • Acceso de Visitas Especiales. • Acceso de Visitas Oficiales. • Acceso de Proveedores. • Acceso de Contratistas. • Acceso del Camión de Valores. • Protección de la Información. Lineamientos básicos del personal de protección: • Es el responsable de la Protección del local o grupos de locales que se le asigne. • Organiza turnos, rotación de personal y asigna puestos específicos del personal a su cargo. • Mantiene un enlace permanente con Recursos Humanos, Protección y Central de Alerta y Respuesta y/o Centro de Control. • Opera el puesto de Protección que se encuentre. • Mantiene el control de las operaciones de protección del local. • Es responsable de las llaves, iluminación de protección, perímetros, accesos, equipos electrónicos y software de Protección, equipos de Protección, presentación de las áreas de Protección. • Implementa y ejecuta los procedimientos de Protección, autorizados por Recursos Humanos y Protección Patrimonial FL. • Reporta novedades en tiempo y forma, a Recursos Humanos, a Protección Patrimonial y a la Central de Alerta y Respuesta y/o Centro de Control. • Recibe indicaciones de Recursos Humanos y Protección Patrimonial sin dejar de cumplir la finalidad específica de la función de Protección. • Confecciona los registros administrativos o informes que exclusivamente Recursos Humanos y Protección Patrimonial FL autorizan. • Es el responsable de monitorear las operaciones de Proteccion del Local. • Da Protección a empleados y terceros. • Hace mantener una Vigilancia Alerta. • Lleva el Control de Accesos y supervisa los perímetros externos (calle) del Local. • Verifica la limpieza de accesos, puestos, armas, equipos y uniformes. Page | 3 Contenido Puntos a revisar al realizar una inspección por parte del personal de protección patrimonial. Barda Perimetral (Perímetros exterior e interior): • Revisar si no presenta daños o pintas • Revisar que no presente boquetes • Revisar que no se encuentren objetos extraños u olvidados • Revisar que no haya objetos que puedan facilitar la intrusión • Revisar que los servicios públicos estén resguardados Iluminación: • Revisar que no haya áreas carentes de iluminación • Revisar que las farolas estén en buenas condiciones • Revisar que toda la iluminación este funcionando adecuadamente • Revisar la existencia de farolas fundidas Puertas y candados: • Revisar que todas las puertas estén debidamente cerradas • Revisar que todas las puertas cuenten con candado • Revisar que las llaves y candados estén en buen estado Alarmas: • Revisar que las alarmas estén funcionando adecuadamente • Revisar que las alarmas estén activas • Revisar que no haya problemas con las claves CCTV: • Revisar que las cámaras estén funcionando adecuadamente • Revisar que tengan la visibilidad adecuada Page | 4 Contenido Revisión en edificios y oficinas Accesos: • Revisar que todas las puertas estén debidamente cerradas • Revisar que todas la puertas cuenten con candado (si aplica) • Revisar que las llaves y candados estén en buen estado (si aplica) • Revisar que las puertas estén magnetizadas • Revisar que las puertas estén en buenas condiciones • Revisar que las lectoras estén funcionando • Revisar que las estaciones manuales no estén activadas • Revisar que las puertas de emergencia estén cerradas • Revisar que las puertas de emergencia no estén bloqueadas Iluminación interior: • Revisar que únicamente estén encendidas las velas • Apagar la iluminación que no se requiere Tableros eléctricos: • Pastillas de contactos debidamente señalizadas • Pastillas de velas debidamente señalizadas • Pastillas que no se deben mover debidamente señalizadas Baños: • Que no existan fugas • Que no estén rayados o dañados • Pastillas o apagadores señalizados Copiadoras: • Que estén apagadas • Que no existan documentos dentro de la copiadora • Que no se encuentren dañadas Page | 5 Contenido Revisión en edificios y oficinas Impresoras: • No se deben apagar • Que no existan documentos en la impresora • Que no se encuentren dañadas Fax: • No se deben apagar • Que no existan documentos en el fax • Que no estén dañados Cafeteras: • Que estén apagadas • Que no estén dañadas Computadoras de escritorio y Lap top: • Que no estén a la vista y sin candado • No se deben apagar • Que no estén dañadas Oficinas: • Revisar que las puertas estén cerradas (con seguro) • Revisar que la luz este apagada (donde aplique) • Que no se encuentre equipo dañado Site´s de computo: • Revisar que las puertas estén cerradas con llave • Revisar que la luz este encendida • Revisar que el clima este encendido • Que no se encuentre equipo dañado Page | 6 Contenido Revisión en edificios y oficinas Alarmas: • Revisar que las alarmas estén funcionando adecuadamente • Revisar que las alarmas estén activas • Revisar que no haya problemas con las claves CCTV: • Revisar que las cámaras estén funcionando adecuadamente • Revisar que tengan la visibilidad adecuada Page | 7 Contenido Básico de recepción: Actúan conforme a procedimientos descritos por Recursos Humanos y en apoyo a los procedimientos de Protección Patrimonial. El personal asignado a recepción debe llevar a cabo los procedimientos de protección, así mismo debe estar capacitada en control de accesos, mensajería, manejo de crisis, Préstamo de gafetes provisionales • Verificar en el Sistema Pegasys (P2000), en caso de no aparecer deberá verificar con Recursos Humanos que el empleado es activo. • Entregar un gafete provisional por el día, el cual podrá utilizar durante todo su turno y deberá entregar al término del mismo. • Este procedimiento es válido para un solo día. Días posteriores se debe generar Reporte de Incidente a Recursos Humanos para que autorice emitir la nueva credencial, con cargo al empleado. Modulo de visitas • Toda visita a las instalaciones de FEMSA LOGISITCA, serán responsabilidad de la Gerencia o Dirección autorizante a la que pertenezca el empleado visitado. • Las visitas a las instalaciones deben ser previamente registradas en el Modulo de visitas, si no dispone del mismo, el empleado autorizante debe previamente informar a Proteccion que se presentara una visita en su área, sector o departamento. • Antes de ingresar a las instalaciones, las visitas deberán entregar al guardia o a la recepcionista el documento oficial que acredite su identidad. Ya identificado, la recepcionista o guardia constatará en sus registros tener aviso previo de la visita y quien la autoriza, posterior a esto se contactará con el empleado a visitar informándole sobre la visita. • El elemento de protección o la recepcionista entregará a la visita una credencial o gafete de visitante que deberá portar a la vista durante su permanencia en las instalaciones. • Toda visita que ingresa a las instalaciones FEMSA LOGISTICA, debe quedar registrada en el Modulo de visitas. • Las visitas no pueden encontrarse en las instalaciones FEMSA LOGISTICA, sin estar acompañadas, bajo ninguna circunstancia ingresando solo a los sectores autorizados. • El empleado visitado es responsable de lo que haga y deje de hacer la visita en las instalaciones FEMSA LOGISTICA. • Las excepciones serán autorizadas solo por Recursos Humanos y/o Gerente de Operaciones del local. • Protección procederá a retirar o solicitar retirarse de los locales a las visitas que no cumplan con las normas FEMSA LOGISTICA y dar aviso a los responsables pertinentes. Page | 8 • El Personal de Protección no está autorizado a permitir el ingreso de visitas sin la aplicación de este procedimiento. Contenido Básico de recepción: Mensajería • El área de recepción y protección patrimonial no están autorizados para recibir ningún tipo de mensajería o paquetes. • Cuando la mensajería sea dirigida a personas físicas se localizara al destinatario para que reciba el paquete o sobre, en caso de no localizarlo se le informará a Recursos Humanos para que designe a alguien responsable de recibirlo. • Únicamente se recibirán paquetes o sobres dirigidos a ejecutivos de primer nivel con la autorización de Recursos Humanos. • Todos los sobres que se reciben en recepción deben de pasar por rayos X en caso que se cuente con el. • Para el caso de obsequios personales se localizara al destinatario para que reciba el obsequio, en caso de no localizarlo se le informará a Recursos Humanos para que designe a alguien responsable de recibirlo. Gafetes extraviados (provisional, visita etc.) • En caso de que algún empleado o visita extravíe el gafete de visita o provisional que se le proporciono, se tendrá que levantar reporte a Recursos Humanos con la información de la persona (nombre, numero de socio (si aplica), empresa externa (si aplica). • Cuando se detecten gafetes desactivados, se tendrá que enviar un correo electrónico con la información del número de gafete y el número de credencial al responsable de Recursos Humanos para que solicite la reactivación. Page | 9 Contenido Proteccion de la Información: Proteger en FEMSA LOGISTICA la Información Sensible - Confidencial y evitar perjuicios patrimoniales por su uso indebido. Incrementar la cultura de Protección de la Información en todos nuestros colaboradores de FEMSA LOGISTICA. El crecimiento actual de la delincuencia, exige tener un cuidado especial en lo que a información se refiere. La información en manos de la gente equivocada puede dañar seriamente a los empleados y a la empresa de la cual formamos parte. • Competencia • Ex-empleados • Delincuentes Puede ser utilizada para perjuicio de la empresa o bienes como: • Secuestro • Robo • Asalto • Fraude • Pérdidas Financieras • Sabotaje Como actuar: • No transferir llamadas en las cuales no especifiquen el empleado con el cual quieren hablar. • No proporcionar nombres de los empleados. • No mencionar en qué áreas se encuentra el personal o que puesto tienen, sin autorización de la persona de la cual solicitan esta información. • No permitir que en recepción las visitas hagan uso de los teléfonos sin previo conocimiento del empleado con quien desean comunicarse. • No se pueden realizar actividades de promoción, entrega de publicidad o tarjetas de crédito sin previa autorización de Recursos Humanos. • No proporcionar teléfonos de la empresa, correo laboral o personal y/o teléfono celular a visitas, proveedores y o contratistas. • Evitar dialogar con extraños. 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