TFIN50 Gestión Financiera I (SAP FI) Parte 1 . . . FORMACIÓN CON INSTRUCTOR MANUAL DEL INSTRUCTOR Versión del curso: 10 Duración del curso: 5 Días Número de material: 50117720 Copyright y marcas registradas de SAP © 2014 SAP AG. Reservados todos los derechos. Queda prohibida la reproducción o difusión de parte o la totalidad de este programa sin el permiso expreso de SAP AG. La información aquí contenida puede modificarse sin previo aviso. Algunos productos de software comercializados por SAP AG y sus distribuidores contienen componentes de software propiedad de otros proveedores de software. ● ● Microsoft, Windows, Excel, Outlook y PowerPoint son marcas registradas de Microsoft Corporation. IBM, DB2, DB2 Universal Database, System i, System i5, System p, System p5, System x, System z, System z10, System z9, z10, z9, iSeries, pSeries, xSeries, zSeries, eServer, z/VM, z/OS, i5/OS, S/390, OS/390, OS/400, AS/400, S/390 Parallel Enterprise Server, PowerVM, Power Architecture, POWER6+, POWER6, POWER5+, POWER5, POWER, OpenPower, PowerPC, BatchPipes, BladeCenter, System Storage, GPFS, HACMP, RETAIN, DB2 Connect, RACF, Redbooks, OS/2, Parallel Sysplex, MVS/ESA, AIX, Intelligent Miner, WebSphere, Netfinity, Tivoli y Informix son marcas comerciales o marcas registradas de IBM Corporation. ● ● ● ● ● ● ● ● ● Linux es la marca registrada de Linus Torvalds en EE. UU. y en otros países. Adobe, el logotipo de Adobe, Acrobat, PostScript y Reader son marcas comerciales o marcas registradas de Adobe Systems Incorporated en EE. UU. y/o en otros países. Oracle es una marca registrada de Oracle Corporation. UNIX, X/Open, OSF/1 y Motif son marcas registradas de Open Group. Citrix, ICA, Program Neighborhood, MetaFrame, WinFrame, VideoFrame, y MultiWin son marcas o marcas registradas de Citrix Systems, Inc. HTML, XML, XHTML y W3C son marcas o marcas registradas de W3C®, World Wide Web Consortium, Massachusetts Institute of Technology. Java es una marca registrada de Sun Microsystems, Inc. JavaScript es una marca registrada de Sun Microsystems, Inc., utilizada bajo licencia para la tecnología inventada e implementada por Netscape. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet, PartnerEdge, ByDesign, SAP BusinessObjects Explorer, StreamWork y otros productos y servicios de SAP aquí mencionados, así como sus respectivos logotipos, son marcas comerciales o marcas registradas de SAP AG en Alemania y en otros países. ● Business Objects y el logotipo de Business Objects, BusinessObjects, Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius y otros productos y servicios de Business Objects aquí mencionados, así como sus respectivos logotipos, son marcas comerciales o marcas registradas de Business Objects Software Ltd. Business Objects es una empresa de SAP. ● Sybase y Adaptive Server, iAnywhere, Sybase 365, SQL Anywhere, y otros productos y servicios Sybase aquí mencionados, así como sus respectivos logotipos son marcas comerciales o marcas registradas de Sybase Inc. Sybase es una empresa de SAP. El resto de nombres de productos y servicios mencionados son marcas de sus respectivas empresas. Los datos contenidos en este documento son únicamente informativos. Las especificaciones nacionales del producto pueden variar. Este material está sujeto a cambios sin previo aviso. Este material está provisto por SAP AG y sus empresas afiliadas ("Grupo SAP") únicamente para fines informativos, sin representar garantía alguna; el Grupo SAP no será responsable de los errores u omisiones referentes a los materiales. Las únicas garantías para los productos y servicios del Grupo SAP son las especificadas explícitamente en las declaraciones de garantías que acompañan a los productos y servicios, si los hubiera. Nada de lo escrito en la presente debe tomarse como una constitución de garantía adicional. © Copyright . Reservados todos los derechos. iii iv © Copyright . Reservados todos los derechos. Convenciones Tipográficas En este manual se usa el español de España como estándar. También se usan las siguientes convenciones tipográficas. Esta información se visualiza en la presentación del instructor. Demostración Procedimiento Advertencia o aviso Consejo Información relacionada o adicional Discusión con moderador Control de interfaz de usuario Texto ejemplo Título de ventana Texto ejemplo © Copyright . Reservados todos los derechos. v vi © Copyright . Reservados todos los derechos. Contenido xi Resumen del curso 1 Capítulo 1: Parametrizaciones básicas 3 11 19 25 28 33 37 40 47 52 65 75 77 95 128 135 141 163 177 183 Lección: Administración de unidades organizativas en Gestión financiera Ejercicio 1: Crear y actualizar una nueva sociedad Ejercicio 2: Visualizar las parametrizaciones globales de una sociedad, en particular las parametrizaciones para balances contables de la división Ejercicio 3: Asignar una nueva sociedad a una sociedad CO Lección: Contabilidad principal nueva Ejercicio 4: Controlar las parametrizaciones básicas en la nueva Contabilidad principal Lección: Explicación del principio de variantes Lección: Actualización de variantes de ejercicio Ejercicio 5: Crear y actualizar variantes de ejercicio Lección: Comprensión de las funciones básicas de monedas Ejercicio 6: Responder preguntas sobre monedas 60 Minutos 15 Minutos 5 Minutos 5 Minutos 45 Minutos 10 Minutos 10 Minutos 60 Minutos 15 Minutos 40 Minutos 10 Minutos Capítulo 2: Datos maestros Lección: Actualización de cuentas de libro mayor 240 Minutos Ejercicio 7: Crear nuevos grupos de cuentas y crear cuentas de 20 Minutos mayor Lección: Actualización de centro de beneficio y segmentos 35 Minutos Ejercicio 8: Actualización de centros de beneficio, centros de coste y 15 Minutos segmentos Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor 210 Minutos Ejercicio 9: Crear grupos de cuentas y actualizar las cuentas de 20 Minutos deudores o acreedores Ejercicio 10: Verificar y actualizar (de ser necesario) la configuración 5 Minutos del status de campo Ejercicio 11: Definir campos sensibles 10 Minutos © Copyright . Reservados todos los derechos. vii 203 204 213 217 227 231 239 244 249 253 259 viii Capítulo 3: Control de documentos Lección: Configuración de cabecera y partidas individuales de documentos FI Ejercicio 12: Crear un nuevo rango de números y una nueva clase de documento Ejercicio 13: Clasificar la nueva clase de documento para desglose de documentos Ejercicio 14: Crear un grupo de status de campo nuevo y asignarlo a una cuenta de mayor Lección: Actualización de períodos de contables Ejercicio 15: Crear variantes de períodos contables y actualizar períodos contables Lección: Actualización de autorizaciones de contabilización Ejercicio 16: Crear un nuevo grupo de tolerancia y asignarlo a su usuario Lección: Creación de documentos simples en la Gestión financiera Ejercicio 17: Contabilizar documentos FI 120 Minutos 10 Minutos 5 Minutos 10 Minutos 60 Minutos 15 Minutos 30 Minutos 10 Minutos 60 Minutos 30 Minutos © Copyright . Reservados todos los derechos. 275 277 285 291 297 301 307 312 317 322 331 350 361 366 369 375 379 383 387 401 402 411 427 433 451 457 Capítulo 4: Control de contabilización Lección: Análisis de desglose de documento Ejercicio 18: Contabilizar un documento con desglose de documentos Lección: Actualización de valores propuestos Ejercicio 19: Actualizar valores propuestos Lección: Configuración de control de las modificaciones Ejercicio 20: Actualizar el control de las modificaciones para un campo Lección: Configuración de anulación del documento Ejercicio 21: Contabilizar una anulación de documento y controlar las parametrizaciones del sistema Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago Ejercicio 22: Actualizar nueva condición de pago, asignarla a un acreedor y contabilizar una factura Lección: Comprensión y actualización de impuestos e indicadores de impuestos Ejercicio 23: Crear un nuevo indicador de impuestos y utilizarlo para contabilizar una factura de deudor Lección: Actualización y contabilización de operaciones de multisociedades Ejercicio 24: Configurar y contabilizar operaciones de multisociedades Ejercicio 25: Contabilizar y visualizar operaciones de multisociedades Lección: Configuración de integración en tiempo real Ejercicio 26: Configurar una variante de integración en tiempo real y asignarla a una sociedad Ejercicio 27: Registrar un traspaso de centro de coste, verificar los documentos creados (CO y FI) y verificar el log (integración en tiempo real) Capítulo 5: Compensación Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas Ejercicio 28: Compensar una cuenta Ejercicio 29: Contabilizar con compensación Lección: Análisis y contabilización de diferencias de pago Ejercicio 30: Manejar diferencias de pagos Lección: Manejo de diferencias del tipo de cambio © Copyright . Reservados todos los derechos. 50 Minutos 10 Minutos 45 Minutos 10 Minutos 35 Minutos 10 Minutos 45 Minutos 15 Minutos 110 Minutos 15 Minutos 75 Minutos 20 Minutos 60 Minutos 10 Minutos 15 Minutos 60 Minutos 10 Minutos 15 Minutos 100 Minutos 10 Minutos 10 Minutos 75 Minutos 15 Minutos 25 Minutos ix 469 470 479 487 497 504 521 x Capítulo 6: Entrada preliminar Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos (aspectos básicos) y retención de documentos Ejercicio 31: Retener e Introducir de forma preliminar documentos Lección: Tratamiento de documentos preliminares Ejercicio 32: Procesar documentos preliminares Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow Ejercicio 33: Indicar un documento financiero mediante entrada preliminar de documento y workflow 35 Minutos 15 Minutos 55 Minutos 20 Minutos 60 Minutos 20 Minutos © Copyright . Reservados todos los derechos. Resumen del curso PÚBLICO OBJETIVO Este curso está dirigido al siguiente público objetivo: ● ● ● ● Consultor de aplicación Jefe de proyecto del cliente Soporte TI Superusuario/Usuario clave/Usuario experto © Copyright . Reservados todos los derechos. xi xii © Copyright . Reservados todos los derechos. CAPÍTULO 1 Parametrizaciones básicas Lección 1 Administración de unidades organizativas en Gestión financiera 3 Ejercicio 1: Crear y actualizar una nueva sociedad 11 Ejercicio 2: Visualizar las parametrizaciones globales de una sociedad, en particular las 19 parametrizaciones para balances contables de la división Ejercicio 3: Asignar una nueva sociedad a una sociedad CO 25 Lección 2 Contabilidad principal nueva Ejercicio 4: Controlar las parametrizaciones básicas en la nueva Contabilidad principal Lección 3 Explicación del principio de variantes 37 Lección 4 Actualización de variantes de ejercicio Ejercicio 5: Crear y actualizar variantes de ejercicio 40 47 Lección 5 Comprensión de las funciones básicas de monedas Ejercicio 6: Responder preguntas sobre monedas 52 65 OBJETIVOS DEL CAPÍTULO ● ● ● ● ● ● Crear una sociedad Describir unidades organizativas Asignar una nueva sociedad a una sociedad CO Controlar las parametrizaciones básicas en la nueva Contabilidad principal Resumir las características clave del principio de variantes Crear y actualizar variantes de ejercicio © Copyright . Reservados todos los derechos. 28 33 1 Capítulo 1: Parametrizaciones básicas ● 2 Comprender las funciones básicas de monedas © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 1 Lección 1 3 Administración de unidades organizativas en Gestión financiera RESUMEN DE LA LECCIÓN En esta lección se explican los aspectos fundamentales de las sociedades. Aprenderá cómo crear sociedades. Ejemplo empresarial La empresa de su cliente es una empresa mediana que forma una sola entidad legal. Debe crear y asignar una nueva sociedad para el mandante. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: ● ● ● ● Una comprensión de sociedades Una comprensión de unidades organizativas Una comprensión sobre cómo asignar una nueva sociedad a sociedades CO Una comprensión de sociedades CO OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: ● ● ● Crear una sociedad Describir unidades organizativas Asignar una nueva sociedad a una sociedad CO Unidades organizativas de FI Figura 1: Unidades organizativas de la solución SAP ERP Financials © Copyright . Reservados todos los derechos. 3 Capítulo 1: Parametrizaciones básicas En la jerarquía de una aplicación SAP ERP, un mandante ocupa el nivel superior. Cada mandante constituye una unidad independiente que contiene registros maestros diferentes, y un conjunto completo de tablas y datos. En términos empresariales, un nivel de mandante se corresponde con el de un grupo corporativo o con el de un grupo de empresas asociadas. Los datos introducidos a nivel de mandante son válidos para todas las unidades organizativas de aplicaciones SAP ERP. Además, los datos definidos a nivel de mandante no tienen que volver a definirse a ningún otro nivel. La información o los datos relevantes, como tipos de cambio, pueden introducirse a nivel de mandante. Una Sociedad representa una entidad de finanzas legal o compensación independiente, como una empresa, con cuentas independientes dentro de un grupo de empresas. Los balances contables exigidos por ley se pueden crear a nivel de sociedad. Por lo tanto, una sociedad es la estructura mínima necesaria en la solución SAP ERP Financials. En una empresa internacional, las operaciones están repartidas en diferentes países. Los gobiernos y las autoridades fiscales de diferentes países exigen la inscripción de una entidad legal para cada empresa. En dicha situación, se crea una sociedad diferente para cada país. Para cada organización que tiene un balance contable y una cuenta de pérdidas y ganancias, se crea una sociedad y se la almacena en la aplicación SAP. Un usuario debe tener los siguientes elementos para entrar al sistema SAP: Una clave de mandante ● Un registro maestro de usuario en el mandante ● En la jerarquía del sistema, una sociedad es la unidad organizativa más importante de gestión financiera. To create a new company code, copy an existing company code using the "Copy Company Code" function. When you make a copy of an existing company code, the following information is copied: ● ● ● ● ● Definition Global parameters Customized tables General ledger accounts (if desired) Account determination You can then make relevant changes to the copied company code. Consejo: SAP recommends this procedure for creating company codes. When you copy an existing company code, all existing tables are filled with default SAP data and only have to be changed if necessary. Notes on the Demo and Exercise: Copying Company Code 4 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Administración de unidades organizativas en Gestión financiera When you copy an existing company code, the following message appears: “Company code xy was copied to GR## without x number range objects”. This message is not critical, and it only states that certain document intervals have not been transported. These document intervals must be manually created in the target company code. Creación de una sociedad Figura 2: Creación de una sociedad Consejo: En Customizing, visualice los siguientes pasos para crear una sociedad: ● ● Copiar, borrar, verificar sociedad Tratar datos de la sociedad Copie una sociedad existente para crear una nueva sociedad. Luego, edite los datos en la nueva sociedad. De ser necesario, realice modificaciones y grabe la sociedad. Debe seleccionar una clave alfanumérica de cuatro dígitos como la clave de la sociedad. Esta clave identifica la sociedad y debe registrarse siempre que contabilice actividades de la empresa o cuando cree datos específicos de la sociedad. Consejo: Tiene la opción de usar la función de copia o de crear una nueva sociedad y configurarla. No necesita una sociedad de referencia para crear una nueva sociedad. © Copyright . Reservados todos los derechos. 5 Capítulo 1: Parametrizaciones básicas The following fields can be edited in the new company code: Field Description Company address The address is required for correspondence and is printed on evaluations. For example, the company address is required for advance return of tax on sales and purchases. Company code key Currency This four-digit alphanumeric key defines the company code key, which identifies the company code. The company code key can be entered while posting business transactions or creating master data specific to the company code. Accounting currency refers to the local currency. When business transactions are performed in foreign currency, they are converted into the local currency. Country key Language key The country key specifies the country of the company code. The SAP system interprets all other countries as foreign. This key is important in transactions because different regulations apply for foreign and domestic transactions. This setting enables you to prepare a different address for foreign correspondence. This key ensures that text is automatically displayed in the correct language. To create financial statements for business areas, the field for the business area in the line item must be ready for input. In the Enable Business Area Financial Statements activity, set the indicator for the business area field for each company code. This ensures that the business area field is always ready for input when you post documents, regardless of the field controls for the posting key and the accounts. Consejo: Business areas are defined at the client level. They are not assigned to a company code. You can use transaction SE17 to call up table TGSB, which contains all the business areas for the client. 6 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Administración de unidades organizativas en Gestión financiera Parámetros de sociedad Figura 3: Sociedad Los objetos de la actividad Editar sociedad incluyen los siguientes elementos: ● Datos de dirección:Los datos de dirección se necesitan para la correspondencia y se indica en los informes. ● ● ● Moneda:Se requiere una moneda para cada sociedad. Posteriormente, las cuentas se gestionan en esta moneda. El resto de monedas se consideran monedas extranjeras. El sistema convierte los importes contabilizados en una moneda extranjera a la moneda de la sociedad. La moneda definida en la sociedad se conoce en las soluciones SAP ERP Financials como la moneda local. Clave de idioma: Una clave de idioma le permite al sistema crear los textos automáticamente en el idioma correcto, p. ej. al extender los cheques. Clave de país:Una clave de país especifica el país que debe considerarse como país de origen. El resto de los países se consideran extranjeros. Su importancia radica en las operaciones contables o de pago, puesto que se requieren formularios diferentes para operaciones extranjeras. El sistema también admite diferentes formatos de dirección para correspondencia con el extranjero. Al definir una división, sólo tiene que indicar una clave alfanumérica de cuatro dígitos y una breve descripción. Los segmentos tienen diez caracteres, mientras que las empresas tienen seis caracteres, que pueden ser numéricos o alfanuméricos. SAP delivers more than 40 standard country templates that you can use to configure the business activities for a specific company. The country templates contain the following elements: Country Template Elements Cross-Application © Copyright . Reservados todos los derechos. Description Calendar settings, factory calendar, and public holidays 7 Capítulo 1: Parametrizaciones básicas Country Template Elements FI CO Other Elements Description Tax on sales and purchase calculation procedures, withholding tax, account determination, charts of accounts (INT is offered for countries with no specifications), financial statement versions, Customizing settings for the payment program, payment methods and sample house banks, formats for the electronic account statement, and valuation approaches Cost elements and standard hierarchies for cost centers and profit centers Other country-specific templates for modules such as MM and SD Atención: Use company code 0001 only as a reference and not as the productive system! Atención: Some of the templates for company code 0001 are not available as of Release 4.7. You must therefore carry out the demonstration of the country installation program in test mode only! 8 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Administración de unidades organizativas en Gestión financiera Modelos de país Figura 4: Modelos de país En aplicación SAP ERP, la sociedad 0001 es un modelo de sociedad con el plan de cuentas internacional INT y sin configuraciones específicas de país. Si necesita una sociedad para un país que tiene un modelo de país, utilice el programa de instalación de país para copia las tablas específicas del país del modelo de país a la sociedad 0001. Este programa de instalación configura la sociedad 0001 para el país correspondiente. Copie esta sociedad en la nueva sociedad. Consejo: Además de crear un modelo de sociedad específico del país, el programa de instalación de país también puede crear un modelo específico del país para objetos como sociedades CO, centros, organizaciones de compras, organizaciones de ventas, áreas de control de créditos y entidades CP. Atención: Recuerde copiar el modelo de país antes de continuar. No utilice la sociedad 0001 como sociedad productiva, ya que el programa de versión de país siempre utiliza esta sociedad como sociedad de destino. Ejecute el programa de instalación de país únicamente en una instalación inicial de SAP ERP. Evite ejecutar el programa de instalación de país en una actualización ya que la estructura de la función Customizing específica del país puede cambiar de un release de SAP ERP a otro. The SAP ERP application provides the following organizational objects: © Copyright . Reservados todos los derechos. 9 Capítulo 1: Parametrizaciones básicas ● ● ● ● Company codes: One company code represents one company. It is possible to distribute a company over several company codes. For example, it is possible to map branches or plants in other countries. Business areas: Business areas are re-evaluated with new General Ledger Accounting as this can be completely balanced by document breakdown and used for external purposes. Profit center: The profit center invoice is the basis for deriving the segments in the standard scenario. Functional areas: Cost of sales accounting is mandatory according to US-GAAP and an optional right according to IFRS (also a right of choice according to German commercial code). How to Create and Maintain a New Company Code Demonstrate the steps listed in the Create and Maintain a New Company Code exercise. 10 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 1 Ejercicio 1 9 Crear y actualizar una nueva sociedad Ejemplo empresarial La empresa de su cliente forma parte de un grupo. La sede social de la empresa se encuentra en el país en que se realiza el curso. Cree una sociedad GR## que refleje la empresa de su cliente. En el resto del curso, trabajará con de esta sociedad. Conserve la moneda de la sociedad en EUR a menos que reciba instrucciones de hacer lo contrario por parte de su instructor. There is no guarantee that all functions required by the exercise will work correctly with other currencies. Copie una sociedad existente y edite la sociedad copiada. 1. La sociedad 1010 ya contiene todas las parametrizaciones y datos necesarios. Copie la sociedad 1010 en la nueva sociedad GR##. Nota: Copie también las cuentas de mayor. 2. Modifique la definición de la sociedad GR##. Nombre de campo o tipo de datos Nombre de la empresa Ciudad País Moneda Idioma Valor Grupo ## Cualquier ciudad País del curso EUR Idioma local Puede rellenar los otros campos para satisfacer sus necesidades. Su empresa es parte de un grupo y se identifica con un ID de empresa asignado por el grupo. GE## es el ID de empresa de su sociedad en el grupo. 1. Cree un ID GE## de empresa para su sociedad/sociedad GE. © Copyright . Reservados todos los derechos. 11 Capítulo 1 Solución 1 10 Crear y actualizar una nueva sociedad Ejemplo empresarial La empresa de su cliente forma parte de un grupo. La sede social de la empresa se encuentra en el país en que se realiza el curso. Cree una sociedad GR## que refleje la empresa de su cliente. En el resto del curso, trabajará con de esta sociedad. Conserve la moneda de la sociedad en EUR a menos que reciba instrucciones de hacer lo contrario por parte de su instructor. There is no guarantee that all functions required by the exercise will work correctly with other currencies. Copie una sociedad existente y edite la sociedad copiada. 1. La sociedad 1010 ya contiene todas las parametrizaciones y datos necesarios. Copie la sociedad 1010 en la nueva sociedad GR##. Nota: Copie también las cuentas de mayor. a) En la pantalla SAP Easy Access , seleccione Menú de SAP → Herramientas → Customizing → IMG. b) Haga doble clic en Tratamiento de Proyecto. c) En la barra de pulsadores, seleccione el pulsador IMG referencia SAP. Nota: También puede ingresar SPRO en la casilla de comando para llegar a Estructura empresarial. d) En la pantalla Visualizar IMG , seleccione Estructura empresarial → Definición → Gestión financiera → Editar, copiar, borrar, verificar sociedad. e) Haga doble clic en Copiar, borrar, verificar sociedad. f) En la pantalla Objeto organizativo Sociedad , seleccione Objeto organizativo → Copiar objeto org.. 12 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Administración de unidades organizativas en Gestión financiera Nota: También puede seleccionar Copiar objeto org. en el menú de aplicación. g) Introduzca la siguiente información en la ventana de diálogo Copiar: Nombre de campo o tipo de datos Valor De Sociedad 1010 A Sociedad GR## h) Seleccione Intro. i) Aparecen las siguientes ventanas de diálogo: Ventana de diálogo Cuenta de mayor en sociedad GR## Modificar moneda local Mensaje ¿Desea copiar los datos de sociedad de las cuentas de mayor? ¿Desea asignar una moneda local diferente a la sociedad de destino? Acción Sí No j) Para confirmar los otros mensajes de advertencia que aparecen en la pantalla y continuar el copiado, pulse Intro dos veces. 2. Modifique la definición de la sociedad GR##. Nombre de campo o tipo de datos Nombre de la empresa Ciudad País Moneda Idioma Valor Grupo ## Cualquier ciudad País del curso EUR Idioma local Puede rellenar los otros campos para satisfacer sus necesidades. a) En la pantalla Visualizar IMG , seleccione Estructura empresarial → Definición → Gestión financiera → Editar, copiar, borrar, verificar sociedad. b) Haga doble clic en Editar datos de sociedad. c) Seleccione GR##. d) En la pantalla Modificar la vista "Sociedad": Detalles, indique los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos Nombre de la empresa Ciudad © Copyright . Reservados todos los derechos. Valor Grupo ## Cualquier ciudad 13 Capítulo 1: Parametrizaciones básicas Nombre de campo o tipo de datos País Moneda Idioma Valor País del curso EUR Idioma local e) Seleccione Vista → Grabar. Su empresa es parte de un grupo y se identifica con un ID de empresa asignado por el grupo. GE## es el ID de empresa de su sociedad en el grupo. 1. Cree un ID GE## de empresa para su sociedad/sociedad GE. a) Seleccione Estructura empresarial → Definición → Gestión financiera → Definir sociedad GL. b) En la barra de pulsadores, seleccione Entradas nuevas e indique los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos Balances Nombre de la empresa Dirección País Moneda Valor GE## Grupo de la empresa ## Su elección País del curso Igual que la moneda de la sociedad (EUR) c) Seleccione Grabar. 14 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Administración de unidades organizativas en Gestión financiera How to Use the Country Installation Program After the country installation program is defined with the reference company code 0001, you cannot change it in Customizing. 1. Carry out a test run for the country installation program. a) Choose Enterprise Structure → Localize Sample Organizational Units. b) Choose Country version. c) On the Customizing: Country Version screen, enter course country in the Country to install field. Nota: Ensure that the Test run checkbox is selected. Atención: Execute this program as a test run because the training system does not have all the templates! d) Choose Program → Execute. e) Choose a chart of accounts (if any are provided). f) Choose Enter. g) Close the dialog box. Otras unidades organizativas en la Gestión financiera Además de la sociedad, existen otras unidades organizativas que también son importantes en la Gestión financiera. Sin embargo, a diferencia de la sociedad, estas unidades organizativas son elementos opcionales. La decisión de usar estas unidades organizativas puede basarse en requisitos contables internos o legales. La decisión final depende de las respuestas a las siguientes preguntas: ● ● ¿Para qué áreas o segmentos de la empresa se requiere reporting independiente? ¿Para qué campos del área de actividad o responsabilidad debe crearse un balance contable distinto o una cuenta de pérdidas y ganancias? Se pueden utilizar muchas unidades organizativas para estos requisitos de reporting: centros de beneficios, divisiones y segmentos son algunos ejemplos. Su elección de unidades depende de sus requisitos. Por ejemplo, quizás quiera considerar los elementos que se han usado en el pasado. © Copyright . Reservados todos los derechos. 15 Capítulo 1: Parametrizaciones básicas Unidades organizativas importantes en la Gestión financiera Las siguientes son algunas unidades organizativas importantes en la Gestión financiera: ● División Una división representa áreas de operación independientes dentro de una organización que se pueden utilizar para todas las sociedades. Una división es una entidad de compensación que puede crear sus propios balances contables que se pueden utilizar para fines internos o externos. Puede grabar y evaluar cifras de movimientos para cada división. Algunos ejemplos de divisiones son formación, consultoría y desarrollo de software. ● ● ● ● Centro de beneficio Un centro de beneficio evalúa el éxito de áreas independientes que son responsables de los costes e ingresos dentro de una empresa. La factura de centro de beneficio ofrece un análisis interno de ganancias. Debe determinar si necesita crear únicamente una cuenta de pérdidas y ganancias a nivel del centro de beneficio (desglose de documentos no activo) o un balance contable (desglose de documentos activo) junto con éste. Ejemplos de centros de beneficio incluyen áreas de salas de formación, áreas de formación específicas del cliente y áreas de administración de formación. Segmento Un segmento es una división de una empresa para la que se crean balances contables para reporting externo. Los principios contables internacionales, USGAAP (SFAS 131) y IFRS (IFRS 8), exigen a las empresas que lleven a cabo reporting de segmento. Puede definir segmentos en su sistema SAP para este fin y brindar información sobre los resultados financieros de estas áreas de actividad. El Método de gestión requiere información de segmentos para reporting interno. Balances Una empresa consolida la gestión financiera en el sistema SAP. Se puede asignar una empresa a una o más sociedades, las que luego se utilizan para prepararse para la consolidación. Un superior de consolidación puede asignar ID de empresa a sus subsidiarias. Por ejemplo, se le puede asignar 1000 a una subsidiaria como un ID de empresa, mientras que se puede asignar 2000 a otra. El especificar el ID de empresa ayuda a procesar, asignar y mostrar la relación dentro de un grupo. Área funcional En el método de costes de ventas, se informan los gastos generales según las áreas funcionales donde se incurren. Nota: Las divisiones, los centros de beneficio, los segmentos, las empresas y las áreas funcionales ayudan a los clientes en su contabilidad interna y externa. Selección de objetos organizativos Las siguientes preguntas pueden ayudar a los mandantes a seleccionar objetos organizativos en contabilidad: ● 16 ¿Cuál es el principio contable más importante que se utiliza en mi empresa? © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Administración de unidades organizativas en Gestión financiera ● ● ● ● ¿Qué principios contables se utilizan para reporting de cifras interno y externo en mi empresa? ¿Mi empresa estructura su cuenta de pérdidas y ganancias conforme a los costes totales o al método de costes de ventas? ¿Mi empresa debe emitir informes de segmento de acuerdo con la ley? ¿Mi empresa debe emitir un estado consolidado? Las respuestas a estas preguntas constituyen la base para seleccionar objetos organizativos y usarlos como modelos. Requisitos de contabilidad internacional Figura 5: Requisitos de contabilidad internacional Cada uno de los temas representa diferentes requisitos de reporting y los procedimientos recomendados para seleccionar elementos organizativos y así cumplir con sus respectivos requisitos. Por ejemplo, para informar sobre método de costes de ventas, debe usar el área funcional. Los clientes que desee crear balances contables por divisiones, centros de beneficio o segmentos deben activar el desglose de documento. Atención: El escenario de segmentación estándar SAP (Nota de SAP 1035140) deriva los segmentos del centro de beneficio. (Método de gestión: el uso de segmentos para informes externos conforme a las obligaciones legales y el uso de contabilidad de centros de beneficio en la nueva Contabilidad principal para el Controlling interno de la empresa). © Copyright . Reservados todos los derechos. 17 Capítulo 1: Parametrizaciones básicas How to Display the Global Settings of a Company Code, in Particular the Settings for Business Area Financial Statements Demonstrate the steps listed in the Display the Global Settings of a Company Code, in Particular the Settings for the Business Area Financial Statements exercise. 18 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 1 Ejercicio 2 17 Visualizar las parametrizaciones globales de una sociedad, en particular las parametrizaciones para balances contables de la división Ejemplo empresarial Debe asignar un nuevo ID de empresa a su sociedad. Verifique las parametrizaciones globales de su sociedad GR##; particularmente, la parametrización para el balance contable de la división. Asignar el nuevo ID de empresa a su sociedad. 1. Visualizar los parámetros globales para su sociedad. Asignar el ID GE## de empresa a su sociedad GR##. 2. Vea la parametrización de Balances contables de la división en los parámetros globales de su sociedad. Utilice la función de ayuda (F1) para comprender mejor. © Copyright . Reservados todos los derechos. 19 Capítulo 1 Solución 2 18 Visualizar las parametrizaciones globales de una sociedad, en particular las parametrizaciones para balances contables de la división Ejemplo empresarial Debe asignar un nuevo ID de empresa a su sociedad. Verifique las parametrizaciones globales de su sociedad GR##; particularmente, la parametrización para el balance contable de la división. Asignar el nuevo ID de empresa a su sociedad. 1. Visualizar los parámetros globales para su sociedad. Asignar el ID GE## de empresa a su sociedad GR##. a) En la pantalla Visualizar IMG , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones globales de Gestión financiera (Nuevo) → Parámetros globales para la sociedad → Verificar y completar parámetros globales. b) Haga doble clic en su sociedad. c) El campo Empresa se visualiza en el ámbito de imagen Organización financiera. Indique su sociedad GE## en el campo Empresa. d) Seleccione Grabar. 2. Vea la parametrización de Balances contables de la división en los parámetros globales de su sociedad. Utilice la función de ayuda (F1) para comprender mejor. a) En el ámbito de imagen Parámetros de procesamiento , vea el campo Balances contables de la división. b) Marque la casilla de selección de la izquierda del campo. c) Presione F1. Aparece la ventana de diálogo Asistente de rendimiento y muestra una explicación de la función. Nota: Balances contables de la división: Uso: Cuando fija el indicador Balances contables de la división, el campo División está listo para entradas al contabilizar documentos, independientemente de los controles de campo para claves y cuentas. Cuando fija este indicador, las entradas requeridas se realizan en componentes de Controlling (CO), de Gestión de materiales (MM) y Comercial (SD). 20 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Administración de unidades organizativas en Gestión financiera d) Cierre la ventana de diálogo Asistente de rendimiento. © Copyright . Reservados todos los derechos. 21 Capítulo 1: Parametrizaciones básicas Asignación de sociedades a sociedades CO Figura 6: Sociedad CO La contabilidad de costes multisociedades requiere el uso de la misma variante de ejercicio y del mismo plan de cuentas operativo para todas las sociedades. SAP always recommends the use of cross-company code cost accounting unless there are particular reasons for not doing so. The following table displays some examples of exceptions: Exception Technical Commercial Example Different fiscal years and operative chart of accounts, both of which cannot be changed. The company is a mixed group, while company codes belong to different branches and are not related to each other. The company is constantly acquiring, setting up, or selling other companies. La sociedad CO es la estructura organizativa más importante del Controlling. Una sociedad CO identifica una estructura organizativa independiente para la que pueden gestionarse e imputarse costes e ingresos. Representa una unidad independiente de la contabilidad de costes. A una o varias sociedades CO se les puede asignar más de una sociedad. Esto permite la contabilidad multisociedades entre sociedades asignadas. 22 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Administración de unidades organizativas en Gestión financiera No obstante, sólo se puede asignar más de una sociedad a la misma sociedad CO si todas las sociedades asignadas utilizan el mismo plan de cuentas operativo y si tienen la misma variante de ejercicio. Generalmente, las sociedades CO se preparan conforme a entrada por parte de los empleados del departamento de Controlling. Sin embargo, existe una conexión fundamental entre gestión financiera y contabilidad interna a fines de presentación de cuentas. How to Assign a New Company Code to a Controlling Area Demonstrate the steps listed in the Assign a New Company Code to a Controlling Area exercise. © Copyright . Reservados todos los derechos. 23 Capítulo 1: Parametrizaciones básicas 24 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 1 Ejercicio 3 21 Asignar una nueva sociedad a una sociedad CO Ejemplo empresarial Ha creado una nueva sociedad (GR##). Luego de crearla, debe asignarla a una sociedad CO 1000. Asigne una nueva sociedad a la sociedad CO 1000. 1. La sociedad CO 1000 ya se encuentra en su empresa y sólo debe asignarle la nueva sociedad (GR##). © Copyright . Reservados todos los derechos. 25 Capítulo 1 Solución 3 22 Asignar una nueva sociedad a una sociedad CO Ejemplo empresarial Ha creado una nueva sociedad (GR##). Luego de crearla, debe asignarla a una sociedad CO 1000. Asigne una nueva sociedad a la sociedad CO 1000. 1. La sociedad CO 1000 ya se encuentra en su empresa y sólo debe asignarle la nueva sociedad (GR##). a) En la pantalla Customizing, seleccione Estructura empresarial → Asignación → Controlling → Asignar sociedad a sociedad CO. b) En el área derecha de la ventana, seleccione el pulsador al comienzo de la posición/ fila. c) En el área izquierda de la ventana, haga doble clic en Asignación de sociedad (es). La sociedad asignada aparece en el área derecha de la ventana. d) En la barra de pulsadores, seleccione el pulsador Entradas nuevas. e) Registre su sociedad GR## manualmente o selecciónela pulsando F4. f) Pulse INTRO. Se visualiza el nombre de su sociedad. g) Seleccione Grabar. h) Vuelva. 26 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Administración de unidades organizativas en Gestión financiera RESUMEN DE LA LECCIÓN Ahora podrá: ● ● ● Crear una sociedad Describir unidades organizativas Asignar una nueva sociedad a una sociedad CO © Copyright . Reservados todos los derechos. 27 Capítulo 1 Lección 2 24 Contabilidad principal nueva RESUMEN DE LA LECCIÓN En esta lección se muestra cómo verificar las parametrizaciones básicas en la nueva Contabilidad principal. Ejemplo empresarial La Gestión financiera abarca muchas unidades organizativas. Los requisitos legales de una empresa deben configurarse en Customizing. Para garantizar el cumplimiento con todos los requisitos legales aplicables, debe configurar las parametrizaciones básicas requeridas para la nueva Contabilidad principal. Para llevar a cabo Customizing para la nueva Contabilidad principal, debe definir las entidades. Puede definir entidades independientes para informes independientes. Por ejemplo, quizás necesite balances contables para un segmento de centro de beneficio específico para activar reporting de segmento, el cual está destinado a requisitos IFRS. El reporting de información contable puede estar basado en línea comercial, geografía y centros de beneficio específicos. Estos centros son áreas de responsabilidad respecto a ganancias y gastos dentro de una empresa. A veces, estos centros son responsables de activos y deudas y apuntan a generar balances de pérdidas y ganancias según el método de costes totales. La nueva Contabilidad principal permite la contabilidad paralela, o enfoques de valoración paralelos, mediante el uso de diferentes ledgers. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: ● ● ● Una comprensión del enfoque de cuentas y el enfoque de ledgers Una comprensión de las parametrizaciones básicas en la nueva Contabilidad principal Una comprensión sobre cómo activar ledgers no principales y asociarlos con situaciones comerciales específicas mediante escenarios OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: ● 28 Controlar las parametrizaciones básicas en la nueva Contabilidad principal © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Contabilidad principal nueva Ledger principal y ledgers no principales en nueva Contabilidad principal Figura 7: Ledger principal y ledgers no principales en nueva Contabilidad principal El ledger principal ‘0L’ y la tabla de totales FAGLFLEXT forman parte de la versión estándar de SAP (es decir, son suministrados por SAP). Además del ledger principal, también puede definir otros ledgers no principales según normativas locales. Esto se conoce como la Solución para ledger en la nueva Contabilidad principal. Cada mandante puede tener únicamente un ledger principal. El mandante puede tener también otros ledgers, que se conocen como ledgers no principales. A todas las sociedades se les asigna un ledger principal para cada mandante. Este ledger contiene la vista de valoración de grupo y viene con la aplicación por defecto. Además, no puede "desactivar" el ledger principal porque todas las sociedades son asignadas automáticamente a él. El área principal de cuentas de activo (es decir, área 01) se asigna siempre al ledger principal. Sólo los valores del ledger principal se contabilizan en Controlling (CO) en la versión estándar. Los ledgers no principales son paralelos al ledger principal y se activan manualmente por sociedad. Por ejemplo, uno de los ledgers no principales puede utilizarse para describir el principio contable local. La variante de ejercicio y la segunda o tercera moneda paralela de los ledgers no principales no tienen que ser iguales a los del ledger principal. El ledger principal refleja los principios contables utilizados para crear balances contables consolidados. Se integra con todos los libros auxiliares y se actualiza en todas las sociedades. Nota: Se puede utilizar un ledger no principal para cada principio contable local. The following activities can be performed: ● To activate non-leading ledgers, choose Customizing → Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global Settings (New) → Ledgers → Ledger → Define and Activate Non-Leading Ledgers. © Copyright . Reservados todos los derechos. 29 Capítulo 1: Parametrizaciones básicas ● ● To assign the fiscal year variant and the variant of posting periods to the leading ledger, choose Financial Accounting (New) → Financial Accounting Basic Settings (New) → Ledgers → Fiscal Year and Posting Periods. To view the definition of additional currencies, choose Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global Settings (New) → Ledgers → Ledger → Define Currencies of Leading Ledger. Además de la solución para ledger, existe también la solución para cuentas. En esta solución, se contabilizan distintos enfoques de valoración y valoraciones en diferentes cuentas. Cuando se elaboran balances contables, el sistema determina cuáles son las cuentas relevantes que necesitan evaluarse según se define en la "estructura de balance/PyG". Solución para cuentas frente a Solución para ledger Las diferencias entre la solución para cuentas y la solución para ledger se mencionan en la siguiente tabla: Solución para cuentas Solución para ledger Al menos una cuenta de remanente para cada GAAP Al menos una cuenta de remanente para todos los GAAP Grupos de cuentas específicas para cada GAAP -> plan complejo de estructura de cuentas Área de cuentas no específicas -> sin cambios en plan de cuentas Definición de bal.contable complejo Definición de bal.contable estándar Todos los enfoques de valoración pueden contabilizarse en Controlling Sólo la valoración principal puede contabilizarse en Controlling Importancia de las contab.de GAAP locales o Importancia de las contab.de GAAP locales o internacionales especif.a nivel de cta. internacionales especif.a nivel de documento. Es importante tener en cuenta que la solución para cuentas y la solución para ledger son consideradas soluciones equivalentes. Note concerning the following slide - Assignment of Scenarios: Subsequent change (Note 891144) of scenario assignments is prohibited. “… This is particularly relevant when characteristics of the scenario are used in document splitting…”. Subsequent changes are always associated with a project (migration project or correction using the application). For this reason, in some cases it may be useful to assign the Preparation for Consolidation or Functional Area scenarios even though they may only be used later. 30 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Contabilidad principal nueva Escenarios en la nueva contabilidad principal Figura 8: Escenarios: Definición y asignación Un escenario define qué campos se actualizan en los ledgers (en la vista de libro mayor) durante una contabilización (a partir de otros componentes de la aplicación). Los campos que actualizan los escenarios pueden utilizarse para asignar requisitos comerciales específicos, como el reporting de segmento. Los escenarios se encuentran disponibles en la nueva Contabilidad principal. Check Financial Accounting (New) → Financial Accounting Basic Settings (New) → Ledgers → Fields → Display Scenarios for General Ledger Accounting No puede definir sus propios escenarios. Los escenarios proporcionados se asignan a los ledgers en Customizing. Assign scenarios to ledgers: Financial Accounting (New) → Financial Accounting Basic Settings (New) → Ledgers → Ledger → Assign Scenarios and Customer Fields to Ledgers Customer-defined fields can be added. Nota: Puede asignar un ledger principal a uno o más escenarios, o incluso a los seis a la vez. La cantidad de escenarios que decide asignar depende exclusivamente de los hechos o aspectos comerciales que desea asignar en nueva Contabilidad principal. No es necesario definir los ledgers no principales. Esto significa que tampoco es necesario asignar escenarios a ledgers no principales. © Copyright . Reservados todos los derechos. 31 Capítulo 1: Parametrizaciones básicas Atención: No necesita un ledger para cada escenario. Los ledgers múltiples o no principales son útiles para representar la contabilidad de acuerdo con diferentes principios contables. How to Verify Basic Settings in New General Ledger Accounting Demonstrate the steps listed in the Check Basic Settings in New General Ledger Accounting exercise. 32 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 1 Ejercicio 4 29 Controlar las parametrizaciones básicas en la nueva Contabilidad principal Ejemplo empresarial Desea verificar los ledgers de nueva Contabilidad principal También desea verificar los escenarios asignados al ledger principal 0L y controlar si los ledgers L5 y L6 están permitidos para la sociedad GR##. 1. Verifique las parametrizaciones de Customizing para averiguar el ID del ledger principal y la tabla de totales donde se graban los valores. 2. Verifique los escenarios asignados al ledger principal 0L. Atención: Ejercicio de control: No modifique la configuración del sistema. 3. Verifique si los ledgers L5 y L6 están permitidos para la sociedad GR##. 4. En el ledger no principal L5, desea asignar Reporting de segmento y una cuenta de pérdidas y ganancias según Métodos de costes de ventas. Verifique si esto es posible. © Copyright . Reservados todos los derechos. 33 Capítulo 1 Solución 4 30 Controlar las parametrizaciones básicas en la nueva Contabilidad principal Ejemplo empresarial Desea verificar los ledgers de nueva Contabilidad principal También desea verificar los escenarios asignados al ledger principal 0L y controlar si los ledgers L5 y L6 están permitidos para la sociedad GR##. 1. Verifique las parametrizaciones de Customizing para averiguar el ID del ledger principal y la tabla de totales donde se graban los valores. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Herramientas → Customizing → IMG. b) Haga doble clic en Tratamiento de Proyecto. c) Seleccione IMG referencia SAP. d) Seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) → Libros → Ledger → Definir ledgers para la contabilidad principal. e) Verifique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Libro contable Tabla de totales Valores 0L FAGLFLEXT 2. Verifique los escenarios asignados al ledger principal 0L. Atención: Ejercicio de control: No modifique la configuración del sistema. a) En Customizing, seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) → Ledgers → Ledger → Asignar escenarios y campos de cliente a los ledgers. b) Seleccione el ledger 0L. c) En el área izquierda de la ventana, haga doble clic en Escenarios. Los siguientes escenarios estarán visibles: Escenarios para la nueva contabilidad principal FIN_CONS FIN_GSBER 34 Texto explicativo Preparación para consolidación División © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Contabilidad principal nueva Escenarios para la nueva contabilidad principal FIN_PCA FIN_SEGM FIN_UKV Texto explicativo Actualización de centro de beneficio Reporting de segmento Método de costes de ventas d) Seleccione Terminar. 3. Verifique si los ledgers L5 y L6 están permitidos para la sociedad GR##. a) Seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones globales de gestión financiara (Nuevo) → Libros → Ledger → Definir y activar los ledgers no principales. b) En la ventana de diálogo Determinar área de trabajo: En la ventana de diálogo Determinar área de trabajo: Entrada , seleccione el botón junto al campo de texto. c) En la ventana de diálogo Ledger en contabilidad principal (1) , seleccione Ledger no principal L5 (INT). d) Para cerrar la ventana de diálogo, seleccione Continuar. e) Seleccione Continuar. f) Repita los pasos (c) a (e) para verificar ledger L6. g) Ahora puede salir de esta área utilizando la flecha verde (atrás) en la barra de pulsadores estándar. 4. En el ledger no principal L5, desea asignar Reporting de segmento y una cuenta de pérdidas y ganancias según Métodos de costes de ventas. Verifique si esto es posible. a) Seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) → Ledgers → Ledger → Asignar escenarios y campos de cliente a los ledgers. b) Seleccione el ledger L5. c) En el área izquierda de la ventana, haga doble clic en la entrada Escenarios. Los siguientes escenarios estarán visibles: Escenarios para la nueva contabilidad principal FIN_CONS FIN_GSBER FIN_PCA FIN_SEGM FIN_UKV Texto explicativo Preparación para consolidación División Actualización de centro de beneficio Reporting de segmento Método de costes de ventas d) Seleccione Terminar. © Copyright . Reservados todos los derechos. 35 Capítulo 1: Parametrizaciones básicas RESUMEN DE LA LECCIÓN Ahora podrá: ● 36 Controlar las parametrizaciones básicas en la nueva Contabilidad principal © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 1 Lección 3 33 Explicación del principio de variantes RESUMEN DE LA LECCIÓN En esta lección se ofrece un resumen teórico sobre el uso del principio de variantes en la aplicación SAP ERP. Ejemplo empresarial Un consultor ha informado a su cliente sobre un principio en SAP ERP que aparece en varias tablas de configuración. Este principio simplifica la aplicación SAP ERP para el cliente. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: Explicar los beneficios del principio de variantes ● The variant principle is a three-step method used in SAP ERP to assign special properties to one or more SAP ERP objects. The advantage of the variant principle is the low level of maintenance required in the system. Example: fiscal year variant Instead of defining the fiscal year individually for ‘n’ company codes, you can perform the following for ‘n’ company codes: ● ● ● Define variants (fiscal year K4) Determine values for the variant (K4) (01/01 - 12/31) Assign variant (K4) to the SAP ERP object (n company codes) The variant principle is dealt with theoretically in this lesson. The next lesson introduces the variant principle using the example of the fiscal year variant. OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: ● Resumir las características clave del principio de variantes © Copyright . Reservados todos los derechos. 37 Capítulo 1: Parametrizaciones básicas Principio de variantes Figura 9: Principio de variantes El principio de variantes es un procedimiento de tres pasos en SAP con el que se asignan propiedades especiales a uno o varios objetos. El siguiente ejemplo sobre la creación de una variante de ejercicio clarifica el principio de variantes: 1. Defina la variante: K4 es su variante de ejercicio. 2. Defina valores para la variante K4: Defina las propiedades del ejercicio K4. 3. Asigne la variante a los objetos SAP ERP: Asigne K4 a varias sociedades que utilizan este ejercicio. El uso de variantes facilita la actualización de propiedades que son comunes entre varios objetos comerciales. DISCUSIÓN CON MODERADOR ¿Cuál es la ventaja básica del principio de variantes? How to Display Global Parameters and the Fiscal Year Variant 1. Display global parameters and the fiscal year variant. a) In Customizing, choose Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global Settings (New) → Global Parameters for Company Code → Enter Global Parameters. b) On the Change View "Company Code Global Data": Overview screen, select the row for your company code. c) Double-click the row for your company code. 38 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Explicación del principio de variantes d) On the Change View "Company Code Global Data": Details screen, check the values for Fiscal Year Variant, Field status variant, Pstng period variant, and Workflow variant fields. Nota: The SAP ERP application shows the Change View, Company Code Global dataDetails message. The fiscal year variant is visible on the Accounting Organization tab. RESUMEN DE LA LECCIÓN Ahora podrá: ● Resumir las características clave del principio de variantes © Copyright . Reservados todos los derechos. 39 Capítulo 1 Lección 4 35 Actualización de variantes de ejercicio RESUMEN DE LA LECCIÓN En esta lección se explica el modo en que se crean y actualizan variantes de ejercicio. Ejemplo empresarial El ejercicio de la empresa se corresponde con el año natural. Debe cumplir con los requisitos establecidos por el jefe de contabilidad quien desea cuatro períodos especiales para contabilizaciones al cierre del ejercicio. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: Una comprensión de la variante de ejercicio ● Una comprensión de las diferentes clases de variantes de ejercicio ● Una comprensión sobre cómo definir una variante de ejercicio según sus requisitos ● Una comprensión sobre cómo asignar una variante de ejercicio a una sociedad ● A fiscal year is usually a 12-months period for which a company regularly creates an inventory, financial statements, and profit and loss statements. You create a fiscal year variant according to the variant principle. What are special periods? To ensure that you can compare the closing months with the other periods of the fiscal year, you make closing postings in special periods. For example, 12 posting periods and four special periods. The four special periods could consist of the following: period 13 = accrual/deferral postings, period 14 = audit postings, period 15 = General meeting of shareholders, and period 16 = adjustment postings. How do I post in a special period? To post in a special period, the following conditions must apply: ● ● ● ● 40 The posting date must be in the last posting period (irrespective of whether the last posting period is open). The special periods must be open for posting. The special period must be entered manually when posting. The authorization to post in special periods must be given (optional). © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de variantes de ejercicio Consejo: The opening and closing of posting periods is dealt with in a subsequent lesson. You can also refer to: Customizing: Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global Settings (New) → Ledgers → Fiscal Year and Posting Periods → Open and Close Posting Periods . OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: ● Crear y actualizar variantes de ejercicio El ejercicio Figura 10: El ejercicio Debe definir un ejercicio con los períodos contables para asignar operaciones comerciales a diferentes períodos. El ejercicio se define como una variante y se asigna a una sociedad. La variante de ejercicio comprende las definiciones de períodos contables y períodos especiales. Los períodos especiales se utilizan para contabilizaciones que están asignadas al proceso empresarial de cierre de ejercicio y no a períodos determinados. En total, puede definir 16 períodos. El sistema deriva el período contable desde la fecha de contabilización. Si la fecha de contabilización se encuentra dentro del último período contable normal, puede contabilizar la operación en uno de los períodos especiales. La figura muestra un ejercicio con 12 períodos contables y cuatro períodos especiales. Los períodos contables están marcados del 1 al 12. Los períodos especiales están marcados del 13 al 16. Si la fecha de contabilización se encuentra en el período doce, puede contabilizar la operación en cualquiera de los períodos especiales entre el 13 y el 16. Las variantes de ejercicio estándar están predefinidas en el sistema y se pueden utilizar como modelos. © Copyright . Reservados todos los derechos. 41 Capítulo 1: Parametrizaciones básicas Consejo: La variante de ejercicio no especifica si un período contable es abierto o cerrado. Estos datos se gestionan en otra tabla. En la variante de ejercicio sólo están definidos la cantidad de períodos y sus fechas de inicio y fin. Variantes de ejercicio independientes del año Figura 11: Variantes de ejercicio independientes del año Si cada ejercicio de una variante de ejercicio utiliza la misma cantidad de períodos y los períodos contables siempre se inician y finalizan el mismo día del año, se habla de una variante independiente del año. Hay dos tipos de variantes de ejercicio independientes del año: ● ● Año natural Independiente de calendario Si el ejercicio se define como año natural, los períodos contables corresponden a los meses del año. Por lo tanto, un ejercicio debe tener 12 períodos contables. Si el ejercicio se define como año no natural, cada uno de los períodos contables se definen con sus fechas de fin. Un año no natural puede definirse con los períodos contables entre el 1 y el 16. Si el año no natural no comienza el 1 de enero, los períodos del año que pertenecen al ejercicio anterior o posterior deben tener un indicador -1 o +1. La figura muestra un año no natural con seis períodos contables comenzando de abril a marzo. Enero a marzo pertenecen al ejercicio anterior y tienen el indicador -1. Si el ejercicio difiere del año natural, pero los períodos contables coinciden con los meses del año natural, seleccione 29 como el límite de días para febrero a fin de considerar los años bisiestos. Los ejercicios suelen ser independientes del año. 42 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de variantes de ejercicio Variantes de ejercicio dependientes del año Figura 12: Variantes de ejercicio dependientes del año Una variante de ejercicio se define como dependiente del año según una de las siguientes condiciones o las dos: ● ● Las fechas de inicio y fin de los períodos contables de algunos ejercicios son diferentes de las fechas de otros ejercicios. Algunos ejercicios utilizan otra cantidad de períodos contables. Si todos los ejercicios en una variante de ejercicio utilizan la misma cantidad de períodos contables, deberán definirse solamente las fechas de período divergentes para los ejercicios. La figura demuestra este ejemplo. Si un ejercicio de una variante de ejercicio tiene menos períodos contables que los demás, éste recibe la denominación de ejercicio corto. Se puede requerir esta variante si el cierre debe ejecutarse antes del fin del ejercicio normal. Por ejemplo, en una situación en que se deba modificar el comienzo del ejercicio o si se vendió la empresa. Antes de definir las fechas de período, debe definir el ejercicio corto y la cantidad de períodos contables en él. Para un ejercicio corto, puede asignar sólo una cantidad inferior de períodos contables. In new General Ledger Accounting, a fiscal year and a posting period variant that differ from the company code can be defined for the ledger approach in the non-leading ledgers. However, this is only necessary in very special cases. Usually, the ledgers have the same fiscal year and posting period variants as the corresponding company code. How to Create Non-Calendar Year Fiscal Year Variants Create a non-calendar fiscal year variant and enter the appropriate values. Use the values for the period from 1st of April to 31st of March and then define four posting periods and one special period. 1. Create a non-calendar fiscal year variant. © Copyright . Reservados todos los derechos. 43 Capítulo 1: Parametrizaciones básicas a) In Customizing, for Financial Accounting (New), choose Financial Accounting Global Settings (New) → Ledgers → Fiscal Year and Posting Periods → Maintain Fiscal Year Variant (Maintain Shortened Fisc. Year). b) Choose Edit → New Entries. c) Enter the following values on the “Change view fiscal year Variants”: Overview screen: Field Name or Data Type Fiscal Year Variant Values 00 Description AC200 Year-Dependent No entry Calendar Year No entry Posting Periods 4 Special Periods 1 d) Choose Save. e) Select the new fiscal year variant. f) Choose Periods in the left pane. g) Choose Edit → New Entries. h) Enter the following values on the “Change view Periods”: Overview screen: Month Day Period Year Shift 6 30 1 0 3 9 12 31 30 31 4 2 3 -1 0 0 i) Choose Save. j) Go back and select the new fiscal year variant. In the left pane, choose Periods text. k) Choose Edit → New Entries. l) Enter the following values on the “Change view Periods Texts”: Overview screen: Language Period Text Text EN 1 Q1 1. Quarter EN EN EN EN 4 2 3 5 Q4 Q2 Q3 S1 4. Quarter 2. Quarter 3. Quarter Special Period 1 m) Choose Save. 44 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de variantes de ejercicio Consejo: Other non-calendar fiscal year variants are: C1, Q1, V3, V6, and V9. How to Assign a Fiscal Year Variant to a Company Code 1. a) In Customizing for Financial Accounting (New), choose Financial Accounting Global Settings (New) → Ledgers → Fiscal Year and Posting Periods → Assign Company Code to a Fiscal Year Variant. b) On the Change View "Assign Comp. Code → Fiscal Year Variant": Overview screen, choose Position. c) Enter the following values on the “Change view Assign Comp. Code – Fiscal Year Variant”: Overview screen: Field Name or Data Type Company Code Fiscal Year Variant Values GR00 00 d) Choose Save. Atención: After you have finished the demo, reassign fiscal year variant “K4” to your company code GR00. © Copyright . Reservados todos los derechos. 45 Capítulo 1: Parametrizaciones básicas 46 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 1 Ejercicio 5 39 Crear y actualizar variantes de ejercicio Ejemplo empresarial El ejercicio de la empresa se corresponde con el año natural. El jefe de la contabilidad desea definir cuatro períodos especiales para las contabilizaciones al cierre del ejercicio. Cree un año natural y una variante de ejercicio, asigne la variante de ejercicio a la sociedad y defina una variante de ejercicio. 1. ¿Cuáles de las variantes de ejercicio definidas previamente son independientes del año (año natural) y cuáles son dependientes del año? 2. ¿Cuándo se utilizan las variantes de ejercicio dependientes del año? 3. Cree una variante de año natural ## para su empresa con 12 períodos contables y cuatro períodos especiales. Consejo: Añada 30 a su número de grupo, puesto que algunos de los datos existentes empiezan con 01, 02, etc. Por ejemplo, si su número de grupo es 02, añada 02 + 30 e indique 32 para su variante de ejercicio. 4. Asigne la variante de ejercicio creada a la sociedad GR##. 5. Cree una variante de ejercicio ## +60 para un ejercicio de sólo cuatro períodos contables y un período especial. Un período contable dura tres meses. La duración del ejercicio es de abril a marzo. © Copyright . Reservados todos los derechos. 47 Capítulo 1 Solución 5 40 Crear y actualizar variantes de ejercicio Ejemplo empresarial El ejercicio de la empresa se corresponde con el año natural. El jefe de la contabilidad desea definir cuatro períodos especiales para las contabilizaciones al cierre del ejercicio. Cree un año natural y una variante de ejercicio, asigne la variante de ejercicio a la sociedad y defina una variante de ejercicio. 1. ¿Cuáles de las variantes de ejercicio definidas previamente son independientes del año (año natural) y cuáles son dependientes del año? a) Año natural: 01, K0, K1, K2, K3, K4 b) Dependientes del año: AA, AM, R1, UL, WK 2. ¿Cuándo se utilizan las variantes de ejercicio dependientes del año? a) Las variantes de ejercicios dependientes del año se utilizan en las siguientes situaciones: ● ● La fecha de inicio y la fecha de fin de los períodos contables son diferentes de un año a otro. Un ejercicio tiene menos períodos contables que el resto (ejercicio corto). 3. Cree una variante de año natural ## para su empresa con 12 períodos contables y cuatro períodos especiales. Consejo: Añada 30 a su número de grupo, puesto que algunos de los datos existentes empiezan con 01, 02, etc. Por ejemplo, si su número de grupo es 02, añada 02 + 30 e indique 32 para su variante de ejercicio. a) En Customizing de Gestión financiera (Nuevo), seleccione Parámetros básicos de Gestión financiera (Nuevo) → Ledgers → Ejercicio y períodos contables → Actualizar variante de ejercicio (actualizar ejercicio corto). b) Seleccione Tratar → Nuevas entradas. 48 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de variantes de ejercicio c) En el campo FV , indique ## +30. d) Ingrese los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos Descripción Año natural Cantidad de períodos contables Cantidad de períodos especiales Valores Año natural de 12 períodos ## 12 4 e) Seleccione Grabar. 4. Asigne la variante de ejercicio creada a la sociedad GR##. a) Seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) → Ledgers → Ejercicio y períodos contables → Asignar sociedad a variantes de ejercicio. b) En la pantalla Modificar la vista "Asignar sociedad → Variante de ejercicio": Resumen, seleccione Posición. c) En el campo FV , indique ## +30. d) Seleccione Grabar. 5. Cree una variante de ejercicio ## +60 para un ejercicio de sólo cuatro períodos contables y un período especial. Un período contable dura tres meses. La duración del ejercicio es de abril a marzo. a) En Customizing de Gestión financiera (Nuevo), seleccione Parámetros básicos de Gestión financiera (Nuevo) → Ledgers → Ejercicio y períodos contables → Actualizar variante de ejercicio (actualizar ejercicio corto). b) Seleccione Tratar → Nuevas entradas. c) Ingrese los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos FV Descripción Cantidad de períodos contables Cantidad de períodos especiales Valores ##+60 4 períodos - Grupo ## 4 1 d) Seleccione Grabar. e) Vuelva a la pantalla de resumen. f) Para definir las fechas de períodos, seleccione la variante de ejercicio ## + 60. g) Haga doble clic en Períodos en el área izquierda de la ventana. h) Seleccione Tratar → Nuevas entradas. © Copyright . Reservados todos los derechos. 49 Capítulo 1: Parametrizaciones básicas i) Ingrese los siguientes valores: Mes Día 03 31 Período Cambio de ejercicio 4 -1 06 30 1 0 12 31 3 0 09 30 2 0 j) Seleccione Grabar. Nota: Se crea y asigna a su sociedad una variante de ejercicio de año natural. También ha creado una variante de ejercicio independiente de calendario. 50 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de variantes de ejercicio RESUMEN DE LA LECCIÓN Ahora podrá: ● Crear y actualizar variantes de ejercicio © Copyright . Reservados todos los derechos. 51 Capítulo 1 Lección 5 44 Comprensión de las funciones básicas de monedas RESUMEN DE LA LECCIÓN En esta lección se explican las funciones básicas de monedas en Gestión financiera. Ejemplo empresarial La empresa tiene proveedores y clientes en diferentes países. El jefe de contabilidad está preocupado porque mantener los tipos de cambio actualizados en el sistema implicará un volumen de trabajo considerable. Debe convencer al jefe de contabilidad de que usar las herramientas provistas por la aplicación SAP ERP reducirá el trabajo implicado. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: ● ● ● Una comprensión de claves de moneda y tipos de cambio Una comprensión de las funciones básicas de tipos de cambio Una comprensión sobre cómo actualizar tipos de cambio OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: ● Comprender las funciones básicas de monedas Claves de monedas y tipos de cotización Figura 13: Monedas y tipos de cotización 52 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Comprensión de las funciones básicas de monedas Debe asignarse una clave de moneda a cada clave de moneda utilizada en la aplicación SAP ERP. Por defecto, la mayoría de las monedas en la aplicación SAP ERP se definen con claves de moneda internacionales estándar. Puede asignar una fecha de validez a cada clave de moneda definida en la aplicación SAP ERP. Puede actualizar el tipo de cambio para una combinación de dos monedas. Puede utilizar los diferentes tipos de cambio para fines diferentes, como por ejemplo, para la valoración, la conversión y la planificación. Factores de conversión Figura 14: Factores de conversión La relación entre monedas debe actualizarse por tipo de cambio y par de monedas utilizando los factores de conversión. Esta actividad normalmente se realiza sólo una vez. Puesto que la relación entre monedas puede verse considerablemente influida por la inflación, los factores de conversión se definen según intervalos de tiempo. Puede reducir el volumen de trabajo que implica la actualización de tipos de cambio si utiliza una de las siguientes herramientas: ● ● ● Moneda inicial Márgenes de cambio Inversión Si falta una entrada para un tipo de cambio, puede usar la relación de tipo de cambio inversa para convertir de una moneda a otra. Por ejemplo, actualizó la relación entre EUR y USD. No tiene que actualizar la relación inversa de USD a EUR mediante la herramienta de "inversión" ya que se calcula automáticamente. Desde Release 3.0A a 3.0E, evite usar inversión para el tipo de cambio M, la cotización media, puesto que el tipo de cambio calculado sería demasiado impreciso con inversión. © Copyright . Reservados todos los derechos. 53 Capítulo 1: Parametrizaciones básicas How to Display a Currency Key and Exchange Rate Types The ERP SAP system uses the exchange rates defined under exchange rate type M for currency translation during document posting. This entry must exist in the system. Some examples of exchange rate types include: ● ● ● ● ● ● B (bank selling rate) G (buying rate) EURO (EURO basket currencies) EURB (EURO basket currencies, bank selling rate) EURG (EURO basket currencies, buying rate) EURX (EURO countries for third country currencies) Exchange Rate Type EURO With the formation of the European Monetary Union (EMU), the base currency was changed to the Euro. The translation of one national currency to another was carried out using the base currency EUR. A new exchange rate type, Euro, was defined for this. This exchange rate type was entered as the alternative exchange rate type in the participating currencies so that Euro became the base currency for the translation of the participating currencies. For exchange rate relationships within the EMU, the base currency EUR (Euro) had to be the From currency in accordance with the legal requirements. Therefore, the indicator in the field Base Currency = From was set. To fix the currency and carry out the translation in accordance with the legal requirements, in Customizing, you had to select the EMU translation algorithm and the fixing in addition to Base Currency = From for the exchange rate type EURO. 1. Show the currency code, EURO. a) In Customizing, choose SAP NetWeaver → General Settings → Currencies → Check Currency Codes. b) To show the content, double-click the currency code EUR. c) Go back twice. 2. Show the exchange rate type M. a) Choose Check Exchange Rate Types. b) Display the exchange rate type M. c) Go back. 54 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Comprensión de las funciones básicas de monedas Funciones básicas y actualización de tipos de cambio (con y sin pools de trabajo) Figura 15: Actualizar tipos de cambio The manual maintenance of exchange rates is a recurring activity that can be carried out in the application by using one of the following methods: From the SAP Easy Access menu, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Environment → Current Settings → Enter Translation Rates. Or From the SAP Easy Access menu, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Environment → Current Settings → Enter Currency Exchange Rates using a Worklist. You can reduce the amount of work involved in the maintenance of exchange rates by using one of the following tools: ● ● ● Base currency Exchange rate spreads Inversion If an entry is missing for an exchange rate, you can use the inverse exchange rate relationship to translate one currency into another. For example, you have maintained the exchange rate relationship between EUR and USD. You do not have to maintain the inverse relationship from USD to EUR using the “inversion” tool; it is calculated automatically. From Release 3.0A to 3.0E, you must not use inversion for exchange rate type M, the average rate, since the calculated exchange rate would be too imprecise with inversion. La actualización de tipos de cambio es una tarea constante. Por lo tanto, la aplicación SAP ERP ofrece el siguiente conjunto de herramientas para reducir el trabajo que implica la actualización de los tipos de cambio: © Copyright . Reservados todos los derechos. 55 Capítulo 1: Parametrizaciones básicas ● ● ● Márgenes de cambio Moneda inicial Inversión Nota: La inversión es una herramienta antigua y se utiliza con muy poca frecuencia en la actualidad. Sólo puede utilizar una de estas herramientas para cada tipo de cambio. Sin embargo, puede utilizar diferentes herramientas para distintos tipos de cambio. Puede usar el informe RFTBFF00, que permite transferir valores de mercado externo en formato de fichero, para actualizar automáticamente la tabla de tipos de cambio cargando un fichero de entrada con formato MultiCash. También puede usar los informes RFTBDF07 y RFTBDF14 para transferir tipos de cambio. Estos informes pueden transferir los datos en tiempo real mediante una interfaz de transferencia automática si la transferencia automática soporta la provisión en tiempo real de tipos de cambio. Remote Function Call (RFC) permite una conexión directa entre un sistema externo y la aplicación SAP ERP. Para obtener más información sobre el formato de entrada del fichero, los proveedores de datos y las estructuras de fichero, consulte la documentación de este informe. Márgenes de cambio Figura 16: Márgenes de cambio Los márgenes de cambio entre el tipo de cambio preferencial bancario y la cotización media suelen ser constantes. Una vez registrado el margen de cambio de un tipo de cambio en la aplicación SAP ERP, sólo debe actualizar la cotización media. Esto se debe a que el tipo de cambio preferencial bancario puede derivarse si se suma o resta el margen de tipo de cambio a la cotización media. 56 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Comprensión de las funciones básicas de monedas Una combinación eficaz de herramientas de tipos de cambio incluyen las siguientes actividades: ● ● Utilización de una moneda inicial para la cotización media (M) Utilización de los márgenes de cotización para calcular el tipo de cambio preferencial (B y G) Moneda inicial Figura 17: Moneda inicial Puede asignar una moneda base a un tipo de cambio. Esto le permite actualizar el tipo de cambio en esta moneda base para todas las demás monedas. Puede usar la moneda base para calcular una conversión entre dos monedas extranjeras si combina dos tipos de cambio. Nota: Hasta el release 4.0A no era posible utilizar más de una moneda base para cada tipo de cotización. Sin embargo, es posible que las disposiciones legales requieran la utilización de varias monedas base para la conversión a otras monedas. © Copyright . Reservados todos los derechos. 57 Capítulo 1: Parametrizaciones básicas Cotizaciones directas o indirectas de tipos de cambio Figura 18: Cotizaciones directas o indirectas de tipos de cambio Todas las aplicaciones y funciones SAP ERP procesan los tipos de cambio con uno de los siguientes tipos de cotización: ● Directa: utiliza una unidad de moneda extranjera para la moneda local. ● Indirecta: utiliza una unidad de moneda local para la moneda extranjera. Afecta todos los componentes en que se utilizan los tipos de cambio. No es específico de la aplicación ni del país. El tipo de cotización que se utiliza depende de la norma en el mercado o de la operación comercial individual. El siguiente ejemplo muestra una cotización directa y una cotización indirecta: Tenga en cuenta que la moneda local es EUR y la moneda extranjera es USD. ● Cotización directa: - ● USD 1 = EUR 1,2663. Esto significa que una unidad de la moneda extranjera USD vale la cantidad de unidades visualizada de la moneda local. Cotización indirecta: - EUR 1 = USD 0,7897. Esto significa que una unidad de la moneda local EUR vale la cantidad de unidades visualizada de la moneda extranjera USD. Para cada par de monedas puede definir la cotización directa o la cotización indirecta como la notación estándar del tipo de cambio. Si el tipo de cambio registrado no tiene la misma cotización que la cotización estándar configurada en la aplicación, el tipo de cambio se resalta para mostrar esta diferencia. 58 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Comprensión de las funciones básicas de monedas Pools de trabajo para actualizar los tipos de cambio Figura 19: Pools de trabajo para actualizar los tipos de cambio En algunas empresas, varios empleados actualizan la tabla de tipos de cambio TCURR. Al trabajar varios empleados en el mantenimiento, pueden surgir los siguientes problemas: ● ● ● ● Se actualizan tipos de cambio incorrectos sin notarlo o accidentalmente. Se actualizan los tipos de cambio con la cotización incorrecta, que puede ser indirecta en vez de directa, o viceversa. Se actualizan tablas grandes que implican un desplazamiento que consume mucho tiempo. Más de un usuario no pueden actualizar la tabla TCURR simultáneamente. Actualización de tipos de cambio A partir del release SAP R/3 Enterprise es posible definir pools de trabajo y actualizar los tipos de cambio mediante la operación TCURMNT. Este proceso presenta las siguientes ventajas: ● ● ● ● Sólo pueden actualizarse los tipos de cambio relevantes. También es posible asignar autorizaciones para pools de trabajo. La actualización puede realizarse únicamente con la cotización pertinente. El pool de trabajo es de menor tamaño y más sencillo. Es posible tratar varios pools de trabajo de forma paralela. © Copyright . Reservados todos los derechos. 59 Capítulo 1: Parametrizaciones básicas Diseño de tipo de cambio Figura 20: Diseño de tipo de cambio en cotizaciones diferentes Los tipos de cambio pueden registrarse como cotización directa o indirecta. Puede actualizar dos prefijos para diferenciar entre tipos de cambio con cotización directa o indirecta durante la entrada y la visualización. Si no especifica un prefijo, la parametrización estándar es válida. Dichos prefijos son los siguientes: Prefijo “ ” (espacio en blanco, sin un prefijo) “/” Utilización Se utiliza para tipos de cambio de cotización directa. Se utiliza para tipos de cambio de cotización indirecta. Escenarios que muestran cotizaciones directas y cotizaciones indirectas Los siguientes escenarios muestran cotizaciones directas y cotizaciones indirectas: Escenario 1 60 Parametrización/Cotización En la cotización directa se utiliza con más frecuencia la parametrización estándar. Prefijo Puede registrar tipos de cambio con cotización directa sin un prefijo. © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Comprensión de las funciones básicas de monedas Escenario 2 Parametrización/Cotización Prefijo Se utilizan tanto la cotización Puede definir un prefijo indirecta como la cotización alternativo para los dos tipos directa. de cotización. Por ejemplo, utilice "*" para cotización directa y "/" para cotización indirecta. 3 La cotización indirecta es la notación más utilizada en su empresa. Si sigue esta sugerencia, la configuración no permite registrar los tipos de cambio sin prefijo y aparece un mensaje de error. Por lo tanto, los usuarios deben decidir cuál es la cotización correcta y registrar el cambio con un prefijo válido. Puede configurar diferentes parametrizaciones. Se definen las siguientes clases de parametrizaciones: ● ● “*” para cotización directa, “ ” (espacio en blanco) para cotización indirecta Esta configuración permite registrar los tipos de cambio con cotización indirecta sin un prefijo, mientras que los tipos de cambio con cotización directa, que son menos utilizados, deben registrarse con un prefijo. Consulta la Nota de SAP 783877 para ver un resumen de preguntas frecuentes sobre conversión de monedas. How to Maintain Exchange Rates (With and Without Worklist) 1. Show transaction rates. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable → Document Entry → Invoice. b) On the Enter Vendor Invoice screen, enter the following data: © Copyright . Reservados todos los derechos. 61 Capítulo 1: Parametrizaciones básicas Field Name or Data Type Vendor Invoice date Posting Date Reference Amount Currency Calculate tax Output tax Values 1000 Current date Current date 12345 5000 EUR Select 0I c) On the Local currency tab page, check the Exchange rate. d) Go back to the main menu. 2. Check currency codes. a) In Customizing for SAP NetWeaver, choose General Settings → Currencies → Check Currency Codes. b) On the Change View “Currencies”: Overview screen, select currency USD. c) Go back to the Customizing screen. 3. Determine translation ratios for currency translation. a) In Customizing for SAP NetWeaver, choose General Settings → Currencies → Define Translation Ratios for Currency Translation. b) Confirm the warning message with Yes. c) On the Change View “Currencies: Translation Ratios”: Overview screen, choose Position. d) In the Another entry dialog box, enter the following data: Field Name or Data Type Exch. Rate Type From currency To-currency Valid from Value M USD EUR Leave blank e) Choose Enter. f) Check the values in the table. g) Go back to the Customizing screen. 4. Enter the exchange rates. a) In Customizing for SAP NetWeaver, choose General Settings → Currencies → Enter Exchange Rates. 62 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Comprensión de las funciones básicas de monedas b) On the Change View “Currencies: Translation Ratios”: Overview screen, choose Position. c) In the Another entry dialog box, enter the following data: Field Name or Data Types Exch. Rate Type From currency To currency Valid from Values EURX USD EUR Leave blank d) Choose Enter. e) Check the value for Exchange rate. f) Go back to the Customizing screen. 5. Determine a worklist for maintaining exchange rates. a) In Customizing for SAP NetWeaver, choose General settings → Currencies → Define Worklist for Exchange Rate Entry. b) On the Change View “Exch.rate maint: Work list”: Overview screen, display the existing worklist DAILY EUR. c) Go back to the Customizing screen. 6. Show the exchange rate assignment to the worklist. a) In Customizing for SAP NetWeaver, choose General settings → Currencies → Assign Exchange Rate to the Worklist. b) On the Change View “Exch.rate maint: Assign exch. rates to work lists”: Overv screen, check the Worklist field and point out the type of quotation for the Exch. Rate Type EURX. c) Go back to the main menu. 7. Maintain the exchange rate using a worklist. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Environment → Current Settings → Enter Currency Exchange Rates using a Worklist. b) On the Exchange Rates: Worklists screen, select the worklist DAILY EUR and choose Enter Exchange Rates. c) On the Exchange Rate Entry screen, enter the following data: Field Name or Data Type Values Exch. Rate 140000 Valid from Current date d) Choose Set Worklist to “Completed”. © Copyright . Reservados todos los derechos. 63 Capítulo 1: Parametrizaciones básicas e) On the Exchange Rates: Worklists screen, the status for the worklist DAILY EUR is completed. f) Choose Save. g) Go back to the main menu. 8. Enter the translation rate. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Environment → Current Settings → Enter Translation Rates. b) On the Change View “Currency Exchange Rates”: Overview screen, choose Position. c) In the Another entry dialog box, enter the following data: Field Name or Data Types Exch. Rate Type From currency To currency Valid from Values EURX USD EUR Leave Blank d) Choose Enter. e) Check the value for Exchange rate. f) Go back to the main menu. 64 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 1 Ejercicio 6 53 Responder preguntas sobre monedas Ejemplo empresarial La empresa tiene proveedores y clientes en diferentes países. El jefe de contabilidad está preocupado porque será difícil mantener los tipos de cambio actualizados dentro del sistema. Debe convencer al jefe de contabilidad de que usar las herramientas provistas por la aplicación SAP ERP reducirá el trabajo implicado. Compruebe su conocimiento sobre la actualización de tipos de cambio en la aplicación SAP ERP. 1. En SAP ERP, las monedas se definen usando __________. 2. Denomine tres tipos de cambio comúnmente utilizados y mencione para qué se utilizan. © Copyright . Reservados todos los derechos. 65 Capítulo 1 Solución 6 54 Responder preguntas sobre monedas Ejemplo empresarial La empresa tiene proveedores y clientes en diferentes países. El jefe de contabilidad está preocupado porque será difícil mantener los tipos de cambio actualizados dentro del sistema. Debe convencer al jefe de contabilidad de que usar las herramientas provistas por la aplicación SAP ERP reducirá el trabajo implicado. Compruebe su conocimiento sobre la actualización de tipos de cambio en la aplicación SAP ERP. 1. En SAP ERP, las monedas se definen usando __________. claves de moneda 2. Denomine tres tipos de cambio comúnmente utilizados y mencione para qué se utilizan. a) M: Cotización media para contabilizar y compensar b) G: Tipo de cambio comprador c) B: Tipo de cambio vendedor 66 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Comprensión de las funciones básicas de monedas RESUMEN DE LA LECCIÓN Ahora podrá: ● Comprender las funciones básicas de monedas © Copyright . Reservados todos los derechos. 67 Capítulo 1: Parametrizaciones básicas 68 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 1 57 Evaluación de la formación 1. Puede asignar una división a una sociedad. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 2. ¿Cuál es el formato de una clave de sociedad? Seleccione la respuesta correcta. X X X X A Alfanumérica de dos dígitos B Alfanumérica de cuatro dígitos C Alfanumérica de seis dígitos D Alfanumérica de ocho dígitos 3. ¿Cuál de las siguientes unidades organizativas se define según los principios contables internacionales IFRS 8 y SFAS 131? Seleccione la respuesta correcta. X X X X A División B Centro de beneficio C Segmento D Balances 4. ¿Cómo se llama el ledger principal que provee SAP con la versión estándar? Seleccione la respuesta correcta. X X X X A 0L B 1L C 2L D 3L © Copyright . Reservados todos los derechos. 69 Capítulo 1: Evaluación de la formación 5. Puede asignar un ledger principal a un solo mandante por vez. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 6. El principio de variantes se usa en la aplicación SAP para determinadas propiedades a uno o varios objetos. ¿Cuántos pasos tiene el principio de variantes? Seleccione la respuesta correcta. X X X X A 1 B 3 C 4 D 5 7. ¿Cuál de los siguientes es el primer paso en el principio de variantes? Seleccione la respuesta correcta. X X X X A Definir variante B Determinar valores para la variante C Asignar la variante a los objetos D Crear múltiples variantes 8. La variante de ejercicio comprende la definición de los períodos contables y períodos especiales. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 9. La variante de ejercicio especifica un período como abierto o cerrado. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X 70 Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 1: Evaluación de la formación 10. Si el ejercicio difiere del año natural, pero los períodos contables coinciden con los meses del año natural, debe estipularse un límite de 29 días para febrero a fin de considerar los años bisiestos. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 11. ¿Cuál de los siguientes ayuda a reducir el volumen de trabajo que implica la actualización de tipos de cambio? Seleccione la respuesta correcta. X X X X A Conversión B Inversión C Cambio D Tasa estática © Copyright . Reservados todos los derechos. 71 Capítulo 1 60 Respuestas a la Evaluación de la formación 1. Puede asignar una división a una sociedad. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 2. ¿Cuál es el formato de una clave de sociedad? Seleccione la respuesta correcta. X X X X A Alfanumérica de dos dígitos B Alfanumérica de cuatro dígitos C Alfanumérica de seis dígitos D Alfanumérica de ocho dígitos 3. ¿Cuál de las siguientes unidades organizativas se define según los principios contables internacionales IFRS 8 y SFAS 131? Seleccione la respuesta correcta. X X X X 72 A División B Centro de beneficio C Segmento D Balances © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 1: Respuestas a la Evaluación de la formación 4. ¿Cómo se llama el ledger principal que provee SAP con la versión estándar? Seleccione la respuesta correcta. X X X X A 0L B 1L C 2L D 3L 5. Puede asignar un ledger principal a un solo mandante por vez. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 6. El principio de variantes se usa en la aplicación SAP para determinadas propiedades a uno o varios objetos. ¿Cuántos pasos tiene el principio de variantes? Seleccione la respuesta correcta. X X X X A 1 B 3 C 4 D 5 7. ¿Cuál de los siguientes es el primer paso en el principio de variantes? Seleccione la respuesta correcta. X X X X A Definir variante B Determinar valores para la variante C Asignar la variante a los objetos D Crear múltiples variantes © Copyright . Reservados todos los derechos. 73 Capítulo 1: Respuestas a la Evaluación de la formación 8. La variante de ejercicio comprende la definición de los períodos contables y períodos especiales. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 9. La variante de ejercicio especifica un período como abierto o cerrado. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 10. Si el ejercicio difiere del año natural, pero los períodos contables coinciden con los meses del año natural, debe estipularse un límite de 29 días para febrero a fin de considerar los años bisiestos. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 11. ¿Cuál de los siguientes ayuda a reducir el volumen de trabajo que implica la actualización de tipos de cambio? Seleccione la respuesta correcta. X X X X 74 A Conversión B Inversión C Cambio D Tasa estática © Copyright . Reservados todos los derechos. CAPÍTULO 2 Datos maestros Lección 1 Actualización de cuentas de libro mayor Ejercicio 7: Crear nuevos grupos de cuentas y crear cuentas de mayor 77 95 Lección 2 Actualización de centro de beneficio y segmentos Ejercicio 8: Actualización de centros de beneficio, centros de coste y segmentos 128 135 Lección 3 Actualización de cuentas de deudor y acreedor Ejercicio 9: Crear grupos de cuentas y actualizar las cuentas de deudores o acreedores Ejercicio 10: Verificar y actualizar (de ser necesario) la configuración del status de campo Ejercicio 11: Definir campos sensibles OBJETIVOS DEL CAPÍTULO ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● Comprender las parametrizaciones básicas de un plan de cuentas Comprender la estructura de cuentas de mayor Comprender la diferencia entre cuentas de balance y de pérdidas y ganancias Crear nuevos grupos de cuentas y actualizar cuentas de mayor Configurar el status de campo de cuentas de mayor Comprender la funcionalidad de cuentas asociadas Comprender gestión de cuenta en cuentas de mayor Gestionar aspectos de monedas diferentes en contabilidad principal Comprender los diferentes métodos de creación y actualización de cuentas de mayor Comprender la función y la actualización del plan de cuentas del grupo y los planes de cuentas del país Actualizar centros de beneficio, centros de coste y segmentos © Copyright . Reservados todos los derechos. 75 141 163 177 183 Capítulo 2: Datos maestros ● ● ● ● ● ● 76 Comprender la estructura de las cuentas de deudor y acreedor Crear un grupo de cuentas y actualizar las cuentas de deudores/acreedores Comprender registros maestros de cuentas ocasionales Controlar el status de campo en cuentas de deudor y acreedor Configurar el principio de verificación doble Manejar relaciones entre deudores y acreedores © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 2 Lección 1 65 Actualización de cuentas de libro mayor RESUMEN DE LA LECCIÓN En esta lección se muestra cómo actualizar cuentas de mayor. Ejemplo empresarial El jefe de contabilidad ha decidido que el plan de cuentas y las parametrizaciones de sociedad de las cuentas de mayor se puedan copiar de la sociedad 1000. Sin embargo, el departamento de contabilidad precisa cuentas de mayor adicionales para gestionar pagos y gastos de viajes autorizados. Los números de la cuenta de gastos deben estar en un intervalo de números separado. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: ● ● ● ● ● ● ● Una comprensión del plan de cuentas Una comprensión de la estructura de la cuenta de mayor Una comprensión de las diferentes clases de cuentas de mayor Una comprensión sobre cómo crear, actualizar y controlar cuentas de mayor Una comprensión sobre cómo modificar simultáneamente varias cuentas de mayor Una comprensión de términos como centro de beneficio y segmento Una comprensión sobre cómo crear centros de beneficio, centros de coste y segmentos For the demonstrations in this lesson, you have to make the following settings: 1. Create general ledger account No. 900001 based on the existing general ledger account No. 900000 for company code 1000 (chart of accounts segment + company code segment). Consejo: One of the main aims of this lesson is to equip the participants with the knowledge of how to create a complete chart of accounts for their company code by using the copy functions in the SAP ERP application and to recognize the resulting advantages. To begin with, explain the concepts of chart of accounts directory, chart of accounts segment, and company code segment and provide participants with an insight into the content that can be transferred automatically using the copy function. OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: © Copyright . Reservados todos los derechos. 77 Capítulo 2: Datos maestros ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● Comprender las parametrizaciones básicas de un plan de cuentas Comprender la estructura de cuentas de mayor Comprender la diferencia entre cuentas de balance y de pérdidas y ganancias Crear nuevos grupos de cuentas y actualizar cuentas de mayor Configurar el status de campo de cuentas de mayor Comprender la funcionalidad de cuentas asociadas Comprender gestión de cuenta en cuentas de mayor Gestionar aspectos de monedas diferentes en contabilidad principal Comprender los diferentes métodos de creación y actualización de cuentas de mayor Comprender la función y la actualización del plan de cuentas del grupo y los planes de cuentas del país Plan de cuentas Figura 21: Plan de cuentas El plan de cuentas es una variante que contiene la estructura y la información básica de la cuenta de mayor. Un plan de cuentas se define con un ID de cuatro caracteres y tiene los siguientes componentes: ● ● ● ● ● ● ● 78 Clave de plan de cuentas Nombre del plan de cuentas Idioma de actualización Longitud del número de cuenta de mayor Integración en CO Plan de cuentas de grupo (Consolidación) Indicador de bloqueo © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de libro mayor Se debe asignar el plan de cuentas (por ejemplo, INT, IKR, CAUS o cualquier otro plan de cuentas aplicable para un país) a cada sociedad, que debe actualizar las cuentas según la estructura del plan de cuentas en cuestión. How to Display a Chart of Accounts 1. Show the chart of accounts. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Information System → General Ledger Reports → Master Data → Chart of Accounts → Chart of Accounts. b) Choose INT as the Chart of Accounts. Nota: When you double-click a general ledger account, the chart of accounts segment of the account appears. c) Choose Back. 2. Alternatively, perform the following steps: a) Choose System → Services → Reporting. b) Choose RFSKPL00 as Program. c) Choose Execute to call up the chart of accounts directory. d) Choose Back. Parametrizaciones básicas de un plan de cuentas Figura 22: Definición de un plan de cuentas © Copyright . Reservados todos los derechos. 79 Capítulo 2: Datos maestros El idioma de actualización es el idioma en el que se actualizan las descripciones de las cuentas. El número de cuenta de una cuenta de mayor puede tener una longitud de entre 1 y 10 dígitos. La integración entre cuentas de mayor y clases de coste le permiten controlar la actualización del registro maestro de clase de coste. Las clases de coste pueden crearse de forma manual o automática. Cuando graba una nueva cuenta de mayor con creación automática, crea automáticamente una clase de coste correspondiente. Sin embargo, como requisito previo se debe definir en Customizing un valor propuesto para la categoría de clase de coste. Ante la falta de un valor propuesto, el sistema asume que no debe crearse una clase de coste. Puede asignar un número de cuenta de grupo para cada cuenta de mayor. Este número de cuenta se utiliza para gestión de informes multisociedades si las sociedades utilizan diferentes planes de cuentas. Para registrar una cuenta de grupo en la cuenta de mayor, debe registrar un número de cuenta de grupo en el campo correspondiente en la definición de cuenta de mayor (campo de entrada obligatoria). El sistema verifica si el número de cuenta de grupo existe en el plan de cuentas de grupo. Se puede bloquear un plan de cuentas incompleto. Cuando está bloqueado, ninguna sociedad puede usar el plan de cuentas. Puede obtener un directorio de las cuentas de mayor en su plan de cuentas del informe RFSKPL00. El plan de cuentas de mayor se utiliza para llevar a cabo las siguientes actividades: ● ● Visualizar datos maestros de cuenta de mayor Imprimir índices de cuentas de mayor Asignar el plan de cuentas Figura 23: Asignar el plan de cuentas Debe asignarse un plan de cuentas a cada sociedad. Según el principio de variantes, es posible asignar un plan de cuentas a varias sociedades. El componente Controlling y el componente Gestión financiera emplean el mismo plan de cuentas. Si las sociedades utilizan el Controlling multisociedades, deberán utilizar el mismo plan de cuentas. En el ejemplo que se muestra en la figura, las sociedades CC1000 y CC2000 80 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de libro mayor pueden llevar a cabo Controlling multisociedades, pero las sociedades CC2000 y CC3000 no pueden hacerlo. Puede utilizar el informe RFSKVZ00 para visualizar el directorio de cuentas de mayor con datos específicos del plan de cuentas y de la sociedad. A complete general ledger account consists of the following segments: ● ● A chart of accounts segment At least one company code segment The chart of accounts segment contains information that applies to all company codes. Information about accounts is summarized in a chart of accounts segment and contains the following components: ● ● ● ● Account number (maximum 10-digit long, numeric, alphanumeric) Name of the account (as short and long text) Control fields (for example, account group) Consolidation fields (for example, company ID) How to Display the Basic Settings of a Chart of Accounts and Assigning the Chart of Accounts to Company Codes 1. To check the chart of accounts. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Information System → General Ledger Reports (New) → Master Data → Chart of Accounts. b) On the Chart of Accounts screen, enter chart of accounts INT. c) Choose Execute. d) Choose Find and enter 800000. e) Press ENTER. f) Double-click G/L account 800000. g) On the Display G/L Account Chart of accts data screen, check the settings in the Type/ Description, Key word/translation, and Informatio n tabs. 2. Show the content of the chart of accounts. a) In Customizing for Financial Accounting (New) under General Ledger Accounting (new) → Master Data → G/L Accounts → Preparations → Edit Chart of Account Lists. b) On the Change View “List of All Charts of Accounts”: Overview screen, choose chart of accounts INT. c) Choose Details. © Copyright . Reservados todos los derechos. 81 Capítulo 2: Datos maestros d) On the Change View “List of All Charts of Accounts”: Details screen, check the description for the chart of accounts INT. e) Return to the Customizing screen. 3. Company code 1000 uses chart of accounts INT. a) In Customizing for Financial Accounting (New) under General Ledger Accounting (new) → Master Data → G/L Accounts → Preparations → Assign Company Code to Chart of Accounts. b) On the Change View “Assign Company Code → Chart Of Accounts”: Overview screen, select company code 1000. c) Check the field values for company code 1000. d) Return to the Customizing screen. 4. Check the global data for company code. a) In Customizing for Financial Accounting (New) under Financial Accounting → Global Settings (New) → Global Parameters for Company Code → Enter Global Parameters. b) On the Change View “Company Code Global Data”: Overview screen, select company code 1000. c) Choose Details. d) Return to the main menu. Segmentos del plan de cuentas Figura 24: Segmentos del plan de cuentas El plan de cuentas contiene información básica sobre cuentas. Esta información se resume en un segmento del plan de cuentas. El segmento del plan de cuentas de una cuenta de mayor contiene la siguiente información: ● ● 82 Número de cuenta Nombre de la cuenta (como texto breve y explicativo) © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de libro mayor ● ● Campos de control Campos de consolidación Puede traducir el plan de cuentas a otros idiomas. La traducción le permite visualizar el nombre de la cuenta en el idioma de entrada al sistema apropiado al visualizar y contabilizar datos maestros. Si no traduce el plan de cuentas en el idioma de entrada al sistema, el nombre de cuenta aparece en el idioma de actualización del plan de cuentas. Se puede asignar texto con información diversa a cada segmento del plan de cuentas. You can display general ledger account text using the Account Assignment Manual (RFSKTH00) report. The general ledger account texts are offered again at company code level. You can also print them using report RFSKTH00. Complete the following steps to change the layouts of individual tab pages: On the Customizing screen, choose Financial Accounting (new) → General Ledger Accounting (new) → Master Data → G/L Accounts → Preparations → Additional Activities → Layouts for Individual Processing → Define Layout. Campos en un segmento del plan de cuentas Figura 25: Campos en un segmento del plan de cuentas La información que indica en el segmento del plan de cuentas para una cuenta de mayor aplica a todas las sociedades. Debe registrar esta información sólo una vez. Los textos registrados para el segmento del plan de cuentas se actualizan por ID de texto e idioma. Puede visualizar textos utilizando el informe Imputación manual (RFSKTH00). Se utilizan palabras clave para buscar números de cuenta Layout de las etiquetas Puede definir y modificar el layout de las etiquetas para el tratamiento individual de los datos maestros de la cuenta de mayor. © Copyright . Reservados todos los derechos. 83 Capítulo 2: Datos maestros En las pestañas se pueden realizar las siguientes modificaciones: ● ● ● ● El número de etiquetas El título de las etiquetas Los grupos de campo requeridos y su posición en las etiquetas Los layouts (para el tratamiento central y para el tratamiento en el plan del área específica de cuentas y sociedades) Nota: La versión estándar de SAP ERP contiene layouts para diversas funciones de tratamiento. Puede copiar estos layouts y ajustarlos para satisfacer sus requisitos. Luego, puede asignarlos a su plan de cuentas o a sus grupos de cuentas. Segmento de sociedad Figura 26: Segmento de sociedad Para utilizar una cuenta del plan de cuentas asignado en su sociedad, debe crear un segmento de sociedad para la cuenta. Este segmento de sociedad junto con el segmento del plan de cuentas forman una cuenta. Con esta información en el segmento de sociedad se controla la entrada de documentos contables y la gestión de datos contables. En la figura, la sociedad no utiliza la cuenta 000002, pero otra sociedad podría utilizarla. Por ejemplo, se gestiona una cuenta de balance en moneda local en la moneda de un país en el que la sociedad no tiene interlocutores comerciales. Sin embargo, otra sociedad en el grupo puede tener un interlocutor comercial en ese país. 84 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de libro mayor Campos en el segmento de sociedad Figura 27: Campos en el segmento de sociedad Una cuenta de mayor puede tener varios segmentos de sociedad. Por ejemplo, puede fijar el indicador Categoría fiscal para una sociedad específica con el fin de incluir los impuestos cuando se emplean cuentas de gastos. Para otras sociedades, puede elegir no fijar este indicador. Puede definir la siguiente información para una sociedad: ● ● ● ● ● ● ● ● Moneda Impuestos Cuenta asociada Visualización de partidas individuales Clave de clasificación Grupo de status de campo Banco propio Información del cálculo de intereses Como se especificó en la figura para el segmento de plan de cuentas, puede gestionar texto mediante las funciones de ID de texto e idioma. © Copyright . Reservados todos los derechos. 85 Capítulo 2: Datos maestros Plan de cuentas y varias sociedades Figura 28: Un plan de cuentas y varias sociedades Cada sociedad que necesite usar cuentas del plan de cuentas asignado debe crear su propio segmento de sociedad. Esto se debe a que los números y los nombres de cuentas se actualizan en el segmento del plan de cuentas. Por lo tanto, las cuentas actualizan los mismos nombres y números en todas las sociedades asignadas. How to Create the Chart of Accounts Segment of a General Ledger Account 1. Account 800004, which only has a chart of accounts segment, is required in company code 1000. Therefore, you need to extend the company code segment. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In Company Code. b) Enter the following values: Field Name or Data Type G/L Account Company Code Values 800004 1000 c) Choose G/L account → Create with reference. d) Enter the following values: Field Name or Data Type G/L Account Company Code Values 800000 1000 e) Choose Enter. f) Delete the entry in the Alternative Account Number field. 86 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de libro mayor g) Choose Save. How to Display the General Ledger Account List 1. Show the general ledger account list. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Information System → General Ledger Reports (New) → Master Data → G/L Accounts List. b) Enter the following values: Field Name or Data Type Chart of Accounts Company Code Output Control Values INT GR00 Creation Date for Company Code c) Choose Execute. d) Choose Back twice. Cuentas de balance y de pérdidas y ganancias Figura 29: Cuentas de balance y de pérdidas y ganancias En el segmento del plan de cuentas debe especificar si la cuenta es una cuenta de balance o una cuenta de pérdidas y ganancias. Las cuentas se tratan de forma diferente durante el cierre de la siguiente manera: © Copyright . Reservados todos los derechos. 87 Capítulo 2: Datos maestros Clase de cuenta Descripción Cuenta de pérdidas y ganancias El saldo se transfiere a una cuenta de remanente y la cuenta de pérdidas y ganancias se establece en cero. Se asigna una clave X a la cuenta a la que se transfiere el saldo. Debe introducir esta clave en el campo Tipo de cuenta de PyG en el segmento del plan de cuentas. Balance El saldo se transfiere a la misma cuenta. Los usuarios pueden definir la cuenta de remanente en Customizing. Puede asignar esta cuenta a cuentas de gastos durante la creación del registro maestro de la cuenta de mayor. Según la cantidad de cuentas de remanente, aplican los siguientes casos: Cantidad de cuenta(s) de remanente Utilización Más de una Debe seleccionar la cuenta de remanente para cada cuenta de pérdidas y ganancias. Uno El sistema asigna automáticamente esta cuenta como la cuenta de remanente al crear cuentas de PyG. How to Distinguish Between Balance Sheet and Profit and Loss Statement Accounts 1. Show the balance sheet account and profit and loss statement account. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In Chart of Accounts. b) Enter the following values: Field Name or Data Type G/L Account Chart of Accounts Values 14000 INT c) Choose Enter. d) On the Type/Description tab page, show the Balance sheet account selection button. e) Then, use the following information to change the general ledger account: Field Name or Data Type G/L Account Chart of Accounts Values 800000 INT f) Choose Enter. 88 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de libro mayor g) On the Type/Description tab page, show the P&L statement account selection button. How to Maintain Retained Earnings Accounts 1. Display the profit and loss account. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In Chart of Accounts. b) Enter the following values: Field Name or Data Type G/L Account Chart of Accounts Values 800000 INT c) Choose Enter. Nota: The profit and loss statement account type x can be seen on the Type/ Description tab page under Detailed Control for P&L Statement Accounts. d) Choose Back. 2. Define an additional retained earnings account. a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (new) → General Ledger Accounting (new) → Master Data → G/L Accounts → Preparations → Define Retained Earnings Account. b) Enter INT in Chart of Accounts. c) Choose Continue. d) Enter the following values: Field Name or Data Type P&L Statement Account Type Account Values Z 900001 e) Choose Save. f) Choose Back. 3. Change a retained earnings account. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In Chart of Accounts. b) Enter the following values: © Copyright . Reservados todos los derechos. 89 Capítulo 2: Datos maestros Field Name or Data Type G/L Account Chart of Accounts Values 800000 INT c) Choose Enter. d) Choose G/L Account → Change. e) Enter Z for P&L Statement Account Type. f) Choose Save. g) Choose Back. Grupos de cuentas para cuentas de mayor Figura 30: Grupos de cuentas para cuentas de mayor Dado que un plan de cuentas contiene muchas clases diferentes de cuentas, puede agrupar estas cuentas en diferentes grupos de cuentas. Un plan de cuentas contiene muchas clases diferentes de cuentas, puede agrupar estas cuentas en diferentes grupos de cuentas. Varias cuentas se pueden agrupar de la siguiente manera: ● ● ● ● Cuentas monetarias Cuentas de existencias Cuentas de activo Cuentas de pérdidas y ganancias Asignando un rango de números a un grupo de cuentas puede asegurarse de que las cuentas de la misma clase se incluyan en el mismo intervalo de números. Los números de los intervalos de grupos de cuentas pueden superponerse. 90 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de libro mayor Debe registrar el grupo de cuentas en el segmento del plan de cuentas de los datos maestros de la cuenta de mayor. El grupo de cuentas controla el aspecto del segmento de sociedad de una cuenta de mayor. Por ejemplo, para visualizar todas las partidas individuales de sus cuentas monetarias, en Customizing , modifique el status de campo a visualización de partidas individuales a un campo obligatorio para el grupo de cuentas Cuentas monetarias . El sistema SAP ERP contiene grupos de cuentas predefinidos. Before creating accounts in the chart of accounts, you must create account groups. You can then use these account groups to perform the following actions: ● ● ● Create group accounts of the same type, such as material, reconciliation, and profit and loss statement Control the number ranges of general ledger accounts. Control the field status (screen layout) of the company code segment of the general ledger account. How to Display Account Groups 1. Show the account group in the general ledger account. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In Chart of Accounts. b) Enter the following values: Field Name or Data Type G/L Account Chart of Accounts Values 140000 INT c) Show the selection options in the Account Group field. Nota: Account 140000 uses the account group General Ledger Account. d) Choose Back. How to Create New Account Groups and Maintain General Ledger Accounts 1. Name the segments that form a general ledger account. a) Chart of accounts segment b) Company code segment © Copyright . Reservados todos los derechos. 91 Capítulo 2: Datos maestros 2. When you copied company code 1010 in the previous exercise, the chart of accounts and the company code segment for your company code were also copied. In addition, the associated account groups were also copied with the chart of accounts. For the general ledger accounts mentioned in the business scenario, the accounting department needs two additional account groups: one for expenses and the other for disbursements. Copy account group ERG within your Charts of Accounts (INT) to the new account group AE ## with the description, Authorized expenses ##. In addition, change the number range for account group AE ## to AE0000-AE9999. Copy account group SAKO within your Chart of Accounts (INT) to the new account group CD## with the description, Cash expenses ##. In addition, change the number range for the account group CD## to CD0000-CD9999. Field Name Values G/L Account 140000 Chart of Accounts INT a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → General Ledger Accounting (New) → Master Data → G/L Accounts → Preparations → Define Account Group. b) Scroll down to your chart of accounts INT. c) Choose the account groups SAKO , General G/L Accounts II and ERG , Profit and Loss Statement Accounts for your chart of accounts, and select Copy As. d) Overwrite the account groups with the following values: Field Name Overwrite the ERG account group Account Group Name From Account To Account Overwrite the SAKO account group Account Group Name From Account To Account Values AE## Authorized Expenses## AE0000 AE9999 CD## Cash Disbursement## CD0000 CD9999 e) Press ENTER. f) Choose Save. 3. Create two general ledger accounts for authorized expenses: entertainment expenses and sports car rental). To create the accounts, use the reference accounts provided and the new account group AE##. 92 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de libro mayor Field Name Account Number Reference Account Number Value AE01##, AE02## 400000 a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → Centrally. b) Enter the following information: Field Name or Data Type G/L Account Company Code Values AE01## GR## c) Choose G/L Account → Create with reference. Field Name or Data Type G/L Account Company Code Values 400000 GR## d) Choose Continue. e) Enter the following information: Field Name or Data Type Account Group Short Text G/L Account Long Text Group Account Number © Copyright . Reservados todos los derechos. Values AE## (authorized expenses ##) Entertainment ## Entertainment expenses ## 312600 93 Capítulo 2: Datos maestros Consejo: To configure settings to display key information, such as AE## and CD##, in all dropdown lists, perform the following steps: a) Press ALT + F12. b) Select Options c) Expand Folder Interaction Design d) Select Visualization 1 e) In the Controls section of the screen, select the Show keys within dropdown lists indicator. f) Press OK f) Choose the Control Data tab page and delete the entry in the Alternative Account Number field. g) Choose Save. h) If necessary, confirm the information message with Enter. i) Repeat steps (a) to (h) to create expense account AE02##. 94 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 2 Ejercicio 7 75 Crear nuevos grupos de cuentas y crear cuentas de mayor Ejemplo empresarial El departamento de contabilidad necesita que determinadas cuentas de mayor gestionen pagos y gastos de viajes autorizados. Un gasto de viajes autorizado es un gasto de 10.000 unidades en moneda local aprobado por el jefe de contabilidad. Los números de cuenta de gastos deberán entrar en el rango de AE0000 y AE9999. Los números de cuenta de pagos deberán entrar en el rango de CD0000 y CD9999. Cree cuentas de mayor. 1. Mencione los segmentos que forman parte de una cuenta de mayor. 2. Cuando copió la sociedad 1010 en el ejercicio anterior, copió también el plan de cuentas y el segmento de sociedad para la sociedad. Los grupos de cuentas asociados también se copiaron con el plan de cuentas. Para las cuentas de mayor mencionadas en el escenario empresarial, el departamento de contabilidad necesita dos grupos de cuentas adicionales: una para gastos y la otra para pagos. Copie el grupo de cuentas ERG de su Plan de cuentas (INT) en el nuevo grupo de cuentas AE## con la descripción Gastos autorizados ##. Cambie el rango de números para el grupo de cuentas AE## a AE0000-AE9999 según corresponda. Copie el grupo de cuentas SAKO de su Plan de cuentas (INT) en el nuevo grupo de cuentas CD## con la descripción Gastos en efectivo ##. Cambie el rango de números para el grupo de cuentas CD## a CD0000-CD9999 según corresponda. 3. Cree dos cuentas de mayor para gastos autorizados (costes de manutención y alquiler de vehículo deportivo). Para crear las cuentas, use las cuentas de referencia provistas y el nuevo grupo de cuentas AE##. Consejo: Antes de grabar, debe borrar la entrada en el campo Número de cuenta alternativo. Nombre de campo o tipo de datos Número de cuenta Números de cuenta de referencia Valor AE01##, AE02## 400000 4. Cree una cuenta de mayor para cada cuenta de pagos en efectivo. Para crear las cuentas, utilice las cuentas de referencia proporcionadas. Utilice el nuevo grupo de cuentas CD## para las nuevas cuentas. © Copyright . Reservados todos los derechos. 95 Capítulo 2: Datos maestros Consejo: Antes de grabar, debe borrar la entrada en el campo Número de cuenta alternativo. Nombre de campo o tipo de datos Número de cuenta Números de cuenta de referencia Valor CD03## Para cuentas CD03## -> cuenta de mayor 113100 5. Visualice el plan de cuentas para su sociedad. 96 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 2 Solución 7 77 Crear nuevos grupos de cuentas y crear cuentas de mayor Ejemplo empresarial El departamento de contabilidad necesita que determinadas cuentas de mayor gestionen pagos y gastos de viajes autorizados. Un gasto de viajes autorizado es un gasto de 10.000 unidades en moneda local aprobado por el jefe de contabilidad. Los números de cuenta de gastos deberán entrar en el rango de AE0000 y AE9999. Los números de cuenta de pagos deberán entrar en el rango de CD0000 y CD9999. Cree cuentas de mayor. 1. Mencione los segmentos que forman parte de una cuenta de mayor. a) Segmento del plan de cuentas b) Segmento de sociedad 2. Cuando copió la sociedad 1010 en el ejercicio anterior, copió también el plan de cuentas y el segmento de sociedad para la sociedad. Los grupos de cuentas asociados también se copiaron con el plan de cuentas. Para las cuentas de mayor mencionadas en el escenario empresarial, el departamento de contabilidad necesita dos grupos de cuentas adicionales: una para gastos y la otra para pagos. Copie el grupo de cuentas ERG de su Plan de cuentas (INT) en el nuevo grupo de cuentas AE## con la descripción Gastos autorizados ##. Cambie el rango de números para el grupo de cuentas AE## a AE0000-AE9999 según corresponda. Copie el grupo de cuentas SAKO de su Plan de cuentas (INT) en el nuevo grupo de cuentas CD## con la descripción Gastos en efectivo ##. Cambie el rango de números para el grupo de cuentas CD## a CD0000-CD9999 según corresponda. a) En la pantallaCustomizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Contabilidad principal (Nuevo) → Datos maestros → Cuentas de mayor → Tratamiento Inicial → Definir grupo de cuentas. b) Desplácese hasta el plan de cuentas INT. c) Seleccione los grupos de cuentas SAKO, Cuentas de mayor General II y ERG, Cuentas de pérdidas y ganancias para su plan de cuentas, y seleccione Copiar como. d) Sobrescriba los grupos de cuentas con los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos Valores Sobrescribir el grupo de cuentas ERG Grupo de cuentas Nombre © Copyright . Reservados todos los derechos. AE## Gastos autorizados ## 97 Capítulo 2: Datos maestros Nombre de campo o tipo de datos De cuenta A cuenta Sobrescribir el grupo de cuentas SAKO Grupo de cuentas Nombre De cuenta A cuenta Valores AE0000 AE9999 CD## Pago en efectivo ## CD0000 CD9999 e) Pulse INTRO. f) Seleccione Grabar. 3. Cree dos cuentas de mayor para gastos autorizados (costes de manutención y alquiler de vehículo deportivo). Para crear las cuentas, use las cuentas de referencia provistas y el nuevo grupo de cuentas AE##. Consejo: Antes de grabar, debe borrar la entrada en el campo Número de cuenta alternativo. Nombre de campo o tipo de datos Número de cuenta Números de cuenta de referencia Valor AE01##, AE02## 400000 a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor → Datos maestros → Cuentas de mayor → Tratamiento individual → Central. b) Introduzca la siguiente información: Nombre de campo o tipo de datos Cuenta de mayor Sociedad Valores AE01## GR## Nota: También puede utilizar el código de operación FS00 para acceder al registro maestro de mayor de forma centralizada. c) Seleccione Cuenta de mayor → Crear con modelo. Nombre de campo o tipo de datos Cuenta de mayor 98 Valores 400000 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de libro mayor Nombre de campo o tipo de datos Sociedad Valores GR## d) Seleccione Continuar. e) Introduzca la siguiente información: Nombre de campo o tipo de datos Grupo de cuentas Texto breve Txt.expl.cta.mayor N.º de cuenta del grupo Valores AE## (gastos autorizados ##) Manutención ## Costes de manutención ## 312600 Consejo: Para configurar parametrizaciones para visualizar información clave, como AE## y CD##, en todas las listas desplegables, siga los siguientes pasos: a) Pulse ALT + F12. b) Seleccione Opciones c) Expanda Diseño de interacción de carpetas d) Seleccione Visualización 1 e) En la sección Controles de la pantalla, seleccione el indicador Mostrar claves en listas desplegables. f) Pulse OK f) Seleccione la etiquetaDatos de control y borre la entrada en el campo Número de cuenta alternativo. g) Seleccione Grabar. h) En caso de ser necesario, confirme el mensaje informativo con Intro. i) Repita los pasos (a) a (h) para crear otra cuenta de gastos AE02##. 4. Cree una cuenta de mayor para cada cuenta de pagos en efectivo. Para crear las cuentas, utilice las cuentas de referencia proporcionadas. Utilice el nuevo grupo de cuentas CD## para las nuevas cuentas. Consejo: Antes de grabar, debe borrar la entrada en el campo Número de cuenta alternativo. © Copyright . Reservados todos los derechos. 99 Capítulo 2: Datos maestros Nombre de campo o tipo de datos Número de cuenta Números de cuenta de referencia Valor CD03## Para cuentas CD03## -> cuenta de mayor 113100 a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor → Datos maestros → Cuentas de mayor → Tratamiento individual → Central. b) Introduzca la siguiente información: Nombre de campo o tipo de datos Cuenta de mayor Sociedad Valores CD03## GR## Nota: También puede utilizar el código de operación FS00 para acceder al registro maestro de mayor de forma centralizada. c) Seleccione Cuenta de mayor → Crear con modelo. Nombre de campo o tipo de datos Cuenta de mayor Sociedad Valores 113100 GR## d) Seleccione Continuar. e) Introduzca la siguiente información: Nombre de campo o tipo de datos Grupo de cuentas Texto breve Txt.expl.cta.mayor N.º de cuenta del grupo Valores Pagos en efectivo ## Pagos GR## Pagos GR## 110100 f) Seleccione la etiqueta Controlar datos y borre el número de cuenta alternativo. g) Seleccione Grabar. h) En caso de ser necesario, confirme los mensajes informativos con Intro. 5. Visualice el plan de cuentas para su sociedad. 100 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de libro mayor a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor → Sistema de información → Informes de libro mayor (Nuevo) → Datos maestros → Índice de cuentas de mayor. b) Introduzca la siguiente información: Nombre de campo o tipo de datos Plan de cuentas Sociedad Valores INT GR## c) Seleccione Ejecutar. Nota: Este informe muestra los datos maestros de cada cuenta de mayor. Utilice el icono de Binoculares (Ctrl + F) para navegar por las nuevas cuentas de mayor creadas. d) Seleccione Atrás. e) Desmarque todas las casillas de selección en la sección Control de salida. f) Ejecute el informe nuevamente. © Copyright . Reservados todos los derechos. 101 Capítulo 2: Datos maestros Status de campo controlado de grupo de cuentas Figura 31: Status de campo de datos maestros What is the purpose of the field status? ● ● Superfluous field groups or fields are hidden. For example, an asset account does not require information related to interest calculation, while a bank may require this information). For example to avoid input errors for cash accounts, the line item display should always be activated in the master record. El status de campo le permite controlar la visualización y la actualización de los datos maestros de una cuenta. Puede fijar cualquiera de los siguientes como el status de un campo: Status Asignación de plan de cuentas Visualizar Para campos cuyos valores no deben modificarse Ocultar Entrada obligatoria Entrada opcional 102 Para campos que no utiliza Para campos en los que debe introducir un valor Para campos que contienen una entrada, pero que no son requeridos © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de libro mayor La aplicación SAP ERP agrupa los campos. Puede establecer un status de campo común para todos los campos de un grupo. Por ejemplo, puede fijar un status para los campos indicador de cálculo de intereses, ciclo de interés y última fecha clave de cálculo de intereses. Los campos Moneda de la cuenta y Grupo de status de campo son siempre campos de entrada obligatoria. El status para estos campos no se puede modificar. Consejo: Incluso cuando se suprimen los campos, pueden contener valores que todavía tienen efecto. You can use one of the following options to control the field status: ● ● Account group-specific Transaction-specific Status de campo para datos maestros de mayor Figura 32: Status de campo para datos maestros de mayor El grupo de cuentas generalmente controla el status de campo. Normalmente sólo usa controles específicos de la operación para especificar lo que se puede editar al modificar datos maestros. Pueden existir casos en que desee que nadie modifique campos específicos luego de creado el registro maestro. Por ejemplo, fija que la moneda de su cuenta monetaria sea GBP y desea que nadie pueda modificarla. En este caso, asignaría el status Visualizar al campo relevante para la acción Modificar en la operación Definir layout de pantalla para cada operación en Contabilidad principal Customizing. Para cada campo, la aplicación SAP ERP tiene en cuenta las definiciones de status de campo del grupo de cuentas y la operación y utiliza el que tiene una mayor prioridad. © Copyright . Reservados todos los derechos. 103 Capítulo 2: Datos maestros El siguiente orden aplica en el sistema SAP ERP, con prioridad decreciente: Ocultar ● Visualizar ● Entrada obligatoria ● Entrada opcional ● Los campos a los que se accede con la operación Visualizar datos maestros se pueden visualizar u ocultar, ya que no se pueden registrar datos en una operación Visualizar. Si no desea utilizar el control específico de operación, puede fijar el status del campo para todos los campos en Opcional. Puesto que el status de campo Opcional tiene la prioridad más baja, siempre se utiliza el control específico del grupo de cuentas para definir el status de campo. How to Demonstrate the Functionality of Field Status 1. Show the field status. a) On the SAP Easy Access menu, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In Company Code. b) Enter the following values: Field Name or Data Type G/L Accounts Company Code Values 140000 1000 c) Choose Enter. d) Choose G/L Account → Change. e) Delete EUR from the Account currency field. f) Choose Save. Nota: The error message Fill in all required entry fields appears. g) Reset the change in the Account currency field. h) Choose Back. How to Maintain an Account Group-Specific Field Status You can use one of the following options to control the field status: ● 104 Account group-specific © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de libro mayor ● Transaction-specific 1. Change field status. a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (new) → General Ledger Accounting (new) → Master Data → G/L Accounts → Preparations → Define Account Group. b) Select Position. c) Enter the following information: Field Name or Data Type Chart of Accounts Account Group Values INT GL d) Select this account group. e) Choose Edit → Field status → Edit. f) Double-click the Account control group. g) Enter the following information: Field Name or Data Type Currency From Tax category To Tolerance group Values Required Display Display h) Choose Save. 2. Show effect in the general ledger account master record. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In Company Code. b) Enter the following information: Field Name or Data Type G/L Accounts Company Code Values 140000 1000 c) Choose Enter. d) Choose G/L Account → Change. Result: You cannot change the fields Tax category or Tolerance group. e) Choose Back. © Copyright . Reservados todos los derechos. 105 Capítulo 2: Datos maestros How to Maintain a Transaction-Specific Field Status Perform the following steps to view the field status of an account group: 1. On the Customizing screen, choose Financial Accounting (new) → General Ledger Accounting (new) → Master Data → G/L Accounts → Preparations → Define Account Group. 2. Select the required account group. 3. Choose Print field status. 1. Change field status. a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (new) → General Ledger Accounting (new) → Master Data → G/L Accounts → Preparations → Additional Activities → Define Screen Layout for Each Transaction. b) Select the activity type Change. c) Choose Edit → Edit field status. d) Double-click the Account control group. e) Enter the following information: Field Name or Data Type Currency From Tax Category To Tolerance Group Values Required Suppress (previously: Optional) Suppress (previously: Optional) f) Choose Save. 2. Change the master record. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In Company Code. b) Enter the following information: Field Name or Data Type G/L Accounts Company Code Values 140000 1000 c) Choose Enter. d) Choose G/L Account → Change. Result: Fields or field groups from Tax category to Tolerance group are hidden from display. 106 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de libro mayor e) Choose Back. Atención: Ensure that you reset all the changes that you made in the account group and the transaction-specific field status (Optional status) after the Demo. Cuentas asociadas Figura 33: Cuentas asociadas The report carries out a reconciliation between the general ledger and the subledgers from the following path: On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Periodic Processing → Closing → Check/Count → Reconciliation. The report also carries out an extended reconciliation in Financial Accounting. As part of the monthly general ledger closing, it performs the following consistency checks: 1. Debit and credit transaction figures of the customer, vendor, and general ledger accounts with the debit and credit totals of the posted documents (previous function of report SAPF070 ). 2. Debit and credit transaction figures of customer, vendor, and general ledger accounts with the debit and credit totals of the application indexes (secondary index). The application indexes are required by the system for accounts with open item management or line item display. All the results of the reconciliation are connected to history management. You can, therefore, make statements about the time of the report and the correctness of the reconciliation work. Las cuentas asociadas son cuentas de mayor que reciben contabilizaciones de libros auxiliares. © Copyright . Reservados todos los derechos. 107 Capítulo 2: Datos maestros Todas las contabilizaciones en las cuentas de contabilidad auxiliar se contabilizan automáticamente en las cuentas asociadas asignadas. Esto garantiza que el libro mayor esté siempre actualizado. Debe registrar una clase de cuenta en el campo Cuenta asociada para clase de cuenta en la sección de segmento de sociedad de los datos maestros de cuenta de mayor. La cuenta asociada sólo será válida para la clase de cuenta especificada. Las siguientes son típicas clases de cuentas asociadas: Créditos ● Acreedores ● Nota: Los importes no pueden contabilizarse directamente en las cuentas asociadas. Si desea observar las cuentas de interlocutor comercial asignadas a una cuenta asociada específica, utilice las selecciones libres para seleccionar el campo para la cuenta asociada en la lista de deudores o acreedores (RFDKVZ00 oRFKKZV00). How to Display Reconciliation Accounts The reconciliation account connects a subledger to the general ledger in real-time. The following subledgers are connected to the general ledger using reconciliation accounts: ● ● ● ● Accounts Receivable Accounts Payable Assets Contract Accounts Receivable and Payable 1. Show the reconciliation account. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In Company Code. b) Enter the following information: Field Name or Data Type G/L Accounts Company Code Values 140000 1000 c) Choose Enter. d) Show the possible entries for the Reconciliation account for acct type field. 108 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de libro mayor Consejo: You cannot define any new account types. You can only differentiate receivable accounts using different reconciliation accounts. Partidas individuales y partidas abiertas en Contabilidad principal Figura 34: Visualización de partidas individuales (Vista de entrada) Line items are items posted to a specific account. In contrast to a document item, a line item only contains information relevant from the account view. You can display the following line items in a general ledger account: ● ● ● ● Open items Cleared items Noted items Parked items You can define whether an account is managed with line items in the master record of the general ledger account. You can activate the line item display for an account later (for an account that has already been posted to) using the report RFSEPA01. The following prerequisites need to be met to activate the line item display for an account already posted to: ● ● Line item display is active in the general ledger account The account is blocked for posting during the changeover © Copyright . Reservados todos los derechos. 109 Capítulo 2: Datos maestros When you demonstrate a line item display, the logic in the new general ledger changes. The items are only shown under Account → Display/Change Line Items (FBL3N) if the Line Item Management switch is activated. If general ledger view is selected, items are shown under Account → Display/Change Line Items (new) ( FAGLL03 ), but if entry view is selected, items are shown only if the Line Item Management switch is also activated. Las cifras de movimientos son combinaciones de contabilizaciones de partidas individuales en el Debe o el Haber. El saldo se define como la diferencia entre la cifra de movimientos en el Debe y la cifra de movimientos en el Haber. Visualización de partidas individuales es un campo de control en el segmento de sociedad de una cuenta. En la siguiente tabla, se explica el efecto del campo Visualización de partidas individuales: Cuentas Sin visualización de partidas individuales Con visualización de partidas individuales Descripción Cuando se contabiliza un documento en esta cuenta, sólo se actualizan las cifras de movimiento. Cuando los usuarios desean consultar su cuenta en línea, sólo pueden ver el saldo. Los datos más importantes de las partidas individuales contabilizadas se almacenan en una tabla de índices especial. Debido a que estos datos se almacenan en documentos, requieren almacenamiento y hora del sistema adicionales. Cuando los usuarios desean consultar su cuenta en línea, pueden visualizar tanto el saldo como las partidas individuales. Puede utilizar el informe RFSEPA01 para activar la visualización de partidas individuales. Uso de Visualiz.part.indiv. Puesto que la Visualización de partidas individuales consume recursos adicionales del sistema, sólo debe utilizarla si no existe otra manera de consultar las partidas individuales. En la nueva Contabilidad principal activa hay una Vista de entrada y una Vista de libro mayor para un documento. En la nueva Contabilidad principal, el indicador relacionado con el control de la gestión de partidas individuales hace referencia a la vista de entrada de documentos. En la vista de libro mayor, las partidas individuales en todas las cuentas están siempre visibles. La visibilidad no puede modificarse ya que un libro auxiliar no puede explicar totalmente al libro mayor. Por ejemplo, un centro de beneficio y segmento registrados en las partidas durante el desglose de documentos no se visualizan en el libro auxiliar. If the indicator Open Item Management is set in the master record for a general ledger account, the items belonging to this account are either open items or cleared items. The balance of an account with open item management is always the balance of the open items. 110 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de libro mayor Manage general ledger accounts with open item management to check whether an offsetting posting has already taken place for a business transaction. Gestión de partidas abiertas Figura 35: Gestión de partidas abiertas Cuando el indicador de Gestión de partidas individuales se fija en registro maestro para una cuenta de libro mayor, las partidas que pertenecen a esta cuenta pueden encontrarse en uno de los siguientes estados: ● ● Abierto Compensada Las cuentas con gestión de partidas abiertas deben tener activada la visualización de partidas individuales. La gestión de partidas abiertas es un requisito previo para controlar si una determinada operación comercial tiene una contrapartida. Puesto que las partidas abiertas y compensadas se pueden visualizar por separado, es fácil identificar las operaciones que falta compensar. Debe utilizar la gestión de partidas abiertas para las siguientes cuentas: ● ● ● Cuentas bancarias de compensación Cuentas de compensación para una entrada de mercancías o una recepción de facturas Cuentas de compensación de nóminas Sólo podrá activar o desactivar la gestión de partidas abiertas cuando el saldo de la cuenta sea cero. Si la gestión de partidas abiertas se configuró por ledger, la funcionalidad Compensación específica de grupos de ledger (gestión de partidas abiertas por ledger) se encuentra disponible de EHP 3 (Paquete de mejoras 3). Esta función también puede ejecutarse más adelante si se cumplen ciertas condiciones. © Copyright . Reservados todos los derechos. 111 Capítulo 2: Datos maestros How to Use the Account line Item Display 1. Display an account with and without line item display. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In Company Code. b) Enter the following information: Field Name or Data Type G/L Accounts Company Code Values Values 140000 113100 1000 1000 c) In the Account Management in Company Code area, choose Enter to display the Line item Display field. How to Use the Open Item Management If the indicator Open Item Management is set in the master record for a general ledger account, the items belonging to this account are either open items or cleared items. 1. Activate Open Item Management and Line Item Display. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In Company Code. b) Enter the following information: Field Name or Data Type G/L Accounts Company Code Values 140000 1000 c) Choose Enter to display the Account Control in Company Code area. d) Choose Back. 2. Show open items. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Account → Display/Change Line Items. b) Enter the following information: Field Name or Data Type G/L Account Company Code 112 Values 113101 1000 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de libro mayor Field Name or Data Type All Items Values c) Scroll down to display cleared items. d) Choose Back. Cuentas en moneda local Figura 36: Cuenta en moneda local Al definir una sociedad, quizás necesite también definir la moneda de la sociedad. Puede seleccionar una de las siguientes monedas como moneda de cuenta: ● ● Moneda local Moneda extranjera Como norma, al crear una cuenta de mayor, el sistema SAP ERP toma la moneda local como la moneda de cuenta propuesta. Si selecciona la moneda local, puede contabilizar esta cuenta de mayor en cualquier moneda. Otras monedas se convierten a la moneda local para cada partida individual. Se aplica la contabilización de partidas en diferentes monedas esté o no esté activada la visualización de partidas individuales. To avoid differences in exchange rates during postings, you can set an indicator for accounts that can be posted to in different currencies, but where clearing may only be completed in the local currency. © Copyright . Reservados todos los derechos. 113 Capítulo 2: Datos maestros How to Post an Account (Local Currency) and Display Balances If you have posted to an account, you can only change the currency of that account if the balance in it is zero. 1. Create a general ledger posting. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Posting → Enter G/L Account Document. b) Enter the following information: Field Name or Data Type Company Code Document Date Posting Date Currency 1. G/L Account Item G/L Account D/C Amount 2. G/L Account Item G/L Account D/C Amount Values 1000 (check) Current Date Current Date USD 100000 Debit 5000 113101 Credit 5000 c) Choose Document → Post. d) Choose Exit. 2. Show balance display. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Account → Display Balances. b) Enter the following information: Field Name or Data Type G/L Account Company Code Fiscal Year 114 Values 113101 1000 Current Fiscal Year © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de libro mayor Field Name or Data Type Business Area Values Blank c) Choose Execute. d) Choose Edit → Other document currency. e) Select USD as the currency to display the amount you have just posted. f) If required, display the Account Currency (Local Currency) in the G/L Account master record. g) Choose Back. Casilla de selección Saldos sólo en moneda local Figura 37: Saldos sólo en moneda local Si el indicador Saldos sólo en moneda local está seleccionado en el registro de datos maestros, las cifras de movimientos son gestionadas únicamente para importes que han sido convertidos a la moneda local. Debe seleccionar este campo para compensar cuentas cuando quiera compensar cuentas imputando partidas con el mismo importe en moneda local con otra, sin necesidad de contabilizaciones de redondeos por diferencia de cambio. Fije el indicador Saldos sólo en moneda local en la cuenta de descuento por pronto pago y la cuenta de compensación EM/RF. Evite fijar este indicador en cuentas asociadas para deudores o acreedores. Este indicador suele estar fijado en las cuentas de balance que no se gestionan en monedas extranjeras y ni en partidas abiertas. © Copyright . Reservados todos los derechos. 115 Capítulo 2: Datos maestros How to Display Balances Only in Local Currency This indicator is used for accounts that can be posted to in different currencies, but where clearing is done only in the local currency to avoid exchange rate difference postings. 1. Create general ledger account posting. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Posting → Enter G/L Account Document. b) Enter the following values: Field Name or Data Type Company Code Document Date Posting Date Currency 1. G/L Account Item G/L Account D/C Amount 2. G/L Account Item G/L Account D/C Amount Values 1000 (check) Current Date Current Date USD 100000 Debit 5000 113100 Credit 5000 c) Choose Document → Post. d) Choose Exit. 2. Show balance display. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Account → Display Balances. b) Enter the following information: Field Name or Data Type G/L Account Company Code Fiscal Year Business Area Values 113100 1000 Current Fiscal Year Blank c) Choose Execute. 116 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de libro mayor d) Choose Edit → Other document currency. Nota: The transaction figures are only updated in local currency. You cannot select the foreign currency USD. e) Choose Back twice. 3. Show settings in the general ledger account. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In Company Code. b) Enter the following information: Field Name or Data Type G/L Account Company Code Values 113100 1000 c) Choose Enter. d) On the Control Data tab page, show the Only balances in local currency field. e) Choose Back. Cuentas en moneda extranjera Figura 38: Cuentas en moneda extranjera If you select a foreign currency as the account currency, then you can only post amounts in the selected foreign currency to this account. Transaction figures and line items are managed in the account currency and the local currency. © Copyright . Reservados todos los derechos. 117 Capítulo 2: Datos maestros Al fijar cuentas con una moneda extranjera, la cuenta puede contabilizarse sólo en esta moneda extranjera. How to Display and Post Accounts in Foreign Currency Transaction figures and line items are managed in the account currency and the local currency. For example, a company has a foreign exchange account in USD at its house bank. The corresponding general ledger account in the general ledger is managed with the account currency USD to ensure reconciliation with the bank account at any time. 1. Show account master data. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In Company Code. b) Enter the following information: Field Name or Data Type G/L Account Company Code Values 113150 1000 c) Choose Enter to display account currency USD. d) Choose Back. 2. Create general ledger account posting. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Posting → Enter G/L Account Document. b) Enter the following values: Field Name or Data Type Company Code Document Date Posting Date Currency 1. G/L Account Item G/L Account D/C Amount 2. G/L Account Item G/L Account D/C 118 Values 1000 (check) Current Date Current Date EUR 100000 Debit 2000 113150 Credit © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de libro mayor Field Name or Data Type Amount Values 2000 c) Choose Enter. Nota: The following error message will be displayed: Postings to account 113150 (Company Code 1000) are only possible in currency USD. Cuentas de mayor Puede usar los siguientes métodos para crear la cuenta de mayor, el segmento de plan de cuentas y el segmento de sociedad: ● ● Un paso: Crear ambos segmentos a la vez (de forma centralizada). Dos pasos: Cree un segmento de plan de cuentas seguido por el segmento de sociedad. Copiar: Copie los siguientes componentes: ● - ● ● Copie una cuenta de mayor individual: cópielo con referencia a otra cuenta de mayor. Copie el segmento de sociedad: copie el segmento completo de sociedad. Copie el segmento de plan de cuentas: copie el segmento completo de plan de cuentas. Crear cuentas de mayor mediante copiado: copie una cuenta existente para crear una nueva cuenta con las mismas propiedades. También deberá modificar el nombre de la cuenta. La nueva cuenta hereda todas las propiedades de la cuenta origen. Quizás necesite todas las cuentas de mayor de una sociedad en otra sociedad. En este caso, puede copiar la totalidad del segmento de sociedad en la nueva sociedad. También puede copiar la totalidad del plan de cuentas en un plan de cuentas nuevo, incluida la determinación de cuentas. También puede copiar la estructura de balance/PyG. Transferir datos: Para minimizar la entrada de datos, los programas como RFBISA00 e Interfaces batch input para datos maestros de cuentas de mayor, pueden ser modificados por el equipo ABAP para transferir planes de cuentas nuevos. © Copyright . Reservados todos los derechos. 119 Capítulo 2: Datos maestros Tratamiento colectivo Figura 39: Tratamiento colectivo El sistema SAP ERP ofrece funciones de proceso colectivo para los registros maestros de cuentas de mayor. Puede realizar modificaciones en los datos maestros de varias cuentas de mayor a la vez. Para modificar datos maestros de cuenta de mayor en tratamiento colectivo, puede usar las siguientes opciones: ● ● ● Cambiar datos de plan de cuentas Modificar datos de la sociedad Modificar descripciones de cuentas Las cuentas de mayor pertenecen a diferentes planes de cuentas. Puede realizar las siguientes modificaciones en las cuentas de mayor: ● ● Seleccionar los campos a modificar. Modificar los valores de los campos visualizados. Introduzca los valores nuevos en la columna Nuevos valores para reemplazar los valores existentes. En todas las cuentas de mayor seleccionadas, reemplace el valor antiguo por el valor nuevo. Nota: Las modificaciones en cuentas de mayor existentes entran en vigor luego de que se han grabado y pueden tener consecuencias de gran alcance. Por lo tanto, debe verificar las modificaciones antes de grabarlas. How to Maintain General Ledger Accounts Using Collective Processing 120 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de libro mayor 1. Change the retained earnings account (Controlled using the Profit and Loss statement account type). a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Collective Processing → Chart of Accounts Data. b) Confirm the warning message. c) Enter the following values: Field Name or Data Type Chart of Accounts G/L Account From G/L Account To Values INT 800000 900000 d) Choose Execute. e) Confirm the warning message if required. f) Choose Edit → Deselect All. g) Choose Edit → Without Restrictions. h) Select accounts 800001 to 800004. i) Enter the following values: Field Name or Data Type Values P.. (P&L statmt acct type) Y Line New Values in the header area of the entry screen Acc...(Account Group) GL j) Choose Edit → Apply Changes. k) Choose Edit → Undo All Changes. l) Choose Back. 2. Show Collective Processing options. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Collective Processing. b) Show the three maintenance options. c) Choose Back. © Copyright . Reservados todos los derechos. 121 Capítulo 2: Datos maestros Plan de cuentas del grupo Figura 40: Plan de cuentas del grupo En muchos casos, se requiere que los grupos corporativos emitan balances contables consolidados que incluyan a todas las empresas del grupo. Algunas de las sociedades del grupo quizás deban usar planes de cuentas especiales para cumplir con los requisitos legales. Esto se da generalmente en empresas multinacionales. En caso de que alguna sociedad utilice un plan de cuentas diferente y quiera obtener resultados consolidados, aplica el siguiente procedimiento: ● ● ● ● Cree un plan de cuentas del grupo que contenga todas las cuentas del grupo. Asigne el plan de cuentas del grupo a cada plan de cuentas operativo. Una vez asignado, el campo Número de cuenta del grupo de los segmentos del plan de cuentas de los planes de cuentas operativos pasa a ser un campo obligatorio. Registre el número de cuenta del grupo en el segmento del plan de cuentas de la cuenta operativa. Varias cuentas de un plan de cuentas operativo pueden remitir a la misma cuenta del grupo. Utilice una estructura de balance/PyG para el plan de cuentas del grupo. Nota: Dado que las sociedades utilizan distintos planes de cuentas operativos, no es posible realizar el Controlling multisociedades. How to Assign a Group Chart of Accounts to Operational Chart of Accounts 1. Show a group chart of accounts assigned to the operational chart of accounts. 122 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de libro mayor a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (new) → General Ledger Accounting (new) → Master Data → G/L Accounts → Preparations → Edit Chart of Account Lists. b) Double-click the Chart of Accounts INT. c) Display Group Chart of Accounts field. Nota: The Group Chart of Accounts CONS is assigned to the operational Chart of Accounts INT. d) Choose Back twice. How to Link the General Ledger Accounts of an Operational Chart of Accounts with Accounts in the Group Chart of Accounts 1. Link the general ledger accounts with accounts in the group chart of accounts. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In Chart of Accounts. b) Enter the following values: Field Name or Data Type G/L Account Chart of Accounts Values 2000 INT c) Choose Enter to display the Type/Description tab page. d) Display the Group account number field. e) Use the match code search in this field to show the link to the Group Chart of Accounts CONS again. f) Choose G/L Account → Change. g) Delete the group account number and choose Save. h) The error message, Make an entry in field Group account number, appears because this is a required entry field. i) Choose Exit. © Copyright . Reservados todos los derechos. 123 Capítulo 2: Datos maestros Plan de cuentas del país Figura 41: Plan de cuentas del país Una alternativa frente a un plan de cuentas de grupo en el plan de cuentas del país. Todas las sociedades utilizan el mismo plan de cuentas operativo. Las sociedades que requieran un plan de cuentas especial para los informes externos cuentan con las siguientes opciones: ● ● Se asigna un plan de cuentas de país. Se registra el número de cuenta del plan de cuentas del país (número de cuenta alternativo) en cada segmento de la sociedad de cuenta de mayor operativa. Este número puede usarse únicamente una vez. Nota: Es posible Controlling multisociedades ya que todas las sociedades contabilizan al mismo plan de cuentas operativo. Los responsables familiarizados con los planes de cuentas del país deberán acostumbrarse al plan de cuentas operativo. 124 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de libro mayor Planes de cuentas para un grupo Figura 42: Escenario – Planes de cuentas para un grupo Para los grupos internacionales que se muestran en la figura, es posible llevar contabilidad de costes multisociedad para las sociedades europeas. Esto es posible puesto que las sociedades en España, Alemania y el Reino Unido utilizan el mismo plan de cuentas operativo. Las sociedades europeas utilizan el plan de cuentas INT como su plan de cuentas operativo. Las sociedades en Estados Unidos y Canadá utilizan el plan de cuentas CAUS como su plan de cuentas operativo. Por consiguiente, el Controlling multisociedades también es posible en América del Norte. Para crear informes utilizando el plan de cuentas de país, el consejo del grupo internacional ha decidido definir planes de cuentas específicos de país para las sociedades. El consejo también ha decidido que el grupo no necesita Controlling para Europa y América del Norte de manera combinada, pero que les gustaría que se efectuase una consolidación. Por consiguiente, se ha configurado un plan de cuentas del grupo (CONS) para los planes de cuentas operativos INT y CAUS. Country Chart of Accounts 1. Assign the country chart of accounts. a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (new) → General Ledger Accounting (new) → Master Data → G/L Accounts → Preparations → Assign Company Code to Chart of Account. b) Show Company Code 1000 and column Country Chart of Accounts. © Copyright . Reservados todos los derechos. 125 Capítulo 2: Datos maestros Nota: Company Code 1000 uses the Country Chart of Accounts GKR. c) Choose Back. How to Link General Ledger Accounts in the Operational Chart of Accounts with Accounts in the Country Chart of Accounts 1. Assign an alternative account. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In Company Code. b) Enter the following values: Field Name or Data Type G/L Account Company Code Values 2000 1000 c) Choose Enter to display the contents of the Control Data tab page. d) Display the Alternative account number field. e) Use the match code search in the Alternative account number field to show the link to the Country Chart of Accounts GKR. f) Choose Back. 126 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de libro mayor RESUMEN DE LA LECCIÓN Ahora podrá: ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● Comprender las parametrizaciones básicas de un plan de cuentas Comprender la estructura de cuentas de mayor Comprender la diferencia entre cuentas de balance y de pérdidas y ganancias Crear nuevos grupos de cuentas y actualizar cuentas de mayor Configurar el status de campo de cuentas de mayor Comprender la funcionalidad de cuentas asociadas Comprender gestión de cuenta en cuentas de mayor Gestionar aspectos de monedas diferentes en contabilidad principal Comprender los diferentes métodos de creación y actualización de cuentas de mayor Comprender la función y la actualización del plan de cuentas del grupo y los planes de cuentas del país © Copyright . Reservados todos los derechos. 127 Capítulo 2 Lección 2 95 Actualización de centro de beneficio y segmentos RESUMEN DE LA LECCIÓN En esta lección se explica el modo en que se actualizan centros de beneficio y segmentos. Ejemplo empresarial Con la nueva Contabilidad principal, cada empresa puede definir los elementos u objetos que usarán para reporting, como un balance o una cuenta de pérdidas y ganancias. Normalmente el segmento se selecciona como elemento. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: ● ● Una comprensión de los términos centro de beneficio y segmento Una comprensión de las opciones de desviación para segmentos For many customers, the profit center is the element for which separate balance sheets are to be created. This element supplies the basis for segment reporting. This course uses profit center as an example. OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: ● Actualizar centros de beneficio, centros de coste y segmentos Centros de beneficio y segmentos Figura 43: Uso de la entidad de segmentos 128 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de centro de beneficio y segmentos The profit center is the only object from which segments can be uniformly derived. When a Business Add-In (BAdI) or a substitution is used, additional derivation rules can be created. However, note that a BAdI is only a defined interface: No example coding is supplied. Any subsequent changes made to the profit center in the master data are critical. An automatic correction document is not created in such cases. As a result, you need to specify how the changes were posted (for example, posting out and posting in). Puede utilizar segmentos para cumplir con los requisitos de reporting de segmentos de los principios contables internacionales (=> IAS/IFRS / US GAAP). Los objetos de la división o del Centro de beneficio pueden utilizase como alternativas. Los segmentos se proporcionan para cumplir con otros requisitos ya que la división o el centro de beneficio se usaban con frecuencia para fines diferentes en el pasado. Extracto de IFRS 8: ÁREAS DE ACTIVIDAD 5. Un área de actividad es una parte de una empresa que cumple con los siguientes criterios: 1. Un área de actividad es una parte de una empresa que lleva a cabo actividades comerciales que generan ingresos y para la cual se puede incurrir en gastos (incluidos ingresos y gastos relacionados con operaciones entre áreas de la misma empresa). 2. Un segmento es una parte de una empresa cuyos resultados de explotación se inspeccionan periódicamente por el responsable principal de la toma de decisiones en la empresa en relación con las decisiones sobre la asignación de recursos a este segmento y la evaluación de su rentabilidad, y 3. Un segmento es una parte de una empresa para la que existe información financiera correspondiente. Derivación de un segmento Figura 44: Derivación de un segmento Puede grabar un segmento en el registro maestro de un centro de beneficio. Al contabilizar en un centro de beneficios, el segmento se contabiliza automáticamente. La contabilización de segmentos no se lleva a cabo si el centro de beneficio no tiene un segmento. Es una práctica © Copyright . Reservados todos los derechos. 129 Capítulo 2: Datos maestros estándar derivar el segmento desde un centro de beneficio. Los clientes pueden desarrollar otras soluciones o derivaciones. Customers can store their own code in a user exit or a BAdI. The definition name of the BAdI is FAGL_DERIVE_SEGMENT. Derivación de un segmento Figura 45: Derivación de un segmento El Segmento es un campo derivado de la característica Centro de beneficio, que existe en diversos objetos de SAP. Como se mencionó en la Nota de SAP 1035140, los siguientes principios aplican a centros de beneficios: ● ● ● ● SAP sólo aprueba oficialmente el uso de segmentos si se los usa simultáneamente con centros de beneficios. Los segmentos sólo pueden derivarse automáticamente mediante centros de beneficios. En muchas situaciones empresariales, particularmente en logística, no se puede ingresar segmentos manualmente. Existen varias interfaces estándar que no soportan segmentos. Si no puede derivar la característica Segmento del registro maestro de un centro de beneficio, necesita buscar otras formas para poder asignar un segmento. La nueva Contabilidad principal con desglose de documentos ofrece las siguientes opciones: ● ● ● 130 Entrada manual Implementación de BAdI (FAGL_DERIVE_SEGMENT) Definición de reglas de substitución © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de centro de beneficio y segmentos ● Asignación de cuentas estándar In addition to the BAdI FAGL_DERIVE_SEGMENT, the BAdI FAGL_DERIVE_PSEGMENT is available to customers for deriving the partner segment. La Contabilidad del centro de beneficio se originó en Controlling. Sin embargo, debido al aumento de su importancia para la contabilidad externa, ahora también forma parte de la Gestión financiera. La gerencia debe decidir si usar la Contabilidad del centro de beneficio para contabilidad interna o externa. Reorganización de segmentos Figura 46: Reorganización de segmentos La gerencia debe decidir cómo reorganizar segmentos. Por ejemplo, en lugar de asignar un solo segmento a tres centros de beneficio, la gerencia puede decidir asignar los centros de beneficio 1 y 3 a un nuevo segmento, como el segmento SEGA. Por supuesto, dicha modificación o partición de segmentos no solo afecta al registro maestro de centros de beneficio. Además deben modificarse otros tipos de objeto de SAP. Algunos ejemplos son totales de cuenta de mayor con gestión de partidas abiertas y totales de la contabilidad de acreedores, deudores y de cuentas asociadas de activo fijo, así como los registros maestros de activo fijo o los ciclos de imputación. © Copyright . Reservados todos los derechos. 131 Capítulo 2: Datos maestros Reorganización de segmentos (2) Figura 47: Reorganización de segmentos (2) La nueva funcionalidad Reorganización de segmentos permite y facilita la ejecución de la reasignación de segmentos. En el proceso de reorganización están involucrados los siguientes puestos de trabajo: ● ● El gerente de reorganización (por ejemplo, el contable en jefe o el controlador central). El responsable de la (lista) de objetos (por ejemplo, el contador FI o CO). Con la reorganización de segmento, también puede ejecutar una fusión de segmentos. How to Create Profit Centers, Cost Centers, and Segments Create segments and profit centers and describe how to derive the profit center and segments from the controlling objects. 1. Create a segment SE##, which is the main business field of your company, with the name Services. a) On the Customizing screen, choose Enterprise Structure → Definition → Financial Accounting → Define Segment. b) Create a new entry SE## with the value Service Group 00. c) Choose Save. 2. Create a profit center with the short name PR## in controlling area 1000. As a template, you can use profit center 1000 in controlling area 1000. Maintain the following data for the profit center and activate your new profit center: Field Name or Data Type Analysis Time Frame Name 132 Values 01/01/1999 to 12/31/9999 PC Group 00 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de centro de beneficio y segmentos Field Name or Data Type Long Text User Responsible Person Responsible Department Profit Center Group Segment Values Profit Center Group 00 Leave Empty Group 00 Training H9500 (Training) SE00 a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → Profit Center → Individual Processing → Create (KE51). b) In the dialog box, choose EC.PCA: Create profit center. c) Create a new entry for a template profit center using the information provided. 3. Create cost center COCE## with the name Cost Center Group ##. Use cost center 1000 in controlling area 1000 as a template. Maintain the following data for the cost center: Field Name or Data Type Cost Center Analysis Time Frame Name Description User Responsible Person Responsible Department Cost Center Category Hierarchy Area Company Code Business Area Functional Area Profit Center Values COCE00 Valid from 01/01/1999 to 12/31/9999 Cost Center 00 Cost Center Group 00 Leave Empty Group 00 Training 4 - Administration H1120 - Internal Services GR00 9900 0400 - Administration PR00 Nota: Make sure you select the correct company code (usually GR00 ) and profit center PR00! © Copyright . Reservados todos los derechos. 133 Capítulo 2: Datos maestros Result: The segment SE00 you created is assigned to the profit center PR00 which in turn is assigned to the cost center COCE00. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Controlling → Cost Center Accounting → Master Data → Cost Center → Individual Processing → Create. b) Enter the required data as specified in the exercise. c) Choose Save. 134 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 2 Ejercicio 8 101 Actualización de centros de beneficio, centros de coste y segmentos Ejemplo empresarial Debe asignar Contabilidad del centro de beneficio y reporting de segmento en la nueva contabilidad principal. Para hacerlo, debe crear y asignar los objetos requeridos. Cree segmentos y centros de beneficio y describa la derivación del centro de beneficio y de los segmentos de los objetos de Controlling. 1. Cree un segmento SE##, que es el campo empresarial principal de su empresa, con el nombre Servicios. 2. Cree un centro de beneficio con el nombre PR## en la sociedad CO 1000. Como modelo, puede utilizar el centro de beneficio 1000 en la sociedad CO 1000. Use los siguientes datos para el centro de beneficio y active su nuevo centro de beneficios: Nombre de campo o tipo de datos Período del análisis Nombre Texto explicativo Usuario responsable Persona responsable Departamento Grupo de centro de beneficio Segmento Valores del 01/01/1999 al 12/31/9999 Grupo PC ## Grupo de centro de beneficio ## Dejar el campo vacío Grupo ## Formación H9500: (Formación) SE## 3. Cree el centro de coste COCE## con el nombre Grupo de centros de coste ##. Como modelo, utilice el centro de coste 1000 en la sociedad CO 1000. Utilice los datos siguientes para el centro de coste: Nombre de campo o tipo de datos Centro de coste Período del análisis Nombre Descripción Usuario responsable Persona responsable © Copyright . Reservados todos los derechos. Valores COCE## (con el modelo 1000 / 1000) Válido del 01/01/99 al 12/31/9999 Centro de coste ## Grupos de centros de coste ## Dejar el campo vacío Grupo ## 135 Capítulo 2: Datos maestros Nombre de campo o tipo de datos Departamento Clase de centro de coste Área jerárquica Sociedad Valores Formación 4 - Gestión H1120 - Servicios internos GR## División Área funcional Centro de beneficio 9900 0400 - Administración PR## Nota: Asegúrese de seleccionar la sociedad correcta (generalmente GR##) y su centro de beneficio PR##. Resultado: El segmento SE## que creó se asigna al centro de beneficio PR## que a su vez se asigna al centro de coste COCE##. 4. Los segmentos tienen una referencia temporal. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 5. Los segmentos se asignan a una jerarquía. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 6. Es posible asignar el mismo segmento a múltiples centros de beneficio. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X 136 Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 2 Solución 8 103 Actualización de centros de beneficio, centros de coste y segmentos Ejemplo empresarial Debe asignar Contabilidad del centro de beneficio y reporting de segmento en la nueva contabilidad principal. Para hacerlo, debe crear y asignar los objetos requeridos. Cree segmentos y centros de beneficio y describa la derivación del centro de beneficio y de los segmentos de los objetos de Controlling. 1. Cree un segmento SE##, que es el campo empresarial principal de su empresa, con el nombre Servicios. a) En la pantalla Customizing , seleccione Estructura empresarial → Definición → Gestión financiera → Definir segmento. b) Cree una nueva entrada SE## con el valor Grupo de servicios ##. c) Seleccione Grabar. 2. Cree un centro de beneficio con el nombre PR## en la sociedad CO 1000. Como modelo, puede utilizar el centro de beneficio 1000 en la sociedad CO 1000. Use los siguientes datos para el centro de beneficio y active su nuevo centro de beneficios: Nombre de campo o tipo de datos Período del análisis Nombre Texto explicativo Usuario responsable Persona responsable Departamento Grupo de centro de beneficio Segmento Valores del 01/01/1999 al 12/31/9999 Grupo PC ## Grupo de centro de beneficio ## Dejar el campo vacío Grupo ## Formación H9500: (Formación) SE## a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor → Datos maestros → Centro de beneficio → Tratamiento individual → Crear (KE51). b) En la ventana de diálogo, seleccione EC.PCA: Cree centro de beneficio. c) Cree una nueva entrada con un centro de beneficio modelo usando la siguiente información: © Copyright . Reservados todos los derechos. 137 Capítulo 2: Datos maestros Nombre de campo o tipo de datos Período del análisis Nombre Texto explicativo Usuario responsable Persona responsable Departamento Grupo de centro de beneficio Segmento Valores del 01/01/1999 al 12/31/9999 Grupo PC ## Grupo de centro de beneficio ## Dejar el campo vacío Grupo ## Formación H9500: (Formación) SE## d) Seleccione Grabar. e) Seleccione Activar en la barra de pulsadores. 3. Cree el centro de coste COCE## con el nombre Grupo de centros de coste ##. Como modelo, utilice el centro de coste 1000 en la sociedad CO 1000. Utilice los datos siguientes para el centro de coste: Nombre de campo o tipo de datos Centro de coste Período del análisis Nombre Descripción Usuario responsable Persona responsable Departamento Clase de centro de coste Área jerárquica Sociedad Valores COCE## (con el modelo 1000 / 1000) Válido del 01/01/99 al 12/31/9999 Centro de coste ## Grupos de centros de coste ## Dejar el campo vacío Grupo ## Formación 4 - Gestión H1120 - Servicios internos GR## División Área funcional Centro de beneficio 9900 0400 - Administración PR## Nota: Asegúrese de seleccionar la sociedad correcta (generalmente GR##) y su centro de beneficio PR##. 138 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de centro de beneficio y segmentos Resultado: El segmento SE## que creó se asigna al centro de beneficio PR## que a su vez se asigna al centro de coste COCE##. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Controlling → Contabilidad de centros de coste → Datos maestros → Centro de coste → Tratamiento individual → Crear. b) Introduzca los datos requeridos como se especifica en el ejercicio. c) Seleccione Grabar. 4. Los segmentos tienen una referencia temporal. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 5. Los segmentos se asignan a una jerarquía. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 6. Es posible asignar el mismo segmento a múltiples centros de beneficio. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. 139 Capítulo 2: Datos maestros RESUMEN DE LA LECCIÓN Ahora podrá: ● 140 Actualizar centros de beneficio, centros de coste y segmentos © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 2 Lección 3 107 Actualización de cuentas de deudor y acreedor RESUMEN DE LA LECCIÓN En esta lección se muestra cómo actualizar cuentas de deudor y acreedor. Ejemplo empresarial El jefe de contabilidad busca similitudes y diferencias entre las cuentas de mayor y las cuentas de contabilidad auxiliar. El gerente está específicamente interesado en la estructura de las cuentas de deudor y acreedor. Más que nada, el gerente quiere conocer sobre opciones de ayuda para búsqueda. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: ● ● ● ● Una comprensión de las similitudes y diferencias entre las cuentas de mayor y las cuentas de libro auxiliar Una comprensión de la estructura de las cuentas de deudor y acreedor Una comprensión de la relación entre las cuentas de deudor y acreedor Una comprensión sobre cómo controlar y actualizar cuentas de deudor y acreedor For the demonstrations in this lesson, use the following settings: 1. Create a second user based on user AC200-99 so that you can confirm a master record change in the Sensitive Fields demo. OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: ● ● ● ● ● ● Comprender la estructura de las cuentas de deudor y acreedor Crear un grupo de cuentas y actualizar las cuentas de deudores/acreedores Comprender registros maestros de cuentas ocasionales Controlar el status de campo en cuentas de deudor y acreedor Configurar el principio de verificación doble Manejar relaciones entre deudores y acreedores © Copyright . Reservados todos los derechos. 141 Capítulo 2: Datos maestros Vista de contabilidad de cuentas de deudores o acreedores Figura 48: Vista de contabilidad de cuentas de deudores o acreedores Segmentos de cuentas de deudores y acreedores Los registros maestros de cuentas de deudores y acreedores tienen segmentos en los siguientes niveles: Segmento Nivel de mandante Sociedad Descripción Contiene datos generales a los que se puede acceder en toda la organización. Contiene datos específicos de la sociedad. Las sociedades que desean gestionar operaciones con un deudor o acreedor determinado deben crear un segmento de sociedad para este deudor o acreedor. Puede usar los informes RFBIDE10 y RFBIKR10 para transferir datos maestros de deudores y acreedores de una sociedad a otra. How to Create a Customer and Vendor List 1. Create a customer list. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Information System → Reports for Accounts Receivable Accounting → Master Data → Customer List. b) Enter 1000 in the Company Code field. c) Choose Execute to run report RFDKVZ00. 142 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor d) Choose Back twice. 2. Create a vendor list. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Information System → Reports for Accounts Payable Accounting → Master Data → Vendor List. b) Enter 1000 in the Company Code field. c) Choose Execute to run report RFDKVZ00. d) Choose Back twice. How to Display Customer and Vendor Master Records (Accounting View) 1. Show the customer master record. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Master Data → Display. b) Enter the following data: Field Name or Data Type Customer Company Code Values 1000 1000 c) Choose Enter to display the initial screen for the General Data. d) Choose Goto → Company Code Data. e) Choose Back. 2. Show the vendor master record. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable → Master Data → Display. b) Enter the following data: Field Name or Data Type Vendor Company Code General Data Values 1000 1000 Address Control Payment Transactions Company Code Data © Copyright . Reservados todos los derechos. 143 Capítulo 2: Datos maestros Field Name or Data Type Accounting Information Values Payment Transactions Correspondence c) Choose Enter to display the initial screen for General Data. d) Choose Goto → Company Code Data → Account Management/Payment Transactions/ Correspondence. e) Choose Back. How to Search Master Records 1. Display the company code that contains customer 1000. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable → Master Data → Display. b) Choose the match code search for the Customer field. c) On the Customers (by company code) tab page, enter the following data: Field Name or Data Type Customer Company Code Values 1000 Blank d) Choose Enter. e) Choose Back. 2. Display the customers for company code 1000. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable → Master Data → Display. b) Choose the match code search for the Customer field. c) On the Customers (by company code) tab page, enter 1000 in the Company Code field. d) Choose Enter. e) Choose Close. 3. Display the customer number for a specific customer. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable → Master Data → Display. b) Choose the Binoculars icon. 144 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor c) Enter the following values: Field Name or Data Type Name Search Term City Values Baker Boston (with a space in between) Baker Boston d) Choose Enter. e) Choose Close. La vista de ventas de la cuenta del deudor y la vista MM de la cuenta del acreedor Figura 49: Vista de ventas de la cuenta de deudor Puesto a que el departamento comercial interactúa con clientes, requiere datos específicos sobre todos los clientes. Es por ello que puede crear un segmento del área de ventas para cada cliente. Las áreas de ventas que necesitan gestionar operaciones con un mandante deben crear un segmento del área de ventas en primer lugar. Este segmento contiene datos específicos al área de ventas. © Copyright . Reservados todos los derechos. 145 Capítulo 2: Datos maestros Vista MM de la cuenta del acreedor Figura 50: Vista MM de la cuenta del acreedor Al igual que los segmentos del área de ventas se crean para los clientes, los segmentos de la organización de compras se crean para los proveedores. Una organización de compras debe crear un segmento de la organización de compras antes de gestionar operaciones con un proveedor. Los segmentos de la organización de compras contienen datos específicos de la organización de compras. How to Display Customer Master Records (Sales Area View) 1. Show the customer account from the sales area view. a) On the SAP Easy Access screen, choose Logistics → Sales and Distribution → Master Data → Business Partner → Customer → Display → Sales and Distribution. b) Enter the following data: Field Name or Data Type Customer Sales Organization Distribution Channel Division Values 1000 1000 10 00 c) Press ENTER. d) Choose Goto → General Data. e) Choose Back twice. How to Display Vendor Master Records (Materials Management view) 146 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor 1. Show the vendor account from the Material Management view. a) On the SAP Easy Access screen, choose Logistics → Sales and Distribution → Master Data → Vendor → Purchasing → Display (Current). b) Enter the following values: Field Name or Data Type Vendor Purchasing Organization General Data Values 1000 1000 Address Control Purchasing Organization Data Purchasing Data Partner Functions Blank c) Press ENTER. Nota: You can choose Enter to display the purchasing organization segment. (Goto → Purchasing Org. Data). d) Choose Goto → General Data. Show the purchasing area view of the “General Data”. e) Choose Back twice. Las cuentas completas de deudores y acreedores Figura 51: Las cuentas completas de deudores y acreedores © Copyright . Reservados todos los derechos. 147 Capítulo 2: Datos maestros Una cuenta de deudor consta de los siguientes tres segmentos: Datos generales a nivel de mandante ● Segmento de sociedad ● Segmento del área de ventas ● Debe crear un segmento del área de ventas para cada área de ventas que se asigna a una sociedad. Un número de cuenta se asigna al deudor a nivel del mandante. De esta forma se garantiza que todas las sociedades y áreas de ventas utilicen el mismo número de cuenta para un deudor. Cuenta de acreedor completa Figura 52: Cuenta de acreedor completa Una cuenta de acreedor consta de los siguientes tres segmentos: Datos generales a nivel de mandante ● Segmento de sociedad ● Segmento de organización de compras ● Debe crear un segmento de la organización de compras para cada organización de compras que se asigna a una sociedad. El número de cuenta se asigna a un acreedor a nivel del mandante. De esta forma se garantiza que todas las sociedades y organizaciones de compras utilicen el mismo número de cuenta para un acreedor. In this section of the lesson, participants learn how to perform the following activities: ● ● 148 Avoid incomplete master records Prevent master record duplicates © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor How to Display the Complete Customer and Vendor Account ● ● Sales and Distribution: SAP Easy Access: Logistics → Sales and Distribution → Master Data → Business Partner → Customer → Display → Complete. Purchasing: SAP Easy Access: Logistics → Materials Management → Purchasing → Master Data → Vendor → Central → Display. 1. Show the complete customer account. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Master Data → Maintain Centrally → Display. b) On the Customer Display (Initial Screen) screen, enter the following data: Field Name or Data Type Customer Company Code Values 1000 1000 c) Choose Enter. d) On the Display Customer: General Data screen, click the Payment Transaction tab. e) Choose Goto → Company Code Data. f) On the Display Customer: Company Code Data screen, check the Account Management, Payment Transactions, and Correspondence tabs. g) Return to the main menu. 2. How to compare sales accounting data. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Master Records → Compare → Sales Accounting. b) On the Customer Master Data Comparison screen, choose System → Status. c) In the System Status dialog box, check the Program field. d) Enter company code 1000. e) Under Selection parameters, select Not created in Fin.Accounting. f) Choose Execute. g) Check the entries. h) Return to the main menu. © Copyright . Reservados todos los derechos. 149 Capítulo 2: Datos maestros Actualización centralizada o actualización descentralizada (Deudor y acreedor) Figura 53: Actualización centralizada o actualización descentralizada (Deudor y acreedor) El sistema SAP ERP ofrece dos posibilidades para actualizar registros maestros de deudores. Los requisitos de la organización determinarán qué función usar. En la primera opción, los registros de datos para todas las áreas se pueden mantener de forma centralizada. En la segunda opción, los registros de datos para Gestión financiera y Comercial se pueden mantener de forma separada. Ahora se centrará en la actualización de registros maestros de deudor en Gestión financiera. Nota: Al implementar Contabilidad de deudores y Comercial, los miembros de los dos equipos deben trabajar juntos. Este esfuerzo colectivo los ayudará a decidir cómo configurar los registros maestros de deudores y quién tendrá la responsabilidad de actualizarlos. 150 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor Actualización centralizada o descentralizada (deudores) Figura 54: Actualización centralizada o descentralizada (deudores) Los registros maestros de acreedores se pueden actualizar de forma centralizada para todas las áreas o de forma separada para Gestión financiera y Gestión de materiales. Ahora se centrará en la actualización de registros maestros de acreedor en Gestión financiera. Nota: Al implementar Contabilidad de acreedores y Gestión de materiales, los miembros de los dos equipos de implementación deben trabajar juntos. Este esfuerzo colectivo los ayudará a decidir cómo configurar los registros maestros de acreedores y quién tendrá la responsabilidad de actualizarlos. If the master data is maintained separately, customer or vendor accounts may be incomplete. To avoid duplication when creating a new customer, follow these steps: 1. Before creating a new master record, use the match code to check if that customer or vendor already exists in the system. 2. Ensure that the message control displays a message if you try to create a record for a customer or vendor that already exists in the system. Do not show the match code search again. To configure message control for the vendor area, for Customizing, choose Financial Accounting (New) → Accounts Receivable and Accounts Payable → Vendor Accounts → Master Data → Preparations for Creating Vendor Master Data → Change Message Control for Vendor Master Data. Message number: 144 displays the question, “Which master record fields are checked?” Customers: For Customizing, choose Financial Accounting (New) → Accounts Receivable and Accounts Payable → Customer Accounts → Master Data → Match code → Check Search Fields for (Customer) Match codes. © Copyright . Reservados todos los derechos. 151 Capítulo 2: Datos maestros Vendors: For Customizing, choose Financial Accounting (New) → Accounts Receivable and Accounts Payable → Vendor Accounts → Master Data → Match code → Check Search Fields for (Vendor) Match codes. Comparación de datos maestros Figura 55: Comparación de datos maestros Cuando utilice Gestión de compras o Gestión de pedidos de cliente, debe actualizar los deudores y acreedores para los dos componentes. Cree registros maestros de deudor y acreedor de modo centralizado para garantizar que se crean correctamente. En algunos casos Gestión de compras, Gestión de pedidos de cliente y Contabilidad crean sus propios segmentos del registro maestro. Este proceso aumenta la probabilidad de que existan registros maestros incompletos o duplicados. Para buscar y corregir cuentas incompletas, ejecute el informe RFDKAG00, Comparación de datos maestros de deudores, o el RFKKAG00, Comparación de datos maestros de acreedores, y realice las correcciones pertinentes. Lleve a cabo las siguientes acciones para evitar la creación de cuentas duplicadas: ● ● Usar el matchcode antes de crear una nueva cuenta Active la verificación automática de duplicados How to Organize Master Record Maintenance (Customer and Vendor) 1. Perform centralized or decentralized master data maintenance. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Master Data → Display. b) Enter the following data: 152 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor Field Name or Data Type Customer Company Code Values 1000 1000 c) Choose Enter. d) Choose Extras → Administrative Data. Nota: You can find out whether this master record was maintained centrally or decentrally. How to find Incomplete Customer or Vendor Accounts 1. Reconcile customers. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Master Data → Display. b) Enter the following data: Field Name or Data Type Company Code Not created in SD Values 1000 c) Choose Execute to run report RFDKAG00 (customer master data comparison). d) Choose Back twice. 2. Reconcile vendors. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Vendors → Compare → Purchasing → Accounting. b) Enter the following data: Field Name or Data Type Company Code Not created in Purchasing Values 1000 Select c) Choose Execute to run report RFKKAG00 (vendor master data comparison). © Copyright . Reservados todos los derechos. 153 Capítulo 2: Datos maestros Páginas de cuentas de deudores o acreedores Figura 56: Páginas de la cuenta de deudor/acreedor Para modificar o visualizar una cuenta, puede ir directamente a cualquier página del segmento de cuenta si la selecciona en la pantalla inicial. Algunos campos importantes en la pantalla inicial: ● ● ● ● Conceptos de búsqueda Se puede utilizar un concepto de búsqueda para introducir una abreviatura para el nombre del deudor o acreedor. Las directrices y prácticas de la empresa definen el formato para las abreviaturas. Grupo Se puede utilizar una clave de grupo definida por el usuario para recabar deudores o acreedores que pertenecen al mismo grupo de empresas. La clave de grupo puede utilizarse para ejecutar informes, procesar operaciones o para matchcodes. Responsable El nombre del responsable se puede grabar registrando un ID en los registros maestros de deudor o acreedor relevantes. El sistema SAP ERP imprime automáticamente el nombre del responsable en la correspondencia. También puede utilizar este ID para clasificar listas de clasificaciones, reclamaciones y de propuestas de pago. Texto explicativo En cada segmento se puede introducir un texto explicativo. Puede configurar visualización de partidas individuales y gestión de partidas abiertas como un estándar para cada cuenta de deudor o acreedor. También se pueden crear registros maestros de deudores y acreedores nuevos con referencia a un registro maestro existente. Únicamente los datos que no hacen referencia directamente al deudor o acreedor se copian de la cuenta de referencia a la nueva cuenta. Por ejemplo, las direcciones no se copian. Verifique y modifique los datos que han sido copiados 154 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor antes de grabar el registro. Se recomienda que cree una cuenta de referencia para cada grupo contable. Figura I-1: IBAN (International Bank Account Number) The IBAN (International Bank Account Number) is an unique internationally recognized identification number for a certain bank account. IBANs were designed by the ISO (International Organization for Standardization) and the ECBS (European Committee for Banking Standards) to facilitate handling of international payment transactions. The IBAN contains a maximum of 34 alphanumeric characters and is structured differently in every country. It usually contains the country code, bank key, and account number. The SAP ERP system uses the IBAN in addition to the standard country-specific bank details. For example, you can enter an IBAN in the bank details for customer or vendor master data and in the Customizing settings for your house bank. The IBAN can only be entered in a vendor or customer master record if the business partner provides their IBAN and requests the entry. For this reason, you cannot automatically generate and save the IBANs for several master records. You have to enter the IBAN manually in each master record. For certain countries, the SAP ERP system generates a proposal. When you enter an IBAN for new bank details, the system generates country-specific bank details for certain countries. If necessary, make sure that the payment medium programs used can also output the IBANs. © Copyright . Reservados todos los derechos. 155 Capítulo 2: Datos maestros Grupos de cuentas y rangos de números para cuentas de deudores y acreedores Figura 57: Grupos de cuentas para deudores o acreedores Al crear un registro maestro de deudor o acreedor, introduzca el grupo de cuentas en la pantalla inicial. En Gestión financiera, no puede modificar el grupo de cuentas luego de creada la cuenta de deudor o acreedor. Sin embargo, si utiliza funciones de interlocutores en Comercial, puede modificar el grupo de cuentas en algunos casos. Por ejemplo, puede modificar el grupo de cuentas de una dirección de pedido a una dirección de entrega. Para más información, consulte la biblioteca SAP de Comercial. Account groups control the following elements: Number interval: This ensures that numbers of the accounts belonging to the same functional area begin with the same digits. You use the account group in the chart of accounts to indicate this grouping principle. ● ● Screen Layout: This ensures that all of the accounts in an account group have the same screen layout. The accounts within a functional area require the same fields for storing information when entering and processing business transactions. You can use the account group to define the fields needed for each functional area. If the account is a one-time customer or vendor, you can group one-time customers or vendors in an account group meant for one-time customers or vendors. In general ledger accounts you need to enter the account group in the chart of accounts segment of the master record. For customer and vendor accounts, you need to enter the account group before you maintain the individual master record segments. The reasons for assigning different account groups are as follows: ● ● 156 For customer and vendor accounts, the account group controls the internal or external number assignment. For general ledger accounts, the number assignment is always external. In addition to the company code segment, sales segment, and purchasing segment, the account group also controls the screen layout at client level. © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor Rangos de números para deudores o acreedores Figura 58: Rangos de números para deudores o acreedores Existen rangos de números separados para las cuentas de deudor y acreedor. Estos intervalos de números se dividen en rangos de números más pequeños. Sin embargo, los rangos de números no deben superponerse. Para cada rango de números, puede definir si la asignación de números es interna o externa. El sistema asigna los números internos, mientras que el usuario que crea el registro asigna los números externos. Los números externos pueden ser alfanuméricos. Al asignar números internos, el sistema siempre asigna a una nueva cuenta el siguiente número disponible del rango de números. Para saber cuántos números se encuentran disponibles en un rango de números específico, puede visualizar el número actual. En la asignación de números externa, el usuario selecciona los números de cuentas que pueden no estar en secuencia. Por lo tanto, el sistema SAP ERP no puede mostrar un número actual ya que no está en secuencia. Puede asignar cada rango de números a uno o más grupos de cuentas. How to Demonstrate that Account Groups are Required for Customers 1. Try to maintain a customer without assigning an account group. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Customers → Master Data → Create. b) Leave the Account group blank. c) Choose Enter. © Copyright . Reservados todos los derechos. 157 Capítulo 2: Datos maestros Nota: The account group controls the screen layout of the General Data, the company code segment, and the sales area and purchasing organization segments. Consequently, you always have to specify the account group on the initial screen. d) Choose Cancel. How to Maintain Customer Number Ranges and Assign Them to Account Groups 1. Create an account group D00 with the description Customers 00 for the regular customer accounts. Do this by copying the account group KUNA and configuring D00 according to the requirement in the business scenario. a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts Receivable and Accounts Payable → Customer Accounts → Master Data → Preparations for Creating Customer Master Data → Define Account Groups with Screen Layout (Customers). b) Double-click on the account group “KUNA General Customers” to show the content of this group. c) Choose Edit → Copy As... Overwrite the following data: Field Name or Data Type Account Group Name Values D00 Customers 00 d) Double-click Company Code Data to edit the field status. e) Double-click Payment Transactions and make Terms of Payment a required entry. 2. Assign the number range 02 to the account group. a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts Receivable and Accounts Payable → Customer Accounts → Master Data → Preparations for Creating Customer Master Data → Assign Number Ranges to Customer Account Group. b) Enter the following values: Field Name or Data Type Group Number Range Values D00 02 c) Choose Save. 158 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor 3. Create an account group K00 with the description Vendors 00 for the regular vendor accounts. Do this by copying the account group KRED and configuring K00 according to the requirements in the business scenario. Consejo: XX is the number range, not your group number. a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts Receivable and Accounts Payable → Vendor Accounts → Master Data → Preparations for Creating Vendor Master Data → Define Account Groups with Screen Layout (Vendors). b) Choose KRED Vendors. c) Choose Edit → Copy As... Overwrite the following values: Field Name or Data Type Account Group Name Values K00 Vendors 00 d) Double-click General Data to edit the field status. e) Double-click Address. f) Make Search Term B a required entry. g) Double-click Contract Persons. h) Mark Contract Persons as Suppress. i) Choose Save. 4. Assign the number range XX to the account group. a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts Receivable and Accounts Payable → Vendor Accounts → Master Data → Preparations for Creating Vendor Master Data → Assign Number Ranges to Vendor Account Groups. b) Enter the following values: Field Name or Data Type Group Number Range Values K00 XX Nota: XX is the number range, not your group number! c) Choose Save. © Copyright . Reservados todos los derechos. 159 Capítulo 2: Datos maestros How to Create Customer and Vendor Accounts 1. Create a regular customer account with the new account group D##. Fill in the following fields with the data below: Field Name or Data Type Search Term Group ID Reconciliation Account Terms of Payment Values GR00 4711 Trade Receivable - Domestic 140000 0002 a) On the SAP Easy Access menu, choose Accounting → Accounts Receivable → Master Records → Create. b) Enter the following values: Field Name or Data Type Account Group Customer Company Code Reference Customer Reference Company Code Values Customer 00 (D00) Blank GR00 1000 1000 c) Choose Enter. d) On the Address tab page, enter the following values: Field Name or Data Type Name Search Term ½ Street/House Number Postal Code/City Country/Region Values Your choice, Be Creative! GR## Your choice Your choice Course country e) Choose the Control Data tab page. f) Enter 4711 in the Corporate group field. g) Choose the Account Management tab page. h) Select F4 Help and double click Trade Receivables - Domestic (14000) for the Reconciliation Account. i) Choose the Payment Transaction tab page. 160 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor j) Enter 0002 in the Terms of Payment field. k) Choose Save. Nota: Write down your customer number. 2. Create a normal vendor account, Vendor 00, with the new account group K00. You can use vendor 1000 in company code 1000 as a template vendor. Enter the following data in the fields: Field Name or Data Type Search Term 1(A) Search Term 2(B) Enter the following data: Field Name or Data Type Group ID Reconciliation Account Planning Group Terms of Payment Values GR00 Vendor's last name Values 4711 Payables 160000 A1 0001 a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable → Master Records → Create. b) Enter the following values: Field Name or Data Type Vendor Company Code Account Group Values Vendor00 GR00 K00 c) Choose Enter. d) On the Address tab page, enter the following values: Field Name or Data Type Name Street/House number Search Term 1 (A) Search Term 2 (B) Postal Code/City © Copyright . Reservados todos los derechos. Values Your choice. Be Creative! Your choice GR00 Vendor's last name Your choice 161 Capítulo 2: Datos maestros Field Name or Data Type Country/Region Values Course country Consejo: One of the following two conditions applies to you: You were unable enter a second search term. You will find out why in the next exercise. OR: You were able to make an entry for Search Term 2(B).The reason for this is provided in the next activity. e) Choose Goto → Next Screen. f) Enter 4711 in Corporate group. g) Choose Goto → Next Screen, Payment Transactions. h) Choose Goto → Next Screen, Accounting Information Accounting. i) Enter the following information: Field Name or Data Type Reconciliation Account Cash Management Group Values Select the F4 and then Trade Payables - Domestic (160000) A1 j) Choose Goto → Payment Transactions, Accounting. k) In the Payment Terms field, enter 0001. l) Choose Save. 162 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 2 Ejercicio 9 117 Crear grupos de cuentas y actualizar las cuentas de deudores o acreedores Ejemplo empresarial El departamento de contabilidad crea los datos maestros de deudor y acreedor. Cree grupos de cuentas de deudor. 1. Cree un grupo de cuentas D## con la denominación Deudores ## para las cuentas de deudor regulares. Esto se efectúa copiando el grupo de cuentas KUNA y configurando D## según las necesidades del escenario empresarial. 2. Asigne el rango de números 02 al grupo de cuentas. 3. Cree una cuenta de deudor con el nuevo grupo de cuentas D##. Complete los siguientes campos que figuran a continuación: Nombre de campo o tipo de datos Concepto de búsqueda ID de grupo Cuenta asociada Condiciones de pago Valores GR## 4711 Crédito deudores - Interior 140000 0002 4. Cree el grupo de cuentas K## con la descripción Acreedores ## para las cuentas de acreedor normales. Para hacerlo, copie el grupo de cuentas KRED y configure K## en función de las necesidades del escenario empresarial. 5. Asigne el rango de números XX al grupo de cuentas. Consejo: XX es el rango de números, no es su número de grupo. 6. Cree una cuenta de acreedor, Acreedor ##, con el nuevo grupo de cuentas K##. Puede utilizar el acreedor 1000 de la sociedad 1000 como acreedor modelo. Indique los datos siguientes en los campos: Nombre de campo o tipo de datos Concepto de búsqueda 1 (A) Concepto de búsqueda 2 (B) © Copyright . Reservados todos los derechos. Valores GR## Apellido del acreedor 163 Capítulo 2: Datos maestros Consejo: O bien: Acaba de darse cuenta de que no puede introducir un segundo concepto de búsqueda. ¿Cuál puede ser el motivo? Sabrá la respuesta en el siguiente ejercicio. O: Ha podido realizar una entrada para Concepto de búsqueda 2 (B). El motivo para esto se explica en el ejercicio 10. Indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos ID de grupo Cuenta asociada Grupo de tesorería Condiciones de pago 164 Valores 4711 Deuda 160000 A1 0001 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 2 Solución 9 119 Crear grupos de cuentas y actualizar las cuentas de deudores o acreedores Ejemplo empresarial El departamento de contabilidad crea los datos maestros de deudor y acreedor. Cree grupos de cuentas de deudor. 1. Cree un grupo de cuentas D## con la denominación Deudores ## para las cuentas de deudor regulares. Esto se efectúa copiando el grupo de cuentas KUNA y configurando D## según las necesidades del escenario empresarial. a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Contabilidad de deudores y acreedores → Cuentas de deudores → Datos maestros → Preparar creación de datos maestros de deudor → Definir grupos de cuentas con formato de pantalla (Deudores). b) Seleccione Deudor general KUNA. c) Seleccione Editar → Copiar como. Indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Grupo de cuentas Nombre Valores D## Deudores ## d) Haga doble clic en Datos de sociedad para tratar el status de campo. e) Haga doble clic en Operaciones de pagos y haga que Condiciones de pago sea una entrada obligatoria. 2. Asigne el rango de números 02 al grupo de cuentas. a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Contabilidad de deudores y acreedores → Cuentas de deudores → Datos maestros → Preparar creación de datos maestros de deudor → Asignar rangos de números a grupo de cuentas de deudores. b) Ingrese los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos Grupo Rango de números Valores D## 02 c) Seleccione Grabar. 3. Cree una cuenta de deudor con el nuevo grupo de cuentas D##. Complete los siguientes campos que figuran a continuación: © Copyright . Reservados todos los derechos. 165 Capítulo 2: Datos maestros Nombre de campo o tipo de datos Concepto de búsqueda ID de grupo Cuenta asociada Condiciones de pago Valores GR## 4711 Crédito deudores - Interior 140000 0002 a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Datos maestros → Crear. b) Ingrese los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos Grupo de cuentas Deudor Sociedad Deudor modelo Sociedad de referencia Valores Deudor ## (D##) En blanco GR## 1000 1000 c) Seleccione Intro. d) En la etiqueta Dirección, indique los datos valores: Nombre de campo o tipo de datos Nombre Concepto de búsqueda ½ Número de calle/edificio Código postal/Ciudad País/Región Valores Su elección, ¡sea creativo! GR## Su elección Su elección País del curso e) Seleccione la etiqueta Datos de control. f) Indique 4711 en el campo Clave de grupo. g) Seleccione el pulsador Datos de sociedad. h) Seleccione Ayuda con F4 y luego Crédito deudores - Interior (14000) para la Cuenta asociada. i) Seleccione la etiqueta Operación de pago. j) Indique 0002 en el campo Condiciones de pago. k) Seleccione Grabar. 166 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor Nota: Anote el número de deudor. 4. Cree el grupo de cuentas K## con la descripción Acreedores ## para las cuentas de acreedor normales. Para hacerlo, copie el grupo de cuentas KRED y configure K## en función de las necesidades del escenario empresarial. a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Contabilidad de deudores y acreedores → Cuentas de acreedores → Datos maestros → Preparar creación de datos maestros de acreedor → Definir grupos de cuentas con formato de pantalla (Acreedores). b) Seleccione KRED Acreedores. c) Seleccione Editar → Copiar como. Ingrese los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos Grupo de cuentas Nombre Valores K## Acreedores ## d) Haga doble clic en Datos generales para editar el status de campo. e) Haga doble clic en Dirección. f) Haga que Concepto de búsqueda B sea una entrada obligatoria. g) Haga doble clic en Contratar personas. h) Marque Contratar personas como Suprimido. i) Seleccione Grabar. 5. Asigne el rango de números XX al grupo de cuentas. Consejo: XX es el rango de números, no es su número de grupo. a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Contabilidad de deudores y acreedores → Cuentas de acreedores → Datos maestros → Preparar creación de datos maestros de acreedor → Asignar rangos de números a grupos de cuentas de acreedores. b) Ingrese los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos Grupo Rango de números Valores K## XX c) Seleccione Grabar. © Copyright . Reservados todos los derechos. 167 Capítulo 2: Datos maestros 6. Cree una cuenta de acreedor, Acreedor ##, con el nuevo grupo de cuentas K##. Puede utilizar el acreedor 1000 de la sociedad 1000 como acreedor modelo. Indique los datos siguientes en los campos: Nombre de campo o tipo de datos Concepto de búsqueda 1 (A) Concepto de búsqueda 2 (B) Valores GR## Apellido del acreedor Consejo: O bien: Acaba de darse cuenta de que no puede introducir un segundo concepto de búsqueda. ¿Cuál puede ser el motivo? Sabrá la respuesta en el siguiente ejercicio. O: Ha podido realizar una entrada para Concepto de búsqueda 2 (B). El motivo para esto se explica en el ejercicio 10. Indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos ID de grupo Cuenta asociada Grupo de tesorería Condiciones de pago Valores 4711 Deuda 160000 A1 0001 a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Datos maestros → Crear. b) Ingrese los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos Acreedor Sociedad Grupo de cuentas Valores Acreedor## GR## K## c) Seleccione Intro. d) En la etiqueta Dirección, indique los datos valores: Nombre de campo o tipo de datos Nombre Número de calle/edificio Concepto de búsqueda 1 (A) Concepto de búsqueda 2 (B) Código postal/Ciudad 168 Valores Su elección. ¡Sea creativo! Su elección GR## Apellido del acreedor Su elección © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor Nombre de campo o tipo de datos País/Región Valores País del curso e) Seleccione Pasar a → Pantalla siguiente. f) Indique 4711 en Clave de grupo. g) Seleccione Pasar a → Pantalla siguiente, Operaciones de pago. h) Seleccione Pasar a → Pantalla siguiente, Gestión de cuenta Finanzas i) Introduzca la siguiente información: Nombre de campo o tipo de datos Cuenta asociada Grupo de tesorería Valores Seleccione la ayuda de F4 y luego Crédito acreedores Interior (160000). A1 j) Seleccione Pasar → Operaciones de pago, Finanzas. k) En el campo Condiciones de pago , indique 0001. l) Seleccione Grabar. © Copyright . Reservados todos los derechos. 169 Capítulo 2: Datos maestros Datos maestros de cuentas ocasionales Figura 59: Cuenta normal o cuenta ocasional Para todos los deudores o acreedores con los que sólo mantiene relaciones comerciales esporádicamente, debe crear registros maestros de deudor o de acreedor especiales. Estos registros maestros contienen créditos y deudas para deudores/acreedores esporádicos. A diferencia de otros registros maestros, un registro maestro de cuenta ocasional no contiene información sobre un deudor o acreedor específico, puesto que se utiliza para más de un deudor o acreedor. Por lo tanto, los campos específicos del deudor o acreedor están ocultos en estos registros. Debe registrar los datos específicos del deudor o acreedor directamente en el documento durante la contabilización. How to Display a One-Time Master Record (Customer) 1. Demonstrate the differences between a normal customer master record and a one-time master record (customer). a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Master Data → Display. b) Enter the following values: Field Name or Data Type Customer Company Code Values 100016 1000 c) Press ENTER. 170 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor How to Enter Customer Invoices for One-time Accounts 1. Show the entry screen for the address and bank data in the document. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Invoice. b) Enter the following values: Field Name or Data Type Company Code Customer Document Date Posting Date Amount Values 1000 100016 Current date Current date 10.000 Currency Calculate Tax Tax Code Local currency 1O (Output tax (course) 10%) c) Switch to the G/L account item. d) Enter the following values: Field Name or Data Type Account Debit/Credit Amount Values 800200 Credit * e) Choose Post. Nota: The entry screen for the address and bank data appears. f) Choose Cancel. © Copyright . Reservados todos los derechos. 171 Capítulo 2: Datos maestros Status de campos en registros maestros (Deudor o acreedor) Figura 60: Status de los campos en el registro maestro El grupo de cuentas controla los campos visualizados en el registro maestro. Por ejemplo, para asegurarse de que toda la correspondencia tiene los datos de dirección completos, debe modificar el status de campo para que todos los campos de dirección estén marcados como entrada obligatoria. Controlling del status de campo Figura 61: Controlling del status de campo 172 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor El layout de las pantallas para datos maestros de deudores o acreedores puede verse afectada por los siguientes factores: Control Específico del grupo de cuentas Dependiente de la operación Dependiente de la sociedad Descripción El grupo de cuentas controla el status de campo. Por lo tanto, todas las cuentas de un grupo de cuentas tienen el mismo layout de pantalla. La operación de datos maestros, como Crear, Modificar o Visualizar, controla el status de campo. Si un campo como Cuenta asociada no debe modificarse luego de creado, el status de campo dependiente de la operación debe fijarse en Visualizar para la operación Modificar. El layout de pantalla específico de la sociedad controla el status de campo para campos en el segmento de sociedades de registros maestros de deudores y acreedores. Puede ocultar los campos que no se utilizan en una sociedad específica, pero hacerlos visibles e introducir valores en otras sociedades. Por ejemplo, si una sociedad no quiere utilizar el programa de reclamación, puede ocultar los campos relevantes para esta sociedad. Se comparan el status del campo específico del grupo de cuentas, el status del campo específico de la operación y el status del campo específico de sociedad, y se utiliza el status de campo con mayor prioridad. Los campos a los que se accede con la operación Visualizar siempre se visualizan o suprimen, ya que en una operación Visualizar no es posible introducir datos. Si no desea utilizar el control específico de la operación o específico de la sociedad, fije el status del campo en Opcional. Puesto que este status de campo tiene la prioridad más baja, siempre se utiliza el control específico del grupo de cuentas. How to Maintain Account Group-Specific Field Status You can use the following options to define the field status in a customer or vendor master record: ● ● ● Account group-specific field status Transaction-specific field status Company code-specific field status © Copyright . Reservados todos los derechos. 173 Capítulo 2: Datos maestros 1. Show account group-specific field status. a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts Receivable and Accounts Payable → Customer Accounts → Master Data → Preparations for Creating Customer Master Data → Define Account Groups with Screen Layout (Customers). b) Double-click the account group 0001 Sold-to Party. c) Double-click Company Code Data to show the field status. d) Double-click Account Management. e) Note that Reconciliation Account status is Required. f) Choose Back. How to Maintain Transaction-Specific Field Status You can also make the field status dependent on the transaction (Activity) (Create, Change, or Display). 1. Make the transactions-specific field status override account-specific field status. a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts Receivable and Accounts Payable → Customer Accounts → Master Data → Preparations for Creating Customer Master Data → Define Screen Layout per Activity (Customers). b) Double-click the activity category Change Customer (Accounting). c) Double-click Company Code Data to edit the field status. d) Double-click Account Management. e) Change the Reconciliation Account status to Display. f) Choose Save. How to Explain the Effects of Field Status Definitions 1. Show the effect of the field status change. a) On the SAP Easy Access screen, Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Master Data → Change. b) Enter the following values: Field Name or Data Type Customer 174 Values 1000 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor Field Name or Data Type Company Code Values 1000 c) Choose Enter. d) Choose the Accounting Information tab. The reconciliation account is display only. Nota: You can only display the reconciliation account. The field status through the activity Change (= display) for the field Reconciliation Account has a higher priority than the field status in account group 0001. e) Choose Back. How to Explain Company Code-Specific Field Status If the field status is controlled through the company code, you can hide certain fields in the company code segment for individual company codes. Example: A company code does not need a dunning function. The dunning area is completely hidden in the company code segment. 1. Show company code-specific field status. a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts Receivable and Accounts Payable → Customer Accounts → Master Data → Preparations for Creating Customer Master Data → Define Screen Layout per Company Code (Customers). b) Double-click * (all company codes) to display the field status. c) Double-click the Accounting Information group to display the identical layout. d) Choose Back. © Copyright . Reservados todos los derechos. 175 Capítulo 2: Datos maestros Nota: The field status in individual areas, such as account group, activity, and company code, compete with each other. The field status with highest priority applies. The following order applies with decreasing priority. 1. Hide 2. Display 3. Required entry 4. Optional entry 176 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 2 Ejercicio 10 127 Verificar y actualizar (de ser necesario) la configuración del status de campo Ejemplo empresarial El departamento de contabilidad crea los datos maestros de deudor y acreedor. Verifique si los conceptos de búsqueda están marcados como campos obligatorios en el registro maestro. 1. Verifique si los campos para los conceptos de búsqueda son campos obligatorios en el registro maestro. 2. Verifique si el campo Concepto de búsqueda B (Concepto de búsqueda 2) se ha definido como un campo de entrada obligatoria en el grupo de cuentas. 3. Verifique el campo dependiente de operación para crear los registros maestros de acreedor. 4. Explicar por qué se suprimió el campo de concepto de búsqueda. © Copyright . Reservados todos los derechos. 177 Capítulo 2 Solución 10 128 Verificar y actualizar (de ser necesario) la configuración del status de campo Ejemplo empresarial El departamento de contabilidad crea los datos maestros de deudor y acreedor. Verifique si los conceptos de búsqueda están marcados como campos obligatorios en el registro maestro. 1. Verifique si los campos para los conceptos de búsqueda son campos obligatorios en el registro maestro. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Datos maestros → Modificar. b) Ingrese los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos Acreedor Sociedad Dirección Valores Acreedor## GR## c) Seleccione Intro. d) El segundo concepto de búsqueda no aparece en la pantalla en Conceptos de búsqueda. La pantalla tiene un espacio en blanco en el lugar donde debería estar el segundo campo, Concepto de búsqueda 2. 2. Verifique si el campo Concepto de búsqueda B (Concepto de búsqueda 2) se ha definido como un campo de entrada obligatoria en el grupo de cuentas. a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Contabilidad de deudores y acreedores → Cuentas de acreedores → Datos maestros → Preparar creación de datos maestros de acreedor → Definir grupos de cuentas con formato de pantalla (Acreedores). b) Haga doble clic en el grupo de cuentas K##. c) Haga doble clic en Datos generales para visualizar el status de campo. d) Haga doble clic en Dirección. e) Compruebe que el Concepto de búsqueda B sea una entrada obligatoria. 3. Verifique el campo dependiente de operación para crear los registros maestros de acreedor. 178 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Contabilidad de deudores y acreedores → Cuentas de acreedores → Datos maestros → Preparar creación de datos maestros de acreedor → Definir layout de pantalla por actividad (Acreedores). b) Haga doble clic en Crear acreedor (Contabilidad). c) Haga doble clic en Datos generales para visualizar el status de campo. d) Haga doble clic en Dirección. e) Si Concepto de búsqueda 2 (B) muestra su status de campo como Suprimir, haga de Concepto de búsqueda B una entrada obligatoria y grabe la entrada. f) Verifique la misma información para la operación Modificación de acreedores y seleccione Atrás. g) Haga doble clic en Modificar acreedor (Contabilidad). h) Haga doble clic en Datos generales para visualizar el status de campo. i) Haga doble clic en Dirección. j) Compruebe que el Concepto de búsqueda 2 (B) sea una entrada obligatoria. Resultado: Ahora todos los participantes del curso pueden registrar datos en el campo Concepto de búsqueda 2 (B). Motivo: La definición del status de campo dependiente de la operación no es específica de una sociedad concreta. Consejo: Haga doble clic en Documentación para la actividad de Customizing junto a Definir layout de pantalla por actividad (acreedores). 4. Explicar por qué se suprimió el campo de concepto de búsqueda. a) Suprimir un campo tiene la mayor prioridad. El orden es el indicado a continuación: a) Suprimir b) Visualizar c) Obligatorio d) Opcional A continuación se presenta el resultado: Nombre de campo o tipo de datos Status de campo de grupo de cuentas Status de campo de operación Resultado © Copyright . Reservados todos los derechos. Valores Entrada obligatoria Suprimir Suprimir 179 Capítulo 2: Datos maestros Principio de verificación doble Figura 62: Principio de verificación doble Según el principio de verificación doble, una persona puede realizar modificaciones en datos maestros de deudores o acreedores mientras que otra persona es responsable de confirmar estos cambios. Esto generalmente se lleva a cabo para modificaciones fundamentales en deudores o acreedores. Antes de aplicar el principio doble, defina los campos para la verificación doble en los registros maestros de deudores o acreedores en Customizing. Si define un campo en el registro maestro de deudor o acreedor como Sensible, el sistema SAP ERP bloquea los pagos para el deudor o acreedor correspondiente si se modifica una entrada. El sistema SAP ERP elimina este bloqueo sólo cuando una persona autorizada confirma o rechaza la modificación. Puede confirmar las modificaciones para un solo deudor o acreedor. Como otra alternativa, puede obtener una lista para confirmar las modificaciones. Los siguientes campos se encuentran disponibles para limitar la lista para confirmar modificaciones: ● ● ● ● ● Deudor o acreedor Sociedad Cuentas no confirmadas Cuentas rechazadas Cuentas a confirmar Puede visualizar las modificaciones realizadas al registro maestro de deudor o acreedor para todas las cuentas utilizando los informes RFDABL00 o RFKABL00. 180 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor How to Define Sensitive Fields (Customer) 1. Define Search Term 1 (A) as a sensitive field. a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts Receivable and Accounts Payable → Vendor Accounts → Master Records → Preparations for Creating Vendor Master Data → Define Sensitive Fields for Dual Control (Vendors). b) Choose New Entries. c) Click the input help in the Field Name field and double-click search term 1 (A) (ADRCSORT1). d) Choose Save. 2. Update your vendor master record with the new information. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable → Master Records → Change. b) Update the following entries: Field Name or Data Type Vendor Company Code Address Values Vendor00 GR00 c) Choose Enter. d) Enter the following values: Field Name or Data Type Search Term1 Search Term2 Values Supplies GR00 e) Press ENTER. f) Press ENTER when the message appears for you to confirm changes. g) Choose Save. Consejo: The master record is now blocked for payment. However, the block is not visible in the master record. In the log for the automatic payment program, the following message appears: “Payment blocked due to unconfirmed master data changes". 3. Confirm the changes that you made to the vendor master record. a) Log on to the system with your additional instructor user. © Copyright . Reservados todos los derechos. 181 Capítulo 2: Datos maestros b) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable → Master Data → Confirmation of Change → Single. c) Update the following entries: Field Name or Data Type Vendor Company Code Values Vendor00 GR00 d) Press ENTER. e) Choose Changes to Sensitive Fields to check the changes. f) Double-click the field name to display detailed information about the changes. g) Choose Back. h) Choose Confirm to confirm your neighbor's changes. i) Choose Save. 182 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 2 Ejercicio 11 131 Definir campos sensibles Ejemplo empresarial El jefe de contabilidad decide que la clase de acreedor debería registrarse en el primer concepto de búsqueda. En este ejemplo, los tipos de acreedores son suministros y equipos mientras que el segundo concepto de búsqueda debe tener el número de sociedad. Debido a que el primer concepto de búsqueda es un campo sensible, el jefe de contabilidad debe confirmar todas las modificaciones en este campo. Defina el Concepto de búsqueda 1 como un campo sensible y actualice el registro maestro de acreedor. Confirme las modificaciones. 1. Defina el Concepto de búsqueda 1 como un campo sensible. 2. Realice el registro maestro de acreedor con la nueva información. 3. Confirme las modificaciones que su compañero más cercano ha realizado en su registro maestro de acreedores. © Copyright . Reservados todos los derechos. 183 Capítulo 2 Solución 11 132 Definir campos sensibles Ejemplo empresarial El jefe de contabilidad decide que la clase de acreedor debería registrarse en el primer concepto de búsqueda. En este ejemplo, los tipos de acreedores son suministros y equipos mientras que el segundo concepto de búsqueda debe tener el número de sociedad. Debido a que el primer concepto de búsqueda es un campo sensible, el jefe de contabilidad debe confirmar todas las modificaciones en este campo. Defina el Concepto de búsqueda 1 como un campo sensible y actualice el registro maestro de acreedor. Confirme las modificaciones. 1. Defina el Concepto de búsqueda 1 como un campo sensible. a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Contabilidad de deudores y acreedores → Cuentas de acreedores → Datos maestros → Preparar creación de datos maestros de acreedor → Definir campos sensibles para p.ppio verificación p/2 o más (Acreedores). b) Elija Entradas nuevas. c) Haga clic en Ayuda para entradas en el campo Nombre de campo y haga doble clic en el concepto de búsqueda 1 (ADRC-SORT1). d) Seleccione Grabar. Consejo: La definición de campos sensibles no es específica de la sociedad. Por lo tanto, es posible que el responsable del curso u otro participante haya configurado ya este campo. 2. Realice el registro maestro de acreedor con la nueva información. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Datos maestros → Modificar. b) Actualice las entradas siguientes: Nombre de campo o tipo de datos Acreedor Sociedad Dirección Valores Acreedor## GR## c) Pulse INTRO. 184 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor d) Ingrese los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos Concepto de búsqueda1 Concepto de búsqueda2 Valores Suministros GR## e) Pulse INTRO. f) Pulse INTRO cuando aparezca el mensaje para confirmar sus modificaciones. g) Seleccione Grabar. 3. Confirme las modificaciones que su compañero más cercano ha realizado en su registro maestro de acreedores. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Datos maestros → Confirmación de modificación → Individualmente. b) Actualice las entradas siguientes: Nombre de campo o tipo de datos Acreedor Sociedad Valores Acreedor ## de su compañero más cercano GR## de su compañero más cercano c) Pulse INTRO. d) Seleccione Modific.en campos sensibles para verificar las modificaciones. e) Haga doble clic en el nombre del campo para visualizar información detallada sobre las modificaciones. f) Seleccione Atrás. g) Seleccione Confirmar para confirmar las modificaciones de su compañero. h) Seleccione Grabar. © Copyright . Reservados todos los derechos. 185 Capítulo 2: Datos maestros Compensación deudor y acreedor Figura 63: Compensación deudor y acreedor Si un deudor es también acreedor, o al revés, se pueden compensar partidas abiertas mediante el programa de pagos o de reclamación. Las partidas abiertas de la cuenta asignada también se pueden visualizar en las pantallas de visualización de partidas individuales y de selección de partidas abiertas. Para compensar partidas abiertas: 1. Registre el número de cuenta de acreedor en la cuenta de deudor y viceversa. 2. Para cada sociedad, decida si desea compensar partidas abiertas entre deudores y acreedores. Si se utilizará la compensación, seleccione el campo Compensación con acreedor en la cuenta de deudor o el campo correspondiente en la cuenta de acreedor. Puede fijar Control y status de cuenta en la sección Selecciones adicionales en el informe para la lista de deudores o acreedores, RFDKVZ00 y RFKKVZ00, respectivamente. Al imprimir el informe, verá las relaciones de interlocutor para el respectivo deudor o acreedor. How to Activate Customer and Vendor Clearing 1. Create a link at master record level. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Master Data → Change. b) Enter the following values: Field Name or Data Type Customer Company Code Values 1000 1000 c) Choose the General Data area. 186 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor d) Choose the Control Data tab page. e) Enter 1000 in the Vendor field. f) Choose Company Code Data. g) To extend the Automatic Payment Transactions, choose the Payment Transactions tab page. h) Select the Clearing with Vendor field. Atención: The clearing indicator is not set in the clearing account 10001000. i) Choose Save. j) Extend the Clearing with Customer field in vendor master record number 1000 in company code 1000 accordingly. How to Display the Items of Customer and Vendor Account in One List 1. Display vendor items in the customer open item list. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Account → Display/Change Line Items. b) Enter the following values: Field Name or Data Type Customer Company Code Field: Vendor Items Values 1000 1000 c) Choose Execute. Atención: After you have finished the demonstration, reset all of the clearing relationships. © Copyright . Reservados todos los derechos. 187 Capítulo 2: Datos maestros Responsable del pago alternativo o receptores del pago Figura 64: Responsable del pago alternativo o el receptor del pago Puede indicar un responsable del pago alternativo o receptor del pago a nivel de mandante o de sociedad. Una entrada a nivel de sociedad tiene mayor prioridad que una entrada a nivel de mandante. Existen diversas opciones para utilizar la función de responsable de pago alternativo o receptor de pago dentro del registro maestro. Puede fijar el indicador Entradas individuales al crear una factura. Este procedimiento le permite introducir información sobre un responsable de pago o receptor de pago individual para un deudor o acreedor que no ha sido creado en SAP ERP. Si el receptor del pago/pagador alternativo es un deudor o acreedor existente, el número de cuenta de deudor o acreedor podrá introducirse en el registro maestro como receptor del pago o pagador permitido. Durante la entrada de facturas, puede elegirse uno de estos responsables del pago o receptores del pago mediante matchcodes. Si se introduce un responsable del pago alternativo, éste pagará el importe para compensar las partidas abiertas de la cuenta que hayan vencido. Receptor del pago alternativo Si indica un receptor de pago alternativo, el importe que la empresa tiene que pagar para compensar las partidas abiertas vencidas se paga al receptor de pago alternativo. Por ejemplo, el pago que normalmente va a un proveedor iría ahora al administrador de quiebra. Puede fijar el indicador Datos de pago en la sección Selecciones adicionales en el informe para la lista de deudores o acreedores, RFDKVZ00 o RFKKVZ00. Al imprimir el informe, puede ver al responsable del pago alternativo para el respectivo deudor o el receptor del pago alternativo para el acreedor. How to Maintain Alternative Payer at Client Level 188 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor 1. Show the settings at client level. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Master Data → Change. b) Enter the following values: Field Name or Data Type Customer Company Code Values 1000 1000 c) Press ENTER. d) Choose the General Data area. e) Choose Payment Transactions tab. f) Display the Alternative Payer field in the Payment Transactions area. Atención: After you have completed the demonstration, reset all the settings for the Alternative Payer /Payee. Nota: The settings for the alternative payee are identical to the settings for the alternative payer. Therefore, only one demonstration is necessary. How to Maintain Alternative Payer at Company Code Level 1. Show the settings at Company code level. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Master Data → Change. b) Enter the following values: Field Name or Data Type Customer Company Code Values 1000 1000 c) Press ENTER. d) Choose Goto → Company Code Data. e) Choose Payment Transactions tab. f) Display the Alternative Payer field. © Copyright . Reservados todos los derechos. 189 Capítulo 2: Datos maestros How to Maintain Allowed Payers at Client Level (for Document Entry) 1. Show the selection list. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Master Data → Change. b) Enter the following values: Field Name or Data Type Customer Company Code Values 1000 1000 c) Choose Goto → General Data. d) In the Alternative Payer field in Document area, choose the Payment Transactions tab page. e) Choose Allowed Payer. f) Enter the following values: Field Name or Data Type Payer Payer Values 1001 1002 g) Press ENTER. h) Choose Save. 2. Show the effects of the selection list. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Invoice. b) Enter the following values: Field Name or Data Type Company Code Customer Invoice Date Posting Date Amount Currency Calculate Tax Tax Code 190 Values 1000 1000 Current date Current date 10000 EUR 1O (Output tax (course) 10%) © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor c) Choose the Payment tab page. d) Enter payer 1001. How to Maintain Settings (Individual) at Client Level (for Document Entry) 1. Show an individual alternative payer. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Master Data → Change. b) Enter the following values: Field Name or Data Type Customer Company Code Values 1000 1000 c) Choose Enter. d) Choose Goto → General Data. e) Choose the Payment Transactions tab page. f) Show the Alternative Payer in the Document area. g) Select the Alternative Payer in the Document area. h) Choose Save. 2. Show the effect of the Individual Payee field. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Invoice. b) Enter the following values: Field Name or Data Type Company code Customer Invoice Date Posting Date Amount Currency Calculate Tax Tax Code Values 1000 1000 Current date Current date 10000 EUR 1O (Output tax (course) 10%) c) Choose the Payment tab. © Copyright . Reservados todos los derechos. 191 Capítulo 2: Datos maestros d) Select the Individual Payee field. Nota: The entry screen for the individual payer appears. e) In the Address and Bank Data dialog box, enter the Name, Country and Bank Key. f) Choose Bank data. g) Return to the main menu. Central y cuenta de subsidiaria Figura 65: Central y subsidiaria En algunos ramos, los deudores asignan órdenes localmente (mediante sus subsidiarias), pero pagan sus facturas de forma centralizada (a través de la central). En estos casos, el flujo de mercancías y efectivo es diferente del flujo del proceso descentralizado. Esto se puede reflejar en el Sistema SAP ERP mediante cuentas de la central y cuentas de subsidiarias. Todas las partidas contabilizadas en una cuenta de subsidiaria se transfieren automáticamente a la cuenta de la central. Los avisos de reclamación generalmente van a la central que efectúa y recibe pagos. Sin embargo, si selecciona el campo Procesamiento descentralizado en el registro maestro de la central, el programa de reclamación y el de pagos utilizan la cuenta de sucursal. Puede fijar el indicador Control y status de cuenta en la sección Selecciones adicionales en el informe para la lista de deudores o acreedores, RFDKVZ00 o RFKKVZ00, respectivamente. Al imprimir el informe, verá las centrales posibles para cada una de las subsidiarias. If you want to temporarily cancel central processing, you can activate the field Decentralized Processing for the head office. This is located on the Correspondence tab. 192 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de cuentas de deudor y acreedor How to Activate Head Office or Branch 1. Show the settings at the master data level. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Master Data → Change. b) Enter the following values: Field Name or Data Type Customer Company Code Values 1001 1000 c) Choose Goto → Company Code Data. d) On the Account Management tab page, enter 1000 as the value for Head Office. e) Choose Save. f) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Master Data → Display. g) Enter the following values: Field Name or Data Type Customer Company Code Values 1000 1000 h) Choose Goto → Company Code Data. Nota: On the Account Management tab page, the Head Office field is hidden for the head office itself. © Copyright . Reservados todos los derechos. 193 Capítulo 2: Datos maestros RESUMEN DE LA LECCIÓN Ahora podrá: ● ● ● ● ● ● 194 Comprender la estructura de las cuentas de deudor y acreedor Crear un grupo de cuentas y actualizar las cuentas de deudores/acreedores Comprender registros maestros de cuentas ocasionales Controlar el status de campo en cuentas de deudor y acreedor Configurar el principio de verificación doble Manejar relaciones entre deudores y acreedores © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 2 139 Evaluación de la formación 1. Un plan de cuentas se debe asignar a cada sociedad para la que se deban configurar cuentas. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 2. ¿Cuál de la siguiente información se registra en el segmento del plan de cuentas de una cuenta de mayor? Seleccione las respuestas correctas. X X X X A Número de cuenta B Campos de control C Campos de consolidación D Campos de moneda 3. Para utilizar una cuenta del plan de cuentas asignado en su sociedad, debe crear un segmento de sociedad para la cuenta. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 4. En una cuenta de balance, el saldo se transfiere a una cuenta de remanente y la cuenta de balance se establece en cero. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. 195 Capítulo 2: Evaluación de la formación 5. ¿Qué status de campo tiene la menor prioridad? Seleccione la respuesta correcta. X X X X A Entrada obligatoria B Ocultar C Entrada opcional D Visualizar 6. Todas las contabilizaciones en las cuentas de contabilidad auxiliar se contabilizan automáticamente en las cuentas asociadas asignadas. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 7. Al crear una cuenta de mayor, el sistema SAP ERP utiliza la moneda local de la sociedad como la moneda de cuenta propuesta. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 8. ¿Cuáles de las siguientes opciones puede usar para modificar los datos maestros de la cuenta de mayor mediante tratamiento colectivo? Seleccione las respuestas correctas. X X X X A Cambiar datos de plan de cuentas B Modificar datos de la sociedad C Modificar datos a nivel de mandante D Modificar descripciones de cuentas 9. Varias cuentas de un plan de cuentas operativo pueden remitir a la misma cuenta del grupo. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X 196 Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 2: Evaluación de la formación 10. Se registra el número del plan de cuentas del país (número de cuenta alternativo) en cada segmento de plan de cuentas. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 11. Puede grabar un segmento en el registro maestro de un centro de beneficio. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 12. En muchas situaciones empresariales, particularmente en logística, debe ingresar el segmento manualmente. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 13. El centro de beneficio es el mejor objeto del que se pueden derivar segmentos de manera uniforme. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 14. ¿Cuál de los siguientes segmentos contiene los datos generales de un deudor o acreedor a los que se puede acceder en toda la organización? Seleccione la respuesta correcta. X X X X A Nivel de organización B Nivel de mandante C Sociedad D Nivel de cuenta © Copyright . Reservados todos los derechos. 197 Capítulo 2: Evaluación de la formación 15. En Gestión financiera, una vez creada la cuenta de deudor o acreedor, ya no se puede cambiar el grupo de cuentas. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 16. Un registro maestro de cuenta ocasional contiene información sobre un deudor o acreedor específico. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 17. Las cuentas de deudores y acreedores pueden usar los mismos rangos de números. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 18. Las entradas de status de campo en áreas individuales, como grupo de cuentas, actividad y sociedad, compiten entre sí y se utiliza el status de campo con la mayor prioridad. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 19. La entrada de responsable del pago alternativo o receptor del pago a nivel de sociedad tiene una menor prioridad que una entrada a nivel de mandante. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X 198 Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 2 143 Respuestas a la Evaluación de la formación 1. Un plan de cuentas se debe asignar a cada sociedad para la que se deban configurar cuentas. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 2. ¿Cuál de la siguiente información se registra en el segmento del plan de cuentas de una cuenta de mayor? Seleccione las respuestas correctas. X X X X A Número de cuenta B Campos de control C Campos de consolidación D Campos de moneda 3. Para utilizar una cuenta del plan de cuentas asignado en su sociedad, debe crear un segmento de sociedad para la cuenta. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 4. En una cuenta de balance, el saldo se transfiere a una cuenta de remanente y la cuenta de balance se establece en cero. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. 199 Capítulo 2: Respuestas a la Evaluación de la formación 5. ¿Qué status de campo tiene la menor prioridad? Seleccione la respuesta correcta. X X X X A Entrada obligatoria B Ocultar C Entrada opcional D Visualizar 6. Todas las contabilizaciones en las cuentas de contabilidad auxiliar se contabilizan automáticamente en las cuentas asociadas asignadas. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 7. Al crear una cuenta de mayor, el sistema SAP ERP utiliza la moneda local de la sociedad como la moneda de cuenta propuesta. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 8. ¿Cuáles de las siguientes opciones puede usar para modificar los datos maestros de la cuenta de mayor mediante tratamiento colectivo? Seleccione las respuestas correctas. X X X X A Cambiar datos de plan de cuentas B Modificar datos de la sociedad C Modificar datos a nivel de mandante D Modificar descripciones de cuentas 9. Varias cuentas de un plan de cuentas operativo pueden remitir a la misma cuenta del grupo. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X 200 Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 2: Respuestas a la Evaluación de la formación 10. Se registra el número del plan de cuentas del país (número de cuenta alternativo) en cada segmento de plan de cuentas. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 11. Puede grabar un segmento en el registro maestro de un centro de beneficio. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 12. En muchas situaciones empresariales, particularmente en logística, debe ingresar el segmento manualmente. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 13. El centro de beneficio es el mejor objeto del que se pueden derivar segmentos de manera uniforme. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 14. ¿Cuál de los siguientes segmentos contiene los datos generales de un deudor o acreedor a los que se puede acceder en toda la organización? Seleccione la respuesta correcta. X X X X A Nivel de organización B Nivel de mandante C Sociedad D Nivel de cuenta © Copyright . Reservados todos los derechos. 201 Capítulo 2: Respuestas a la Evaluación de la formación 15. En Gestión financiera, una vez creada la cuenta de deudor o acreedor, ya no se puede cambiar el grupo de cuentas. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 16. Un registro maestro de cuenta ocasional contiene información sobre un deudor o acreedor específico. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 17. Las cuentas de deudores y acreedores pueden usar los mismos rangos de números. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 18. Las entradas de status de campo en áreas individuales, como grupo de cuentas, actividad y sociedad, compiten entre sí y se utiliza el status de campo con la mayor prioridad. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 19. La entrada de responsable del pago alternativo o receptor del pago a nivel de sociedad tiene una menor prioridad que una entrada a nivel de mandante. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X 202 Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. CAPÍTULO 3 Control de documentos Lección 1 Configuración de cabecera y partidas individuales de documentos FI Ejercicio 12: Crear un nuevo rango de números y una nueva clase de documento Ejercicio 13: Clasificar la nueva clase de documento para desglose de documentos Ejercicio 14: Crear un grupo de status de campo nuevo y asignarlo a una cuenta de mayor Lección 2 Actualización de períodos de contables Ejercicio 15: Crear variantes de períodos contables y actualizar períodos contables Lección 3 Actualización de autorizaciones de contabilización Ejercicio 16: Crear un nuevo grupo de tolerancia y asignarlo a su usuario Creación de documentos simples en la Gestión financiera Ejercicio 17: Contabilizar documentos FI 253 259 OBJETIVOS DEL CAPÍTULO ● ● ● ● ● ● Actualizar la estructura de documentos FI Preparar los elementos de control de la cabecera de documento Comprender los elementos de control de una partida individual Configurar el status de campo de partidas individuales en documentos FI Comprender la funcionalidad de las variantes de períodos contables y los períodos contables Actualizar autorizaciones para contabilización Contabilizar documentos FI simples © Copyright . Reservados todos los derechos. 231 239 244 249 Lección 4 ● 204 213 217 227 203 Capítulo 3 Lección 1 148 Configuración de cabecera y partidas individuales de documentos FI RESUMEN DE LA LECCIÓN En esta lección se explica el modo en que se configuran la cabecera y las partidas individuales de documentos FI Ejemplo empresarial Cada día se generan centenares de documentos financieros en una empresa. Para simplificar su almacenamiento, los documentos originales deben dividirse en diferentes categorías. Los auditores internos prefieren que todos los documentos para gastos autorizados se identifiquen con un tipo de documento único y se originen a partir de un rango de números diferente. Diversas operaciones contables requieren distintos tipos de datos dentro de un documento. Algunos datos son de carácter obligatorio para determinadas contabilizaciones. El cliente desea una descripción detallada que justifique la introducción de los gastos para cada partida en la cuenta para gastos autorizados. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: ● ● ● Una comprensión sobre cómo clasificar documentos contables Una comprensión sobre cómo visualizar documentos contables Una comprensión de la estructura de documentos contables For the demonstrations in this lesson, you have to make the following settings: 1. Post a customer invoice (Customer 1000) in Company Code 1000, document number _________. OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: ● ● ● ● 204 Actualizar la estructura de documentos FI Preparar los elementos de control de la cabecera de documento Comprender los elementos de control de una partida individual Configurar el status de campo de partidas individuales en documentos FI © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de cabecera y partidas individuales de documentos FI Estructura del documento Figura 66: Documento en la solución SAP ERP Financials La aplicación SAP ERP está basada en el principio de documentos, que implica el siguiente procedimiento: 1. para cada contabilización de operación comercial se graba un documento. 2. El documento permanece como unidad completa en el sistema hasta que es almacenado. 3. Cada documento se identifica de forma única a través de los campos siguientes: ● ● ● Número de documento Sociedad Ejercicio Los documentos de las soluciones SAP ERP Financials contienen los siguientes detalles: Componente Una cabecera del documento © Copyright . Reservados todos los derechos. Información Este componente contiene información relativa a todo el documento. 205 Capítulo 3: Control de documentos Componente Partidas individuales Información Cada documento contabilizado tiene al menos dos líneas (por ejemplo, Debe y Haber) y un máximo de 999 partidas individuales. Esta información es específica a la partida individual. Al contabilizar documentos con una Interfaz AC, como Gestión de pedidos de cliente o Gestión de compras, la Interfaz AC crea partidas en el documento contable que son idénticas en casi todos los campos. Si desea resumir documentos contables, lea Nota de SAP 36353. También puede consultar las otras Notas de SAP especificadas. Claves de control Puede visualizar los datos detallados para la cabecera del documento y las partidas individuales. Hay dos claves de control importantes: ● ● Clase de documento para la cabecera de documento. Clave de contabilización para las partidas individuales. La aplicación SAP ERP genera al menos un documento para cada operación comercial. Se le asigna a cada documento un número de documento unívoco. Durante la asignación de números interna, la aplicación SAP ERP asigna el número de documento. Durante la asignación de números externa, el usuario asigna el número de documento en el campo Número de documento. Una operación contable puede crear uno o más documentos. Por ejemplo, cuando la mercancía llega de un acreedor, la aplicación SAP ERP crea un documento de material para registrar los datos importantes para la gestión de stocks. Se crea un documento contable para registrar información financiera relevante, como datos de cuentas e importes relacionados con el libro mayor. En la aplicación SAP ERP, se generan documentos para las distintas operaciones contables, sin que se genere un documento contable al mismo tiempo, debido a que la generación de documentos no afecta la contabilidad. Un ejemplo de esto es la generación de un pedido en Gestión de materiales, que no da como resultado la generación de un documento contable. Los documentos relacionados son vinculados en la aplicación SAP ERP, lo que le ofrece un resumen de cada operación comercial en SAP ERP. El informe RFBELJ00 le permite crear un registro diario de documentos compacto en la aplicación SAP ERP. El registro diario de documentos contiene una tabla con los datos más importantes de las cabeceras de documento y las partidas individuales de los documentos seleccionados. Puede utilizar los informes RFBUEB00 y RFBUEB01 para ubicar documentos en la aplicación SAP ERP. 206 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de cabecera y partidas individuales de documentos FI How to Display FI Documents For the demonstrations in this lesson, post a customer invoice, customer 1000, in company code, 1000, document number: ______________. 1. Display the structure of a document. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document → Display. b) View the following data: Field Name or Data Type Document Number Company Code Fiscal Year Values Prepared document 1000 Current fiscal year c) Choose Enter to display the document header and the line items. How to Display an FI Document Using a Different Menupath 1. Find the required document. a) On the SAP Easy Access screen, choose System → Services → Reporting. b) Choose RFBUEB00. c) Choose Execute. d) Enter the following data: Field Name or Data Type Company Code Fiscal Year Document Type Values 1000 Current fiscal year DR e) Choose Execute. f) Choose Back. 2. Use an alternate method to find documents. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document → Display. b) Choose Document → List (RFBUEB00). c) Choose Back twice. © Copyright . Reservados todos los derechos. 207 Capítulo 3: Control de documentos Crear y actualizar clases de documentos Figura 67: Clases de documento The document type is the key that differentiates the business transactions to be posted. Document types are defined at the client level and are therefore valid for all company codes. For example, the document type provides information about whether the document is a vendor invoice or a customer invoice. Posting documents are classified by document types. There are different types of business transactions. The document type controls the document header and defines the account types to be posted to along with the assignment of the document number. La clase de documentos controla la cabecera de documento y ayuda a diferenciar las operaciones comerciales que deben contabilizarse. Debido a que las clases de documento se definen a nivel del mandante, son válidas para todas las sociedades. Las clases de documentos suministrados mediante la aplicación SAP ERP se pueden modificar o copiar. Las clases de documento definen los siguientes elementos: ● ● ● 208 Rango de números para la clase de documento Cada clase de documento tiene un rango de número asignado. Clase de documento de anulación La clase de documento especificada en Clase de documento de anulación se utilizará al llevar a cabo una operación de anulación en la aplicación SAP ERP. Si no especifica una clase de documento de anulación, el sistema utiliza la clase de documento contabilizada para anulación. Clases de cuentas permitidas para contabilizaciones © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de cabecera y partidas individuales de documentos FI En la sección Clases de cuenta permitidas, especifique la Clase de cuenta – Activos, Deudor, Acreedor, Material, de Mayor en la que desea contabilizar. ● Datos de control En esta sección, seleccione el campo Clase de documento neto, que es válido únicamente para clases de documentos usados para facturas de acreedor. Si selecciona este indicador, se reduce el importe total que vence por el importe de descuento por pronto pago especificado en las condiciones de pago de la factura. Esta sección también incluye los siguientes campos: - ● Verificación de deudor/acreedor Contabilizaciones negativas permitidas Contabilizaciones multisociedades Interlocutor comercial de ingreso Necesario para la entrada de documentos Al seleccionar Número de referencia y Texto de cabecera de documento, hace que cada uno de estos campos sea una entrada obligatoria en la cabecera de documento. Clases de documentos estándar importantes Figura 68: Clases de documentos estándar importantes La clase de documento AB permite las contabilizaciones en todas las clases de cuenta. Para todas las demás clases de documento, sólo se pueden realizar contabilizaciones en determinadas clases de cuenta. Por ejemplo, la clase de documento DG le permite contabilizar únicamente en cuentas de deudor (D) y de mayor (S). Para transferir documentos de liquidación desde la aplicación de liquidación SAP ERP, se necesita una de las siguientes clases de documento: © Copyright . Reservados todos los derechos. 209 Capítulo 3: Control de documentos ● ● RV: la clase de documento por defecto para documentos de facturación de Gestión de pedidos de cliente (facturas de deudor). RE: la clase de documento por defecto para documentos de facturación de la Gestión de materiales (facturas de acreedor). En la asignación de números interna, la aplicación SAP ERP asigna a cada documento del módulo Gestión financiera un nuevo número. En la asignación de números externa, la aplicación transfiere el número del documento de facturación al documento contable siempre y cuando este número todavía no se haya utilizado. La mayoría de las veces el programa de pagos utiliza la clase de documento ZP para la mayoría de sus contabilizaciones automáticas. In new General Ledger Accounting with activated document splitting, you have to make an additional setting in Customizing for new document types. A business transaction variant must be assigned to each document type to enable the application to determine the splitting rule. How to Display Document Types It is not possible to assign an external document number on reversed documents. For this reason, a reversal document type must be specified for all document types where an external document number has been assigned. This reversal document type then works with internal number assignment. 1. Display standard document types. a) In Customizing, choose Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global Settings (New) → Document → Document Types → Define Document Types for Entry View. b) Double-click the document type DR to explain the content. c) Choose Back. 210 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de cabecera y partidas individuales de documentos FI Rangos de números de documento Figura 69: Rangos de números de documento El rango de números de documentos define el rango de números que debe asignarse a números de documento. Los rangos de números de documento no deben superponerse. Las siguientes clases de asignaciones de números son posibles en la aplicación SAP ERP: Asignación de números interna ● ● En esta clase de asignación de números, la aplicación SAP ERP graba el último número de documento tomado del rango de números en el campo Número actual. La aplicación asigna el número posterior al número actual como el siguiente número de documento. Consulte los ejemplos 00 y 01 en la figura. Asignación de números externa En esta clase de asignación de números, el usuario registra el número del documento original o el número se transfiere automáticamente desde otro sistema. Puesto a que los números no se asignan en secuencia, la aplicación SAP ERP no puede almacenar un número actual como se muestra en el ejemplo 02 en la figura. La asignación de números puede ser alfanumérica. El rango de números de documento debe definirse para el año en el que se utiliza. Rangos de números de documento (2) Las siguientes opciones se encuentran disponibles para definir el rango de números: ● ● Continuo Al inicio del nuevo ejercicio, la aplicación SAP ERP continúa utilizando el número posterior al número actual como número siguiente. La aplicación no vuelve a empezar con el primer número del rango de números. Para cada ejercicio Al inicio de un nuevo ejercicio, la aplicación SAP ERP empieza con el primer número del rango de números. Esto garantiza que el rango de números sea suficiente. © Copyright . Reservados todos los derechos. 211 Capítulo 3: Control de documentos Nota: Si asigna la solución para ledger en la nueva Contabilidad principal, los distintos ledgers pueden utilizar distintas variantes de ejercicio. Es necesario realizar parametrizaciones especiales para estos ledgers en Customizing: ● ● Los rangos de números de documento se almacenan para la vista de libro mayor. Los rangos de números se asignan a los tipos de documento para la vista de libro mayor. La asignación de números interna debe fijarse para estos rangos de números. En Customizing, seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) → Documento → Clases de documentos → Definir clases de documentos para la vista de entrada en un ledger. Un rango de números se puede asignar a varias clases de documento. Puede copiar los intervalos de rangos de números de documento desde una sociedad a otra, o copiar intervalos de un ejercicio a otro. Puede utilizar el informe RFBNUM00 para encontrar discontinuidades en la asignación de números de documento. How to Create a New Number Range and a New Document Type Demonstrate the steps listed in the Create a New Number Range and a New Document Type exercise. 212 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 3 Ejercicio 12 155 Crear un nuevo rango de números y una nueva clase de documento Ejemplo empresarial Una empresa genera centenares de documentos financieros por día. Para simplificar su almacenamiento, los documentos deben dividirse en diferentes categorías. Los auditores internos desearían que todos los documentos para gastos autorizados se identifiquen con un tipo de documento único y que utilicen un rango de números diferente. El número de autorización asignado por el jefe de contabilidad deberá registrarse en la cabecera del documento. Cree una clase de documento y asígnele el nuevo rango de documentos. 1. Cree un rango de documentos (85; 8500000000--8599999999; asignación de números interna) y cree una clase de documento ## para documentos de gastos autorizados (consulte escenario empresarial, nombre: Gasto autorizado ##). La clase de documento de anulación es AB. Active contabilizaciones en registros maestros de acreedor y cuentas de mayor. Haga del campo de referencia en la cabecera de documento un campo de entrada obligatoria. 2. Cree una clase de documento y asígnelo al rango de números de documento 85 (8500000000--8599999999) a la nueva clase de documento. © Copyright . Reservados todos los derechos. 213 Capítulo 3 Solución 12 156 Crear un nuevo rango de números y una nueva clase de documento Ejemplo empresarial Una empresa genera centenares de documentos financieros por día. Para simplificar su almacenamiento, los documentos deben dividirse en diferentes categorías. Los auditores internos desearían que todos los documentos para gastos autorizados se identifiquen con un tipo de documento único y que utilicen un rango de números diferente. El número de autorización asignado por el jefe de contabilidad deberá registrarse en la cabecera del documento. Cree una clase de documento y asígnele el nuevo rango de documentos. 1. Cree un rango de documentos (85; 8500000000--8599999999; asignación de números interna) y cree una clase de documento ## para documentos de gastos autorizados (consulte escenario empresarial, nombre: Gasto autorizado ##). La clase de documento de anulación es AB. Active contabilizaciones en registros maestros de acreedor y cuentas de mayor. Haga del campo de referencia en la cabecera de documento un campo de entrada obligatoria. a) En Customizing, seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) → Documento → Rangos de números de documento → Documento en la vista de entrada → Definir rangos de números de documento para la vista de entrada. b) Indique GR## como el valor para Sociedad. c) Seleccione Modificar intervalos. d) Seleccione Tratar → Insertar intervalo. e) Indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos No. Año De número A número Número actual Ext. Valores 85 Año en curso 8 500 000 000 8 599 999 999 0 En blanco f) Pulse INTRO. 214 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de cabecera y partidas individuales de documentos FI g) Seleccione Grabar. h) Confirme el mensaje en la ventana de diálogo Transportar intervalos de rangos de números con INTRO. 2. Cree una clase de documento y asígnelo al rango de números de documento 85 (8500000000--8599999999) a la nueva clase de documento. a) En Customizing, seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) → Documento → Clases de documentos → Definir clases de documentos para la vista de entrada. b) Seleccione Tratar → Nuevas entradas. c) Introduzca los siguientes datos en la pantalla ‘Modificar la vista Tipos de documentos: Resumen’. Nombre de campo o tipo de datos Clase de documento Rango de números Clase de documento de anulación Clases de cuenta permitidas: Activos fijos Deudor Acreedor Material Cuenta de mayor Necesario para la entrada de documentos: Número de referencia Valores ## 85 AB No marcar No marcar √ No marcar √ √ d) Seleccione Grabar. e) Seleccione la flecha verde Así irá a la pantalla anterior. Indique el nombre Gastos autorizados## en el campo Descripción . f) Seleccione Grabar. © Copyright . Reservados todos los derechos. 215 Capítulo 3: Control de documentos How to Classify the New Document Type for the Document Splitting Demonstrate the steps from the Classify the New Document Type for Document Splitting exercise. 216 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 3 Ejercicio 13 159 Clasificar la nueva clase de documento para desglose de documentos Prepare la clase de documento para el desglose de documento. 1. La nueva clase de documento ## debe clasificarse para desglose de documento para permitir la contabilización. Para esto se requiere una parametrización de Customizing adicional en la nueva Contabilidad principal. Nota: Para obtener más información sobre el desglose de documento, consulte el módulo correspondiente en la unidad de Control de contabilización © Copyright . Reservados todos los derechos. 217 Capítulo 3 Solución 13 160 Clasificar la nueva clase de documento para desglose de documentos Prepare la clase de documento para el desglose de documento. 1. La nueva clase de documento ## debe clasificarse para desglose de documento para permitir la contabilización. Para esto se requiere una parametrización de Customizing adicional en la nueva Contabilidad principal. Nota: Para obtener más información sobre el desglose de documento, consulte el módulo correspondiente en la unidad de Control de contabilización a) En Customizing, seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Contabilidad principal (Nueva) → Operaciones contables → Desglose de documento → Clasificar las clases de documentos para el desglose de documentos. b) Seleccione Posición para seleccionar la clase de documento ##. c) Introduzca los siguientes valores en la pantalla ‘Modificar la vista Clases de documentos: resumen’: Nombre de campo o tipo de datos Actividad/Operación Variante Valores 0300 (factura de acreedor) 0001 d) Seleccione Grabar. 218 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de cabecera y partidas individuales de documentos FI Claves de contabilización Figura 70: Funciones de las claves de contabilización Como las clases de documento, las claves de contabilización también se definen a nivel del mandante. Además de las funciones de control mencionadas en la figura, la clave de contabilización también indica las siguientes características: Si la partida individual está relacionada con una operación de pago. Necesitará esta información para analizar el historial de pago y crear avisos de pago. ● Si la contabilización es relevante de ventas y si la operación actualizará la cifra de ventas de la cuenta. Por ejemplo, mediante la contabilización de una factura de deudor. ● Se proporcionan los siguientes valores por defecto para claves de contabilización en Customizing para la aplicación SAP ERP: ● Para la contabilización de cuenta de mayor: Debe es la clave de contabilización 40 y Haber es la clave de contabilización 50. Para las facturas de deudor: Debe es la clave de contabilización 01 y Haber es la clave de contabilización 11. ● Para las facturas de deudor: Debe es la clave de contabilización 21 y Haber es la clave de contabilización 31. ● How to Analyze Posting Keys A posting key is a two-digit numeric key that controls how the line items can be entered or processed as follows: ● Debit or Credit posting The side of an account that an entry can be posted to. © Copyright . Reservados todos los derechos. 219 Capítulo 3: Control de documentos ● ● ● Account Type The type of account that can be posted with a particular posting key [Customer–D, Vendor–K, G/L account–S, Asset–A, or Material–M]. Field status on screen The fields that are displayed on the screen during document entry. The reversal posting key 1. Display the posting keys. a) In Customizing, choose Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global Settings (New) → Document → Define Posting Key. b) Double-click posting key 01. Nota: Explain the following checkboxes: ● ● ● 220 Sales-related checkbox If you select this checkbox, the line items entered with this posting key are included in the sales calculation. Special G/L checkbox If you select this checkbox, the posting key is used for entering special G/L transactions (such as down payments and bill of exchange postings). Payment transaction checkbox Select this checkbox for the posting keys for incoming payments, outgoing payments, payment differences (residual items), and payment clearing. © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de cabecera y partidas individuales de documentos FI Status de campo de documentos y grupos de status de campo Figura 71: Status de campo de documento Cuando registra un documento, la aplicación SAP ERP muestra varios campos. Los campos visualizados dependen de la operación y de las cuentas que esté usando. Por ejemplo, cuando contabiliza gastos, debe especificar el centro de coste y los datos de impuestos. Por el contrario, no necesita especificar esta información cuando contabiliza efectivo. El status de campo controla la información que se registrará y visualizará al procesar un documento. Al igual que con los status de campo definidos para los campos en las cuentas de mayor, se utiliza el status de campo con mayor prioridad. La prioridad se muestra en la figura. Las siguientes excepciones aplican a esta regla: ● ● Si se utilizan divisiones, el campo División debe estar preparado para recibir entradas. Puede activar este campo para la sociedad activando los balances de división. Sólo puede utilizar el status de campo para definir si el campo es obligatorio o es un campo de entrada opcional. Las entradas en los campos de impuestos sólo son posibles si la cuenta de mayor es relevante para el impuesto. El status de campo de Ocultar no se puede combinar con el status de campo de Entrada obligatoria. Esta combinación provocará un error. © Copyright . Reservados todos los derechos. 221 Capítulo 3: Control de documentos Grupos de status de campo Figura 72: Grupos de status de campo Para cada grupo de cuentas de mayor (por ejemplo, cuentas monetarias y cuentas de gastos) debe definir el status de cada campo de entrada de documentos. Cuando registra los documentos para estas cuentas de mayor, debe decidir si el campo de texto es requerido, opcional u oculto. De manera similar, cuando registra los documentos para cuentas de mayor, debe decidir si el campo Centro de costes es requerido, opcional u oculto. La aplicación SAP ERP divide esta información en grupos de status de campo para cada grupo de cuentas de mayor. Puede asignar grupos de status de campo a las respectivas cuentas de mayor en los registros maestros de cuentas de mayor. Los grupos de status de campo se compactan en una variante de status de campo. La variante de status de campo se asigna a sociedades. No puede contabilizar hasta que la variante de status de campo no esté completa. Normalmente, se asigna la misma variante de status de campo a todas sus sociedades para que la misma información de status de campo sea válida entre las sociedades. Hay varios grupos de status de campo disponibles en la aplicación SAP ERP estándar. Se recomienda copiar los grupos de status de campo estándar y modificarlos según corresponda. Si un documento se contabiliza en una cuenta de contabilidad auxiliar, se utiliza el grupo de status de campo de la cuenta asociada. 222 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de cabecera y partidas individuales de documentos FI Claves de contabilización estándar Figura 73: Claves de contabilización estándar SAP recomienda utilizar las claves de contabilización estándar suministradas. Si se modifican o se definen nuevas claves de contabilización, todas las tablas que contienen referencias a estas claves deberán actualizarse. Las claves de contabilización para activos fijos y materiales sólo pueden utilizarse si se han configurado los componentes de SAP correspondientes. Puede modificar las definiciones del status de campo de las claves de contabilización y el grupo de status de campo para hacer que el status de campo dependa de la operación o de la cuenta. Dado que las cuentas de contabilidad auxiliar no tienen ningún grupo de status de campo, las contabilizaciones se diferencian a través de distintas claves de contabilización. Por este motivo, existe una gran cantidad de claves de contabilización para cuentas de contabilidad auxiliar. Las contabilizaciones a las cuentas de mayor se diferencian mediante distintos grupos de status de campo. Como resultado, sólo se requieren dos claves de contabilización, 40 and 50, para contabilizaciones de cuentas de mayor. In addition to the account and posting key-dependent field statuses for postings, the SAP ERP application centrally controls mandatory fields, such as Segment and Profit Center, for document splitting objects. This is done when document splitting is used. This is explained in detail in the Document Splitting (posting control) unit. How to Maintain the Field Status Through the Field Status Group 1. Display the field status group in new general ledger accounting. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Data → G/L Accounts → Individual processing → In Company Code. © Copyright . Reservados todos los derechos. 223 Capítulo 3: Control de documentos b) Enter the following data: Field Name or Data Type G/L acct Company code Values 113100 1000 or GR00 c) Choose the Create/Bank/Interest tab. d) In the Control of Document Creation Company Code box, in the Field Status Group, note the entry G005 (Bank Accounts Obligatory Value Date). e) Double-click the field containing G005. f) A window opens with Display Field Status Group Overview with the three rows in the Select Group tab highlighted. g) Double-click Payment Transactions. h) In the next screen Display Field Status Group–Payment Transactions, you will see against Value date Row Column Req. Entry is radio buttoned. The above means when you perform any transactions for GL account 113100, the Value date field must be filled. 2. Post transactions for general ledger account 113100 and demonstrate the value date requirement. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Document Entry → General Posting. b) Enter the following data: Field Name or Data Type Document Date Posting Date Field acct. Values Current date Current date 113100 c) Choose Continue. d) On the Enter G/L account document screen, enter 10000 for Amount. e) The system displays an error message: An entry is required in Value date field for account 113100. f) As per the fields status defined for general ledger account 113100, the system asks for a Value date for account 113100. For the value date field to not be automatically filled with the current date, you must make the following changes: 1. In Customizing, choose Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global setting (New) → Global Parameter for Company Code → Enter Global Parameter: execute. 224 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de cabecera y partidas individuales de documentos FI 2. On the "Change View Company Code Global data": Over View screen, select company code 1000 or GR## and use the magnifying glass on the menu bar or double-click the line of your company code. 3. On the ‘Change View Company Code Global data’: Details screen, in the Processing Parameter box, deselect the Define Default Value date box if it is selected. 4. Then proceed with the following steps (step 2 as above): a. Perform the transactions for general ledger account 113100 and demonstrate the value date requirement. b. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Document Entry → General Posting. How to Assign a Company Code to a Field Status Variant 1. Assign a company code to a field status variant. a) In Customizing, choose Financial Accounting (New) → Financial Accounting Basic Settings (New) → Ledgers → Fields → Assign Company Code to Field Status Variant. b) Select company code GR00 to highlight the assignment to field status group 1000. c) Choose Back. How to Create a New Field Status Group and Assign it to a General Ledger Account Demonstrate the steps in the Create A New Field Status Group and Assign it to a General Ledger Account exercise. © Copyright . Reservados todos los derechos. 225 Capítulo 3: Control de documentos 226 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 3 Ejercicio 14 165 Crear un grupo de status de campo nuevo y asignarlo a una cuenta de mayor Ejemplo empresarial Para hacer un seguimiento de las clases de vehículos alquilados, debe hacer que el campo Texto sea de entrada obligatoria para las partidas individuales de la cuenta de gastos de Alquiler de vehículos deportivos. Cree el grupo de status de campo nuevo FS## con la descripción Gastos autorizados ##. Cree el grupo de status de campo nuevo, haga que el campo Texto sea una entrada obligatoria y asigne el grupo de status de campo a la cuenta de mayor. 1. Cree el nuevo grupo de status de campo FS## copiando el grupo de status de campo G001 en la variante de status de campo 1000. 2. Convierta el campo Texto en una entrada obligatoria. Modifique el status de campo en el grupo de status de campo. 3. Asigne el grupo de status de campo a la cuenta de mayor para Gastos de alquiler de vehículo deportivo AE02##. © Copyright . Reservados todos los derechos. 227 Capítulo 3 Solución 14 166 Crear un grupo de status de campo nuevo y asignarlo a una cuenta de mayor Ejemplo empresarial Para hacer un seguimiento de las clases de vehículos alquilados, debe hacer que el campo Texto sea de entrada obligatoria para las partidas individuales de la cuenta de gastos de Alquiler de vehículos deportivos. Cree el grupo de status de campo nuevo FS## con la descripción Gastos autorizados ##. Cree el grupo de status de campo nuevo, haga que el campo Texto sea una entrada obligatoria y asigne el grupo de status de campo a la cuenta de mayor. 1. Cree el nuevo grupo de status de campo FS## copiando el grupo de status de campo G001 en la variante de status de campo 1000. a) En Customizing, seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) → Parámetros globales para la sociedad → Verificar y completar parámetros globales. (Opción alternativa: En Customizing, seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) → Ledgers → Campos → Asignar sociedades a variantes de status de campos. b) Haga doble clic en su sociedad. c) Anote la variante de status de campo asignada a su sociedad. d) En Customizing, seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) → Libros → Campos → Definir variantes de status de campos. e) Seleccione la variante de status de campo asignada a su sociedad. f) En la estructura de diálogo, haga doble clic en Grupos de status de campos y seleccione G001. g) Seleccione Tratar → Copiar como. h) Indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Grupo de status de campo Texto Valores FS## Gastos autorizados ## i) Seleccione Intro. j) Seleccione Grabar. 228 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de cabecera y partidas individuales de documentos FI Nota: No salga todavía de esta pantalla. 2. Convierta el campo Texto en una entrada obligatoria. Modifique el status de campo en el grupo de status de campo. a) Haga doble clic en FS##. b) Haga doble clic en Datos generales. c) Seleccione Entrada obligatoria para Texto. d) Seleccione Grabar. 3. Asigne el grupo de status de campo a la cuenta de mayor para Gastos de alquiler de vehículo deportivo AE02##. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor → Datos maestros → Cuentas de mayor → Tratamiento individual → En la Sociedad. Nota: Como otra alternativa, puede seleccionar el código de operación: FS00. b) Indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Cuenta de mayor Sociedad Valores AE02## GR## c) Seleccione Cuenta de mayor → Modificar d) Seleccione la etiqueta Entrada/Banco/Interés. e) Indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Grupo de status de campo Valores FS## f) Seleccione Grabar. Nota: Acaba de crear un nuevo grupo de status de campo y lo ha asignado a la cuenta de Gastos de alquiler de vehículo deportivo. © Copyright . Reservados todos los derechos. 229 Capítulo 3: Control de documentos RESUMEN DE LA LECCIÓN Ahora podrá: ● ● ● ● 230 Actualizar la estructura de documentos FI Preparar los elementos de control de la cabecera de documento Comprender los elementos de control de una partida individual Configurar el status de campo de partidas individuales en documentos FI © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 3 Lección 2 169 Actualización de períodos de contables RESUMEN DE LA LECCIÓN En esta lección se explica el modo en que se configuran períodos contables. Ejemplo empresarial El departamento de contabilidad determina que los libros auxiliares deben cerrarse al final de un período contable. Sin embargo, las cuentas de mayor permanecen abiertas durante más tiempo para reconciliar los libros mayores en Gestión financiera y Controlling para el último período. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: ● ● Una comprensión de períodos contables abiertos y cerrados Una comprensión de la variante períodos abiertos y cerrados para diferentes clases de cuentas Note the following points: 1. In the demo for creating the posting period variant, opening and closing the posting periods, and assigning to the company code, follow the detailed exercise or solution. 2. The posting date in the document header determines the posting period in which the postings will take place. The SAP ERP application proposes the current date as the posting date. Posting periods are defined in the fiscal year variant. The posting periods are derived from the month of the posting date. To enable posting, the posting period must be open. You can open the posting period by entering a time range, which is the time range of the posting period. Posting periods can be opened or closed in Customizing or from the application. OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: ● Comprender la funcionalidad de las variantes de períodos contables y los períodos contables © Copyright . Reservados todos los derechos. 231 Capítulo 3: Control de documentos Actualización de variantes de períodos contables Figura 74: Períodos contables For each posting period variant, you need an entry + that is valid for all account types. The columns for the account number interval must be empty. The period intervals, which are defined for the + entry, specify the posting periods that may be posted in a variant. When you enter the posting date in the document header, the SAP ERP application uses the entry for the account type + to check whether the period determined can be posted to. If all account types are to be open at the same time, the minimum entry + is sufficient. You can define whether periods can be posted to differently by account type (A, D, K, M, S, or V) and by account interval. If you do not enter G/L account numbers for the account intervals, you must enter ‘ZZZZZZZZZZ’ as the account number upper limit. For each account type within a posting period variant, you need to specify the posting periods that are open for posting. Two time intervals, Period 1 and 2, are available. For each interval, you need to specify the following details: ● ● ● A period lower limit A period upper limit A fiscal year You close periods by selecting the period details such that the periods to be closed are no longer contained. Special periods have no start date or end date. They are assigned to the last posting period. For posting in special periods, the following conditions must be true: ● ● 232 The posting date must be the last day of the year of posting. The special period must be open and entered in the document during posting. © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de períodos de contables Los períodos contables se definen en la variante de ejercicio. Para evitar que los documentos se contabilicen en un período contable incorrecto, puede cerrar determinados períodos contables. Normalmente sólo está abierto el período contable actual y el resto de períodos están cerrados. Al final de un período contable, éste se cierra y se abre el siguiente período contable. Puede abrir un período contable registrando un rango en la variante de períodos contables que incluye este período. Puede tener abiertos tantos períodos contables como desee. Durante el cierre del ejercicio, puede abrir períodos especiales para contabilizaciones de cierre. Actualización de una variante de períodos contables Figura 75: Variante de período contable Varias sociedades pueden utilizar la misma variante de períodos contables. De este modo, los períodos contables se abren y cierran a la vez para todas las sociedades a las que se les asigna la variante de períodos contables (Principio de variantes). Esto simplifica la actualización de períodos contables y permite un cierre contable de todo el grupo con una mínima demanda de personal. © Copyright . Reservados todos los derechos. 233 Capítulo 3: Control de documentos Verificaciones de períodos por clase de cuenta Figura 76: Verificaciones de períodos por clase de cuenta En la cabecera de documento, se verifican en primer lugar los períodos asignados a la clase de cuenta +. Por lo tanto, la clase de cuenta + debe estar abierta para todos los períodos que se suponen que están abiertos para cualquier otra clase de cuenta y la variante de período contable debe contener al menos la clase de cuenta +. Si los períodos contables para diferentes clases de cuenta se deben tratar del mismo modo, el control con la entrada + es suficiente. Los períodos contables pueden manejarse de diferente forma para diferentes clases de cuentas. Para un determinado período contable, pueden permitirse contabilizaciones para cuentas de deudores mientras que se limitan las contabilizaciones en cuentas de acreedores. A nivel de la partida individual, la aplicación SAP ERP verifica la clase de cuenta de la clave de contabilización para garantizar que el período está abierto para la clase de cuenta asignada. El intervalo de cuentas siempre incluye cuentas de mayor. Al registrar cuentas asociadas específicas para clases de cuentas de contabilidad auxiliar, estas cuentas de contabilidad auxiliar se pueden tratar de forma diferente que otras cuentas que tienen una cuenta asociada distinta. 234 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de períodos de contables Primeros dos intervalos de períodos Figura 77: Primeros dos intervalos de períodos Durante el cierre, deben estar abiertos simultáneamente dos intervalos de períodos. Por este motivo, puede registrar dos intervalos de períodos en la tabla de períodos contables. Puede asignar un grupo de autorización al primer intervalo de períodos. Los usuarios que pertenecen a este grupo de autorización tienen permiso para contabilizar en este intervalo. Si desea períodos especiales con verificación de autorización, utilice el primer rango para estos períodos. Autorice únicamente a los contables que estén involucrados en el cierre a contabilizar en los períodos especiales. El usuario debe tener la autorización para el objeto de autorización F_BKPF_BUP (documento contable: Autorización para períodos contables), con el valor en el campo grupo de autorizaciones que coincida con el valor de la tabla de períodos contables. Con la nueva Contabilidad principal, se visualiza un tercer intervalo de períodos. En este intervalo, los períodos abiertos se almacenan para la integración CO → FI en tiempo real. El tercer intervalo controla si las contabilizaciones FI iniciadas desde CO pueden contabilizarse en los períodos. Si el tercer intervalo no está completado, las entradas en los intervalos 1 y 2 también son válidas para estas contabilizaciones. Con la nueva Contabilidad principal, tiene la opción de controlar los valores para los que pueden contabilizarse objetos de imputación individuales y cuándo pueden contabilizarse. Por ejemplo, debería ser posible contabilizar al centro de beneficio 1000, incluso cuando el responsable del centro de beneficio 2000 ya no desea autorizar contabilizaciones. Una nueva sección en Customizing, Apertura y cierre de períodos contables por objetos de imputación de mayor, cubre esta función. © Copyright . Reservados todos los derechos. 235 Capítulo 3: Control de documentos Determinación de períodos contables Figura 78: Determinación de períodos contables durante la contabilización Al registrar un documento, debe registrar la fecha de contabilización La aplicación SAP ERP determina automáticamente el período contable y el ejercicio según la fecha de contabilización registrada. La aplicación SAP ERP determina el período contable y actualiza las cifras de movimientos para cada período contable. Si visualiza el saldo de una cuenta, se visualizan las cifras de movimientos para los períodos contables. How to Check Posting Periods 1. Attempt postings in closed posting periods. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Document Entry → General Posting. b) On the Enter G/L Account Posting: Header Data screen, enter the following data: Field Name or Data Type Values Posting Date Last date of current year + 1 Document Date Period Company code Currency 236 Last date of current year + 1 1 1000 EUR © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de períodos de contables Field Name or Data Type Pstky Values 40 c) Choose Enter. d) Check the message Posting period 001 is not open and close the Performance Assistant dialog box. e) On the Enter G/L Account Posting: Header Data screen, enter the following data: Field Name or Data Type Values Posting Date Last date of current year Document Date Period Company code Currency Pstky Last date of current year 12 1000 EUR 40 f) Choose Enter. g) Check the message Specify account number and close the Performance Assistant dialog box. The posting period 12 is open and an account number is required to complete the posting. 2. Check the posting periods in variant 1000. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Environment → Current Settings → Open and Close Posting Periods. b) On the Change View "Posting Periods: Specify Time Intervals": Overview screen, check the posting periods for the variant 1000. c) Return to the main menu. How to Create Posting Period Variants and Maintain Posting Periods Demonstrate the steps from the Create Posting Period Variants and Maintain Posting Periods exercise. © Copyright . Reservados todos los derechos. 237 Capítulo 3: Control de documentos 238 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 3 Ejercicio 15 175 Crear variantes de períodos contables y actualizar períodos contables Ejemplo empresarial El departamento de contabilidad determina que los libros auxiliares deben cerrarse al final de un período contable. Sin embargo, las cuentas de mayor deben permanecer abiertas durante más tiempo para permitir que el libro mayor en Gestión financiera se reconcilie con Controlling para el período. Crear una variante de período contable. 1. Cree una variante de período contable PP## con el nombre Períodos contables GR##. Cumpla con los requisitos del departamento de contabilidad, según los cuales los libros auxiliares sólo permanecerán abiertos durante el mes en curso, mientras que el libro mayor permanecerá abierto durante el mes en curso y el mes anterior. 2. Asigne esta variante de período contable a su sociedad. © Copyright . Reservados todos los derechos. 239 Capítulo 3 Solución 15 176 Crear variantes de períodos contables y actualizar períodos contables Ejemplo empresarial El departamento de contabilidad determina que los libros auxiliares deben cerrarse al final de un período contable. Sin embargo, las cuentas de mayor deben permanecer abiertas durante más tiempo para permitir que el libro mayor en Gestión financiera se reconcilie con Controlling para el período. Crear una variante de período contable. 1. Cree una variante de período contable PP## con el nombre Períodos contables GR##. Cumpla con los requisitos del departamento de contabilidad, según los cuales los libros auxiliares sólo permanecerán abiertos durante el mes en curso, mientras que el libro mayor permanecerá abierto durante el mes en curso y el mes anterior. a) En Customizing, seleccione Gestión financiera (nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) → Libros → Ejercicio y períodos contables → Períodos contables → Definir variantes para períodos contables abiertos. b) Seleccione Tratar → Nuevas entradas. c) Introduzca los siguientes datos en la pantalla ‘Modificar la vista "Períodos contables: Definir variantes" Resumen’. Nombre de campo o tipo de datos Variante Valores PP## Nombre Períodos contables GR## d) Seleccione Grabar. e) Para definir los períodos en su variante, en Customizing, seleccione Gestión financiera (nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) → Ledgers → Ejercicio y períodos contables → Períodos contables → Abrir y cerrar períodos contables. Nota: En esta etapa, puede crear nuevos intervalos o copiar desde intervalos existentes. f) Seleccione Tratar → Nuevas entradas. g) Introduzca los siguientes datos en la pantalla ‘Modificar la vista "Períodos contables: Especificar intervalos de tiempo" Resumen’. 240 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de períodos de contables Nombre de campo o tipo de datos Valores Var. PP## 1.ª partida A De cuenta A cuenta Del período 1 Año Al período 1 Año + válida para todas las cuentas En blanco En blanco Mes anterior Ejercicio mes anterior Mes actual Año en curso Nombre de campo o tipo de datos Valores Var. PP## 2.ª partida A De cuenta A cuenta Del período 1 Año Al período 1 Año D Vacío ZZZZZZZZZZ Mes actual Año en curso Mes actual Año en curso Nombre de campo o tipo de datos Valores Var. PP## 3ª partida A De cuenta A cuenta Del período 1 Año Al período 1 Año K Vacío ZZZZZZZZZZ Mes actual Ejercicio en curso Mes actual Año en curso h) Seleccione Grabar. © Copyright . Reservados todos los derechos. 241 Capítulo 3: Control de documentos i) Para copiar un intervalo existente, en Customizing, seleccione Gestión financiera (nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) → Ledgers → Ejercicio y períodos contables → Períodos contables → Abrir y cerrar períodos contables. j) Seleccione las clases de cuenta D, K y S para la variante de contabilización 0001. k) Seleccione Tratar → Copiar como para sobrescribir los valores con PP## en el campo Var. l) Seleccione Grabar. 2. Asigne esta variante de período contable a su sociedad. a) En Customizing, seleccione Gestión financiera (nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) → Libros → Ejercicio y períodos contables → Períodos contables → Asignar variantes a sociedad. b) Introduzca la siguiente información en la pantalla ‘Modificar la vista “Asignar sociedad – Variantes de períodos contables”: resumen’: Nombre de campo o tipo de datos Soc. Valores GR## Variante PP## c) Seleccione Grabar. Nota: Realizó las siguientes tareas: ● ● ● 242 Crear una variante para períodos contables abiertos. Definir las fechas de los períodos abiertos. Asignar la variante de período contable a su sociedad. © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de períodos de contables RESUMEN DE LA LECCIÓN Ahora podrá: ● Comprender la funcionalidad de las variantes de períodos contables y los períodos contables © Copyright . Reservados todos los derechos. 243 Capítulo 3 Lección 3 180 Actualización de autorizaciones de contabilización RESUMEN DE LA LECCIÓN En esta lección se explica el modo en que se configura la autorización de contabilización. Ejemplo empresarial El jefe de contabilidad desea definir diferentes autorizaciones para contabilizar importes elevados para los responsables y para él mismo. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: ● ● Una comprensión sobre la definición de las cantidades que los grupos específicos de responsables están autorizados a contabilizar Una comprensión sobre la asignación de usuarios a un grupo de tolerancia para los importes máximos OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: ● Actualizar autorizaciones para contabilización Autorización para contabilización Figura 79: Importes máximos En esta sección, se concentrará en los límites superiores de las operaciones de contabilización dentro de los grupos de tolerancia. 244 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de autorizaciones de contabilización En Definir grupos de tolerancia para empleados en Customizing, defina diversos importes límite superiores para los empleados. Defina la tolerancia máxima para diferencias de pago para determinar los siguientes aspectos durante una operación de contabilización y el procesamiento de operaciones de compensación: 1. ¿Cuál es el importe de documento máximo que está autorizado a contabilizar el empleado? (Importe por documento - Un total de todas las partidas individuales de Debe o partidas individuales de Haber en un documento). 2. ¿Cuál es el importe máximo que puede introducir el empleado como una partida individual en una cuenta de deudor o acreedor? (Importe por partida abierta) 3. ¿Cuál es el porcentaje máximo de descuento por pronto pago que puede otorgar el empleado en una partida individual? (Descuento por pronto pago por partida individual) 4. ¿Cuál es la tolerancia aceptable máxima para diferencias de pago (pago en exceso o pago en defecto) para el empleado? (Ingresos – Pago en exceso, Gastos – Pago en defecto) You must assign accounting employees to a separate tolerance group in case you want to define special tolerances for them. Each company code must always have a Blank tolerance group. This is the default tolerance group for employees who are not explicitly assigned to any other tolerance group. You can assign only one tolerance group to an employee. However, you can assign a tolerance group to one or more company codes. The following upper limits are applicable within the tolerance group: ● ● Amount per document This is the maximum posting amount per document and includes all the debit or credit items. Amount per open item This is the maximum posting amount per customer or vendor item and does not apply to automatically created line items (for example, line items generated through an automatic payment program). © Copyright . Reservados todos los derechos. 245 Capítulo 3: Control de documentos Asignación de autorizaciones de contabilización Figura 80: Asignación de autorizaciones de contabilización Puede crear tantos grupos de tolerancia como desee. Cada usuario puede asignarse explícitamente a un grupo de tolerancia. Si no asigna usuarios a ningún grupo de tolerancia especial ,se les aplican los valores del grupo de tolerancia en blanco. El grupo de tolerancia en blanco generalmente contiene valores que aplican a la mayoría de los empleados. Para los empleados que tienen límites especialmente altos o bajos debe crear un grupo de tolerancia especial. Puede asignar el grupo especial a sus ID de acceso. How to Create a New Tolerance Group and Assign it to a User Demonstrate the steps from the Create a New Tolerance Group and Assign it to Your User exercise. How to Test the User’s Posting Authorization Do not forget to delete the SUPV tolerance limit for your user master record before the next lesson. 1. Test posting authorization. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Posting → Enter G/L Account Document. b) Enter the following data: 246 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de autorizaciones de contabilización Field Name or Data Type Company Code Document Date Posting Date G/L Account D/C Value GR00 (check) Current date Current date 100000 Debit Amount 100,001 c) Choose Enter. Atención: You can only post amounts up to 100000). d) Choose Exit. © Copyright . Reservados todos los derechos. 247 Capítulo 3: Control de documentos 248 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 3 Ejercicio 16 183 Crear un nuevo grupo de tolerancia y asignarlo a su usuario Ejemplo empresarial Los auditores internos desean especificar las siguientes autorizaciones máximas para el departamento de contabilidad: ● Responsables 500.000 por documento. 100.000 por partida abierta. Un 5% de descuento por pronto pago. ● Jefe de contabilidad 5000000 por documento. 800000 por partida abierta. Un 10% de descuento por pronto pago. Modifique un grupo de tolerancia existente, cree uno nuevo y asígnelo a un usuario. 1. El grupo de tolerancia para los responsables es el grupo de tolerancia en blanco. Debe crear un nuevo grupo de tolerancia, SUPV, para el jefe de la contabilidad financiera. Debe considerar los datos en el escenario empresarial. Modifique el grupo de tolerancia en blanco. 2. Asigne el grupo de tolerancia del jefe de contabilidad a su usuario. Nota: Realizó las siguientes tareas: ● ● ● Creó un nuevo grupo de tolerancia para superiores. Añadió nuevos límites de tolerancia a su superior. Asignó el grupo de tolerancia del supervisor a su usuario. Este es un ejemplo del principio de variantes. © Copyright . Reservados todos los derechos. 249 Capítulo 3 Solución 16 184 Crear un nuevo grupo de tolerancia y asignarlo a su usuario Ejemplo empresarial Los auditores internos desean especificar las siguientes autorizaciones máximas para el departamento de contabilidad: ● Responsables 500.000 por documento. 100.000 por partida abierta. Un 5% de descuento por pronto pago. ● Jefe de contabilidad 5000000 por documento. 800000 por partida abierta. Un 10% de descuento por pronto pago. Modifique un grupo de tolerancia existente, cree uno nuevo y asígnelo a un usuario. 1. El grupo de tolerancia para los responsables es el grupo de tolerancia en blanco. Debe crear un nuevo grupo de tolerancia, SUPV, para el jefe de la contabilidad financiera. Debe considerar los datos en el escenario empresarial. Modifique el grupo de tolerancia en blanco. a) En la pantalla SAP Easy Access , seleccione Contabilidad → Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) → Documento → Grupos de tolerancia → Definir grupos de tolerancia para empleados. b) Haga doble clic en su sociedad, GR##. c) Indique los siguientes datos en la pantalla ‘Modificar la vista “Grupos de tolerancia FI para usuarios”: resumen’: Nombre de campo o tipo de datos Importe por documento Importe por partida abierta Descuento por pronto pago por partida individual Valor 500000 100000 5% d) Seleccione Grabar. e) Seleccione el grupo de tolerancia que acaba de modificar. 250 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de autorizaciones de contabilización f) Seleccione Tratar → Copiar como. g) Indique los siguientes datos en la pantalla ‘Modificar la vista “Grupos de tolerancia FI para usuarios”: Detalles’: Nombre de campo o tipo de datos Grupo Sociedad Importe por documento Importe por posición de liquidación de partida abierta Descuento por pronto pago por partida individual Valor SUPV GR## 5000000 800000 10% h) Seleccione Intro. i) Seleccione Grabar. 2. Asigne el grupo de tolerancia del jefe de contabilidad a su usuario. a) En la pantalla SAP Easy Access , seleccione Contabilidad → Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) → Documento → Grupos de tolerancia → Asignar usuarios/grupos de tolerancia. b) Seleccione Tratar → Nuevas entradas. c) Indique los siguientes datos en la pantalla Entradas nuevas: Resumen de entradas añadidas. Nombre de campo o tipo de datos Nombre de usuario Grupo de tolerancia Valor Su nombre de usuario SUPV d) Seleccione Grabar. Nota: Realizó las siguientes tareas: ● ● ● Creó un nuevo grupo de tolerancia para superiores. Añadió nuevos límites de tolerancia a su superior. Asignó el grupo de tolerancia del supervisor a su usuario. Este es un ejemplo del principio de variantes. © Copyright . Reservados todos los derechos. 251 Capítulo 3: Control de documentos RESUMEN DE LA LECCIÓN Ahora podrá: ● 252 Actualizar autorizaciones para contabilización © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 3 Lección 4 187 Creación de documentos simples en la Gestión financiera RESUMEN DE LA LECCIÓN En esta lección se explica el modo en que se crean documentos contables simples. Ejemplo empresarial El cliente se ha enterado de lo fácil que es utilizar las operaciones ENJOY, y desea probarlas. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: Una comprensión sobre cómo contabilizar documentos simples en Gestión financiera ● The ENJOY postings in the general ledger, customer, and vendor areas are single-screen transactions. You can enter documents with a minimum number of entries on one screen. You can enter the general data for the document in the upper pane of the screen. This is the data that you want to enter or process along with the customer or vendor item data. Important fields are on the initial tab while the less frequently used fields and detailed information are on subsequent tabs. In the lower pane of the screen, you can enter the invoice or line items in a table. After making the entries, you can check, hold, or post the document. The SAP ERP application uses the check, proposal, and posting logic of the following existing entry transactions: ● ● ● Invoice Credit memo fast entry Standard document entry The ENJOY transactions are offered parallel to the standard transactions. To access the standard transactions (general or complex posting screens), use the following navigation path: ● ● On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable/Accounts Payable → Document Entry → Invoice → General/ Credit Memo → General. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Posting → General Posting. You can use some of the menu options to branch out into the complex postings from the easy transactions (for example, asset purchase from vendor). Nota: You cannot return to the initial screen from this complex posting transaction. © Copyright . Reservados todos los derechos. 253 Capítulo 3: Control de documentos The user-specific editing options enable you to individually control the following aspects: ● ● Display and entry of the document type Posting period OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: ● Contabilizar documentos FI simples Documentos FI simples Figura 81: Contabilizaciones simples en SAP ERP Financials El módulo de Gestión financiera de SAP utiliza una operación de contabilización para los siguientes tipos de contabilizaciones: ● ● ● ● ● 254 Contabilizaciones de cuenta de mayor Contabilizaciones de factura de deudor Contabilizaciones de abono de deudor Contabilizaciones de factura de acreedor Contabilizaciones de abono de acreedor © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Creación de documentos simples en la Gestión financiera Uso de la pantalla de contabilización ENJOY Figura 82: Pantalla de contabilización ENJOY – Cabecera y primera posición Debe introducir los datos generales para el documento de contabilización en la cabecera de documento. Por ejemplo, puede introducir los siguientes campos en la cabecera de documento: ● ● ● Fecha de factura Fecha de contabilización Texto Para registrar factura y abonos recibidos, puede definir una clase de documento para cada operación. Esta clase de documento aparece luego como un valor propuesto general. Puede sobrescribir esta clase de documento propuesto en cualquier momento mientras que el campo de clase de documento esté listo para recibir una entrada durante la entrada de documento. Si no define una clase de documento, el sistema propone clases de documento estándar (por ejemplo, KR para registrar facturas de acreedor). Los campos de entrada importantes están en primer plano en la etiqueta inicial y los campos menos utilizados están en las etiquetas subsiguientes. Con las facturas de deudores y acreedores, puede introducir los datos de cuenta del interlocutor comercial en esta sección junto con el importe de la factura o del abono. Luego, al marcar Intro, los datos maestros del interlocutor comercial también se visualizan junto con el nombre de la cuenta, la dirección y los datos bancarios. Se puede visualizar una lista de partidas abiertas seleccionando el pulsador Partidas abiertas. Además de los datos de cabecera y de partidas, la pantalla de entrada también contiene un área de información donde se puede ver el saldo de cuenta. Puede usar el pulsados Árbol para acceder y seleccionar los siguientes modelos: ● ● ● Variantes de entrada Modelos de imputación Documentos apartados Los usuarios pueden navegar mediante la estructura de árbol situada en la parte izquierda de la pantalla. © Copyright . Reservados todos los derechos. 255 Capítulo 3: Control de documentos Pantalla de contabilización ENJOY – Partidas individuales adicionales Figura 83: Pantalla de contabilización ENJOY – Partidas individuales adicionales Introduzca las partidas individuales adicionales del documento en la tabla situada en la parte inferior de la pantalla. Luego de realizar y confirmar las entradas, aparece el nombre de la cuenta. Puede seleccionar diferentes campos o columnas y modificar su tamaño y secuencia. También puede copiar partidas individuales. Una vez alcanzado un saldo de cero, puede seleccionar una de las siguientes tareas para completar la operación de entrada de documento: ● ● ● Reg.prel. Contabilizar Retener Aún puede utilizar la operación estándar para registrar contabilizaciones. Para contabilizaciones complejas, se puede acceder a la operación de contabilización estándar desde el menú. No puede acceder a la pantalla ENJOY desde las operaciones de contabilización estándar. Se puede registrar un texto explicativo para cada partida individual. Este texto de partida individual se puede utilizar de forma interna y externa. Para utilizar el texto para fines externos, por ejemplo, en Correspondencia, Avisos de reclamación y Aviso de pago, introduzca un "*" en frente del texto. Nota: El * se elimina de la impresión. 256 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Creación de documentos simples en la Gestión financiera En Customizing, se pueden definir modelos de texto con una clave de cuatro dígitos. Al introducir la clave relevante en el campo de texto durante la entrada de documento, estos modelos de texto se copian automáticamente en la partida individual. How to Post FI Documents Demonstrate the steps of the Post FI Documents exercise. Ensure the following preparations are complete before performing the exercise: Verify the details for the fiscal year variant, posting period variant, field status variant, and workflow variant. 1. In Customizing, choose Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global Settings (New) → Global Parameters for Company Code → Enter Global Parameters. 2. Enter the following data: Field Name or Data Type CoCd Company Name City Country Crcy Language Values 1000 IDEAS AG Frankfurt DE EUR DE 3. Choose Display. 4. On the Change View screen, verify the following details: Field Name or Data Type Fiscal Year Variant Field Status Variant Pstng Period Variant Workflow Variant Values K4 1000 1000 1000 How to Post FI Documents (Classic Posting) 1. Carry out general ledger account classic posting. © Copyright . Reservados todos los derechos. 257 Capítulo 3: Control de documentos a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Invoice - General. b) Enter the following data: Field Name or Data Type Document Date Posting Date Type Period Company Code Currency/Rate PstKy Account Values Current date Current date DR 12 1000 EUR 01 1000 c) Press ENTER. d) On the Enter Customer Invoice: Add Customer item screen, enter following data: Field Name or Data Type Amount Calculate tax PstKy Account Values 5500 Select 50 800200 e) Press ENTER. f) On the Enter Customer invoice: Add G/L account item screen, enter 5500 in the Amount value. g) Select Output Tax 10% in the Tax Code field. h) Choose the Mehr pushbutton. i) In the Coding Block dialog box, enter PR00 in the Profit Center field. j) Choose Continue. k) Choose Post to save the document. 258 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 3 Ejercicio 17 191 Contabilizar documentos FI Ejemplo empresarial Tras finalizar la configuración del control de documentos efectuada según las necesidades del mandante, éste solicitó la verificación de las parametrizaciones creadas. Por lo tanto, es necesario contabilizar algunos documentos simples en la aplicación SAP ERP. Atención: Recuerde que en el último ejercicio asignó el grupo de tolerancia del Jefe de contabilidad a su usuario. Esto significa que los umbrales del importe definidos en el grupo de tolerancia SUPV ahora también son válido para usted. De ser necesario, modifique su grupo de tolerancia de nuevo a en blanco. Contabilice documentos simples en Gestión financiera. 1. Se retiran 5.000 unidades en moneda local de la cuenta del banco propio y se depositan en la caja para gastos menores. Contabilice esta operación (cuenta monetaria: 100000; posición de cuenta bancaria: 113100, cada una con centro de beneficio: 1000). Registre el número del documento. Consejo: Marque el pulsador Desactivar árbol para que la ventana de entrada de documentos ocupe toda la pantalla. 2. El jefe de contabilidad alquiló un vehículo para ir a una conferencia fuera de la ciudad. Contabilice una factura de acreedor de 110 unidades en moneda local en la cuenta de acreedor creada anteriormente (Acreedor##). Seleccione la opción Calcular impuestos. Utilice el indicador de impuestos 1l (IVA repercutido (curso) 10%). Registre el número de autorización A## que ha obtenido del jefe de contabilidad en el campo Referencia. Contabilice los gastos en el centro de beneficio PR## y en la cuenta Gastos de alquiler de vehículo deportivo AE02## creada previamente. Utilice la clase de documento ## e introduzca una descripción (Conferencia ##) en el campo de entrada obligatoria Texto en la partida individual. Anote el número del documento. Consejo: Si no es posible introducir la clase de documento en la cabecera de documento, use el pulsador Opciones tratam. y bajo la opción Cl. doc. seleccione Introducir abreviatura. © Copyright . Reservados todos los derechos. 259 Capítulo 3: Control de documentos 3. En la conferencia, el jefe de contabilidad invitó a cenar a unos clientes. Contabilice una factura adicional de 330 unidades en moneda local en la cuenta Costes de manutención AE01## con los mismos criterios que en la tarea anterior. Registre el número de documento nuevo. 4. Contabilice una factura de deudor por 220000 en su cuenta de deudor. Seleccione la opción Calcular impuestos. Utilice el indicador de impuestos 10 (IVA repercutido (curso) 10%). Contabilice en la cuenta de ganancias 800200. Anote el número del documento. Consejo: Marque el pulsador Desactivar árbol para que la ventana de entrada de documentos ocupe toda la pantalla. 5. Contabilice un abono de deudor de 5.500 unidades de moneda local en la cuenta de deudor que creó antes. Utilice el indicador de impuestos 1O (IVA repercutido (curso)de 10%) y la cuenta de ganancias 800200. Anote el número del documento. 6. Visualice las partidas individuales de deudor y/o acreedor para revisar las contabilizaciones que ha realizado. 260 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 3 Solución 17 193 Contabilizar documentos FI Ejemplo empresarial Tras finalizar la configuración del control de documentos efectuada según las necesidades del mandante, éste solicitó la verificación de las parametrizaciones creadas. Por lo tanto, es necesario contabilizar algunos documentos simples en la aplicación SAP ERP. Atención: Recuerde que en el último ejercicio asignó el grupo de tolerancia del Jefe de contabilidad a su usuario. Esto significa que los umbrales del importe definidos en el grupo de tolerancia SUPV ahora también son válido para usted. De ser necesario, modifique su grupo de tolerancia de nuevo a en blanco. Contabilice documentos simples en Gestión financiera. 1. Se retiran 5.000 unidades en moneda local de la cuenta del banco propio y se depositan en la caja para gastos menores. Contabilice esta operación (cuenta monetaria: 100000; posición de cuenta bancaria: 113100, cada una con centro de beneficio: 1000). Registre el número del documento. Consejo: Marque el pulsador Desactivar árbol para que la ventana de entrada de documentos ocupe toda la pantalla. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor → Contabilización → Registrar documento de cuenta de mayor. b) Introduzca los siguientes datos en la pantalla Registrar documento de cuenta de mayor: Nota: Si se le solicita, introduzca su sociedad, GR## y marque Intro. Nombre de campo o tipo de datos Valores Fecha de documento Fecha actual Datos básicos Fecha de contabilización © Copyright . Reservados todos los derechos. Fecha actual 261 Capítulo 3: Control de documentos Nombre de campo o tipo de datos Valores Cuenta de mayor 100000 Primera posición D/C Impte. en mon. doc. Centro de beneficio Segunda posición Cuenta de mayor D/C Impte. en mon. doc. Centro de beneficio Debe 5000 1000 113100 Haber 5000 1000 c) Seleccione Documento → Simular. d) Verifique el documento. e) Haga doble clic en una partida individual para visualizar o modificar los datos. f) Marque Contabilizar para grabar el documento. g) Anote el número del documento. 2. El jefe de contabilidad alquiló un vehículo para ir a una conferencia fuera de la ciudad. Contabilice una factura de acreedor de 110 unidades en moneda local en la cuenta de acreedor creada anteriormente (Acreedor##). Seleccione la opción Calcular impuestos. Utilice el indicador de impuestos 1l (IVA repercutido (curso) 10%). Registre el número de autorización A## que ha obtenido del jefe de contabilidad en el campo Referencia. Contabilice los gastos en el centro de beneficio PR## y en la cuenta Gastos de alquiler de vehículo deportivo AE02## creada previamente. Utilice la clase de documento ## e introduzca una descripción (Conferencia ##) en el campo de entrada obligatoria Texto en la partida individual. Anote el número del documento. Consejo: Si no es posible introducir la clase de documento en la cabecera de documento, use el pulsador Opciones tratam. y bajo la opción Cl. doc. seleccione Introducir abreviatura. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Contabilización → Factura. b) Indique los siguientes datos en la pantalla de Indicar factura de acreedor: Nombre de campo o tipo de datos Datos básicos 262 Valores © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Creación de documentos simples en la Gestión financiera Nombre de campo o tipo de datos Acreedor Fecha de factura Referencia Fecha de contabilización Clase de documento Importe Valores Acreedor## Fecha actual A## Fecha actual Gastos autorizados ##. Si la clase de documento no está lista para entrada, seleccione el pulsador Opciones tratam. y seleccione Introducir abreviatura bajo la opción Cl. doc.). 110 Moneda Calcular impuesto Indicador de impuestos Posiciones Cuenta de mayor D/C Impte. en mon. doc. Indicador de impuestos Texto Centro de beneficio Moneda de sociedad Seleccionar 1l (IVA soportado - curso 10%) AE02## Debe 110 1l (IVA soportado - curso 10%) Conferencia PR## c) Seleccione Documento → Simular. d) Verifique el documento. e) Haga doble clic en una partida individual para visualizar o modificar los datos. f) Marque Contabilizar para grabar el documento. g) Anote el número del documento. Consejo: Si un objeto de Controlling no especifica ni deriva ningún centro de beneficio para una cuenta, el centro de beneficio por defecto NGL_4020 REWE Training se configura automáticamente por defecto en el sistema IDES. 3. En la conferencia, el jefe de contabilidad invitó a cenar a unos clientes. Contabilice una factura adicional de 330 unidades en moneda local en la cuenta Costes de manutención AE01## con los mismos criterios que en la tarea anterior. Registre el número de documento nuevo. © Copyright . Reservados todos los derechos. 263 Capítulo 3: Control de documentos a) Repita los pasos anteriores para contabilizar una factura adicional de acreedor de 330 unidades de moneda local en la cuenta Costes de manutención AE01##. b) Registre el número de documento nuevo. 4. Contabilice una factura de deudor por 220000 en su cuenta de deudor. Seleccione la opción Calcular impuestos. Utilice el indicador de impuestos 10 (IVA repercutido (curso) 10%). Contabilice en la cuenta de ganancias 800200. Anote el número del documento. Consejo: Marque el pulsador Desactivar árbol para que la ventana de entrada de documentos ocupe toda la pantalla. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Contabilización → Factura. b) Indique los siguientes datos en la pantalla Indicar factura de deudor: Nota: Si se le solicita, introduzca la sociedad, GR##, mediante el pulsador Sociedad y después seleccione Intro. Nombre de campo o tipo de datos Valores Deudor Su deudor Datos básicos Fecha de factura Fecha de contabilización Importe Moneda Calcular impuesto Indicador de impuestos Posiciones Cuenta de mayor D/C Impte. en mon. doc. Indicador de impuestos Centro de beneficio Fecha actual Fecha actual 220000 Moneda de sociedad Seleccionar 10 (IVA repercutido (curso) 10%) 800200 Haber 220000 10 (IVA repercutido (curso) 10%) PR## c) Seleccione Documento → Simular. 264 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Creación de documentos simples en la Gestión financiera d) Verifique su documento. e) Haga doble clic en una partida individual para visualizar o modificar los datos. f) Marque Contabilizar para grabar el documento. g) Registre el número de documento. 5. Contabilice un abono de deudor de 5.500 unidades de moneda local en la cuenta de deudor que creó antes. Utilice el indicador de impuestos 1O (IVA repercutido (curso)de 10%) y la cuenta de ganancias 800200. Anote el número del documento. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Contabilización → Abono. b) Indique los siguientes datos en la pantalla Indicar abono de cliente: Nombre de campo o tipo de datos Valores Deudor Su deudor Datos básicos Fecha de factura Fecha de contabilización Importe Moneda Calcular impuesto Indicador de impuestos Posiciones Cuenta de mayor D/C Impte. en mon. doc. Indicador de impuestos Centro de beneficio Fecha actual Fecha actual 5500 Moneda de sociedad Seleccionar 10 (IVA repercutido (curso) 10%) 800200 Haber 5500 10 (IVA repercutido (curso) 10%) PR## c) Seleccione Documento → Simular. d) Verifique el documento. e) Haga doble clic en una partida individual para visualizar o modificar los datos. f) Marque Contabilizar para grabar el documento. g) Anote el número del documento. 6. Visualice las partidas individuales de deudor y/o acreedor para revisar las contabilizaciones que ha realizado. © Copyright . Reservados todos los derechos. 265 Capítulo 3: Control de documentos a) En la pantalla SAP Easy Access , seleccione Finanzas → Gestión financiera → Contabilización de deudores/acreedores → Cuenta → Visualizar/modificar partidas individuales. b) Introduzca los siguientes datos en la pantalla Visualización de partidas individuales de acreedor (en el pantalla Visualización de partidas individuales de deudor): Nombre de campo o tipo de datos Cuenta de deudor o acreedor Sociedad Valores Registre el número de deudor o acreedor. GR## c) Seleccione Ejecutar. Nota: Acaba de contabilizar dos facturas de acreedor, un abono de deudor y una factura de deudor. Luego ha visualizado las partidas individuales para verificar sus contabilizaciones de partidas individuales. 266 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Creación de documentos simples en la Gestión financiera RESUMEN DE LA LECCIÓN Ahora podrá: ● Contabilizar documentos FI simples © Copyright . Reservados todos los derechos. 267 Capítulo 3: Control de documentos 268 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 3 201 Evaluación de la formación 1. Una variante de ejercicio define la cantidad de períodos en el ejercicio. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 2. Las clases de documentos se crean a nivel de sociedad. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 3. ¿Cuál de las siguientes afirmaciones es correcta para la asignación de números externa? Seleccione la respuesta correcta. X X X X A El número es el último número de documento. B El número se asigna automáticamente. C El usuario indica el número. D El número debe asignarse en una secuencia. 4. En la asignación de números externa, la asignación de números debe ser numérica. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 5. Sólo se puede asignar un rango de números a una sola clase de documento. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. 269 Capítulo 3: Evaluación de la formación 6. ¿Cuál de las siguientes claves de contabilización estándar es para Debe para contabilización de cuenta de mayor? Seleccione la respuesta correcta. X X X X A 01 B 31 C 40 D 50 7. Puede utilizar claves de contabilización para activos fijos y materiales únicamente si se han instalado los componentes de SAP correspondientes. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 8. Es posible que varias sociedades utilicen la misma variante de períodos contables. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 9. Si no asigna usuarios a ningún grupo de tolerancia especial ,se les aplican los valores del grupo de tolerancia propuesto. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 10. Puede crear tantos grupos de tolerancia como desee. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X 270 Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 3: Evaluación de la formación 11. ¿Cuál de los siguientes grupos de tolerancia debe tener siempre cada sociedad? Seleccione la respuesta correcta. X X X X A En blanco B Partida C Definido D Principal 12. Sólo puede completar la operación de entrada de documento una vez que el saldo sea cero. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. 271 Capítulo 3 204 Respuestas a la Evaluación de la formación 1. Una variante de ejercicio define la cantidad de períodos en el ejercicio. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 2. Las clases de documentos se crean a nivel de sociedad. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 3. ¿Cuál de las siguientes afirmaciones es correcta para la asignación de números externa? Seleccione la respuesta correcta. X X X X A El número es el último número de documento. B El número se asigna automáticamente. C El usuario indica el número. D El número debe asignarse en una secuencia. 4. En la asignación de números externa, la asignación de números debe ser numérica. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X 272 Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 3: Respuestas a la Evaluación de la formación 5. Sólo se puede asignar un rango de números a una sola clase de documento. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 6. ¿Cuál de las siguientes claves de contabilización estándar es para Debe para contabilización de cuenta de mayor? Seleccione la respuesta correcta. X X X X A 01 B 31 C 40 D 50 7. Puede utilizar claves de contabilización para activos fijos y materiales únicamente si se han instalado los componentes de SAP correspondientes. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 8. Es posible que varias sociedades utilicen la misma variante de períodos contables. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 9. Si no asigna usuarios a ningún grupo de tolerancia especial ,se les aplican los valores del grupo de tolerancia propuesto. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. 273 Capítulo 3: Respuestas a la Evaluación de la formación 10. Puede crear tantos grupos de tolerancia como desee. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 11. ¿Cuál de los siguientes grupos de tolerancia debe tener siempre cada sociedad? Seleccione la respuesta correcta. X X X X A En blanco B Partida C Definido D Principal 12. Sólo puede completar la operación de entrada de documento una vez que el saldo sea cero. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X 274 Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. CAPÍTULO 4 Control de contabilización Lección 1 Análisis de desglose de documento Ejercicio 18: Contabilizar un documento con desglose de documentos 277 285 Lección 2 Actualización de valores propuestos Ejercicio 19: Actualizar valores propuestos 291 297 Lección 3 Configuración de control de las modificaciones Ejercicio 20: Actualizar el control de las modificaciones para un campo 301 307 Lección 4 Configuración de anulación del documento Ejercicio 21: Contabilizar una anulación de documento y controlar las parametrizaciones del sistema 312 317 Lección 5 Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago 322 Ejercicio 22: Actualizar nueva condición de pago, asignarla a un acreedor y contabilizar 331 una factura Lección 6 Comprensión y actualización de impuestos e indicadores de impuestos Ejercicio 23: Crear un nuevo indicador de impuestos y utilizarlo para contabilizar una factura de deudor Lección 7 Actualización y contabilización de operaciones de multisociedades Ejercicio 24: Configurar y contabilizar operaciones de multisociedades Ejercicio 25: Contabilizar y visualizar operaciones de multisociedades 366 369 375 Lección 8 Configuración de integración en tiempo real © Copyright . Reservados todos los derechos. 350 361 379 275 Capítulo 4: Control de contabilización Ejercicio 26: Configurar una variante de integración en tiempo real y asignarla a una sociedad Ejercicio 27: Registrar un traspaso de centro de coste, verificar los documentos creados (CO y FI) y verificar el log (integración en tiempo real) 383 387 OBJETIVOS DEL CAPÍTULO ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● 276 Analizar desglose de documentos Actualizar valores propuestos Configurar control de las modificaciones Configurar anulación de documento Configurar condiciones de pago Preparar descuentos por pronto pago Preparar impuestos Configurar indicadores de impuestos Configurar parametrizaciones básicas para operaciones de multisociedades Contabilizar las operaciones de multisociedades Configurar integración en tiempo real Contabilizar documentos usando integración en tiempo real © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 4 Lección 1 209 Análisis de desglose de documento RESUMEN DE LA LECCIÓN En esta lección se explica el concepto de desglose de documentos. Ejemplo empresarial Debe analizar el desglose de documentos. También debe contabilizar documentos con desglose de documentos. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: ● ● ● Una comprensión del concepto de desglose de documentos en la nueva Contabilidad principal. Una comprensión de la diferencia entre el desglose activo y el desglose pasivo de documentos. Una comprensión sobre cómo registrar desglose de documentos en Customizing. The settings for document splitting can be made quickly. However, since these settings cannot be changed after they have been implemented (as described in Note 891144), they impact the entire project. Base the demos in this lesson on the exercises and extensive solution descriptions. OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: ● Analizar desglose de documentos © Copyright . Reservados todos los derechos. 277 Capítulo 4: Control de contabilización Vistas en la nueva Contabilidad principal Figura 84: Vista de entrada y libro mayor (en la nueva Contabilidad principal) La visualización de un documento en las vistas de entrada y de libro mayor se define en la nueva Contabilidad principal y no puede activarse o desactivarse utilizando Customizing. En Contabilidad principal clásica, puede visualizar un documento en una vista únicamente, que corresponde a la vista de entrada de la nueva Contabilidad principal. Desglose de documento Figura 85: Desglose de documento 278 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Análisis de desglose de documento Puede visualizar la cuenta de pérdidas y ganancias con los siguientes objetos: ● ● ● Centro de beneficio División Segmento Las partidas individuales no se visualizan desglosadas en la vista de entrada. Las partidas individuales se visualizan desglosadas en la vista de libro mayor, cuando se usa desglose de documentos. Nota: El desglose de documentos es únicamente para clientes que deben o desean introducir otra característica. Por ejemplo, un cliente quiere ingresar un segmento en el balance además de la sociedad. Desglose de documentos: Desglose activo Figura 86: Desglose de documentos: Desglose activo Las entidades definidas como desglose, características se heredan en puntos contables donde no se especificaron características. En la figura, el saldo de las características de segmento y centro de beneficios es cero. La figura también muestra el acreedor y las líneas fiscales en la vista de libro mayor. El acreedor y las líneas fiscales (posiciones 1 y 4) se desglosan según las líneas de gastos (posiciones 2 y 3, y cuentas de gastos 477000 y 417000). El desglose de documentos, también conocido como desglose online, permite a las empresas crear balances completos para objetos. Si no activa desglose de documentos, no existe diferencia entre la vista de entrada y la vista de libro mayor. © Copyright . Reservados todos los derechos. 279 Capítulo 4: Control de contabilización Desglose de documentos en Customizing Figura 87: Activación del desglose de documentos Desglose de documentos se activa en Customizing. On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → General Ledger Accounting (New) → Business Transactions → Document Splitting → Activate Document Splitting. La aplicación SAP ERP ofrece el método de desglose 0000000012 como el procedimiento propuesto para realizar modificaciones; copie el procedimiento propuesto en una entrada personalizada, como Z000000012. Nota: Activa desglose de documentos para cada mandante y lo desactiva para cada sociedad. Sin embargo, la decisión de desglosar documentos se toma a nivel de la sociedad. Todas las sociedades de un mandante pueden usar únicamente el mismo procedimiento de desglose de documentos. Conceptos de herencia e imputación propuesta Puede activar las siguientes parametrizaciones al activar desglose de documentos: Concepto Herencia 280 Descripción Si un objeto de imputación es único, se hereda online en todas las posiciones faltantes. El indicador para herencia debe estar siempre establecido al activar desglose de documentos. © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Análisis de desglose de documento Concepto Imputación propuesta Descripción Si no se introduce ni deriva un valor para una característica de desglose durante la contabilización de documentos, entonces se puede fijar automáticamente un valor propuesto, como un centro de beneficio o segmento. Para utilizar imputación propuesta, primero debe definir una constante en Customizing. Implementation Guide (IMG): Financial Accounting (New), General Ledger Accounting (New), Business Transactions → Document Splitting → Edit Constants for Non-assigned Processes. Tenga en cuenta que el uso de un valor propuesto puede reducir la calidad de los datos. Cuando usa un valor propuesto, la constante reemplaza cada objeto faltante y es difícil identificar las reglas incorrectas de desglose de documentos para poder corregir. Para utilizar imputación propuesta, lleve a cabo un test sin valores propuestos. Esto lo ayudará a ubicar cualquier error posible. Pasos en desglose de documentos Figura 88: Pasos del desglose de documentos (+ Nota) Los siguientes pasos tienen lugar en el proceso de desglose de documentos: © Copyright . Reservados todos los derechos. 281 Capítulo 4: Control de contabilización Clase de partición Descripción Ejemplo Activo Para documentos que no muestran compensación, puede crear reglas de distribución simple en Customizing. Puede crear reglas para especificar las partes de un documento que se dividirán según determinadas posiciones básicas. La clase de documento constituye la base de la regla. Una factura recibida asignada a múltiples cuentas. Pasivo Creación de líneas de compensación o formación de saldo cero Durante la compensación, las entidades del documento, como los segmentos del documento, que se compensan se copian al documento de compensación sin modificaciones. Esta función se utiliza en los casos en que, además del documento total, los objetos a ser saldados dentro del documento (por ejemplo, centro de beneficios o segmento) deben ser saldados a cero. Durante un pago, se asigna una factura recibida a múltiples cuentas. La factura recibida está dividida en dos segmentos, A y B, en la proporción 60:40. Durante la compensación, el pago se desglosa en 60:40 en los segmentos. Esto se observa únicamente en la vista de libro mayor. Sin esta función, una contabilización de transferencia del segmento A al segmento B en la misma cuenta crea dos partidas individuales. La formación de saldo cero crea otras dos líneas de compensación. Atención: La nota 1085921 describe el desglose de documentos de manera detallada y contiene varios archivos anexos en PDF con ejemplos. Puede activar desglose de documentos posteriormente migrando los datos existentes (escenario 6). Una vez hecho esto, no se pueden modificar las parametrizaciones de desglose de documentos. Esta información se menciona en Nota 891144: Nueva Contabilidad general/Desglose de documentos: Riesgos de modificaciones posteriores. A diferencia de otros temas en contabilidad, no es posible realizar una corrección utilizando un programa debido al almacenamiento complejo de la información en varias tablas, en FAGLFLEX* y en FAGL_SPLINFO (tabla de totales, tablas objetos y tabla de partición). 282 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Análisis de desglose de documento How to Post a Document with Document Splitting Demonstrate the steps from the Post a Document With Document Splitting exercise. © Copyright . Reservados todos los derechos. 283 Capítulo 4: Control de contabilización 284 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 4 Ejercicio 18 215 Contabilizar un documento con desglose de documentos Ejemplo empresarial Una factura emitida se divide y se asigna a diferentes objetos (dos centros de beneficio con segmentos diferentes). Requiere que los créditos y los impuestos se desglosen conforme a las partidas de ingresos. 1. Registre una factura de deudor para los ingresos. Utilice los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos Sociedad Deudor Fecha de factura Importe Calcular impuesto Impte.del impto. Indicador de impuestos Texto Posición de cuenta de mayor 1 Cuenta de mayor Importe en mon.doc. Imputación de cuenta para CO: Centro de beneficio Valores GR## Su deudor Fecha actual 110000 Desmarcar 10000 1O (IVA repercutido de 10%) Otro grupo de ventas ## 800200 60000 PR## (Segmento SERV) Posición de cuenta de mayor 2 Cuenta de mayor Importe en mon.doc. Imputación de cuenta para CO: Centro de beneficio 800200 40000 1000 (Segmento CONS) Antes de grabar, simule su documento: Con la opción de simulación clásica, puede ver la vista de entrada posterior para el documento FI. Utilice el pulsador Simular en la barra de pulsadores para ver la vista. © Copyright . Reservados todos los derechos. 285 Capítulo 4: Control de contabilización Luego simule la vista de libro mayor (Menú: Documento Simular libro mayor). Las características Centro de beneficio y Segmento deben estar visibles en todas las líneas de documento. Navegue de la simulación de libro mayor al modo de experto (pulsador de modo de experto) y busque los siguientes parámetros e información: ● ● ● ● ● Clase de documento utilizada Operación comercial utilizada Variante de operación comercial utilizada Tipo de posición de la posición de gasto o posición base La posición de contabilización según la cual se desglosa el monto de deudores (=> cuenta 140000). Deje el modo de experto y la simulación de libro mayor y contabilice su documento. 286 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 4 Solución 18 217 Contabilizar un documento con desglose de documentos Ejemplo empresarial Una factura emitida se divide y se asigna a diferentes objetos (dos centros de beneficio con segmentos diferentes). Requiere que los créditos y los impuestos se desglosen conforme a las partidas de ingresos. 1. Registre una factura de deudor para los ingresos. Utilice los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos Sociedad Deudor Fecha de factura Importe Calcular impuesto Impte.del impto. Indicador de impuestos Texto Posición de cuenta de mayor 1 Cuenta de mayor Importe en mon.doc. Imputación de cuenta para CO: Centro de beneficio Valores GR## Su deudor Fecha actual 110000 Desmarcar 10000 1O (IVA repercutido de 10%) Otro grupo de ventas ## 800200 60000 PR## (Segmento SERV) Posición de cuenta de mayor 2 Cuenta de mayor Importe en mon.doc. Imputación de cuenta para CO: Centro de beneficio 800200 40000 1000 (Segmento CONS) Antes de grabar, simule su documento: Con la opción de simulación clásica, puede ver la vista de entrada posterior para el documento FI. Utilice el pulsador Simular en la barra de pulsadores para ver la vista. © Copyright . Reservados todos los derechos. 287 Capítulo 4: Control de contabilización Luego simule la vista de libro mayor (Menú: Documento Simular libro mayor). Las características Centro de beneficio y Segmento deben estar visibles en todas las líneas de documento. Navegue de la simulación de libro mayor al modo de experto (pulsador de modo de experto) y busque los siguientes parámetros e información: ● ● ● ● ● Clase de documento utilizada Operación comercial utilizada Variante de operación comercial utilizada Tipo de posición de la posición de gasto o posición base La posición de contabilización según la cual se desglosa el monto de deudores (=> cuenta 140000). Deje el modo de experto y la simulación de libro mayor y contabilice su documento. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Contabilización → Factura. b) Registre la factura con los datos proporcionados en el ejercicio. c) Simule el documento con la opción de simulación clásica. Utilice Simular en la barra de pulsadores. d) Simule la vista del libro mayor. Seleccione Documento → Simular libro mayor. Las características Centro de beneficio y Segmento deben estar visibles en todas las líneas de documento. e) Seleccione la columna Monto y utilice Visualizar suma para crear un total general. Luego, seleccione la columna Segmento y utilice Subtotal para crear un subtotal. f) Utilice Parametrizaciones → Layout → Grabar para grabar esto de manera individual. g) Indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Grabar layout Descripción Valores GR## Subtotal para cada segmento h) Grabe las opciones Específico del usuario y Propuesto. i) Recibirá la información detallada a continuación de la simulación en el modo de experto. Como ejemplo, puede mostrar los campos Tipo de posición y Origen de asignación. j) Muestre los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos Clase de documento utilizada Operación comercial utilizada Variante de operación comercial utilizada 288 Valores CI Factura de deudor 0200 0001 estándar © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Análisis de desglose de documento Nombre de campo o tipo de datos Valores ¿Sobre la base de qué partidas de contabilizaciones se desglosa la contabilidad de deudores (Cuenta 14000)? Ingreso 800200 (30000) e impuesto 175000 (05100). Tipo de posición de la posición de ingresos/posición base © Copyright . Reservados todos los derechos. 3000 Ingresos 289 Capítulo 4: Control de contabilización RESUMEN DE LA LECCIÓN Ahora podrá: ● 290 Analizar desglose de documentos © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 4 Lección 2 221 Actualización de valores propuestos RESUMEN DE LA LECCIÓN En esta lección se explica en modo en que se mantienen los valores propuestos. Ejemplo empresarial Cuando ejecuta una operación de SAP, el usuario no quiere indicar constantemente los mismos datos. Por lo tanto, debe mostrarles cómo establecer valores propuestos para campos en la aplicación SAP ERP. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: ● ● ● Una comprensión de valores propuestos Una comprensión sobre cómo configurar valores propuestos específicos del usuario Una comprensión sobre cómo determinar valores propuestos en el sistema y la configuración Every user can enter values in the master record to simplify document entry. When you log on to the SAP ERP application, the default values defined in the user master record fill the memory. This data in the memory is relevant only to the individual user and not to the complete SAP ERP application. OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: ● Actualizar valores propuestos © Copyright . Reservados todos los derechos. 291 Capítulo 4: Control de contabilización Valores propuestos Figura 89: Valores propuestos para parametrizaciones de usuario Los ID de parámetro permiten al usuario fijar valores propuestos para campos cuyos valores no se modifican frecuentemente, por ejemplo, los campos sociedad o moneda. Al ejecutar una operación, los valores propuestos aparecen automáticamente en los campos correspondientes. Al visualizar valores predefinidos en vez de introducirlos de forma manual, puede evitar errores de entrada. Puede usar las opciones de tratamiento para configurar los siguientes ámbitos de imagen: ● ● ● Entrada de comprobantes Los usuarios pueden ocultar determinados campos que no sean requeridos, como campos para moneda extranjera y operaciones de multisociedades. También puede utilizar opciones de tratamiento especiales para las operaciones de una pantalla. Visualizar documentos Las usuarios pueden usar el Visualizador de lista para seleccionar diferentes opciones de visualización para visualizar sus documentos. Partidas abiertas Los usuarios pueden seleccionar visualizaciones de layout de línea y opciones de contabilización para procesar partidas abiertas. Por ejemplo, pueden introducir un pago parcial o el saldo de la nueva partida abierta. Cuando los usuarios entran a la aplicación SAP ERP, hay propiedades específicas que aplican a sus ID de usuario en toda la aplicación. Los siguientes son algunos ejemplos de propiedades específicas del usuario: ● ● 292 Idioma de entrada al sistema Formato de la fecha © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de valores propuestos ● Notación decimal Los usuarios también pueden configurar una impresora por defecto. Para simplificar la actualización de usuario, lleve a cabo los siguientes pasos: 1. Cree un usuario ficticio. 2. Actualice los valores según los requisitos contables. 3. Copie este usuario. Valores propuestos del sistema y de contabilidad Figura 90: Valores propuestos del sistema y de contabilidad La aplicación SAP ERP proporciona valores propuestos básicos para la entrada de documentos. Por ejemplo, durante la entrada de documento, la aplicación propone la fecha actual como fecha de contabilización. Imagine que ya ha registrado un documento y ha usado una sociedad específica. Para el siguiente documento, la aplicación SAP ERP propone la misma sociedad que registró en el último documento. La aplicación SAP ERP funciona sobre la base del Principio de documentos: Todos los documentos deben saldarse antes de que puedan contabilizarse. Al registrar diferentes operaciones comerciales en finanzas, la aplicación SAP ERP ofrece valores predefinidos para los siguientes campos: ● ● Clases de documento Claves de contabilización Por ejemplo, cuando una factura de acreedor tiene la clase de documento KR, la contabilización en el Haber se realiza con la clave de contabilización 31. Ejercicio propuesto En la aplicación SAP ERP, puede controlar si el ejercicio se propone cuando visualiza o cuando modifican documentos. Si el ejercicio se propone en sociedades con asignación de números dependiente del año, la aplicación SAP ERP propone el número del documento del © Copyright . Reservados todos los derechos. 293 Capítulo 4: Control de contabilización último documentos procesado y el ejercicio relevante. También puede proponer la fecha de la CPU como fecha de valor. A nivel de sociedad, puede registrar la diferencia permitida máxima entre los siguientes tipos de cambio: ● ● El tipo de cambio en la cabecera de documento de una operación comercial El tipo de cambio en la tabla de tipos de cambio La aplicación SAP ERP emite un mensaje de advertencia si determina que se superó la diferencia máxima de porcentaje entre los tipos de cambio. Esto lo ayuda a reconocer entradas incorrectas. How to Set User Parameters 1. Setting up user-specific editing options. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Environment → User Parameters → Editing Options. b) Choose the Document entry tab page. c) View the following fields: Field Name or Data Type Documents in local currency only Documents not cross-company code Calculate taxes on net base Description You can hide fields for document entry in foreign currency here. You can hide entry fields for crosscompany code document entry here. You can specify the General Ledger Account amount as ‘net’ if you need to calculate the tax amounts. Otherwise, the system assumes that the general ledger account amounts entered contain the tax to be determined. d) Choose the Document display tab page. You can choose between different display variants for documents. e) Choose the Open items tab page. Select the Selected items initially inactive indicator. Selecting this indicator is important when clearing open items. f) Choose the Line items tab page. You can decide between the ALV classic list and grid control. How to Set Default Values in the System Note the following guideline when defining default values: If you use a customer number for a master data display and then proceed to a different transaction code to display line items or for other functions, the system proposes the same customer number. 294 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de valores propuestos 1. Define general default values in Customizing . a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global Settings (New) → Document → Default Values → Define Default Values. b) Define the default document type and posting key for each business transaction in FI. 2. Determine the last fiscal year used. a) Choose Default Values → Enable Fiscal Year Default. b) Determine the last fiscal year used and the one proposed for the transactions Display Document and Change Document . 3. Specify the current date or CPU date proposed as the value date. a) Choose Document → Default Values → Define Default Values. b) Specify the current date as the value date when you enter line items. 4. Control how system messages are displayed. a) Choose Default Values → Change Message Control for Document Processing. b) Enter F5 as the Application level value. Nota: You can control which system messages are displayed. You cannot add or change system messages. 5. Define a percentage rate for the maximum exchange rate difference. a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global Settings (New) → Global Parameters for Company Code → Currencies → Maximum Exchange Rate Difference → Define Maximum Exchange Rate Difference per Company Code/per Foreign Currency. b) Define the percentage rate for the maximum exchange rate difference. How to Maintain Default Values Demonstrate the steps to maintain default values from the Maintain Default Values exercise. © Copyright . Reservados todos los derechos. 295 Capítulo 4: Control de contabilización 296 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 4 Ejercicio 19 225 Actualizar valores propuestos Ejemplo empresarial El usuario no desea registrar los datos por duplicado. Por consiguiente, quiere definir valores propuestos en el sistema. Responda a las siguientes preguntas y configure los valores propuestos correspondientes en el sistema. 1. Mencione algunos valores propuestos del sistema para entrada de documento. 2. Si los usuarios desean asegurarse de no modificar la clase de documento accidentalmente durante la entrada de documentos, ¿dónde pueden realizar esa parametrización? 3. La fecha de valor es necesaria para reflejar la operación en Gestión de caja. Active la función que propone la fecha valor al procesar un documento. 4. La desviación máxima del tipo de cambio es de un 10%. El contable ha expresado su preocupación de que este porcentaje sea demasiado elevado. Debe fijar la desviación máxima del tipo de cambio en un 5% para su empresa. © Copyright . Reservados todos los derechos. 297 Capítulo 4 Solución 19 226 Actualizar valores propuestos Ejemplo empresarial El usuario no desea registrar los datos por duplicado. Por consiguiente, quiere definir valores propuestos en el sistema. Responda a las siguientes preguntas y configure los valores propuestos correspondientes en el sistema. 1. Mencione algunos valores propuestos del sistema para entrada de documento. a) Respuestas: ● ● ● ● ● Registro maestros de usuario Memoria de parámetros Datos del sistema Registro maestro de cuenta Funciones de contabilidad 2. Si los usuarios desean asegurarse de no modificar la clase de documento accidentalmente durante la entrada de documentos, ¿dónde pueden realizar esa parametrización? a) En la pantalla de entrada de documentos de libro mayor, de acreedores, o de deudores , seleccione el pulsador Opciones de tratamiento. b) Indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Opción de la clase de documento Valores Clase de documento oculta c) Grabe las entradas. 3. La fecha de valor es necesaria para reflejar la operación en Gestión de caja. Active la función que propone la fecha valor al procesar un documento. a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) → Documento → Valores propuestos → Proponer fecha valor. b) Indique los siguientes datos: 298 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización de valores propuestos Nombre de campo o tipo de datos Sociedad Proponer fecha valor Valores GR## Seleccionar c) Grabe las entradas. 4. La desviación máxima del tipo de cambio es de un 10%. El contable ha expresado su preocupación de que este porcentaje sea demasiado elevado. Debe fijar la desviación máxima del tipo de cambio en un 5% para su empresa. a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) → Parámetros globales para la sociedad → Monedas → Diferencia máxima de tipo de cambio → Definir diferencia máxima de tipo de cambio por sociedad. b) Indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Sociedad Desviación máx.T/C Valores GR## 5% c) Grabe las entradas. Nota: Acaba de fijar valores propuestos del sistema que influirán en operaciones comerciales posteriores. © Copyright . Reservados todos los derechos. 299 Capítulo 4: Control de contabilización RESUMEN DE LA LECCIÓN Ahora podrá: ● 300 Actualizar valores propuestos © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 4 Lección 3 229 Configuración de control de las modificaciones RESUMEN DE LA LECCIÓN En esta lección se explica el modo en que se configura el control de las modificaciones. Ejemplo empresarial Una vez contabilizado un documento en la aplicación SAP ERP, el jefe de contabilidad no quiere que los usuarios puedan modificar ciertos campos. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: ● ● ● Una comprensión de las reglas para la modificación de documentos Una comprensión sobre cómo modificar documentos Una comprensión sobre cómo analizar modificaciones de documentos OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: ● Configurar control de las modificaciones Control de las modificaciones Figura 91: Modificar documentos All changes are logged, not just the last one. If a field has been changed several times, the SAP ERP application lists all the changes one beneath the other. The changed document does not receive a new document number. © Copyright . Reservados todos los derechos. 301 Capítulo 4: Control de contabilización You can use report RFBABL00, the Report of document changes, to view all the document changes. Los usuarios pueden modificar documentos que ya hayan contabilizado. Sin embargo, según reglas diferentes, los usuarios pueden modificar únicamente determinados campos. Los siguientes campos pueden modificarse en un documento: ● ● Cabecera de documento Número de referencia y texto de cabecera de documento Partidas individuales Campo Asignación, campo Texto y Condiciones de pago Nota: No pueden modificarse el importe, la clave de contabilización, la cuenta ni ningún otro campo que afecte la reconciliación de una contabilización. A medida que los usuarios realizan modificaciones en documentos, la aplicación SAP ERP registra la siguiente información: ● ● ● ● El campo que se ha modificado Los valores nuevos y antiguos El usuario que ha realizado la modificación El momento y la fecha de la modificación Reglas de modificación de documentos Figura 92: Reglas de modificación de documentos 302 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de control de las modificaciones The change reports are the following: Change Report Description RFDABL00 Customer master records RFBKABL0 Bank master data RFKABL00 RFDKLIAB RFSABL00 RFBABL00 Vendor master records Credit management G/L account master data Documents Puede usar los siguientes criterios para diferenciar entre las reglas de modificación de documentos: ● ● ● Clase de cuenta La clase de cuenta permite que los usuarios puedan definir reglas para el acreedor, el deudor o las cuentas de mayor. Clase de operación de presupuestación La clase de operación de presupuestación se utiliza únicamente para operaciones en cuenta de mayor especiales, como letras de cambio y anticipos. Sociedad Si se deja en blanco la sociedad, la regla de modificación aplica a cada sociedad en el mandante. Puede modificar un campo dadas las siguientes condiciones: ● ● ● ● ● El período contable aún está abierto. La partida individual aún no se ha compensado. La partida individual es un cargo en una cuenta de deudor o un abono en una cuenta de acreedor. El documento no debe ser un abono de una factura. El documento no debe ser un abono de un anticipo. Puede usar el informe RFBABL00 para visualizar las modificaciones de documentos para todos los documentos. Este informe ofrece las siguientes opciones de selección para documentos que se han modificado: ● ● ● ● Sociedad Números de documento Ejercicio Fecha de modificación © Copyright . Reservados todos los derechos. 303 Capítulo 4: Control de contabilización ● Nombre de usuario de la persona que realiza la modificación How to Change Posted Documents In this lesson, you demonstrate changes to fields in the document header and in the line items. To do this, you have to post a customer invoice with terms of payment Due Immediately. For the demonstrations in this lesson, you have to make the following settings: 1. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Invoice. 2. Enter the following values: Field Name or Data Type Company Code Customer Invoice Date Posting Date Amount Currency Calculate Tax Values 1000 1000 Current date Current date 1,000 Local currency Tax Code 10 (Output tax (course) 10%) Terms of Payment 0001 G/L Account 800 200 Tab Page Payments Items Amount in doc. curr. 1,000 3. Post the document and make a note of the number. 1. Assign a reference number. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document → Change. b) Double-click Document Number. c) On the Change Document screen, choose Display Document Header. d) Enter the reference number in the Reference field. e) Choose Continue. 2. Enable a document change rule. 304 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de control de las modificaciones a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global Settings (New) → Document → Rules for Changing Documents → Document Change Rules, Document Header. b) On the Change View "Rules for Changing Documents": Overview screen, select BKPFXBLNR and choose Details. c) Select Field Can Be Changed. d) Go back. 3. Change the payment terms. a) On the Change Document screen, double-click the first column under Description. b) In the Payt Terms field, change the value to ZB00. c) Go back. d) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) Financial Accounting Global Settings (New) Document Rules for Changing Documents Document Change Rules, Line Item. e) Click Position and enter the field name BSEG-ZTERM. f) Choose Continue. g) Choose Field Label Terms of Payment. h) Choose Details and in the Stipulations for changing and Possibility for changing the field section, uncheck all the checkboxes. i) Save the settings. j) Return to the main menu. 4. Display the changed documents. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Information System → General Ledger Reports (New) → General → S_ALR_87012293. b) Choose System → Status. c) Verify the Program field and choose Exit. d) Change Fiscal Year to Current year. e) Choose Execute. Nota: The Display of Changed Documents screen will be displayed. How to Display Document Changes 1. Show how to trace changes. © Copyright . Reservados todos los derechos. 305 Capítulo 4: Control de contabilización a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document → Display Changes. b) Double-click Terms of Payment Key. How to Maintain Change Rules for the Document Header 1. Define different rules for implementing changes in posted document headers. a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global Settings (New) → Document → Rules for Changing Documents → Document Change Rules, Document Header → New Entries. b) Save the entries, if any. How to Maintain Change Rules for the Line Items 1. Define rules for changing documents that have already been posted for fields in the line items. a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global Settings (New) → Document → Rules for Changing Documents → Document Change Rules, Line Item. b) Use Position to select account type D and field name BSEG-ZTERM (terms of payment). c) Determine the field name BSEG-ZTERM. Place the cursor in the Terms of payment field in the document, press F1, and then click on the Technical Information icon. How to Cancel Changeability (for Line Items) 1. Deactivate the changeability of fields in the document header and in the line items. a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global Settings (New) → Document → Rules for Changing Documents → Document Change Rules, Line Item. b) Select account type D and the field name BSEG-ZTERM. Then, deactivate the changeability and all of the related prerequisites. c) To confirm, call a document you posted and try to change it by double-clicking the first item. You can no longer change the terms of payment. 306 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 4 Ejercicio 20 233 Actualizar el control de las modificaciones para un campo Ejemplo empresarial El campo de asignación determina el documento de la gestión de pedidos de cliente que constituye la base del documento contable. Los auditores internos le han solicitado que no modifique el campo asignación luego de contabilizada una operación. Verifique si el campo de asignación es modificable. Si se puede modificar el campo, altere las reglas de modificación para que no pueda modificarse más. 1. Verifique si el campo de asignación BSEG-ZUONR se puede modificar en uno de los documentos contabilizados en el ejercicio anterior. 2. Si el campo de asignación puede modificarse, altere las reglas de modificación para las clases de cuenta S, D y K para evitar más modificaciones en el campo de asignación. 3. Verifique si el campo de asignación BSEG-ZUONR ya no es modificable. © Copyright . Reservados todos los derechos. 307 Capítulo 4 Solución 20 234 Actualizar el control de las modificaciones para un campo Ejemplo empresarial El campo de asignación determina el documento de la gestión de pedidos de cliente que constituye la base del documento contable. Los auditores internos le han solicitado que no modifique el campo asignación luego de contabilizada una operación. Verifique si el campo de asignación es modificable. Si se puede modificar el campo, altere las reglas de modificación para que no pueda modificarse más. 1. Verifique si el campo de asignación BSEG-ZUONR se puede modificar en uno de los documentos contabilizados en el ejercicio anterior. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Documento → Modificar. b) Indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Número de documento Sociedad Ejercicio Valores De la unidad anterior GR## Año en curso c) Seleccione Continuar. d) Haga doble clic en la partida individual de deudor y verá que el campo de asignación puede modificarse. 2. Si el campo de asignación puede modificarse, altere las reglas de modificación para las clases de cuenta S, D y K para evitar más modificaciones en el campo de asignación. a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones globales de gestión financiara (Nuevo) → Documento → Reglas para la modificación de documentos → Reglas para modificación documentos, posición documento → Entradas nuevas. b) Indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Nombre de campo Clase de cuenta Clase de operación Sociedad 308 Valores BSEG-ZUONR S EN BLANCO GR## © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de control de las modificaciones Nombre de campo o tipo de datos El campo es modificable. Valores EN BLANCO c) Grabe las entradas. d) Seleccione la flecha verde para volver a la pantalla de resumen. e) Resalte la regla que acaba de crear. f) Seleccione Tratar → Copiar como. g) Indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Nombre de campo Clase de cuenta Clase de operación Sociedad El campo es modificable. Valores BSEG-ZUONR D EN BLANCO GR## EN BLANCO h) Resalte la regla que acaba de crear. i) Seleccione Editar → Copiar como. j) Indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Nombre de campo Clase de cuenta Clase de operación Sociedad El campo es modificable. Valores BSEG-ZUONR K EN BLANCO GR## EN BLANCO k) Grabe las entradas. 3. Verifique si el campo de asignación BSEG-ZUONR ya no es modificable. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Documento → Modificar. b) Indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Número de documento Sociedad Ejercicio Valores De la unidad anterior GR## Año en curso c) Seleccione Continuar. © Copyright . Reservados todos los derechos. 309 Capítulo 4: Control de contabilización d) Haga doble clic en la partida individual de deudor y verá que el campo de asignación ya no puede modificarse. Nota: Acaba de crear una regla de modificación de documento que especifica que el campo de asignación no se puede modificar después de las contabilizaciones de deudor, acreedor o mayor. 310 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de control de las modificaciones RESUMEN DE LA LECCIÓN Ahora podrá: ● Configurar control de las modificaciones © Copyright . Reservados todos los derechos. 311 Capítulo 4 Lección 4 238 Configuración de anulación del documento RESUMEN DE LA LECCIÓN En esta lección se explica el modo en que se configura la anulación de documentos. Ejemplo empresarial A veces, los usuarios registran datos y contabilizan documentos de forma incorrecta. En este caso, se debe anular y volver a registrar el documento correctamente. La gerencia desea poder corregir cifras de movimientos mediante la anulación de documentos. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: ● ● Una comprensión sobre cómo anular documentos Una comprensión sobre cómo encontrar motivos de anulación en Customizing. OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: ● Configurar anulación de documento Actualizar anulación de documento Figura 93: Documento de anulación A veces, los usuarios pueden cometer errores cuando registran documentos. Como resultado, los documentos creados contienen información incorrecta y deben ser modificados. Para registrar los ajustes realizados a los documentos, primero debe anular el 312 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de anulación del documento documento incorrecto. Luego, puede contabilizar nuevamente el documento con las entradas correctas. La aplicación SAP ERP ofrece una función que lo ayuda a anular documentos de libro mayor, documentos de deudor y documentos de acreedor de forma individual o como un grupo. Esta función de anulación masiva permite anulaciones de una amplia gama de documentos que ingresa un usuario. La función también le permite usar la misma operación y anular un documento. Puede anular un documento mediante uno de los siguientes métodos: ● ● Contabilización de anulación normal Contabilización negativa La contabilización de anulación normal ejecuta una contabilización inversa al incrementar las cifras de movimientos. La contabilización negativa, por otro lado, lleva a cabo una contabilización inversa al anular las cifras de movimientos. Puede utilizar contabilización negativa para evitar un aumento innecesario en las cifras de movimiento. Esta función se desarrolló para satisfacer los requisitos de clientes y es opcional. Al anular un documento, debe introducir un motivo de anulación para explicar la anulación. Se pueden configurar las parametrizaciones de motivos de anulación para permitirle introducir una fecha de anulación que difiera de la fecha de contabilización original. No puede anular documentos que contengan partidas compensadas. Debe restablecer el documento antes de anularlo. Contabilización de anulación normal y contabilización negativa Figura 94: Contabilización de anulación normal y contabilización negativa To see if negative posting was used, select a line item in the reversal document. Then, click on Extras → More Data in the menu bar. © Copyright . Reservados todos los derechos. 313 Capítulo 4: Control de contabilización La contabilización de anulación normal hace que la aplicación SAP ERP contabilice el cargo incorrecto como un abono y el abono incorrecto como un cargo. Esta forma de contabilización produce un aumento en las cifras de movimientos. La contabilización negativa también contabiliza el cargo incorrecto como un abono y el abono incorrecto como un cargo. Con contabilización negativa, los importes contabilizados no se añaden a las cifras de movimientos sino que se deducen de las cifras de movimientos de la otra columna de la cuenta. Esto restablece las cifras de movimiento a las que eran antes de la contabilización incorrecta. La aplicación SAP ERP utiliza la contabilización de anulación normal para anular documentos. Para activar contabilizaciones negativas, deben cumplirse los siguientes requisitos: ● ● La sociedad debe permitir contabilizaciones negativas. El motivo de anulación debe estar configurado para permitir contabilizaciones negativas. También puede utilizar las contabilizaciones negativas para realizar traslados de contabilización de partidas individuales incorrectas. La partida se elimina de la cuenta incorrecta al usar contabilización negativa, en la que las cifras de movimiento se restablecen. La partida se contabiliza luego a los montos correctos mediante una contabilización normal. Sólo puede realizarse con una clase de documento que permita explícitamente las contabilizaciones negativas. How to Conduct a Document Reversal with Normal Reversal 1. Pick a document from GL Account Display and note the document number. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Account → Display Balances(New). b) Enter the following values: Field Name or Data Type G/L acct Company code Fiscal year Values 470000 1000 Current year c) Choose Execute. d) Double-click 20,000.00 in the Debit column. e) Note the document number in the Document No. column. f) Go back. 2. Carry out normal reversal. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable → Document → Reverse → Individual Reversal. b) Enter the following values: 314 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de anulación del documento Field Name or Data Type Document Number Company code Fiscal year Reversal Reason Values Enter the document number previously noted 1000 Current year 01 c) Save the entries. d) Choose Close in the Enter Bar Code dialog box. e) Choose Close in the Performance Assistant dialog box. f) Go back. 3. Display document reversal. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Account → Display Balances(New). b) On the G/L Account Balance Display screen, enter the following data: Field Name or Data Type G/L acct Company code Fiscal year Values 470000 1000 Current year c) Choose Execute. d) Double-click 20,000.00 in the Credit column. e) Select the value in the Document No. field and choose Display. f) Choose Overview. g) Choose Reversal Document. h) Choose Display. How to Permit Negative Postings and Conduct a Document Reversal with Negative Posting Demonstrate negative postings and conduct a document reversal with negative posting by executing the exercise Post a Document Reversal and Control the System Setting. © Copyright . Reservados todos los derechos. 315 Capítulo 4: Control de contabilización 316 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 4 Ejercicio 21 241 Contabilizar una anulación de documento y controlar las parametrizaciones del sistema Ejemplo empresarial A veces, los usuarios registran y contabilizan un documento de forma incorrecta. En este caso, se debe anular y volver a registrar el documento correctamente. La gerencia desea poder corregir cifras de movimientos. Configure la sociedad para que permita contabilizaciones negativas y documentos de anulación. 1. Cite los dos procedimientos posibles para anular un documento en la solución SAP ERP Financials. 2. ¿Cuáles son los dos requisitos previos para procesar contabilizaciones negativas? 3. Verifique si la sociedad permite contabilizaciones negativas. Permita contabilizaciones negativas en la sociedad. 4. Verifique los motivos de anulación que se pueden utilizar para realizar anulaciones mediante contabilizaciones negativas. 5. Compruebe el saldo de su cuenta monetaria (100000) del ejercicio Documentos simples en la Gestión financiera. Visualice sus documentos contabilizados y tome nota de la clase de documentos y del número de documento utilizados. Visualice el balance de la cuenta, la clase de documento y el número de documento. 6. Anule el documento de mayor que acaba de visualizar y revise el saldo de la cuenta para ver el impacto de una anulación negativa. Realice una anulación negativa. © Copyright . Reservados todos los derechos. 317 Capítulo 4 Solución 21 242 Contabilizar una anulación de documento y controlar las parametrizaciones del sistema Ejemplo empresarial A veces, los usuarios registran y contabilizan un documento de forma incorrecta. En este caso, se debe anular y volver a registrar el documento correctamente. La gerencia desea poder corregir cifras de movimientos. Configure la sociedad para que permita contabilizaciones negativas y documentos de anulación. 1. Cite los dos procedimientos posibles para anular un documento en la solución SAP ERP Financials. a) Contabilización de anulación normal b) Anulación por contabilización negativa 2. ¿Cuáles son los dos requisitos previos para procesar contabilizaciones negativas? a) La sociedad debe permitir contabilizaciones negativas. b) El motivo de anulación debe estar definido para la anulación negativa. 3. Verifique si la sociedad permite contabilizaciones negativas. Permita contabilizaciones negativas en la sociedad. a) En Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Contabilidad principal (Nuevo) → Operaciones contables → Contabilización de corrección/ Anulación → Permitir contabilización negativa. b) Indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Sociedad Contabilizaciones negativas permitidas Valores GR## c) En la pantalla Modificar vista “Actualizar contabilizaciones negativas en sociedad": Resumen, seleccione el pulsador Posición. d) En la ventana de diálogo Otra entrada, indique GR## en el campo Sociedad. e) Seleccione Continuar. f) Seleccione la casilla de selección Contabilizaciones negativas permitidas. g) Grabe las entradas. 4. Verifique los motivos de anulación que se pueden utilizar para realizar anulaciones mediante contabilizaciones negativas. 318 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de anulación del documento a) En Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Contabilidad principal (Nuevo) → Operaciones contables → Contabilización de corrección/ Anulación → Definir razones para anulación. b) Verifique los códigos de causas. c) El indicador Contabilización neg. se establece para motivos de anulación 03, 04, 05, 06, 07 y RE. 5. Compruebe el saldo de su cuenta monetaria (100000) del ejercicio Documentos simples en la Gestión financiera. Visualice sus documentos contabilizados y tome nota de la clase de documentos y del número de documento utilizados. Visualice el balance de la cuenta, la clase de documento y el número de documento. a) En la pantalla SAP Easy Access , seleccione Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor → Cuenta → Visualizar saldos. b) En la pantalla Visualización del saldo de cuenta de LM, indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Cuenta de mayor Sociedad Ejercicio Valores 100000 GR## Año en curso c) Seleccione Ejecutar. d) Registre los saldos para el período actual. Debe: _______________ Haber: _____________ e) Haga doble clic en el saldo de Debe del período actual. Se visualizan partidas individuales que crearon el saldo. 6. Anule el documento de mayor que acaba de visualizar y revise el saldo de la cuenta para ver el impacto de una anulación negativa. Realice una anulación negativa. a) En la pantalla SAP Easy Access , seleccione Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor → Documento → Anular → Anulación individual. b) En la pantalla Anular documento: Datos de cabecera, indique los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos Número de documento Sociedad Ejercicio Motivo de anulación Valores Número anotado del documento de cuenta de mayor GR## Año en curso 03 c) Seleccione Pasar a → Visualizar antes de anulación. d) Seleccione la flecha verde para volver a la pantalla de resumen. e) Seleccione Contabilizar para grabar el documento. © Copyright . Reservados todos los derechos. 319 Capítulo 4: Control de contabilización f) Para verificar el saldo en la cuenta, vuelva la pantalla SAP Easy Access y seleccione Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor → Cuenta → Visualizar saldos. g) En la pantalla Visualización del saldo de cuenta de LM, indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Cuenta de mayor Sociedad Ejercicio Valores 100000 GR## Año en curso h) Seleccione Ejecutar. i) Registre los saldos para el período actual. Debe Haber Compare estos valores con los saldos registrados antes de la anulación. 320 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de anulación del documento RESUMEN DE LA LECCIÓN Ahora podrá: ● Configurar anulación de documento © Copyright . Reservados todos los derechos. 321 Capítulo 4 Lección 5 246 Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago RESUMEN DE LA LECCIÓN En esta lección se explica el modo en que se configuran condiciones de pago y descuentos por pronto pago. Ejemplo empresarial La empresa utiliza diferentes condiciones de pago. Los descuentos por pronto pago deberán contabilizarse automáticamente. La empresa negocia constantemente nuevas condiciones de pago con acreedores y éstas deben reflejarse en el sistema. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: Una comprensión sobre cómo definir las condiciones de pago ● Una comprensión sobre cómo ejecutar la determinación de cuentas para contabilizaciones automáticas de descuento por pronto pago ● The payment conditions for clearing invoices are known as terms of payment in SAP ERP. These conditions include the due date and the cash discount that can be granted if the invoice is paid within a certain time. The SAP ERP application contains a number of predefined standard terms of payment. However, you can also define new terms of payment if necessary. The terms of payment are used to calculate the cash discount and the due date for paying the invoice. The terms of payment have the following characteristics: ● ● ● They are defined in the vendor and customer master record. They are proposed when you post a document. They can be entered manually. The dunning program and the payment program use the terms of payment. OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: ● ● 322 Configurar condiciones de pago Preparar descuentos por pronto pago © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago Condiciones de pago Figura 95: Condiciones de pago Las condiciones de pago son términos que acuerdan los interlocutores comerciales en relación con el pago de facturas. Las condiciones de pago definen los siguientes parámetros: ● ● Vencimiento Descuento por pronto pago ofrecido para el pago de la factura dentro de un determinado período Algunas condiciones de pago están predefinidas en la aplicación SAP ERP. De ser necesario, también puede añadir nuevas condiciones de pago. Las condiciones de pago le permiten a la aplicación SAP ERP calcular los siguientes campos: ● ● Descuento por pronto pago Fecha de vencimiento de la factura Para calcular los campos descuento por pronto pago y fecha de vencimiento de la factura, la aplicación SAP ERP necesita los siguientes datos: ● ● ● Fecha base La fecha a partir de la que se deriva la fecha de vencimiento. Condiciones de descuento por pronto pago Las condiciones mediante las cuales puede aplicarse descuento por pronto pago. Porcentajes de descuento por pronto pago El porcentaje utilizado para calcular el descuento por pronto pago. Al tratar un documento, se registran las condiciones de pago para que la aplicación SAP ERP calcule las condiciones de pago requeridas. En el registro maestro de un deudor o acreedor, se almacenan las condiciones de pago. Estas se vuelven las condiciones propuestas al contabilizar operaciones. Sin embargo, un usuario puede modificar estas condiciones de ser necesario. © Copyright . Reservados todos los derechos. 323 Capítulo 4: Control de contabilización Condiciones de pago en facturas Figura 96: Condiciones de pago en facturas Puede registrar condiciones de pago en el segmento de sociedad, el segmento de área de ventas y el segmento de organización de compras de un registro maestro de deudor o acreedor. Las condiciones de pago propuestas al contabilizar una factura dependen del lugar donde esta se crea. La factura puede elaborarse en cualquiera de las siguientes ubicaciones: Ubicación del sistema Status Gestión de pedidos de cliente Se proponen las condiciones de pago del segmento de área de ventas. Al contabilizar la factura de Gestión de pedidos de cliente, se copian las condiciones de pago en la factura FI, la cual se crea automáticamente. Finanzas Gestión de compras Se proponen las condiciones de pago del segmento de sociedad. Se proponen las condiciones de pago del segmento de organización de compras. Al contabilizar la factura en gestión de compras, se copian automáticamente las condiciones de pago en el documento contable. Al registrar una factura de acreedor, se puede especificar un importe fijo como descuento por pronto pago o un porcentaje fijo de descuento por pronto pago. El descuento por pronto pago no depende del período o fecha de pago. Para establecer un descuento por pronto pago fijo o un porcentaje fijo de descuento por pronto pago, debe ingresar la entrada correspondiente en el campo Descuento por pronto pago. 324 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago Condiciones de pago en los abonos Figura 97: Condiciones de pago en los abonos Las siguientes opciones se encuentran disponibles para contabilizar las condiciones de pago en abonos: ● ● Abonos relativos a facturas Los abonos se pueden relacionar con la factura original mediante la entrada del número de factura en el campo Referencia a factura durante la entrada de documento. En este caso, las condiciones de pago se copian de la factura al abono. Tanto la factura como el abono tienen la misma fecha de vencimiento. Otros abonos Se ignoran las condiciones de pago en abonos que no están relacionadas con sus facturas originales. Estos abonos vencen en la fecha base. Para activar las condiciones de pago de estos abonos que no contienen referencias a una factura, registre el valor V en el campo Referencia a factura al introducir el documento. © Copyright . Reservados todos los derechos. 325 Capítulo 4: Control de contabilización Condiciones de pago: Datos básicos Figura 98: Condiciones de pago – Datos básicos Puede especificar las siguientes condiciones de pago para facturas recibidas y abonos recibidos: Nombre de campo Descripción Descripción Incluye la explicación que genera automáticamente la aplicación SAP ERP. Puede reemplazar esta explicación con una propia. También incluye el texto de gestión de pedidos de clientes a ser impreso en facturas. Límite de días Clase de cuenta 326 Expresa el día calendario hasta el momento en que son válidas las condiciones de pago. Puede usar el límite de días para almacenar condiciones de pago de una o varias partes en una clave de condiciones de pago. Define el libro auxiliar en que se pueden usar las condiciones de pago. Define condiciones de pago diferentes para acreedores y deudores y las usa solo para un tipo de cuenta. Esto evita que cualquier modificación que haga en las condiciones de pago para sus deudores se haga efectiva para las contabilizaciones en sus acreedores. Un ejemplo sería modificar el porcentaje de descuento por pronto pago de 3% a 2%. © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago Condiciones de pago: Controles del pago Figura 99: Condiciones de pago: Controles de pago Al definir condiciones de pago, puede controlar pagos si usa una clave de bloqueo e introduce un método de pago. Puede usar la clave de bloqueo (= motivo de bloqueo) para bloquear partidas individuales para pago durante la contabilización. El programa de pago no puede ni retirar ni pagar la partida. Esto es particularmente útil para facturas de acreedores. En primer lugar, siempre establece un bloqueo de pago. A continuación, una segunda persona verifica la factura y elimina el bloqueo de pago (principio de verificación doble). El método de pago determina el procedimiento a utilizarse para el pago (cheque, transferencia y letra de cambio). El método de pago se registra en el registro maestro de deudor o acreedor y no en el documento. Puede establecer la clave de bloqueo y el método de pago en las siguientes operaciones: ● ● ● Durante la contabilización En el registro maestro de deudor o acreedor (segmento de sociedad) En las condiciones de pago Cuando se utilizan las condiciones de pago, se proponen la clave de bloqueo y el método de pago definidos para la condición de pago para la partida individual. Si utiliza la gestión de pedidos de cliente, consulte las notas 132701 y 217021. © Copyright . Reservados todos los derechos. 327 Capítulo 4: Control de contabilización Cálculo de la fecha base Figura 100: Fecha base El sistema utiliza la fecha base para calcular la fecha de vencimiento de la factura y las condiciones de descuento. La fecha base puede ser propuesta o introducirse manualmente. Se pueden aplicar los siguientes valores propuestos a la fecha base: Fecha de contabilización, Fecha de documento, Fecha de registro. Para calcular la fecha base con el límite de días, la aplicación SAP ERP requiere la siguiente información: ● ● Día fijo Este es un día que puede usarse para sobrescribir el día calendario de la fecha base. Por ejemplo, la fecha fija puede ser siempre el día 15 del mes. Cantidad de meses adicionales Estos son los meses que deben añadirse al mes calendario de la fecha base. Para obtener más información acerca del comportamiento de la aplicación SAP ERP con valores propuestos para la fecha base de las condiciones de pago y para modificar la fecha añadiendo meses, consulte la nota 162885. 328 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago Descuento por pronto pago Figura 101: Descuento por pronto pago The number of days or fixed days and additional months determines the cash discounts terms in days . The fixed day refers to the fixed calendar day on which the first or second cash discount terms apply or when the net due date is reached. Additional months imply the number of months that you need to add to the baseline date to determine the end of the first or second cash discount terms or the net due date. Para calcular el descuento por pronto pago, registre un porcentaje en las condiciones de pago. En la misma línea, debe registrar la cantidad de días durante los cuales es válido el porcentaje. De ser necesario, puede añadir días y meses fijos en la línea de condiciones de pago. Los días y los meses indicados en las condiciones de pago se utilizan junto con la fecha base para calcular el importe de descuento por pronto pago correcto para la fecha de pago. Puede registrar hasta tres períodos de descuento por pronto pago. How to Show Terms of Payment in a Customer Master Record 1. Show the definition of the terms of payment in the customer master record, the company code, and the sales area segments. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Master Records → Maintain Centrally → Display. b) Show the following data: Field Name or Data Type Customer Company Code © Copyright . Reservados todos los derechos. Values 1000 1000 329 Capítulo 4: Control de contabilización Field Name or Data Type Sales Organization Distribution Channel Division Values 1000 10 00 c) In the company code segment on the Payment Transactions tab page, show the entry in the Terms of payment field. d) In the sales area segment on the Billing Documents tab page, show the entry in the Terms of payment field. How to Show Terms of Payment in a Vendor Master Record Note that the system does not check whether the terms of payment in the different segments agree. When you post to a customer or vendor account, you need to enter a cash discount amount or cash discount percentage rate. 1. Show the definition of the terms of payment in the vendor master record, the company code, and the purchasing organization segments. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable → Master Records → Maintain Centrally → Display. b) Show the following data: Field Name or Data Type Vendor Company Code Purchasing Organization Values 1000 1000 1000 c) For the customer, show the terms of payment entries in the company code segment and the purchasing organization segment. How to Maintain New Payment Term, Assign it to a Master Record, and Post an Invoice Demonstrate the steps of the exercise Maintain a New Payment Term, Assign it to a Vendor, and Post an Invoice. 330 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 4 Ejercicio 22 255 Actualizar nueva condición de pago, asignarla a un acreedor y contabilizar una factura Ejemplo empresarial La empresa utiliza diferentes condiciones de pago. Los descuentos por pronto pago deberán contabilizarse automáticamente. La empresa ha negociado nuevas condiciones de pago con un acreedor. 1. Debe definir una nueva clave de condiciones de pago, AC##, y, a continuación, verificar que funciona. Las nuevas condiciones negociadas con su acreedor son las siguientes: ● ● ● ● Cinco por ciento de descuento por pronto pago para pago inmediato Dos por ciento de descuento por pronto pago dentro de 14 días Sin deducción para el pago a 30 días La fecha de contabilización es la fecha base 2. Asigne las nuevas condiciones de pago a su acreedor. Introduzca las condiciones de pago en el registro maestro de acreedor. 3. Utilice la nueva clave de condiciones de pago la próxima vez que registre una factura. Compruebe las condiciones de pago nuevas contabilizando una factura de 50.000 unidades en moneda local. Utilice su cuenta de gastos de manutención (AE01##), el centro de beneficio PR## y el indicador de IVA soportado 0I (0%) para contabilización en el Debe. Contabilizar una factura de acreedor. © Copyright . Reservados todos los derechos. 331 Capítulo 4 Solución 22 256 Actualizar nueva condición de pago, asignarla a un acreedor y contabilizar una factura Ejemplo empresarial La empresa utiliza diferentes condiciones de pago. Los descuentos por pronto pago deberán contabilizarse automáticamente. La empresa ha negociado nuevas condiciones de pago con un acreedor. 1. Debe definir una nueva clave de condiciones de pago, AC##, y, a continuación, verificar que funciona. Las nuevas condiciones negociadas con su acreedor son las siguientes: ● ● ● ● Cinco por ciento de descuento por pronto pago para pago inmediato Dos por ciento de descuento por pronto pago dentro de 14 días Sin deducción para el pago a 30 días La fecha de contabilización es la fecha base a) En la ventana Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Contabilidad de deudores y acreedores → Operaciones contables → Recepción de Facturas/Entrada de Abonos → Actualizar condiciones de pago. b) Seleccione Tratar → Nuevas entradas. c) En la pantalla Nuevas entradas: Detalles de las entradas añadidas, indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Condiciones de pago Clase de cuenta Valores AC## Deudor EN BLANCO Propuesta para la fecha base Fecha de contabilización Acreedor Condiciones de pago Cond.1 Porcentaje Nº de días Cond.2 Porcentaje Nº de días 332 5% EN BLANCO 2% 14 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago Nombre de campo o tipo de datos Valores Nº de días 30 Cond.3 d) En el área de explicaciones, la aplicación describe las condiciones de pago. Verifique que haya registrado correctamente las condiciones de pago. e) Grabe las entradas. 2. Asigne las nuevas condiciones de pago a su acreedor. Introduzca las condiciones de pago en el registro maestro de acreedor. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Datos maestros → Modificar. b) En la pantalla Modificar acreedor: Pantalla inicial, indique los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos Acreedor Sociedad Datos de sociedad Valores Acreedor## GR## Operaciones de pagos c) Seleccione el pulsador Pantalla siguiente. d) Indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Condiciones de pago Valores AC## e) Grabe las entradas. 3. Utilice la nueva clave de condiciones de pago la próxima vez que registre una factura. Compruebe las condiciones de pago nuevas contabilizando una factura de 50.000 unidades en moneda local. Utilice su cuenta de gastos de manutención (AE01##), el centro de beneficio PR## y el indicador de IVA soportado 0I (0%) para contabilización en el Debe. Contabilizar una factura de acreedor. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Contabilización → Factura. b) En la pantalla Indicar factura de acreedor: Sociedad GR01, indique los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos Valores Acreedor Acreedor## Datos básicos Fecha de factura Fecha de contabilización Importe © Copyright . Reservados todos los derechos. Fecha actual Fecha actual 50000 333 Capítulo 4: Control de contabilización Nombre de campo o tipo de datos Moneda Calcular impuesto Valores Moneda local Indicador de impuestos FP Cuenta de mayor AE01## Partida D/C Impte. en mon.doc. Texto Centro de beneficio Debe 50000 Cena para el personal PR## c) Haga clic en la etiqueta Pagos para verificar si las condiciones de pago se proponen desde el registro maestro de acreedor. d) Seleccione Documento → Simular. e) Verifique el documento. Haga doble clic en una partida individual para visualizar o modificar los datos. f) Seleccione el pulsador Atrás y luego seleccione Contabilizar para grabar el documento. Nota: Realizó las siguientes actividades: ● ● Crear nuevas condiciones de pago Asignó las nuevas condiciones a su registro maestro de acreedor. Al contabilizar una factura, las nuevas condiciones de pago aparecen como propuestas del registro maestro de acreedor. Para verificar si las nuevas condiciones de pago han sido propuestas del registro maestro de acreedor, siga el acceso vía menús: Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Cuenta → Visualizar/ modificar partidas individuales. Registre el número de acreedor y la sociedad en la pantalla de selección y ejecute el informe Visualizar/modificar partidas individuales. Haga doble clic en la partida individual cuyas condiciones de pago desee ver. 334 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago How to Post a Customer Invoice with Subsequent Credit Memo 1. Link credit memos to the terms of payment for the invoice using the invoice reference field. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Invoice. b) Enter the following data: Field Name or Data Type Company Code Customer Invoice Date Posting Date Amount Calculate tax Tax Code Terms of Payment Item G/L account D/C Amount in doc. curr. Values 1000 1000 Previous day Previous day 2,000 units local currency 0O (Output tax - course) ZB01 800200 Credit 2,000 c) Post the document and note the document number. 2. Post a credit memo for this invoice. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Credit Memo. b) Enter the following data: Field Name or Data Type Company Code Customer Document Date Posting Date Amount Calculate tax Tax Code Terms of Payment © Copyright . Reservados todos los derechos. Values 1000 1000 Previous day Previous day 50 units local currency 0O (Output tax - course) ZB01 335 Capítulo 4: Control de contabilización Field Name or Data Type Payment Tab Page Invoice Reference Item G/L account Amount in doc. curr. Values Document number of the invoice you have just entered 800200 50 c) Post the credit memo. The complete terms of payment are copied from the invoice. d) In the line item display, display the Due Date for Net Payment column and show that the invoice and credit memo are due on the same day. Límites de días Figura 102: Límites de días Los límites de días permiten condiciones de pago específicas de fecha en una clave de condiciones de pago. Puede definir varias versiones de condiciones de pago y cada versión puede tener un límite de días diferente. El límite de días es la fecha base hasta la cual se puede aplicar la versión de las condiciones de pago. Para condiciones de pago que sean dependientes de un límite de días (por ejemplo, si la fecha base es antes del 15 del mes), puede introducir condiciones de pago de dos partes en la misma clave de condiciones de pago. La entrada para el límite de días especificado se añade a la clave de las condiciones de pago. El resultado son dos entradas donde pueden definirse condiciones de pago diferentes. Las siguientes condiciones de pago requieren la especificación de un límite de días: ● ● 336 Los documentos con fecha de factura hasta el 15 del mes vencen el último día del mes siguiente. Los documentos con fecha de factura posterior al 15 del mes vencen el 15 del mes siguiente. © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago How to Maintain Day Limits for Terms of Payment 1. Maintain day limits for the terms of payments. a) Use transaction FB60 to enter a vendor invoice. b) On the Enter Vendor Invoice screen, check the Payt Terms and BaselineDt fields on the Payment tab. c) In another session, on the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts Receivable and Accounts Payable → Business Transactions → Incoming Invoices/Credit Memos → Maintain Terms of Payment. d) Choose the Position pushbutton and search for ZB02. e) Double-click the terms of payment ZB02. f) On the Change View "Terms of Payment": Details screen, enter the following data: Field Name or Data Type Payt Terms Fixed day Additional months Values ZB02 15 1 g) Compare the values on the Enter Vendor Invoice and Change View "Terms of Payment": Details screen. h) On the Enter Vendor Invoice screen, enter the following data: Field Name or Data Type Vendor Invoice date Posting Date Amount Currency Tax Amount Tax code Values 1000 Current date Current date 11,000 EUR 1,000 1I i) On the Payment tab, enter the terms of payment ZB02. j) On the Change View "Terms of Payment": Details screen, choose Next page and then Previous page to refresh the data. Note that Day limit has been updated to 15 and Fixed day displays to 30. On the Enter Vendor Invoice screen, the BaselineDt field has been updated accordingly. © Copyright . Reservados todos los derechos. 337 Capítulo 4: Control de contabilización Pagos a plazos Figura 103: Pagos a plazos Puede pagar una factura durante varios meses mediante un plan de pago a plazos. También puede dejar una parte del importe de la factura remanente para pagarlo más adelante. El importe total de la factura se divide en importes parciales que vencen en fechas diferentes. La aplicación SAP ERP realiza automáticamente este desglose, si se define el pago a plazos en las condiciones de pago. Para definir pagos fraccionados en las condiciones de pago, seleccione en primer lugar pago fraccionado (no asigne ningún período de descuento por pronto pago ni porcentaje de descuento por pronto pago). Luego, defina los siguientes elementos para cada plazo: ● ● ● Nº de plazos Porcentaje Condiciones de pago Los porcentajes indicados deben dar el resultado total del 100%. Para cada plazo indicado, la aplicación SAP ERP crea una partida individual. Los importes de las partidas individuales se corresponden con los porcentajes del importe total. El total de los importes de las partidas individuales se corresponde con el importe total. Las condiciones de pago de las partidas individuales son las condiciones de pago definidas para los plazos individuales. How to Define Terms of Installment 1. Define installment payment terms. 338 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts Receivable and Accounts Payable → Business Transactions → Incoming Invoices/ Credit Memos → Maintain Terms of Payment . b) Choose the Position pushbutton and enter R001 in the Payt terms field. c) Choose Continue . d) Click the R001 box and choose the Details pushbutton. e) On the Change View “Terms of Payment”: Details screen, check the Installment Payment check box. f) Note the Own Explanation field Retainage Payment Terms 3 Installments ZR01, ZR02, and ZR03 . g) Go back and then choose the Position pushbutton. 2. Define the payment terms for each installment. a) On the Change View "Terms of Payment": Overview screen, enter ZR01 in the Payt terms field and choose Continue. b) Choose ZR01 and then, choose the Details pushbutton. c) Check that the Number of days is 15 in the Payt terms field. d) Choose the Next page pushbutton. e) Check that the number of days is 30 in the Payt terms field for the terms of payment ZR02. f) Choose the Next page pushbutton. g) Check that the number of days is 45 in the Payt terms field for the terms of payment ZR03. h) Choose Exit. i) Go to Define Terms of Payment for Installment Payments in Customizing. 3. Link the installment terms of payment to other payment terms. a) Check the entries for R001. b) Link the Payment Terms R001 to ZR01, ZR02, and ZR03 in the same sequence with the percentages of each installment defined as 40%, 30 % and 30% respectively. c) Go back 4. Post a vendor invoice and check the installment terms and line items with different due dates. a) Choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable → Document Entry → Invoice. b) On the Basic data tab, enter the following values: Field Name or Data Type Vendor © Copyright . Reservados todos los derechos. Values 1000 339 Capítulo 4: Control de contabilización Field Name or Data Type Invoice Date Posting Date Amount Tax amount G/L acct Amount in doc.curr. Cost center Values Current date Current date 22,000 2,000 470000 * 1000 c) On the Payment tab, check that Payt Terms is R001 and choose the Bank details pushbutton or simulate the document. Nota: The Document Overview screen displays three line items for the vendor, each having three values. The total amount is split into three values as per the percentages defined earlier. d) Save the entries. e) On the Display Document: Line Item 002 screen, check the following values: Field Name or Data Type Payt Terms Days/percent Values ZR01 15 f) Choose the Next page pushbutton and check the following values: Field Name or Data Type Payt Terms Days/percent Values ZR02 30 g) Choose the Next page pushbutton and check the following values: Field Name or Data Type Payt Terms Days/percent 340 Values ZR03 45 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago Descuentos por pronto pago (y procedimiento neto) Figura 104: Importe base de descuento Depending on the legal requirements of the country in question, the cash discount base is calculated on the following values: ● ● Net value (total of general ledger account items and asset items, tax on sales and purchases not included) Gross value (tax on sales and purchases included), for example, in Germany, Switzerland For each company code or tax jurisdiction code, in Customizing, specify which value the system is to use for the cash discount base (see Global Parameters). Según las normativas nacionales de su país, el importe base del descuento por pronto pago puede ser el valor neto del total de la cuenta de mayor y partidas individuales de activo fijo, sin impuestos. El importe base también puede ser el valor bruto de esas partidas, con impuestos incluidos. Para cada sociedad o código de domicilio fiscal, debe especificar el valor que la aplicación SAP ERP usará como base de descuento por pronto pago. Esta parametrización pertenece a los parámetros globales de una sociedad. First, decide when you want the cash discount to be deducted, when posting an invoice, (net procedure) or when clearing the invoice (gross procedure). Usually, you do not deduct a cash discount when you post a customer invoice, since you do not know whether the customer will pay within the period allowed for cash discount. If the customer does claim cash discount, the cash discount expense will arise during clearing. You can, therefore, monitor the account for a cash discount expense and change the conditions if necessary. For vendors, you can see the real expense (material price) here and the cash discount revenue because the cash discount revenue arises when you clear a vendor invoice. © Copyright . Reservados todos los derechos. 341 Capítulo 4: Control de contabilización Contabilización de descuentos por pronto pago: Procedimiento bruto Figura 105: Contabilizar descuentos por pronto pago - Procedimiento bruto Los importes de descuento por pronto pago se pueden introducir de forma manual o se puede configurar la aplicación SAP ERP para que utilice automáticamente las tasas en las condiciones de pago. Puede modificar el descuento por pronto pago tras contabilizar la factura. Cuando compensa una partida abierta en una cuenta de deudor o acreedor, la aplicación SAP ERP contabiliza automáticamente el descuento por pronto pago aplicable a una cuenta para gastos por descuentos o ingresos por descuentos. Defina las cuentas para gastos o ingresos de descuento en la configuración. 342 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago Procedimiento neto: Facturas y pagos Figura 106: Procedimiento neto – Facturas y pagos Si se contabiliza una factura de acreedor con una clase de documento para el procedimiento neto, la aplicación SAP ERP deduce automáticamente el importe de descuento de la cuenta de gastos o de balance. La aplicación contabiliza luego el mismo importe en una cuenta de compensación de descuento para compensar la contabilización. Si se utiliza el procedimiento neto, el importe de descuento se contabiliza automáticamente junto con la factura. Al pagar la factura, la aplicación SAP ERP realiza una contabilización en la cuenta de compensación de descuento. Si la factura se paga después del vencimiento del descuento, la pérdida por descuento se contabiliza en una cuenta separada. La cuenta de compensación de descuento se debe actualizar en la Gestión de partidas abiertas. How to Define a Cash Discount Base for Outgoing Invoices In Germany, the potential cash discount deduction is taxed when you post the document. You then make a tax adjustment during payment clearing. In this case, the base amount for calculating cash discount is the gross value, which includes the tax on sales and purchases. 1. Define the valid cash discount base for the company code dependent on the countryspecific legal requirements. © Copyright . Reservados todos los derechos. 343 Capítulo 4: Control de contabilización a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts Receivable and Accounts Payable → Business Transactions → Outgoing Invoices/ Credit Memos → Define Cash Discount Base for Outgoing Invoices. b) Define the cash discount. How to Define Accounts for Cash Discount Expense and Revenue 1. Define accounts for cash discount expense and revenue. a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts Receivable and Accounts Payable → Business Transaction → Outgoing Payments → Outgoing Payments Global Settings → Define Accounts for Cash Discount Taken. b) In the Enter Chart of Accounts dialog box, enter INT and choose Continue. c) Enter 276000 in the Accounts column and choose the Rules pushbutton. d) Verify that the transaction is SKE. e) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts Receivable and Accounts Payable → Business Transaction → Incoming Payments → Incoming Payments Global settings → Define Accounts for Cash Discount Granted. f) In the Chart of Accounts dialog box, enter INT and choose Continue. g) Enter 880000 in the Accounts column and choose the Rules pushbutton. h) Verify that the transaction is SKT. How to Define the Vendor Net Document Type In the vendor net procedure, assume that you can deduct a cash discount even though you have not paid the invoice. Therefore, when you post using document type KN, the cash discount is automatically posted as a debit to a cash discount clearing account. 1. To apply the vendor net procedure, you need to define a special document type in Customizing. a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global Settings (New) → Document → Document Types → Define Document Types for Entry View. b) Place the cursor on document type KN and refer to the indicator for the net document type. 344 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago How to Define Cash Discount Clearing Accounts Rules help you choose between separate accounts for debit and credit and accounts that are dependent on the tax code. For invoices posted net, you can change the cash discount terms in the document or the payment proposal in the same way as for invoices posted gross. 1. For the net posting, define a clearing account to which the cash discount can be posted. This account is cleared when you pay the vendor invoice. a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts Receivable and Accounts Payable → Business Transactions → Incoming Invoices/ Credit Memos → Define Account for Net Procedure. b) In the chart of accounts INT, account 193000 is already defined. How to Post Vendor Invoices with Document Type KN (Net Procedure) 1. Show the automatic posting of a cash discount to the cash discount clearing account when documents are posted with document type KN. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable → Document Entry → Invoice. b) Enter the following data: Field Name or Data Type Company Code Vendor Document Type Invoice Date Posting Date Calculate tax Tax Code Amount Tab page "Payments" Values 1000 1000 KN Current date minus 7 days Current date minus 7 days 0l (input tax - course) 1000 Terms of Payment (on Payment tab) ZB01 G/L acct 400020 Item Amount in doc. curr. © Copyright . Reservados todos los derechos. 1000 345 Capítulo 4: Control de contabilización Field Name or Data Type Tax Code Values 0I c) Post the document and then display it. How to Deal with a Payment within the Cash Discount Period (Case 1) The cash discount clearing account must be managed on an open item basis. When you clear the invoice, the account is cleared automatically (set the indicator Post Automatically Only). If the incoming invoice is posted without the cash discount, no cash discount revenue is earned. If the invoice is paid within the cash discount period, then the cash discount amount posted from the incoming invoice is cleared. 1. Show the posting records for payment within the cash discount period. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable → Document Entry → Outgoing Payment → Post. b) Enter the following data: Field Name or Data Type Document Date Document Type Company Code Posting Date Currency Bank data Account Amount Open item selection Account Account type Values Current date KZ 1000 Current date Local currency 113101 970 1000 K c) Choose the Process open items pushbutton. Then, select and assign the invoice you posted. d) Simulate the document. e) Exit without posting. 346 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago How to Deal with a Payment after the Cash Discount Period (Case 2) The cash discount clearing account must be managed on an open item basis. When you clear the invoice, the account is cleared automatically (set the indicator Post Automatically Only). If the incoming invoice is posted without the cash discount, no cash discount revenue is earned. If the invoice is paid after the cash discount period, then an amount less than the cash discount amount posted from the incoming invoice is cleared. The cash discount loss is then posted to the cash discount loss account. 1. Show the posting records for payment after the cash discount period (manual adjustment). a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable → Document Entry → Outgoing Payment → Post. b) Enter the following data: Field Name or Data Type Document Date Document Type Company Code Posting Date Currency Bank data Account Amount Open item selection Account Account type Values Current date KZ 1000 Current date Local currency 113101 980 1000 K c) Choose the Process open items pushbutton. Then, select and assign the invoice (document type KN). d) Change the cash discount amount to 20. e) Simulate and post the document. How to Define the Cash Discount Loss Account The account for cash discount loss must not contain a tax category in the master record, since the cash discount is taxed when you enter the invoice. © Copyright . Reservados todos los derechos. 347 Capítulo 4: Control de contabilización ● ● If a cash discount loss arises, the original acquisition price is no longer correct and you have to adjust it. In other words, you can capitalize the cash discount loss. Use program SAPF181 to make an adjustment to the profit and loss statement. Nota: When you post cash discount loss, the business area is not used. 1. If the payment is made after the cash discount period, you have to post a cash discount loss. To do this, you have to define a corresponding account for the automatic account determination. a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts Receivable and Accounts Payable → Business Transactions → Outgoing Payments → Outgoing Payments Global Settings → Define Accounts for Lost Cash Discount. b) Define the lost cash discount. 348 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de condiciones de pago y descuentos por pronto pago RESUMEN DE LA LECCIÓN Ahora podrá: ● ● Configurar condiciones de pago Preparar descuentos por pronto pago © Copyright . Reservados todos los derechos. 349 Capítulo 4 Lección 6 264 Comprensión y actualización de impuestos e indicadores de impuestos RESUMEN DE LA LECCIÓN En esta lección se explica cómo comprender y actualizar impuestos e indicadores de impuestos. Ejemplo empresarial Debido a limitaciones de tiempo, la gerencia ha solicitado que brinde los requisitos fiscales básicos de su país para el prototipo. Le han propuesto que utilice el modelo de impuestos del SAP ERP específico para su país. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: ● ● Una comprensión sobre cómo se manejan los impuestos en la solución SAP ERP Financials Una comprensión sobre cómo crear indicadores de impuestos y definir cuentas de impuestos en la configuración OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: ● ● Preparar impuestos Configurar indicadores de impuestos Impuestos Figura 107: Impuestos La aplicación SAP ERP soporta los siguientes sistemas fiscales: 350 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Comprensión y actualización de impuestos e indicadores de impuestos Impuestos sobre el volumen de negocios ● Impuestos sobre las ventas de EE. UU. ● Impuestos adicionales (específicos de país, por ejemplo, el impuesto sobre la inversión de Noruega y el recargo de equivalencia de Bélgica) ● Retención de impuestos ● Los siguientes tipos de impuestos se pueden procesar en SAP ERP: Los impuestos con tasas definidas uniformemente que se gravan a nivel nacional. ● Los impuestos con tasas definidas por estado o jurisdicción que se gravan a nivel de estado o jurisdicción. ● Debido a la complejidad relacionada con la periodificación de impuestos suele utilizarse software de terceros oferentes. Por ejemplo, existen más de 67.000 jurisdicciones posibles en EE. UU. SAP ERP ofrece software de interfaz genérica para soportar los impuestos definidos por cada estado o jurisdicción. En algunos países, los impuestos se gravan en los dos niveles. Algunos ejemplos son Canadá, India y Brasil. El impuesto sobre las ventas y el impuesto sobre el consumo de EE. UU. son ejemplos típicos de impuestos que se gravan a un nivel inferior al nivel nacional. SAP ERP performs the following actions when dealing with taxes: ● ● ● ● Checking the tax amounts entered using defined condition types and calculating the amounts automatically Posting the tax amounts to tax accounts Performing tax adjustments for cash discounts and other forms of deductions Creating tax returns, details for which are covered in course AC205 Soporte de impuestos Figura 108: Soporte de impuestos © Copyright . Reservados todos los derechos. 351 Capítulo 4: Control de contabilización El sistema soporta el tratamiento de impuestos a través de las siguientes acciones: ● ● ● La verificación del importe de impuesto introducido y mediante el cálculo automático de los impuestos La contabilización del importe del impuesto en cuentas de impuestos La realización de rectificaciones de impuestos para descuentos por pronto pago y otras formas de deducciones El importe de gastos o ingresos es el importe base, el que puede incluir o excluir un descuento por pronto pago. En el primer caso, la base imponible se toma como un valor bruto mientras que en el segundo caso, se toma como un valor neto. La aplicación SAP utiliza el indicador fiscal para determinar los cálculos que se requieren para llevar a cabo funciones impositivas. Las reglamentaciones nacionales definen el importe del impuesto base como uno de los siguientes importes: ● Importe neto Partidas de gastos o ingresos sujetas a impuestos menos un descuento por pronto pago ● Importe bruto Partidas de gastos o ingresos sujetas a impuestos incluyendo un descuento por pronto pago Puede definir qué importe debe utilizarse para cada sociedad o para el nivel superior del código de emplazamiento fiscal. Cálculo impto.vol.neg. Figura 109: Cálculo impto.vol.neg. En la aplicación SAP ERP, existe un procedimiento preconfigurado para el cálculo de impuestos para cada país. El procedimiento para el cálculo de impuestos contiene los siguientes elementos: 352 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Comprensión y actualización de impuestos e indicadores de impuestos Secuencia de los pasos ● Estos son los pasos requeridos en el procedimiento para el cálculo de impuestos. Desde el paso indica el punto en el cual el sistema define el valor base para el paso. Clases de impuestos (clases de condición) ● Estas son las clases de condición aplicables a un país. La aplicación SAP ERP viene con las clases de condición necesarias para cada cálculo de impuestos. El procedimiento para el cálculo de impuestos en la aplicación cubre las clases de condición correctas. Las clases de condición son cálculos de impuestos válidos en un país. El importe base es una partida de gastos o de ingresos. Clave de cuenta o clave de operación ● Esta clave cubre especificaciones adicionales y se utiliza para la determinación automática de cuentas de los impuestos en cuestión. La aplicación SAP ERP contiene claves de cuenta predefinidas. Se recomienda utilizar estas claves de contabilización estándar. En los Estados Unidos. los siguientes procedimientos para el cálculo de impuestos son relevantes: ● TAXUSJ, que es el procedimiento para el cálculo de impuestos estándar que incluye el uso de códigos de domicilio fiscal. TAXUSX, que se utiliza en el caso de un paquete impositivo externo. ● How to Check the Tax Calculation Procedure Each country has one or more tax calculation procedures. These procedures are based on the price determination procedure in sales order management. In each company code, the calculation procedure assigned to the country is used. The tax procedure contains the following elements: ● ● ● Sequence of the steps From level 100 means that the tax type is to be calculated on the entry in the column “Level 100” (= base amount). The tax base amount corresponds to the expense or revenue item. Tax or condition types The rules for calculating taxes are defined here. A three-digit account key is assigned to each four-digit condition type. Account or transaction key This key is used to post to the correct tax accounts (automatic account determination). The account key also creates tax items during posting. The calculation procedures are defined in the system, so you do not have to maintain them. If a new kind of tax is needed (not to be confused with a new rate), SAP is obliged to adjust the calculation procedure due to legal requirements. 1. Show the tax calculation procedure for Germany. © Copyright . Reservados todos los derechos. 353 Capítulo 4: Control de contabilización a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global Settings (New) → Tax on Sales/Purchases → Basic Settings → Check Calculation Procedure. b) Double-click Define Procedure. c) Select the tax procedure TAXD for Germany and open it using Control on the left of the dialog structure. How to Deal with Taxes in Financial Accounting 1. Post an incoming invoice from a vendor for services rendered, with an input tax of 10%. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable → Document Entry → Invoice. b) Enter the following data: Field Name or Data Type Vendor Invoice date Posting Date Amount Calculate tax Tax code G/L Account D/C Doc. Currency Cost center Values 1000 Current date Current date 11000 I1 470000 Debit 11000 1000 c) Choose Document → Simulate. d) On the Document Overview screen, ensure that the following values of the specified line items are entered: Field Name or Data Type Credit to Vendor Debit to G/L Account 470000 Debit to Input Tax Values EUR 11000 EUR 10000 (net of tax) EUR 1000 e) Choose Post to enter the document. ● 354 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Comprensión y actualización de impuestos e indicadores de impuestos Indicadores de impuestos Figura 110: Indicador de impuestos Cuando contabiliza un documento, también introduce su indicador de impuestos. El indicador de impuestos conecta el documento con el cálculo de impuestos. Esta conexión varía según si el país en cuestión utiliza un procedimiento de cálculo de impuestos que depende o no de códigos de domicilio fiscal. El indicador de impuestos está enlazado con uno de los siguientes valores: ● ● Clave de país Combinación de clave de país y código de domicilio fiscal Los indicadores de impuestos dentro del método de imposición de domicilio fiscal dependen de la fecha. En la configuración, puede elegir si la fecha del documento o la fecha de contabilización es la fecha válida para el cálculo de impuestos. Tax rates are assigned to the tax types used in the tax calculation procedure. © Copyright . Reservados todos los derechos. 355 Capítulo 4: Control de contabilización Tipos impositivos Figura 111: Tipos impositivos Además de otras informaciones, el indicador de impuestos contiene también los tipos impositivos. Los tipos impositivos se asignan a las clases de impuestos utilizadas en el procedimiento de cálculo de impuestos. Puede establecer un indicador de impuestos con varios tipos impositivos registrados para distintas clases de impuestos (cuando se debe gravar una partida individual con varias clases de impuestos), aunque normalmente sólo se introduce un tipo impositivo. Un ejemplo de un indicador de impuestos con más de un tipo impositivo es el IVA soportado del 10% para una partida para la cual el 40% del importe del impuesto es no deducible. Para el tipo impositivo, este ejemplo implica un IVA soportado del 6% y un IVA soportado no deducible del 4%. Algunas contabilizaciones en cuentas de mayor relevantes a los impuestos deben tener un tipo impositivo igual a cero. Este caso aplica a las siguientes partidas: ● ● Partidas libres de impuestos que, sin embargo, deben notificarse a las autoridades fiscales. Para estas partidas se crea un indicador de impuestos especial con un tipo impositivo igual a cero. Partidas que se crean mediante operaciones libres de impuestos como la salida y el movimiento de mercancías. Debe asignar un indicador de impuestos especial a estas operaciones. La definición de la clase de impuesto determina si el importe base es un "porcentaje de IVA soportado" o un "porcentaje de IVA repercutido". Si el sistema detecta una desviación entre los impuestos calculados y el importe del impuesto registrado, emitirá un mensaje de error (indicador de verificación fijado) o un mensaje de advertencia (indicador de verificación no fijado). En cuanto al IVA soportado, no está fijo el indicador de verificación ya que el usuario debe contabilizar el importe del impuesto de la factura independientemente de si es correcto o no. 356 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Comprensión y actualización de impuestos e indicadores de impuestos Contabilizaciones de impuestos Figura 112: Contabilizaciones de impuestos Las contabilizaciones de impuestos pueden ser de los siguientes tipos: ● ● Impuestos calculados por la aplicación suelen contabilizarse en una cuenta de impuestos determinada mediante una partida individual separada. Se trata del escenario estándar. Impuestos con determinadas claves de contabilización o operación (por ejemplo, NVV) están repartidos a las partidas de gastos o ingresos pertinentes, como el caso de deudas de impuesto sobre las ventas o IVA soportado no deducible. Determinación de cuentas de impuestos Figura 113: Determinación de cuentas de impuestos © Copyright . Reservados todos los derechos. 357 Capítulo 4: Control de contabilización Para activar la determinación automática de cuentas de impuestos, asigne los datos siguientes a las claves de cuenta o operación que generan las posiciones de impuestos durante la contabilización: ● Cuentas de impuestos ● ● Claves de contabilización (se recomiendan 40 y 50) Reglas, las cuales determinan campos, como el indicador de impuestos o la clave de cuenta, sobre los que se basa la determinación de cuentas. Cuando se producen diferencias de tipo de cambio debido a rectificaciones de impuestos en monedas extranjeras, estas diferencias suelen contabilizarse en la cuenta normal de diferencias de tipo de cambio. Sin embargo, cabe la posibilidad de determinar por cada sociedad que el tipo de cambio para las posiciones de impuestos pueda introducirse manualmente o pueda determinarse mediante la contabilización o la fecha del documento. Los importes de las diferencias se contabilizan en una cuenta especial. Cuentas de impuestos Figura 114: Cuentas de impuestos In the account for output tax, you can use the Post automatically only field (on the Create or Bank or Interest tab page) to prevent manual tax postings. The Post automatically only indicator is selected only for output tax and not for input tax. If you receive an invoice with an incorrect input tax amount, you still have to post this amount manually. Puede definir las cuentas de impuestos o las cuentas en las que se contabilizan las posiciones de impuestos, en el campo Categoría fiscal registrando uno de los siguientes signos: ● ● < para IVA soportado > para IVA repercutido Las propiedades de un indicador de impuestos definen al impuesto contabilizado como IVA soportado o IVA repercutido. 358 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Comprensión y actualización de impuestos e indicadores de impuestos Si no desea contabilizar el impuesto manualmente, seleccione Contabilizar sólo automáticamente. Otras cuentas de mayor Figura 115: Otras cuentas de mayor Todas las demás cuentas de mayor pueden tener las entradas siguientes en el campo Categoría fiscal: Entidades Descripción - Para contabilizaciones que requieren un código de IVA soportado, como cuenta asociada para deudores de mercancías y servicios "" + * xx Para contabilizaciones no relevantes para los impuestos, como contabilizaciones bancarias Para contabilizaciones que requieren un código de IVA repercutido, como cuenta asociada para acreedores de mercancías y servicios Para contabilizaciones que requieren cualquier indicador de impuestos Para contabilizaciones con el indicador de impuestos predefinido xx Si selecciona el campo Contabilizaciones sin impuesto permitidas, puede contabilizar en la Cuenta de mayor sin especificar un indicador de impuestos, una acción que es necesaria para contabilizaciones de impuestos dentro de un procedimiento de cálculo para un código de domicilio fiscal para deudores extranjeros que no tienen un código de domicilio fiscal. © Copyright . Reservados todos los derechos. 359 Capítulo 4: Control de contabilización Nota: Las cuentas de descuentos precisan una entrada en el campo Categoría fiscal para que el sistema pueda contabilizar las rectificaciones de impuestos. How to Provide Certain Tax Codes in the Input Help or Define Them as Default (Initial) Values 1. Show how to define a tax code as a default value in the input help for Enjoy postings. a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts Receivable and Accounts Payable → Business Transactions → Incoming Invoices/ Credit Memos → Incoming Invoices/Credit Memos - Enjoy → Define Tax Code per Transaction. b) Set the tax code to initial so that it appears first in the input help when you enter documents using the Enjoy transaction. How to Define Tax Accounts Several tax codes can use the same account or transaction key, for example, tax codes A1, A2, and AN use the account key MWS. If the Tax Code field is not selected for Accounts Assigned Dependent On, then the defined tax account applies for all tax codes with a specific transaction key. If the Tax Code field is not selected, you can create a separate tax account for each tax code. Differences in exchange rates based on tax adjustments in foreign currencies are usually posted to the normal account for exchange rate differences. 1. Show where you define tax accounts for automatic tax posting. a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global Settings (New) → Tax on Sales/Purchases → Posting → Define Tax Accounts. b) Refer to the column Account Determination. c) Double-click Input tax (transaction VST) and choose chart of accounts INT. The account 154000 has been defined as the input tax account. How to Create a New Tax Code and Post a Customer Invoice Using the Code Demonstrate the steps from the exercise Create a New Tax Code and Use it to Post a Customer Invoice. 360 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 4 Ejercicio 23 273 Crear un nuevo indicador de impuestos y utilizarlo para contabilizar una factura de deudor Ejemplo empresarial La gerencia ha solicitado que brinde los requisitos fiscales básicos de su país para el prototipo. Le han propuesto que utilice el modelo de impuestos de la aplicación SAP ERP específica de su país. Cree un nuevo indicador de impuestos y contabilice una factura de deudor con impuestos. 1. Cree un nuevo indicador de impuestos para impuestos que no sean de domicilio fiscal. El gobierno federal de su país implementa una reforma fiscal y fija el tipo del IVA en el 20%. Cree el nuevo indicador de impuestos ## para ajustarse a las nuevas disposiciones. 2. Compruebe el nuevo indicador de impuestos introduciendo una factura de deudor. En la cuenta de deudor, contabilice una factura de deudor de 300000 unidades en moneda local. Seleccione Calcular impuesto Utilice el indicador de impuestos que ha creado y, de ser necesario, su código de domicilio fiscal. Contabilice en la cuenta de ganancias 800200 y en el centro de beneficio PR##. Nota: Registre el número del documento en su hoja de datos. © Copyright . Reservados todos los derechos. 361 Capítulo 4 Solución 23 274 Crear un nuevo indicador de impuestos y utilizarlo para contabilizar una factura de deudor Ejemplo empresarial La gerencia ha solicitado que brinde los requisitos fiscales básicos de su país para el prototipo. Le han propuesto que utilice el modelo de impuestos de la aplicación SAP ERP específica de su país. Cree un nuevo indicador de impuestos y contabilice una factura de deudor con impuestos. 1. Cree un nuevo indicador de impuestos para impuestos que no sean de domicilio fiscal. El gobierno federal de su país implementa una reforma fiscal y fija el tipo del IVA en el 20%. Cree el nuevo indicador de impuestos ## para ajustarse a las nuevas disposiciones. a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones globales de gestión financiara (Nuevo) → Impuestos sobre el volumen de negocios → Cálculo → Definir indicador de IVA. b) Seleccione País del curso para País. c) Seleccione Intro. d) Seleccione ## para Indicador de impuestos. e) Pulse INTRO. f) Indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Indicador de impuestos Descripción Clase de impuesto Valores ## IVA repercutido 20% A g) Pulse INTRO. h) Introduzca 20 en la columna de porcentaje impositivo, en la línea para IVA repercutido MWS y pulse INTRO. i) Para asignar una cuenta de impuestos, seleccione el pulsador Cuentas de impuestos. j) En el plan de cuentas, introduzca INT. k) Seleccione Continuar. l) En MWS, introduzca 175000 y seleccione Grabar. 362 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Comprensión y actualización de impuestos e indicadores de impuestos 2. Compruebe el nuevo indicador de impuestos introduciendo una factura de deudor. En la cuenta de deudor, contabilice una factura de deudor de 300000 unidades en moneda local. Seleccione Calcular impuesto Utilice el indicador de impuestos que ha creado y, de ser necesario, su código de domicilio fiscal. Contabilice en la cuenta de ganancias 800200 y en el centro de beneficio PR##. Nota: Registre el número del documento en su hoja de datos. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Contabilización → Factura. b) Indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Valores Deudor Su deudor Datos básicos Fecha de factura Fecha de contabilización Importe Moneda Calcular impuesto Indicador de impuestos Partida Cuenta de mayor D/C Importe en moneda del doc. Indicador de impuestos Centro de beneficio Fecha actual Fecha actual 300000 Moneda local ## (Su nuevo indicador de impuestos) 800200 Haber 300000 ## PR## c) Seleccione Documento → Simular. d) Verifique su documento. e) Marque Contabilizar para registrar su documento. © Copyright . Reservados todos los derechos. 363 Capítulo 4: Control de contabilización Nota: Realizó las siguientes actividades: ● ● 364 Crear un nuevo indicador de impuestos Contabilizar una factura de deudor para comprobar la contabilización automática de impuestos © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Comprensión y actualización de impuestos e indicadores de impuestos RESUMEN DE LA LECCIÓN Ahora podrá: ● ● Preparar impuestos Configurar indicadores de impuestos © Copyright . Reservados todos los derechos. 365 Capítulo 4 Lección 7 278 Actualización y contabilización de operaciones de multisociedades RESUMEN DE LA LECCIÓN En esta lección se explica el modo en que se actualizan y contabilizan transacciones de multisociedades. Ejemplo empresarial La dirección desea establecer una subsidiaria nacional adicional y desea saber si SAP ERP puede tratar contabilizaciones multisociedades. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: ● ● Una comprensión de operaciones de multisociedades Una comprensión sobre cómo contabilizar operaciones de multisociedades OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: ● ● Configurar parametrizaciones básicas para operaciones de multisociedades Contabilizar las operaciones de multisociedades Operaciones de multisociedades Figura 116: Operaciones de multisociedades Una operación de multisociedades incluye dos o más sociedades en una operación contable. 366 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización y contabilización de operaciones de multisociedades Los siguientes son algunos ejemplos de operaciones de multisociedades: ● ● ● Una sociedad compra para otras sociedades (aprovisionamiento centralizado). Una sociedad paga las facturas para otras sociedades (pago centralizado). Una sociedad vende mercancías a otras sociedades. Una operación de multisociedad efectúa contabilizaciones en cuentas de diferentes sociedades. Sin embargo, no se puede contabilizar sólo un documento porque un documento se asigna a una sociedad en concreto. En cambio, la aplicación SAP ERP crea y contabiliza un documento separado en cada una de las sociedades afectadas. Para que los importes en el Debe y en el Haber se compensen en estos documentos, la aplicación SAP ERP genera automáticamente partidas individuales que se contabilizan en cuentas de compensación, para deudores o acreedores. Un número común de operación de multisociedades vincula todos los documentos que pertenecen a una operación de multisociedades. Puede utilizar el informe RFBVOR00 para visualizar las operaciones de multisociedades. How to Configure the Prerequisites for Cross-Company Code Posting You have to define prerequisites in Customizing to enable cross-company code posting. 1. Define certain prerequisites in Customizing to enable cross-company posting. a) On the Customizing screen, choose Enterprise Structure → Assignment → Financial Accounting → Assign Company Code to Company. b) Assign Company Code GR00 to Company GR00 . c) Assign Company Code 1000 to another company that is not being used by a different company code. If necessary, create the new company GR99. How to Configure Post Cross-Company Code Transactions Demonstrate the steps from the exercise Configure and Post Cross-Company Code Transactions. © Copyright . Reservados todos los derechos. 367 Capítulo 4: Control de contabilización 368 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 4 Ejercicio 24 281 Configurar y contabilizar operaciones de multisociedades Ejemplo empresarial La dirección quiere establecer una subsidiaria extranjera y desea saber si la aplicación SAP ERP puede tratar contabilizaciones multisociedades. Configure la contabilización automática para operaciones de multisociedades entre dos empresas. 1. Configure la contabilización automática para operaciones de multisociedades entre su sociedad GR## y la sociedad del instructor, GR00. Defina la cuenta 194610 para su sociedad GR## y la cuenta 194620 para la sociedad del instructor. Configure cada cuenta para deudores y acreedores. Nota: Esta parametrización es un requisito previo para el ejercicio en la integración en tiempo real. © Copyright . Reservados todos los derechos. 369 Capítulo 4 Solución 24 282 Configurar y contabilizar operaciones de multisociedades Ejemplo empresarial La dirección quiere establecer una subsidiaria extranjera y desea saber si la aplicación SAP ERP puede tratar contabilizaciones multisociedades. Configure la contabilización automática para operaciones de multisociedades entre dos empresas. 1. Configure la contabilización automática para operaciones de multisociedades entre su sociedad GR## y la sociedad del instructor, GR00. Defina la cuenta 194610 para su sociedad GR## y la cuenta 194620 para la sociedad del instructor. Configure cada cuenta para deudores y acreedores. Nota: Esta parametrización es un requisito previo para el ejercicio en la integración en tiempo real. a) En Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Contabilidad principal (Nuevo) → Operaciones contables → Preparar operaciones de multisociedades. Indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Sociedad 1 Sociedad 2 Valor GR## GR00 b) Seleccione Continuar. c) Realice sus entradas para su sociedad GR## en la parte superior y las entradas para la segunda sociedad en la parte inferior. Indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Valores Crédito- Clave de contabilización de Debe - Debe 40 Deuda- Clave de contabilización de Haber - Haber 50 Sociedad 1 Sociedad 2 370 194610 194610 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización y contabilización de operaciones de multisociedades Nombre de campo o tipo de datos Crédito- Clave de contabilización de Debe - Debe Deuda- Clave de contabilización de Haber - Haber Valores 40 194620 50 194620 d) Grabe las entradas. © Copyright . Reservados todos los derechos. 371 Capítulo 4: Control de contabilización Operaciones de multisociedades (Contabilizaciones) Figura 117: Aprovisionamiento central (ejemplo) La figura muestra un ejemplo de una operación de multisociedades. Un proveedor entrega algunas mercancías a Sociedad 1000 y algunas mercancías a Sociedad 2000. Las mercancías entregadas a cada sociedad son diferentes. El proveedor envía únicamente una factura para toda la mercancía a la Sociedad 1000. Registre una parte de los gastos y contabilice la factura en la cuenta de acreedor de la Sociedad 1000. Al registrar la factura deberá contabilizar la segunda parte de los gastos en la Sociedad 2000. La aplicación SAP ERP crea automáticamente las contabilizaciones de compensación y las contabilizaciones impositivas. Los impuestos no se reparten entre las sociedades de acuerdo con sus gastos. Use esta funcionalidad únicamente en uno de los siguientes casos: ● ● Si la operación no es relevante para los impuestos Si la sociedad forma una sola entidad sujeta a impuestos La aplicación SAP ERP contabiliza siempre los impuestos calculados en la sociedad de la primera partida. Para asegurarse de que la aplicación contabilice los impuestos a la misma sociedad que referencia la factura, siempre debe registrar la posición de factura en primer lugar. Algunos países como Japón y Dinamarca exigen que los importes de los impuestos sean contabilizados en las sociedades en las que se han producido los gastos. Por ello, debe repartir los impuestos entre la primera sociedad y las otras sociedades según los importes de sus gastos. Puede usar el informe RFBUST10 para repartir los impuestos. 372 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización y contabilización de operaciones de multisociedades Cuentas de compensación Figura 118: Cuentas de compensación En la aplicación SAP ERP, cada sociedad debe tener una cuenta de compensación. La cuenta de compensación es necesaria para llevar a cabo una operación de multisociedades. Puede definir las siguientes clases de cuentas de compensación: ● ● ● Cuenta de mayor Cuentas de deudor Cuentas de acreedor Debe asignar cuentas de compensación a cada combinación posible de dos sociedades para permite contabilizaciones de multisociedades entre ellas. Por ejemplo, tres sociedades necesitarán 3*2 = 6 cuentas de compensación. Para reducir la cantidad de cuentas de compensación puede definir una sociedad como sociedad de compensación. En este caso, solo debe asignar cuentas de compensación a cada combinación de la sociedad de compensación y las otras sociedades. Las tres sociedades necesitan 2*2 = 4 cuentas de compensación. Para identificar las clases de cuenta, debe asignar claves de contabilización a las cuentas de compensación. © Copyright . Reservados todos los derechos. 373 Capítulo 4: Control de contabilización Número de transacción de multisociedades Figura 119: Número de transacción de multisociedades Cross-company code transactions may be reversed. The SAP ERP application then carries out one reversal posting for all the documents involved in this transaction. You can use transaction FBU8 to carry out separate reversal postings for each document. The transaction numbers are managed in index table BVOR. Al contabilizar un documento de multisociedades, la aplicación SAP ERP genera un número de documento de multisociedades para vincular todos los documentos juntos. El número de documento es una combinación del número de documento de la primera sociedad, del primer número de sociedad y del ejercicio. El número de documento de multisociedades se almacena en la cabecera de documento de todos los documentos relacionados para un seguimiento de auditoría completo. Para anular documentos de multisociedades, utilice la función de anulación para operaciones de multisociedades. How to Post and Display Cross-Company Code Transactions Demonstrate the steps from the exercise on posting and displaying cross-company code transactions. 374 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 4 Ejercicio 25 287 Contabilizar y visualizar operaciones de multisociedades Ejemplo empresarial La dirección quiere establecer una subsidiaria extranjera y desea saber si la aplicación SAP ERP puede tratar contabilizaciones multisociedades. Contabilice una operación de muestra para compras centralizadas y verifique el documento de multisociedades. 1. Ha recibido una factura de su acreedor de 55.000 unidades en la moneda local para materiales que también compró para la sociedad del instructor. Se han pedido dos quintos del material para la sociedad del instructor Utilice el indicador de impuestos 1l (IVA repercutido (curso) 10%). Contabilice una factura de multisociedades para registrar la información de la factura para su sociedad y los costes de la factura para la sociedad del instructor (cuenta de gastos para las dos sociedades 470000). El centro de coste es COCE## (su sociedad) y el otro centro de coste es COCE00 (sociedad del instructor). Registre sus números de documento. Delete your user assignments to tolerance group SUPV; otherwise, you will not be authorized to post in the course instructor's company code. You can find your user assignments to the tolerance group in Customizing under Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global Settings (New) → Document → Tolerance Group → Assign User/Tolerance Groups. 2. Verifique su contabilización. Observe de nuevo su documento multisociedades. © Copyright . Reservados todos los derechos. 375 Capítulo 4 Solución 25 288 Contabilizar y visualizar operaciones de multisociedades Ejemplo empresarial La dirección quiere establecer una subsidiaria extranjera y desea saber si la aplicación SAP ERP puede tratar contabilizaciones multisociedades. Contabilice una operación de muestra para compras centralizadas y verifique el documento de multisociedades. 1. Ha recibido una factura de su acreedor de 55.000 unidades en la moneda local para materiales que también compró para la sociedad del instructor. Se han pedido dos quintos del material para la sociedad del instructor Utilice el indicador de impuestos 1l (IVA repercutido (curso) 10%). Contabilice una factura de multisociedades para registrar la información de la factura para su sociedad y los costes de la factura para la sociedad del instructor (cuenta de gastos para las dos sociedades 470000). El centro de coste es COCE## (su sociedad) y el otro centro de coste es COCE00 (sociedad del instructor). Registre sus números de documento. Delete your user assignments to tolerance group SUPV; otherwise, you will not be authorized to post in the course instructor's company code. You can find your user assignments to the tolerance group in Customizing under Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global Settings (New) → Document → Tolerance Group → Assign User/Tolerance Groups. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Contabilización → Factura. Indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Valor Acreedor Acreedor## Datos básicos Fecha de factura Fecha de contabilización Importe Mon./T/C Calcular impuesto Impte.del impto. ID impuesto 376 Fecha actual Fecha actual 55000 Moneda local No marque la casilla de selección 5000 1l 1l (10% IVA soportado) © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Actualización y contabilización de operaciones de multisociedades Nombre de campo o tipo de datos Valor Cta. de mayor (cuenta de gastos) 470000 Partidas- 1ª posición o fila D/C Impte. en mon.doc. Sociedad Centro de coste Posiciones - 2ª partida o fila Cta. de mayor (cuenta de gastos) D/C Impte.en mon.doc. Sociedad S Debe 30000 Su sociedad COCE## 470000 S Debe 20000 Sociedad del instructor Centro de coste (normalmente = GR00) COCE00 b) Seleccione Documento → Simular. c) Para verificar el documento, haga doble clic en una partida individual para visualizar o modificar datos. Seleccione el pulsador Siguiente partida para visualizar todas las partidas individuales, luego regrese al resumen. Observe las entradas de la cuenta de compensación multisociedades. d) Marque Contabilizar para grabar el documento. e) Registre el número del documento. 2. Verifique su contabilización. Observe de nuevo su documento multisociedades. a) En la pantalla SAP Easy Access , seleccione Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Documento → Operación de multisociedades → Visualizar. b) Introduzca el número de documento. c) Presione INTRO para visualizar el documento. Nota: Realizó las siguientes tareas: ● ● ● Crear una cuenta de mayor para operaciones multisociedades Configurar las contabilizaciones automáticas para la compensación multisociedades con la sociedad del instructor Contabilizar una operación multisociedades © Copyright . Reservados todos los derechos. 377 Capítulo 4: Control de contabilización RESUMEN DE LA LECCIÓN Ahora podrá: ● ● 378 Configurar parametrizaciones básicas para operaciones de multisociedades Contabilizar las operaciones de multisociedades © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 4 Lección 8 291 Configuración de integración en tiempo real RESUMEN DE LA LECCIÓN En esta lección se explica el modo en que se configura la integración en tiempo real. Ejemplo empresarial En su empresa, los costes se contabilizan en todas las sociedades. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: ● ● Una comprensión de la integración en tiempo real y el alcance de su funcionalidad Una comprensión sobre cómo establecer integración en tiempo real en Customizing In the new General Ledger Accounting, real-time integration replaces the reconciliation ledger in classic General Ledger Accounting. Real-time integration saves time in closing processing. OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: ● ● Configurar integración en tiempo real Contabilizar documentos usando integración en tiempo real Integración en tiempo real (Configuración) Figura 120: Integración CO y FI en tiempo real © Copyright . Reservados todos los derechos. 379 Capítulo 4: Control de contabilización En muchas contabilizaciones de Controlling, la aplicación SAP ERP aborda objetos de gestión financiera. Estos casos se implementan utilizando la integración CO → FI en tiempo real en la Gestión financiera. Se utilizan variantes definidas en Customizing para determinar los objetos para los que se deben crear contabilizaciones. La integración en tiempo real afecta las situaciones siguientes: 1. Contabilización entre objetos de Controlling con diferentes objetos de finanzas actualizados (centro de beneficio, segmento, división o área funcional). 2. Los costes se contabilizan en todas las sociedades en contabilidad de costes multisociedad. En estos casos, las contabilizaciones también deben asignarse por consecuencia en finanzas. Cross-company cost flows in Controlling are only possible if taxation does not have to be taken into consideration. Frequently, such processes are mapped with the normal billing processes, such as incoming and outgoing invoices. Information for SAP customers still using classic General Ledger Accounting: In classic General Ledger Accounting, this function is performed using a separate reconciliation ledger, which forms the basis for summary reconciliation postings at the end of the period (transaction KALC). Variantes de la integración CO – FI en tiempo real Figura 121: Variantes de la integración CO – FI en tiempo real Puede definir las variantes para la integración CO → FI en tiempo real en Customizing. En un paso adicional, puede luego asignar las variantes a una sociedad. On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global Settings (New) → Ledgers → Real-Time Integration of Controlling with Financial Accounting → Define Variants for Real-Time Integration. 380 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de integración en tiempo real Para determinar las modificaciones de características que generarán partidas individuales de FI en tiempo real, realice las siguientes acciones: ● ● ● Use casillas de selección. Defina reglas booleanas. Implemente un BAdI con su propia lógica de programa. Seleccione características que haya asignado a al menos un ledger en los escenarios. La fecha de activación clave define cuándo (a partir de qué fecha de contabilización del documento CO) es posible la reconciliación CO-FI con la integración en tiempo real. También puede crear documentos de Gestión financiera para documentos CO especificados antes de la activación del nuevo libro mayor. To transfer secondary cost elements from CO to FI, you have to define an account assignment. You define account determination under Customizing → Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global Settings (New) → Ledgers → Real-Time Integration of Controlling with Financial Accounting → Account Determination for Real-Time Integration. To transfer secondary cost elements from CO to FI, you must define account determination in Customizing. You define account determination under Customizing → Financial Accounting (New) → Financial Accounting Global Settings (New) → Ledgers → Real-Time Integration of Controlling with Financial Accounting → Account Determination for Real-Time Integration. You can also transfer primary costs to FI through account determination by using the original cost elements. The transfer posting is performed from Cost Center 1000 (CoCd 1000) to Cost Center COCE00 (CoCd GR00). An amount of EUR 1000 is transfer posted. How to Configure a Real-Time Integration Variant and Assign it to a Company Code Demonstrate the steps from the exercise Configure a Real-Time Integration Variant and Assign it to a Company Code. © Copyright . Reservados todos los derechos. 381 Capítulo 4: Control de contabilización 382 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 4 Ejercicio 26 293 Configurar una variante de integración en tiempo real y asignarla a una sociedad Ejemplo empresarial Customice para la integración en tiempo real entre CO y FI. Lleve a cabo integración en tiempo real entre CO y FI. 1. Debe configurar y probar la integración en tiempo real entre CO y FI. Para hacerlo, defina su propia variante de integración en tiempo real con el ID V##. Asegúrese de que la integración en tiempo real se encuentre activa desde comienzos del ejercicio en curso y que la determinación de cuentas se encuentre activa. Utilice el tipo de documento CO e incluye el grupo de ledger (FI) 0L, multisociedad, centro de beneficio y segmento. Escribe un log (herramienta de seguimiento) y prepare un resumen de los documentos. Atención: No tiene que activar la función de herramienta de seguimiento (log) en la variante. Puede activarla siempre que sea necesario. 2. Asignar variante V## para la integración en tiempo real a una sociedad GR##. © Copyright . Reservados todos los derechos. 383 Capítulo 4 Solución 26 294 Configurar una variante de integración en tiempo real y asignarla a una sociedad Ejemplo empresarial Customice para la integración en tiempo real entre CO y FI. Lleve a cabo integración en tiempo real entre CO y FI. 1. Debe configurar y probar la integración en tiempo real entre CO y FI. Para hacerlo, defina su propia variante de integración en tiempo real con el ID V##. Asegúrese de que la integración en tiempo real se encuentre activa desde comienzos del ejercicio en curso y que la determinación de cuentas se encuentre activa. Utilice el tipo de documento CO e incluye el grupo de ledger (FI) 0L, multisociedad, centro de beneficio y segmento. Escribe un log (herramienta de seguimiento) y prepare un resumen de los documentos. Atención: No tiene que activar la función de herramienta de seguimiento (log) en la variante. Puede activarla siempre que sea necesario. a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) → Libros → Integración en tiempo real de Controlling con Gestión financiera → Definir variantes para la integración en tiempo real. b) Elija Entradas nuevas. Ingrese los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos Integ.en TR: Activo Fecha clave: Activo desde Deter. de cta. Activo Clase de documento Grupo de ledger (FI) Texto Ámbito de imagen: Selección de Líneas de documento para la integración CO → FI en tiempo real Usar casillas de selección Operaciones multisociedades 384 Valor Fijar indicador 01/01/Ejercicio en curso Fijar indicador CO 0L Variante para integración en tiempo real, Grupo## Fijar indicador Fijar indicador © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de integración en tiempo real Nombre de campo o tipo de datos Independiente de centros de beneficios Multisegmentos Ámbito de imagen Parametrizaciones técnicas Herramienta de seguimiento (log) No compacte los documentos. Valor Fijar indicador Fijar indicador Fijar indicador No fije el indicador. c) Grabe las entradas. 2. Asignar variante V## para la integración en tiempo real a una sociedad GR##. a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera (Nuevo) → Parametrizaciones básicas de gestión financiera (Nuevo) → Libros → Integración en tiempo real de Controlling con Gestión financiera → Asignar variantes para la integración en tiempo real a sociedades. b) En la pantalla Modificar la vista "Asignación de variantes para la integración en tiempo real" para CoCo, seleccione el pulsador Posición. Indique GR## en el campo Otra entrada. Seleccione Continuar. c) Registre su nueva variante en el campo Variante para la integración en tiempo real. d) Grabe las entradas. © Copyright . Reservados todos los derechos. 385 Capítulo 4: Control de contabilización Integración en tiempo real (Contabilizaciones) Figura 122: Integración CO -> FI en tiempo real: Gráficos de ejemplo La figura muestra integración CO → FI en tiempo real según la característica Área funcional y entidad. Nota: Las características del centro de beneficio, del segmento y de la división no se encuentran en el ejemplo por motivos de claridad. El documento de gestión financiera tiene las siguientes características: ● ● ● Para cada documento CO, la aplicación SAP ERP realiza contabilizaciones en tiempo real. El documento FI subsiguiente no tiene cuentas de compensación. Las líneas de compensación son sólo necesarias si la actividad de Contabilidad de gestión o CO (2) da como resultado un cambio de entidades de compensación. Es posible cambiar entre el documento de seguimiento generado en tiempo real en Gestión financiera desde el documento de Contabilidad de gestión (2 o 2a) y viceversa: How to Enter a Reposting (Cost Center) Demonstrate the steps from the exercise Enter a Cost Center Reposting, Check the Created Documents (CO and FI), and Check the Log (Real-Time Integration). 386 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 4 Ejercicio 27 297 Registrar un traspaso de centro de coste, verificar los documentos creados (CO y FI) y verificar el log (integración en tiempo real) Ejemplo empresarial Además, debe visualizar el documento de Controlling y los documentos de cuenta que fueron creados en tiempo real. También debe registrar la integración CO y FI Lleve a cabo personalización, visualice el documento de Controlling y registre la integración CO y FI. 1. Se debitaron 10.000 EUR del centro de coste equivocado. Ahora se debe realizar una corrección en CO. El importe debe trasladarse de un centro de coste a otro. Contabilice el importe de 10.000 EUR de su centro de coste COCE## en su sociedad GR## al centro de coste de su instructor (por lo general, COCE00) en la sociedad correspondiente (por lo general, GR00). Ambas sociedades pertenecen a la sociedad CO 1000. 2. Visualice el documento de Controlling y los documentos de cuenta creados en tiempo real. 3. Registre la integración CO y FI. Si la herramienta de seguimiento se encuentra activa en la integración en tiempo real, podrá confirmar si funcionó la integración en tiempo real entre CO y FI, qué documentos se crearon y qué entidades se modificaron en la operación FAGLCOFITRACEADMIN. Elija Visualizar herramienta de seguimiento (selección libre). En la ventana de diálogo Selección de campo, seleccione Sociedad (FI) y adopte los datos seleccionando Intro. En la ventana de diálogo Determinar área de trabajo: Entrada, indique su sociedad, GR##. Seleccione Intro. El log produce una entrada. Para visualizar los detalles de la herramienta de seguimiento y responder las siguientes preguntas, haga doble clic en el número de documento. ¿Se ha transferido el documento? ¿Qué modo de contabilización se utilizó? © Copyright . Reservados todos los derechos. 387 Capítulo 4 Solución 27 298 Registrar un traspaso de centro de coste, verificar los documentos creados (CO y FI) y verificar el log (integración en tiempo real) Ejemplo empresarial Además, debe visualizar el documento de Controlling y los documentos de cuenta que fueron creados en tiempo real. También debe registrar la integración CO y FI Lleve a cabo personalización, visualice el documento de Controlling y registre la integración CO y FI. 1. Se debitaron 10.000 EUR del centro de coste equivocado. Ahora se debe realizar una corrección en CO. El importe debe trasladarse de un centro de coste a otro. Contabilice el importe de 10.000 EUR de su centro de coste COCE## en su sociedad GR## al centro de coste de su instructor (por lo general, COCE00) en la sociedad correspondiente (por lo general, GR00). Ambas sociedades pertenecen a la sociedad CO 1000. a) En la pantalla SAP Easy Access , seleccione Finanzas → Controlling → Contabilidad de centro de coste → Contabilizaciones reales → Traspaso manual de costes → Intro (KB11N). Indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Fecha de documento y de contabilización Centro de coste (antiguo) Clase de coste Importe Moneda Centro de coste (nuevo) Texto Valor Fecha actual COCE## 470000 10000 EUR Generalmente COCE00 (Centro de coste del instructor) Costes de traspaso b) Grabe las entradas. 2. Visualice el documento de Controlling y los documentos de cuenta creados en tiempo real. a) En la pantalla SAP Easy Access , seleccione Finanzas → Controlling → Contabilidad de centro de coste → Contabilizaciones reales → Traspaso manual de costes → Visualizar (KB13N). 388 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Configuración de integración en tiempo real b) Seleccione Pasar a → Documentos FI/CO. c) Revise los documentos para cada sociedad. Nota: También se crea un documento de centro de beneficio individual ya que la contabilidad de centro de beneficio clásica aún está activa en el sistema. 3. Registre la integración CO y FI. Si la herramienta de seguimiento se encuentra activa en la integración en tiempo real, podrá confirmar si funcionó la integración en tiempo real entre CO y FI, qué documentos se crearon y qué entidades se modificaron en la operación FAGLCOFITRACEADMIN. Elija Visualizar herramienta de seguimiento (selección libre). En la ventana de diálogo Selección de campo, seleccione Sociedad (FI) y adopte los datos seleccionando Intro. En la ventana de diálogo Determinar área de trabajo: Entrada, indique su sociedad, GR##. Seleccione Intro. El log produce una entrada. Para visualizar los detalles de la herramienta de seguimiento y responder las siguientes preguntas, haga doble clic en el número de documento. ¿Se ha transferido el documento? ¿Qué modo de contabilización se utilizó? a) Introduzca el código de operación FAGLCOFITRACEADMIN. b) ¿Se ha transferido el documento? Sí c) ¿Qué modo de contabilización se utilizó? Contabilización online © Copyright . Reservados todos los derechos. 389 Capítulo 4: Control de contabilización RESUMEN DE LA LECCIÓN Ahora podrá: ● ● 390 Configurar integración en tiempo real Contabilizar documentos usando integración en tiempo real © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 4 301 Evaluación de la formación 1. Con la nueva contabilidad principal es posible visualizar un documento en la vista de entrada y en la vista de libro mayor. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 2. Puede asignar diferentes procedimientos de desglose de documentos a diferentes sociedades de mandante. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 3. Los ID de parámetro permiten a los usuarios fijar valores propuestos para campos como Sociedad y Moneda. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 4. La aplicación SAP ERP proporciona valores propuestos básicos para la entrada de documentos. Por ejemplo, la fecha actual se propone como la fecha de contabilización. No puede modificar esta fecha propuesta. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. 391 Capítulo 4: Evaluación de la formación 5. Identifique los criterios que generalmente diferencian entre reglas de modificación de documentos. Seleccione las respuestas correctas. X X X X A Partidas abiertas B Clase de cuenta C Clase de activos fijos D Sociedad 6. ¿Cuál de los siguientes campos puede modificarse en la cabecera de documento? Seleccione las respuestas correctas. X X X X A Número de referencia B Texto de cabecera de documento C Fecha de documento D Tipo de cambio de moneda 7. Según las reglas de modificación de documentos, los usuarios pueden únicamente modificar determinados campos en los documentos que ya han contabilizado. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 8. Cuando anula un documento, debe introducir un motivo para la anulación. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 9. Puede anular documentos que contengan partidas compensadas. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X 392 Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 4: Evaluación de la formación 10. Puede anular un documento mediante contabilización de anulación normal o contabilización negativa. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 11. El motivo de anulación determina si la fecha de anulación puede diferir de la fecha de contabilización original. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 12. Debe registrar un porcentaje en las condiciones de pago para calcular ______________. Seleccione la respuesta correcta. X X X X A Descuento por pronto pago B Importe en el Haber C Importe en el Debe D Descuento en factura 13. La fecha base es la fecha de inicio que la aplicación utiliza para calcular la fecha de vencimiento de la factura. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 14. ¿En cuál de los siguientes segmentos de un registro maestro de deudor o acreedor puede registrar las condiciones de pago? Seleccione las respuestas correctas. X X X X A Segmento de sociedad B Segmento de nivel de mandante C Segmento del área de ventas D Segmento de organización de compras © Copyright . Reservados todos los derechos. 393 Capítulo 4: Evaluación de la formación 15. Los límites de días permiten condiciones de pago específicas de fecha bajo una clave de condiciones de pago. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 16. La aplicación SAP ERP soporta únicamente el procedimiento neto para deudores. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 17. ¿Cuántos períodos de descuento por pronto pago pueden registrarse en las condiciones de pago? Seleccione la respuesta correcta. X X X X A 5 B 3 C 2 D 8 18. El indicador de impuestos se utiliza para el procedimiento de cálculo necesario en las funciones de impuestos del sistema SAP. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 19. Los impuestos calculados por el sistema suelen contabilizarse en una cuenta de impuestos determinada mediante una partida individual separada. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X 394 Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 4: Evaluación de la formación 20. La aplicación SAP ERP vincula los documentos que pertenecen a una operación de multisociedades con un número común de operación de multisociedades. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 21. En la configuración de SAP ERP, debe asignar cuentas de compensación a cada combinación posible de sociedades. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 22. La integración en tiempo real afecta los costes que se contabilizan en todas las sociedades en contabilidad de costes multisociedad. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 23. La fecha de activación clave define cuándo (a partir de qué fecha de contabilización del documento CO) es posible la reconciliación CO-FI con la integración en tiempo real. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. 395 Capítulo 4 306 Respuestas a la Evaluación de la formación 1. Con la nueva contabilidad principal es posible visualizar un documento en la vista de entrada y en la vista de libro mayor. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 2. Puede asignar diferentes procedimientos de desglose de documentos a diferentes sociedades de mandante. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 3. Los ID de parámetro permiten a los usuarios fijar valores propuestos para campos como Sociedad y Moneda. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 4. La aplicación SAP ERP proporciona valores propuestos básicos para la entrada de documentos. Por ejemplo, la fecha actual se propone como la fecha de contabilización. No puede modificar esta fecha propuesta. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X 396 Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 4: Respuestas a la Evaluación de la formación 5. Identifique los criterios que generalmente diferencian entre reglas de modificación de documentos. Seleccione las respuestas correctas. X X X X A Partidas abiertas B Clase de cuenta C Clase de activos fijos D Sociedad 6. ¿Cuál de los siguientes campos puede modificarse en la cabecera de documento? Seleccione las respuestas correctas. X X X X A Número de referencia B Texto de cabecera de documento C Fecha de documento D Tipo de cambio de moneda 7. Según las reglas de modificación de documentos, los usuarios pueden únicamente modificar determinados campos en los documentos que ya han contabilizado. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 8. Cuando anula un documento, debe introducir un motivo para la anulación. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 9. Puede anular documentos que contengan partidas compensadas. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. 397 Capítulo 4: Respuestas a la Evaluación de la formación 10. Puede anular un documento mediante contabilización de anulación normal o contabilización negativa. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 11. El motivo de anulación determina si la fecha de anulación puede diferir de la fecha de contabilización original. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 12. Debe registrar un porcentaje en las condiciones de pago para calcular ______________. Seleccione la respuesta correcta. X X X X A Descuento por pronto pago B Importe en el Haber C Importe en el Debe D Descuento en factura 13. La fecha base es la fecha de inicio que la aplicación utiliza para calcular la fecha de vencimiento de la factura. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 14. ¿En cuál de los siguientes segmentos de un registro maestro de deudor o acreedor puede registrar las condiciones de pago? Seleccione las respuestas correctas. X X X X 398 A Segmento de sociedad B Segmento de nivel de mandante C Segmento del área de ventas D Segmento de organización de compras © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 4: Respuestas a la Evaluación de la formación 15. Los límites de días permiten condiciones de pago específicas de fecha bajo una clave de condiciones de pago. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 16. La aplicación SAP ERP soporta únicamente el procedimiento neto para deudores. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 17. ¿Cuántos períodos de descuento por pronto pago pueden registrarse en las condiciones de pago? Seleccione la respuesta correcta. X X X X A 5 B 3 C 2 D 8 18. El indicador de impuestos se utiliza para el procedimiento de cálculo necesario en las funciones de impuestos del sistema SAP. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 19. Los impuestos calculados por el sistema suelen contabilizarse en una cuenta de impuestos determinada mediante una partida individual separada. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. 399 Capítulo 4: Respuestas a la Evaluación de la formación 20. La aplicación SAP ERP vincula los documentos que pertenecen a una operación de multisociedades con un número común de operación de multisociedades. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 21. En la configuración de SAP ERP, debe asignar cuentas de compensación a cada combinación posible de sociedades. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 22. La integración en tiempo real afecta los costes que se contabilizan en todas las sociedades en contabilidad de costes multisociedad. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 23. La fecha de activación clave define cuándo (a partir de qué fecha de contabilización del documento CO) es posible la reconciliación CO-FI con la integración en tiempo real. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X 400 Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. CAPÍTULO 5 Compensación Lección 1 Ejecución de compensación de partidas abiertas Ejercicio 28: Compensar una cuenta Ejercicio 29: Contabilizar con compensación 402 411 427 Lección 2 Análisis y contabilización de diferencias de pago Ejercicio 30: Manejar diferencias de pagos 433 451 Lección 3 Manejo de diferencias del tipo de cambio 457 OBJETIVOS DEL CAPÍTULO ● ● ● ● ● ● ● ● Contabilizar con compensación Compensar una cuenta Configurar y ejecutar el programa de compensación Llevar a cabo pagos efectuados y recibidos Anular una compensación Configurar grupos de tolerancia Procesar diferencias de pago Configurar diferencias de tipo de cambio © Copyright . Reservados todos los derechos. 401 Capítulo 5 Lección 1 312 Ejecución de compensación de partidas abiertas RESUMEN DE LA LECCIÓN En esta lección se explica el modo en que se ejecuta la compensación de partidas abiertas. Ejemplo empresarial Las partidas abiertas deben compensarse para que se complete una operación. La aplicación SAP ERP ofrece dos operaciones para la compensación; ambas pueden ser de utilidad para su empresa. For the demonstrations in this lesson, you have to perform the following actions: ● ● Create a master record for a customer. Post invoices and a credit memo to this customer to show the transactions Clear Account and Post with Clearing according to the examples shown in the graphics. Create a customer master record. 1. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Master Records → Create. 2. Enter the following values: Field Name or Data Type Account Group Customer Company Code General Data: Address Title Name Search Term 1 Street Number Postal code City Country Reconciliation Account 402 Value KUNA (General Customer) Customer77 1000 Company Max Miller AC200 Main Street 1 69189 Walldorf DE 140000 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas Field Name or Data Type Terms of Payment Value 0001 (due immediately) 3. Choose Save. Post the required invoices to the customer. 1. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Invoice. 2. Enter the following values: Field Name or Data Type Customer Company Code Invoice Date Posting Date Amount Calculate tax Value Customer77 1000 Today's date Today's date 2000 units in local currency Tax code 0O (Output tax (course) 0%) G/L Account 800200 Items Amount in Document Currency 2000 3. Post the document. Follow steps 1 and 2 to post invoices for the following amounts: ● ● ● 3,000 units in local currency 200 units in local currency 300 units in local currency Enter a credit memo for 500 units of local currency for customer77. 1. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Credit Memo. 2. Enter the following values: Field Name or Data Type Customer Company code Invoice Date Posting Date © Copyright . Reservados todos los derechos. Value Customer77 1000 Today's date Today's date 403 Capítulo 5: Compensación Field Name or Data Type Amount Calculate tax Value 500 units in local currency Tax code 0O (Output tax (course) 0%) G/L Account 800200 Items Amount in Document Currency 500 3. Post the document. OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: Contabilizar con compensación ● Compensar una cuenta ● Configurar y ejecutar el programa de compensación ● Llevar a cabo pagos efectuados y recibidos ● Anular una compensación ● Partidas abiertas Figura 123: Compensación de partidas abiertas You can use the following options in the SAP ERP application to clear open items: ● 404 Account clearing (subsequent) © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas ● Posting with clearing (during posting) Las partidas abiertas son operaciones incompletas, como facturas que no se han pagado. Para completar, se deben compensar las operaciones. Una operación se compensa cuando se efectúa una contabilización de compensación para una partida o grupo de partidas de forma que el saldo que resulte de las partidas sea cero. No puede archivar documentos con partidas abiertas. Los documentos permanecen en la aplicación SAP ERP hasta que están compensadas todas las partidas abiertas. El siguiente es un ejemplo de liquidación de compensación: ● ● ● Una factura se contabiliza en una cuenta de deudor. Esta factura se considera una partida abierta, puesto que en este momento todavía no ha sido pagada. El deudor paga la factura y el pago se asigna a la partida abierta. La factura se compensa con el pago y el saldo que resulta es cero. En este procedimiento de compensación, seleccione manualmente de una cuenta partidas abiertas que tengan saldo cero. Los siguientes son ejemplos de situaciones donde se efectúa la compensación de forma manual: ● ● ● Para subcuentas bancarias y cuentas de compensación Para situaciones en que ha acordado un procedimiento de cargo Para reembolsos de un acreedor Una operación de compensación siempre crea un documento de compensación. Contabilizar con compensación Figura 124: Contabilizar con compensación © Copyright . Reservados todos los derechos. 405 Capítulo 5: Compensación Cuando utilice la función de liquidación de compensación, registre el importe del documento de compensación y seleccione las partidas abiertas que deben compensarse. Cuando el importe total de las partidas abiertas seleccionadas es igual al importe del documento de compensación, SAP ERP compensa las partidas abiertas creando una o más partidas de compensación. Cuando el importe total de las partidas abiertas seleccionadas no es igual al importe del documento de compensación, SAP ERP permite contabilizar la diferencia. Las siguientes opciones se encuentran disponibles para la compensación de partidas abiertas: Compensar varias cuentas y clases de cuentas. ● Compensar partidas en cualquier moneda. ● Contabilizar diferencias que resultan de la asignación de partidas entre sí. ● Registrar cualquier cantidad de partidas individuales adicionales (por ejemplo, gastos bancarios). ● Se puede ejecutar una operación de liquidación de compensación manual o automáticamente utilizando el programa de pagos automático y el programa de compensación automática. The account clearing transaction clears Clearing Accounts because the debit and credit items usually balance to zero. Using this transaction, choose the open items from an account that balance to zero. The system marks them as cleared and creates a clearing document. The clearing document number and clearing date are entered in the cleared items. The clearing date can be the current date or a date that the user determines. The account clearing transaction works for any account that is managed on an open item basis in the general ledger and sub-ledgers. You can choose how to treat payment differences when you post and clear items. If the payment difference is too high, process it manually by posting the payment as a partial payment. The payment difference can also be posted in the following ways: ● ● ● Post as a residual item. Post to an account assigned to a reason code or write off the difference by manually entering a new posting item. Treat it as a payment on account. You can use the account clearing transaction to clear one or more items or an entire account by manually assigning postings and offsetting postings. Manual clearing is relevant while clearing intermediary accounts, such as bank subaccounts, GR/IR clearing accounts, and payroll clearing accounts, and an open invoice with a related debit memo or repayment from a vendor. The Account Clearing function may be performed manually or automatically by running the Automatic Clearing Report (SAPF124). How to Post with Clearing Make the settings described in the instructor note at the beginning of this lesson. 406 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas Post an incoming payment to demonstrate the post with clearing transaction. 1. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting -> Financial Accounting -> Accounts Receivable -> Document Entry -> Incoming Payments. 2. Enter the following values: Field Name or Data Type Document Date Document Type Company Code Posting Date Currency Bank Data Account Amount Open Item Selection Account Account Type Value Today's date DZ 1000 Today's date Local currency 113108 5000 units of local currency Customer77 D 3. Choose Process open items. 4. Select Activate. 5. Double-click the items with 2000 and 3000 to assign them. 6. Choose Document → Simulate. 7. Post the document. How to Display the Posting Keys for Clearing Open Items 1. On the Customizing screen, choose Financial Accounting → Accounts Receivable and Accounts Payable → Business Transaction → Open Item Clearing → Define Posting Key for Clearing Open Items. 2. Choose the Details pushbutton. © Copyright . Reservados todos los derechos. 407 Capítulo 5: Compensación Compensación de cuentas Figura 125: Compensación de cuentas Con la función Compensar cuenta, el sistema cierra las partidas abiertas que tienen saldo cero entre ellas dentro de una cuenta. La aplicación SAP ERP marca automáticamente estas partidas abiertas como compensadas y crea un documento de compensación. Cada partida compensada contiene la siguiente información: ● ● Número de documento de compensación Fecha compensación La fecha de compensación puede ser la fecha actual o la que el usuario determine. La función Compensar cuenta puede usarse para cualquier cuenta gestionada en las partidas abiertas en el libro mayor y en los libros auxiliares. How to Clear an Account Show the second clearing option using the Clear Account transaction. 1. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Account → Clear. 2. Enter the following values: Field Name or Data Type Account Clearing Date Company code 408 Value Customer77 Today's date 1000 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas Field Name or Data Type Currency Value Local currency 3. Double-click the debit items for 200 and 300 local currency units and the credit item for 500 local currency units. This action activates the items and assigns them to each other. 4. Choose Document → Simulate. 5. Post the document. How to Display Cleared Items You can use the Clear Account transaction to clear items from several accounts. The line item display shows both items as cleared. The clearing document has the following features: ● ● ● It normally does not contain line items. This is because it does not need postings to clear items within an account. It does not appear in the line item display, neither with the cleared nor with the open items. The invoice and the credit memo they have the same clearing document number. The clearing document contains items if any of the following condition applies: ● ● ● ● Document splitting is activated in new General Ledger Accounting. Items to be cleared belong to different business areas. The SAP ERP application then has to perform offsetting postings to bring the balance to zero for each business area. This is done using the transaction Transfer Posting with Clearing. An invoice is cleared with a credit memo, minus the cash discount. The clearing document then contains the cash discount posting. The clearing date is either the current date or a date that you define. Exchange rate differences need to be posted. Display the cleared items to check postings and clearing transactions. 1. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Account → Display/Change Line Items → Cleared Items. 2. Choose Environment and then display Clearing transactions. © Copyright . Reservados todos los derechos. 409 Capítulo 5: Compensación 410 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 5 Ejercicio 28 315 Compensar una cuenta Ejemplo empresarial La solución SAP ERP Financials ofrece dos operaciones para compensar partidas abiertas, compensación de cuentas y liquidación de compensación. En este ejercicio, usará la función de compensación de cuentas. 1. Contabilice una factura de deudor y un abono por 550 unidades en moneda local. Cuando introduzca la factura de deudor, modifique la clave de condiciones de pago propuesta a 0001 (vencimiento inmediato). Utilice el indicador de impuestos 10 (IVA repercutido (10%)), cuenta de ganancias 800200 y centro de beneficio PR##. Consejo: Por defecto, todas las partidas abiertas se activan para procesamiento. Puede desactivarlas mediante uno de los siguientes métodos: a) Haga doble clic en el importe de cada partida. b) Seleccione Marcar todo en la parte inferior de la pantalla y luego seleccione Desactivar partidas para desactivar todas las partidas. c) Seleccione el botón Opciones de tratamiento. Seleccione el indicador Partidas seleccionadas inicialmente inactivas de modo que todas las partidas estén desactivas la próxima vez que se trate la operación contable. 2. Visualice las partidas individuales en su cuenta de deudor. 3. Compense las partidas con el abono que creó para el mismo importe como la factura de deudor para 5.500 unidades en moneda local. 4. Verifique las partidas individuales en la cuenta de deudor antes y después de la compensación. © Copyright . Reservados todos los derechos. 411 Capítulo 5 Solución 28 316 Compensar una cuenta Ejemplo empresarial La solución SAP ERP Financials ofrece dos operaciones para compensar partidas abiertas, compensación de cuentas y liquidación de compensación. En este ejercicio, usará la función de compensación de cuentas. 1. Contabilice una factura de deudor y un abono por 550 unidades en moneda local. Cuando introduzca la factura de deudor, modifique la clave de condiciones de pago propuesta a 0001 (vencimiento inmediato). Utilice el indicador de impuestos 10 (IVA repercutido (10%)), cuenta de ganancias 800200 y centro de beneficio PR##. Consejo: Por defecto, todas las partidas abiertas se activan para procesamiento. Puede desactivarlas mediante uno de los siguientes métodos: a) Haga doble clic en el importe de cada partida. b) Seleccione Marcar todo en la parte inferior de la pantalla y luego seleccione Desactivar partidas para desactivar todas las partidas. c) Seleccione el botón Opciones de tratamiento. Seleccione el indicador Partidas seleccionadas inicialmente inactivas de modo que todas las partidas estén desactivas la próxima vez que se trate la operación contable. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Contabilización → Factura. Ingrese los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos Valor Deudor Su deudor Datos básicos Fecha de factura Fecha de contabilización Importe Moneda Calcular impuesto ID impuesto 412 Fecha actual Fecha actual 5500 Moneda local 10 (IVA repercutido (curso) 10%) © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas Nombre de campo o tipo de datos Condiciones de pago Partidas: 1ª posición detalle Cuenta de mayor D/C Impte. en mon.doc. ID impuesto Centro de beneficio Valor 0001 800200 Haber 5500 10 (IVA repercutido (curso) 10%) PR## b) Seleccione Documento → Simular. c) Seleccione Contabilizar. d) Cree un abono con los mismos detalles. En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Contabilización → Abono. 2. Visualice las partidas individuales en su cuenta de deudor. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Cuenta → Visualizar/modificar partidas individuales. b) Ingrese los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos Deudor Valor Su deudor Sociedad Selección de la partida individual GR## Seleccione "Todas las partidas". c) Seleccione Ejecutar. Nota: La factura de 5.500 unidades y el abono son partidas abiertas. 3. Compense las partidas con el abono que creó para el mismo importe como la factura de deudor para 5.500 unidades en moneda local. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Cuenta → Compensar. b) Ingrese los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos Deudor Sociedad © Copyright . Reservados todos los derechos. Valor Su deudor GR## 413 Capítulo 5: Compensación c) Seleccione Tratar partidas abiertas. Consejo: Por defecto, todas las partidas abiertas se seleccionan para procesamiento. Los siguientes métodos se utilizan para desactivar cada partida, (excepto la factura de compensación de 5.500 unidades y el abono): ● ● ● ● ● ● ● Haga doble clic sobre cada importe de la partida (Bruto) En la parte inferior de la pantalla, seleccione Seleccionar todo. Seleccione Desactivar partidas para desactivar todas las partidas. Haga doble clic en los importes de las partidas individuales que desea compensar al mismo tiempo. Seleccione Opciones de tratamiento para procesar otras operaciones. Seleccione el indicador Partidas seleccionadas inicialmente inactivas de modo que todas las partidas estén desactivas la próxima vez que llame la operación. Para compensar el descuento, registre el valor 0 (cero) en el campo Descuento. d) Seleccione Contabilizar. 4. Verifique las partidas individuales en la cuenta de deudor antes y después de la compensación. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Cuenta → Visualizar/modificar partidas individuales. b) Ingrese los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos Deudor Valor Su deudor Sociedad Selección de la partida individual GR## Seleccione "Todas las partidas". c) Seleccione Ejecutar. Nota: Tanto la factura de 5.500 unidades como el abono ahora son partidas compensadas. 414 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas Programa de compensación Figura 126: Detalles del programa de compensación The Automatic Clearing Program (SAPF124) summarizes open items from the selected accounts in groups and clears them if they have the same company code, account type, account number, reconciliation account number, currency code, and special G/L indicator. The program also uses a maximum of five additional user criteria from the document header/ line items to create groups. The criteria are selected from the fields of tables BKPF and BSEG and are also contained in tables BSIS, BSID, and BSIK. If the balance of the items in a group is zero, these items are cleared and a clearing document is created. It is important to note that clearing only takes place if the balance of the selected group is zero. If the balance is not zero, the system sends an error message. The account is blocked during clearing because the system performs automatic clearing if the balance of the items in accounts is zero. The SAP ERP application can also create automatic postings, such as cash discounts, exchange rate differences, and taxes. The following items are not cleared by the application: ● ● ● ● Held items Statistical postings Special general ledger transactions, such as down payments and bills of exchange Items with withholding tax The following prerequisites need to be fulfilled for automatic clearing: ● ● The account is managed on an open item basis. No special general ledger transactions are cleared. Puede utilizar el programa de compensación automática para compensar partidas abiertas para las siguientes cuentas: © Copyright . Reservados todos los derechos. 415 Capítulo 5: Compensación ● ● Libro mayor Libro auxiliar El programa de compensación automática agrupa las partidas dentro una cuenta que tienen las mismas entradas en los siguientes campos: ● ● ● ● ● ● Sociedad Clase de cuenta Número de cuenta Número de cuenta asociada Moneda Indicador de libro mayor especial El informe también utiliza un máximo de cinco criterios de usuario adicionales de la cabecera de documento/partidas individuales para crear los grupos. Si el saldo (en moneda local) de partidas dentro de un grupo es cero, la aplicación SAP ERP las compensa automáticamente y crea documentos de compensación. Todas las cuentas que se compensan automáticamente deben definirse en el Customizing. El programa de compensación automática no compensa los siguientes elementos: ● ● ● ● Apuntes estadísticos Contabilizaciones estadísticas y determinadas operaciones en cuenta de mayor especiales relativas a letras de cambio. Anticipos Los anticipos sólo pueden compensarse si las partidas de compensación del anticipo del mismo importe ya han sido contabilizadas. Partidas con retención de impuestos The application automatically fills the assignment field for a line item when you post according to the Sort field entry in the master record. How to Run the Clearing Program 1. Check the Customizing screen for automatic clearing. a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts Receivable and Accounts Payable → Business Transaction → Open Item Clearing → Prepare Automatic Clearing. b) Check the entries on the Change view “Additional Rules for Automatic Clearing”: Overview screen and go back. 2. Check a general ledger account containing open items that have the same assignment number. 416 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Account → Display/Change Items (New). b) Enter the following values: Field Name or Data Type G/L Account Company Code Value 113108 1000 c) Choose Execute. d) Check the open items that have the same assignment number. e) Go back. 3. Check the cleared items. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Periodic Processing → Automatic Clearing → Without Specification of Clearing Currency. b) In the System: status window, confirm that the program name is SAPF124. c) Close the window and enter the following values: Field Name or Data Type Company Code G/L accounts G/L accounts Test Run Value 1000 Select 113108 Select d) Select all options in the Output Control tab page. e) Choose Execute. f) Check the entry for Assignment, Amount, ,and Clearing date. g) Go back and deselect Test run. h) Choose Execute. i) On the Background Print Parameters screen, choose Continue. j) On the Start Time window, choose Immediate. k) Choose Save and go back to the SAP Easy Access Main screen. l) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Account → Display/Change Items (New). m) Ensure that Company code and G/L Accounts are specified. n) Enter Clearing Date as the current date and choose Cleared Items. o) Choose Execute. © Copyright . Reservados todos los derechos. 417 Capítulo 5: Compensación Nota: Check the report for the items cleared. Uso del campo asignación como un campo de clasificación Figura 127: Campo asignación como un campo de clasificación El aplicación SAP ERP rellena automáticamente el campo asignación para una partida individual cuando el usuario contabiliza partidas en función de la entrada del campo de Clasificación del registro maestro. El campo de imputación puede ser una combinación de hasta 4 campos con un máximo de 18 caracteres. Por ejemplo, para visualizar el número de documento con 10 caracteres y la fecha de contabilización con seis caracteres, la aplicación SAP ERP los incluye en la definición del campo asignación. De forma similar, si la clave de clasificación se fija para el número de pedido en el registro maestro de interlocutor comercial, la aplicación SAP ERP completa el campo asignación de la partida individual del interlocutor con el número de pedido. Se la clave de clasificación se fija en centro de coste en un registro maestro de libro mayor, la aplicación SAP ERP completa el campo asignación de la partida individual de libro mayor con el número del centro de coste. Clasificación de partidas individuales La clasificación de las partidas individuales en la visualización de partidas individuales y en las funciones de compensación se basa en el campo asignación. Por ejemplo, cuando se contabiliza una factura en la gestión de pedidos de cliente, se crea un documento contable en Gestión financiera. El documento tiene un número de documento que difiere del número de la factura en la gestión de pedidos de cliente. Puede usar la referencia y la asignación en el documento de facturación de la Gestión de pedidos de cliente para rastrear el documento en 418 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas Gestión de pedidos de cliente en el que se basa el documento contable. La referencia y la asignación del documento contable se copian a partir de la referencia y la asignación que figuran en el documento de facturación de la Gestión de pedidos de cliente. Se pueden definir los números (número de pedido, orden, entrega o documento de facturación) que se copian en el documento de gestión de pedidos de cliente como referencia y asignación y que, a continuación, se trasladan a Gestión financiera. Más adelante, puede utilizar dichos campos como criterios de selección en la Gestión financiera. How to Display the Sort Key Field in the Master Record Display the possible entry values in the Sort Key field as follows: 1. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → In Company Code. 2. On the Account Management tab page, display the Sort Key field. 3. Press F4 to see all possible entries. How to Configure the Sort Key Field 1. Post a general ledger account and check the assignment fields as follows: a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Document Entry → Enter G/L Account Document. b) Enter the following values: Field Name or Data Type Value Posting Date Current date Document Date Current date G/L acct D/C Amount in doc.curr. 100000 H Credit 1,000 113108 S Debit 1,000 c) Choose Post to enter the document. d) On the Display Document: Data Entry View screen, choose the Layout pushbutton and select Change Layout. e) Choose Assignment from the Column Set and choose the left arrow pushbutton. f) Choose Continue. The Assignment tab page is visible on Display Document: Data Entry View screen. g) Create a new session. © Copyright . Reservados todos los derechos. 419 Capítulo 5: Compensación 2. Check the general ledger account for sort key values. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Master Records → G/L Accounts → Individual Processing → Centrally. b) On the Display G/L Account Centrally screen, enter G/L account 113108 and Company Code 1000. c) Choose the Control Data tab page and confirm that the Sort key is 005 (Local Currency Amount). d) Check in the first session open for G/L Account 113108 that the Assignment field has the local currency as the field value. e) Return to the new session. On the Display G/L Account Centrally screen, change the G/L Account Entry to 100000 and press ENTER. Note that the Sort Key field is 003 (posting date). f) Check in the first session open for G/L Account 1000000 that the Assignment field has the Posting Date as the field value. 3. Use Customizing to transfer billing documents to the finance - assignment field. a) On the Customizing screen, choose Sales and Distribution → Billing → Billing Documents → Maintain Copying Control For Billing Documents. b) Double-click Copying control: Sales document to billing document. c) Choose the Position pushbutton. d) Enter F2 in Billing Type and OR in SalesDoc Type. e) Check the drop-down list for Assignment Number field options, such as Sales order number and Purchase order number. Proceso de pagos manuales Figura 128: Proceso de pagos manuales 420 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas Un pago manual es una operación que compensa una partida abierta, como una factura. El pago manual asigna un documento de compensación manualmente. Un pago recibido, que se usa en la contabilidad de deudores, compensa un importe en el Debe abierto. Un pago efectuado, que se usa en la contabilidad de acreedores, compensa un importe en el Haber abierto. Para procesar un pago manual, debe hacer lo siguiente: 1. Introduzca los datos en la cabecera de documento. 2. Seleccione las partidas abiertas a compensar. 3. Grabe la operación. Cabecera de documento – Cabecera de pago Figura 129: Cabecera de documento – Cabecera de pago Los datos registrados en la cabecera de documento son similares a los registrados al contabilizar facturas. La cabecera de documento se compone de las siguientes secciones: ● ● ● La cabecera de pago Datos bancarios Selección de partidas abiertas Registre la siguiente información en la sección de cabecera de pago de la cabecera de documento: ● La fecha del documento © Copyright . Reservados todos los derechos. 421 Capítulo 5: Compensación ● ● ● ● ● El tipo de documento, que propone la aplicación SAP ERP y está basado en la operación denominada La sociedad, si no se propone código Las especificaciones de período incluyen la fecha de contabilización y el período contable. La fecha actual es la fecha de contabilización propuesta, de la cual se deriva el período contable. Las especificaciones de moneda, que incluyen el código de moneda, el tipo de cambio y la fecha de conversión de la moneda. A falta de un tipo de cambio o de una fecha de conversión, la aplicación utiliza el tipo de cambio de la tabla de tipos de cambio en la fecha de contabilización. Las referencias necesarias para identificar el pago recibido, como los campos número de documento de referencia, texto de cabecera de documento y texto de compensación. Cabecera de documento - Datos bancarios Figura 130: Cabecera de documento - Datos bancarios The value date is the date on which the actual cash transfer takes place. The Text field is an optional description of the item. If you start the line with *, you can also print the text on external correspondence, such as dunning notices and payment advice notes. The SAP ERP application automatically creates the assignment number, based on the sort key. You can also manually enter the assignment number. Registre los siguientes datos en la sección Datos bancarios de la cabecera de documento: ● ● 422 El número de cuenta de mayor para pagos recibidos y efectuados El importe total del pago © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas Los gastos bancarios por servicios. La aplicación SAP ERP contabiliza automáticamente estos gastos en una cuenta de gastos especiales. ● La fecha de valor es la fecha, la cual se utiliza para evaluar la posición en gestión de caja. Puede ser la fecha actual, la cual es la fecha propuesta en el sistema. ● E campo Texto, el cual una descripción opcional de la posición. Empiece la posición con "*" para permitir que el texto se imprima también en la correspondencia externa. También puede trabajar con modelos de texto para seleccionar una entrada de una lista de textos estándar. ● El número de asignación en el campo Asignación, el cual crea la aplicación SAP ERP o se registra manualmente. ● La aplicación SAP ERP consulta la siguiente información cuando calcula gastos: Cobros ● La aplicación añade los gastos bancarios al importe de pago para formar el importe de compensación. Pagos efectuados ● La aplicación resta los gastos bancarios del importe de pago para determinar el importe de compensación. Cabecera de documento - Selección de partidas abiertas Figura 131: Cabecera de documento - Selección de partidas abiertas Define the selection of open items by entering the following information in the Selection of Open Items section of the document header: ● Enter the account number of the business partner in the Account field. For the Account Type you can make your selection using the F4 help, for example, D and K. © Copyright . Reservados todos los derechos. 423 Capítulo 5: Compensación ● ● ● ● ● Select open items with a special G/L indicator and/or normal open items. Enter the payment advice note number to ease the selection of the items to be cleared. By specifying additional accounts, you can also select and clear items from other accounts. If you select the Distribute by Age indicator, the items to be cleared are selected automatically. The items with most days in arrears are cleared first (or assigned) automatically and the system creates a payment on account for the residual amount. In the automatic search, the system tries to find a combination of open items whose total comes closest to the amount entered. If the amount is only partially found, you can accept or reject the proposal in an additional dialog box. You use the Additional Selections to restrict the open items. Use “Other” to access more selection options. If you only know the document numbers to which an incoming payment refers, but not the customer, you can select the open items without specifying the customer by using Additional Selections to select using document numbers. If an incoming payment refers to several invoices, you can enter additional customers from the menu path Edit → Select More after you have processed the open items. ● ● The SAP ERP application automatically searches for a combination of open items whose total comes closest to the amount entered. If only part of the amount is found, you can either accept or reject the proposal in an additional dialog box. Use Additional Selections to restrict the open items. Use Others to access more selection options. Introduzca los datos de selección de partida abierta siguientes en la sección de la cabecera de documento siguiente: ● ● ● ● ● 424 Cuenta y clase de cuenta Necesita los campos Cuenta y Clase de cuenta para determinar la cuenta que contiene las partidas abiertas. En esta área, Cuenta se refiere al número de cuenta del interlocutor comercial y a la clase de cuenta para dicha cuenta. Partidas abiertas normales o operaciones en cuenta de mayor especiales Puede seleccionar partidas abiertas normales o operaciones en cuenta de mayor especiales para el tratamiento. Número de aviso de pago Puede utilizar el número de un aviso de pago, el cual se registra manualmente o es creado por la aplicación SAP ERP, para seleccionar las partidas abiertas. Otras cuentas Puede seleccionar otras cuentas y tratar simultáneamente sus partidas abiertas. Selecciones adicionales Puede utilizar criterios de selección adicionales definidos en la configuración para seleccionar partidas abiertas. Puede utilizar las funciones Distribuir por antigüedad o Búsqueda automática para acelerar el proceso de selección. © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas Procesamiento de partidas abiertas Figura 132: Procesamiento de partidas abiertas During open item processing, you can enter the gross amount, which is then assigned to the appropriate line items and the cash discount. You must activate the line items before assigning them. Post the document if the amount entered is the same as the amount assigned. Highlighted items are active and can be assigned to the amount as a total. La pantalla Contabilizar pagos recibidos: Procesar partidas abiertas enumera todas las partidas abiertas no asignadas. Las partidas abiertas no asignadas pueden incluir pagos, notas de cargo o abonos y facturas. Según las parametrizaciones de la aplicación SAP ERP, el status para todas las partidas puede ser activas o inactivas. Puede contabilizar el documento si el Importe introducido es el mismo que el campo Asignado. El descuento por pronto pago concedido se especifica en las condiciones de pago válidas para las partidas individuales. La aplicación SAP ERP calcula el importe asignado según el descuento por pronto pago. Para modificar el descuento por pronto pago, puede sobrescribir o modificar su porcentaje. El descuento no debe superar los límites de tolerancia establecidos. Verifique el documento que registró. Mediante Documento → Simular visualice todas las partidas incluyendo aquellas creadas automáticamente. Si el Debe y el Haber coinciden, puede contabilizar el documento completo. © Copyright . Reservados todos los derechos. 425 Capítulo 5: Compensación Si posteriormente descubre que el documento contiene un error, anule las partidas compensadas, anule el documento y vuelva a registrar la contabilización correctamente. 426 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 5 Ejercicio 29 327 Contabilizar con compensación Ejemplo empresarial Los clientes normalmente pagan las facturas pendientes para beneficiarse de descuentos por pronto pago. Por este motivo, debe conocer cómo contabilizar un pago recibido con un descuento por pronto pago. 1. Ha recibido de su deudor un pago de 213.400 unidades en moneda local con el que deberá compensar la partida abierta de 220000 unidades que ha contabilizado en la lección Documentos simples en la solución SAP ERP Financials. En caso de no haber concedido un descuento al registrar la factura, deberá registrar manualmente 6.600 unidades en concepto de descuento. Utilice la cuenta de compensación bancaria 113108. © Copyright . Reservados todos los derechos. 427 Capítulo 5 Solución 29 328 Contabilizar con compensación Ejemplo empresarial Los clientes normalmente pagan las facturas pendientes para beneficiarse de descuentos por pronto pago. Por este motivo, debe conocer cómo contabilizar un pago recibido con un descuento por pronto pago. 1. Ha recibido de su deudor un pago de 213.400 unidades en moneda local con el que deberá compensar la partida abierta de 220000 unidades que ha contabilizado en la lección Documentos simples en la solución SAP ERP Financials. En caso de no haber concedido un descuento al registrar la factura, deberá registrar manualmente 6.600 unidades en concepto de descuento. Utilice la cuenta de compensación bancaria 113108. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera -> Deudores -> Contabilización-> Entrada de pagos. b) Ingrese los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos Valor Fecha de documento Fecha actual Cabecera de documento Clase de documento Sociedad Fecha de contabilización Moneda Datos bancarios Cuenta Importe Fecha valor Selección de partidas abiertas Cuenta DZ GR# Fecha actual Moneda local 113108 213400 Fecha actual Su deudor c) Seleccione Tratar partidas abiertas. d) Seleccione la factura por 220000 unidades de moneda y registre un descuento por pronto pago de 6600 unidades. e) Si el valor No asignado es igual a cero, seleccione Documento -> Simular. f) Marque Contabilizar para grabar el documento. 428 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas Contabilizaciones automáticas para la compensación de partidas abiertas Figura 133: Contabilizaciones automáticas para la compensación de partidas abiertas Al compensar partidas abiertas, la aplicación SAP ERP lleva a cabo contabilizaciones automáticas, como rectificación de impuestos, gastos bancarios y diferencias de tipo de cambio. Ya ha visto la configuración para la mayoría de estas contabilizaciones automáticas en unidades anteriores. Puede registrar gastos bancarios cuando registra los datos bancarios. La aplicación SAP ERP contabiliza automáticamente los gastos bancario en la cuenta de mayor. Para llevar a cabo pagos de multisociedades manuales, asigne una operación de compensación. Una operación de compensación puede ser un pago recibido o un pago efectuado. Asigne la operación de compensación a una combinación de la sociedad que paga y de la sociedad para la que se efectúa el pago. Luego, cuando seleccione las partidas abiertas, la aplicación SAP ERP muestra las partidas abiertas de cada sociedad. You cannot directly reverse a clearing document that is created using the Clear account and Post with clearing transactions. The same applies to a cleared document. To reverse a clearing or cleared document, you have to reset clearing. How to Define Cash Discount Expense and Revenue Accounts Show how to define a cash discount expense (customer) account and a cash discount revenue (vendor) account. 1. On the Customizing screen, choose Financial Accounting → Accounts Receivable and Accounts Payable → Business Transactions → Incoming Payments → Incoming Payments Global Settings → Define Accounts for Cash Discount Granted. Nota: A/c No.880000 is the customer cash discount expense account in Chart of Accounts INT. © Copyright . Reservados todos los derechos. 429 Capítulo 5: Compensación 2. On the Customizing screen, Financial Accounting → Accounts Receivable and Accounts Payable → Business Transactions → Outgoing Payments → Outgoing Payments Global Settings → Define Accounts for Cash Discount Taken. Nota: An example of a vendor cash discount revenue account is A/c number 276000 in Chart of Accounts: INT. How to Define Cash Discount Clearing Accounts Show where you define a cash discount clearing account for vendor net invoices. On the Customizing screen, choose Financial Accounting → Accounts Receivable and Accounts Payable → Business Transactions → Incoming Invoices/Credit Memos → Define Account for Net Procedure. The account for the net procedure must be managed on an open item basis and only be posted to automatically. How to Define the Cash Discount Loss Account Show where to define the cash discount loss account. On the Customizing screen, choose Financial Accounting → Accounts Receivable and Accounts Payable → Business Transactions → Outgoing Payments → Outgoing Payments Global Settings → Define Accounts for Lost Cash Discount. Anulación of compensación Figura 134: Anulación de compensación 430 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Ejecución de compensación de partidas abiertas Puede anular operaciones de compensación para documentos individuales. Cuando anula operaciones de compensación, la aplicación SAP ERP elimina los datos de compensación de las partidas individuales. La aplicación SAP ERP registra las modificaciones y las muestra en los documentos de modificaciones. De ser necesario, en la Contabilidad de deudores la aplicación corrige el historial de pago y el límite de crédito. How to Reset Clearing In the Reset Cleared items transaction, you can choose between “Reset only” and “Reset and Reserve”. When you reset clearing, the clearing data is removed from the items and the clearing document becomes an open item. All changes are logged and displayed. If you reverse the clearing document, it becomes a cleared item. The system also creates a reversal document. The cleared document becomes an open item again. In Accounts Receivable, the payment history and the credit limit are corrected, if applicable. 1. Reset clearing for incorrectly assigned invoice and incoming payment. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document → Reset Cleared Items. b) Enter the document number of the clearing document that originates from a previous demonstration for clearing open items. c) Reset the clearing. © Copyright . Reservados todos los derechos. 431 Capítulo 5: Compensación RESUMEN DE LA LECCIÓN Ahora podrá: ● ● ● ● ● 432 Contabilizar con compensación Compensar una cuenta Configurar y ejecutar el programa de compensación Llevar a cabo pagos efectuados y recibidos Anular una compensación © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 5 Lección 2 332 Análisis y contabilización de diferencias de pago RESUMEN DE LA LECCIÓN Analice y contabilice diferencias de pago. Ejemplo empresarial Los clientes a menudo pagan las facturas con deducciones que a veces sobrepasan los límites de tolerancia de la empresa. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: ● ● ● ● Una comprensión de la contabilización de diferencias de pago Una comprensión de grupos de tolerancia y sus funciones para contabilizar diferencias de pago Una comprensión de la contabilización de pagos parciales y restantes Una comprensión sobre cómo crear y utilizar códigos de causas para diferencias de pagos To show the scenarios for incoming payments with payment differences in this lesson, post seven customer invoices each for 1000 units of the local currency and with the terms of payment ZB01. The steps to post these customer invoices are as follows: 1. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Invoice. 2. Enter the following values: Field Name or Data Type Customer Company Code Invoice Date Posting Date Amount Calculate Tax Tax Code Terms of Payment Items © Copyright . Reservados todos los derechos. Values 1000 1000 Current Date Current Date 1000 units in local currency 00 (Output tax (course) 0%) ZB01 433 Capítulo 5: Compensación Field Name or Data Type G/L Account Values 800200 Amount in Doc. curr. 1000 3. Post the document. Atención: Check tolerance group BLANK for employees and tolerance group 1000 for customers in company code 1000. The tolerance groups need to be entered in the master record of customer 1000. 4. Tolerance group BLANK contains the following entries under Permitted Payment Differences: Revenue: Amount: 1,000 Percent: 10 Expense: Amount: 1,000 Percent: 10 Cash Discount Adj. to 10 Cash Discount Adj. to 10 5. Tolerance group 1000 for customers must have the following settings: Revenue: Amount: 30 Percent: 2 Expense: Amount: 10 Percent: 0.5 Cash Discount Adj. to 2 Cash Discount Adj. to 2 OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: ● ● 434 Configurar grupos de tolerancia Procesar diferencias de pago © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Análisis y contabilización de diferencias de pago Grupos de tolerancia Figura 135: Grupos de tolerancia When payment differences occur, the SAP ERP application can handle them automatically or you can handle them manually. Differences in payment can be handled as follows: ● ● Automatic clearing If the payment difference is small, the SAP ERP application can handle it automatically. SAP ERP conducts automatic clearing by adjusting the cash discount and writing off the difference to a special account. You can use tolerance groups to define the limits up to which a difference is considered immaterial. Manual clearing If the payment difference is too high to be considered inconsequential, you must process it manually. Use the following methods to conduct manual clearing: - Adjusting the cash discount manually Posting the payment as a partial payment Posting the payment difference as a residual item or a difference posting En finanzas, las tolerancias se dividen en los siguientes grupos: ● ● ● Grupos de tolerancia de los empleados Cuentas de tolerancia de la cuenta de mayor Grupos de tolerancia de deudor/acreedor El grupo de tolerancia de los empleados controla los siguientes factores: ● Límites superiores operac.contabiliz. © Copyright . Reservados todos los derechos. 435 Capítulo 5: Compensación ● Diferencias de pago permitidas Nota: Consulte la lección Autorizaciones de contabilización para obtener información sobre límites superiores de operaciones de contabilización. Los grupos de tolerancia de la cuenta de mayor controlan las diferencias de pago autorizadas para procedimientos de compensación automática. Los grupos de tolerancia de deudor/acreedor proporcionan especificaciones para los siguientes procedimientos: ● ● ● ● Operaciones de compensación Manejo de diferencias de pago autorizadas Contabilización de las partidas restantes de las diferencias de pago Identificación de tolerancias de los avisos de pago Diferencias de pago permitidas Figura 136: Diferencias de pago permitidas Las especificaciones para diferencias de pago autorizadas se encuentran los grupos de tolerancia de la cuenta de mayor y de tolerancia de deudor/acreedor. Estas especificaciones controlan la contabilización automática de ajustes de descuento por pronto pago y deducciones no autorizadas. La aplicación SAP ERP considera las entradas en los dos grupos durante la compensación. La diferencia de pago debe aparecer en ambas tolerancias para que se procese automáticamente. Considere el siguiente ejemplo del tratamiento de diferencias de pago: ● 436 Una diferencia de pago debe ser menor que 3,00 y 2,00 unidades de moneda para que pueda compensarse automáticamente como ajuste de descuento por pronto pago. © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Análisis y contabilización de diferencias de pago ● Una diferencia de pago debe ser menor que 200,00 y 100,00 unidades de moneda. También debe ser menor que el 2,5% y 2,0% del importe pendiente. Cuando se cumplen las dos condiciones, la diferencia de pago puede compensarse automáticamente como una deducción no autorizada. Siempre se aplica la tolerancia inferior de las dos existentes. Para un importe pendiente de 1000 unidades de moneda, sería una deducción no autorizada de 20 unidades de moneda. Para un importe pendiente de 100000 unidades de moneda, sería una deducción no autorizada de 100 unidades de moneda. Las entradas en los grupos de tolerancia se efectúan siempre en moneda local. A payment difference normally occurs during open item clearing. The difference is then compared to tolerance limits of the employee and the customer/vendor and is handled accordingly. If the payment difference is within the tolerance for cash discount adjustment (posting to the account for cash discount expense/revenue), the application performs a cash discount adjustment automatically. Otherwise, the application checks whether the payment difference is within the tolerances for unauthorized deductions. If the payment difference is within the tolerance for unauthorized deductions, SAP ERP automatically posts the payment difference as an unauthorized customer deduction (account for over or underpayment). You can also perform manual processing by using the employee tolerance group for the Cash discount for Line Item. Tratamiento de diferencias de pago Figura 137: Diferencias de pagos Las diferencias de pago aparecen normalmente al compensar partidas abiertas. La aplicación SAP ERP compara luego esta diferencia con los grupos de tolerancia del empleado y del deudor/acreedor. Si la diferencia de pago se encuentra dentro de tolerancias, la diferencia se contabiliza automáticamente como un ajuste de descuento por pronto pago o deducción no autorizada. De no ser así, la diferencia se procesa manualmente. © Copyright . Reservados todos los derechos. 437 Capítulo 5: Compensación You want to use automatic postings within tolerances to reduce the manual work required. If the payment difference is outside the tolerances, it has to be processed manually. To process a payment difference manually, proceed as follows: 1. Adjust the cash discount manually if necessary. 2. Post the payment as partial payment. 3. Post the payment difference as a residual item. 4. Write off the difference, which is manual account assignment, by entering a reason code for each sales deduction and posting on account. Writing off the difference is useful if you specify a reason code that can be used for the evaluation. A specific text is defined for the reason code in the correspondence type. The reason code may also control the account to which the difference is written off. In the case of a partial payment, the SAP ERP application creates an invoice reference between the partial payment and the invoice. When you create residual items, you can transfer the terms of payment from the invoice. A posting to an expense account is a difference posting. In such cases, the SAP ERP application grants the complete cash discount. An employee can only carry out a manual cash discount adjustment within the defined tolerances for the employee. How to Maintain Tolerances (Customers) Define tolerance groups for different customer groups to differentiate between different tolerances with payment differences from different customer groups. 1. On the Customizing screen, choose Accounting → Accounts Receivable and Accounts Payable → Business Transactions → Incoming Payments → Manual Incoming Payments → Define Tolerances (Customers). 2. Select tolerance group 1000 for company code 1000. How to Enter the Tolerance Group in the Master Record Enter the tolerance group in the master record of the customer to control the (automatic) treatment of payment differences. 1. On the Customizing screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Master Records → Display. 2. Enter the following values: Field Name or Data Type Customer 438 Values 1000 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Análisis y contabilización de diferencias de pago Field Name or Data Type Company Code Values 1000 3. On the Payment Transactions tab page, show the Tolerance Group field in the Company Code segment. Procesamiento automático de diferencias de pago Figura 138: Tratar diferencias de pago Si la diferencia de pago es irrelevante, la aplicación SAP ERP puede procesarla automáticamente ejecutando los siguientes pasos: ● ● Ajuste de descuento por pronto pago hasta determinados importes Cancelación de diferencia de pago en una cuenta especial Puede definir los límites dentro de los cuales se considera que una diferencia de pago es irrelevante en un grupo de tolerancia. Dentro del grupo de tolerancia para un empleado, puede permitir un ajuste del descuento por pronto pago dentro de límites definidos. Esta medida garantiza que el empleado esté autorizado a realizar el ajuste. Al definir grupos de tolerancia para empleados, predefina el porcentaje máximo de descuento por pronto pago que puede otorgar un empleado para interlocutores comerciales en una partida individual. Si se predefine el porcentaje de descuento por pronto pago, puede contabilizar la diferencia de pago ajustando el descuento por pronto pago (cuando se encuentra dentro de los límites definidos) o contabilizando en una cuenta de gastos o ingresos diferente. Si desea definir diferentes tolerancias para empleados, especifique los límites de importe para cada grupo de empleados. Si ha definido diferentes grupos de tolerancia, debe asignar los empleados a un grupo de tolerancia específico. Para ello, seleccione la actividad "Asignar usuarios a grupo de tolerancia". Aquí registra a los empleados en el grupo relevante al otorgarle tolerancias especiales a un grupo de manera tal que los empleados en este grupo estén autorizados a ajustar el descuento por pronto pago hasta el límite prescripto en el grupo de tolerancia. © Copyright . Reservados todos los derechos. 439 Capítulo 5: Compensación Si la diferencia de pago es superior al límite de tolerancia, debe procesar manualmente la diferencia de pago. Pagos parciales y restantes Figura 139: Pagos parciales y restantes Si la diferencia de pago es superior al límite de tolerancia, debe procesarla manualmente. Para procesar la diferencia de pago manualmente, debe hacer lo siguiente: 1. Contabilizar la diferencia de pago como pago parcial. Todos los documentos permanecen en la cuenta como partidas abiertas. 2. Contabilizar la diferencia de pago como partida restante. Sólo las partidas restantes permanecen en la cuenta. Se compensan el documento original y el pago. La aplicación SAP ERP genera un nuevo número de documento con referencia a los documentos originales. 3. Contabilizar la diferencia de pago en una cuenta diferente Esta es una contabilización diferente que utiliza códigos de causa y determinación automática. 4. Cancelar la diferencia de pago Esta es imputación manual Los grupos de tolerancia de deudores o acreedores contienen entradas que controlan las partidas restantes y especifican las siguientes condiciones: ● ● ● Si las condiciones de pago de una partida restante son las mismas que las condiciones de la partida compensada o si las condiciones de pago son fijas Si un descuento por pronto pago se otorga sólo parcialmente. Si la partida restante tiene un nivel máximo de reclamación o si se imprime de forma separada mediante una clave de reclamación específica. Si conoce el motivo de una diferencia de pagos, puede registrar un código de causa. 440 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Análisis y contabilización de diferencias de pago You can assign reason codes to the following items: ● ● ● Difference postings Partial payments Residual items How to Post Incoming Payments with Difference Use the instructor note at the beginning of this lesson for preparation. 1. Automatic cash discount adjustment a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Incoming Payments. b) Enter the following data: Field Name or Data Type Values Document Date Current Date Document Header Company Code Posting Date Currency Bank Data Account 1000 Current Date Local Currency 113108 Amount Open Item Selection Account Account Type 968 1000 D c) Assign the incoming payment for 968 units of currency to a customer invoice for 1000 units of currency (30 units cash discount). Nota: The Difference Postings field displays 2 units of currency. Follow the menu path Document → Simulate to see the automatic cash discount adjustment from 30 to 32 units. d) Exit without posting. © Copyright . Reservados todos los derechos. 441 Capítulo 5: Compensación 2. Unauthorized customer deductions a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Incoming Payments. b) Enter the following data: Field Name or Data Type Values Document Date Current Date Document Header Company Code Posting Date Currency Bank Data Account 1000 Current Date Local Currency 113108 Amount Open Item Selection Account Account Type 967 1000 D c) Assign the incoming payment for 967 units of currency to a customer invoice for 1000 units of currency (30 units cash discount). Nota: The Difference Postings field displays 3 units of currency. Follow the menu path Document → Simulate to see automatic posting of 30 units of cash discount and 3 units of “unauthorized customer deductions”. d) Exit without posting. 3. Large difference for clearing a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Incoming Payments. b) Enter the following data: Field Name or Data Type Values Document Date Current Date Document Header Company Code Posting Date Currency Bank Data 442 1000 Current Date Local Currency © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Análisis y contabilización de diferencias de pago Field Name or Data Type Account Amount Open Item Selection Account Account Type Values 113108 949 1000 D c) Assign the incoming payment for 949 units of currency to a customer invoice for 1000 units of currency (30 units cash discount). d) Choose Document → Simulate. e) The Difference too large for clearing message displays. ● How to Define Accounts for Automatic Account Determination 1. Define an account for cash discount expense. a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting → Accounts Receivable and Accounts Payable → Business Transactions → Incoming Payments → Incoming Payments Global Settings → Define Accounts for Cash Discount Granted. b) Choose Chart of Accounts: INT. 2. Define an account for cash discount revenue. a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting → Accounts Receivable and Accounts Payable → Business Transactions → Outgoing Payments → Outgoing Payments Global Settings → Define Accounts for Cash Discount Taken. b) Choose Chart of Accounts: INT. 3. Define an account for over or underpayment (incoming payment). a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting → Accounts Receivable and Accounts Payable → Business Transactions → Incoming Payments → Incoming Payments Global Settings → Define Accounts for Overpayments/Underpayments. b) Choose Chart of Accounts: INT. 4. Define an account for over or underpayment (outgoing payment). a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting → Accounts Receivable and Accounts Payable → Business Transactions → Outgoing Payments → Outgoing Payments Global Settings → Define Accounts for Overpayments/Underpayments. b) Choose Chart of Accounts: INT. © Copyright . Reservados todos los derechos. 443 Capítulo 5: Compensación How to Post Incoming Payments (Manual Cash Discount Adjustment) 1. Show how employees can carry out a manual cash discount adjustment. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Incoming Payments. b) Enter the following values: Field Name or Data Type Values Document Date Current Date Document Header Company Code Posting Date Currency Bank Data Account 1000 Current Date Local Currency 113108 Amount Open Item Selection Account Account Type 950 1000 D c) Assign the incoming payment for 950 units of currency to a customer invoice for 1000 units of currency (30 units cash discount). d) Manually change the cash discount to 50 units. e) Choose Document → Simulate. Nota: The amount of 50 units is now posted in full to the cash discount expense account. How to Post a Partial Payment In case of a partial payment, the invoice and the partial payment are managed as open items. Both have the same assignment. If you double-click the partial payment, SAP ERP shows that the payment is for the invoice. The invoice and the partial payment are not cleared until the payment is cleared. Show how an incoming payment is posted as a partial payment. 444 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Análisis y contabilización de diferencias de pago 1. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Incoming Payments. 2. Enter the following data: Field Name or Data Type Values Document Date Current Date Document Header Company Code Posting Date Currency Bank Data Account Amount Open Item Selection Account Account Type 1000 Current Date Local Currency 113108 950 1000 D 3. Select the Partial Payment tab page. 4. Assign the incoming payment of 950 units of currency to a customer invoice for 1000 units (30 units cash discount). 5. Double-click the Payment Amount field. 6. Choose Document → Simulate. 7. Post the document. How to Post a Residual Payment for a Partial Payment The SAP ERP application does not post cash discount as a partial payment. Instead, it calculates the cash discount on the complete invoice amount during clearing. If the invoice clearing exceeds the cash discount terms agreed in the terms of payment for the invoice, the cash discount is reduced. After clearing, the invoice, partial payment, and clearing payment are cleared items and have the same clearing document number. When you create a residual item, the SAP ERP application performs the following steps: ● ● ● It posts the payment difference as a residual item, which then remains in the account. It clears the original document and the payment. It creates a new document number with reference to the original document. © Copyright . Reservados todos los derechos. 445 Capítulo 5: Compensación Show how a residual payment and the assignment to a partial payment and invoice are posted. 1. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document Entry Incoming Payments. 2. Enter the following values: Field Name or Data Type Values Document Date Current Date Document Header Company Code Posting Date Currency Bank Data Account Amount Open Item Selection Account Account Type 1000 Current Date Local Currency 113108 20 1000 D 3. Double-click the partial payment and the open customer invoice to activate them. 4. Post the customer invoice and the partial payment. 5. Choose Setting → Line Layout to select the variant Assignment/Document. 6. Show which partial payment belong to which open items. How to Post Residual Items Posting converts the original receivable into a cleared item. A new receivable or residual item is created for the remaining amount (72.16). When you double-click the partial payment, it appears as a residual item for the invoice. The partial granting of cash discount (900=97%) lowers the cash discount and raises the residual item. Only 70 units are required for clearing because the cash discount is also granted on the residual item. If payment takes place after the first cash discount deadline, the SAP ERP application automatically reduces the cash discount during open item processing. You can specify a reason code for partial payments as well as the creation of residual items in the following locations: ● 446 Text field in the document © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Análisis y contabilización de diferencias de pago ● Open item display Both the partial payment difference and the residual item can be posted to a separate expense account dependent on the reason code. The customer and vendor tolerance groups and the following considerations control the treatment of residual items: ● ● ● Whether the terms of payment from the invoice or the same fixed terms of payment are valid Whether cash discount is granted partially (only for the payment amount) or for the whole amount Whether the residual item has a maximum dunning level and is to be printed separately by using a dunning key Nota: If a dunned open item with dunning level 1 is cleared by the creation of residual items, the residual item also has dunning level 1 if, according to the customer tolerance group, the terms of payment from the invoice apply. However, no date of last dunning is entered in the residual item. If a partial payment is received for a dunned open item with dunning level 1, the dunning level of the partial payment is 0 and no date of last dunning is entered. If, according to the tolerance limit for the residual item specific terms of payment always apply, then the baseline date is the same as the posting date of the residual item. The payment periods start on the day when the residual item was created, even if the invoice that was cleared with the residual item was already overdue. The residual item has dunning level 0 and no date of last dunning. During a dunning run, a partial payment is cleared with the invoice so that only the difference is dunned. Show how residual items are created. 1. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Incoming Payments. 2. Enter the following values: Field Name or Data Type Values Document Date Current Date Document Header Company Code Posting Date Currency Bank Data Account © Copyright . Reservados todos los derechos. 1000 Current Date Local Currency 113108 447 Capítulo 5: Compensación Field Name or Data Type Amount Open Item Selection Account Account Type Values 900 1000 D 3. Choose the Residual Items tab page and an open customer invoice for 1000 units (30units cash discount). 4. Double-click the Residual Items field. 5. Choose Document → Simulate. 6. Post the document. Códigos de causa Figura 140: Códigos de causa Puede usar códigos de causas para describir el motivo de la diferencia de pago. Para asignar más de un origen de diferencia a una diferencia de pago, seleccione Repartir diferencia. Los códigos de causas pueden asignarse a los siguientes elementos: ● ● ● Contabilizaciones de diferencias Pagos parciales Partidas restantes Los códigos de causas pueden utilizarse para analizar y tratar posteriormente las diferencias de pago. Los códigos de causas cuentan con las siguientes funciones opcionales adicionales: 448 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Análisis y contabilización de diferencias de pago Controlar el tipo de aviso de pago enviado a un deudor ● Control de la cuenta donde se contabiliza la partida restante ● Contabilización automática de una partida restante en una cuenta de mayor especificada ● Exclusión de partidas restantes litigiosas de verificaciones del límite de crédito ● The following explanation applies to individual columns that are displayed: ● ● ● ● ● CorrT Correspondence Type W Written off to a separate account D Disputed item, which does not increase the total receivables from a customer in Credit Management T Reason code text that is not transferred to the segment text of the residual item or the partial payment D Payment differences with the reason code that create outstanding receivables/residual items. However, the tolerance limit for differences in the payment advice note item is not exceeded You can define one joint G/L account for all reason codes. A Special G/L account can also be defined for each reason code (Select column A for reason codes). The correspondence type determines the payment notification sent to the customer. With SAP50 (cash discount difference), for example, the customer receives a payment notification. The print request is not automatically placed in the spool. The command to print is requested automatically, but executed with a special report. How to Define Reason Codes Show how to define reason codes in Customizing and trigger the related correspondence. 1. On the Customizing screen, choose Financial Accounting → Accounts Receivable and Accounts Payable → Business Transactions → Incoming Payments → Incoming Payments Global Settings → Overpayment/Underpayment → Define Reason Codes. 2. Enter the reason code. How to Define Accounts for Payment Differences Show how to define accounts for over and underpayments. © Copyright . Reservados todos los derechos. 449 Capítulo 5: Compensación 1. On the Customizing screen, choose Financial Accounting → Accounts Receivable and Accounts Payable → Business Transactions → Incoming Payments → Incoming Payments Global Settings → Overpayment/Underpayment → Define Accounts for Payment Differences → Chart of Accounts: INT. 2. Choose Rules to set an indicator for the reason code. 3. Click the Accounts pushbutton to assign a separate account. You can define a separate account for each reason code. 450 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 5 Ejercicio 30 339 Manejar diferencias de pagos Ejemplo empresarial Algunos de los deudores sólo efectúan pagos parciales de facturas pendientes. Estos pagos en defecto deben contabilizarse en la cuenta deudores. Registre un pago parcial, cree un código de causa para mercancía dañada y contabilice un pago recibido con un descuento por pronto pago y un código de causa. 1. Un deudor tiene problemas de flujo de caja y no puede pagar una factura en su totalidad. Como base del pago recibido, contabilice una factura de deudor de 100000 unidades en moneda local en la cuenta de deudor. Seleccione la opción "Calcular impuestos". Utilice el indicador de impuestos 10 (IVA repercutido (curso) 10%). Contabilice en la cuenta de ganancias 800200 y en el centro de beneficio PR01. El deudor (cuenta de compensación bancaria 1131008) le remite un pago recibido de 40.000 unidades en moneda local, correspondiente a la factura de 100000 unidades en moneda local que acaba de contabilizar. Contabilice el pago recibido como un pago parcial en la cuenta de deudor. Visualice las partidas individuales del deudor para revisar las contabilizaciones que ha realizado. 2. Los clientes reducen sus pagos debido a que las mercancías resultaron dañadas durante el transporte. Desea registrar estos importes. Decide crear un código de causa, "Mercancías dañadas durante transporte", Z##, para liquidar esta diferencia. 3. Su deudor le remite un pago de 250000 unidades en moneda local. Deberá contabilizar dicho pago para las partidas abiertas por un valor de 300000 unidades. Su cliente le pide una reducción del precio de la cantidad restante, puesto que las mercancías resultaron dañadas durante el transporte. Contabilice la diferencia como una partida restante utilizando el código de causa que ha creado, Z##. (Cuenta bancaria de compensación 113108). © Copyright . Reservados todos los derechos. 451 Capítulo 5 Solución 30 340 Manejar diferencias de pagos Ejemplo empresarial Algunos de los deudores sólo efectúan pagos parciales de facturas pendientes. Estos pagos en defecto deben contabilizarse en la cuenta deudores. Registre un pago parcial, cree un código de causa para mercancía dañada y contabilice un pago recibido con un descuento por pronto pago y un código de causa. 1. Un deudor tiene problemas de flujo de caja y no puede pagar una factura en su totalidad. Como base del pago recibido, contabilice una factura de deudor de 100000 unidades en moneda local en la cuenta de deudor. Seleccione la opción "Calcular impuestos". Utilice el indicador de impuestos 10 (IVA repercutido (curso) 10%). Contabilice en la cuenta de ganancias 800200 y en el centro de beneficio PR01. El deudor (cuenta de compensación bancaria 1131008) le remite un pago recibido de 40.000 unidades en moneda local, correspondiente a la factura de 100000 unidades en moneda local que acaba de contabilizar. Contabilice el pago recibido como un pago parcial en la cuenta de deudor. Visualice las partidas individuales del deudor para revisar las contabilizaciones que ha realizado. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Contabilización → Factura. b) Ingrese los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos Sociedad Deudor Fecha de factura Fecha de contabilización Importe Calcular impuesto Indicador de impuestos Posiciones Cuenta de mayor (cuenta de ingresos) Impte. en mon.doc. 452 Valor GR## Su deudor Fecha actual Fecha actual 100000 10 (IVA repercutido (curso) 10%) 800200 100000 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Análisis y contabilización de diferencias de pago Nombre de campo o tipo de datos Indicador de impuestos Centro de beneficio Valor 10 (IVA repercutido (curso) 10%) PR01 c) Seleccione Contabilizar. d) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Contabilización → Entrada de Pagos. Ingrese los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos Valores Fecha de documento Fecha actual Cabecera de documento Fecha de la empresa Fecha de contabilización Moneda Datos bancarios Cuenta (cuenta de mayor/cuenta de compensación bancaria): Importe Fecha valor Selección de partidas abiertas Cuenta GR## Fecha actual Moneda local 113108 40000 Fecha actual Su deudor e) Seleccione Tratar partidas abiertas. f) Seleccione la partida abierta para 100000 unidades. g) Seleccione la etiqueta Pago parcial. h) Haga doble clic sobre el importe del campo Importe de pago para actualizar el valor con el importe del pago parcial. i) Seleccione Contabilizar. j) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Cuenta → Visualizar/modificar partidas individuales. k) Ingrese los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos Cuenta de deudor Sociedad Selección de la partida individual © Copyright . Reservados todos los derechos. Valor Su deudor GR## 453 Capítulo 5: Compensación Nombre de campo o tipo de datos Partida abierta Abiertas en fecha clave Valor Seleccionar Fecha actual Resultado: El pago parcial y la factura asignada siguen siendo partidas abiertas. l) Haga doble clic en el pago parcial y visualice la referencia a factura en el campo Pago por. 2. Los clientes reducen sus pagos debido a que las mercancías resultaron dañadas durante el transporte. Desea registrar estos importes. Decide crear un código de causa, "Mercancías dañadas durante transporte", Z##, para liquidar esta diferencia. a) En la pantalla Customizing , seleccione Gestión financiera (nuevo) → Contabilidad de deudores y acreedores → Operaciones contables → Entrada de Pagos → Parametrizaciones básicas de pagos recibidos → Diferencia de pago → Definir orígenes de diferencia. b) Introduzca GR## como la sociedad. c) Seleccione Intro. d) Seleccione Tratar → Nuevas entradas. e) Ingrese los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos RCd Texto breve Texto explicativo Columna C (diferencias de pago compensadas mediante una cuenta mayor separada) Valores Z## Daño durante transporte Mercancías dañadas durante el transporte No fijar casilla de selección f) Grabe las entradas. 3. Su deudor le remite un pago de 250000 unidades en moneda local. Deberá contabilizar dicho pago para las partidas abiertas por un valor de 300000 unidades. Su cliente le pide una reducción del precio de la cantidad restante, puesto que las mercancías resultaron dañadas durante el transporte. Contabilice la diferencia como una partida restante utilizando el código de causa que ha creado, Z##. (Cuenta bancaria de compensación 113108). a) Visualice pagos recibidos con diferencias. En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Contabilización → Entrada de Pagos. b) Ingrese los siguientes valores: Nombre de campo o tipo de datos Valor Fecha de documento Fecha actual Cabecera de documento 454 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Análisis y contabilización de diferencias de pago Nombre de campo o tipo de datos Sociedad Fecha de contabilización Moneda Datos bancarios Cuenta Valor GR## Fecha actual Moneda local 113108 Importe 250000 Fecha valor Selección de partidas abiertas Cuenta Fecha actual Su deudor c) Seleccione Tratar partidas abiertas. d) Seleccione la partida abierta para 300000 unidades. e) Elimine el importe del descuento o registre 0%. Seleccione Continuar. f) Cree una partida restante: Seleccione la etiqueta Partidas restantes. g) Seleccione la etiqueta Partidas restantes. Registre el importe del pago mediante la inclusión de los siguientes valores o haciendo doble clic sobre el campo Partidas restantes.Seleccione Documento → Simular.La partida restante se cancela usando su código de causa Z##. Verifique el documento. Haga doble clic en una partida individual para visualizar o modificar los datos. h) Marque Contabilizar para registrar el documento. Registre el número de documento. Nota: Realizó las siguientes tareas: ● ● ● ● Crear un código de causa de liquidación. Contabilizar un pago recibido con una diferencia. Crear una partida restante. Asignar el código de causa de liquidación. © Copyright . Reservados todos los derechos. 455 Capítulo 5: Compensación RESUMEN DE LA LECCIÓN Ahora podrá: ● ● 456 Configurar grupos de tolerancia Procesar diferencias de pago © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 5 Lección 3 345 Manejo de diferencias del tipo de cambio RESUMEN DE LA LECCIÓN En esta lección se explica el modo en que se tratan las diferencias en tipos de cambio en SAP ERP. Ejemplo empresarial Su empresa tiene una importante cantidad de acreedores con sede en el extranjero. El departamento de contabilidad necesita saber cómo manejar el flujo de diferencias de tipo de cambio realizadas en contabilidad. Para ello, debe comprender cómo maneja SAP ERP las diferencias de tipo de cambio. OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: ● Configurar diferencias de tipo de cambio Diferencias del tipo de cambio Figura 141: Diferencias del tipo de cambio Al compensar partidas abiertas en una moneda extranjera, pueden existir diferencias de tipo de cambio. Esto ocurre debido a fluctuaciones en tipos de cambio. La aplicación SAP ERP automáticamente contabiliza estas diferencias de tipo de cambio a la cuenta gastos o de ingresos como ganancias o pérdidas realizadas. Define estas cuentas para contabilizar estas diferencias al configurar la aplicación SAP ERP. La aplicación SAP ERP almacena la diferencia realizada en la partida individual compensada. © Copyright . Reservados todos los derechos. 457 Capítulo 5: Compensación También se contabilizan diferencias de tipo de cambio cuando se valoran partidas abiertas en los balances contables. La ganancia o pérdida de tipo de cambio se contabiliza en una cuenta de gastos o ingresos separada para diferencias de tipo de cambio como una contrapartida. Al compensar una partida abierta ya valorada, la aplicación SAP ERP anula la cuenta de corrección del balance y luego contabiliza la diferencia de tipo de cuenta que queda en la cuenta para las diferencias de tipo de cambio realizadas. The exchange rate difference key is in the master record of the G/L account (company code segment, tab page Control). It is used for foreign currency valuation on closing. Determinación de cuentas Figura 142: Determinación de cuentas Debe asignar una cuenta de ingresos o gastos para todas las cuentas asociadas y todas las cuentas de mayor con operaciones de partidas abiertas en cualquier moneda extranjera. Debe asignar estas cuentas para pérdidas o ganancias realizadas. Puede asignar una cuenta de ganancias o pérdidas a las siguientes monedas y tipos de moneda: ● ● ● ● Todas las monedas y tipos de moneda Por moneda y tipo de moneda Por moneda Por tipo de moneda How to Post Exchange Rate Differences 458 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Manejo de diferencias del tipo de cambio 1. Enter a customer invoice in foreign currency. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Invoice. b) Enter the following data: Field Name or Data Type Company Code Customer Invoice Date Posting Date Amount Currency Calculate Tax Values 1000 1000 Current date Current date 1000 USD Tax Code A0 Exchange Rate /0.95000 Account 800200 Tab page Local Currency Item Amount in Doc. curr. * c) Choose Enter to confirm the message for changing the exchange rate. d) Post the document. 2. Enter the incoming payment and clear the open invoice. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Customers → Document Entry → Incoming Payments. b) Enter the following data: Field Name or Data Type Document Date Company Code Posting Date Currency Exchange Rate Bank Data Account Amount Open Item Selection © Copyright . Reservados todos los derechos. Values Current date + 7 days 1000 Current date + 7 days USD /0.99000 113108 970 459 Capítulo 5: Compensación Field Name or Data Type Account Account Type Values 1000 D c) Choose the Process Open Items pushbutton. d) Select and assign USD 1000 to the customer invoice. e) Choose Document → Simulate to see the “Exchange rate difference gains item” with USD 0. Choose the currency and change to the local currency to see the exchange rate difference. f) Post the document. Nota: The exchange rate difference is stored in the cleared line items under "Additional data". Expense and revenue accounts for exchange rate differences need to be defined for every G/L account for which exchange rate differences may occur. How to Assign Accounts for Realized Exchange Rate Differences Exchange rate differences are also posted when open items are evaluated for financial statements (for example, according to the lowest value principle). All open items in foreign currency are valuated as part of the foreign currency valuation as follows: The open items of an account in foreign currency form the basis of the valuation, that is, every open item of the account is valuated individually. ● The total difference from all the open items in an account is posted to a financial statement adjustment account. ● The exchange rate profit or loss from the valuation is posted to a separate expense or revenue account for exchange rate differences as an offsetting posting. ● 1. Show the location where you define accounts for realized exchange rate differences. a) On the Customizing screen, choose Financial Accounting (New) → Accounts Receivable and Accounts Payable Accounting → Business Transactions → Incoming Payments → Incoming Payments Global Settings → Define Accounts for Exchange Rate Differences → Chart of Accounts: INT. b) Define the accounts for exchange rate differences. ● 460 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Manejo de diferencias del tipo de cambio RESUMEN DE LA LECCIÓN Ahora podrá: ● Configurar diferencias de tipo de cambio © Copyright . Reservados todos los derechos. 461 Capítulo 5: Compensación 462 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 5 347 Evaluación de la formación 1. Un ejemplo de una partida abierta es una operación comercial incompleta, como una factura que no se ha pagado. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 2. Una operación de compensación siempre crea un documento de compensación. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 3. Es posible que la operación Compensación de cuenta se ejecute de forma manual o automática, utilizando el programa de compensación. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 4. Es posible archivar documentos que tienen partidas abiertas. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. 463 Capítulo 5: Evaluación de la formación 5. ¿Cuál de la siguiente información contienen las partidas compensadas? Seleccione las respuestas correctas. X X X X A Número de documento de compensación B Vencimiento C Fecha compensación D Información de archivo 6. ¿Para cuáles de los siguientes elementos puede un usuario compensar partidas abiertas con el programa de compensación automática? Seleccione las respuestas correctas. X X X X A Libro mayor B Moneda C Indicador de libro mayor especial D Cuentas de contabilidad auxiliar 7. Al llevar a cabo un proceso de pago manual, se sobrescribe el importe de descuento por pronto pago. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 8. El campo asignación puede ser una combinación de hasta seis campos con un máximo de 10 caracteres. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 9. Cuando anula operaciones de compensación, la aplicación SAP ERP elimina los datos de compensación de las partidas individuales. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X 464 Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 5: Evaluación de la formación 10. Identificar los tres tipos de tolerancias en finanzas. Seleccione las respuestas correctas. X X X X A Grupos de tolerancia de los empleados B Cuentas de tolerancia de la cuenta de mayor C Grupos de tolerancia de deudor/acreedor D Grupos de tolerancia de cuenta especial 11. Cuando la diferencia de pago es demasiado alta como para considerarse irrelevante, debe tratarla manualmente. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 12. Debe asignar una cuenta de ingresos o gastos para todas las cuentas asociadas y todas las cuentas de mayor con operaciones de partidas abiertas en moneda extranjera. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. 465 Capítulo 5 350 Respuestas a la Evaluación de la formación 1. Un ejemplo de una partida abierta es una operación comercial incompleta, como una factura que no se ha pagado. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 2. Una operación de compensación siempre crea un documento de compensación. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 3. Es posible que la operación Compensación de cuenta se ejecute de forma manual o automática, utilizando el programa de compensación. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 4. Es posible archivar documentos que tienen partidas abiertas. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X 466 Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 5: Respuestas a la Evaluación de la formación 5. ¿Cuál de la siguiente información contienen las partidas compensadas? Seleccione las respuestas correctas. X X X X A Número de documento de compensación B Vencimiento C Fecha compensación D Información de archivo 6. ¿Para cuáles de los siguientes elementos puede un usuario compensar partidas abiertas con el programa de compensación automática? Seleccione las respuestas correctas. X X X X A Libro mayor B Moneda C Indicador de libro mayor especial D Cuentas de contabilidad auxiliar 7. Al llevar a cabo un proceso de pago manual, se sobrescribe el importe de descuento por pronto pago. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 8. El campo asignación puede ser una combinación de hasta seis campos con un máximo de 10 caracteres. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 9. Cuando anula operaciones de compensación, la aplicación SAP ERP elimina los datos de compensación de las partidas individuales. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. 467 Capítulo 5: Respuestas a la Evaluación de la formación 10. Identificar los tres tipos de tolerancias en finanzas. Seleccione las respuestas correctas. X X X X A Grupos de tolerancia de los empleados B Cuentas de tolerancia de la cuenta de mayor C Grupos de tolerancia de deudor/acreedor D Grupos de tolerancia de cuenta especial 11. Cuando la diferencia de pago es demasiado alta como para considerarse irrelevante, debe tratarla manualmente. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 12. Debe asignar una cuenta de ingresos o gastos para todas las cuentas asociadas y todas las cuentas de mayor con operaciones de partidas abiertas en moneda extranjera. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X 468 Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. CAPÍTULO 6 Entrada preliminar Lección 1 Gestionar entrada preliminar de documentos (aspectos básicos) y retención de documentos Ejercicio 31: Retener e Introducir de forma preliminar documentos 470 479 Lección 2 Tratamiento de documentos preliminares Ejercicio 32: Procesar documentos preliminares 487 497 Lección 3 Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow Ejercicio 33: Indicar un documento financiero mediante entrada preliminar de documento y workflow 504 521 OBJETIVOS DEL CAPÍTULO ● ● ● Identificar las diferencias entre la entrada preliminar de documentos y la retención de documentos Crear, modificar, borrar y contabilizar documentos preliminares Comprender los aspectos básicos del workflow © Copyright . Reservados todos los derechos. 469 Capítulo 6 Lección 1 354 Gestionar entrada preliminar de documentos (aspectos básicos) y retención de documentos RESUMEN DE LA LECCIÓN En esta lección se explican las funciones de entrada preliminar de documentos y de retención de documentos. Ejemplo empresarial En la gestión financiera se introducen numerosos documentos (FI). Si se desconoce la información requerida para una contabilización concreta en el momento de efectuar su entrada, o en caso de que se requiera información adicional, no será necesario borrar los datos introducidos previamente para que puedan ser utilizados con posterioridad. El departamento está interesado en conocer los posibles procedimientos. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: ● ● Una buena comprensión de la función entrada preliminar de documentos Una comprensión de las diferencias entre la entrada preliminar de documentos y la retención de documentos OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: ● Identificar las diferencias entre la entrada preliminar de documentos y la retención de documentos Aspectos básicos de la entrada preliminar de documentos respecto a la retención de documentos Figura 143: Escenarios de introducción de documentos 470 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos (aspectos básicos) y retención de documentos Un empleado de gestión financiera actualmente registra documentos en la aplicación SAP ERP. Uno de los documentos que el empleado trata consta de 10 partidas individuales. El centro de coste para la partida nueve no se puede determinar en forma exclusiva desde los documentos. El empleado no puede grabar o contabilizar el documento porque está incompleto; es por ello que el empleado debe asignar la cuenta de mayor (CM) a un centro de coste. Si se interrumpe el procedimiento de contabilización, el empleado deberá volver a registrar los datos. Retención o Entrada preliminar como posibles soluciones Figura 144: Retención o Entrada preliminar como posibles soluciones La entrada de documentos puede interrumpirse por varias razones. El departamento del usuario busca una forma de grabar de manera provisional los datos registrados hasta el punto de interrupción, de manera que los usuarios puedan reanudar los datos desde ese mismo punto. La retención de documentos o la entrada preliminar de los mismos permiten a los usuarios conservar las entradas sin realizar una contabilización completa de FI. Retener documentos Figura 145: Un resumen de Retención de documentos © Copyright . Reservados todos los derechos. 471 Capítulo 6: Entrada preliminar La función Retener documento permite grabar en forma provisional los datos registrados, de manera tal que se puede continuar más tarde con la entrada de datos. Los documentos que retiene la aplicación SAP ERP no tienen que estar completos. Los saldos de las cuentas no se actualizan en los documentos de cabecera y los datos del documento de cabecera no están disponibles para las evaluaciones. La aplicación SAP ERP no asigna un número de documento a documentos de cabecera. Tras seleccionar la función Retener documento, se solicitará al usuario que ha realizado las entradas de datos que introduzca una denominación para el documento. El usuario puede acceder al documento más adelante utilizando esa denominación. Un usuario puede completar, contabilizar o borrar el documento de cabecera en una fecha posterior. Sin embargo, existe el riesgo de olvidar la existencia de documentos retenidos y dejar sin concluir la contabilización de los mismos. How to Enter, Complete, Delete, and Change Held Documents You are entering a document when an urgent call from your boss interrupts you before the transaction is complete, so you use the Hold Document function in the system before hurrying to the meeting. After returning to your desk, you complete the document and then post it. You have held another document. Due to new information, you want to delete this document instead of posting it. 1. Enter a customer invoice with the following data: Field Name or Data Type Customer Invoice date Posting Date Company Code Amount Currency Calculate tax Tax Code Text Value AC202-## Current date Current date AC## 1100 EUR Select 1O (10% course output tax) Hold 1 The process for holding a document is as follows: a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Invoice (FB70). b) On the Customer Invoice: Company Code AC## screen, enter the data provided. c) Choose the Hold pushbutton. 472 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos (aspectos básicos) y retención de documentos Nota: As an alternative to choosing the Hold pushbutton, choose Document → Hold. A dialog box prompts you to enter a value in the Temporary document number field. d) Enter the temporary document number as 1000##. e) Choose the Hold document pushbutton. f) Choose Enter. 2. Display the held document. Nota: There are two ways of displaying a held document from within the posting screen. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Invoice ( FB70). b) On the Enter Customer Invoice screen, choose Edit → Select Held Document. Nota: Alternatively, you can choose Templates → Held Documents. This option displays a complete list of held documents. c) In the Select Held Document dialog box, enter 1000## in the Held document field. d) Choose Continue. 3. Call the document from the posting transaction and complete the held document before posting it. a) In the items table, enter the following data: Field Name or Data Type G/L acct Amount in doc. curr. Value 800200 * b) Choose Document → Post to enter the document. The following message appears in the status bar: Document 18000000xx was posted in company code AC## 4. Enter a document and hold it. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Invoice (FB70). b) On the Enter Customer Invoice screen, enter the following data: © Copyright . Reservados todos los derechos. 473 Capítulo 6: Entrada preliminar Field Name or Data Type Customer Invoice date Posting Date Company Code Amount Value AC202-## Current date Current date AC## 1100 Currency Calculate tax Tax Code EUR Select 1O (10% course output tax) Text Hold 2 c) Choose the Hold pushbutton. Nota: As an alternative to choosing the hold button, you can choose Document → Hold. d) In the Hold Document dialog box, enter 2000## in the Temporary document number field. e) Choose the Hold Document pushbutton. Nota: As an alternative to choosing the Hold Document pushbutton, choose Enter. 5. Call the held document again and delete it. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Invoice (FB70). b) On the Enter Customer Invoice screen, choose the Tree on pushbutton. c) Expand the Held Documents folder and double-click your held document number. d) Choose Edit → Delete Held Document. e) In the Delete Held Document dialog box, enter the name or number of the held document. Nota: Press F4 for help. f) Choose Continue. 474 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos (aspectos básicos) y retención de documentos g) Choose the Refresh tree pushbutton. After the refresh, the deleted document is no longer displayed under Held Documents. h) Choose Document → Exit. Entrada preliminar Figura 146: Un resumen de Entrada preliminar La entrada preliminar de documentos permite registrar documentos incompletos en la aplicación SAP ERP. Con la entrada preliminar de documentos, no debe ejecutar verificaciones de entrada extensivas en documentos incompletos. Al introducir documentos de forma preliminar, la aplicación SAP ERP asigna un número de documento utilizando la clase de documento del mismo modo que en el caso de las contabilizaciones normales de FI. Debe transferir el número de documento en caso de que este haya sido asignado externamente. Some companies use the terms parking and holding documents synonymously. Nonetheless, these terms refer to two different functions in the SAP ERP application. Be sure to mention this during the course to avoid potential confusion. Los documentos preliminares se pueden completar, verificar y contabilizar posteriormente. En la entrada preliminar de documentos no es posible actualizar datos tales como, por ejemplo, cifras de movimientos. Los datos de los documentos preliminares estarán disponibles en el sistema para realizar evaluaciones en tiempo real. De este modo, los importes procedentes de documentos preliminares pueden utilizarse, por ejemplo, en la declaración de IVA. Data can be parked for accounts receivable, accounts payable, general ledger accounts, and assets. However, you can only enter receipts for assets. Postings for down payments cannot be parked. La función Entrada preliminar se encuentra disponible para las contabilizaciones convencionales y la nueva pantalla de contabilización. You cannot update data such as transaction figures when parking documents. The only exception to this is cash management. © Copyright . Reservados todos los derechos. 475 Capítulo 6: Entrada preliminar The tax amounts calculated based on the parked document can be used to assert claims with regard to tax in due time at the tax authorities. On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Reporting → Tax Reports → General → Input Tax from Parked Documents. Funciones adicionales de la Entrada preliminar Figura 147: Funciones adicionales de la Entrada preliminar Los documentos preliminares pueden completarse, modificarse, contabilizarse o borrarse con posterioridad. Los documentos preliminares se deben completar para convertirlos en contabilizaciones de FI correctas. Debe borrar los documentos preliminares que ya no se requieran. La función de entrada preliminar de documentos no brinda sustituciones. Si necesita utilizar sustituciones con documentos de registro preliminar, primero debe convertirlos en documentos contables. Las funciones de entrada preliminar de documentos son más eficaces que las propias de retención de documentos. Muchas empresas utilizan la entrada preliminar de documentos para implementar el principio de verificación doble. Las autorizaciones le permiten formar áreas de responsabilidad. How to Park, Display, Complete, and Post Parked Documents Park a customer invoice on customer account AC202-## in company code AC##. 1. Enter a customer invoice. Use the document parking transaction, FV70 ( Accounts Receivable → Document Entry → Document Parking → Park/Edit Invoice). Field Name or Data Type Customer Invoice date 476 Value AC202-## Current date © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos (aspectos básicos) y retención de documentos Field Name or Data Type Value Company Code AC## Posting Date Amount Current date 1100 Currency EUR Calculate tax Select Tax Code 1O (10% course output tax) Text Document parking 1 You are interrupted and decide to park the document. Write down the document number of the parked document. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Document Parking → Park/ Edit Invoice (FV70). b) On the Park Customer Invoice screen, choose the Tree off pushbutton. c) On the Park Customer Invoice screen, enter the data provided. d) Choose Document → Park to park the document. You will see a message in the status bar: Document 18000000xy AC## was parked Note the document number. Consejo: You can also go directly to the document display by choosing Document → Display. This displays the parked document (Title bar: Display parked customer invoice 18000000xy AC## 20XX). 2. Display the parked document (this time not directly on the entry screen). a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document → Parked Documents → Display (FBV3). b) On the Display Parked Document: Initial Screen, enter the following data: Field Name or Data Type Company Code Doc. Number Fiscal Year © Copyright . Reservados todos los derechos. Value AC## 18000000xx 20xx 477 Capítulo 6: Entrada preliminar Nota: Alternatively, you can go to the document list and look for the document. c) Choose Enter. This displays the overview for the parked document. 3. Complete the parked document before posting it. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Documents → Parked Documents → Post/ Delete: Single Screen Transaction. b) On the Park Customer Invoice screen, choose the Tree on pushbutton. c) Expand the Parked documents folder and double-click your parked document. d) Complete your document with the following data: Field Name or Data Type G/L acct Amount in doc. curr. Value 800200 * e) Choose Document → Post. This displays the following message in the status bar: Document 18000000xx was posted in company code AC## 478 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 6 Ejercicio 31 359 Retener e Introducir de forma preliminar documentos Ejemplo empresarial Los empleados podrían ser interrumpidos durante el proceso de contabilización de documentos, dejándolos incompletos y, por ello, imposibilitados de ser contabilizados. Para evitar la pérdida de los datos introducidos, estos pueden grabarse sin ser contabilizados mediante las funciones Retener documento o Entrada preliminar de documento. Con posterioridad se puede realizar la entrada o la contabilización completa. Retener e Introducir de forma preliminar documentos Está registrando un documento cuando una llamada urgente de su superior lo interrumpe, antes de poder finalizar la operación, de manera que usa la función Retener documento en el sistema para grabar los datos introducidos antes de apresurarse para asistir a la reunión. Al regresar a su puesto de trabajo, podrá completar el documento y contabilizarlo. 1. Introduzca una factura de deudor con los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Deudor Fecha de factura Fecha de contabilización Sociedad Valor AC202-## Fecha actual Fecha actual AC## Importe 1100 Moneda Calcular impuesto Indicador de impuestos Texto EUR Seleccionar 1O (IVA repercutido en curso 10%) Retención 1 El proceso de retención de un documento se realiza de la siguiente forma: 2. Visualice el documento retenido. Nota: Existen dos maneras de visualizar un documento retenido en la pantalla de contabilización. 3. Llame el documento de la operación de contabilización y complete el documento retenido antes de contabilizarlo. © Copyright . Reservados todos los derechos. 479 Capítulo 6: Entrada preliminar Ha retenido otro documento. A raíz de nueva información recibida, desea borrar el documento en lugar de contabilizarlo. 1. Registre un documento y reténgalo tal y como se describe en la tarea anterior. 2. Acceda nuevamente al documento retenido y bórrelo. Registre previamente una factura de deudor en la cuenta de deudor AC202-## en la sociedad AC##. 1. Registre una factura de deudor. Utilice la operación de entrada preliminar, FV70 ( Deudores → Contabilización → Entrada preliminar → Tratar o registrar de forma preliminar la factura). Nombre de campo o tipo de datos Deudor Fecha de factura Fecha de contabilización Sociedad Importe Moneda Calcular impuesto Indicador de impuestos Texto Valor AC202-## Fecha actual Fecha actual AC## 1100 EUR Seleccionar 1O (IVA repercutido en curso 10%) Entrada preliminar de documento 1 El proceso de registración preliminar de un documento se realiza de la siguiente forma: Anote el número de documento del documento preliminar. 2. Visualice el documento preliminar (pero esta vez no directamente en la imagen de entrada). 3. Complete el documento preliminar antes de contabilizarlo. 480 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 6 Solución 31 361 Retener e Introducir de forma preliminar documentos Ejemplo empresarial Los empleados podrían ser interrumpidos durante el proceso de contabilización de documentos, dejándolos incompletos y, por ello, imposibilitados de ser contabilizados. Para evitar la pérdida de los datos introducidos, estos pueden grabarse sin ser contabilizados mediante las funciones Retener documento o Entrada preliminar de documento. Con posterioridad se puede realizar la entrada o la contabilización completa. Retener e Introducir de forma preliminar documentos Está registrando un documento cuando una llamada urgente de su superior lo interrumpe, antes de poder finalizar la operación, de manera que usa la función Retener documento en el sistema para grabar los datos introducidos antes de apresurarse para asistir a la reunión. Al regresar a su puesto de trabajo, podrá completar el documento y contabilizarlo. 1. Introduzca una factura de deudor con los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Deudor Fecha de factura Fecha de contabilización Sociedad Importe Moneda Calcular impuesto Indicador de impuestos Texto Valor AC202-## Fecha actual Fecha actual AC## 1100 EUR Seleccionar 1O (IVA repercutido en curso 10%) Retención 1 El proceso de retención de un documento se realiza de la siguiente forma: a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Contabilización → Factura (FB70). b) En la pantalla Indicar factura de deudor, indique los datos proporcionados: c) Seleccione el pulsador Retener. © Copyright . Reservados todos los derechos. 481 Capítulo 6: Entrada preliminar Nota: Alternativamente, seleccione Documento → Retener. Una ventana de diálogo le solicita indicar un valor en el campo Número temporal del documento. d) Indique el número temporal del documento como 1000##. e) Seleccione el pulsador Retener documento. f) Seleccione Intro. 2. Visualice el documento retenido. Nota: Existen dos maneras de visualizar un documento retenido en la pantalla de contabilización. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Contabilización → Factura (FB70). b) En la pantalla Registrar factura de deudor, seleccione Tratar → Seleccionar documento retenido. Nota: Alternativamente, también puede seleccionar Modelos → Documentos retenidos. Esta opción muestra una lista completa de documentos retenidos. c) En la ventana de diálogo Seleccionar documento retenido indique 1000## en el campo Documento retenido. d) Seleccione Continuar. 3. Llame el documento de la operación de contabilización y complete el documento retenido antes de contabilizarlo. a) En la tabla de partidas, indique los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos Cta.de LM Impte. en mon.doc. Valor 800200 * b) Seleccione Documento → Contabilizar para introducir el documento. El siguiente mensaje aparece en la barra de status: El documento 18000000xx se contabilizó en la sociedad AC## Ha retenido otro documento. A raíz de nueva información recibida, desea borrar el documento en lugar de contabilizarlo. 482 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos (aspectos básicos) y retención de documentos 1. Registre un documento y reténgalo tal y como se describe en la tarea anterior. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Contabilización → Factura (FB70). b) En la pantalla Indicar factura de deudor, indique los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos Deudor Fecha de factura Fecha de contabilización Sociedad Valor AC202-## Fecha actual Fecha actual AC## Importe 1100 Moneda Calcular impuesto Indicador de impuestos Texto EUR Seleccionar 1O (IVA repercutido en curso 10%) Retención 2 c) Seleccione el pulsador Retener. Nota: Alternativamente, puede seleccionar Documento → Retener. d) En la ventana de diálogo Seleccionar documento retenido indique 907,18kg# en el campo Documento retenido. e) Seleccione el pulsador Retener documento. Nota: Alternativamente, seleccione Intro. 2. Acceda nuevamente al documento retenido y bórrelo. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Contabilización → Factura (FB70). b) En la pantalla Registrar factura de deudor, seleccione el pulsador Activar árbol. c) Expanda la carpeta Documentos retenidos y haga doble clic en su número de documento retenido. d) Seleccione Tratar → Borrar documento retenido. e) En la ventana de diálogo Borrar documento retenido, indique el nombre o número del documento retenido. © Copyright . Reservados todos los derechos. 483 Capítulo 6: Entrada preliminar Nota: Alternativamente, presione F4 para ayuda. f) Seleccione Continuar. g) Seleccione el pulsador Actualizar. Después de actualizar, el documento borrado ya no se visualiza en Documentos retenidos. h) Seleccione Documento → Salir. Registre previamente una factura de deudor en la cuenta de deudor AC202-## en la sociedad AC##. 1. Registre una factura de deudor. Utilice la operación de entrada preliminar, FV70 ( Deudores → Contabilización → Entrada preliminar → Tratar o registrar de forma preliminar la factura). Nombre de campo o tipo de datos Deudor Fecha de factura Fecha de contabilización Sociedad Importe Moneda Calcular impuesto Indicador de impuestos Texto Valor AC202-## Fecha actual Fecha actual AC## 1100 EUR Seleccionar 1O (IVA repercutido en curso 10%) Entrada preliminar de documento 1 El proceso de registración preliminar de un documento se realiza de la siguiente forma: Anote el número de documento del documento preliminar. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Contabilización → Entrada preliminar → Tratar o registrar de forma preliminar la factura (FV60). b) En la pantalla Registrar de forma preliminar factura de deudor, seleccione el pulsador Desactivar árbol. c) En la pantalla Registrar de forma preliminar factura de deudor, indique los datos proporcionados: d) Seleccione Documento → Registrar de forma preliminar para registrar de forma preliminar el documento. Verá un mensaje en la barra de status: El documento 18000000xy AC## se registró de forma preliminar Registre el número de documento. 484 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos (aspectos básicos) y retención de documentos Consejo: También es posible acceder directamente a la visualización del documento seleccionando Documento → Visualización. Allí se visualiza el documento preliminar (Barra de título: Visualizar factura preliminar de deudor 18000000xy AC## 20XX). 2. Visualice el documento preliminar (pero esta vez no directamente en la imagen de entrada). a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Documento → Documentos preliminares → Visualizar(FBV3). b) En Visualizar documento preliminar: Pantalla inicial, indique los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos Sociedad Núm. doc. Ejercicio Valor AC## 18000000xx 20xx Nota: Alternativamente es posible acceder directamente a la lista del documento y buscarlo. c) Seleccione Intro. Esto visualiza el resumen del documento preliminar. 3. Complete el documento preliminar antes de contabilizarlo. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Documentos → Documentos preliminares → Contabilizar/ Borrar: Transacción de imagen individual. b) En la pantalla Registrar de forma preliminar factura de deudor, seleccione el pulsador Activar árbol. c) Expanda la carpeta Documentos preliminares y haga doble clic en su documento preliminar. d) Complete el documento con los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Cta.de LM Impte.en mon.doc. Valor 800200 * e) Seleccione Documento → Contabilizar. Esto visualiza el siguiente mensaje en la barra de status: El documento 18000000xx se contabilizó en la sociedad AC## © Copyright . Reservados todos los derechos. 485 Capítulo 6: Entrada preliminar RESUMEN DE LA LECCIÓN Ahora podrá: ● 486 Identificar las diferencias entre la entrada preliminar de documentos y la retención de documentos © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 6 Lección 2 367 Tratamiento de documentos preliminares RESUMEN DE LA LECCIÓN En esta lección se explica el modo en que se procesan los documentos preliminares. Ejemplo empresarial El departamento del usuario se interesa en la función entrada preliminar de documentos y necesita información detallada sobre los documentos registrados en forma preliminar. Debe conocer los datos de los documentos preliminares que se pueden cargar y de los que se pueden borrar. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: ● Una buena comprensión de cómo tratar, borrar y contabilizar documentos preliminares Describe the document parking function in detail to the participants. OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: ● Crear, modificar, borrar y contabilizar documentos preliminares Procesos posteriores de documentos preliminares Figura 148: Tratamiento posterior de documentos preliminares Se puede usar el documento preliminar para indicar y almacenar los documentos incompletos en la aplicación SAP ERP sin verificaciones de entrada integrales. El documento preliminar se puede usar de distintas formas. © Copyright . Reservados todos los derechos. 487 Capítulo 6: Entrada preliminar Puede ejecutar una verificación de integridad opcional durante la entrada preliminar del documento. Por ejemplo, se puede verificar si el saldo del documento es cero y si se han rellenado todos los campos de entrada obligatorios (como clave de contabilización y número de cuenta). Puede utilizar los modelos de imputación para registrar documentos de forma preliminar, pero no los documentos de referencia. Se pueden registrar operaciones multisociedad. Se crea únicamente un documento preliminar en la sociedad inicial para operaciones multisociedad. Se crean dos documentos con un número multiaplicación cuando se contabiliza el documento. Cuando grabe un documento preliminar, no se actualizan las cifras de movimientos, los valores de activos fijos, ni tampoco los totales de control. Además, no se crean contabilizaciones automáticas y no se verifica el saldo. Sin embargo, la aplicación SAP ERP visualiza el saldo en el resumen de documento de los documentos preliminares. Usos de la entrada preliminar Las siguientes son las áreas de uso de un documento preliminar: ● ● ● Almacenamiento temporal de los valores de entrada durante la entrada preliminar de documentos Visualización de modelos en varios niveles durante la entrada preliminar de documentos (por ejemplo, principio de verificación doble y procedimientos de autorización) Asignación de tareas utilizando pools de trabajo (simplificación o aceleración de workflows) Métodos de utilización de la entrada preliminar de documentos: ● ● ● Cuentas de deudor (facturas y abonos) Cuentas de acreedor (facturas y abonos) Cuentas de mayor (contabilizaciones de cuenta de mayor) Se pueden introducir documentos de forma preliminar en relación con cuentas de deudor, acreedor y de mayor. Los documentos preliminares en la aplicación SAP ERP generalmente requieren un tratamiento posterior. Si bien existen distintas formas de procesar documentos preliminares, el procedimiento más habitual es tratarlos y luego contabilizarlos, si fuera necesario. Se pueden borrar los documentos preliminares solo en casos excepcionales. Los documentos preliminares se pueden visualizar en forma individual mediante una selección de lista o mediante la función de visualización de partida individual. 488 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Tratamiento de documentos preliminares Tratar documentos preliminares Figura 149: Tratar documentos preliminares Los documentos preliminares pueden ser tratados. También se pueden editar campos e importes a nivel de cabecera y de partida. Las normas de modificación de documentos almacenados para los documentos contabilizados en la aplicación SAP ERP no se aplican a los documentos preliminares. Se pueden realizar modificaciones en los documentos preliminares todas las veces que sean necesarias, y es posible realizar múltiples modificaciones en los documentos. Por ejemplo, puede modificar la información de fecha, los importes, las cuentas y los objetos de imputación. Sin embargo, no se pueden modificar la moneda, la clase y el número de documento o la sociedad en los documentos preliminares. Puede realizar modificaciones a documentos y a partidas, o utilizar listas de documentos o listas de partidas individuales para modificar varios documentos. Las modificaciones efectuadas en documentos preliminares pueden visualizarse antes o después de su contabilización. © Copyright . Reservados todos los derechos. 489 Capítulo 6: Entrada preliminar Contabilizar documentos preliminares Figura 150: Contabilizar documentos preliminares Es posible contabilizar documentos preliminares como operaciones estándares de forma individual o utilizando una lista de selección. Si se contabilizan varios documentos preliminares mediante una lista de selección, posteriormente la aplicación SAP ERP emite una lista indicando qué documentos se contabilizaron exitosamente. Los documentos preliminares que no pudieron contabilizarse debido a la ausencia de información, como las imputaciones de costes, podrán tratarse posteriormente en la lista. También es posible crear un juego de datos batch input para contabilizar los documentos preliminares. Conversión del documento preliminar a documento propiamente dicho Las siguientes acciones se realizan cuando el documento preliminar se convierte en un documento propiamente dicho: ● ● ● ● ● ● Se realizan las verificaciones habituales de contabilización de documentos. Se crea un documento FI completo y normal. Se documenta el historial, como por ejemplo las modificaciones efectuadas en documentos preliminares. Se respeta el número de documento. Se actualizan las cifras de movimientos. El documento preliminar se borra tras crear un documento contable normal. Al contabilizar un documento preliminar, se borran los datos correspondientes a ese documento, se introduce un documento en la base de datos de documentos y se actualizan los datos correspondientes (cifras de movimientos). El número de documento del documento preliminar pasa a ser el número del documento contabilizado. En la cabecera del documento de FI queda registrado el nombre de la persona que realizó las entradas. 490 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Tratamiento de documentos preliminares Figura I-2: Posting Date of Parked Document – Posting FI Documents You need to pay particular attention to the posting date when parking documents in the past. It is possible to change the posting date of parked documents within the Enjoy posting mask. This was not the case for conventional postings. With conventional postings, a question soon arose : How to post a parked document with a posting period that is closed for posting. Preassignments can be defined in Customizing for this purpose. You were able to determine whether the posting date, for example, would be overwritten by the system date. This is no longer necessary, since the posting date of parked documents can also be changed in conventional postings. Delete Parked Documents Figura I-3: Delete Parked Documents You can delete parked documents that you do not want to post in the SAP ERP application. Note that it is not possible to reuse the document number of the deleted document in such cases. The document has a Z status that is the document was deleted. © Copyright . Reservados todos los derechos. 491 Capítulo 6: Entrada preliminar Documentos preliminares y gestión de informes Figura 151: Documentos preliminares y gestión de informes La entrada preliminar de documentos está enlazada a las funciones de gestión de informes y de visualización de cuentas de FI. Existen múltiples informes con capacidad para evaluar documentos preliminares. Los documentos preliminares pueden incluirse en el diario de documentos y se pueden ver en la visualización de partidas individuales. La siguiente tabla enumera las diferencias entre documentos preliminares y documentos contabilizados apropiadamente: Actualizar cifras de movimientos Borrado de documento posible Contabilizar documento o documento contabilizado Introducir documento o documento preliminar No (alternativa - anulación) Sí Sí Modificaciones posibles en documentos contabilizados o preliminares: Importes, números de No cuenta, objeto de imputación, datos de fecha De acuerdo con las normas de modificación de documento, teniendo en cuenta GAAP Sí No Sí No es relevante How to Create, Change, Delete, and Post Parked Documents Make changes to a parked document and post the document. Display the document changes. Park a document and then delete the parked document. 492 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Tratamiento de documentos preliminares 1. Park a customer invoice with any data. Nota: Make sure you use the document parking transaction, FV70 ( Accounts Receivable → Document Entry → Document Parking → Park/Edit Invoice). a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Document Parking → Park/ Edit Invoice (FV70). b) On the Park Customer Invoice screen, enter the following data: Field Name or Data Type Customer Invoice date Posting Date Company Code Amount Value AC202-## Current date Current date AC## 1100 Currency Calculate tax Tax Code EUR Select 1O (10% course output tax) G/L acct Amount in doc. curr. 800200 * c) Choose Document → Park to enter the document. Nota: Alternatively, you can choose Save parked document. The status bar displays the following message: Document 18000000xy AC## was parked Note the document number. 2. Change the document that you just parked. The posting date should be the current date plus 1. Enter the word Change in the text of the customer item. Save your document again in parked status. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document → Parked Documents → Change (FBV2). b) On the Change Parked Document: Initial Screen, enter the following data: Field Name or Data Type Company Code © Copyright . Reservados todos los derechos. Value AC## 493 Capítulo 6: Entrada preliminar Field Name or Data Type Value Fiscal Year Current year Doc. Number Document number created c) Choose Enter. d) On the Edit Parked Customer Invoice screen, enter the following values: Field Name or Data Type Value Text Change Posting Date Current date + 1 e) Choose Save parked document. Nota: Alternatively, you can choose Document → Park. The status bar displays the following message: Preliminary posted document 18000000xx AC## was changed 3. Display the changes to your parked document. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document → Parked Documents → Display Changes (FBV5). b) On the Parked Document Changes: Initial Screen, enter the following data: Field Name or Data Type Company Code Document number Fiscal Year Value AC## 18000000xx Current year c) Choose Enter. d) On the Parked Document: Changed Fields screen, you can view the changes made to the parked document. 4. Display a list of all changes made to parked documents in company codes AC00 to AC20. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → General Ledger → Information System → General Ledger Reports (New) → Document → General → Display of Changed Documents. b) On the Display of Changed Documents screen, select Parked Documents. c) Under General selections, enter the following data: Field Name or Data Type Company Code 494 Value AC00 to AC20 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Tratamiento de documentos preliminares Field Name or Data Type Changed on Value Current date d) Under Further selections, enter the following data: Field Name or Data Type Value Line Item Data Select Document Header Data Select e) Execute the report. This displays the changes. 5. Park a document (customer invoice) in your company code with any values. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document Entry → Document Parking → Park/ Edit Invoice. b) On the Park Customer Invoice screen, enter the following data: Field Name or Data Type Customer Invoice date Posting Date Amount Currency Calculate tax Tax Code Text G/L account Amount in doc. curr. Value AC202-## Current date Current date 1100 EUR Select 10 (10% course output tax) Optional 800200 * c) Choose Document → Park. d) Choose Document → Exit. 6. Park a document (customer invoice) in your company code with any data and then delete this parked document. a) Refer to the previous task to park a document. b) After parking a document, on the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document → Parked Documents → Post/Delete Single Screen Transaction (FV70). c) On the Park Customer Invoice screen, choose the Tree on pushbutton. d) Expand the Parked documents folder. e) Double-click the desired document to select it from the templates. © Copyright . Reservados todos los derechos. 495 Capítulo 6: Entrada preliminar f) Choose Document → Delete parked document. g) Confirm the message by choosing Yes. The status bar displays the following message: Parked document 18000000xx AC## 20xx deleted 7. Display a deleted document after being parked. The user department wants to know whether deleting a parked document results in a gap in the document number range. Show that this is not the case. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Receivable → Document → Parked Documents → Display (FBV3). b) On the Display Parked Document: Initial Screen, enter the document number of the deleted document. c) Choose Enter. d) In the Document Header dialog box, notice the usual information. The Doc.status field is set to Z, and the text is Parked document that was deleted. The document does not contain any line items. 496 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 6 Ejercicio 32 373 Procesar documentos preliminares Ejemplo empresarial El tratamiento posterior de documentos preliminares puede efectuarse en varios pasos. En algunos casos, varios usuarios son responsables del tratamiento posterior. Se debe asegurar que los documentos preliminares se procesen adecuadamente. Realice modificaciones en un documento preliminar. Contabilice el documento. Visualice las modificaciones del documento. 1. Introduzca de forma preliminar una factura de deudor con cualquier dato. Nota: Se debe usar la operación entrada preliminar, FV70 ( Deudores → Contabilización → Entrada preliminar → Tratar o registrar de forma preliminar la factura). 2. Modifique el documento que acaba de registrar de forma preliminar. La fecha de contabilización debe ser la fecha actual + 1. Introduzca la palabra Modificar en el texto de la partida de deudor. Vuelva a grabar el documento de nuevo con el status preliminar. 3. Se visualizarán las modificaciones efectuadas en el documento preliminar. 4. Visualice una lista de todas las modificaciones efectuadas en documentos preliminares en las sociedades AC00 a AC20. 5. Registre un documento de forma preliminar (factura de deudor) en su sociedad con cualquier valor. Registre en forma preliminar un documento y después borre el documento preliminar. 1. Registre de forma preliminar un documento (factura de deudor) de su sociedad con cualquier dato y después borre este documento preliminar. 2. Visualice un documento borrado tras haber sido registrado de forma preliminar. El departamento técnico desea saber si al borrar un documento preliminar se produce una discontinuidad en el rango de números del documento. Demuestre lo contrario. © Copyright . Reservados todos los derechos. 497 Capítulo 6 Solución 32 374 Procesar documentos preliminares Ejemplo empresarial El tratamiento posterior de documentos preliminares puede efectuarse en varios pasos. En algunos casos, varios usuarios son responsables del tratamiento posterior. Se debe asegurar que los documentos preliminares se procesen adecuadamente. Realice modificaciones en un documento preliminar. Contabilice el documento. Visualice las modificaciones del documento. 1. Introduzca de forma preliminar una factura de deudor con cualquier dato. Nota: Se debe usar la operación entrada preliminar, FV70 ( Deudores → Contabilización → Entrada preliminar → Tratar o registrar de forma preliminar la factura). a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Contabilización → Entrada preliminar → Tratar o registrar de forma preliminar la factura (FV60). b) En la pantalla Registrar de forma preliminar factura de deudor, indique los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos Valor Deudor AC202-## Fecha de contabilización Fecha actual Fecha de factura Sociedad Importe Moneda Calcular impuesto Indicador de impuestos Cta.de LM Impte. en mon.doc. Fecha actual AC## 1100 EUR Seleccionar 1O (IVA repercutido en curso 10%) 800200 * c) Seleccione Documento → Registrar de forma preliminar para introducir el documento. 498 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Tratamiento de documentos preliminares Nota: Alternativamente, puede seleccionar Grabar documento preliminar. La barra de status visualiza el siguiente mensaje: El documento 18000000xy AC## se registró de forma preliminar Registre el número de documento. 2. Modifique el documento que acaba de registrar de forma preliminar. La fecha de contabilización debe ser la fecha actual + 1. Introduzca la palabra Modificar en el texto de la partida de deudor. Vuelva a grabar el documento de nuevo con el status preliminar. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Documento → Documentos preliminares → Modificar(FBV2). b) En Modificar documento preliminar: Pantalla inicial, indique los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos Sociedad Núm. doc. Ejercicio Valor AC## Número de documento creado Año en curso c) Seleccione Intro. d) En la pantalla Tratar factura de deudor registrada de forma preliminar, indique los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos Valor Texto Modificar Fecha de contabilización Fecha actual + 1 e) Seleccione Grabar documento preliminar. Nota: Alternativamente, puede seleccionar Documento → Registrar de forma preliminar. La barra de status visualiza el siguiente mensaje: Se modificó el documento contabilizado de forma preliminar 18000000xx AC##. 3. Se visualizarán las modificaciones efectuadas en el documento preliminar. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Documento → Documentos preliminares → Visualizar modificaciones(FBV5). b) En Modificaciones de documento preliminar: Pantalla inicial, indique los datos siguientes: © Copyright . Reservados todos los derechos. 499 Capítulo 6: Entrada preliminar Nombre de campo o tipo de datos Sociedad Número de documento Ejercicio Valor AC## 18000000xx Año en curso c) Seleccione Intro. d) En la pantalla Documento preliminar: Campos de modificaciones se pueden visualizar las modificaciones realizadas en el documento preliminar. 4. Visualice una lista de todas las modificaciones efectuadas en documentos preliminares en las sociedades AC00 a AC20. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Libro mayor → Sistema de información → Informes de libro mayor (Nuevo) → Documento → General → Visualización de documentos modificados. b) En la pantalla Visualización de documentos modificados seleccione Documentos preliminares. c) En Delimitaciones generales, indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Sociedad Modificado el Valor AC00 a AC20 Fecha actual d) En Delimitaciones adicionales, indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Datos de cabecera del documento Datos de partida individual Valor Seleccionar Seleccionar e) Ejecute el informe. Con ello se visualizan las modificaciones. 5. Registre un documento de forma preliminar (factura de deudor) en su sociedad con cualquier valor. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Contabilización → Entrada preliminar → Tratar o registrar de forma preliminar la factura (FV60). b) En la pantalla Registrar de forma preliminar factura de deudor, indique los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos Deudor AC202-## Fecha de contabilización Fecha actual Fecha de factura Importe 500 Valor Fecha actual 1100 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Tratamiento de documentos preliminares Nombre de campo o tipo de datos Moneda Calcular impuesto Indicador de impuestos Texto Cuenta de mayor Impte.en mon.doc. Valor EUR Seleccionar 10 (IVA repercutido en curso 10%) Opcional 800200 * c) Seleccione Documento → Registrar de forma preliminar. d) Seleccione Documento → Salir. Registre en forma preliminar un documento y después borre el documento preliminar. 1. Registre de forma preliminar un documento (factura de deudor) de su sociedad con cualquier dato y después borre este documento preliminar. a) Para registrar el documento de forma preliminar consulte la tarea previa. b) Después de registrar de forma preliminar un documento, en la pantalla SAP Easy Access seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Documento → Documentos preliminares → Contabilizar/ Borrar transacción de imagen individual (FV70). c) En la pantalla Registrar de forma preliminar factura de deudor, seleccione el pulsador Activar árbol. d) Expanda la carpeta Documentos preliminares. e) Haga doble clic en el documento que desea para seleccionarlo entre los modelos. f) Seleccione Documento → Borrar documento preliminar. g) Confirme el mensaje seleccionando Sí. La barra de status visualiza el siguiente mensaje: El documento preliminar 18000000xx AC## 20xx se borró. 2. Visualice un documento borrado tras haber sido registrado de forma preliminar. El departamento técnico desea saber si al borrar un documento preliminar se produce una discontinuidad en el rango de números del documento. Demuestre lo contrario. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Deudores → Documento → Documentos preliminares → Visualizar(FBV3). b) En Visualizar documento preliminar: Pantalla inicial, indique el número de documento del documento borrado. c) Seleccione Intro. © Copyright . Reservados todos los derechos. 501 Capítulo 6: Entrada preliminar d) En la ventana de diálogo Cabecera de documento, notifique la información usual. El campo Status de doc. está establecido con el valor Z, y el texto es Documento preliminar ya borrado. El documento no contiene ninguna posición. 502 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Tratamiento de documentos preliminares RESUMEN DE LA LECCIÓN Ahora podrá: ● Crear, modificar, borrar y contabilizar documentos preliminares © Copyright . Reservados todos los derechos. 503 Capítulo 6 Lección 3 380 Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow RESUMEN DE LA LECCIÓN En esta lección se explican las opciones de workflow para los documentos de registro preliminar. Ejemplo empresarial Dentro del departamento técnico, varios empleados participan en la contabilización de documentos de gestión financiera (FI). Uno de ellos se encarga de registrar los documentos de forma preliminar; mientras otro verifica la imputación, suplementa cualquier objeto de imputación faltante y posteriormente comprueba que se hayan realizado las contabilizaciones con el fin de actualizar las cifras de movimientos. El departamento está interesado en saber en qué medida la aplicación SAP ERP ofrece soporte para este proceso. Por este motivo, se requieren los siguientes conocimientos: ● ● Una buena comprensión de cómo usar el workflow para los documentos de registro preliminar Una buena comprensión de las ventajas de la utilización del workflow para los documentos de registro preliminar Use user WF-FI-1 and password as WELCOME for the demo and exercise. OBJETIVOS DE LA LECCIÓN Después de completar esta lección, podrá: ● 504 Comprender los aspectos básicos del workflow © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow Procesos de workflow Figura 152: Workflow de un vistazo Cinco cuestiones fundamentales Figura 153: Cinco cuestiones fundamentales en cualquier proceso empresarial SAP Business Workflow tiene las siguientes dimensiones de proceso: ● Estructura organizativa: Se refiere a los procesadores que son responsables del trabajo por realizar. ● ● ● Estructura de proceso: Se refiere al orden en que se realiza el trabajo. Función: Se refiere a qué trabajo debe realizarse. Información: Se refiere a qué datos se implementan para realizar el trabajo. Las dimensiones de proceso se combinan para permitir que los procesos empresariales se lleven a cabo con la mayor eficacia posible. © Copyright . Reservados todos los derechos. 505 Capítulo 6: Entrada preliminar El proceso que se modelará como workflow se graba en la aplicación SAP ERP como parámetros mediante una herramienta de definición gráfica. Durante el proceso, la herramienta para gestión de workflow, es decir, la aplicación SAP ERP, efectúa todas las tareas que se idearon durante la definición del proceso. Como resultado, se libera a los usuarios de cualquier tarea organizativa evitable. Beneficios de SAP Business Workflow Figura 154: Beneficios de SAP Business Workflow SAP Business Workflow soporta los procesos de su empresa dentro de la aplicación SAP ERP. El workflow ofrece soporte para la comunicación entre procesos empresariales ejecutados en sistemas distintos. SAP Business Workflow le brinda toda la información necesaria para realizar el próximo paso en el proceso empresarial. La aplicación SAP ERP brinda modelos estándares de workflow que modelan los procesos empresariales. Puede adaptar estos modelos de workflow de SAP Business Workflow o crear los suyos propios. 506 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow Arquitectura de gestión de workflow Figura 155: Arquitectura de gestión de workflow Workflow significa el trabajo correcto en el momento apropiado asignado al empleado más idóneo. SAP Business Workflow cuenta con una arquitectura de tres niveles. Esta modularización de los componentes brinda la base para una alto grado de flexibilidad. La arquitectura de tres niveles de SAP Business Workflow se explica de la siguiente forma: ● ● ● El trabajo correcto Las tareas o pasos realizados durante el workflow se deben implementar en el Business Object Repository (BOR) como método para un tipo de business object. En el momento apropiado El nivel de proceso describe el proceso empresarial como una secuencia de pasos individuales. La definición de workflow consiste en el total de todos los pasos. Los pasos individuales pueden referirse a métodos de BOR, pero también se pueden usar para controlar el proceso. Por ejemplo, puede usar pasos individuales para permitir procesamiento de tipo loop, consultar condiciones o proporcionar valores en la interfaz (contenedor). Se puede usar el Workflow Builder para actualizar el nivel del proceso. Para el empleado más idóneo El nivel de organización establece un enlace con la estructura organizativa. Hay un grupo de responsables potencialmente disponibles para cada tarea que se efectúa como parte del workflow. Puede restringir este grupo al especificar las restricciones del responsable en el paso de workflow. Los responsables seleccionados reciben un work item en su Business Workplace durante el tiempo de ejecución. Cuando se ejecuta el work item, se inicia el método correspondiente del tipo de business object. © Copyright . Reservados todos los derechos. 507 Capítulo 6: Entrada preliminar Workflow – Diseño y Flujo de proceso Figura 156: Workflow – Diseño y flujo de proceso Los workflows se inician mediante un evento desencadenante. Los eventos se utilizan para visualizar las modificaciones de status de los objetos dentro de la aplicación SAP ERP. Al igual que en el caso de los métodos, los eventos se definen en el Object Repository para cada clase de objeto. Los eventos se desencadenan en las aplicaciones correspondientes. Por ejemplo, el workflow para la cuenta aprobación de asignación, WS0100000, se inicia mediante el desencadenamiento de marca para evento de modificación organizativa. El evento se desencadena cuando un documento preliminar se graba con la especificación de una medida. Los work items representan tareas de paso individual durante el tiempo de ejecución. El gestor de workflow los envía a los empleados responsables. Si un responsable acepta un work item para tratamiento, dicho work item desaparece de las carpetas de entrada del resto de posibles responsables. El método de objeto correspondiente se llama cuando se procesa un work item. 508 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow Figura I-4: Workflow – Design and Process Flow II The business process is stored in the workflow definition. The event-driven process chain (EPC) is used to display the process. Single-step tasks are essential elements of the workflow definition. Single-step tasks: ● ● Represent the SAP functions from a business point of view Every single-step task uses precisely one method The SAP Business Workflow is based on an object-oriented structure. Objects are defined in the object repository provided by SAP. Object methods: ● ● ● Represent the SAP functions from the view of the business object (technical view - for example, create, delete, change) Provide a uniform, transparent interface for SAP functions (transactions, function modules, reports and so on) Help encapsulate the functions The processors responsible for a specific activity in the workflow are defined either by their assignment to an object of the organizational structure or by means of a rule. Rules are used to dynamically determine the responsible processors. This is independent of information that is only available at runtime. © Copyright . Reservados todos los derechos. 509 Capítulo 6: Entrada preliminar Workflow para un documento preliminar Figura 157: Diseño de workflow para un documento preliminar Preguntas para un proceso empresarial En cada paso del proceso empresarial, debe cuestionarse lo siguiente: Pregunta ¿Qué trabajo debe llevarse a cabo? Con pasos de diálogo, ¿quién debe hacer el trabajo? ¿Qué texto se visualizará en el puesto de trabajo del destinatario del work item? 510 Resultado La respuesta a esta pregunta le indica la clase y el método de objeto que requiere. La respuesta a esta pregunta le indica que los procesadores son los responsables. Este texto se actualiza como una tarea al crear el paso. Defina las respuestas en el diseño. © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow Área de aplicación Figura 158: Workflow – Áreas de aplicación Tareas relacionadas con workflow: ● ● ● ● ● ● ● Contabilizar facturas Liberar solicitudes de pedido Modificar maestros de materiales Autorizar baja Crear cuentas de deudor Borrar pedidos Crear solicitudes de cobertura de aprovisionamiento a través de Internet Las tareas representan pasos del proceso empresarial. Durante la definición del workflow, se puede deshacer el proceso que desea formar en tareas individuales. La definición del workflow determina las tareas y el orden en el que deben llevarse a cabo durante el proceso. La tarea hace referencia a un tipo de objeto específico en el BOR y a un método específico en la definición de workflow. En casos excepcionales, un proceso empresarial puede incluir solo una tarea. Sin embargo, se puede crear una definición de workflow incluso para dichos casos. Los work items representan tareas en flujo de tiempo de ejecución de workflow. Los work items aparecen en la carpeta de entrada del destinatario. © Copyright . Reservados todos los derechos. 511 Capítulo 6: Entrada preliminar Figura I-5: Workflow Definition – Workflow Builder The Workflow Builder is the main tool of the WebFlow Engine. The Workflow Builder allows workflow definitions to be created, changed, tested, and displayed. Definición de tarea – Posibles responsables Figura 159: Definición de tarea – Posibles responsables A cada una de las tareas debe asignársele posibles responsables. Los responsables son grupos de empleados de su empresa que realizan sus respectivas tareas. To define the possible processors, choose Additional Data → Store Processor Assignment. In the definition, you can select Properties and create a general task, or you can establish a link to an organizational object with Processor Assignment → Create. Any user in the system can perform general tasks. You do not need to use human resources (HR) to link up to organizational objects. These functions are provided together with the Basis module. 512 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow Pasos del workflow y posibles responsables Figura 160: Pasos del workflow y posibles responsables Al introducir una función en la definición de workflow, se puede definir un paso de workflow. En este paso de workflow, se pueden indicar los posibles responsables y descartar los responsables de forma explícita. En la figura se indica la manera de asignar responsables durante el paso de workflow. La aplicación SAP ERP calcula la intersección de posibles responsables y empleados responsables durante el tiempo de ejecución. El sistema verifica entonces y garantiza que ningún usuario incluido haya sido excluido de la definición de paso de workflow. Si los resultados de ambas inspecciones son positivos, el usuario recibe un work item en la carpeta de entrada asignada y pasa así a formar parte de un destinatario del work item. © Copyright . Reservados todos los derechos. 513 Capítulo 6: Entrada preliminar Interfaz de usuario de Business Workplace Figura 161: Interfaz de usuario – Carpeta de entrada del sistema SAP Business Workplace consta del siguientes ámbitos de imagen: ● ● ● 514 Árbol de selección Podrá encontrar el árbol de selección a la izquierda del Business Workplace. Desde el árbol de selección puede seleccionar work items pendientes de ejecución, workflows ya iniciados y documentos. Pool de trabajo El pool de trabajo se visualiza en el extremo superior derecho de la pantalla Business Workplace. En la carpeta workflow, el sistema incluye automáticamente las entradas en grupos. Existen carpetas especiales en las que puede encontrar work items vencidos o de vencimiento de fechas. Si marca Carpeta de entrada en el árbol de selección, podrá ver todos los work items y documentos en este ámbito de imagen. Vista previa de work item Se visualiza como vista previa del work item seleccionado en el pool de trabajo en la parte inferior derecha de la imagen. Sin embargo, observe que no están disponibles todas las funciones de Visualizar/Entrar al sistema. El usuario cuenta con la posibilidad de tomar una decisión desde la vista previa del work item. © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow Carpeta de entrada Figura 162: Carpeta de entrada Los work items pueden ejecutarse directamente en el pool de trabajo. Las correspondientes aplicaciones se inician automáticamente. Se puede acceder a las aplicaciones con los datos requeridos haciendo doble clic en ellas. Los receptores pueden visualizar los anexos para el work item e incorporar otros nuevos. Se pueden incorporar varias clases de documentos a un work item en calidad de anexo, por ejemplo, documentos SAPscript, documentos de Microsoft Office y páginas de Internet. WebFlow Engine determina quiénes serán los receptores del work item. Todos los destinatarios seleccionados pueden visualizar y realizar el work item al aceptarlo. Sin embargo, únicamente un usuario puede realizar un work item a la vez. Al seleccionar el pulsador Devolver puede deshabilitar el status reservado del work item, que coloca el status de work item en Listo, y todos los responsables seleccionados pueden acceder al mismo. Es posible definir que la finalización del tratamiento de un paso de workflow debe confirmarse de forma explicita. Una vez realizado el tratamiento de un work item, aparece una ventana de diálogo en la que es posible completar el tratamiento del work item. El work item sigue estando incluido en el pool de trabajo y su status queda fijado como Ejecutado si selecciona Cancelar en este momento. Puede establecer Fijar como terminado en el pool de trabajo para work items con status Ejecutado. El work item puede realizarse o transferirse siempre que no se haya seleccionado Fijar como terminado. © Copyright . Reservados todos los derechos. 515 Capítulo 6: Entrada preliminar Proceso de workflow para documentos contables Figura 163: Asignar variantes de workflow a sociedades Pueden crearse variantes de workflow para la entrada preliminar de documentos en el Customizing para FI. En el Customizing se especifica si la liberación del documento se activa, junto con el importe mínimo. You can find out the workflow templates that are delivered in the accounts payable accounting document of the FI documentation. You can obtain more information on workflow under Cross-Application Functions in the SAP Business Workflow document. Es posible asignar variantes de workflow a sociedades. No se liberan documentos si no se asigna una variante de workflow a una sociedad. The workflow variant and the corresponding company codes must have the same currency. DISCUSIÓN CON MODERADOR ¿Cuándo tiene sentido definir la misma variante de workflow para diferentes sociedades? How to Demonstrate the Parking of Documents Using Workflow First, make sure that workflow variant 1000 is defined for your company code. You then park the document, which starts a workflow. Next, another employee receives the parked document for further processing (to release the amount). You log on under a different user name and release the amount for your document. 1. Define workflow variant 1000 (IDES FIPP-WF variant) for company code AC##. 516 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow a) Check the workflow variant in Customizing for Financial Accounting (New) under Financial Accounting Global Settings (New) → Global Parameters for Company Code → Enter Global Parameters. b) Select the row for company code AC##. c) Choose the Detail pushbutton. d) On the Change View “Company Code Global Data”: Details screen, under the Processing parameters screen area, enter 1000 (IDES FIPP-WF variant) in the Workflow variant field. e) Save the entry. f) Return to the main menu. 2. Park a document for a vendor invoice in company code AC## (vendor AC202-## for EUR 700). Use the workflow variant 1000. Nota: Make sure you enter the invoice with the document parking transaction FV60 (Accounts Payable → Document Entry → Document Parking → Park or Edit Invoice). Choose Park or Save Fully. a) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable → Document Entry → Document Parking → Park or Edit Invoice (FV60). b) On the Park Vendor Invoice screen, enter the following data: Field Name or Data Type Vendor Invoice date Posting Date Company Code Amount Currency Calculate tax Tax Code Text G/L acct D/C Amount in doc. curr. Value AC202-## Current date Current date AC## 700 EUR Select 1I (10% course input tax) Invoice parking 476000 D * c) Choose Document → Save as completed. The following message is displayed in the status bar: Document 19000000xx AC## was parked © Copyright . Reservados todos los derechos. 517 Capítulo 6: Entrada preliminar d) Note the document number. 3. Display the parked document. Where can you get information on the subject of workflow and what is the information available? a) You can also go directly from the entry screen to the document display by choosing Document → Display. Consejo: Alternatively, on the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable → Document → Display (FB03). On the Display Document: Initial Screen, enter the following data: Field Name or Data Type Value Company Code AC## Document Number Document number parked Fiscal Year Current year Choose the Document List pushbutton. b) On the Display Parked Vendor Invoice screen, click the Workflow tab. You can find information about workflow control here. A release is required and the approval path 1000 is shown. 4. Look at the workflow and verify the users who are able to release your parked document. a) On the SAP Easy Access screen, choose SAP Menu → Office → Workplace. b) On the Business Workplace screen, choose Outbox → Started workflows. c) In the right pane, choose the transaction by clicking the work item title. d) Choose the Display Workflow Log pushbutton. The amount still has to be released. e) On the Workflow Log screen, choose Processor to display additional information. f) Return to the main menu. 5. Log on to your system and client with user name WF-FI-1. The password will be provided. Release the document you parked yourself under a different user name. Look at the log for this and log user WF-FI-1 off from the system. a) Log on to the system with user name WF-FI-1. b) Enter the following data: Field Name or Data Type Value Client Is designated by your instructor System User Password 518 Is designated by your instructor WF-FI-1 Is designated by your instructor © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow Field Name or Data Type Language Value Local Language c) When the License Information for Multiple Logon dialog box appears, choose Continue with this log on without ending existing logons. Nota: Using worklist in the office area, you can find a list of documents available for processing. d) On the SAP Easy Access screen, choose Office → Workplace. e) On the Business Workplace of WF-FI-1 screen, choose Inbox → Workflow → Grouped according to task → Release Amount. f) In the right pane, select the document you want to process. Select the document posted by you under a different user name. g) Choose the Execute pushbutton. The document is displayed. h) On the Release Parked Vendor Invoice screen, verify the document. Nota: The document is OK and can be posted. i) Choose the Release pushbutton to release the document. The amount release process is now finished. © Copyright . Reservados todos los derechos. 519 Capítulo 6: Entrada preliminar 520 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 6 Ejercicio 33 391 Indicar un documento financiero mediante entrada preliminar de documento y workflow Ejemplo empresarial Desea utilizar un workflow en su sociedad para la entrada preliminar de documentos. Para documentos con un valor superior a 500 EUR, el importe debe ser liberado por un empleado autorizado. En primer lugar, compruebe que la variante de workflow 1000 está fijada para su sociedad. Después, registre el documento de forma preliminar y así se iniciará un workflow. Después, otro empleado recibirá el documento preliminar para su tratamiento posterior (para liberar el importe). Entre al sistema con un nombre de usuario distinto y libere el importe del documento. 1. Verificar si la variante de workflow 1000 (variante IDES FIPP-WF) se define para sociedad AC##. 2. Registre un documento de forma preliminar para una factura de acreedor en la sociedad AC## (acreedor AC202-## para 700 EUR). Use la variante de workflow 1000. Nota: Compruebe que ha introducido la factura mediante la operación de entrada preliminar de documentos FV60 (Acreedores → Contabilización → Entrada preliminar → Tratar o registrar de forma preliminar la factura). Seleccione Registrar de forma preliminar o Grabar todo. 3. Visualice el documento preliminar. ¿Dónde puede obtener información acerca del workflow y qué clase de información se encuentra disponible? 4. Observe el workflow y verifique los usuarios que pueden liberar su documento registrado de forma preliminar. 5. Entre a su sistema y mandante con nombre de usuario WF-FI-1. Se le brindará la clave de acceso. Libere el documento que introdujo de forma preliminar anteriormente con otro nombre de usuario. Examine el log de sistema resultante y salga del sistema con el nombre de usuario WF-FI-1. © Copyright . Reservados todos los derechos. 521 Capítulo 6 Solución 33 392 Indicar un documento financiero mediante entrada preliminar de documento y workflow Ejemplo empresarial Desea utilizar un workflow en su sociedad para la entrada preliminar de documentos. Para documentos con un valor superior a 500 EUR, el importe debe ser liberado por un empleado autorizado. En primer lugar, compruebe que la variante de workflow 1000 está fijada para su sociedad. Después, registre el documento de forma preliminar y así se iniciará un workflow. Después, otro empleado recibirá el documento preliminar para su tratamiento posterior (para liberar el importe). Entre al sistema con un nombre de usuario distinto y libere el importe del documento. 1. Verificar si la variante de workflow 1000 (variante IDES FIPP-WF) se define para sociedad AC##. a) Defina la variante de workflow en Customizing para Gestión financiera (Nuevo) en Parametrizaciones globales de gestión financiera (Nuevo) → Parámetros globales para la sociedad → Indicar parámetros globales. b) Seleccione la fila para sociedad AC##. c) Seleccione el pulsador Detalles. d) En la pantalla Modificar la vista "Datos globales de sociedades": Detalles, en el área de pantalla Parámetros de procesamiento, indique 1000 (variante IDES FIPP-WF) en el campo Variante de workflow. e) Grabe la entrada. f) Vuelva al menú principal. 2. Registre un documento de forma preliminar para una factura de acreedor en la sociedad AC## (acreedor AC202-## para 700 EUR). Use la variante de workflow 1000. Nota: Compruebe que ha introducido la factura mediante la operación de entrada preliminar de documentos FV60 (Acreedores → Contabilización → Entrada preliminar → Tratar o registrar de forma preliminar la factura). Seleccione Registrar de forma preliminar o Grabar todo. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Contabilización → Entrada preliminar → Tratar o registrar de forma preliminar la factura (FV60). 522 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow b) En la pantalla Registrar de forma preliminar factura de acreedor, indique los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos Acreedor Fecha de factura Fecha de contabilización Sociedad Valor AC202-## Fecha actual Fecha actual AC## Importe 700 Moneda Calcular impuesto Indicador de impuestos Texto Cuenta de mayor D/C Impte. en mon.doc. EUR Seleccionar 1I (10% IVA soportado) Entrada preliminar factura 400200 D * c) Seleccione Documento → Grabar como completo. Se visualiza el siguiente mensaje en la barra de status: El documento 19000000xx AC## se registró de forma preliminar d) Registre el número de documento. 3. Visualice el documento preliminar. ¿Dónde puede obtener información acerca del workflow y qué clase de información se encuentra disponible? a) También es posible acceder directamente desde la pantalla de entrada a la visualización del documento seleccionando Documento → Visualizar. Consejo: De manera alternativa, en la pantalla SAP Easy Access, seleccione Finanzas → Gestión financiera → Acreedores → Documento → Visualizar (FB03). En Visualizar documento: Pantalla inicial, indique los datos siguientes: Nombre de campo o tipo de datos Valor Sociedad AC## Número de documento Ejercicio Número de documento registrado de forma preliminar Año en curso Seleccione el pulsador Lista de documentos. © Copyright . Reservados todos los derechos. 523 Capítulo 6: Entrada preliminar b) En la pantalla Visualizar Factura de acreedor registrada de forma preliminar, haga clic en la ficha Workflow. Aquí encontrará información sobre el control de workflow. Se requiere una liberación y se muestra la vía de liberación 1000. 4. Observe el workflow y verifique los usuarios que pueden liberar su documento registrado de forma preliminar. a) En la pantalla SAP Easy Access, seleccione SAP Menu → Office → Workplace. b) En la pantalla Business Workplace seleccione Salida → Workflows lanzados. c) En el área derecha de la pantalla, seleccione la operación mediante un clic en el título del work item. d) Seleccione el pulsador Visualizar log de workflow. Todavía debe liberarse el importe. e) En la pantalla Log de workflow seleccione Responsable para visualizar más información. f) Vuelva al menú principal. 5. Entre a su sistema y mandante con nombre de usuario WF-FI-1. Se le brindará la clave de acceso. Libere el documento que introdujo de forma preliminar anteriormente con otro nombre de usuario. Examine el log de sistema resultante y salga del sistema con el nombre de usuario WF-FI-1. a) Entre en el sistema con el nombre de usuario WF-FI-1. b) Indique los siguientes datos: Nombre de campo o tipo de datos Valor Sistema Determinado por el encargado del curso Usuario WF-FI-1 Nivel de Determinado por el encargado del curso Clave de acceso Idioma de entrada al sistema Determinado por el encargado del curso Inglés c) Seleccione Intro. d) Cuando aparezca la ventana de diálogo Información de licencia para múltiples sesiones, marque Continuar con esta sesión sin cancelar las actuales. Nota: Mediante pool de trabajo en área de oficina encontrará una lista de documentos disponibles para su tratamiento. e) En la pantalla de SAP Easy Access, seleccione Office → Workplace. f) En la pantalla Business Workplace de WF-FI-1 seleccione Carpeta de entrada → Workflow → Agrupados de acuerdo a la tarea → Liberar importe. g) En el área derecha de la pantalla, seleccione el documento que desea procesar. 524 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow Seleccione el documento que contabilizó de forma preliminar anteriormente con otro nombre de usuario. h) Seleccione el pulsador Ejecutar. Se visualiza el documento. i) En la pantalla Liberar factura de acreedor registrada de forma preliminar, verifique el documento. Nota: El documento es correcto y puede contabilizarse. j) Seleccione el pulsador Liberar para liberar el documento. Ha finalizado el proceso de liberación del importe. © Copyright . Reservados todos los derechos. 525 Capítulo 6: Entrada preliminar Configuración de la entrada preliminar de documento mediante workflow Figura 164: Cálculo de la vía de liberación Es posible aplicar procedimientos de liberación diferentes a múltiples cuentas de deudor y acreedor. Se puede controlar esto mediante el campo Liberar grupo del registro maestro de contabilidad de deudores y acreedores. El grupo de liberación es necesario con el fin de establecer la vía de liberación durante el tratamiento. La vía de liberación queda determinada por la variante de workflow en relación con la clase de documento y el grupo de liberación. La vía de liberación y el importe determinan el subworkflow que se inicia al liberar el importe y quién debe realizar la liberación. Si no se define ningún grupo de liberación, se utiliza el grupo de liberación inicial para poder acceder. Asignación de subworkflows Figura 165: Asignación de subworkflows El procedimiento de liberación está representado por subworkflows en la definición del workflow. En la entrada preliminar de documentos, se asignan importes a las variantes de workflow (en combinación con las vías de liberación), los cuales determinan los procedimientos de liberación a iniciar y ejecutar. Los subworkflows controlan los procedimientos de liberación individuales, como la cantidad de niveles de liberación que se deben superar. Los subworkflows se ofrecen por defecto como modelos de workflow con fines de referencia. Los siguientes son los subworkflows: 526 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow ● ● ● El primer subworkflow (WS10000052) contiene una liberación de un solo nivel. El segundo subworkflow (WS10000053) contiene una liberación de dos niveles. El tercer subworkflow (WS10000054) contiene una liberación de tres niveles. En la liberación de un solo nivel, el usuario puede liberar el documento. La liberación de dos niveles puede soportar el principio de verificación por dos personas, y la de tres niveles, el principio de verificación por tres personas. Los documentos preliminares desencadenan el subworkflow correspondiente durante la entrada inicial. How to Configure Financial-Specific Items Show company code AC00 in the exercise as an example of the sequence of a workflow. You can show the Customizing settings for the workflow in Financial Accounting before showing the application side. 1. Check the details of the workflow variant for parking documents. a) Check the settings in Customizing for Financial Accounting (New) under Financial Accounting Global Settings (New) → Tools → Workflow → Workflow for Document Parking → Create Workflow Variant for Parking Documents. b) On the Change View “Preliminary Posting Workflow Link”: Overview screen, select the row for workflow variant 1000. c) Choose the Detail pushbutton. d) On the Change View “Preliminary Posting Workflow Link”: Details screen, check that Post Release is selected and 500.00 is displayed in the Release as of field. If this is not the case, make the appropriate changes and save the settings. e) Return to the main menu. 2. Assign a company code to a workflow variant. a) Check the settings in Customizing for Financial Accounting (New) under Financial Accounting Global Settings (New) → Tools → Workflow → Workflow for Document Parking → Assign Company Code to a Workflow Variant. b) On the Change View “Workflow Variants”: Overview screen, check the company code assigned to workflow variant 1000. c) Return to the main menu. 3. Check the release approval group for parking documents. a) Check the settings in Customizing for Financial Accounting (New) under Financial Accounting Global Settings (New) → Tools → Workflow → Workflow for Document Parking → Define Release Approval Groups for Parking Documents. b) On the Change View “Release Groups”: Overview screen, check that approval group 1000 is displayed. c) Do not close this session. 4. Check the release group in accounts payable. © Copyright . Reservados todos los derechos. 527 Capítulo 6: Entrada preliminar a) Create a new session. b) On the SAP Easy Access screen, choose Accounting → Financial Accounting → Accounts Payable → Master Records → Change (FK02). c) On the Change Vendor: (Initial Screen) screen, enter the following data: Field Name or Data Type Vendor Company Code Accounting info Value AC202-00 AC00 Select d) On the Change Vendor: Accounting information Accounting screen, enter 1000 (CoCd 1000, Vendor 2200) in the Release group field. e) Do not close this session. 5. Check the release approval paths and release procedures for parking documents. a) Switch to the Customizing session. b) Go to Customizing for Financial Accounting (New) under Financial Accounting Global Settings (New) → Tools → Workflow → Workflow for Document Parking → Define Release Approval Paths for Parking Documents. c) Check that the approval path name for approval path 1000 is specified as IDES CoCd 1000. d) Return to the main menu. e) Go to Customizing for Financial Accounting (New) under Financial Accounting Global Settings (New) → Tools → Workflow → Workflow for Document Parking → Assign Release Approval Paths for Parking Documents. f) On the Change View “Release Approval Path Allocation”: Overview screen, check that approval path 1000 is specified for workflow variant 1000. g) Return to the main menu. h) Go to Customizing for Financial Accounting (New) under Financial Accounting Global Settings (New) → Tools → Workflow → Workflow for Document Parking → Assign Release Approval Procedure for Parking Documents. i) On the Change View “Subworkflow Allocation”: Overview screen, check the subworkflow templates assigned to the workflow variant 1000 with approval path 1000. j) Return to the main menu. k) Go to Customizing for Financial Accounting (New) under Financial Accounting Global Settings (New) → Tools → Workflow → Workflow for Document Parking → Define Users with Approval Procedure for Parking Documents. l) On the Change View “People with Release Authorization (Parked Documents)” screen, check the approval paths, subworkflow release levels, and release amounts for workflow variant 1000. 528 © Copyright . Reservados todos los derechos. Lección: Gestionar entrada preliminar de documentos y workflow RESUMEN DE LA LECCIÓN Ahora podrá: ● Comprender los aspectos básicos del workflow © Copyright . Reservados todos los derechos. 529 Capítulo 6: Entrada preliminar 530 © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 6 399 Evaluación de la formación 1. ¿Qué funciones le permiten grabar en forma provisional los datos registrados? Seleccione las respuestas correctas. X X X X A Función Entrada preliminar B Función Retención C Función Grabar D Función Insertar 2. Los documentos que retiene la aplicación SAP ERP no tienen que estar completos. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 3. No puede completar, verificar o contabilizar los documentos preliminares con posterioridad. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 4. La función Entrada preliminar se puede utilizar para doble control. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. 531 Capítulo 6: Evaluación de la formación 5. Para registrar documentos de forma preliminar, se pueden usar modelos de asignación de cuenta y la funcionalidad "Contabilizar con referencia". Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 6. ¿Para cuál de los siguientes se pueden introducir documentos? Seleccione las respuestas correctas. X X X X A Cuentas de deudor B Cuentas de mayor C Cuentas de existencias D Factura de ventas 7. Es posible contabilizar documentos preliminares como operaciones estándar de forma individual o utilizando una lista de selección. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 8. Puede ejecutar una verificación de integridad opcional durante la entrada preliminar del documento. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 9. Identifique los campos que no se pueden cambiar al modificar los documentos preliminares. Seleccione las respuestas correctas. X X X X 532 A Moneda B Clase o número de documento C Sociedad D Objetos de imputación © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 6: Evaluación de la formación 10. Las normas de modificación de documentos almacenados para los documentos contabilizados en la aplicación SAP ERP se aplican a los documentos preliminares. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 11. No es posible reutilizar el número de documento del documento borrado. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 12. SAP Business Workflow tiene ___ dimensiones de proceso. Seleccione la respuesta correcta. X X X X A Dos B Tres C Cuatro D Cinco 13. ¿Qué clase de arquitectura usa SAP Business Workflow? Seleccione la respuesta correcta. X X X X A Dos niveles B Tres niveles C Un nivel D Cuatro niveles 14. Los workflows normalmente se inician mediante un evento desencadenante. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. 533 Capítulo 6: Evaluación de la formación 15. Al introducir una función en la definición de workflow, se define un paso de workflow. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 16. Mediante la función Retener documento se asigna un número de documento utilizando la clase de documento. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 17. ¿Cuál de las afirmaciones siguientes son correctas? Seleccione las respuestas correctas. X X X X A Es posible asignar distintas variantes de workflow a una sociedad. B A una tarea solo se le puede asignar un posible responsable. C Es posible diseñar secuencias de workflow de varios niveles. D La misma variante de workflow puede asignarse a varias sociedades. 18. Un work item puede realizarse o transferirse siempre que no se haya seleccionado Fijar como terminado. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 19. No es posible aplicar procedimientos de liberación diferentes a cuentas de deudor y acreedor distintas. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X 534 Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 6 403 Respuestas a la Evaluación de la formación 1. ¿Qué funciones le permiten grabar en forma provisional los datos registrados? Seleccione las respuestas correctas. X X X X A Función Entrada preliminar B Función Retención C Función Grabar D Función Insertar 2. Los documentos que retiene la aplicación SAP ERP no tienen que estar completos. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 3. No puede completar, verificar o contabilizar los documentos preliminares con posterioridad. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 4. La función Entrada preliminar se puede utilizar para doble control. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. 535 Capítulo 6: Respuestas a la Evaluación de la formación 5. Para registrar documentos de forma preliminar, se pueden usar modelos de asignación de cuenta y la funcionalidad "Contabilizar con referencia". Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 6. ¿Para cuál de los siguientes se pueden introducir documentos? Seleccione las respuestas correctas. X X X X A Cuentas de deudor B Cuentas de mayor C Cuentas de existencias D Factura de ventas 7. Es posible contabilizar documentos preliminares como operaciones estándar de forma individual o utilizando una lista de selección. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 8. Puede ejecutar una verificación de integridad opcional durante la entrada preliminar del documento. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 9. Identifique los campos que no se pueden cambiar al modificar los documentos preliminares. Seleccione las respuestas correctas. X X X X 536 A Moneda B Clase o número de documento C Sociedad D Objetos de imputación © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 6: Respuestas a la Evaluación de la formación 10. Las normas de modificación de documentos almacenados para los documentos contabilizados en la aplicación SAP ERP se aplican a los documentos preliminares. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 11. No es posible reutilizar el número de documento del documento borrado. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 12. SAP Business Workflow tiene ___ dimensiones de proceso. Seleccione la respuesta correcta. X X X X A Dos B Tres C Cuatro D Cinco 13. ¿Qué clase de arquitectura usa SAP Business Workflow? Seleccione la respuesta correcta. X X X X A Dos niveles B Tres niveles C Un nivel D Cuatro niveles 14. Los workflows normalmente se inician mediante un evento desencadenante. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. 537 Capítulo 6: Respuestas a la Evaluación de la formación 15. Al introducir una función en la definición de workflow, se define un paso de workflow. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso 16. Mediante la función Retener documento se asigna un número de documento utilizando la clase de documento. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso Mediante la función Entrada preliminar se asigna un número según la clase de documento. Mediante Retener documento, el usuario asigna una denominación. 17. ¿Cuál de las afirmaciones siguientes son correctas? Seleccione las respuestas correctas. X X X X A Es posible asignar distintas variantes de workflow a una sociedad. B A una tarea solo se le puede asignar un posible responsable. C Es posible diseñar secuencias de workflow de varios niveles. D La misma variante de workflow puede asignarse a varias sociedades. Una variante de workflow puede utilizarse en relación con varias sociedades. Es posible crear secuencias de workflow de varios niveles. Normalmente, a cada tarea individual se le pueden asignar varios posibles responsables. 18. Un work item puede realizarse o transferirse siempre que no se haya seleccionado Fijar como terminado. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X 538 Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. Capítulo 6: Respuestas a la Evaluación de la formación 19. No es posible aplicar procedimientos de liberación diferentes a cuentas de deudor y acreedor distintas. Indique si esta afirmación es verdadera o falsa. X X Verdadero Falso © Copyright . Reservados todos los derechos. 539